egy projektmenedzsment támogató eszköz használatbavétele nem informatikai probléma

Nagyvállalati projektmenedzsment GTM szeminárium sorozat

Min múlik a siker?Integrált projektmenedzsment támogató

eszközök eredményes használatbavételének előfeltételei, sikertényezői és buktatói

Előadó: Lipi Gábor, PMPpartner, üzletágvezetőSZINERGIA Projekt-, Működés- és Változásmenedzsment Kft.

Nagyvállalati projektmenedzsment GTM szeminárium sorozatEgy projektmenedzsment támogató

eszköz használatbavétele nem informatikai probléma

Témakörök:– Projektorientált működés(fejlesztés) célterületei– Projektmenedzsment kompetencia

megteremtése– „Projektbarát” szervezeti struktúra és működés– projektekmódszeresség projekt- és

portfóliószinten– IT és infrastruktúrális háttér– Az egészséges fejlesztési folyamat

Nagyvállalati projektmenedzsment GTM szeminárium sorozatNégy építő- és egy

kötőelemStabil és fenntartható projektorientált működéshez a négy terület harmonikus fejlesztése szükséges!

A projektkultúra kialakulása a vezetői mintaadás következménye.

Nagyvállalati projektmenedzsment GTM szeminárium sorozatProjektmenedzsment

kompetenciát nemcsak projektmenedzsereknek

Projektrendszer kulcsszereplői:• Projekt megbízók, szponzorok, felsővezetők• Projektvezetők, projektmenedzserek• Erőforrásgazdák• Projekt tagok, közreműködők

A sikeres projektekhez mindenkinek kell PM kompetencia, de eltérő jellegű!


Megbízók, szponzorok, felsővezetőkSzükséges ismeretek:• Projekt szemléletmód és módszeresség

megismerése és megértése• Stratégiai felügyeleti szerep,

portfólió-menedzsment folyamatai• Miben működjenek közre és

mibe ne avatkozzanak be?• Projekt szervezet illesztése a funkcionális

szervezethez


Projektvezetők, projektmenedzserekSzükséges ismeretek:• Projekt módszertan:

– definiálás, tervezés, szervezet és szervezés, kontroll, kommunikáció, stb.

• Vezetési ismeretek:– teamépítés, csoportdinamika, moderáció,

motiváció, konfliktuskezelés, kommunikáció, stb. • Projekt tartalmi ismeretek• Üzleti ismeretek


ErőforrásgazdákSzükséges ismeretek:• Projekt módszertan:

– tervezés, delegálás, kontroll, értékelés• Projektszervezet, szervezés és szervezeti

illesztés • Erőforrások kompetencia ismerete


Projekt tagok és közreműködőkSzükséges ismeretek:• Projekt módszertan:

– tervezés, jelentések, kontroll, értékelés• Projektszervezet, szervezés és szervezeti

illesztés– különös figyelem a projekt mátrixban működésre

• Kommunikáció a projektben

Nagyvállalati projektmenedzsment GTM szeminárium sorozatProjektszervezetek, feladatok és

hatáskörök, együttműködés tisztázása

Projektszervezet felépítése:• Stratégiai vezetés és felügyelet szintje (PIB,

PFB, SC)• Operatív projektvezetés szintje• Projekt végrehajtás szintjeProjekt SZMSZ.

Célszerű sematizálni és sztenderdizálni a projekt szervezetet és szerepköröket!


Projektszervezet illesztése a funkcionális szervezethez

Illesztési mód = erőforrásbiztosítás a projekthez:

• Funkcionális koordináció:– projektfeladatok koordinálása funkcionális vezetőkkel

• Projekt mátrix (gyenge, kiegyensúlyozott, erős):– részmunkaidős bevonás a projektmunkába a funkcionális

területekről • Tiszta projekt szervezeti forma:

– 100%-os delegálás a projektmunkára• Vegyes megoldás:

– a három lehetőég kombinációja valósul meg

Nagyvállalati projektmenedzsment GTM szeminárium sorozatProjektrendszerhez és

portfóliókezeléshez szükséges funkciók (1.)

Portfólió-bizottság (felsővezetői funkció):

• átfedhet a projektek stratégiai vezetésével és a cég felsővezetésével

• projektek megalapítása, jóváhagyása• felsőszintű erőforrásgazdálkodás• projektek priorizálása• stratégiai konfliktuskezelés projektek között• projektek lezárása, felfüggesztése

Nagyvállalati projektmenedzsment GTM szeminárium sorozatProjektrendszerhez és

portfóliókezeléshez szükséges funkciók (2.)Projektiroda (operatív funkció):

Lehetséges pozicionálása:– projekt szint, operatív koordinátori szint, PM pool,

stratégiai vezetés (CPO - Chief Project Officer)Lehetséges projektiroda funkciók:

– Projekt adatbázisok kezelése• projektleltár, portfólió nyilvántartás (alap és teljesítmény

adatok)• erőforrás nyilvántartás (statikus és dinamikus adatok)• tapasztalatok nyilvántartása

– PM módszertani támogatás projekteknek– PM módszertani támogatás a szervezetnek– Módszertan és sztenderdek fejlesztése, karbantartása– PM informatikai rendszer szervezeti gazdája– PM képzés és kultúrafejlesztés– Projektmenedzseri pool kezelése


Módszeresség a pojektek és a portfóliókezelés szintjén

Sztenderd PM eszköztár és folyamat a projektekre:

Kezdeményezés

Definiálás, célok

Tervezés

Végrehajtás

Zárás ésértékelés


Tisztázott portfóliókezelési folyamatok

Stratégiaitervezés

Projektekkezdeményezése

Priorizálás éserőforrásokallokálása

Projektportfólió

menedzselése

Szervezetikörnyezet

menedzselése

Ösztönző teljesítménymérési és érdekeltségi rendszer kialakítása projekt sikerek elősegítése érdekében.

Nagyvállalati projektmenedzsment GTM szeminárium sorozatA rendszerbevezetés menete –

nem lehet helyből a 3. emeletre ugrani!

EPM rendszerbevezetés előfeltételei:– legalább tapasztalati szinten legyenek projekt

kompetenciák (módszertani és szervezeti)– informatikai felhasználói (Office, e-mail, WEB) kultúra

szintje– műszaki feltételek


A célszerű lépéssorozat = evolúciós rendszerfejlesztés

Lépések (nemcsak tartalmi, hanem szervezetfejlesztési folyamat is!):– Helyzetfeltárás, PM érettség szintje, kompetenciák, módszerek– Alapozó projektmenedzsment képzések (felsővezetők!!!,

projektvezetők, munkatársak)– Szervezeti megoldások kialakítása (projektillesztés, projektiroda)– Projekt módszertan kialakítása (folyamatok, eszközök, dokuk)– Pilóta projekteken a módszertan kipróbálása, finomítása– Célzott módszertani oktatások (a saját folyamatra, eszköztárra)– Portfóliókezelés folyamatainak, szerepköreinek, funkcióinak

kialakítása– Rendszer stabilizálás, kiterjesztés, finomítás– Integrált informatikai támogatás bevezetése (EPM)– Folyamatos továbbfejlesztés, csiszolás


Tipikus buktatók…• Túl nagyot nem lehet egyszerre lépni, projektorientált

feladatkultúra kialakítása időigényes (evolúciós) folyamat.• Csak az informatikai eszköz bevezetésétől várják a megoldást.• Az IT terület „nyomja” csak a dolgot a felsővezetés megértése

és valós támogatása nélkül – meg kell találni és mutatni az EPM üzleti értékét a döntéshozók számára.

• Rosszul pozícionálják a Projektiroda szerepét, helyét, funkcióit – folyamatos konfliktusokat okozva ezáltal.

• Rosszul illesztik a projektszervezetet, emiatt az erőforrás-gazdálkodás nem hatékony.

• Csak a projektmenedzserek kompetenciáit fejlesztik, a felsővezetők és a munkatársak nem értik a projektműködés lényegét.

• Nem tesznek ösztönző rendszert a projekorientált működés mögé.

• Túlzott önbizalom, a feladat lebecsülése.


Köszönöm a figyelmet!

Lipi Gábor, PMPElérhetőségeim:

[email protected]: 06-30-4133-937

egy projektmenedzsment támogató eszköz használatbavétele nem informatikai probléma

Documents