Van de TinQrs van

Van de tinQrs van Qbator

Eindhoven de productiefste

Denkstuk van Anton Noë Op verzoek van Henk Brink; wethouder in Eindhoven

Van de TinQrs van

Van de tinQrs van Qbator

Eindhoven de productiefste Eerst effectief1, dan efficiënt2:

Kerntaakinventarisatie; uit te voeren in de diensten waar de analyse wordt uitgevoerd. Medewerkers en inhuurpersoneel in organisaties kunnen soms heel efficiënt de verkeerde dingen doen. Het heeft in die gevallen geen zin om de efficiëntie nog meer te verbeteren maar dient de vraag te worden gesteld of de taak (en vooral het beoogde effect) nog wel nodig is en wordt aangemerkt als een verantwoordelijkheid van de gemeente.

Politieke effectiviteit; Is de taak of zijn de werkzaamheden een opdracht van de huidige coalitie? Past de taak bij de door

de politiek geformuleerde rollen, taken en verantwoordelijkheden die de gemeente Eindhoven moet vervullen? Het is utopisch om te veronderstellen dat alle FTE, werkzaam bij de gemeente, zich alleen maar bezig houden met taken die direct herleidbaar zijn aan politieke ambitie en besluitvorming van het huidige college. En dat is maar goed ook. Veel taken zijn noodzakelijk zonder recent politiek besluit:

a) Zo ja, waaruit blijkt dat? b) Zo nee, heeft de politiek verzuimd om deze opdracht expliciet te benoemen en dient dit

alsnog te gebeuren? Indien dit zo is dan dient dit via de gebruikelijke hiërarchische lijnen te worden geconfirmeerd. Indien blijkt dat er geen politieke opdracht ten grondslag ligt aan specifieke werkzaamheden, dan moet onderzocht worden welke de gevolgen zijn van het afbreken van de werkzaamheden.

Afbeelding 2; deel 1 van 3, besluitboom effectiviteit.

1 Effectief = de goede dingen doen.

2 Efficiënt = de dingen goed doen.

Van de TinQrs van

Van de tinQrs van Qbator

Organisatorische effectiviteit; “wordt de taak of de werkzaamheden door de juiste partij in de juiste dienst (sector) en afdeling en in het juiste –logische- proces uitgevoerd?” Hierbij wordt aandacht besteed aan de vraag of een bepaalde (deel-)taak niet beter samen met (of voor) een andere gemeente kan worden uitgevoerd en/of voordeel kan worden gerealiseerd indien (deel-)taken worden uitbesteed aan derden.

Operationele effectiviteit; “wordt de (kern-)taak door de juiste medewerker(s) in de juiste afdeling binnen de organisatorische eenheid of sector uitgevoerd?” Hierbij wordt vooral aandacht besteed aan de mate waarin de taak is verdeeld over functionele gebieden en medewerkers.

Onderzoek of het introduceren van deeltaakclustering (medewerkers die worden belast met een breder spectrum van de deeltaak) tot een meer effectieve uitvoering leidt.

Intelligent Design: Met medewerkers en leidinggevenden zal een visie op werken in de toekomst worden ontwikkeld. De ambities, wensen en “dromen” van medewerkers staan daarbij centraal. Eén-op-één gesprekken met sleutelspelers, interactieve workshops, small crowdsourcing en elektronische enquêtes zullen de ingrediënten leveren om de maquettes van de werkpraktijk van morgen te maken. Natuurlijk zal hierbij niet worden voorbijgegaan aan de ‘hype’ van dit tijdsgewricht; “Werken 2.0” of Het Nieuwe Werken. Een terechte hype overigens, niet eens meer optioneel. Nieuwe werknemers (Generatie-Y, Screenagers en Einsteiners) kunnen zelfs niet langer “1.0 werken”, laat staan dat ze het willen. Het is, in het licht van de voorgenomen ombuigingen en de daarbij behorende innovaties en interventies in de werkpraktijken van de gemeente, van groot belang om geen stappen te nemen die deze, misschien op langere termijn wel belangrijkere, ontwikkelingen op achterstand zet. “Cut the cost, cut the future” is dus niet de beoogde aanpak, integendeel.

Van de TinQrs van

Van de tinQrs van Qbator

Innovaties in de werkpraktijk:

Niet langer… Maar in de toekomst, nog meer…

Naar het werk Aan het werk

Input (uren gewerkt) Outcome (resultaat behaalt)

Werken in afdelingen Werken aan (tijdelijke) projecten, SMART

Een eigen werkplek De stad is je werkplek

Toezicht en dubbelchecks op controles Sturen op vertrouwen

Verantwoordelijkheid bij de top Verantwoordelijkheid in de organisatie

Alles voor de burger regelen Alles (!) met de burger regelen

Fouten onder de mat vegen, verborgen houden

Fouten publiceren en bespreken als waardevolle leerpunten

HNW 2.0 Het ligt voor de hand om zoveel mogelijk gebruik te maken van de kansen die Het Nieuwe Werken biedt en de ambities van medewerkers op dit gebied zeer serieus te nemen. Dit zijn immers positieve ‘drivers’ (energiebronnen) die nodig zijn voor een succesvol innovatie- en ombuigingsprogramma. Het Nieuwe Werken biedt een geweldig platform voor het proces van continue verbetering van de effectiviteit en doelmatigheid en het zoeken naar innovatieve oplossingen. Zo biedt Het Nieuwe Werken een geheel nieuwe kijk op werk in het algemeen. Het gaat hierbij echt niet alleen maar om het beschikbaar stellen van laptops, PDA’s en smartphones en ook het papiervrij maken van de kantooromgeving. Dit is slechts een zeer beperkt deel van de innovatie. Het overgrote deel van de invoering van Het Nieuwe Werken betreft de ontwikkeling en introductie van een geheel nieuw stelsel besturings- en beoordelingsgrondslagen. Het introduceren van Het Nieuwe Werken is niet een zaak van veel High Tech maar vooral van High Touch. Leidinggevende die echte kennis overdragen. Leidinggevenden die de medewerkers en hiërarchie durven los te laten. Maar … pas op! Een kanteling van (over-)gestructureerd organisatie naar structuurloze anarchie is niet de bedoeling. Geef pas controle over input uit handen als beoordeling van output en outcome mogelijk zijn. Blijf dus sturen.

Van de TinQrs van

Van de tinQrs van Qbator

Focus: De diensten (sectoren) hebben ieder hun eigen budget en verantwoordelijkheid. Een onderdeel van de analysefase is een Focusanalyse in de sectoren. We onderzoeken welke KPI’s3 beschikbaar zijn en worden gebruikt en zullen met de betrokkenen en per functiegebied verkennen in hoeverre de vastgestelde focusgebieden en bijbehorende PKI’s behulpzaam, richtingbepalend en ondersteunend dan wel afleidend en verwarrend zijn. Ook wordt onderzocht in hoeverre de dominante focusgebieden en bijbehorende informatievoorziening een directe en concrete invloed hebben op de beoordeling van kwaliteit, procesefficiëntie en persoonlijk functioneren. Dominant focusgebied in W&I omgeving:

EN / OF

Dossier Budget

Cliënt Doelgroep

Programma Partner (leverancier van diensten)

Kwaliteit Innovatie

Uitvoeren Controleren

Beschikbare middelen Sociaal rendement

Snel uitkering Snel werk

Output Outcome

NB: Een optimale inrichting van de informatievoorziening, op basis van de kerntaken van de sectoren en kernverantwoordelijkheden van de functionarissen zal een invloed hebben op de efficiëntie van de werkpraktijk.

Bindt de strijd aan met de in- en uitbakken: De efficiëntie van de werkpraktijk wordt in hoge mate beïnvloed door de inrichting en onderlinge samenhang van de kernprocessen. Medewerkers en leidinggevende kunnen hard werken, maar als “de hoogte van de in- en uitbakken” bepalend zijn voor de snelheid waarmee besluiten worden genomen of dossiers worden verwerkt kan de efficiëntie van de werkpraktijk bijzonder negatief worden beïnvloed.

Van de TinQrs van

Van de tinQrs van Qbator

Het Eindhovens gloeilampmodel