実践！会議ファシリテーション...日本語では「協働促進者」または「共創支援者」と呼びます。分かりやすく言えば、裏方で黒子のリーダーです。会議で言えば、...

テキスト：スタートアップ A-2

農山漁村地域ビジネス創出人材育成プログラム

実践！会議ファシリテーションワークショップで体感する

ワセダアグローカルスクール / 2016年

株式会社早稲田大学アカデミックソリューション


講座の目的、目標、進め方


この講座の目的と目標

目的

この講座では、

ファシリテーションの基本や会議の目的・目標・手順を

明確にする理由、困った場面ごとの対処方法などの

ファシリテーション・スキルを理解することで、成果が実感できる会議運営の実現を目指します。

本日の目標

• ファシリテーションが何か、説明できる

• 会議の目的・目標・手順を明確にする理由を知っている

• 困った場面の対処方法を、２つ以上挙げられる

• 自身が主催する会議でやってみたいことを２つ以上挙げられる


今日のメニュー

●アイスブレーキング●ファシリテーションの基本形を知る●会議の時に困っていることを整理する●会議の時の困った場面の対処法を知る●いつもの会議を変えてみる～会議を改革するために明日からできる行動ヒント～

（●「こつこつリスト」の作成）

適宜休憩


アイスブレーキング



アイスブレーキングの目的

お互いを知り合い、

安心して言いたいことが言える雰囲気をつくる



それでは、グループごとに自己紹介をしてください。

１．きょう、呼んで欲しい名前

２．ふだんしていること（仕事、家庭、趣味）

３．きょうは何を期待して参加したか

１人１分


有意義に過ごすために


グラウンド・ルール Ground Rules

積極的に聴く、書く、話す

批判厳禁

わからないことは質問する

制約をとりはらう

時間厳守

相手の言うことを最後まで聴く。思いついたことは書く、話す。

違う意見があってこそ、新しい考えが生まれる！代替案を出す。

他の人もわからないと思っているかも！

アイディアを出すときには、自由に発想する。

みんなの時間を大切に！


ファシリテーションの基本形を知る


ファシリテーションって、なに？


ファシリテーション (Facilitation) って？

Facilitate ＝促進する、円滑にする

Facilitator ＝促進する人、円滑に物事を運ぶ人


ファシリテーションの定義

日本ファシリテーション協会による定義

ファシリテーション（facilitation）とは、「促進する」「容易にする」「円滑にする」「スムーズに運ばせる」というのが原意です。

人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶように舵取りするのがファシリテーションです。具体的には、集団による問題解決、アイデア創造、合意形成、教育・学習、変革、自己表現・成長など、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。

またその役割を担う人がファシリテーター（facilitator）であり、日本語では「協働促進者」または「共創支援者」と呼びます。分かりやすく言えば、裏方で黒子のリーダーです。会議で言えば、メンバーの参加を促進し、プロセスの舵取りをする人がファシリテーター（進行役）です。

出典：日本ファシリテーション協会ウェブサイト https://www.faj.or.jp/modules/contents/index.php?cat_id=2


ファシリテーションの定義

簡単に言うと…

集団が

問題を解決するための

プロセスを手助けすること


いまの姿

ありたい姿

ギャップ

＝目標

＝問題

＝現状

図で表すと…

このギャップを埋める手伝いをすること

＝ファシリテーション


ファシリテーター不在

目標！

ファシリテーター活躍

ファシリテーター


ファシリテーターの基本動作

① 立ち居振舞い

② 話し方・聴き方

③ チームへの気配り


①立ち居振舞い

笑顔で、明るく、表情豊かに

堅すぎず、動きやすい楽な服装で

姿勢よく立ち、適度に動く

腕や手を使ってボディアクションを大きくする

ポケットに手を入れたり、腕組み等をしない


②話し方・聴き方

話し方

聴き方

意見は一旦受け止める。意味を確認してメンバーと共有する。

意見の提供者にはまず共感、そして感謝。

メンバーの名前を確実に覚え、名前で話しかける。

大きな声で、はっきり、ゆっくりと話す。

テンポよく、戸惑いを感じさせる「えーと」「あのー」等をな

るべく避ける。

書きながらしゃべらない。

しゃべりすぎない。考える間をチームメンバーに与える。


③チームへの気配り

全員にアイコンタクトを、全員に質問などの投げかけを

質問に答えるときも、質問者にではなく皆に向かって答

える

発言が少ない人の存在を忘れずに、意見を求める

作業の節目節目で、一人一人に合意を確認、協力を感謝


会議の分類

• 報告会議

• 定例会議

（部会、チームミーティング）

• 企画会議

• 編集会議

• 広告会議

• 戦略会議（管理職）

• 経営会議

意思決定型会議

指示命令型会議

ブレスト型会議

連絡型会議

本質問題発見・解決型会議

身の回りのいろいろな会議分類


会議の最初にすること

ファシリテーターは、会議の開始と同時に

次の3点を参加者と一緒に確認する。

1. 目的

2. 目標

3. 手順

【質問】

「目的」と「目標」って、どう違うの？


目的For what?

何のためにする？目標

Where to go?どこまで行く？

どういう状態になる？

手順How to go?

どうやって辿り着く？

納期遅れゼロにする具体案と実行スケジュールを決める

納期遅れをなくして顧客満足度を上げる

1. 納期遅れが実際にどれだけ発生しているか把握する2. 納期遅れの原因を特定する3. 原因を取り除く対策を決める4. 実行スケジュールを決める


この講座の目的と目標例

目的





本日の目標（17:00にできていること）






今日のメニュー例

●アイスブレーキング●ファシリテーションの基本形を知る●会議の時に困っていることを整理する●会議の時の困った場面の対処法を知る●いつもの会議を変えてみる～会議を改革するために明日からできる行動ヒント～

（●「こつこつリスト」の作成）

適宜休憩


会議の時に困っていることを整理する


【演習】困っていることの共通認識を作る

テーマ：会議で困っていることは何ですか

みなさんが、会議を主催、進行するときに困っていることは何でしょうか。具体的な場面を思い起こして困っていることを書き出してください。

ポストイットに、具体的に書いてください。

１件につき、１枚に書いてください。

（）分

思いつき歓迎タイム！


【演習】

思いついたことは、何でも書いてOK！

質より量で書く！

迷ったら、書く！



困っていることを分類し、グループで共有します

グループでファシリテーター、タイムキーパーを1名ずつ

決めて下さい

模造紙に個々人が記入したポストイットを貼り付け、

グループ毎に、親和図を作成して下さい

ポストイットに書かれている内容で、分からないことがあれば、

積極的に質問し、何が問題となっているのか、

具体的にわかるようにして下さい

【演習】

批判厳禁アイディア出しタイム！


親和図

漠然としていて問題点が明らかでないテーマ、人によって持っている情報やものの

見方に差がある問題について、

①問題をとりまく現象、事実、意見、アイデアなどを出来るかぎり多く書き出す

②親和性（親近感と同じような意味）のあるもの同士をグルーピングする

③グループ同士の関係を明らかにした図を作る

これらにより、解決していくべき問題の所在・形態を浮き彫りにしていく。

○○はなぜうまくいかないか？

○○はなぜうまくいかないか？


【演習】

人が出したアイディアを絶対に批判・否定しない！

代替案を出す！

他の人のアイディアを聴いて、新たなアイディアを思いついたら、追加して書く！



演習の位置づけ

ファシリテーションのプロセスと具体的な活動を体験する

・ファシリテーターの立場

⇒目的、目標、手順の共有、合意、意見の共有、

タイムマネジメントなどを意識

・会議参加者の立場

⇒自分が伝えたいことが伝わるように主語述語で記載


ファシリテーターは

これから行うことの

・目的（For what? 何のために？）

・目標（Where to go? どこまで行く？どんな状態？）

・手順（How to go? どうやって辿り着く？）

をメンバーと合意してから始めてください

【ポイント】参加を促進するために



「批判厳禁アイディア出しタイム」であることを宣言し

メンバーの合意を得てから始めてください。

【ポイント】批判的な意見を防ぐために



メンバーと手順と時間配分を合意してください。

タイムキーパーの呼びかけに応じ、

制限時間通りに終わるようにしてください。

タイムキーパーは

「3分前です」「1分前です」といった残り時間の呼びかけ

を、ファシリテーターとメンバーにしてあげてください。

【ポイント】制限時間内に終わるために



ポストイットの移動は、メンバー全員にしてもらう。

（＝進行役だけが頑張らない）

移動が終わったら、「これでよろしいですか？」と

メンバー全員の合意を確認する。

（＝メンバーに「YES」と言わせる回数を増やす）

【ポイント】納得感を持ってもらうために


困っていることの優先順位をつけます

グルーピングした「困っていること」の中でも、

特に解決したい！対策を立てたい！と思うものに

投票シールを貼ってください。

グループ毎に、投票数の多い順に

「困っていること・場面ベスト３」を決めてください。

【演習】


困っていることを全員で確認します。

「困っていること・場面ベスト３」を確認するためにグ

ループ内で再度発表してください。

発表者を１人決めてください。

【演習】


結論は「見える形」で共有する

メンバーの意見を集約するときには、

口頭による確認だけでなく、

・ホワイトボードに書き出す（文字）

・投票シールを貼って数値化する（数）

などの見える化を図る

→ メンバーの納得感を引き出す

【ポイント】意見集約する場面


会議の時の困った場面の対処法を知る


【演習】原因を考える

困っていることへの対処法を導く近道は…困ったことが起きる原因を取り除くこと！

なぜ、困ったことが起きてしまうのか原因を洗い出し

その原因を取り除く方法を考えます。


【演習】原因を考える

「困っていること・場面ベスト３」の内容をもう一度読んでください。

それぞれの「困ったこと」は、どうして起きてしまうのでしょうか。

思いつく原因を、ポストイットに具体的に書いてください。１件につき、１枚に書いてください。

（）分



原因を共有します

グループでファシリテーター、タイムキーパーを

1名ずつ決めてください。

模造紙に個々人が記入したポストイットを貼り付けてください。

３つの困っている内容毎に、原因を貼ってください。

ポストイットに書かれている内容で、分からないことがあれば、

積極的に質問し、何が原因なのか具体的にわかるようにしてください。

【演習】



【演習】

対策を考えます

さきほどの原因を取り除くためには

どのようなことをしたらよいでしょうか。

ポストイットに書いてください。

ポストイットを模造紙に貼り付けてください。

ファシリテーターとタイムキーパーを１人ずつ決めてください。

（）分


【演習】

どのような対策が出ましたか？みんなに発表してください。

発表者を１人決めてください。


～会議を改革するために明日からできる行動ヒント～

いつもの会議を変えてみる！

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たとえば…

アイスブレーキングをやってみる。

• 最近あった、楽しかったことを話す

• 「漢字一文字自己紹介」をする

• 席を立って、ストレッチをする

＊書籍やウェブサイトも参考になります。＜例＞

乗り物自己紹介

人物当てゲーム

インタビュータイム

後出しじゃんけんゲーム

1円玉の大きさは？

図形伝達ゲーム

ストレッチ

Fear Hat

「店長、たいへんです！」



たとえば…

グラウンド・ルールを決めてみる！

安心して言いたいことが言える環境で、風通しのよい会議にする。



たとえば…

３点をおさえて、会議のベクトルを合わせる。

１．目的

２．目標

３．手順（時間配分含む）



たとえば…

アイディアを書き出してみる！

無口でシャイなメンバーも、書けば表現できる。



たとえば…

出たコメントに対して、質問をひとつしてみる。

？！→



たとえば…

タイムキーパーを置く。



たとえば…

意見を出してもらう前に、ゴールイメージを描く！

とりあえずアイディア出しのみ？ →親和図

行動の優先順位をつけたい？ →２軸マップ

いつ誰が何をするか決めたい？ →プロセスマップ

など



たとえば…

メンバーや意見を褒めてみる！

「今までになかった視点ですね！」

「ポジティブなアイディアがたくさん出ましたね！」

「このメンバーだと時間より早く終わってうれしい」



たとえば…

ホワイトボードを活用して、上を向いてもらう！

配布資料は少なめに。

ホワイトボードに必要事項を書き出して

メンバーの目線を上げることで

お互いの顔をみて発言しやすい雰囲気をつくる。



たとえば…

本当に必要なメンバーだけを招集する！



たとえば…

議事録はホワイトボードの写真にして、時間短縮！



たとえば…

お菓子を食べながら会議する！



今日の振り返り


この講座の目的と目標

目的





本日の目標（本日の終了時間までにできていること）






ご質問、気になる点はありますか？

実践！会議ファシリテーション...日本語では「協働促進者」または「共創支援者」と呼びます。分かりやすく言えば、裏方で黒子のリーダーです。会議で言えば、...

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