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Einführung in das

Bayer. Zuwendungsrecht - Die Verwendungsnachweisprüfung –

nach einem Referat im Rahmen der Inhouse-Seminare

der Regierung von Oberbayern

Bettina Richter

Regierungsamtfrau, Regierung von Oberbayern

(Stand: September 2005)

Impressum Copyright by Bettina Richter Druck: Regierung von Oberbayern Maximilianstraße 39 80538 München Erstellt von: Bettina Richter Zugspitzstraße 1 82327 Tutzing Tel.: 08158/9056133 (WRA) Fax: 08158/905931 Email: [email protected]

Vorwort

Als ich 1997 dem Sachgebiet 300 – Wirtschaftsförderung der Regierung von Oberbayern - zugewiesen und dort mit der Prüfung von Verwendungsnachweisen beauftragt wurde, war dieser Tätigkeitsbereich für mich absolutes Neuland. Vorsichtig ausgedrückt, klang die Aufgabenbeschreibung in meinen Ohren ausgesprochen trocken, und wenn ich an meine eher spärlichen Kenntnisse in Sachen Buchhaltung oder das Lesen von Bilanzen dachte, wurde mir ziemlich mulmig. Wie ich schnell entdeckte, gab es zu der vor mir liegenden Aufgabe - im Gegensatz zu vielen anderen Rechtsgebieten - kein Lehrbuch, keinen anfängergerechten Kommentar oder auch nur irgend ein Skript, das meine Wissenslücken hätte füllen können. Es gab auch keine festgelegten Schriftformen für Prüfvermerke oder gar Mustertexte, an denen ich mich als Anfänger hätte festhalten können. Außerdem hörte ich den für mich damals eher wenig ermutigenden Satz: „Der Prüfer ist frei, und seinen Bericht macht jeder anders.“ So habe ich also versucht aus abgeschlossenen Fällen zu lernen und mich dann bewaffnet mit der BayHO, den VV zur BayHO, den diversen ANBest-´s, den jeweiligen Richtlinien sowie etwas gesundem Menschenverstand, an meine ersten Nachweise und die ersten Außenprüfungen herangewagt. Mit der Zeit habe ich nicht nur Sicherheit bei den Prüfungen gewonnen, sondern sogar Freude an der Tätigkeit. Jeder neue Fall wurde zu einer neuen Herausforderung, ähnlich einer Denksportaufgabe. Außerdem entdeckte ich, dass sich dieses themen- und abwechslungsreiche Aufgabenfeld – wie andere Rechtsgebiete auch – durchaus logisch gliedern und in ein allgemeines Prüfungsschema fassen lässt, das die Arbeit ungemein erleichtert. Deshalb habe ich mich nun bemüht, dies im vorliegenden Skript zusammen zu fassen. Es entstand also aus der Praxis für die Praxis. Lange wissenschaftliche Abhandlungen über verschiedene Theorienstreitigkeiten werden Sie darin deshalb nicht finden. Diese wurden vielmehr in Handlungsvorschläge umgesetzt. Damit möchte ich auch jedem Neueinsteiger Mut machen, sich nicht von der scheinbaren Fülle der zu beachtenden Verwaltungsvorschriften, Finanzministeriumsschreiben, Urteilen, dem Haushaltsrecht oder gar den vorgelegten Prüfungsunterlagen Bange machen zu lassen. Außerdem kann ich mit diesem Skript vielleicht sogar ein paar „alten“ Hasen die ein oder andere systematische Anregung liefern. Überdies möchte ich auch eine Lanze für die Verwendungsnachweisprüfung brechen. In Zeiten rezessiver Konjunktur, leerer Staatskassen und (zu) hoher Steuerbelastung der Bürger ist es unabdingbar, staatliche Zuwendungen möglichst effizient einzusetzen. Dazu bedarf es aber des Zusammenspieles einer richtungsweisenden Mittelplanung und einer zielorientierten Mittelbewilligung mit einer konsequenten Kontrolle der tatsächlichen Mittelverwendung. Schließlich können die beste Planung und alle Anstrengungen ihrer Umsetzung ohne die Rückkoppelung über Erfolg oder Misserfolg derselben ins Leere gehen und so die öffentlichen Mittel unwiederbringlich versanden. Diese wichtige Rückkoppelung erfolgt über die Verwendungsnachweisprüfung und den anschließenden Prüfvermerk an den Zuwendungsgeber. Somit erfüllen wir Prüfer eben keine rein bürokratische, sondern vielmehr eine wichtige Aufgabe im Sinne aller Steuerbelasteten.

WRA – Tutzing, den 22.08.2002 Bettina Richter

2. Vorwort

zur Überarbeitung im August 2004

Kaum zu glauben, aber das vorliegende Skript ist - abgesehen von ein paar kleineren Tippfehlerkorrekturen - nun schon zwei Jahr alt. Es hat sich erfreulicherweise in der Praxis bewährt und weitere Kreise gezogen, als ich je geahnt hätte. Dadurch habe ich in dieser Zeit nicht nur aus dem Kreis „meiner“ Seminarteilnehmer, sondern sogar aus einem weit größeren Leserkreis für uns alle hilfreiche Hinweise, Tipps und Anregungen rund um das Zuwendungsrecht sammeln können, die ich nun in diese grundlegende Überarbeitung mit einbringen kann. Dafür sei allen, die sich bei mir gemeldet haben, herzlich gedankt. Ganz besonders danken möchte ich in diesem Zusammenhang auch Herrn M. Lehner vom Bayer. Obersten Rechnungshof und Herrn H. Starker vom Niedersächsischen Landesamt für zentrale soziale Aufgaben (NLZSA), Hildesheim. Im Rahmen dieser Überarbeitung wurden die Ausführungen aktualisiert, Mustertexte erneuert, einige Themenbereiche vertieft, andere stärker differenziert, Missverständliches konkretisiert und auch neue Unterkapitel eingefügt. Von Frau Manuela Voggenauer, EU-Finanzkontrolle im Bayer. Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie, wurde ebenfalls eine Aktualisierung ihrer Ausführungen zu EU-Kofinanzierungen in Kapitel 4 beigesteuert. Auch dafür entrichte ich einen besonderen Dank. Schließlich möchte ich noch meinen Kollegen in der Regierung von Oberbayern für ihre Geduld und Auskunftsfreude bei der Beantwortung meiner Spezialfragen zu diesem Skript danken. In diesem Zusammenhang namentlich nennen möchte ich vor allem Herrn RD W. Hiedl, SL SG 320, Herrn RA J. Würfel, SG 300, Frau BORin U. Tippmann, SG 410 – Staatlicher Hochbau, VOB-Stelle, und Herrn RD S. Heinisch, SG 320, VOL-Stelle. Ich habe wieder viel dazu gelernt!! Abschließend ist es mir an dieser Stelle wichtig noch einmal zu betonen, dass dieses Skript, unabhängig von der vorliegenden Überarbeitung, seinem Ansatz nach ein Einsteigerskript zu einem Seminarvortrag bleibt. Es kann und soll deshalb nicht auf alle Fragen eine Antwort geben und nicht jedes zuwendungsrechtliche Problem erschöpfend behandeln. Es soll vielmehr zum weiterführenden Eigenstudium und zum wichtigen Austausch mit anderen Zuwendungssachbearbeitern und -prüfern anregen.

WRA - Tutzing, den 18.08.2004 Bettina Richter

Inhalt

1 DIE EINFÜHRUNG......................................................................................1-1

2 DIE PRÜFUNGSPRAXIS ...........................................................................2-1

2.1 DAS HANDWERKSZEUG .........................................................................................2-1 2.2 DIE ZUSTÄNDIGKEIT..............................................................................................2-3 2.3 DIE ÜBERWACHUNG DES VORLAGETERMINS .............................................................2-4 2.4 DER VORLAGETERMIN...........................................................................................2-6 2.5 DIE ERSTE S ICHTUNG............................................................................................2-8 2.6 DIE JAHRESFRIST ZUR GELTENDMACHUNG VON ERSTATTUNGSANSPRÜCHEN ...............2-13 2.7 DIE PRÜFUNG ....................................................................................................2-14

2.7.1 Der Prüfvermerk ..................................................................................2-18 2.7.2 Die Auswertung der Bewilligungsakte .................................................2-21 2.7.3 Der Abgleich von Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis ..........2-22 2.7.4 Der Sachbericht...................................................................................2-23 2.7.5 Der zahlenmäßige Nachweis ..............................................................2-27

2.7.5.1 Die Gesamtkosten ....................................................................... 2-28 2.7.5.2 Der SOLL – IST – Vergleich....................................................... 2-30

2.7.5.2.1 Die Berechnung nach Nr. 2 ANBest-I, ANBest-P bzw. ANBest-K ......2-32 2.7.5.2.2 Die Prüfung von Auflagenverstößen................................................2-35 2.7.5.2.3 Der Vorsteuerabzug.......................................................................2-36 2.7.5.2.4 Die 20 %-Regel .............................................................................2-38 2.7.5.2.5 Das Besserstellungsverbot .............................................................2-41 2.7.5.2.6 Die Regelungen zur Auftragsvergabe .............................................2-44 2.7.5.2.7 Die sonstigen Nebenbestimmungen................................................2-49 2.7.5.2.8 Die fristgerechte Mittelverwendung .................................................2-50 2.7.5.2.9 Die Jahresabschlüsse....................................................................2-55

2.7.5.3 Das Verzeichnis der angeschafften Geräte ............................. 2-60 2.7.5.4 Das Zwischenergebnis ................................................................ 2-61

2.7.6 Die Originalbelegprüfung .....................................................................2-63 2.7.6.1 Die Unterlagen.............................................................................. 2-63 2.7.6.2 Die Unterlagenanforderung ........................................................ 2-63 2.7.6.3 Die Vor-Ort-Prüfung ..................................................................... 2-64 2.7.6.4 Die Prüfung angeforderter Belege............................................. 2-67

2.7.7 Das Ergebnis der Prüfung ...................................................................2-67 2.8 DAS WEITERE VORGEHEN ....................................................................................2-67 2.9 ZUSAMMENFASSENDE ÜBERSICHT.........................................................................2-69

3 DIE GELTENDMACHUNG VON ERSTATTUNGSANSPRÜCHEN...3-1

4 DIE FÖRDERUNG DURCH MEHRERE ZUWENDUNGSGEBER......4-1

4.7 DIE KOFINANZIERUNG MIT BUNDESMITTELN ..............................................................4-3 4.8 DIE KOFINANZIERUNG MIT EU-M ITTELN....................................................................4-4 4.9 DER PRÜFVERMERK BEI KOFINANZIERTEN FÖRDERPROJEKTEN ....................................4-7

5 DER BASISKATALOG DER PRÜFUNGSFRAGEN.............................5-1

5.1 BEWILLIGUNG UND BEWILLIGUNGSZWECK.................................................................5-1 5.2 MITTELAUSZAHLUNG .............................................................................................5-3 5.3 PRÜFUNGSUNTERLAGEN........................................................................................5-3 5.4 FESTSTELLUNGEN ZUM VERWENDUNGSNACHWEIS .....................................................5-4

5.4.1 Der Vergleich von SOLL-Ansätzen (lt. Bewilligung) und IST-Ansätzen (lt. Verwendungsnachweis):..................................................5-6

5.4.2 Die Berechnung nach Nr. 2 ANBest-P/-K bzw. ANBest-I .....................5-8 5.4.3 Die Zweckbindung angeschaffter Geräte............................................5-10 5.4.4 Wurden die bewilligten Mittel fristgerecht verwendet? (Vgl. VV Nr.

8.2.5 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 8.2.5 VVK?......................................5-11 5.4.5 Entsprach der Verwendungsnachweis den Anforderungen? (VV Nr.

11.1.1 zu Art. 44 BayHO) ....................................................................5-13 5.4.6 Was ergab die Einzelbelegprüfung? ..................................................5-13

5.5 ERGEBNIS DER PRÜFUNG ....................................................................................5-14

6 DER ANHANG......................................................................................... 5.5-1

6.1 MUSTERTEXTE AUS PRÜFVERMERKEN .................................................................. 6.1-1 6.2 FMS MIT GRUNDSÄTZLICHEN REGELUNGEN........................................................... 6.2-1 6.3 BEISPIEL FÜR EIN KOMMENTIERTES VERWENDUNGSNACHWEISFORMULAR FÜR NICHT

KOMMUNALE UNTERNEHMEN ............................................................................... 6.3-6 6.4 RECHTSNATUR DER ALLGEMEINEN NEBENBESTIMMUNGEN (ANB EST-I, -P, -K): ........... 6.4-1 6.5 RECHTNATUR DER NEBENBESTIMMUNGEN NACH VV NR. 4 UND 5 ZU ART.44 BAYHO BZW.

NR. 4 UND 5 VVK .............................................................................................. 6.5-1 6.6 BEISPIELE ZUR 20 %-REGEL ............................................................................... 6.6-1 6.7 BEISPIEL FÜR EIN AUSFÜHRLICHES ANLAGEVERZEICHNIS ......................................... 6.7-1

7 DAS STICHWORTVERZEICHNIS............................................................7-1

* Dieser Abschnitt entstand in freundlicher Zusammenarbeit mit Herrn Oberamtsrat Johann Wanner, Staatl. Rechnungsprüfungsamt Augsburg und Herrn Regierungsamtmann Jürgen Würfel, Regierung von Oberbayern

** Dieser Abschnitt entstand in freundlichen Zusammenarbeit mit und aus Texten von

Frau Manuela Voggenauer, EU-Finanzkontrolle im Bayer. Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie

An dieser Stelle dafür meinen herzlichen Dank.

Kapitel 1-1

1 Die Einführung

Das Feld, auf dem der Freistaat Bayern mittels Zuwendungen unterstützend und gestaltend tätig wird, ist weit und im Umbruch begriffen. Dementsprechend gib es wohl Hunderte von Richtlinien, die die unterschiedlichen Ziele, Voraussetzungen und Rahmenbedingungen von möglichen Zuwendungen bestimmen. Es wäre unmöglich, vorliegend auf jede einzelne einzugehen. Hier ist es an Ihnen, für Ihr Aufgabengebiet ein Spezialist zu sein bzw. ein solcher zu werden. Wohl aber gibt es landesrechtliche Vorschriften, Grundregeln und Vollzugshinweise, die auf alle diese Spezialregelungen gleichermaßen Anwendung finden. Diese sollen im vorliegenden Skript dargelegt werden. Dabei folge ich zunächst in Kapitel 2 „Die Prüfungspraxis“ dem chronologischen Ablauf einer (Muster-) Verwendungsnachweisprüfung, wie ich sie bei meiner Arbeit durchführe. In Kapitel 3 gehe ich dann, daran anknüpfend, kurz auf „die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen“ ein und gebe Ihnen auch ein paar Tenorierungsbeispiele. Das Kapitel 4 beschäftigt sich darüber hinaus mit den Eigenheiten der Prüfung von kofinanzierten Förderfällen. Am Rand des Skriptes habe ich für Sie etwas Platz gelassen, damit Sie es durch eigene Notizen ergänzen und an Ihre Spezialgebiete anpassen können. Die von mir vorgeschlagene Vorgehensweise bei einer Prüfung erhebt nicht den Anspruch, der allein gültige Weg zu sein. Es ist eine Möglichkeit von vielen, die sich bei mir jedoch bewährt hat. In diesem Zusammenhang möchte ich auch noch einmal auf den Satz zurückkommen, dass jeder Prüfer frei ist und seinen Bericht in eigener Verantwortung abfasst. Dieser Satz ist zutreffend und daran soll auch vorliegend nicht gerüttelt werden. Schon aufgrund der unterschiedlichen Zuwendungsbereiche können Verwendungsnachweisprüfungen nicht alle nach Schema F ablaufen, sondern müssen in ihrer Schwerpunktsetzung auch von der Intuition des Prüfers und den Besonderheiten des Einzelfalles abhängen. Nicht umsonst lassen die VV zu Art. 44 BayHO uns Prüfern einen so großen Spielraum. Es gibt aber meines Erachtens einen Katalog von allgemeingültigen Prüfungsfragen, aus dem der jeweilige Prüfer auswählen und den er an sein Spezialgebiet anpassen kann. Einen solchen, von Ihnen individuell erweiterbaren Basiskatalog habe ich vorliegend in Kapitel 5 aufgestellt. Er ist wie ein Prüfungsschema aufgebaut und liefert Ihnen in kurzer übersichtlicher Form alle wesentlichen Informationen. Die Reihenfolge der einzelnen Prüfungsfragen richtet sich nach dem Ablauf der Musterverwendungsnachweisprüfung in Kapitel 2 und dient Ihnen gleichzeitig als mögliches Gerüst für den eigenen Prüfvermerk. Jede Prüfungsfrage ist stichpunktartig kommentiert. Die jeweils anzuwendenden Vorschriften finden Sie in den darunter stehenden Übersichten. Schließlich habe ich im Kapitel 6 „Der Anhang“ zur Veranschaulichung noch einen Musterprüfvermerk angefügt. Außerdem finden Sie verschiedene Varianten zur Veranschaulichung der 20 %-Regel. Den Abschluss dieses Skriptes bildet das alphabetische Stichwortverzeichnis in Kapitel 7, um Ihnen die Stichpunktsuche zu erleichtern.

Kapitel 2-1

2 Die Prüfungspraxis

2.1 Das Handwerkszeug Um eine Verwendungsnachweisprüfung durchzuführen, benötigen Sie zunächst einmal die Bayerische Haushaltsordnung (BayHO). Hier sind besonders wichtig die Art. 23 und 44 BayHO samt ihren Verwaltungsvorschriften (VV – BayHO, VVK – Anlage 3 zu Art. 44 BayHO). Ich arbeite mit der Vorschriftensammlung „Haushaltsrecht des Freistaates Bayern – mit Verwaltungsvorschriften - „ des Bayer. Staatsministeriums der Finanzen, die Ihnen sicher auch zur Verfügung steht bzw. gestellt werden kann. Dann benötigen Sie – je nach Zuwendungsart bzw. Zuwendungsempfänger – die Anlagen 1, 2 oder 3a zu Art. 44 BayHO, nämlich die ANBest-I, die ANBest-P oder die ANBest-K in der jeweils gültigen Fassung. Darüber hinaus sollten natürlich die einschlägige Zuwendungsrichtlinie sowie eventuell dazu gehörige sonstige Regelungen (z.B. Anlage 4 und 4b zu Art. 44 BayHO – BayZBau, NBest-Bau, Vergaberichtlinien u.ä.) zu Ihrem Handwerkszeug gehören. Schließlich müssen Sie noch das Bayer. Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) sowie einen entsprechende Kommentar, wie z.B. - VwVfG Kopp/Ramsauer - oder - Verwaltungsverfahrensgesetz - Stelkens/Bonk/Sachs-, parat haben. Hier sind vor allem die Art. 35, 36, 37, 38, 40, 41, 43, 48, 49, 49 a und 54 BayVwVfG von Interesse.

RA Bettina Richter, Regierung von Oberbayern, SG 300 - Wirtschaftsförderung 8

Art. 23 und 44 BayHOArt. 6,7,16 und 17 BayHOVV – BayHOVVK – Anlage 3 zu Art. 44 BayHOANBest- P, - K, -IZuwendungsrichtlinienSonstige VV (BayZBau, NBest-Bau, VOB, VOL etc.)Art. 35, 36, 37, 38, 41, 43, 48, 49 und 49 a BayVwVfG

Das Handwerkszeug

Rechtsgrundlagen:

Zusätzlich habe ich mir über das Behördennetz die ZUWEND.HLP - Datei herunter geladen, auf die Sie über die Intranet-Seite des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen direkten Zugriff haben. Die Datei wurde von Herrn Markus Lehner, OAR beim Bayer. Obersten Rechnungshof, dienstliche Email-Adresse: [email protected], erstellt. Sie ist zwar keine Veröffentlichung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen, basiert aber im Wesentlichen auf den vom Ministerium freundlicherweise überlassenen Originaldateien der Broschüre "Zuwendungsrecht des Freistaates Bayern - Zusammenstellung aktueller Vorschriften".

Kapitel 2-2

Hier finden Sie nach Stichworten sortiert alle wesentlichen Vollzugshinweise des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen (FMS - vgl. auch Anhang, Nr. 6.2), zu Einzelfragen des Zuwendungsrechts. Außerdem wurde das Skript von Herrn Franz Trosthammer, Ministerialrat im Bayerischen Obersten Rechnungshof, „Zuwendungen des Staates an Dritte“ in die Datei eingearbeitet. Ich kann Ihnen die Arbeit mit dieser Datei also nur wärmstens empfehlen. Zur Klärung von speziellen Einzelfragen gilt gleiches auch für den Kommentar „Zuwendungsrecht – Zuwendungspraxis“ zu den zuwendungsbezogenen haushaltsrechtlichen Vorschriften des Bundes und der Länder von Herrn Erwin Krämer, Regierungsdirektor a.D. im Bundesrechnungshof und Herrn Jürgen Schmidt, Ministerialrat beim Niedersächsischen Landesrechnungshof, R. v. Decker´s Verlag Heidelberg. Dort finden Sie beispielsweise in Band IV, Abschnitt K dieses Werkes eine „Sammlung der Entscheidungen der Rechnungshöfe aus den Jahresberichten“, die alphabetisch geordnet Fundstellen zu zuwendungsrechtlichen Grundsatzthemen auflistet. Unter www.rechnungshof.de wiederum können Sie sich dann – zumeist ab dem Jahr 1998 – die dazu gehörige Passage des jeweiligen Rechnungshofberichtes heraussuchen und zur eigenen Entscheidungsfindung heranziehen (Achtung: Bitte die Unterschiede zwischen den jeweiligen Landes-VV berücksichtigen!). Darüber hinaus habe ich den - allerdings leider nur für den Dienstgebrauch von Mitgliedern der Staatsverwaltung erhältlichen - Riske-Leitfaden von Herrn Bernhard Riske, Landesrechnungshof Braunschweig, griffbereit neben mir liegen (Datei ist erhältlich unter [email protected]). Dieser Leitfaden bietet eine sehr umfangreiche Materialsammlung mit weit mehr als 1000 Zitaten aus und Verweisen auf Erlassen, Urteilen, Publikationen, Studien etc. zum Zuwendungsrecht, die unter Mithilfe der Leser stetig fortgeschrieben wird. Als nächstes möchte ich Sie im Vorgriff auf den Unterabschnitt Nr. 2.7.5.2.8 auf das Verzinsungsprogramm des Gebietsrechenzentrum Hagen, HaZarD, hinweisen. Es wurde 1995 gemeinsam mit dem Dezernat 35 der Bezirksregierung Detmold erstellt und stetig weiterentwickelt. Das Programm kann zurzeit noch kostenlos (auch von bayerischen) Landesbehörden in Hagen bestellt werden (nähere Informationen und Bestellformulare unter www.ggrz-hagen.nrw.de) und eignet sich für alle denkbaren Verzinsungsfälle von Landes-, Bundes- und/oder EU-Mittel. Es scheitert also nicht an komplexen Kofinanzierungen und selbst Fehlbedarfsverzinsungen lassen sich damit berechnen. Einzig die Eingabe der Einzelbuchungen ist noch etwas mühsam, zumindest wenn umfangreiche Buchungsvorgänge mit vielen Datensätzen verzinst werden müssen. Aber an der nächsten Programmversion wird ja bereits in Hagen gearbeitet. Zu guter Letzt möchte ich Ihnen noch ganz allgemein die Lektüre des Bandes 10 der Schriftenreihe des Bundesbeauftragten für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung (BWV) „Prüfung der Vergabe und Bewirtschaftung von Zuwendungen – Typische Mängel und Fehler im Zuwendungsbereich“ ans Herz legen, nach dem Motto „Gefahr erkannt, Gefahr gebannt!!“ (Achtung: Bitte die kleinen, feinen Unterschiede zwischen den BundesVV zu §§ 23, 44 BHO und den bayer. VV zu Art. 23, 44 BayHO berücksichtigen!). Es ist im Buchhandel unter ISBN 3-17-018568-3 erhältlich. Behörden können sich aber über www.bundesrechnungshof.de auch direkt an den Bundesrechnungshof wenden.

Kapitel 2-3


ZUWEND.hlp Datei von Herrn Lehner, ORH

Kommentar “Zuwendungsrecht –Zuwendungspraxis” von Erwin Krämer u.a.Riske-Leitfaden

Band 10 der BWV-Schriften Reihe „Prüfung der Vergabe und Bewirtschaftung von Zuwendungen“Berichte der Landesrechnungshöfe

Rechtsprechung

HaZarD - Verzinsungsprogramm

Das Handwerkszeug

FMS, Kommentare, Skripten:

So, nachdem Sie nun hoffentlich gut gerüstet sind, können wir auch schon umgehend mit dem ersten Schritt einer Verwendungsnachweisprüfung beginnen:

2.2 Die Zuständigkeit Art. 3 BayHO legt fest, dass der Haushaltsplan die Verwaltung ermächtigt, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen (vgl. ferner zur Bewirtschaftungsbefugnis VV Nr. 2.1 zu Art. 34 BayHO). Aus dieser Ermächtigung erwächst im Fall der Zuwendungsvergabe auch die Pflicht, die Mittelverwendung zu überwachen (VV Nr. 9.1 zu Art. 44 BayHO). Das ist grundsätzlich Aufgabe der Bewilligungsbehörde (VV Nr. 11 zu Art. 44 BayHO). In der Praxis bedeutet das, dass durch den Haushaltsplan zunächst die jeweiligen Ministerien des Freistaates Bayern (Ressortprinzip, Art. 51 Abs. 1 BV) ermächtigt werden - nach den Grundsätzen des Art. 23 BayHO – Zuwendungen zu bewilligen und darüber hinaus verpflichtet sind, die Verwendung der Mittel anschließend zu kontrollieren. Die Ministerien können diese Aufgaben aber auch ganz oder teilweise an nachgeordnete Behörden wie z.B. die Bezirksregierungen delegieren (vgl. dazu VV Nr. 5.3.1 zu Art. 23 BayHO). Dies geschieht durch ein entsprechendes Delegationsschreiben oder wird in den jeweiligen Zuwendungsrichtlinien verankert. Diese Delegation kann die Zuständigkeit zum gesamten haushaltsrechtlichen Vollzug der Förderung oder auch nur zur abschließenden Verwendungsnachweisprüfung bzw. Teilbereichen dieser Verfahren umfassen.

Bevor Sie beginnen, prüfen Sie, ob eine entsprechende Aufgabendelegation vorliegt und welchen Umfang die Delegation aufweist.

Kapitel 2-4

Es gibt Förderverfahren, bei denen ein Projekt oder ein Zuwendungsempfänger von mehreren Zuwendungsgebern gefördert wird. Zwar soll die Bewilligung solcher Fälle möglichst durch nur eine Behörde erfolgen (vgl. VV Nr. 1.4 zu Art. 44 BayHO, Nr. 1.4 VVK), in der Praxis ist das aber nicht immer der Fall. Dann benötigen Sie von jedem Zuwendungsgeber eine entsprechende Aufgabendelegation. (Tipp: Klären Sie in diesem Fall neben Ihrer Zuständigkeit mit den Zuwendungsgebern auch ab, ob Sie im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung einen Sammelprüfvermerk, unterteilt nach den einzelnen Zuwendungsgebern, oder für jeden Zuwendungsgeber einen eigenen Prüfungsvermerk fertigen sollen. Gleiches gilt auch bei Kofinanzierung durch nicht bayerische Zuwendungsgeber (vgl. unten Kapitel 4)).

2.3 Die Überwachung des Vorlagetermins Das Verfahren beginnt mit der Überwachung des Termins, an dem der Zuwendungsempfänger seinen Verwendungsnachweis vorzulegen hat. Dies kann noch im Zuständigkeitsbereich der Bewilligungsstelle liegen oder bereits an Sie als Prüfer delegiert worden sein (vgl. oben Nr. 2.2; einen Hinweis gibt auch die jeweilige Auflage des Bewilligungsbescheides, die regelt, bei welcher Stelle der Verwendungsnachweis vom Zuwendungsempfänger eingereicht werden soll). Soweit im Bewilligungsbescheid nichts anderes bestimmt wurde (Sonderregelung nach VV Nr. 5.1.4 zu Art. 44 BayHO, Nr. 5.1.3 VVK), endet die Vorlagefrist spätestens sechs Monate bzw. ein Jahr nach Ablauf des Bewilligungszeitraumes (vgl. Nr. 6.1 ANBest-P, Nr. 7.1 ANBest-I – innerhalb von 6 Monaten; Nr. 6.1 ANBest-K innerhalb 1 Jahres). Je nach dem, wann Sie also Kenntnis von Ihrer Zuständigkeit zur Überwachung und Prüfung im jeweiligen Fall erhalten, können (bis zu) eineinhalb und mehr Jahre bis zum fraglichen Vorlagetermin vergehen. Das wichtigste ist also, diesen Termin nicht zu vergessen.


Erlass des Bewilligungsbescheides mit Terminsetzung für die Vorlage des Verwendungsnachweises

Der Vorlagetermin

Nr. 6.1 ANBest-P, Nr. 7.1 ANBest-I

Innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf des

Bewilligungszeitraumes

Nr. 6.1 ANBest-K

Innerhalb 1 Jahres nach Ablauf des

Bewilligungszeitraumes

VV Nr. 5.1.4 zu Art. 44 BayHO

Nr. 5.1.4 VVK

Sonderregelung im Bewilligungsbescheid

Bewilligen Sie die fragliche Zuwendung und prüfen auch selbst die Mittelverwendung (Vgl. VV Nr. 11 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11 VVK), so sollten Sie den entsprechenden Termin für die Vorlage des Verwendungsnachweises schon bei Erlass des Bewilligungsbescheides in Ihre Wiedervorlage eintragen. Wurde die Zuständigkeit für

Kapitel 2-5

die Verwendungsnachweisprüfung samt Vorlageüberwachung an Sie als Prüfer delegiert (vgl. oben Nr. 2.2), dann entnehmen Sie den Vorlagetermin den Auflagen des Bescheides, der Ihnen als Abdruck zugeht. Mehr brauchen Sie vorerst nicht zu tun.

Jeder in Ihre Zuständigkeit fallende Vorlagetermin eines Verwendungsnachweises sollte sofort in Ihre Wiedervorlage eingetragen werden.


Der Vorlagetermin

Kenntnis des Vorlagetermins

Aufgrund eigener Zuständigkeit

Mitteilung über den Abdruck des

Bewilligungsbescheides

Überwachung der Terminwahrung

(Eintragung in die Wiedervorlage)

Bin ich für die Terminüberwachung zuständig, so erinnere ich die Zuwendungsempfänger in der Regel kurz vor Fristablauf per Email oder Telefon an den Vorlagetermin. Das hat sich insofern bewährt, als dass ich so schon zeitnah weiß, ob es Schwierigkeiten im Verfahren geben wird oder nicht. Oft genug verzögert sich die Nachweisvorlage aber auch nur, weil der Zuwendungsempfänger Schwierigkeiten mit der formalen Zusammenstellung der Unterlagen hat oder schlicht mit dem Nachweisformular kämpft. Dann kann ein Erinnerungsanruf zum „Service am Bürger“ und das Problem zum Nutzen aller schnell ausgeräumt werden. Versäumen Sie aber bitte nicht Ihr Gespräch kurz und leserlich in der Akte zu dokumentieren (vgl. a. § 18 Abs. 2 AGO, § 27 Nr. 2 RGO bzw. entsprechende Geschäftsordnung Ihrer Behörde). Sie wissen nämlich nicht, wie sich die Prüfung entwickelt und zu welchen Ergebnissen Sie letztlich kommen. Daher kann sich später jede dokumentierte Erläuterung der Rechtslage in der Frage eines vorsätzlichen Verstoßes als ein Mosaikstein in der Beweiskette erweisen. Es hat sich in meiner Praxis auch bewährt, den Zuwendungsempfängern ein kommentiertes Verwendungsnachweisformular auszuhändigen, wie ich es diesem Skript als Beispiel in der Anlage Nr. 6.3 für nicht kommunale Unternehmen beigefügt habe. Seit dem hat sich Fehler- und Rückfragequote bei meinen Verwendungsnachweisen deutlich gesenkt. Die Zeit, die man zum Erstellen eines kommentierten Musters aufwendet, spart man übrigens langfristig gesehen bei der Prüfungsarbeit wieder ein.

Kapitel 2-6

Sofern ich die Zuwendung nicht selbst bewilligt, aber den Eingang des Verwendungsnachweises zu überwachen habe, fordere ich außerdem kurz vor dem Vorlagetermin bei der Bewilligungsstelle die Bewilligungsakten an. Sind Sie nicht für die Überwachung des Vorlagetermins zuständig, so wird Ihnen der Verwendungsnachweis samt Bewilligungsakte von der Bewilligungsstelle nach dessen Eingang mit der Bitte um Prüfung übersandt.

2.4 Der Vorlagetermin


Der Vorlagetermin

Vorlage des Verwendungsnachweises

Ja

Nein

Erste SichtungAuf Vollständigkeit und ggf. vorhandene Anhaltspunkte für Erstattungsansprüche

Mahnung

Vor-Ort-PrüfungBefugnis nach Nr. 7.1 ANBest-P,

Nr. 8.1 ANBest-I, Nr. 7.1 ANBest-K

Widerruf des BewilligungsbescheidesVgl. Nr. 8.3, 8.3.2 ANBest-P, Nr. 9.3, 9.3.2 ANBest-I, Nr. 8.3, 8.3.2 ANBest-K

Ggf.

Ggf.

Beachte:

FMS vom 05.12.1989,

Az. 11 – H 3045 – 17/26 . 70 581

Wenn nun der Vorlagetermin (vgl. Nr. 6.1 ANBest-P, Nr. 7.1 ANBest-I – innerhalb von 6 Monaten; Nr. 6.1 ANBest-K innerhalb 1 Jahres bzw. Auflage im Bewilligungsbescheid) erreicht ist, ohne dass der Verwendungsnachweis bei Ihnen als zuständige Stelle eingereicht wurde, dann müssen Sie den Zuwendungsempfänger anmahnen. Ganz unbürokratisch geht das, indem Sie zum Telefonhörer greifen und beim Zuwendungsempfänger anrufen (Achtung: kurze Gesprächsnotiz nicht vergessen!). Sie können auch ein kurzes Email schreiben, das Sie in die Prüfungsakte aufnehmen. Kurzfristige Verzögerungen können toleriert werden. Wichtig ist aber, dass Sie - je nach der Begründung des Zuwendungsempfängers für die Verzögerung - eine möglichst kurze Fristverlängerung mit einem konkreten Ablauftermin festlegen. Weisen Sie auch freundlich, aber bestimmt, auf die möglichen Konsequenzen hin, wenn der Verwendungsnachweis bis dahin nicht oder nicht vollständig vorgelegt wird. Nach Nr. 8.3, 8.3.2 ANBest-P, Nr. 9.3, 9.3.2 ANBest-I bzw. Nr. 8.3, 8.3.2 ANBest-K kann nämlich ein Widerruf des Zuwendungsbescheides mit Wirkung für die Vergangenheit in Betracht kommen. Geht der Verwendungsnachweis dann aber immer noch nicht ein, erfolgt eine schriftliche Mahnung, die beispielsweise wie folgt lauten kann:

Kapitel 2-7

„...... Zuwendungsempfänger – Förderung der ..........................; Verwendungsnachweis für das Jahr .....................

Mahnung Sehr geehrter Herr/Frau ................., Sie haben den o.g. Verwendungsnachweis für den Fördervorgang XXXX nicht fristgerecht vorgelegt. Leider haben Sie auch die mit Telefonat vom XX.XX.XX von uns bis zum XX.XX.XX verlängerte Vorlagefrist nicht eingehalten. Nun erinnern wir erneut an die Vorlage Ihres Verwendungsnachweises zum o.g. Projekt. Wir bitten Sie dies umgehend, spätestens jedoch bis zum ............. nachzuholen. Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass wir anderenfalls die Möglichkeit eines Widerrufes des Zuwendungsbescheides vom XX.XX.XX, Az.: 300-XXXX mit Wirkung für die Vergangenheit in Betracht ziehen. Sollten Sie Ihre Unterlagen jedoch zwischenzeitlich bereits im Hauptgebäude der Regierung von Oberbayern, Maximilianstr. 39, 80538 München eingereicht haben, ist dieses Schreiben selbstverständlich gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen XY „ In diesem Zusammenhang möchte ich auch auf die Ausführungen im FMS vom 05.12.1989, Az. 11- H 3045 – 17/26 – 70 581 hinweisen: „Art. 44 a Abs. 1 BayHO – jetzt Art. 49 BayVwVfG - enthält den gesonderten Widerrufstatbestand eines Auflagenverstoßes.......Die ungerechtfertigte Inanspruchnahme staatlicher Fördermittel ließe sich jedoch eindämmen, wenn in geeigneten Fällen künftig von dieser Möglichkeit stärker Gebrauch gemacht würde. Das Staatsministerium der Finanzen hält es daher in Übereinstimmung mit dem ORH für geboten, beim Vorliegen folgender Sachverhalte im Regelfall (soweit nicht die Umstände des Einzelfalls eine mildere Beurteilung erfordern) eine zusätzliche Zuwendungskürzung wegen Auflagenverstoßes über die Rückforderung der zu Unrecht erhaltenen Zuwendung hinaus vorzunehmen: ....... - wenn der Zuwendungsempfänger trotz, ggf. wiederholter, Anmahnung und ohne

Vorbringen berechtigter Hinderungsgründe die Frist zur Vorlage des Verwendungsnachweises ganz erheblich überschreitet; etwa um mehr als das Doppelte. Allerdings ist er auf die Folge einer zusätzlichen Zuwendungskürzung vorher aufmerksam zu machen.

..... Das Staatsministerium der Finanzen sieht in diesem Zusammenhang jedoch bewusst davon ab, in den vorgenannten Fällen den Ermessensspielraum der Bewilligungsbehörden durch quantifizierte Vorgaben über die im Regelfall vorzunehmende Zuwendungskürzung einzuengen. Eine solche Quantifizierung würde zu einer weitgehenden Schematisierung des Verwaltungsvollzugs führen (letztendlich müsste dann für jedweden Auflagenverstoß eine Regelvorgabe gemacht werden), durch den der Ermessensspielraum der Bewilligungsbehörden in einem nicht mehr wünschenswerten Umfang reduziert würde. Außerdem sieht das Staatsministerium der Finanzen auch hinsichtlich einer sachgerechten Gewichtung der einzelnen Auflagenverstöße als Voraussetzung für Regelvorgaben über eine

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Zuwendungskürzung nicht überwindbare Schwierigkeiten, da bei den meisten Auflagenverstößen, anders als bei der für schwere VOB-Verstöße getroffenen Regelung, der sachliche Bezug zu den zuwendungsfähigen Ausgaben als Bemessungsgrundlage fehlt.“ Bisher hat in meinen Fällen die glaubhafte Drohung des Widerrufes allein immer gereicht, um letztlich die Vorlage des Verwendungsnachweises zu bewirken. Bevor aber in der Praxis tatsächlich ein Widerruf ausgesprochen werden kann, bedarf es allerdings schon aus Gründen der Verhältnismäßigkeit mindestens dreier erfolgloser Mahnungen oder der Totalverweigerung des Zuwendungsempfängers. Besser ist es da, wenn Sie zusätzlich noch weitere „Widerrufstatbestände“ sammeln. Fühlen Sie sich also vom Zuwendungsempfänger mit fadenscheinigen Ausreden hingehalten, dann statten Sie oder ein von Ihnen beauftragter Fachgutachter diesem einen Besuch vor Ort ab. Wenn schon kein schriftlicher Nachweis vorliegt, so können Sie sich doch zumindest von der Durchführung der Fördermaßnahme überzeugen. Die Befugnis gibt Ihnen die Nr. 7.1 ANBest-P, Nr. 8.1 ANBest-I bzw. Nr. 7.1 ANBest-K, sofern sie Bestandteil des Bewilligungsbescheides wurden. Wenn Sie dann aber statt des geförderten Schwimmbades einen Saunabetrieb finden oder aus dem Niedrigenergiehaus eine Walmdachvilla wurde, dann wissen Sie zumindest, warum der Verwendungsnachweis nicht kommt bzw. Sie haben einen unschlagbaren Widerrufstatbestand gefunden. In ähnlicher Weise können Sie bei langfristigen Projekten in Bezug auf die Vorlagetermine von Zwischennachweisen verfahren. Hier können Sie bei Projektförderungen die Verweigerung weiterer Mittelauszahlungen als „Druckmittel“ nutzen (Vgl. VV Nr. 7.1.2 zu Art. 44 BayHO). Ein Widerruf allein wegen eines fehlenden Zwischenberichtes wird indes kaum Bestand haben. In aller Regel trudeln die Verwendungsnachweise aber früher oder später ein. Die Erfahrung hat mir allerdings gezeigt, dass bei den Zuwendungsempfängern, die schon bei der Vorlage der Verwendungsnachweise schlampen, meist auch noch andere Probleme bei der Mittelverwendung auftreten. Sehen Sie also bei diesen Nachweisen genau hin. Wenn Sie auch Mittelbewilligungen fertigen, dann ziehen Sie bei solch unzuverlässigen Kandidaten zukünftig Konsequenzen und verbinden Sie Auflagen sicherheitshalber gleich z.B. mit einer Befristung oder einer auflösenden Bedingung (vgl. Art. 36 Abs. 2 Nr. 1 bzw. 2 BayVwVfG) für den Fall der Nichteinhaltung. Sie können aber auch die Auszahlung eines einzubehaltenden Zuwendungsrestbetrages in Höhe von bis zu 20 % der Gesamtzuwendung von der Vorlage des Verwendungsnachweises abhängig machen (vgl. VV Nr. 5.2.6 zu Art. 44 BayHO, Nr. 5.2.2 VVK).

2.5 Die erste Sichtung Nach VV Nr. 11.1 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.1 VVK hat der zuständige Prüfer auch im Hinblick auf die Jahresfrist nach Art. 48 Abs. 4, Art. 49 Abs. 2a i.V.m. Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG unverzüglich nach Eingang des Zwischen- oder Verwendungsnachweises festzustellen, ob nach den Angaben im Verwendungsnachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruches gegeben sind (sog. kursorische Prüfung, vgl. Schriftenreihe BWV, Band 10, C Nr. 7.1). Dabei ergibt sich meines Erachtens aus VV Nr. 7.2 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 7.2 VVK, dass mit „unverzüglich“ ein Zeitrahmen von maximal zwei Monaten vorgegeben ist.

Bei der ersten Sichtung suchen Sie nach Anhaltspunkten, nicht nach Beweisen.

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Das Versäumnis dieser Prüfung kann Regresspflichten wegen grober Fahrlässigkeit des zuständigen Prüfers auslösen (außerdem: Dienstvergehen nach Art. 84 BayBG bzw. § 8 BAT), insbesondere wenn später sogar noch ein Ablauf der bereits genannten Jahresfrist (vgl. unten Nr. 2.6) eintritt. Also, egal wie voll Ihr Schreibtisch ist, schieben Sie einen eingegangenen Verwendungsnachweis nicht unter Ihren Aktenstapel, sondern sichten Sie ihn kurz. Bei mir hat sich dabei folgende Vorgehensweise bewährt:

Als erstes lege ich den nachfolgend dargestellten Kurzprüfvermerk an. Er dient zum einen als eine Art Bearbeitungsdeckblatt (vgl. a. § 18 Abs. 1 AGO, § 27 RGO) meiner Prüfungsakte, auf dem die wesentlichen Informationen zum Vorgang auf einen Blick vermerkt sind. Die Angaben entnehme ich dem Zuwendungsbescheid und vergleiche sie gleichzeitig mit den Angaben im Formblatt zum Verwendungsnachweis (z.B. Muster 4 zu Art. 44 BayHO oder eigenes Muster der Bewilligungsbehörde ). „....

Kurzprüfvermerk zur 1. Sichtung nach Eingang Förderung: Zuwendungsempfänger: Ansprechpartner: Bewilligungsbescheid vom: Az: / Nr.: Ja Nein

♦ ♦ Unterlagen eingegangen am erhalten: (WAR) ♦ ♦ Nachweisfrist eingehalten (XXX)

♦ ♦ Unterlagen vollständig nachgefordert am:

____________ ♦ ♦ eingegangen am _________

♦ Ablauf der Jahresfrist ab __________ Zuwendungs- und Finanzierungsart: ♦ Institutionelle Förderung ♦ Projektförderung ♦ Fehlbedarfsfinanzierung ♦ Anteilfinanzierung ♦ Festbetragsfinanzierung ♦ Höhe der Förderung: ♦ Höhe der festgesetzten zuwendungsfähigen Kosten: Ergebnis der ersten Sichtung: Ja Nein

♦ ♦ Anhaltspunkte für ein Nichterreichen des Förderzweckes

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♦ ♦ Anhaltspunkte für eine Zweckentfremdung der Mittel

♦ ♦ Anhaltspunkte für eine nichtfristgerechte Mittelverwendung

♦ ♦ Abweichungen von den Kostenansätzen der Bewilligung

♦ Nachträgliche Einnahmenreduzierung / - erhöhung um: ♦ Nachträgliche Ausgabenreduzierung / -erhöhung um: ♦ Reduzierung der Förderung (mindesten) um:

♦ ♦ Sonstiges:

Nachfordern: Nachfragen:

Weiteres Vorgehen:

♦ ...

♦ ..

♦ ..

♦ ..

♦

♦ Baufachliche Kontrolle ....

♦ Belege nachfordern

♦ Herrn/ Frau XY zur Kenntnis

WV: .... “ Dann prüfe ich, ob der Verwendungsnachweis fristgerecht und vollständig ist, d.h. alle erforderlichen Nachweise (vgl. auch umfangreichen Fragenkatalog Kommentar Krämer/Schmidt, Abschnitt E. III Nr. 3.1; zum vereinfachten Verwendungsnachweis vgl. unten Nr. 2.7.5.6, Basiskatalog – Nr. 5.4 und BWV, Band 10, C Nr. 6.2) vorgelegt wurden. Ist dies nicht der Fall, fordere ich sie umgehend beim Zuwendungsempfänger nach. Das kann mit einem Kurzbrief oder einem Email erfolgen. Sofern der Verwendungsnachweis aber komplett ist, trage ich neben dem Eingangsdatum auch das ein Jahr später liegende Datum des Ablaufes der Jahresfrist nach Art. 48 Abs. 4, Art. 49 Abs. 2a i.V.m. Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG ein (Näheres s. u. Nr. 2.6, Kapitel Nr. 3 zu Art. 36 BayVwVfG, § 187 Abs. 1 BGB, Hinweis Nr. 17 zu VV Nr. 8.4 zu Art. 44 BayHO).

Ich überfliege den Sachbericht und vergleiche diesen mit der Zweckbestimmung des Bewilligungsbescheides. Dadurch erhalte ich Anhaltspunkte für ein Nichterreichen des Förderzweckes (vgl. unten Nr. 2.7.4) und ggf. einer daraus resultierenden Zweckentfremdung der Zuwendung (vgl. unten Nr. 2.7.5 bzw. 2.7.5). Dann suche ich den Termin der letzten Mittelauszahlung heraus und addiere dazu einen Zeitraum von

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knapp zwei Wochen („Großzügig“ geschätzter Bearbeitungszeitraum für Mittelauszahlung) für den Mitteleingang beim Zuwendungsempfänger. Im Verwendungsnachweis suche ich dazu den letzten aufgeführten Zahlungstermin heraus. Liegen zwischen den beiden Daten mehr als zwei bzw. drei Monate (vgl. Nr. 1.4 ANBest-P, Nr. 1.5 ANBest-I bzw. Nr. 1.4 ANBest-K, vgl. unten Nr. 2.7.5.2.8), so habe ich einen ersten Anhaltspunkt für eine Verletzung der Verwendungsfrist (vgl. unten Nr. 2.7.5.2.8, Basiskatalog, Nr. 5.4).

Als nächstes vergleiche ich die laut Bewilligungsbescheid festgesetzten zuwendungsfähigen Gesamtkosten (= in der Regel die Gesamtsumme des Kostenplans) mit den im Verwendungsnachweis angegebenen zuwendungsfähigen Kosten (vgl. unten Nr. 2.7.5.2). Genauso verfahre ich mit den zuwendungsrelevanten Einnahmen (= meist Gesamtsumme des Finanzierungsplans). Die Ergebnisse trage ich ebenfalls in mein Formular ein. (Achtung: Der tatsächliche Wahrheitsgehalt der Zahlenangaben des Verwendungsnachweises wird zu diesem Zeitpunkt noch nicht geprüft). Ergeben sich signifikante Differenzen über 500 € (vgl. Nr. 2.1, 2.2 ANBest-P, Nr. 2 ANBest-I, Nr. 2.1, 2.2 ANBest-K, VV Nr. 8.7 zu Art. 44 BayHO, vgl. a. Nr. 8.7 VVK; Addition der Differenzen bei Einnahmen und Ausgaben – vgl. Krämer / Schmidt D XI 12.5.2) zwischen Bewilligung und Nachweis, so ist dies ein Anhaltspunkt für eine Abweichung von den bewilligten Kostenansätzen mit der möglichen Folge einer Reduzierung der Zuwendung.

Sofern ich nun bei den „Ergebnissen der ersten Sichtung“ auch nur einmal ein „Ja“ angekreuzt habe, ist dies der in VV Nr. 11.1 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.1 VVK genannte Anhaltspunkt für die Möglichkeit der Geltendmachung eines Erstattungsanspruches.

Schließlich vermerke ich unter „Sonstiges“ alles, was mir bereits beim ersten Blättern aufgefallen ist, oder beachtenswerte Besonderheiten zum Fall, z.B. Querverbindungen zu anderen Vorgängen, mündliche Hinweise der Bewilligungsstelle u.ä.

Zu guter Letzt bleibt nur noch zu bestimmen, ob und wann der Verwendungsnachweis voraussichtlich detailliert geprüft werden soll. Nach VV Nr. 11.1 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.1 VVK müssen nicht alle Verwendungsnachweise über diese erste kurze Sichtung hinaus eingehend geprüft werden. Die Stichprobenauswahl ist Ihnen als Prüfer überlassen. Versäumen Sie aber bitte nicht Ihre Auswahlkriterien in den Prüfungsakten zu dokumentieren (unten Nr. 2.7.1). Sicher sollten aber unter die Stichprobenauswahl Verwendungsnachweise fallen, die bereits bei der Kurzprüfung Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruches ergeben haben. Prüfenswert sind beispielsweise auch alle Fälle, bei denen nicht unerhebliche Zuwendungen bewilligt wurden oder sich bereits im Bewilligungsverfahren Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten ergeben haben. Letztlich ist aber Ihre Intuition als Prüfer gefragt, wenn Sie entscheiden, ob der vor Ihnen liegende Verwendungsnachweis noch weiter geprüft oder der Vorgang mit einem kurzen Vermerk unter Hinweis auf VV Nr. 11.1 zu Art. 44 BayHO oder Nr. 11.1 VVK beendet werden soll. Wenn Sie Ihre Entscheidung gefällt haben, beenden Sie Ihre Kurzprüfung mit einem Eintrag des Vorganges in Ihre Wiedervorlage, der Anforderung eventuell erforderlicher Fachgutachten und einem entsprechenden Vermerk in der Verwendungsnachweisakte (vgl. a. § 18 Abs. 2 i.V.m. Abs. 3 AGO). Dabei beachten Sie bitte immer die Jahresfrist nach Art. 48 Abs. 4, Art. 49 Abs. 2a i.V.m. Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG!

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Die erste Sichtung

Zum Nachweis nach den ANBest-K beachte im Übrigen:

Für den (vorläufigen) Verwendungsnachweis ist grundsätzlich das zu verwenden .

Muster 4 zu Art. 44 BayHO(vgl. Nr. 10.1 VVK, Nr. 6.2 ANBest-K)

Der Verwendungsnachweis hat spätestens innerhalb von einem Jahr nach Ende des Bewilligungszeitraumes zu erfolgen .(vgl. Nr. 6.1 Satz 1 ANBest-K)

Kann die Jahresfrist nicht eingehalten werden, so ist ein vorläufiger Verwendungsnachweis zu erstellen

. (vgl. Nr.

6.1 Satz 3 (beachte auch Satz 4) ANBest-K)


I n d e r R e g e l g e n ü g t d e r v e r e i n f a c h t e Verwendungsnachweis

. (vgl. Nr. 10.2 VVK, Regelung im

Bewilligungsbescheid)

Ist die Erfüllung des Zuwendungszweckes ein sich wiederholendes einfaches Ereignis, so kann auf den vorherigen Sachbericht Bezug genommen werden

. (vgl.

Nr. 10.2 VVK, Nr. 6.2 ANBest-K)

Der Verwendungsnachweis kann auch au f elektronischem Wege erfolgen

. (vgl. Nr. 10.3 VVK, Nr. 6.2

ANBest-K)

Der (vorläufige) Verwendungsnachweis gilt als Auszahlungsantrag für Einbehalte

. (vgl. Nr. 6.1 Satz 5

ANBest-K, Nr. 5.2.2, 7.2 VVK )

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2.6 Die Jahresfrist zur Geltendmachung von Erstattungsansprüchen

Die bereits erwähnte Jahresfrist nach Art. 48 Abs. 4, Art. 49 Abs. 2a i.V.m. Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG für die Geltendmachung von Erstattungsansprüche (Strittig: Anwendung der Jahresfrist auch für Erstattungsansprüche aufgrund von einer Unwirksamkeit der Bewilligung (vgl. unten Nr. 3) oder aber Art. 71 AGBGB – drei Jahre) ist eine Ereignisfrist nach § 187 Abs. 1 BGB und naturgemäß bei der Prüfung von Verwendungsnachweisen von großer Bedeutung. Es gibt dazu zahlreiche Urteile (vgl. z.B. BVerwG, DVBl. 01.08.2001, 1221 ff.; BVerwG, Beschluss des Großen Senats, 19.12.1984), und wenn Sie etwas Zeit haben, dann lesen Sie doch mal das ein oder andere nach. An dieser Stelle möchte ich für Sie auf jeden Fall aber den erläuternden Hinweis Nr. 17 zu Art. 44 BayHO zitieren: „Die Jahresfrist nach Art. 48 Abs. 4, Art. 49 Abs. 2 Satz 2 und Art. 49 Abs. 2a Satz 2 BayVwVfG beginnt, wenn die zuständige Behörde von Tatsachen Kenntnis erhält, die Rücknahme oder Widerruf rechtfertigen. Der Eingang des Verwendungsnachweises bei der Behörde setzt im Zweifel die Jahresfrist dann in Lauf, wenn bereits bei verwaltungsüblicher Prüfung ersichtlich ist, dass Mittel entgegen dem im Zuwendungsbescheid bestimmten Zweck verwendet oder Auflagen nicht eingehalten worden sind. Wenn sich hingegen aus dem Verwendungsnachweis keine Anhaltspunkte für eine nicht zweckentsprechende Verwendung oder Verstöße gegen Nebenbestimmungen ergeben, beginnt die Jahresfrist, sobald die Behörde durch Prüfung an Ort und Stelle oder durch Rückfragen von Verstößen Kenntnis erlangt. Typische Fälle liegen bei der Einschaltung der Baubehörden oder der Preisprüfungsbehörden der Länder vor. In jedem Falle ist davon auszugehen, dass eine Behörde sich nicht auf Unkenntnis von Tatsachen berufen kann, wenn - aus welchen Gründen auch immer - die rechtzeitige Prüfung des Verwendungsnachweises unterblieben ist.“ Sie sind als Prüfer, auch im Hinblick auf ihre Regresspflicht, immer auf der sicheren Seite, wenn Sie zum einen die Kurzprüfung sofort durchführen und zum anderen Ihre Entscheidungsfrist (vgl. Kopp / Ramsauer, VwVfG, zu § 48 Rd. Nr. 140) vorläufig einmal auf ein Jahr nach dem Eingang des Verwendungsnachweis festsetzen. Wenn Sie den Vorgang zur detaillierteren Prüfung in Ihre Wiedervorlage eintragen, dann setzen Sie sich – soweit nicht ein früherer Termin vom Zuwendungsgeber vorgegeben wurde – eine „Deadline“ spätestens etwa drei Monate vor Fristablauf für den Beginn Ihrer Kontrolle. Dann haben Sie ausreichend Zeit zur detaillierten Prüfung, können noch in aller Ruhe einen Prüfungstermin vor Ort (vgl. unten Nr. 2.7.5.8) ansetzen und kommen auch nicht in Schwierigkeiten, wenn sich z.B. eines Ihrer zuvor angeforderten Gutachten noch verzögert. Probleme mit der Jahresfrist kann es z.B. geben, wenn Sie nicht die Bewilligungsstelle sind und auch nicht für die Überwachung des Vorlagetermins zuständig waren (vgl. oben Nr. 2.4). In einigen Fällen passiert es leider, dass Prüfvorgänge nicht zeitnah an die Prüfungsstelle weitergegeben werden. Bis Sie den Vorgang dann in den Händen halten, verbleiben Ihnen im Extremfall lt. Hinweis Nr. 17 zu Art. 44 BayHO nur noch wenige Tage zur Prüfung. Anders die Rechtsprechung: Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichtes beginnt diese Jahresfrist erst zu laufen, wenn die Behörde bspw. die Rechtwidrigkeit eines Verwaltungsaktes erkannt hat und ihr die weiteren, für die Rücknahmeentscheidung erheblichen Tatsachen vollständig bekannt sind (grundlegender Beschluss vom 19.12.1984 – BVerwGE 70, 356; hier: BVerwG, 7. Senat, Urteil vom 20.09.2001). Zur Auslösung der Jahresfrist genügt es nicht, dass die die Rücknahme oder den Widerruf rechtfertigenden Tatsachen aktenkundig, d.h. aus den Akten ersichtlich sind, sondern es ist erforderlich, dass sich die Behörde der Notwendigkeit bewusst wird, über eine Rücknahme oder einen Widerruf einer Bewilligung zu entscheiden. Die Jahresfrist beginnt somit erst zu laufen, wenn diese Tatsachen vollständig, uneingeschränkt und

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zweifelsfrei ermittelt sind (BVerwG, 8.Senat, 24.01.2001). Das geforderte Bewusstsein muss außerdem beim entscheidungsbefugten Sachbearbeiter eintreten (BayVGH, Urteil vom 18.12.1990). Das Wissen anderer Behördenvertreter muss sich dieser zuständige Sachbearbeiter dabei nicht automatisch zu rechnen lassen (BayVGH, Urteil vom 25.05.2004. Also, was ist praxisnah zu tun, damit der Fall nicht unter Ihren Fingern verfristet? Jetzt ist die sofortige Kurzprüfung (vgl. oben Nr. 2.5.) besonders wichtig. Wenn Sie Glück haben, fehlt im Verwendungsnachweis eine entscheidende Unterlage (vgl. unten Nr. 2.7.5.6). Fordern Sie sie sofort, z.B. per Fax oder Email nach, denn mit deren Eingang läuft Ihre Entscheidungsfrist erneut an. - Wenn Sie Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines

Erstattungsanspruches finden, dann brennt es wirklich, denn nun begann die Jahresfrist grundsätzlich mit dem Eingang des Verwendungsnachweises bei der Bewilligungsbehörde (vgl. oben Hinweis Nr. 17 zu Art. 44 BayHO; gilt auch für VVK). Teilen Sie also Ihre Anhaltspunkte dem Zuwendungsempfänger umgehend mit. Verbinden Sie die Mitteilung mit der Absichtserklärung, dass Erstattungsansprüche geltend gemacht werden (vgl. Beispiel am Schluss von Kapitel 3). Die genaue Bezifferung der Ansprüche stellen Sie für einen späteren Zeitpunkt in Aussicht und hören Sie den Zuwendungsempfänger gleichzeitig dazu an. Erfahren Sie im Rahmen der Anhörung noch ein paar Neuigkeiten, startet Ihre Frist zur Entscheidung erneut. Anderenfalls haben Sie nach Art. 71 AGBGB drei Jahre Zeit die Höhe der geltend gemachten Ansprüche festzulegen (vgl. dazu auch unten Kapitel 3).

- Wenn Sie keine Anhaltspunkte finden, dann können Sie erst einmal

durchatmen. Dann ist entweder alles ordnungsgemäß abgewickelt worden oder aber Ihre Jahresfrist startet erst, wenn ein von Ihnen beauftragter Fachgutachter, z.B. im Rahmen der baufachlichen Prüfung, oder Sie selbst bei einer Originalbelegsprüfung vor Ort möglicherweise neue Tatsachen entdecken.

Sind seit dem Eingang des Verwendungsnachweises bei der Bewilligungsstelle mehr als ein Jahr vergangen, bevor er Sie erreicht, und wurden innerhalb dieses Zeitraumes keine die Verfristung beeinflussenden Maßnahmen (Unterlagennachforderungen, Ermittlung neuer Sachverhalte u.ä.) ergriffen, so vermerken Sie den tatsächlichen Eingang bei Ihnen unbedingt mit dem Hinweis auf einen möglichen Fristablauf in dem Vorgang. Am Besten bestätigen Sie den Eingang mit dem gleichen Hinweis auch zeitgleich schriftlich der zusendenden Bewilligungsstelle zur Dokumentation in den Akten. Das ist im Hinblick auf Ihre prüferische Verantwortung und zum Schutz vor Regressansprüchen notwendig. Finden Sie nun im Verwendungsnachweis Tatsachen die Geltendmachung eines Erstattungsanspruches rechtfertigen, so können Sie im Interesse der Staatskassen und der weiteren Durchsetzbarkeit des Anspruches nur hoffen, dass eine Prüfung vor Ort oder eine Anhörung des Zuwendungsempfängers darüber hinausgehende Kenntnisse erbringt und im Fall eines Widerspruches bzw. einer Feststellungsklage gegen eine Rückforderung der Richter die Jahresfrist großzügig anwendet.

2.7 Die Prüfung Die nächste Stufe der Verwendungsnachweisprüfung unterteilt sich in vier Bausteine, nämlich die Auswertung der Bewilligungsakte, die Prüfung von Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis, die Belegprüfung sowie das Abfassen des Prüfvermerks. Dabei möchte ich noch mal darauf hinweisen, dass es, bei uns in Bayern, grundsätzlich jedem Prüfer überlassen ist, was er wie intensiv prüft (vgl.

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VV Nr. 11.1.3 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.1.3 VVK) und was er als wesentlich in seinem Prüfvermerk zusammenfasst (vgl. VV Nr. 11.2 zu Art. 44 BayHO). Was ich im Nachfolgenden ausführe, sind demnach, von wenigen Ausnahmen abgesehen, Handlungsvorschläge und keine Handlungszwänge. Eines sollte jedoch stets bedacht werden. Wir prüfen, aufgrund der Verantwortung im Umgang mit öffentlichen Geldern im eigenen Zuständigkeitsbereich oder im Auftrag (Delegation, vgl. oben Nr. 2.3) einer anderen Bewilligungsbehörde nach VV Nr. 11.1.2 und 11.1.3 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.1.2 und 11.1.3 VVK um Antworten auf die zwei folgenden grundlegenden Kernfragen zu finden:

Wurde die Zuwendung zweckentsprechend verwendet?

Wurde das Ziel der Zuwendung erreicht?

Bei der Beantwortung dieser Fragen gibt es drei wesentliche Blickrichtungen:

o Zunächst richten sie das Augenmerk auf die Vergangenheit, nämlich die Mittelverwendung im konkreten Einzelfall sowie den mit der Zuwendung erreichten Erfolg. Sie zielen ab auf das Verhalten des Zuwendungsempfängers bei der Erfüllung der Bewilligungsauflagen, den Verbleib der bewilligten Mittel sowie die konkret erzielte Wirkung der Zuwendung. Dabei können sie im Fall ihrer Verneinung sofort Maßnahmen zur Sicherung der wie auch immer zweckentfremdeten oder zweckverfehlt eingesetzten Zuwendungen anstoßen.

o Außerdem können ihre Beantwortung Anstöße zum gegenwärtigen Verhalten der jeweiligen Bewilligungsbehörde liefern und so bewirken, dass bei anschließenden oder vergleichbaren Zuwendungsverfahren praktische Konsequenzen gezogen werden. Die Möglichkeit, beispielsweise zukünftig Restzuwendungsmittel (vgl. oben Nr. 2.4, VV Nr. 5.2.6 zu Art. 44 BayHO, Nr. 5.2.2 VVK) einzubehalten, wurde bereits erwähnt. Es könnte sich aber auch – je nach Prüfungsfeststellung - ergeben, dass bestimmte Regelungen im Bewilligungsbescheid präzisiert oder ergänzt und zusätzliche Hinweise aufgenommen werden sollten. Dies dient dem effizienteren Mitteleinsatz bei der Bewilligung im Einzelfall.

o Schließlich können die bei Ihrer Prüfung gefundenen Antworten bei entsprechender Auswertung bereichszugehöriger weiterer Prüfberichte auch über den konkreten Fall hinaus für den zukünftigen Einsatz von Zuwendungen wesentliche Informationsbausteine liefern. Die Zuwendungsgeber benötigen für ihre Planung eines effizienten Einsatzes weiterer Zuwendungen in den folgenden Haushaltsjahren die Rückkoppelung (vgl. oben Ausführungen im 1. Vorwort), ob in der Gesamtschau aller Zuwendungsverfahren das mit der Zuwendung angestrebte Ziel im Ergebnis überhaupt erreicht werden konnte und somit eine Fortsetzung sinnvoll ist.

Richten Sie also Ihre Prüfung und Ihren Prüfvermerk daran aus! Anmerkung: In diesem Zusammenhang lege ich Ihnen auch die Ausführungen im Abschnitt C Kapitel 7.2.3. der Schriftenreihe des BWV, Band 10, ans Herz. Außerdem hat das Finanzministerium Mecklenburg – Vorpommern im Februar 1998 eine Skript mit dem

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Titel „Erfolgskontrolle in der öffentlichen Verwaltung“ herausgegeben, dessen Grundsätze auch auf unsere Prüfungen übertragbar sind. Die beiden in den VV Nr. 11.1.2 und 11.1.3 zu Art 44 BayHO bzw. Nr. 11.1.2 und 11.1.3 VVK aufgeworfenen Fragen sind Kernfragen, die sich im Rahmen der Prüfungspraxis in viele Teilaspektfragen aufsplittern (vgl. unten Basiskatalog, Nr. 5.4 ff., Kommentar Krämer/Schmidt, Abschnitt E III 3.2).

Die Prüfung, die wir durchführen, ist zunächst eine Plausibilitätsprüfung.

In einem Rechtsstaat gilt die Unschuldsvermutung. Deshalb gehen wir als Vertreter des Staates grundsätzlich davon aus, dass sich der Zuwendungsempfänger ordnungsgemäß verhalten hat. Aus demselben Grund müssen wir ihn und seine Handlungen auch nicht komplett durchleuchten, sondern lediglich durch ein paar stichprobenartige Prüfungen das in ihn gesetzte Vertrauen rechtfertigen. In der Praxis heißt das allerdings, dass Sie als Prüfer mit der Zeit ein Gespür dafür entwickeln müssen, wo es im fraglichen Fall am ehesten Verstöße gegeben haben könnte, und je mehr Unstimmigkeiten Sie entdecken, desto detaillierter müssen Sie prüfen. „Sachdienliche Hinweise“ können Ihnen da bereits im Vorfeld die Bewilligungsstellen liefern. Eine Rückfrage lohnt sich! Vielleicht stoßen Sie auch in der Bewilligungsakte auf besondere Hinweise, z.B. die Notwendigkeit seitens der Bewilligungsstelle mehrfach ausdrücklich auf bestimmte Pflichten hinzuweisen, Unstimmigkeiten in den Anträgen o.ä. Auch die Feststellungen im Rahmen Ihrer Kurzprüfung können bereits Anhaltspunkte geliefert haben, denen Sie jetzt nachgehen müssen.

Welche Stichproben Sie auch immer auswählen, dokumentieren Sie Ihre Auswahl. Die Stichprobenauswahl ist eine interne Ermessensentscheidung, also ist es wichtig überhaupt ein nachvollziehbares Ermessen ausgeübt zu haben.

Das bewahrt Sie allerdings nicht davor, auch einmal die falsche Auswahl getroffen zu haben. Es ist nämlich bei einer Plausibilitätsprüfung dieser Art nie auszuschließen, dass sich später im Rahmen einer Rechnungsprüfung des Falles mit anderen Schwerpunkten noch Beanstandungen ergeben. Die zu erwartende Frage, wieso Ihnen bestimmte Dinge im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung nicht aufgefallen sind, können Sie dann aber beruhigt mit den Kriterien Ihrer Stichprobenauswahl kontern. Den Vorwurf der Fahrlässigkeit kann Ihnen danach eigentlich niemand mehr machen. Anders sieht es aus, wenn Sie in einer solchen Situation nicht mehr wissen, ob und warum Sie was wann geprüft haben! Wenn Sie wissen, was Sie vorrangig prüfen möchten, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten bei der Prüfung selbst zu verfahren: (1) Sie nehmen zunächst die Prüfungen vor, notieren sich Ihre jeweiligen

Prüfungsergebnisse und fassen Sie zum Schluss die wesentlichen Ergebnisse (vgl. VV Nr. 11.2 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.2 VVK) auf der Basis Ihrer Aufzeichnungen in Ihrem Prüfvermerk zusammen.

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Bewahren Sie in diesem Fall ihre Notizen gut auf, denn es ist durchaus möglich, dass Sie Ihre Feststellungen zu einem späteren Zeitpunkt nochmals auf Rückfrage des Zuwendungsgebers oder der Rechnungsprüfung herleiten und begründen müssen (vgl. oben).

Bei der Vielzahl der Fälle und insbesondere, wenn seit der Prüfung längere Zeit verstrichen ist, können Sie Ihre ursprünglichen Überlegungen anders wohl kaum mehr nachvollziehen und in eine vermeidbare Erklärungsnot geraten. Außerdem haben Sie vielleicht gewissenhaft Dinge geprüft, die mangels Beanstandung gar nicht in Ihrem Vermerk erwähnt wurden, später aber an Bedeutung gewinnen. Ohne Ihre Notizen können Sie diese Prüfungen nicht mehr darlegen. Manche Prüfer legen aus diesem Grund neben der Verwendungsnachweisakte eine separate Prüfungshandakte an, in der sie ihre Arbeitsschritte, Überlegungen, herangezogene Urteile, Finanzministeriumsschreiben etc. sammeln. Erlauben Sie mir dazu einen kleinen Exkurs:

Das Führen von gesonderten Handakten birgt Probleme. Nach § 27 Abs. 1 AGO sollen sachlich zusammengehörige Dokumente in einer Akte abgelegt werden. Außerdem muss nach § 18 Abs. 1 AGO jeder Vorgang nachvollziehbar sein. Bei der Führung von Parallelakten besteht immer die Gefahr, dass genau letzteres nur für den Prüfer, nicht aber für Dritte möglich ist. Deshalb sollten Sie sich immer bemühen, ihre Vorgänge so zu führen, dass - sofern Sie, aus welchem Grund auch immer, bei der Sachbearbeitung ausfallen sollten - ihr Vertreter sofort alles in der Hand hat, was auch Sie bei Ihren Überlegungen begleitet hat. Außerdem kann Ihre Prüfungsakte im Falle einer Anzeige wegen Subventionsbetruges nach § 264 StGB ganz schnell zum Beweismittel werden. Dann sollte sie vollständig und auch für die Ermittlungsbeamten leicht nachvollziehbar sein. Sofern Sie dies beherzigen, kann das Anlegen einer allgemeinen Akte, in der Sie thematisch geordnet z.B. Urteile, Hinweise, Erläuterungen oder Mustertexte sammeln, aber sehr hilfreich sein. Mit der Zeit wird diese Akte wachsen und dann einen sehr wertvollen Fundus für Ihre Arbeit darstellen.

(2) Ich selbst verfasse den Prüfbericht stets parallel zu meiner Prüfung. Damit habe

ich den Fortgang meiner Prüfung vor Augen und kann, soweit einmal erforderlich, jederzeit einen vorläufigen Zwischenbericht abfassen. Außerdem habe ich mit dem letzten Prüfungsschritt auch den Vermerk abgeschlossen und muss nicht zur Abfassung des Prüfvermerkes gedanklich „noch mal von vorne“ anfangen. Mir bleibt dann eigentlich nur noch die Aufgabe den Text zu straffen (Stichwort: Wesentlichkeit) und an einzelnen Formulierungen zu feilen. Natürlich vermerke auch ich Prüfungsschritte, die später z.B. mangels Beanstandung im Prüfvermerk keine Erwähnung finden, in dem ich sie z.B. mit rotem Stift direkt auf den Belegen notiere (vgl. unten Vorgehen unter. Nr. 2.7.5.8). Kritische Belege kopiere ich dann noch für meine Akten.

Letztlich bleibt es aber Ihrem persönlichen Arbeitsstil überlassen, welchen der beiden Bearbeitungswege Sie wählen. Wichtig ist, dass Sie auch im Nachhinein stets Ihre Ergebnisse rekapitulieren und begründen können.

Kapitel 2-18

In jedem Fall erfordert die Prüfung eines Verwendungsnachweises ein sehr konzentriertes Arbeiten, denn Sie müssen aus einer Summe von Fakten und einzelnen Feststellungen ein geordnetes Ganzes schaffen. Im Verlauf der Prüfung verändern sich sowohl Ihre Feststellungen als auch Ihre errechneten Zahlen ständig, je nachdem, was Sie im jeweils nächsten Prüfungsschritt entdecken. Ich empfehle Ihnen sich spezielle Prüfungstage einzuplanen, an denen Sie sich nur mit dem einen Fall beschäftigen. Das ist nicht immer einfach, aber wenn Sie ständig abgelenkt werden oder zwischendurch noch andere Fälle bearbeiten, müssen Sie sich hinterher jedes Mal wieder neu gedanklich in die zu prüfende Materie einfinden und Ihre bisherigen Schlussfolgerungen rekapitulieren. Das kostet mehr Zeit und Nerven. Haben Sie also den Mut für eine Verwendungsnachweisprüfung auf Tauchstation zu gehen. Stellen Sie Ihren Anrufbeantworter ein. Nur die wenigsten Anfragen können keine 24 Stunden warten. Vielleicht haben Sie aber auch einen Kollegen, der ebenfalls Verwendungsnachweise prüft und ebenfalls froh wäre, wenn er spezielle Prüfungstage zur Verfügung hätte. Dann können Sie sich gegenseitig den Rücken freihalten, in dem z.B. abwechselnd einer des anderen Telefon betreut.

2.7.1 Der Prüfvermerk Da der Prüfvermerk meines Erachtens den Verlauf Ihrer detaillierten Prüfung widerspiegeln sollte (Stichwort: Nachvollziehbarkeit), möchte ich vorliegend mit ihm beginnen. Nach VV Nr. 11.2 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.2 VVK sind der Umfang und das Ergebnis der Prüfung in einem Vermerk (Prüfvermerk) niederzulegen; Feststellungen von nicht wesentlicher Bedeutung sind nicht in den Vermerk aufzunehmen. Was wesentlich ist oder nicht, bestimmen dabei letztlich Sie. Darüber hinaus müssen Sie zwingend nur noch auflisten, wann welche Unterlagen eingegangen sind. Im Prinzip würde es also ausreichen zu schreiben: „Der Verwendungsnachweis im o.g. Vorgang wurde fristgerecht mit folgenden Unterlagen XXXXXXXXX am XX.XX.XX. vorgelegt. Es erfolgte eine Prüfung hinsichtlich der ordnungsgemäßen Mittelverwendung, die keine / folgende Beanstandungen ergab..... Das Ziel der Zuwendung wurde / wurde nicht erreicht. Es ergaben sich darüber hinaus keine weiteren Beanstandungen. Geprüft XY“ Wenn Sie daneben einen ausführlichen Vermerk zu Ihren durchgeführten Prüfungen in den Akten haben, mag der oben dargestellte Text zumindest bei geringfügigeren Zuwendungen durchaus ausreichend sein. Ein Millionenprojekt würde ich aber schon aus Selbstschutz gegen Regressansprüche und im Hinblick auf Sinn und Zweck der Verwendungsnachweisprüfung (vgl. oben Nr. 2.7) nicht mit einem solchen Minimalbericht abschließen wollen.

Bedenken Sie, dass Sie den Prüfvermerk nicht nur für sich selbst abfassen, sondern auch für andere, die nicht den gesamten Vorgang kennen bzw. nachlesen können.

Kapitel 2-19

Im Kommentar „Zuwendungsrecht – Zuwendungspraxis“ zu den zuwendungsbezogenen haushaltsrechtlichen Vorschriften des Bundes und der Länder von Herrn Erwin Krämer und Herrn Jürgen Schmidt finden Sie in Abschnitt E III Nr. 5.2 und 5.3 Muster für Prüfvermerke, in denen die wesentlichen Prüfungspunkte und -aussagen inklusive einschlägiger Berechnungsschemata formularartig, dargestellt wurden. Folgen Sie diesen Schemata bzw. passen Sie es Ihrem Bereich entsprechend an, so können Sie in Ihrem Vermerk schon nichts Wesentliches mehr vergessen. Bei der Abfassung meiner Prüfvermerke (Vgl. Anhang 6.1 – Mustertexte aus Prüfvermerken) orientiere ich mich mit Blick auf eventuelle Rückforderungen allerdings bereits an den Grundregeln, die für das Abfassen von Bescheiden gelten. Ich stelle lediglich statt dem vorangehenden Tenor (= Urteilsstil) ein zusammenfassendes Ergebnis an den Schluss der Ausführungen (= Gutachtensstil). Wie in den nachstehenden Grafiken verdeutlicht, besteht mein Prüfbericht damit aus einem Fließtext mit drei Teilen, nämlich der Darstellung der Prüfungsgrundlagen (entspricht der Sachverhaltsdarstellung), der Darstellung der Prüfungsinhalte und – feststellungen (entspricht der rechtlichen Würdigung) sowie der Zusammenfassung der wesentlichen Ergebnisse mit der Darstellung der daraus resultierenden Konsequenzen.

Im Rahmen der Darstellung der Prüfungsgrundlagen (vgl. Basiskatalog, Nr. 5.1 bis 5.3) trage ich alle Fakten (z.B. Höhe der Zuwendung, Zuwendungs- und Finanzierungsart, Auszahlungstermine, vorgelegte Unterlagen etc., vgl. unten Nr. 2.7.2 und Nr. 2.7.4) zusammen, die bei der durchgeführten Prüfung eine Rolle gespielt haben. Sofern besondere Nebenbestimmungen verletzt wurden, erwähne ich auch diese explizit in der Sachverhaltsdarstellung.


Gliederung Teil I – Prüfungsgrundlagen

Darstellung des Prüfungssachverhaltes

Zuwendungsempfänger, -geberArt und Umfang der Förderung

Nebenbestimmungen

Bewilligungszeitraum

Termine der MittelauszahlungVorlagetermin des Verwendungsnachweis

Vorgelegte Unterlagen

Der Prüfvermerk

Bei der Darstellung der Prüfungsinhalte und –feststellungen (vgl. Basiskatalog, Nr. 5.4) erläutere ich zuerst, welche Schwerpunkte ich bei der Prüfung gesetzt habe (vgl. oben Nr. 2.7, Anhang 6. Mustertext). Erinnern Sie sich, die Auswahl, was wie intensiv geprüft wird, ist Ihnen als Prüfer überlassen.

Kapitel 2-20

Indem ich hier die getroffene Stichprobenauswahl aufliste, kann jeder Leser erkennen, auf welche Detailfragen er im vor ihm liegenden Vermerk Antworten finden wird. Dann arbeite ich die ausgewählten Prüfungsfragen (vgl. unten Basiskatalog, Nr.5.4) ab und subsumiere dabei meine Feststellungen unter die jeweiligen Vorschriften des Zuwendungsrechtes (vgl. unten Anhang 6. Mustertext). Schließlich lege ich dar, ob sich daraus ein einzelner Widerrufs- bzw. ein Rückerstattungsgrund oder eine Zinsforderung ergibt.


Gliederung Teil II – Die Prüfung

Darstellung der Prüfungsinhalte

PrüfungsmaßstäbePrüfungskriterien

Prüfung des Sachberichtes

Prüfung des zahlenmäßigen Nachweises

Prüfung der Einzelbelege

Der Prüfvermerk

Abschließend fasse ich meine Beanstandungen zusammen (vgl. Basiskatalog, Nr. 5.5), liste alle gefundenen Erstattungsansprüche auf und gebe Empfehlungen zum weiteren Vorgehen.


Gliederung Teil III – Das Ergebnis

Darstellung der Prüfungsergebnisse

Zusammenfassung der PrüfungsergebnisseWeiteres Vorgehen (Rechtsfolgen)

Der Prüfvermerk

Kapitel 2-21

Somit kann jeder, allein anhand des Prüfvermerkes und ohne zusätzliches Aktenstudium, ein komplettes Bild zum Vorgang erhalten. Die ganz Eiligen können zunächst auch nur das Ergebnis zur Kenntnis nehmen. Diese Vorgehensweise hat sich bei mir außerdem bewährt, weil z.B. im Falle einer Geltendmachung von Erstattungsansprüchen von mir selbst oder der sonst zuständigen Stelle die Begründung des Rückforderungsbescheides in weiten Teilen aus dem Prüfvermerk übernommen werden kann. Damit erspare ich mir und hoffentlich auch anderen eine Menge Zeit und Mühe.

Letztlich bleibt es wieder Ihrem persönlichen Arbeitsstil überlassen, ob Sie Ihren Prüfvermerk in tabellarischer bzw. formularartiger Form oder als Fließtext verfassen. Wichtig ist, dass er auf die Kernfragen eindeutige Antworten liefert.

2.7.2 Die Auswertung der Bewilligungsakte Um die beiden Kernfragen der Prüfung (vgl. oben Nr. 2.7) beantworten zu können, benötigen Sie zunächst einmal etliche Basisfakten aus der Bewilligungsakte. Um diese zu finden und für die Prüfung nutzbar zu machen, schlage ich Ihnen folgendes Vorgehen vor:

- Lesen Sie zu Beginn jeder Prüfung zunächst die Bewilligungsakte einmal gründlich durch. Das sollten Sie auch dann tun, wenn Sie die fragliche Zuwendung selbst bewilligt haben, und sich so noch einmal die wesentlichen Vorgänge ins Gedächtnis rufen. Vor allem bei umfangreichen Vorgängen verliert man sonst doch leicht einmal den Überblick.

- Sofern Ihnen bei diesem ersten Durchgehen bereits Besonderheiten auffallen,

markieren Sie diese unbedingt mit kleinen, beschrifteten Klebezetteln. Manches findet man sonst später nicht mehr wieder oder sucht man unnötig lange. Wenn sich nachträglich herausstellt, dass es doch nicht so wichtig war, dann entfernt man den Merker eben wieder.

- Wenn Sie sich nun mit dem Vorgang vertraut gemacht haben, dann lesen Sie

ihn noch einmal (!) und erstellen sich parallel handschriftlich oder als Excel-Tabelle eine kleine Übersicht, in die Sie folgende Daten eintragen (vgl. a. Basiskatalog, Nr. 5.1 und 5.3):

o Zuwendungsempfänger – genaue Anschrift, Telefon, Fax, Email-Adresse

(wichtig auch für kurze Rückfragen) o Zuwendungsprojekt, Name des Bewilligungssachbearbeiters, Telefon,

Fax, Email-Adresse (ebenfalls wichtig für Rückfragen) o Eckdaten des Verfahrens (wie z.B. Datum - Antrag, Datum - Vorzeitiger

Maßnahmenbeginn, Aktenzeichen, Vorsteuerabzugsberechtigung, Datum – Bescheid, Aktenzeichen, Höhe der Zuwendung, Zuwendungs- und Finanzierungsart, Höhe – festgesetzte zuwendungsfähige Kosten, besondere Nebenbestimmungen, Datum – Änderungsbescheid, Aktenzeichen, wichtige Änderungen, Auszahlungstermine, Höhe der Auszahlungen, Ende – Bewilligungszeitraum, Datum – Eingang des Verwendungsnachweises)

Kapitel 2-22

o Kopieren Sie sich außerdem zumindest die bewilligten Kosten- und Finanzierungspläne, besser noch die Bescheide. Darauf können Sie sich Fragen notieren, Notizen zu Prüfungsfeststellungen machen, Erledigtes abhaken etc. (Achtung: unbedingt für später aufheben)

o Notieren Sie kurz die Besonderheiten innerhalb des Verfahrens, wie z.B.

besondere Belehrungen, Mahnungen, Differenzen u.ä.

Wenn Sie selbst das Bewilligungsverfahren durchführen, können Sie sich oder anderen Prüfern diese Arbeit erleichtern, indem Sie zumindest einige der o.g. Daten bereits von Verfahrensbeginn an auf einem Bearbeitungsblatt mit notieren.

Später übertragen Sie Ihre gesammelten Daten in Ihren Prüfvermerk. Auf diese Weise ist die Sachverhaltsdarstellung recht schnell abgeschlossen.

2.7.3 Der Abgleich von Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis


Der Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis besteht aus dem Sachbericht und dem

zahlenmäßigen Nachweis .

(Vgl. Nr. 6.2 ANBest-P)

Lesen: Nr. 7.2 ANBest- I und Nr. 6.2 ANBest -K

Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis (Auflistung aller Ausgaben, einmal nach Kostenansätzen, einmal nach der zeitlichen Folge der Einzelausgaben im Rahmen der Kostenansätze) sind die Kernstücke des Verwendungsnachweises. Mit ihnen legt der Zuwendungsempfänger Rechenschaft über Erfolg und Misserfolg des geförderten Projektes sowie seinen Mitteleinsatz ab. Ihre Aufgabe ist es, die Plausibilität dieser Angaben zu prüfen. Dazu kontrollieren Sie nicht nur, ob jeder Teilnachweis für sich glaubhaft ist, sondern auch, ob sie miteinander korrespondieren, d.h. Angaben zu Ausgaben auch im

Kapitel 2-23

Sachbericht eine Begründung finden bzw. umgekehrt die Darstellungen des Sachverhaltes untermauern. Zwei einfache Beispiele:

(1) Im zahlenmäßigen Nachweis werden Ausgaben beim Kauf bestimmter Maschinenbauteile ausgewiesen, die Maschine wurde aber bei den im Sachbericht beschriebenen Tätigkeiten gar nicht benötigt.

(2) Im Sachbericht wird die Teilnahme an einer Messe im März beschrieben. Im

zahlenmäßigen Nachweis finden sich dazu zwar Ausgabenpositionen, die sich aber auf Ausgaben im November beziehen.

Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis bedürfen also im Verlauf der Prüfung in doppelter Hinsicht Ihrer besonderen Aufmerksamkeit.

2.7.4 Der Sachbericht


Der Sachbericht

Im Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte

Ergebnis im einzelnen darzustellen.

(Nr. 6.3 ANBest- P)

Lesen: Nr. 7.3 ANBest- I und Nr. 6.3 ANBest-K

Vom Zuwendungsempfänger sind im Sachbericht die Verwendung der Zuwendung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen (vgl. Nr. 6.3 ANBest-P, Nr. 7.2 ANBest-I bzw. Nr. 6.2 ANBest-K; vgl. dazu auch BWV, Band 10, C Nr. 6.1.1). Ersatzweise können auch Projektabschlussberichte, Geschäftsberichte, wissenschaftliche Publikationen und ähnliches vorgelegt werden, soweit sie die Zuwendung und ihren Erfolg zum Gegenstand haben bzw. mit abhandeln. Aber leider erfüllen nicht alle eingereichten Sachberichte diese Anforderungen.

Ein Sachbericht, dem Sie nicht entnehmen können, ob das geförderte Projekt sein Ziel erreicht hat, ist nicht aussagekräftig.

Kapitel 2-24

Mühen Sie sich also nicht lange mit einem solchen Bericht herum, vor allem interpretieren Sie ihn nicht. Der Sachbericht ist eine subventionserhebliche Angabe i.S.d. § 264 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 Nr. 2 StGB. Im Fall des Falles ist der Sachbericht somit ein Beweisstück für einen möglichen Betrug (§§ 263, 264 StGB) und je eindeutiger die Aussagen sind, desto leichter ist auch die Beweisführung. Folglich wird ein gewiefter Betrüger sich immer bemühen, in seinen Aussagen möglichst allgemein zu bleiben. Ist ein Sachbericht also ungenau bzw. sogar missverständlich formuliert, dann seien Sie wachsam. Der Zuwendungsempfänger muss klar und deutlich Stellung beziehen, was er mit der Zuwendung gemacht und erreicht hat. Dessen ist er sich – zumindest im Rahmen der Wirtschaftsförderung - auch aufgrund der Nr. 6.3 ANBest-P, Nr. 7.2 ANBest-I bzw. Nr. 6.2 ANBest-K sowie der beigefügten Erklärung nach Nr. 6.7 ANBest-P, Nr. 6.7 ANBest-K bzw. Nr. 7.4 ANBest-I bewusst. Außerdem wird er ein erfolgreiches Projekt normalerweise gerne als solches darstellen, denn der Erfolg des Projektes ist schließlich sein Erfolg. Wenn er das nicht tut, dann gibt es dafür vermutlich einen Grund. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, dass er die Bedeutung des Sachberichtes einfach unterschätzt hat. Ein Anruf beim Zuwendungsempfänger wird Ihnen hier Klarheit bringen. Weisen Sie ihn nochmals auf den zwingenden Inhalt des Sachberichtes hin und fordern Sie den Zuwendungsempfänger ggf. schriftlich auf, bis zu einem bestimmten Termin einen neuen detaillierteren Sachbericht vorzulegen. Sofern der Sachbericht nur einzelne Randfragen offen lässt, schreiben Sie den Zuwendungsempfänger an und lassen Sie ihn zu Ihren offenen Fragen Stellung nehmen. Übrigens, auch wenn sich ein Zuwendungsempfänger über angeblichen Bürokratismus beschwert, bleiben Sie gelassen. Er hat für seine Unternehmung nicht rückzahlbares Geld vom Staat bekommen. Eine Bank hätte Rückzahlung, Zinsen und Sicherheiten verlangt. Dagegen ist das Zusammenstellen eines ordnungsgemäßen Nachweises eine Kleinigkeit.

Die einjährige Entscheidungsfrist startet mit dem Schrifteingang erneut, denn schließlich erhalten Sie neue Erkenntnisse (vgl. oben Nr. 2.6). Ändern Sie also den Verfristungstermin auf Ihrem Bearbeitungsblatt.

Wenn Ihnen nun ein prüffähiger Sachbericht vorliegt, dann bleibt die Frage, ob Sie ihn selbst prüfen oder eine entsprechende Fachbehörde darum bitten. Das hängt von den Vorgaben der jeweiligen Richtlinie, dem Gegenstand der Förderung und Ihrer eigenen Sachkundigkeit ab (vgl. z.B. VV Nr. 6.1 und 6.2 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 6.1 und 6.2 VVK). Wenn Sie eine Fachbehörde einschalten, dann übersenden Sie mit Ihrem Prüfungsbegehren auch eine Ausfertigung des Verwendungsnachweises. Sofern Ihnen beim ersten Studium des Vorganges bereits prüfungswerte Details aufgefallen sind, geben Sie sie an die Prüfungsstelle weiter. Haben Sie sonstige spezielle Fragen, dann nehmen Sie sie ebenfalls in Ihr Anschreiben mit auf. Es wird Ihnen sicher auch niemand übel nehmen, wenn Sie im Einzelfall zuvor einmal telefonischen Kontakt aufnehmen und mit dem Fachmann Ihre Fragen vorher abklären. Noch etwas, wenn der Ablauf der Jahresfrist droht (vgl. oben Nr. 2.6), dann teilen Sie auch das der Fachbehörde mit. Vielleicht kann Ihr Gesuchen – solange es eine einmalige Ausnahme bleibt - vorrangig bearbeitet werden. Hier bestimmt u.a. sicher auch der Ton die Musik.

Kapitel 2-25

Es besteht daneben die Möglichkeit, dass sich die Bewilligungsbehörde die fachgutachtliche Prüfung vorbehält. Dann sollte Ihnen der Verwendungsnachweis mit der entsprechenden Stellungnahme übersandt werden. Sie übernehmen das Ergebnis in Ihren Prüfvermerk. Sofern die fachgutachtliche Stellungnahme nicht vorliegt, fordern Sie sie schriftlich an. Da Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis nur in der Gesamtschau ein aussagekräftiges Prüfungsergebnis (vgl. oben Nr. 2.7.3) liefern, können Sie den Vorgang ohne die Stellungnahme nicht abschließend prüfen. Ihre Feststellungen können sich nur auf die Aussage beschränken, dass der Zuwendungsempfänger ggf. richtig gerechnet hat, mehr aber nicht. Bedenken Sie, dass Sie als Prüfer die Verantwortung tragen, also übernehmen Sie sie auch nur für die Feststellungen, die Sie tatsächlich vertreten und nicht nur vermuten können. Sofern Sie allerdings selbst prüfen, gehen Sie am besten wie folgt vor: - Zuerst suchen Sie noch einmal die genaue Zweckbestimmung des

Bewilligungsbescheides heraus. Achtung: Diese kann noch durch die Positionen im Kostenplan und weitere Nebenbestimmungen ergänzt werden.

- Wenn Sie dies alles zusammengetragen haben, lesen Sie den Sachbericht

aufmerksam durch. Markieren Sie die wesentlichen Aussagen, Daten und Termine. Betrachten Sie ggf. auch vorgelegte Organisations- und Stellenpläne, Werbeartikel, Baupläne, Arbeitsnachweise und ähnliches. Lesen Sie auch alle beigefügten Veröffentlichungen.

- Vergleichen Sie diese nun mit der Zweckbestimmung des

Bewilligungsbescheides bzw. werten Sie die fachgutachtlichen Stellungnahmen dahingehend aus.

- Notieren Sie sich Abweichungen, Unstimmigkeiten und offen gebliebene

Fragen. Danach ziehen Sie Ihre erste vorläufige Schlussfolgerung, nämlich: Der Zweck der Zuwendung

wurde / wurde teilweise / wurde nicht erreicht.

Wer den Zweck einer Zuwendung nicht erreicht, hat die Mittel auch nicht zweckentsprechend eingesetzt.

Wenn der Zweck der Zuwendung gänzlich verfehlt wurde, dann brauchen Sie eigentlich gar nicht mehr weiter zu prüfen. Mangels Erfolg sind die Einzelheiten der Mittelverwendung nicht mehr interessant, denn es liegt bereits ein allumfassender Rückforderungsgrund vor, da spielen weitere Feststellungen keine große Rolle mehr (Stichwort: Rationelles Arbeiten). Wie immer gibt es aber auch hier Ausnahmen, beispielsweise:

(1) Bei der Entscheidung über eine Aufhebung handelt es sich um eine Ermessensentscheidung (vgl. Art. 40 BayVwVfG). Es wäre

Kapitel 2-26

unverhältnismäßig, die Förderung allein wegen der Zweckverfehlung zurückzufordern, wenn

- der Zuwendungsempfänger diese überhaupt nicht zu vertreten hat, - auch sonst niemand dazu in der Lage gewesen wäre bzw. ist und - deshalb auch für die Zukunft ein Erreichen des Zieles nicht mehr

verlangt werden kann (z.B. weil sich herausstellt, dass eine neue Technologie entgegen allgemeiner Einschätzung gar nicht funktioniert; Flutkatastrophe; Börsenkrach).

In diesem Fall prüfen Sie also die zweckentsprechende Mittelverwendung weiter. Ergeben sich dann Rückforderungsgründe, so können diese selbstverständlich noch einen Widerruf der Bewilligung begründen.

(2) Wenn Sie den Eindruck haben, dass vorliegend nicht nur der Zweck der

Zuwendung verfehlt wurde, sondern dahinter sogar ein (Subventions-)Betrug (vgl. §§ 263, 264 StGB) stehen könnte, dann prüfen Sie natürlich ebenfalls weiter, um Ihren Verdacht zu klären (siehe auch unten Nr. 2.8).

(3) Wenn der vorliegende Fall noch in Zusammenhang mit anderen

Zuwendungsfällen steht, kann ein Fortfahren mit der Prüfung auch aus diesem Grund sinnvoll sein.

Dann nehmen Sie sich den zahlenmäßigen Nachweis vor. Vergleichen Sie die wesentlichen Eckdaten auf Übereinstimmung (vgl. oben Nr. 2.7.3 Beispiele). Versuchen Sie außerdem Ihre offenen Fragen mit Hilfe des zahlenmäßigen Nachweises (vgl. unten Nr. 2.7.5) oder ggf. beigefügten Einzelbelegen in Kopie oder Original zu beantworten. Sofern dies nicht gelingt, sammeln Sie Ihre Feststellungen zunächst einmal nur.


Auch wenn der Zweck einer Förderung erreicht wurde, können dennoch die Mittel

nicht oder nur teilweise

zweckentsprechend verwendet worden sein!

Deshalb muss die konkrete Mittelverwendung separat und vor allem plausibel

nachgewiesen werden!

Der Sachbericht

Achtung:

Kapitel 2-27

2.7.5 Der zahlenmäßige Nachweis Bei den zahlenmäßigen Nachweisen ist zwischen den Nachweisen nach den ANBest-P und ANBest-K (Projektförderung – vgl. Nr. 2.1 zu Art. 23 BayHO) sowie nach den ANBest-I (Institutionelle Förderung – vgl. VV Nr. 2.2 zu Art. 23 BayHO) zu unterscheiden (vgl. auch nachfolgende Grafik "Varianten der Zuwendungen"). Nach Nr. 6.4 ANBest-P bzw. Nr. 6.4 ANBest-K sind im zahlenmäßigen Nachweis prinzipiell alle mit dem geförderten Projekt in Zusammenhang stehenden Einnahmen und Ausgaben im Bewilligungszeitraum in zeitlicher Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans auszuweisen. Nr. 7.3 ANBest-I verlangt eine Jahresrechnung, die alle Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Haushaltsjahres in der Gliederung des Haushalts- und Wirtschaftsplanes (vgl. VV Nr. 3.4 zu Art. 23 BayHO) auflistet.

Die Unterscheidung ist wichtig, denn sie bestimmt Ihre Vergleichsgrundlage.

Wenn Sie den zahlenmäßigen Nachweis prüfen, dann kontrollieren Sie, ob bzw. inwieweit sich die vom Zuwendungsempfänger dargelegte Mittelverwendung an den bewilligten Rahmen hält (vgl. Basiskatalog, Nr. 5.4; zu den häufigsten, festgestellten Mängeln vgl. BWV, Band 10, C Nr. 6.1.2 S. 67). Dabei liefern Ihnen der Kosten- und Finanzierungsplan der Bewilligung bzw. der genehmigte Haushalts- und Wirtschaftsplan die SOLL-Vorgaben und der zahlenmäßige Nachweis die IST-Werte. Bevor Sie also beginnen, legen Sie sich die jeweilig benötigten Pläne zu Recht.


Auflistung der SOLL-Werte (gem. Antrag und Bewilligung)

• Bei Projektförderungen -> im sog. Finanzierungsplan (Nr. 1.2 ANBest-P bzw. –K)

• Bei institutionellen Förderungen -> im Haushalts - und Wirtschaftsplan (Nr. 1.2 ANBest-I)

Auflisten der IST-Werte (gem. Verwendungsnachweis)• Bei Projektförderung -> im zahlenmäßigen Nachweis des

Verwendungsnachweises (Nr. 6.4 ANBest-P bzw. –K)

• Bei institutionellen Förderungen -> in der Jahresrechnung (vgl. Nr. 7.3 ANBest-I)

Der zahlenmäßige Nachweis

SOLL – und IST-Werte einer Zuwendung

Wenn Sie nun beim ersten Nebeneinanderlegen bemerken, dass die einzelnen Gliederungen der Pläne nicht übereinstimmen, dann gelten grundsätzlich die oben bereits zum Sachbericht gemachten Ausführungen (vgl. Nr. 2.7.4). Fordern Sie also im Zweifel einen neuen, korrekt gegliederten Zahlennachweis an.

Kapitel 2-28

Im Rahmen aller angefallenen Kosten sind Gegenstand Ihrer Betrachtung in erster Linie die zuwendungsfähigen Kosten. Dabei gehen Sie zunächst davon aus, dass die vom Zuwendungsempfänger als zuwendungsfähig angeführten Kosten dies in ihrer Höhe auch tatsächlich sind. Erst im weiteren Verlauf verifizieren Sie, wie unten beschrieben, nach und nach die Zahlenangaben.

Das dabei Ihrer Prüfung zugrunde gelegte Stichprobennetz wird mit jeder gefundenen Beanstandung engmaschiger.

2.7.5.1 Die Gesamtkosten Sofern die Gesamtkosten einer Fördermaßnahme nicht deckungsgleich sind mit deren zuwendungsfähigen Kosten, kann die im Verwendungsnachweis ausgewiesen Gesamtkostenentwicklung – vor allem im Hinblick auf die Finanzierungsart – von Interesse sein. Deshalb stelle ich in der Regel ganz zu Beginn die tatsächlichen Gesamtkosten der Maßnahme laut Verwendungsnachweis den im Antrag veranschlagten Kosten gegenüber. Meistens ergeben sich Kostensteigerungen. Diese sind unabhängig davon, ob sie bei Antragsstellung zuwendungsfähig gewesen wären oder nicht (=prinzipielle Zuwendungsfähigkeit), allein vom Zuwendungsempfänger und nicht aus nachträglich akquirierten Deckungsmitteln (z.B. im Rahmen der Maßnahme erhaltene Spenden, Erlösen, Einnahmen etc.) zu tragen. Es können sich aber auch Kostensenkungen ergeben, die – solange sie die Summe der festgesetzten zuwendungsfähigen Kosen lt. Bewilligung nicht unterschreiten - zunächst allerdings keine Auswirkung auf die Höhe der zulässigen Förderung haben (Beachte: Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. –K stellt nur auf die Entwicklung der zuwendungsfähigen Kosten und nicht der Gesamtkosten ab (Vgl. unten Nr. 2.7.5.2.1)). Eine Beispielsrechnung:

Soll Ist Differenz Gesamteinnahmen 1.000.000,00 € 1.135.614,86 € 135.614,86 € Gesamtausgaben 1.000.000,00 € 1.150.395,60 € 150.395,60 € 0,00 € - 14.780,74 €

Bei diesem Beispiel zu klärende Prüfungsfragen:

(4) Woher kommen die 135.614,86 € Mehreinnahmen? (5) Wie wurde die Finanzierungslücke von 14.780,74 € gedeckt?

Der Vergleich liefert mir Anhaltspunkte zur Glaubwürdigkeit der vom Zuwendungsempfänger im Antrag zugrunde gelegten Kalkulation, vor allem, wenn der Sachbericht hierzu keine plausible Erklärung für eklatante Abweichungen liefert. Insbesondere bei Zuwendungsempfängern, die immer wieder Fördermittel beantragen, kann dieser Vergleich für Bewilligungsbehörden interessant sein und eine strengere Überprüfung der Anträge nach sich ziehen (Stichwort: Tatsächliche finanzielle Leistungskraft des Zuwendungsempfängers). Das gilt ganz besonders im Fall von Fehlbedarfsfinanzierungen. Bei Festbetragsfinanzierungen können die Gesamtkostenentwicklungen mehrerer Maßnahmen auch Erfahrungswerte liefern, mit deren Hilfe die veranschlagten Festbeträge von Jahr zu Jahr auf ihre Angemessenheit kontrolliert und ggf. angepasst werden können. Sind dagegen die Gesamtkosten eine Fördermaßnahme laut Bewilligung prinzipiell deckungsgleich mit deren zuwendungsfähigen Kosten, so führt diese Betrachtung unmittelbar zur Berechnung nach Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. -K (Vgl. unten Nr. 2.7.5.2.1).

Kapitel 2-29

Varianten der Zuwendungen

Zuwendungsarten

Projektförderung

Grundsätzlich nur teilweise Förderung von e inze lnen , abgegrenz ten Maßnahmen eines Zuwendungs-empfängers

Institutionelle Förderung

Komplette bzw. tei lweise Förderung des Zuwendungs-empfängers an sich

Vgl. Nr. 2 VV zu Art. 23 BayHO

FinanzierungsartenVgl. Nr. 2 VV zu Art. 44 BayHO

Nr. 2.2 VVK

Anteilfinanzierung

Bis zu einem festgesetzten Höchstbetrag wird ein auch prozentual bezifferter Anteil an den zuwendungsfäh igen A u s g a b e n d e s Z u w e n -dungsempfängers gefördert. (VV Nr. 2.2.1 zu Art. 44 BayHO, Nr. 2.2 VVK)

Fehlbedarfsfinanzierung(Spitzenfinanzierung)

Bis zu einem festgesetzten Höchstbetrag wird die Differenz z w i s c h e n d e n z u w e n -dungsfähigen Kosten des Zuwendungsempfängers und d e n v o r h a n d e n E i g e n - u n d / o d e r F r e m d m i t t e l n gefördert. (VV Nr. 2.2.2 zu Art. 44 BayHO)

Achtung: Nr. 2.2 VVK - nicht bei KommunenFestbetragsfinanzierung

Die zuwendungsfähigen Kosten des Zuwendungsempfängers werden mit einen festen Betrag gefördert. Der feste Betrag kann sich auch aus Pauschalen je bestimmte Einheit errechnen. (VV Nr. 2.2.3 zu Art. 44 BayHO, Nr. 2.2 VVK ).

*

*Achtung: Dabei kann die Zuwendung auch af das Vielfache eines Betrages festgesetzt werden, der sich für eine

bestimmte Einheit ergibt. Pauschalierungen können aber auch bei den anderen Finanzierungsarten zulässig sein (vgl. VV Nr. 2.3 zu Art. 44 BayHO. Beispielfall: Pauschalierung von Architekten- und Ingenieurleistungen (vgl. Grundsätze für die Ordnung staatlicher Förderprogramme, Anlage 1 zu den Organisationsrichtlinien, Bek. der Bayer. Staatsregierung vom 06.11.2001, AllMBl S. 634).

Kapitel 2-30

2.7.5.2 Der SOLL – IST – Vergleich Der Vergleich der SOLL-Vorgaben einer Bewilligung mit den IST-Werten des zahlenmäßigen Verwendungsnachweises sowie die Verifizierung der Höhe der angegebenen zuwendungsfähigen Kosten erfolgt im nächsten Prüfungsschritt. Dabei wird geprüft, ob sich die Höhe der zulässige Zuwendung gegenüber dem Bewilligungsbetrag

- z.B. aufgrund des Eintritts einer auflösenden Bedingung nach Art. 36 Abs. 2 Satz 2 BayVwVfG (vgl. unten Nr. 2.7.5.2.1) in Form der Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. K

und / oder

- aufgrund von Verstößen gegen Auflagen und daraus resultierendem Ausschluss entstandener Kosten von der Förderung (vgl. unten Nr. 2.7.5.2.2 ff.)

möglicherweise verringert hat (Zur Abgrenzung von Bedingung und Auflage, siehe unten Nr. 2.7.5.2.1).

Ich habe einmal versucht, diese beiden Prüfungsschritte in entsprechenden Modellrechnungen für Sie nachvollziehbar zu machen. Dabei habe ich folgende zwei Fälle unterschieden: (1) Decken sich laut Bewilligung die Gesamtkosten der Maßnahme zunächst

grundsätzlich mit deren zuwendungsfähigen Kosten, so lautet Ihre Gesamtberechnung im Grundmodell wie folgt:

Zuwendungsfähige Kosten lt. Verwendungsnachweis (=Gesamtkosten des zahlenmäßigen Nachweises)

X.XXX.XXX,XX €

Abzüglich Zuwendungsfähige Kosten lt. Bewilligung (=Gesamtkosten des Kostenplanes)

./.

X.XXX.XXX,XX €

Differenzbetrag Wenn (+) =>Mehrkosten, die vom Zuwendungsempfänger zu tragen sind (vgl. Nr. 1.2 ANBest-P bzw. –K) – Wenn (-) =>Kostensenkung, die zum Eintritt der auflösenden Bedingung führt (vgl. Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. –K) – Vorschlag: Stets weiterrechnen mit den zuwendungsfähigen Kosten lt. Verwendungsnachweis (vgl. unten *)

+ / - X.XXX,XX €

zuwendungsfähige Kosten lt. Verwendungsnachweis

X.XXX.XXX,XX € X.XXX.XXX,XX €

Abzüglich ggf. festgestellter Auflagenverstöße z.B. aufgrund:

./.

- Nichtberücksichtigung des Vorsteuerabzug

- Verletzung der 20 %-Regel - Kosten für von der Zuwendung

ausgeschlossene Anschaffungen o.ä. - Nichtberücksichtigung weiterer

Nebenbestimmungen - Verstöße gegen vergaberechtliche

Bestimmungen (VOB, VOL, KommHV) - Nichtberücks ichtigung sonstiger

Abzüge (z.B. Skonti)

X.XXX,XX € X.XXX,XX €

X.XXX,XX €

X.XXX,XX €

X.XXX,XX €

Kapitel 2-31

X.XXX,XX €

Zwischensumme:

XX.XXX,XX €

XX.XXX,XX €

Tatsächlich zuwendungsfähige Kosten:

X.XXX.XXX,XX €

X.XXX.XXX,XX €

Die Summe der tatsächlichen zuwendungsfähigen Kosten ist dann die Neuberechnungsgrundlage für die je nach Finanzierungsart letztlich zulässige Höhe der Zuwendung. (Achtung: Auf Festbetragsfinanzierungen findet die Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. K keine Anwendung, wohl aber können Auflagenverstöße geltend gemacht werden.) (2) Für den Fall, dass die Gesamtkosten der geförderten Maßnahme laut

Bewilligung höher sind, als die zuwendungsfähigen Kosten ist die Berechnung etwas umfangreicher:

Gesamtkosten lt. Verwendungsnachweis X.XXX.XXX,XX €

Abzüglich nicht zuwendungsfähiger Kosten lt. Verwendungsnachweis bzw. des Kostenplanes der Bewilligung

./.

X.XXX.XXX,XX €

Zuwendungsfähige Kosten lt. Verwendungsnachweis


Abzüglich Zuwendungsfähige Kosten lt. Bewilligung

./. X.XXX.XXX,XX €

Differenzbetrag Wenn (+) =>Mehrkosten, die vom Zuwendungsempfänger zu tragen sind (vgl. Nr. 1.2 ANBest-P bzw. –K ) Wenn (-) =>Kostensenkung, die zum Eintritt der auflösenden Bedingung führt (vgl. Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. –K) – Vorschlag: Stets weiterrechnen mit den zuwendungsfähigen Kosten lt. Verwendungsnachweis (vgl. unten *)

+ / - X.XXX,XX €

Zuwendungsfähige Kosten lt. Verwendungsnachweis


Abzüglich ggf. festgestellter Auflagenverstöße z.B. aufgrund:

./.

- Nichtberücksichtigung des Vorsteuerabzug

- Verletzung der 20 %-Regel - Kosten für sonstige von der

Zuwendung ausgeschlossene Anschaffungen o.ä.

- Nichtberücksichtigung weiterer Nebenbestimmungen

- Verstöße gegen vergaberechtliche Bestimmungen (VOB, VOL, KommHV)

- Nichtberücksichtigung sonstiger Abzüge (z.B. Skonti)

X.XXX,XX € X.XXX,XX €

X.XXX,XX €

X.XXX,XX €

X.XXX,XX €

X.XXX,XX €

X.XXX,XX €

Kapitel 2-32

Zwischensumme:

X.XXX,XX € XX.XXX,XX €

Tatsächlich zuwendungsfähige Kosten:

X.XXX.XXX,XX €

X.XXX.XXX,XX €

Die Summe der tatsächlichen zuwendungsfähigen Kosten ist dann wieder die Neuberechnungsgrundlage für die je nach Finanzierungsart letztlich zulässige Höhe der Zuwendung. (Achtung: Auf Festbetragsfinanzierungen findet die Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. K keine Anwendung, wohl aber können Auflagenverstöße geltend gemacht werden.) * Bei den Berechnungen ist folgendes zu beachten: Wir wollen feststellen, ob die im Rahmen der Bewilligung veranschlagten zuwendungsfähigen Kosten bei der Durchführung der geförderten Maßnahme auch angefallen sind. Dazu müssten wir eigentlich alle als zuwendungsfähig anerkennbaren Kosten des Verwendungsnachweises addieren und den festgesetzten zuwendungsfähigen Kosten gegenüberstellen. Das setzt aber eine 100%ige Prüfung aller Zahlungsvorgänge voraus und ist bei unserem stichprobenartigen Prüfungsverfahren gar nicht möglich. Also verfolgt man gedanklich den umgekehrten Weg. Aufgrund des Vertrauensvorschusses, den der Zuwendungsempfänger genießt (vgl. oben 2.7), geht man davon aus, dass die im Verwendungsnachweis angegebenen Werte stimmen und zieht nur die bei der Prüfung tatsächlich gefundenen Beanstandungen davon ab. Das funktioniert aber nur problemlos, solange im Rahmen der Maßnahme keine nicht zuwendungsfähigen Mehrkosten entstanden sind (vgl. Nr. 1.2 ANBest-P bzw. –K). Nur dann geht nämlich jeder Abzug automatisch zu Lasten der angegebenen zuwendungsfähigen Kosten. Wenn aber Mehrkosten aus eigenen Mitteln finanziert werden, dann kann man trefflich darüber streiten, ob z.B. die Kosten des Kaufes einer nicht zuwendungsfähigen Maschine nun folgenlos unter diese eigenfinanzierten Mehrkosten fallen oder aber von den (niedriger) festgesetzten zuwendungsfähigen Kosten abzuziehen sind, mit der Folge einer Rückerstattung. Nach reiflicher Überlegung (Stichworte: Sinn und Zweck der Förderung, Wille des Zuwendungsgebers, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit, Stichprobenprüfung u.a) habe ich mich vorliegend für die erste Betrachtungsweise entschieden und schlage Ihnen deshalb vor, die Abzügen wegen Auflagenverstößen (vgl. unten Nr. 2.7.5.2.2 ff.) von den zuwendungsfähigen Kosten des Verwendungsnachweis vorzunehmen und nicht vom festgesetzten Wert laut Bewilligung. Somit komme ich allerdings – so lange ich nicht wirklich alle Belege geprüft haben - erst dann zu einer Rückerstattung, wenn die Summe der Stichprobenbeanstandungen die festgestellten Mehrkosten überschreitet. Nach diesen Abwägungen möchte ich nun wieder zu den Grundmustern einer Verwendungsnachweisprüfung zurückkehren und die einzelnen Prüfungspunkte mit Ihnen Schritt für Schritt durchgehen.

2.7.5.2.1 Die Berechnung nach Nr. 2 ANBest-I, ANBest-P bzw. ANBest-K

Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. –K beinhaltet eine auflösende Bedingung im Sinne des Art. 36 Abs. 2 Nr. 2 BayVwVfG, die mit ihrem Eintritt eo ipso die (Teil-) Unwirksamkeit eines Bewilligungsbescheides zur Folge hat (vgl. unten Kapitel 3). Sie schreibt vor, dass sich die Zuwendung in Anhängigkeit von der Finanzierungsart verringert, wenn sich gegenüber dem Ansatz der Bewilligung die zuwendungsfähigen Kosten verringern, die Deckungsmittel einer geförderten Maßnahme erhöhen oder aber neue Deckungsmittel hinzutreten (Geringfügigkeitsgrenze: 500,00 €, vgl. Nr. 2.2 ANBest- P bzw. K; Achtung: ANBest-I

Kapitel 2-33

kennt keine Geringfügigkeitsgrenze, obwohl Hinweis Nr. 24 zu Art. 44 BayHO diese impliziert). Die dies bzgl. hinsichtlich der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben und -deckungsmittel durchzuführende Berechnung bildet ein Kernstück der Verwendungsnachweisprüfung und sollte daher stets durchgeführt werden. Nachdem sie im Basiskatalog, Nr. 5.4 ausführlich dargestellt ist, möchte ich mich vorliegend lediglich mit dem dahinter stehenden Gedanken beschäftigen. Beim Einsatz von Zuwendungsmitteln ist der Staat grundsätzlich an das Minimalprinzip gebunden (Ausfluss von Art. 6, 23 BayHO). Das bedeutet übersetzt: Mit dem geringstmöglichen Mitteleinsatz soll das Ziel einer Zuwendung erreicht werden. Demzufolge ist alles, was zur Verringerung des Mitteleinsatzes beiträgt, auch bei der endgültigen Feststellung des erforderlichen Mittelbedarfes zu berücksichtigen. Erhöhen sich also im Verlauf einer Maßnahme die Deckungsmittel des Zuwendungsempfängers, so sinkt die Höhe der zur Zielerreichung notwendigen Zuwendung. Ebenso verhält es sich bei einer Verringerung der zuwendungsfähigen Maßnahmekosten. Sie prüfen also, ob der zunächst angesetzte Mittelbedarf auch im Verlauf der Maßnahme noch Bestand hatte. Sie stellen deshalb die SOLL-Vorgabe der zuwendungsfähigen Gesamtkosten dem IST-Wert des Verwendungsnachweis bzw. der beigefügten Belege gegenüber. Ermitteln Sie dabei eine Differenz, so wirkt sich diese - wie im Basiskatalog, Nr. 5.4 dargestellt - unter Berücksichtigung der Finanzierungsart (vgl. oben Übersicht in Nr. 2.7.5) auf die Höhe der Zuwendung aus.

Eine Ausnahme bildet hier die Festbetragsfinanzierung (vgl. VV Nr. 2.2.3 zu Art. 44 BayHO). Wie der Name schon sagt, legt sich hier der Zuwendungsgeber auf einen unveränderlichen Betrag fest (Beachte dazu Ausführungen im Basiskatalog 5.4).

Wenn sich dagegen der Zuwendungsgeber verpflichtet hat, den dem Zuwendungsnehmer tatsächlich fehlenden Bedarf (Fehlbedarfsfinanzierung, vgl. VV Nr. 2.2.2 zu Art. 44 BayHO, Nr. 2.2 VVK) zu decken, dann sinkt bzw. steigt sein Mittelbeitrag grundsätzlich entsprechend der von Ihnen errechneten Differenz. Hat sich aber der Zuwendungsgeber gegenüber dem Zuwendungsnehmer verpflichtet, sich mit einem in Prozent ausgedrückten Anteil an dem tatsächlich entstandenen Bedarf (Anteilfinanzierung, vgl. VV Nr. 2.2.1 zu Art. 44 BayHO, Nr. 2.2 VVK) zu beteiligen, dann sinkt bzw. steigt sein Mittelbeitrag grundsätzlich um den entsprechenden Anteil an der von Ihnen errechneten Differenz.

Ein Ansteigen der Zuwendung soll in der Praxis allerdings nicht vorkommen, da in den Bewilligungen durch die Festsetzung eines Maximalbetrages stets Obergrenzen (vgl. z.B. VV Nr. 2.2.1 u. 2.2.2 zu Art. 44 BayHO, Nr. 2.2 VVK) für die mögliche Zuwendung gezogen werden.

Soweit es nun um einen Anstieg der Deckungsmittel einer Fördermaßnahme geht, ist der Anwendungsbereich der Nr. 2 ANBest-I, - P bzw. K unstrittig. Unterschiedlich

Kapitel 2-34

kann allerdings der verwendete Begriff der „zuwendungsfähigen Ausgaben“ ausgelegt werden mit der Folge, dass dadurch ein Abgrenzungsproblem zwischen Bedingung und Auflage entstehen kann (vgl. Nds. OVG, Urteil vom 17.06.1996 – 11 L 21/214/93). Das wiederum hat Auswirkungen auf die Werte, die Sie im Verlauf der Prüfung in Ihre Berechnungen einsetzen und die Rechtsgrundlage des Erstattungsanspruches (vgl. unten Kapitel 3, Anhang 6.4 und 6.5). Des etwas eingehender beschäftigen:

Außer Bayern, Baden - Württemberg, Brandenburg und Sachsen stellen alle anderen Bundesländer sowie der Bund in ihren Nr. 2 ANBest-Regelungen auf die Gesamtkostenentwicklung einer Maßnahme ab (vgl. Krämer / Schmidt Abschnitt D XI Nr. 12.2). Sie beobachten also dem oben dargelegten Gedanken folgend die Gesamtkostenentwicklung einer Maßnahme und den Gesamtaufwand eines Zuwendungsempfängers. Sinken die Aufwendungen gegenüber dem Planansatz, folgt daraus der Schluss, dass der Zuwendungsempfänger dadurch weniger Zuwendung benötigt, da ja eigene Mittel oder Drittmittel durch die Kostensenkung frei werden. Der Anwendungsbereich der auflösenden Bedingung ist hier eindeutig vorgegeben, nämlich jede Senkung der Gesamtmaßnahmekosten.

Zuwendungsrecht ist Landesrecht.

In Bayern wird dagegen - unabhängig von der Gesamtkostenentwicklung - auf die Entwicklung der „zuwendungsfähigen“ Ausgaben gegenüber dem Planansatz der Bewilligung abgestellt. Dabei stehen zweifelsfrei alle tatsächlichen Ausgabensenkungen (z.B. Preissenkungen, günstigere Ausführungsmodalitäten o.ä.) im Focus. Wie steht es aber mit den rechnerischen Absenkungen der zuwendungsfähigen Kosten, die im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung oder der Rechnungsprüfung aufgrund von prüferischen Beanstandungen vorgenommen werden? Diese Frage beantwortet das am 28.07.2005 ergangene Urteil des Bayer VGH, Az: 4B 01.2536, mit Blick auf im Rahmen einer Rechnungsprüfung nicht anerkannten Ausgaben wie folgt: „Die Änderung betrifft also nicht die Ausgaben selbst, sondern deren Bewertung als zuwendungsfähig. Eingetreten ist damit aber die zweite, unmittelbar in der Nr. 2 ANBest-K enthaltene Bedingung. Denn nach dem Wortlaut ist es unerheblich, auf welche Weise sich die zuwendungsfähigen Ausgaben ermäßigen. Es genügt jeder Unterschied zwischen dem bei der Bewilligung angenommenen und dem später festgestellten Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben (vgl. BayVGH, Urt. 18.12.1990 – 4 B 88.3152 – Gemeindekasse 1991, Nr. 72 und B. v. 29.12.1999 – 4 B 99.526 – BayVBl. 2000, 245). …“

Das Urteil ist eindeutig und auch übertragbar auf die Regelungen der ANBest-P und die ANBest-I. Damit verbleibt in Bayern wenig Raum für die Geltendmachung von Auflagenverstößen. Ausgaben, die den Auflagen eines Bewilligungsbescheides zuwiderlaufen, sind deshalb auch nicht zuwendungsfähig und lösen somit gleichzeitig den Eintritt der auflösenden Bedingung nach Nr. 2 ANBest-I, -P oder -K aus.

Im Idealfall hat der Zuwendungsempfänger Kostensenkungen oder Steigerungen der Deckungsmittel bereits im Verlauf der Maßnahme berücksichtigt und nur die tatsächlich

Kapitel 2-35

benötigten Mittel abgerufen. Dann halten Sie dies sowie die von Ihnen ermittelte Höhe der zulässigen Zuwendung fest. Außerdem stellen Sie fest, dass die Bewilligung aufgrund des Eintritts einer auflösenden Bedingung (vgl. VV Nr. 8.2.1 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 8.2.1 VVK, vgl. unten Kapitel 3) hinsichtlich des überschießenden Zuwendungsbetrages unwirksam geworden ist. Sofern aber zuviel Mittel abgerufen und ausbezahlt wurden, müssen diese darüber hinaus zurückgefordert und nach Art. 49a Abs. 3 BayVwVfG mit 6% p.a. verzinst werden (vgl. Basiskatalog, Nr. 5.4). Die Verzinsung berechnet sich nach folgender Formel:

0,06 x „der zu erstattende Zuschussbetrag“ x “Anzahl der Zinstage“ / 360

Der Faktor 0,06 ergibt sich dabei aus dem Zinssatz von 6 % und der Teiler 360 aus der Anzahl der Tage eines Bankenjahres. Den zu erstattenden Betrag haben Sie mit der obigen Rechnung bereits ermittelt. Somit bleibt nur noch die Bestimmung der Anzahl der Zinstage. Dazu benötigen Sie ein Anfangs- und ein Schlussdatum. Gemäß VV Nr. 8.5 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 8.5 VVK ist der zu erstattenden Zuschussbetrag unbeschadet Art. 49 abs. 3 Satz 2 BayVwVfG vom Eintritt der Unwirksamkeit des Zuwendungsbescheides an zu verzinsen. Bei einer auflösenden Bedingung, wie der Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. –K, wird der Zuwendungsbescheid gleichzeitig mit ihrem Eintritt unwirksam (vgl. Kopp / Ramsauer, Rd.Nr. 19 zu § 36 Abs. 2 Nr. 2 VwVfG, § 158 Abs. 2 BGB, Kopp F.J. DVBl 1989, 238). Das kann beispielsweise der Termin sein, an dem zusätzliche Deckungsmittel auf dem Konto des Zuwendungsempfängers eingingen oder ein kostensenkender Vergleich geschlossen wurde. Suchen Sie im Rahmen dieser Prüfung nach solchen Belegen und Terminen. Sie geben Ihnen das Anfangsdatum für Ihre Verzinsung vor, sofern natürlich zu diesem Zeitpunkt bereits Zuwendungsmittel an den Zuwendungsempfänger in der entsprechenden Höhe des Erstattungsbetrages ausbezahlt worden sind. Beachten Sie auch, dass es im Rahmen der Umsetzung einer zu prüfenden Maßnahme mehrere Ereignisse gegeben haben kann, aufgrund derer eine auflösende Bedingung wirksam wurde. Dann müssen Sie natürlich mehrere Verzinsungen für unterschiedliche Beträge durchführen. Das Ende des Verzinsungszeitraumes bestimmt das Datum des Eingangs der Rückzahlung des zu erstattenden Betrages auf dem Konto des Zuwendungsgebers (vgl. a. unten Kapitel 3). Anmerkung: Zum Themenkomplex „Geltendmachung von Zinsansprüchen“ nach Art. 49 a BayVwVfG empfehle ich Ihnen ganz besonders die Lektüre der Aufsatzes von Thomas Freund und Simone Rach, DVP 06/04, Seite 231 ff.

2.7.5.2.2 Die Prüfung von Auflagenverstößen

Als nächster Schritt folgt die rechnerische Bestimmung der Höhe der tatsächlich zuwendungsfähigen Kosten, in dem die Einhaltung der verschiedenen Auflagen des Bewilligungsbescheides geprüft wird (vgl. oben Tabellen in Nr. 2.7.5.2 und 2.7.5.2.3 ff.)

Kapitel 2-36

Zuwendungsfähig sind bis zu einer bestimmten Höhe alle Ausgaben, die mit dem Bewilligungsbescheid als solche festgesetzt wurden. Dabei können einzelne Positionen auch durch Auszüge aus Richtlinien oder sonstige Nebenbestimmungen definiert sein, die Bestandteil des Bescheides wurden. Wird dagegen verstoßen, liegt ein Auflagenverstoß vor.

Dazu wären nun grundsätzlich alle Ausgabepositionen dahingehend zu kontrollieren, ob sie entsprechend der Vorgaben der Bewilligung und ihrer Nebenbestimmungen zuwendungsfähig sind (vgl. oben Nr. 2.7.5.2). Das wäre natürlich eine sehr umfangreiche und detaillierte Prüfung. Allerdings dürfen wir es uns eben aufgrund des Vertrauensvorschusses, den der Zuwendungsempfänger genießt (vgl. oben Nr. 2.7 – Unschuldsvermutung), etwas leichter machen und zunächst einmal von der Richtigkeit der im Verwendungsnachweis ausgewiesenen Zahlen ausgehen. Sollten sich dagegen im Verlauf der weiteren stichprobenartigen Prüfung als subventionserheblich mit einberechnete Kosten als nicht zuwendungsfähig erweisen, so führt dies, wie oben tabellarisch dargestellt (vgl. Nr. 2.7.5.2) zu einer stetigen Reduzierung der Ausgangssumme und einer entsprechenden Veränderung Ihrer Berechnungswerte. Dabei gilt aber, je mehr „falsche“ Zahlen Sie entdecken, desto engmaschiger muss Ihre Prüfung werden. Demzufolge können sich also die tatsächlichen zuwendungsfähigen Kosten bis zum Abschluss Ihrer Prüfung stets noch verändern. Deshalb ein Tipp: Wenn Sie sich von Beginn an Excel-Tabellen anlegen, dann müssen Sie nur die Zahlenwerte ändern, die Berechnungen erfolgen automatisch. Das spart Arbeitszeit und Sie sind immer auf dem Laufenden.

2.7.5.2.3 Der Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG bedeutet vereinfacht gesagt, dass ein Unternehmer vom Finanzamt die von ihm gezahlte Umsatzsteuer ganz oder teilweise zurückerstattet bekommt. In diesem Fall ist die Umsatzsteuer keine echte Ausgabe, sondern viel mehr ein „Durchlaufposten“ in der Buchhaltung. Mit der Zuwendung werden aber nur tatsächlich entstehende Kosten bezuschusst. Deshalb regelt Nr. 6.4 ANBest-P und Nr. 6.4 ANBest-K, dass, soweit der Zuwendungsempfänger eben diese Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes hat, im zahlenmäßigen Nachweis nur Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) berücksichtigt werden dürfen. Im Fall einer institutionellen Förderung muss die Bewilligung hierzu eine entsprechende Regelung enthalten, denn die ANBest-I weisen keine vergleichbare Regelung auf. Allerdings ist die Bewilligungsbehörde an VV Nr. 2.6 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 2.6 VVK gebunden. Je nach Umfang der Vorsteuerabzugsberechtigung dürfen somit im zahlenmäßigen Nachweis nur Netto-Beträge eingesetzt worden sein. Bei der Prüfung gehen Sie wie folgt vor:

- Zunächst suchen Sie in der Bewilligungsakte die Erklärung nach VV Nr. 3.2.3 zu Art. 44 BayHO, die der Zuwendungsempfänger bereits im Antragsverfahren abzugeben hat. Er muss darin darstellen, ob er allgemein oder für das

Kapitel 2-37

betreffende Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG berechtigt ist. (Bei kommunalen Körperschaften - vgl. a. Nr. 3.1 VVK und Muster 1 a zu Art. 44 BayHO Nr. 9)

- Ist der Zuwendungsempfänger nicht vorsteuerabzugsberechtigt, so können Sie diesen Punkt auf Ihrer Prüfliste als erledigt abhaken. Alle Zahlenangaben im zahlenmäßigen Nachweis sind dann Brutto-Angaben.

- Lesen Sie genau, welchen Umfang die Berechtigung hat. Am einfachsten ist die Prüfung, wenn es eine generelle Abzugsberechtigung ist. Ansonsten notieren Sie sich die Geschäftsbereiche, die von der Berechtigung betroffen sind.

- Lesen Sie im Bewilligungsbescheid nach, ob auch hier Vorsteuerabzug berücksichtigt wurde (wichtig bei der institutionellen Förderung !!). Ist das nicht der Fall und die Abzugsberechtigung besteht, dann nehmen Sie diesen Tatbestand in Ihren Vermerk mit auf. Empfehlen Sie für die Zukunft eine entsprechende Regelung in den Bescheid mit aufzunehmen bzw. den Vorsteuerabzug zukünftig zu berücksichtigen. Sie müssen meines Erachtens nach vorliegend allerdings dennoch die Bruttokosten akzeptieren, denn im Zweifel gehen die Festsetzungen eines Kosten- und Finanzierungsplanes (Hauptregelung) widersprechenden Regelungen der ANBest-P bzw. ANBest-K (unselbstständige Nebenbestimmung) vor.

- Stellen Sie fest, ob der Zuwendungsempfänger seine Zahlenangaben, z.B. in den Spaltenüberschriften, durch eine Fußnote o.ä., ganz oder teilweise als Netto-Beträge ausgewiesen hat.

Wenn nun der Zuwendungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, dann gibt es drei Möglichkeiten:

- Die Beträge werden als Netto-Beträge ausgewiesen. Dann ist anscheinend alles korrekt aufgelistet und Sie können zunächst mit Ihrer weiteren Prüfung fortfahren. Merken Sie sich aber eine kleine Stichprobenprüfung im Rahmen einer eventuellen Originalbelegsprüfung (vgl. unten Nr. 2.7.6) vor.

- Die Beträge werden nicht als Netto-Beträge ausgewiesen. Dann liegt der

Verdacht nahe, dass vorliegend zu hohe Kosten als zuwendungsfähig ausgewiesen wurden. Also müssen Sie etwas genauer kontrollieren. Sofern dem Verwendungsnachweis Rechnungsbelege beigefügt wurden, dann greifen Sie sich einzelne heraus und überprüfen Sie stichprobenartig, ob in der Ausgabenaufstellung (vgl. Nr. 6.4 ANBest-P bzw. ANBest-K) die Netto- oder die Brutto-Beträge aufaddiert sind.

o Erbringt Ihre Stichprobe, dass sich der Zuwendungsempfänger korrekt

verhalten hat, haken Sie diesen Punkt auf Ihrer Liste ab. o Stellen Sie dagegen fest, dass stets oder auch nur vereinzelt Brutto

statt der zulässigen Netto-Beträge eingesetzt wurden, dann müssen Sie dies beanstanden. Bei überschaubaren Projekten mit wenigen Kostenpositionen addieren Sie nun die richtigen Beträge und reduzieren die angegebenen zuwendungsfähigen Kosten entsprechend. Ansonsten senden Sie den zahlenmäßigen Nachweis an den Zuwendungsempfänger mit der Bitte um Korrektur zurück. Übrigens, es muss keine Betrugsabsicht vorliegen. Oft genug wird die Vorsteuerabzugsregelung bei der Erstellung des Nachweises von der Buchhaltung übersehen. Hören Sie den Zuwendungsempfänger zu

Kapitel 2-38

Ihren Beanstandungen an. In der Regel gibt es nachvollziehbare Erklärungen. ABER:

o Sollten Sie in der Gesamtschau aller bisherigen Feststellungen zu dem

Schluss kommen, dass dieses Verhalten im Rahmen des Nachweises Methode haben könnte, dann sollten Sie stattdessen weitere Beanstandungen sammeln und zuletzt den Zuwendungsempfänger einer ausführlichen Vor-Ort-Prüfung (vgl. unten 2.7.5.8) unterziehen.

- Die Beträge werden nicht als Netto-Beträge, aber dafür zusätzliche

Einnahme aus Steuerrückerstattungen im Verwendungsnachweis ausgewiesen. Diese Steuermehreinnahmen können als nachträglich hinzugetretene Deckungsmittel angesehen werden und führen so nach Nr. 2 ANBest-I, -P bzw. K zu einer entsprechenden Reduzierung der zulässigen Förderung (vgl. unten Nr. 2.7.5.2.1). Sie müssen nun aber ermitteln, ob diese Steuerrückerstattung (in der Regel für Vorsteuerabzüge des Vorjahres) in der Höhe der Brutto-Netto-Differenz des Betrachtungszeitraumes entspricht. Dann stimmt die Rechnung „unter dem Strich“ zumindest für das laufende Förderjahr nämlich wieder. Anderenfalls gilt das oben gesagte. In jedem Fall sollte aber bei mehrjährigen Projektförderungen oder bei institutionellen Förderungen in den Folgejahren nur noch mit Netto-Beträgen gearbeitet werden (Stichwort: Jährlichkeit!!)

Jetzt wenden Sie sich den Einzelansätzen zu und überprüfen die sog. 20 %-Regel.

2.7.5.2.4 Die 20 %-Regel

Nr. 1.2 ANBest-P und Nr. 1.2 ANBest-K enthalten die sog. 20 %-Regel, die wiederum nur bei einer Anteil- oder Fehlbedarfsfinanzierung Anwendung findet. Danach dürfen zuwendungsfähige Einzelansätze der im Bewilligungsbescheid festgeschriebenen Kostenpläne um bis zu 20 % überschritten werden, wenn die Überschreitungen bei anderen Ansätzen zuwendungsfähiger Kosten ausgeglichen werden können (Beachte auch Nr. 1.2 Satz 4 ANBest-P bzw. ANBest-K). Mit dieser Regelung wird der Praxiserfahrung Rechnung getragen, dass die im Antrag kalkulierten und später in Rahmen eines konkreten Kostenplanes bewilligten Kosten - von wenigen Ausnahmen abgesehen - keine Fixkosten sind, sondern im Maßnahmenverlauf üblicherweise noch Veränderungen unterliegen. Um den Verwaltungsaufwand für beide Seiten zu reduzieren und damit nicht bei jeder kleinsten Kostenveränderung auch umgehend eine Änderung der Bewilligung erfolgen muss, erhält der Zuwendungsempfänger über Nr. 1.2 ANBest-P und –K eine generelle Ausgabenermächtigung, die um bis zu 20 % über die festgelegten SOLL- Einzelkostenansätze hinausgeht, sofern sich die Gesamtsumme der zuwendungsfähigen Ausgaben dadurch nicht verändert. Das bedeutet aber auch, dass der Zuwendungsempfänger, mit der Tätigung von Ausgaben jenseits der 20 %-Grenze oder Kostenaufstockungen ohne entsprechende Einsparungen an anderer Stelle, seinen Kompetenzspielraum überschreitet und so gegen eine Auflage verstößt. In diesem Fall benötigt er dann wieder eine neue Ermächtigung in Form einer entsprechend geänderten Bewilligung. Liegt diese nicht vor, so sind die vorgenommenen Mehrausgaben nicht zuwendungsfähig und die hierfür eingesetzten Zuwendungsmittel auch nicht zweckentsprechend verwendet worden. Um nun die Einhaltung der 20 %-Regel zu kontrollieren, erstelle ich mir zuerst eine Tabelle, in der ich die einzelnen SOLL-Vorgaben zu den Einzelkostenansätzen der Bewilligung den IST-Werten des zahlenmäßigen Nachweises gegenüberstelle:

Kapitel 2-39

Eine Beispielstabelle:

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

1.Leser-Service-Aktionen

100.000,00 € 15.000,00 € 115.000,00 € 138.000,00 € 111.195,56 € 96.195,56 € -3.804,44 € -3,31%

2.Anzeigen in Zeitungen

100.000,00 € 15.000,00 € 115.000,00 € 138.000,00 € 184.999,12 € 169.999,12 € 69.999,12 € 60,87%

3. PR-Journalisten 20.000,00 € 3.000,00 € 23.000,00 € 27.600,00 € 15.627,33 € 12.627,33 € -7.372,67 € -32,06%

4. Seminare 15.000,00 € 2.250,00 € 17.250,00 € 20.700,00 € 9.808,39 € 7.558,39 € -7.441,61 € -43,14%

5. Flankierende Maßnahmen

15.000,00 € 2.250,00 € 17.250,00 € 20.700,00 € 23.476,84 € 21.226,84 € 6.226,84 € 36,10%

Gesamtsumme: 250.000,00 € 37.500,00 € 287.500,00 € 345.000,00 € 345.107,24 € 307.607,24 € 57.607,24 € 20,04%

Ist lt. Verwndungsnachweis

Differenz (5) zu (7) in %

(20% Regel d. ANBestP)

Förderansatz lt. Bewilligung

Festgesetzter Eigenanteil lt. Bewilligungen

festgesetzte zuwendungs-

fähige Gesamtkosten

zuwendungs- fähige Gesamt-

ausgaben lt. Verwendungs-

nachweis

Ausgaben ./. Festgesetzter

Eigenanteil

Differenz zum Förderansatz

20%-Grenze nach ANBest-P für Überschreit-ungen, maximal:

Soll lt. Bewilligung

Pos. Maßnahme

Im obigen Beispiel wären im Rahmen der Prüfung eklatante Überschreitungen (60,87 %, 36,10 %) und fehlende Einsparungen festzustellen. Insgesamt erhöhten sich die Kosten um 20,04 %.

Sofern Sie Überschreitungen jenseits der 20%-Grenze oder Kostenüberschreitungen ohne gegenüberstehende Einsparungen bei anderen Ansätzen feststellen, ergeben sich folgende Konstellationen:

(1) Die geänderten Kostenansätze könnten bei Projektförderungen von der Bewilligungsstelle auch nachträglich bewilligt werden (vgl. VV Nr. 5.1.2 zu Art. 44 BayHO), wenn sie grundsätzlich genehmigungsfähig sind und bei rechtzeitiger Information von der Bewilligungsbehörde auch bewilligt worden wären (Stichwort: Sinn und Zweck der Zuwendung, Wille des Zuwendungsgebers). Da das Haushaltsjahr in der Regel zum Zeitpunkt der Prüfung bereits abgeschlossen ist, ist dies auf Antrag aber nur möglich, wenn keine anderen Regelungen entgegenstehen und sich die Zuwendung in ihrer Höhe nicht verändert. Nehmen Sie also Kontakt zur Bewilligungsstelle auf und klären Sie das weitere Vorgehen ab. Wird nachbewilligt, so bleibt für Sie nichts zu beanstanden (Abgesehen vielleicht vom Verstoß gegen die Mitteilungspflichten nach Nr. 5 ANBest-P bzw. – K).

Anderenfalls ergeben sich folgende Möglichkeiten: (2) Alle Kostenansatzüberschreitungen bis zur 20 %-Grenze, die nicht an

anderer Stelle eingespart wurden, sowie darüber hinaus gehende Ansatzüberschreitungen hat der Zuwendungsempfänger aus eigenen, nicht projektbezogenen Mitteln zu tragen (vgl. Nr. 1.2 Satz 5 ANBest-P bzw. ANBest-K). Die Summe der festgesetzten zuwendungsfähigen Kosten reduziert sich dadurch nicht.

- Bei der Fehlbedarfsfinanzierung:

Höhere Einnahmen im Rahmen des Projektes sind vorrangig zur Verringerung des Fehlbedarfes einzusetzen (Schluss aus Nr. 1.4.2 ANBest-P, Nr. 1.3.2 ANBest-K, Nr. 2 ANBest-P bzw. ANBest-K) und nicht zur ungenehmigten Aufstockung von Ausgaben! Sie stellen also Überschreitungen in Ihrem Vermerk fest, dann prüfen Sie, aus welchen Mitteln die Überschreitungen finanziert wurden. Dazu ziehen Sie von der Summe der ursprünglich veranschlagten Eigenmittel des Zuwendungsempfängers und ggf. sonstiger

Kapitel 2-40

Mittel sowie der im Rahmen des Projektes erwirtschafteten Einnahmen (Gebühren, Verkaufserlöse, Eintrittspreise etc.) die im Verwendungsnachweis angegebenen zuwendungsfähigen Gesamtausgaben ab. Achten Sie darauf, ob sich die sonstigen Mittel erhöht haben (Folge: Erhöhung der Deckungsmittel, Nr. 2 ANBest-P; vgl. oben und Basiskatalog, Nr. 5.4, vgl. a. Nr. 2.7.5.2.1). Ist dies nicht der Fall und entsteht bei Ihrer Rechnung eine negative Differenz, dann, und nur dann, wurden die Überschreitungen aus eigenen Mitteln bestritten, die nicht durch das Projekt erwirtschaftet wurden.

- Bei der Anteilfinanzierung: Hier gilt das oben Gesagte analog, nur dass die höheren Einnahmen anteilig zur Verringerung der Zuwendungshöhe einzusetzen sind (vgl. Nr. 1.4.1 ANBest-P bzw. ANBest-K, Nr. 2 ANBest-P bzw. ANBest-K). Nehmen Sie Ihre jeweilige Feststellung mit den ggf. daraus resultierenden möglichen Konsequenzen in Ihren Vermerk auf.

(3) Kostenansatzüberschreitungen von über 20 %, die gleichzeitig bei

anderen Kostenansätzen eingespart wurden, führen zu einer Reduzierung der Summe der festgesetzten zuwendungsfähigen Kosten.

Um die Reduzierung zu berechnen gehen Sie wie folgt vor: Sie kappen zunächst alle Überschreitungen bei der 20-% Grenze, denn bis dahin sind sie ja aufgrund der Einsparung zuwendungsfähig, und addieren die Beträge. Dann addieren sie zu dieser Summe die Beträge derjenigen Ansätze, bei denen Einsparungen vorgenommen wurden. Wenn Sie nun den erhaltenen Gesamtbetrag von der Summe der festgesetzten zuwendungsfähigen Kosten abziehen, erhalten Sie die zu bestimmende Differenz.

Vergleichen Sie hierzu auch die Beispiele im Anhang 6.6.

Daneben sollten Sie noch etwas abwägen. Große Verschiebungen innerhalb der festgesetzten Kostenansätze können je nach Zuwendungsziel auch eine Abweichung von der Zweckbestimmung darstellen. Das heißt, auch wenn der Sachbericht einen Erfolg vermeldet, kann dann der Zweck der Zuwendung verfehlt sein (vgl. oben Nr. 2.7.4). Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Eine Zuwendung soll die Durchführung eines unternehmerischen Projektes ermöglichen und auf diese Weise Arbeitsplätze sichern. Im Kostenplan ist sowohl ein Kostenansatz für Arbeitskosten als auch ein Ansatz für den Erwerb von Fertigungsmaschinen enthalten. Das unternehmerische Ziel wurde erreicht. Der Unternehmer sparte aber bei dem Ansatz für Arbeitskosten ein, d.h. er entließ Arbeitskräfte, und nutzte die so erzielten Einsparungen, um stattdessen teurere und rationellere Fertigungsroboter zu erwerben. Im Falle einer institutionellen Förderung (vgl. VV Nr. 2.2 zu Art. 23 BayHO) gibt es keine 20 %-Regel. Dazu bedarf es einer gesonderten Auflage im Bewilligungsbescheid zur gegenseitigen Deckungsfähigkeit von Kostenansätzen. Es gilt dann das oben Gesagte. Anderenfalls sind alle Ansätze verbindlich und dürfen nur unter-, nicht aber überschritten werden (Berechnung nach Nr. 2 ANBest-I, vgl. oben Nr. 2.7.5.2). Auch bei Festbetragsfinanzierungen gibt es keine 20 %-Grenze. Weder die Erhöhung von Deckungsmitteln, noch die Reduzierung der zuwendungsfähigen Kosten haben bei dieser Finanzierungsart eine Auswirkung auf die Höhe der Zuwendung (Beachte dazu Ausführungen im Basiskatalog Nr. 5.4).

Kapitel 2-41

2.7.5.2.5 Das Besserstellungsverbot


Personalausgaben und sächliche Verwaltungsausgaben gefördert werden

und

die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend (> 50%) aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten werden.

Das Besserstellungsverbot

Nr. 1.3 ANBest-I, -P:

Der Zuwendungsempfänger darf keinen Beschäftigten besser stellen als vergleichbare Staatsbedienstete,

sofern

Nr. 1.3 ANBest-I und –P enthalten das sog. Besserstellungsverbot. Es besagt, dass ein Zuwendungsempfänger keinen seiner Beschäftigten finanziell besser stellen darf, als vergleichbare Staatsbedienstete. Für institutionell geförderte Zuwendungsempfänger ist dies eine generelle Verpflichtung. Im Fall von Projektförderungen, die eine Förderung von Personal- und sächlichen Verwaltungsausgaben mit umfassen, tritt das Besserstellungsverbot nur ein, wenn der Zuwendungsempfänger mehr als 50% seiner Gesamtausgaben (Achtung: nicht nur der Projektausgaben!!) aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestreitet (vgl. hierzu FMS vom 29.12.1983, Az.: 11 – H 1361 – 18/2- 75 712). Unter „öffentlicher Hand“ sind übrigens alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts zu verstehen. Das Besserstellungsverbot ist eine spezifische Ausprägung des in Art. 23 BayHO verankerten Subsidaritätsprinzips und damit eine Grundvoraussetzung, die bereits im Antragsverfahren zu prüfen ist. Haushaltsrechtlich stellen die in den Tarifverträgen für den Öffentlichen Dienst (z.B. BAT) vereinbarten Arbeitsbedingungen dabei mit Blick auf das Gebot der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit des Art. 7 BayHO die Obergrenzen für die dem Besserstellungsverbot unterliegenden Zuwendungsempfänger dar (vgl. auch BWV, Band 10, C Nr. 8.3, insbesondere C Nr. 8.3.3 und 8.3.4). Ausnahmen sind allerdings möglich. Nach VV Nr. 15.1 zu Art. 44 BayHO können im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen im Einzelfall höhere Vergütungen als nach den BAT oder MTArb (einschließlich der in Nr. 1.3 ANBest-I genannten Fällen) und anderer über- und außertariflicher Leistungen sowie Abweichungen vom Stellenplan für Angestellte gewährt werden, soweit die Einwilligung der Staatsministeriums der Finanzen nicht allgemein erteilt ist. Eine solche Einwilligung im Einzelfall kann z.B. vertretbar sein, wenn kompetente Fachkräfte für eine vom Staat geförderte Gesellschaft aus der Privatwirtschaft nur durch höhere Bezüge gewonnen werden können. Sie wird schriftlich und in der Regel unter bestimmten Auflagen erteilt.

Kapitel 2-42

Von Nr. 1.3 ANBest-I und -P werden beispielsweise folgende Personalausgaben und personalbezogene Sachausgaben als zuwendungsfähig erfasst (nicht abschließend; vgl. BAT, MTArb etc.):

- Vergütungen und Löhne nebst Zulagen - Weihnachtszuwendungen - Beihilfen - Jubiläumszuwendungen - Vermögenswirksame Leistungen - Essensgeldzuschüsse - Trennungsgeld, Fahrtkosten und Verpflegungszuschüsse als Trennungsgeld - Reisekostenvergütungen - Umzugskostenvergütungen - Dienstwohnungen - Aufwandsentschädigungen

Darunter fallen aber auch folgende immaterielle Besserstellungen: - Urlaub und Sonderurlaub - Arbeitszeitregelungen (Anmerkung: siehe FMS vom 27.04.2004!! Zur 42-

Stundenwoche)) - Ausstattung von Diensträumen - Nebentätigkeit - Wohnungsfürsorge Nicht zuwendungsfähig (also unzulässig) sind beispielsweise: - Zahlungen für Gemeinschaftsveranstaltungen - Zahlungen für Betriebssport - Zahlungen aus Anlass von Familienfeiern - Zahlungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - Beförderung von Mitarbeitern zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit

Betriebs-Kfz - Zahlungen aus Anlass eines Betriebsjubiläums - Erstattung von Prämien für Versicherungen zugunsten der Mitarbeiter

(Ausnahme: Arbeitgeberanteil zu den gesetzliche Versicherungen) - Erstattung der Kontoführungsgebühren

Das Besserstellungsverbot ist eine Auflage im Sinne des Art. 36 Abs. 2 Nr. 4 BayVwVfG. Verstößt der Zuwendungsempfänger dagegen, führt dies grundsätzlich zum Förderausschluss der Gesamtvergütung, nicht nur des Differenzbetrages zwischen der tatsächlichen gewährten Vergütung und der vom Staat vergleichbaren Bediensteten gewährten Vergütung (vgl. FMS vom 17.12.1984, AZ.: 11 – H 1105 – 35/21 – 22890/83 u.a., FMS vom 10.02.1999 Az.: 16 – H 1006 – 3/3 – 6 197, weitere FMS s. Anhang 6.2). Die Bewilligung kann nach Art. 49 Abs. 2 a Nr. 2 BayVwVfG dies bzgl. widerrufen werden (Achtung: z.B. für Wohlfahrtsverbände gibt es eine sog. Differenzlösung, vgl. FMS vom 05.08.1986). Wie prüfen Sie nun die Einhaltung des Besserstellungsverbotes bei den betroffenen Zuwendungsempfängern? Üblicherweise wurde hinsichtlich der Gehaltszahlungen bereits im Rahmen des Bewilligungsverfahrens anhand von Stellenbeschreibungen eine Eingruppierung der Arbeitsstellen in vergleichbare BAT -Vergütungsgruppen vorgenommen. Außerdem wurden für jede Stelle sog. Vergleichsberechnungen erstellt. Dabei wurde zunächst von der Bewilligungsstelle oder der Lohnbuchhaltung des

Kapitel 2-43

Zuwendungsempfänger ermittelt, wie viel der jeweilige Stelleninhaber maximal nach öffentlichem Tarifrecht vergleichsweise in einer Behörde verdienen würde und diese Summe dem jeweiligen Personalkostenansatz des Zuwendungsempfängers gegenübergestellt. Entsprachen die veranschlagten Personalkosten dem zulässigen Tariflohn, lagen darunter oder bestand im Einvernehmen mit der Staatsministerium der Finanzen im Einzelfall eine Ausnahmeregelung (vgl. oben und VV Nr. 15.1 zu Art. 44 BayHO), so konnten diese Kosten auch als zuwendungsfähig bewilligt werden. Diese Prüfungsunterlagen sowie eventuelle Ausnahmeregelungen sind in der Bewilligungsakte enthalten und dienen Ihnen als Ausgangspunkt für Ihre Verwendungsnachweisprüfung. Ihre Aufgabe ist es nun die im Verlauf der Maßnahme tatsächlich geleistete Vergütung (Brutto-Jahresgehalt zzgl. Gratifikationen u.ä.) je Mitarbeiter mit den Obergrenzen der jeweiligen Vergleichsrechnungen abzugleichen. Wurden die zulässigen Grenzen überschritten, so liegt ein Auflagenverstoß vor und die Gesamtvergütung des betroffenen Mitarbeiters ist entsprechend der Vorgaben des Bayer. Staatsministeriums der Finanzen grundsätzlich nicht mehr zuwendungsfähig. Übrigens, die 20 %-Regel (vgl. Nr. 2.7.5.2.4) findet auf die einzelnen Gehälter keine Anwendung!!! Sofern Sie erst im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung einer Projektförderung Anhaltspunkte dafür erhalten, dass ein Zuwendungsempfänger unter das Besserstellungsverbot fallen könnte, so müssen Sie in diesem besonderen Fall nicht nur die Projektfinanzierung prüfen, sondern auch die Gesamtfinanzierung des Zuwendungsempfängers abklären. Bestätigt sich Ihr Verdacht, dass mehr als 50 % seiner Gesamtausgaben durch die öffentliche Hand gedeckt werden, so bleibt eigentlich nichts anderes übrig, als im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung oben geschilderte Eingruppierung und Vergleichsberechnung nachzuholen, um die erforderlichen SOLL-Daten zu erhalten. Andere Punkte , wie z.B. die Reisekostenvergütung, Geschäftszimmerausstattung, Urlaubsregelung u.ä., können Sie bei der Vor-Ort-Prüfung anhand der Buchhaltung in Verbindung mit einem Blick in die Büros sowie die Kantine überprüfen. In diesem Zusammenhang auch noch eine Anmerkung zur Wiederbesetzungssperre: Gem. Art. 6 Abs. 2 HG und Nr. 6.13.5 HVR 2003/2004 gelten für institutionell geförderte Zuwendungsempfänger die Stellenwiederbesetzungssperren sinngemäß. Zur Klarstellung ist in den Zuwendungsbescheiden darauf hinzuweisen (vgl. Nr. 6.13.5 Abs. 1 letzter Satz HvR 2003/2004 und VV Nr. 1.2 und 2.4 zu Art. 6 Abs. 2 HG 2003/2004, FMS vom 30.12.2002 Az.: 23 – P- 1401 – 003 – 49 705/02, VV zum Vollzug des Art. 6 Abs. 2 HG 2003/2004, Anlage zum FMS vom 05.04.2004, Az.: 23 - P 1401 - 003 - 11 611/04). Wie beim Staat geht mit der Wiederbesetzungssperre eine effektive Haushaltsmitteleinsparung einher. Sofern Sie also auf einen Fall einer bewilligungskonform eingehaltenen Wiederbesetzungssperre stoßen und keine Deckungsfähigkeit mit anderen Titeln zugelassen wurde, sollten Sie prüfen, wofür die eingesparten Personalkosten verwendet wurden. Im Übrigen möchte ich Sie zum Abschluss dieses Kapitels noch darauf hinweisen, dass auch für Zuwendungsempfänger einer Projektförderung, deren Gesamtausgabenförderung unter der 50 %- Regel der Nr. 1.3 ANBest-P liegen, Personalkosten unter Wirtschaftlichkeits- und Sparsamkeitsgesichtspunkten nicht unbeschränkt förderfähig sind. Sofern Ihre Richtlinie keine Begrenzungen vorgibt, dient als Anhaltspunkt für die Förderfähigkeit dieser Kosten ebenfalls der BAT. Allerdings sollte dazu eine entsprechende Regelung in der Bewilligung enthalten sein, an der Sie einen Auflagenverstoß festmachen können. Bitte achten Sie daher im Rahmen Ihrer Prüfung auf eine solche Auflage.

Kapitel 2-44

2.7.5.2.6 Die Regelungen zur Auftragsvergabe


Nach Nr. 3 ANBest-I, -P bzw. -K

sind vom Zuwendungsempfänger bei der Vergabe von Aufträgen zur Umsetzung von Fördermaßnahmen die vergaberechtlichen

Bestimmungen (VOL, VOB, Art. 55 BayHO, § 31 KommHV, u.a.) zu beachten.

Die Auftragsvergabe

Nach Nr. 3 ANBest-I, -P bzw. -K sind vom Zuwendungsempfänger bei der Vergabe von Aufträgen zur Umsetzung der Fördermaßnahme die vergaberechtlichen Bestimmungen (VOB, VOL, Art. 55 BayHO, § 31KommHV, u.a.) zu beachten. Ausgenommen wurden davon nur nichtkommunale Zuwendungsempfänger, die eine Zuwendung oder - bei einer Finanzierung durch mehrere Stellen - eine Gesamtzuwendung von weniger als 25.000,00 € je Fördermaßnahme erhalten (vgl. Nr. 3.7 ANBest-I bzw. –P). Verstößt der Zuwendungsempfänger gegen vergaberechtliche Bestimmungen, so stellt auch dies einen Auflagenverstoß dar, mit der Folge, dass der Zuwendungsbescheid ganz oder teilweise auch mit Wirkung für die Vergangenheit widerrufen werden kann (vgl. unten Kapitel 3). Daher sollte Teil einer Verwendungsnachweisprüfung zumindest stichprobenartig auch die Prüfung der ordnungsgemäßen Auftragsvergabe nach VOL/A, VOB/A bzw. Art 55 BayHO oder § 31 KommHV sowie der sonstigen in Nr. 3 ANBest-I, - P bzw. K genannten Bestimmungen sein. Allerdings möchte ich nicht verhehlen, dass es sich hierbei um ein sehr komplexes Prüfungsgebiet handelt, in das man sich als Prüfer unbedingt im Rahmen einer speziellen Fortbildung einarbeiten sollte. Im Fall von Bauförderungen stehen Ihnen dann darüber hinaus noch die Fachleute der Staatlichen Hochbauämtern bzw. der Bauabteilungen im eigenen Haus gutachterlich zur Seite, auf deren Feststellungen Sie sich stützen können. Wichtig ist, dass Sie vorläufig Folgendes verinnerlichen:

Die Verpflichtung der Zuwendungsempfänger, bei ihrer Auftragsvergabe die Vergabebestimmungen zu beachten, sichert vor allem den wirtschaftlichen Umgang mit der gewährten Zuwendung.

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass eine Auftragsvergabe, die unter Umgehung der vergaberechtlichen Bestimmungen erfolgt, in der Regel als unwirtschaftlich anzusehen

Kapitel 2-45

ist. Demzufolge sind die dadurch entstandenen Kosten dann auch nicht zuwendungsfähig und werden ganz oder teilweise von den zuwendungsfähigen Kosten abgezogen (vgl. oben Nr. 2.7.5.2 sowie 2.7.5.2.2). Die Prüfung erfolgt vorliegend in zwei Schritten: (1) Zunächst wird anhand der Unterlagen des Zuwendungsempfängers (vgl.

unten Nr. 2.7.6) geprüft, ob die vergaberechtlichen Bestimmungen eingehalten wurden. Im Falle von Leistungen nach der VOB prüft dies in aller Regel die Baufachbehörde für Sie und teilt Ihnen das Ergebnis mit (zum Prüfungsersuchen an die Fachbehörden vgl. auch oben Nr. 2.7.2). Im Falle von Leistungen nach der VOL müssen Sie diese Prüfung zu meist selbst durchführen. Daher möchte ich Sie an dieser Stelle schon einmal mit ein paar wesentlichen Orientierungshilfen versorgen:

Wertgrenzen nach der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)

Wertgrenzen : Bundesanzeiger Nr. 216 vom 20.11.2002

Vergabeart: Fundstelle

Bis 30.000,00 € incl. Umsatzsteuer

Freihändige Vergabe mit min. 2 - 3 Angeboten

Vergabe ohne förmliches Verfahren nach § 3 Nr. 1 Abs. 3 i.V.m Nr. 4 VOL / A

Zwischen 30.000,00 € und 200.000,00 € incl. Umsatzsteuer

Öffentliche Ausschreibung

Vergabe nach öffentlicher Aufforderung an eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten nach § 3 Nr. 1 Abs. 1 VOL / A Ausnahmen nach § 3 Abschnitt I VOL / A für

- Beschränkte Ausschreibung - Vergabe nach Aufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmern zur Einreichung von Unterlagen nach § 3 Nr. 3 a – d VOL / A

- Freihändige Vergabe mit min. 3 Angeboten - Vergabe ohne förmliches Verfahren nach § 3 Nr. Nr. 4 a – p VOL / A

Achtung: Ab 200.000,00 € (ohne Umsatzsteuer) ist das Vergabeverfahren EU-weit durchzuführen (Wertgrenzen – s. VergabeVO, BGBl. Teil I vom 14.02.2003, 169 ff i.V.m. Abschnitt II der VOL / A).

Wertgrenzen nach der Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) Bauleistungen sind an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmer zu angemessenen Preisen zu vergeben. Der Wettbewerb soll die Regel sein. Um § 3 Nr. 3 Abs. 1a VOB/A einfacher handhaben zu können, gelten folgende Wertgrenzen:

Kapitel 2-46

o Tiefbau

Wertgrenzen : Vergabeart: Fundstelle


Freihändige Vergabe mit min. 2- 3 Angeboten

Vergabe ohne förmliches Verfahren nach § 3 Nr. 1 Abs. 3 i.V.m. Nr. 4 VOB / A


Beschränkte Ausschreibung mit insgesamt mind. 3 – 8 Bieter

Vergabe nach Aufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmern zur Einreichung von Unterlagen nach § 3 Nr. 1 Abs. 2 i.V.m. Nr. 3 VOB / A Achtung: Eine regionale Begrenzung ist nicht zulässig. In der Regel sind min. aus 2 Nachbarlandkreisen (mind. Radius ca. 50 km) 2 oder mehr Bieter einzuladen, um einen ausreichenden Wettbewerb zu gewährleisten. Dies gilt ggf. auch für Ballungsräume.

Ab 300.000,00 € incl. Umsatzsteuer

Öffentliche Ausschreibung

Vergabe nach öffentlicher Aufforderung an eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten nach § 3 Nr. 1 Abs. 1 VOB / A

Achtung: Ab einem Gesamtwert der Baumaßnahme i.H.v. 5. Mio. € (ohne Umsatzsteuer) sind die Vergabeverfahren europaweit durchzuführen. Die o.g. Wertgrenzen gelten dann für Verhandlungsverfahren, nichtoffene Verfahren und offene Verfahren.

o Hochbau Wertgrenzen : Vergabeart: Fundstelle


Freihändige Vergabe mit min. 2 - 3 Angeboten

Vergabe ohne förmliches Verfahren nach § 3 Nr. 1 Abs. 3 i.V.m. Nr. 4 VOB / A


Beschränkte Ausschreibung mit insgesamt mind. 3 – 8 Bieter für Rohbauten (Erd-, Beton- und Maurerarbeiten, mit und ohne Putzarbeiten)


Beschränkte Ausschreibung mit insgesamt mind. 3 – 8 Bieter für übrige Hochbau-gewerke, Pflanzarbeiten und Straßen-ausstattung

Vergabe nach Aufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmern zur Einreichung von Unterlagen nach § 3 Nr. 1 Abs. 2 i.V.m. Nr. 3 VOB / A Achtung: Eine regionale Begrenzung ist nicht zulässig. In der Regel sind min. aus 2 Nachbarlandkreisen (mind. Radius ca. 50 km) mind. 2 oder mehr Bieter einzuladen, um einen ausreichenden Wettbewerb zu gewährleisten. Dies gilt ggf. auch für Ballungsräume.

Kapitel 2-47

Wertgrenzen : Vergabeart: Fundstelle


Öffentliche Ausschreibung, für Rohbauten (Erd-, Beton- und Maurerarbeiten, mit und ohne Putzarbeiten)


Öffentliche Ausschreibung für übrige Hochbau-gewerke, Pflanzarbeiten und Straßen-ausstattung

Vergabe nach öffentlicher Aufforderung an eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten nach § 3 Nr. 1 Abs. 1 VOB / A

Achtung: Ab einem Gesamtwert der Baumaßnahme i.H.v. 5. Mio. € (ohne Umsatzsteuer) sind die Vergabeverfahren europaweit durchzuführen. Die o.g. Wertgrenzen gelten dann für Verhandlungsverfahren, nichtoffene Verfahren und offene Verfahren.

Bezugsquellen für Vergabehandbücher (VOB): - Vergabehandbuch für Bauaufgaben des Freistaates Bayern und des Bundes

(VHB), Gebr. Bremberger Verlagsgesellschaft mbH, Blutenburgstr. 21 – 23, 80686 München, Tel. 089/126649-0, Fax: 089/126649-99 – Nähere Info´s auch unter: www.stmi.bayern.de/bauen/StaatlicherHochbau/Service/Vergagehandbuchfuer..

- Vergabehandbuch für Bauaufgaben der Kommunen (HIV-KOM), Richard

Boorberg Verlag, Formularservice, Levelingstr. 6a, 81673 München, Fax: 089/4361564

Die oben genannten Wertgrenzen ändern sich von Jahr zu Jahr. Behalten Sie daher bitte Veröffentlichungen in den Gesetzblättern entsprechend im Auge und aktualisieren Sie die obigen Tabellen regelmäßig. (2) Sofern Sie im Rahmen dieser Prüfung Verstöße gegen die Vergabevorschriften

festgestellt haben bzw. für Sie gutachterlich festgestellt wurden, ist der nächste Schritt im Verfahren die Bestimmung der Höhe des daraus resultierenden Abzuges von den im Verwendungsnachweis ausgewiesenen zuwendungsfähigen Kosten (vgl. oben Nr. 2.7.5.2).

Sie müssen also die festgestellten Verstöße zahlenmäßig gewichten.

Dabei wird Ihnen bewusst ein großer Ermessenspielraum gewährt, damit Sie die Besonderheiten des Einzelfalles nach pflichtgemäßem Ermessen berücksichtigen können (vgl. FMS vom 06.05.1988, Az.: 11 – H 1361 – 1/ 65 – 22 523).

Kapitel 2-48

Für Verstöße gegen die VOB liefert Ihnen das FMS vom 20.08.1987, Az.: 11 – H 1361 – 1/58 – 46 430 (unbedingt Lesen!!) allerdings sehr hilfreiche Vorgaben. Danach unterscheidet man zunächst zwischen schweren und minderschweren VOB-Verstößen. Schwere Verstöße stellen beispielsweise folgende Tatbestände dar:

- Bevorzugung des Angebots eines ortsansässigen Bieters gegenüber dem annehmbarsten Angebot.

- Ausscheiden des annehmbarsten Angebots

o aus sonstigen vergabefremden Erwägungen, o durch nachträgliche Preisverhandlungen oder Änderungen der

Verdingungsunterlagen, o durch nachträgliche Herausnahme von Leistungen aus den

Angeboten, o durch Zulassung eines Angebots, das nach § 25 Nr. 1 Abs. 1

VOB/A auszuschließen gewesen wäre, o durch fehlende oder mangelhafte Wertung von Nebenangeboten

oder Änderungsvorschlägen.

- Ausscheiden oder teilweises Ausscheiden des annehmbarsten Angebots durch nachträgliche Losaufteilung.

- Freihändige Vergabe von Bauleistungen, insbesondere von

Anschlussaufträgen, ohne Vorliegen der Voraussetzungen nach § 3 Nr. 5 VOB/A.

- Beschränkung des Wettbewerbs entgegen § 8 Nr. 1 VOB/A.

- Vergabe von Bauleistungen an einen Generalübernehmer.

Bei Vorliegen eines oder mehrerer schwerer VOB-Verstöße ist im Regelfall und soweit nicht die Umstände des Einzelfalls eine mildere Beurteilung erfordern (alle Umstände und Gesichtspunkte, auch etwaige Entlastungsmomente, sind in die Beurteilung einzubeziehen) ein Widerruf des Zuwendungsbescheides und die Kürzung der Zuwendung angezeigt. Gemäß dem oben genannten FMS werden dazu von den zuwendungsfähigen Kosten des Verwendungsnachweises (vgl. oben Nr. 2.7.5.2) die Kosten der von den festgestellten Verstößen betroffenen Auftragseinheiten (z.B. Teillos oder Fachlos) abgezogen. Sofern dieses Vorgehen – etwa weil VOB-widrig nicht in Teillosen bzw. nur in großen Teillosen vergeben wurde - zu einem völligen oder sehr weitgehenden Förderausschluss für die Gesamtmaßnahme und damit zu einer erheblichen Härte für den Zuwendungsempfänger führt, kann statt dessen allerdings auch eine pauschale Kürzung der Zuwendung erfolgen. Dazu wird ein Kürzungsbetrag errechnet, der sich

- aus einem Betrag in Höhe von 20 bis 25 % der Gesamtzuwendung und - dem Gegenwert des Zuwendungsanteils, der auf die durch den VOB-

Verstoß bedingten Verteuerung entfällt, zusammensetzt. Auch bei minderschweren Vergabeverstößen kommt ein Widerruf des Zuwendungsbescheides und die Kürzung der Zuwendung in Betracht (Vgl. FMS vom 06.05.1988, Az.: 11 – H 1361 – 1/ 65 – 22 523).

Kapitel 2-49


Auch bei sonstigen Vergabeverstößen hat die Bewilligungsbehörde gemäß VV Nr. 8.2.4 zu

Art. 44 BayHO stets zu prüfen, ob der Zuwendungsbescheid ganz oder teilweise zu

widerrufen und die Zuwendung zurückzufordern ist.

Vgl. FMS v. 06.05.1988, Az.: 11 – H 1361-1/65 – 22 523

Die Auftragsvergabe

Sanktionen bei sonstigen VOB-Verstößen

Hier wird die Abwägung der Umstände des Einzelfalles allerdings eher auf eine teilweise Kürzung der Kosten hinauslaufen, die im Verwendungsnachweis für die von den festgestellten Verstößen betroffenen Auftragseinheiten (z.B. Teillos oder Fachlos) geltend gemacht wurden. Ich versuche bei minderschweren Verstößen den wirtschaftlichen „Schaden“ zu ermitteln, in dem ich die Kosten, die wohl üblicherweise angefallen wären (Stichwort: Marktübliche Preise) oder in jedem Fall vermeidbar gewesen wären (z.B. aufgrund von fehlerhafter Anwendung der Vergabevorschriften, Mehrfachausschreibung), den tatsächlichen Ausgaben gegenüberstelle. Der Differenzbetrag stellt m. E. einen gut begründbaren Abzug von den zuwendungsfähigen Kosten dar.

Da es sich vorliegend stets um einen Ermessensentscheidung (vgl. Art. 40 BayVwVfG) handelt, ist besonders wichtig, dass Sie die von Ihnen vorgenommene Gewichtung eines jeden Verstoßes gut in Ihrem Prüfvermerk begründen.

Für VOL-Verstöße habe ich keine entsprechende Vorgabe des Staatsministeriums der Finanzen gefunden. Allerdings denke ich, dass die Grundgedanken der oben angeführten FMS auch auf solche Verstöße angewendet werden können.

Abschließend nehmen Sie Ihre Feststellungen in Ihren Prüfvermerk auf und korrigieren den Wert der bis hierher anerkannten tatsächlich zuwendungsfähigen Kosten (vgl. oben Nr. 2.7.5.2) entsprechend.

2.7.5.2.7 Die sonstigen Nebenbestimmungen

Beim Vergleich der SOLL-Vorgaben mit den IST-Werten ist darüber hinaus auch die Einhaltung sonstiger Nebenbestimmungen des Bewilligungsbescheides zu kontrollieren. Das können aus Richtlinien übernommene Kostenkataloge, Spezialregelungen der Fachbehörden oder besondere zeitliche Bindungen sein bzw. im Fall einer institutionellen Förderung auch Vorgaben zu Titelbindungen,

Kapitel 2-50

gegenseitiger Deckungsfähigkeit, Sperrvermerke etc. sein (vgl. a. Anhang 6.5.). Das alles sind Punkte, in denen Sie der Spezialist für Ihren Aufgabenbereich werden müssen. Deshalb kann darauf an dieser Stelle leider auch nicht weiter eingegangen werden. Nur so viel: Lesen Sie Ihre sonstigen Nebenbestimmungen gut durch, markieren Sie sich bereits im Vorfeld wichtige Punkte und haben Sie sie bei Ihren Prüfungen stets griffbereit. Welche und wie viele dieser Punkte Sie dann zur Prüfung daraus auswählen, steht wieder in Ihrem Ermessen. Wenn sich allerdings bisher schon einige Unstimmigkeiten auf Ihrer Prüfungsliste angesammelt haben, dann sollten Sie vorsichtshalber doch eher mehr als weniger Stichproben prüfen.

Streichen Sie dementsprechend aus der Kostenaufste llung alle Kosten heraus, die z.B. nach Ihren Richtlinien etc. nicht als zuwendungsfähig definiert sind, oder beziffern Sie Ausgaben, die nicht bewilligungskonform getätigt wurden, und ziehen Sie sie von den im Verwendungsnachweis angegebenen zuwendungsfähigen Kosten ab (vgl. oben Nr. 2.7.5.2).

Ihre Ergebnisse vermerken Sie wiederum und korrigieren ggf. erneut Ihre Berechnungstabelle(n). Somit haben Sie die Überprüfung der Höhe der tatsächlich zuwendungsfähigen Kosten anhand des zahlenmäßigen Nachweises vorläufig abgeschlossen. Veränderungen können sich jetzt allerdings noch ergeben, wenn Sie im Rahmen einer Originalbelegprüfung (vgl. unten Nr. 2.7.5.5) auf weitere Reduzierungsgründe stoßen.

2.7.5.2.8 Die fristgerechte Mittelverwendung

Die Kontrolle der fristgerechten Mittelverwendung ist eine aufwendige Prüfung, die die Einhaltung der Verpflichtungen aus Nr. 1.4 ANBest-P, Nr. 1.3 ANBest-K bzw. Nr. 1.5 ANBest-I zum Gegenstand hat. Danach darf der Zuwendungsempfänger die Zuwendung oder Teilbeträge der Zuwendung nur insoweit und nicht eher anfordern, als sie innerhalb von zwei bzw. drei Monaten nach der Auszahlung für fällige Zahlungen benötigt werden. Diese Regelung soll zum einen verhindern, dass Zuwendungsempfänger bereits zu Beginn der Maßnahme die gesamte Zuwendung abrufen und bis zu ihrer tatsächlichen Verwendung ggf. ihm nicht zustehende Zinsgewinne erwirtschaften. Zum anderen muss der Staat so lange wie möglich über die vom Bürger „entliehenen“ Mittel verfügen können. Er darf sie erst dann und nur in der Höhe einsetzen, wenn sie auch tatsächlich zur Zielerreichung erforderlich und notwendig sind. Das ist ein Gebot des wirtschaftlichen Mitteleinsatzes (Stichwort: Minimalprinzip, vgl. oben Nr. 2.7.5.1; vgl. Art. 34, 6, 7 Abs. 1 Satz 1 BayHO).

Kapitel 2-51


Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit nach Art. 7 Abs. 1 BayHO


Wirtschaftlichkeit

=

Pflicht, das günstigste Verhältnis zwischen dem angestrebten Zweck und der Höhe der eingesetzten Steuermittel zu suchen!

Sparsamkeit

=

Pflicht, nur soviel Steuermittel auszugeben, wie unbedingt zur Zielerreichung erforderlich sind!


Minimalprinzip

=

Ein bestimmtes Ziel soll mit dem geringsten Mitteleinsatz erreicht werden.

Maximalprinzip

=

Mit einem bestimmten Mitteleinsatz soll ein maximales Ergebnis erreicht werden.


Für den Zuwendungsempfänger bedeutet das, dass er, bevor er Mittel bei der Bewilligungsstelle anfordern darf, jeweils für zwei bzw. drei Monate im Voraus und unter Berücksichtigung aller vorhandenen oder zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben seinen tatsächlichen Bedarf an Zuwendungsmitteln errechnen muss. Diese Berechnungen müssen Sie im Rahmen Ihrer Prüfung nachvollziehen. Wenn Sie dabei Verstöße feststellen, so können diese für den Zuwendungsempfänger Zinsen in Höhe von 6% p.a. nach sich ziehen (vgl. Nr. 8.5 ANBest-P bzw. ANBest-K, Nr. 9.5 ANBest-I, VV Nr. 8.2.5, 8.6 zu Art. 44 BayHO, Art. 49 a Abs. 4 BayVwVfG; Siehe auch Freund / Rach, DVP 06/2004, Seite 231 ff- Lesen!!). Übrigens, in der Praxis hat sich gezeigt, dass in der Regel mit der Anzahl der im Verlauf einer Förderung geleisteten Teilauszahlungen, auch die Anzahl der Verstöße steigt.

Kapitel 2-52

Leider konnte in der Praxis bisher kein Weg gefunden werden, der eine stichprobenartige und gleichzeitig zufrieden stellende Plausibilitätsprüfung ermöglicht. Das liegt daran, dass ein Abruf von Teilzuwendungsmitteln kein in sich abgeschlossener Vorgang ist, sondern stets auf dem vorangegangenen Mittelabruf aufbaut. Das bedeutet, dass beispielsweise im Rahmen eines frühen Mittelabrufes zuviel ausgezahlte Fördergelder Auswirkung auf alle folgenden Mittelabrufe haben können. Der im Verhältnis zum tatsächlichen Bedarf entstandene Mittelüberschuss beim Zuwendungsempfänger kann dann ggf. sogar von Abruf zu Abruf steigen. Genauso gut kann sich aber der vorgenannte Überschuss kurzfristig in einen nicht gedeckten Bedarf verwandeln, wenn plötzlich eine hohe Rechnung zu begleichen ist. Alle weiteren Mittelabrufe können in diesem Fall wieder völlig korrekt gewesen sein. Um also zu einem aussagekräftigen Prüfungsergebnis zu gelangen müssen alle mit der Zuwendung in Zusammenhang stehender Zahlungsvorgänge betrachtet werden. Ein Herausreißen aus dem chronologischen Zusammenhang führt zu einem verzerrten Bild. Zwei Beispiele wie Stichproben vorliegend zu irreführenden Ergebnissen führen können: Den beiden Beispielen liegt die nachfolgende, stark vereinfachte Rechnung zugrunde. Der „tatsächliche Bedarf an Zuwendungsmitteln“ bezieht sich stets auf die auf den Abruf folgenden zwei bzw. drei Monate. Im Verlauf der Maßnahme zuviel ausgezahlte Mittel wurden also nicht innerhalb der gesetzten Fristen verwendet:

Mittelabruf Nr. Mittelabruf Tatsächlicher Bedarf an

Zuwendungsmitteln

Differenz zwischen Mittelabruf und Bedarf

Zuviel ausgezahlte

Mittel (tatsächlicher Überschuss

zum Zeitpunkt des

Mittelabrufes)

(1) 500.000,00€ 500.000,00€ 0,00 € 0,00 € (2) 250.000,00 € 200.000,00 € + 50.000,00

€ 50.000,00 €

(3) 140.000,00 € 140.000,00 € 0,00 € 50.000,00 € (4) 80.000,00 € 130.000,00 € - 50.000,00 € 0,00 € (5) 500.000,00 € 490.000,00 € + 10.000,00€ 10.000,00€

o Wenn Sie hier bei einer stichprobenartigen Prüfung beispielsweise nur den

Mittelabruf Nr. (3) betrachten, dann kämen Sie zu dem Schluss, dass Abruf und tatsächlicher Bedarf in diesem Zeitraum deckungsgleich gewesen wären und somit nichts zu beanstanden wäre. Tatsächlich verfügte der Zuwendungsempfänger aber zusätzlich über 50.000,00 € Zuwendungsmittel, die ihm beim Mittelabruf (2) zu viel ausgezahlt wurden. Mit Ihrer Stichprobe können Sie dies nicht erfassen.

o Wenn Sie mit Ihrer Stichproben lediglich die Mittelabrufe Nr. (4) und (5) erfassen würden, dann kämen Sie zu dem Ergebnis, dass der Zuwendungsempfänger zunächst 50.000,00 € zu wenig abgerufen hätte. Beim nächsten Mittelabruf (5) hätte er zwar 10.000,00 € mehr abgerufen, als im Zeitraum an Bedarf bestand, aber da ihm ja bereits aus Mittelabruf (4) 50.000,00 € fehlten, hätte er immer noch eine Deckungslücke von 40.000,00 €. Tatsächlich korrigierte Mittelabruf (4) nur eine seit Mittelabruf (3) bestehende

Kapitel 2-53

Überzahlung und Mittelabruf (5) war erneut um 10.000,00 € zu hoch. Insgesamt schloss die Maßnahme mit 10.000,00 € zuviel ausgezahlten und nicht nur nicht fristgerecht, sondern überhaupt nicht für das Projekt verwendeten Mitteln.

Wie die obigen Beispiele zeigen, ist eine stichprobenartige Prüfung nicht ratsam. Sie können aber Anhaltspunkte suchen, ob eine Prüfung der fristgerechten Mittelverwendung vorliegend geboten ist. Vergleichen Sie das Datum der letzten Zahlung des Zuwendungsempfängers mit dem Ablauf der letzten Verwendungsfrist ab Auszahlung der Mittel (vgl. oben Nr. 2.5). Liegt die letzte Zahlung außerhalb dieser Frist, dann könnte eine komplette Prüfung geboten sein. Sie können, zumindest im Fall einer Anteil- oder Festbetragsfinanzierung (vgl. VV Nr. 2.2.1 bzw. Nr. 2.2.3 zu Art. 44 BayHO, Nr. 2.2 VVK), auch eine Berechnung wie im obigen Beispiel durchführen, in dem sie die Summen des jeweiligen Bedarfes der Höhe der Abrufe gegenüberstellen. Allerdings ist die Bedarfsberechnung so aufwendig, dass Sie dann auch gleich eine komplette Berechnung durchführen können. Meines Erachtens ist die Prüfung der fristgerechten Mittelverwendung jedenfalls eine „Entweder / oder“ - Entscheidung, also entweder Sie prüfen sie, dann aber vollständig, oder sagen, in diesem Fall interessieren andere Prüfungspunkte mehr. Wenn Sie sich nun entschließen die Prüfung durchzuführen und die ggf. in Rechnung zu stellenden Zinsen zu ermitteln, dann müssen Sie sich zunächst die Finanzierungsart ansehen. Anteil- und Festbetragsfinanzierung erfordern nämlich eine andere Berechnung als die Fehlbedarfsfinanzierung. (1) Nach Nr. 1.4.1 ANBest-P bzw. Nr. 1.3.1 ANBest-K dürfen im Fall der Anteil-

und Festbetragsfinanzierung die Zuwendungsmittel nur anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer Zuwendungsgeber und den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln des Zuwendungsempfängers in Anspruch genommen werden. Die ANBest-I enthält keine entsprechende Regelung. Diese ist ggf. im Bewilligungsbescheid zu finden.

Um Ihre Prüfung durchzuführen benötigen Sie zunächst aus der Buchhaltung des Zuwendungsempfängers alle zuwendungsfähigen Zahlungsausgänge (Höhe der zuwendungsfähigen Kosten, vgl. oben Nr.2.7.5.1) samt Datum und Betrag in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Das ist Ihre Berechnungsbasis.

Dann legen Sie eine Berechnungstabelle an. Das kann entweder über ein Verzinsungsprogramm wie z.B. das oben erwähnte Verzinsungsprogramm des

Gebietsrechenzentrum Hagen, HaZarD, (vgl. oben Nr. 2.1) oder eine eigene (Excel-)Tabellen sein.

Um sich die Mühe zu ersparen und Tippfehler bei der Eingabe zu vermeiden, sollten Sie sie in dem von Ihnen benötigten Format, also z.B. als Excel-Tabelle, anfordern. Noch besser ist es natürlich, diese Anforderung an den Verwendungsnachweis von vornherein als Auflage im Bewilligungsbescheid festzuschreiben. Im Fall der Anteilfinanzierung wird von jedem einzelnen Rechnungsbetrag jeweils der in der Bewilligung festgelegte Prozentsatz gefördert. Die Höhe des tatsächlichen Bedarfes entspricht dabei der Höhe des errechneten Zuschusses. Sie berechnen also von jeder Zahlung den darauf entfallenden Anteil der Zuwendung und addieren diese Summe so lange, bis die Höhe des Auszahlungsbetrags erreicht ist.

Dann prüfen Sie, ob der Zuwendungsempfänger dafür länger benötigt hat, als es ihm die zulässige Verwendungsfrist (vgl. Nr. 1.4 ANBest-P, Nr. 1.3 ANBest-K bzw. Nr. 1.5 ANBest-I - zwei bzw. drei Monate) erlaubt. Ist das der Fall, stellen

Kapitel 2-54

Sie den Fristverstoß fest. Anschließend verzinsen Sie den verbliebenen Restbetrag der Zuwendung wie im Anschluss beschrieben. Die Verzinsung berechnet sich dabei grundsätzlich nach der schon bekannten Formel (vgl. oben Nr. 2.7.5.2.1):

0,06 x „der zu verzinsende Zuschussbetrag“ x “Anzahl der Zinstage“ / 360

Die Verzinsungspflicht setzt einen Tag nach dem Ablauf der Verwendungsfrist (Nr. 1.4 ANBest-P, Nr. 1.3 ANBest-K bzw. Nr. 1.5 ANBest-I, Erläuternder Hinweis Nr. 17 b zu Art. 44 BayHO) ein. Es werden alle nicht fristgerecht verwendeten Mittel rückwirkend ab dem Tag ihrer Auszahlung (Eingang auf dem Konto des Zuwendungsempfängers) bis zum Zeitpunkt ihrer tatsächlichen zweckentsprechenden Verwendung (Abbuchung vom Konto) verzinst (Nr. 8.5 ANBest-P bzw. ANBest-K, Nr. 9.5 ANBest-I). Der jeweils zur Zahlung anteilig verwendete Zuschussbetrag ist auch „der zu verzinsende Zuschussbetrag“ . Die Rechnung wird solange fortgesetzt, bis die ausgezahlte Zuwendung restlos verbraucht wurde.

Dann errechnen Sie die Anzahl der Tage, die Sie erhalten, wenn Sie z.B. in einer Excel-Tabelle vom Tag der Mittelverwendung den Tag der Mittelauszahlung abziehen. Das ist Ihr Multiplikator „Anzahl der Zinstage“ in der obigen Formel (Achtung: Excel verfügt über eine spezielle Formel für Bankzinsen „TAGE360( )“).

Zum besseren Verständnis sehen Sie sich bitte nun die nachfolgende Beispieltabelle einer Anteilfinanzierung an:

1.633.281,49 € 0,00 DM1.567.950,23 €

165.187,50 €Auszahlungstermin: 27.12.2000

27.02.200125,00

6.v.H. für das Jahr

Verwendungstag zwf. Kosten Zuschuß i.H.v. zuverz. Betrag Zinstage Zinsbetrag Summe20.10.2000 87,00 € 21,75 € 0,00 € 0 0,00 € 0,00 €10.11.2000 144,42 € 36,11 € 0,00 € 0 0,00 € 0,00 €10.11.2000 274,47 € 68,62 € 0,00 € 0 0,00 € 0,00 €18.11.2000 142,95 € 35,74 € 0,00 € 0 0,00 € 0,00 €07.12.2000 166,40 € 41,60 € 0,00 € 0 0,00 € 0,00 €31.01.2001 15,50 € 3,88 € 0,00 € 0 0,00 € 0,00 €01.03.2001 86,00 € 21,50 € 21,50 € 64 0,23 € 0,23 €16.03.2001 15.000,00 € 3.750,00 € 3.750,00 € 79 49,38 € 49,60 €04.04.2001 3.576,50 € 894,13 € 894,13 € 97 14,46 € 64,06 €28.04.2001 196.800,00 € 49.200,00 € 49.200,00 € 121 992,20 € 1.056,26 €21.06.2001 95,80 € 23,95 € 23,95 € 174 0,69 € 1.056,95 €29.06.2001 155.000,00 € 38.750,00 € 38.750,00 € 182 1.175,42 € 2.232,37 €11.07.2001 1.744,55 € 436,14 € 436,14 € 194 14,10 € 2.246,47 €14.07.2001 138,00 € 34,50 € 34,50 € 197 1,13 € 2.247,61 €19.07.2001 20.106,00 € 5.026,50 € 5.026,50 € 202 169,23 € 2.416,83 €26.07.2001 20,15 € 5,04 € 5,04 € 209 0,18 € 2.417,01 €26.07.2001 22.177,70 € 5.544,43 € 5.544,43 € 209 193,13 € 2.610,14 €28.07.2001 234.375,00 € 58.593,75 € 58.593,75 € 211 2.060,55 € 4.670,68 €31.07.2001 10.799,57 € 2.699,89 € 2.699,89 € 214 96,30 € 4.766,98 €

Summe: 660.750,01 € 165.187,50 € 164.979,82 € 4.766,98 €Zinsforderung:

Zuwendungssatz bez. auf die Gesamtkosten in Prozent:Zinshöhe lt. Nr. 8.5 ANBest-P:

Gesamtzuwendungsbetrag:

Verwendungsfristende:

zwf. Gesamtkosten:

Auszahlungsbetrag:

Zuwendungsrest:

Im Falle der Festbetragsfinanzierung verfahren Sie genauso. Den Fördersatz berechnen Sie aus dem Verhältnis der Zuwendung zu den zuwendungsfähigen Kosten und setzen dien % in die Berechnung ein (vgl. entsprechend der Nr. 1.4.1. ANBest-P bzw. ANBest-K)

Kapitel 2-55

(2) Die Berechnung im Falle der Fehlbedarfsfinanzierung gestaltet sich etwas

komplizierter. Nach Nr. 1.4.2 ANBest-P bzw. Nr. 1.3.2 ANBest-K dürfen Zuwendungsmittel erst in Anspruch genommen werden, wenn die vorgesehenen eigenen oder sonstigen Mittel des Zuwendungsempfängers verbraucht sind. Die ANBest-I enthält wiederum keine entsprechende Regelung. Diese muss im Bewilligungsbescheid getroffen werden. Um Ihre Prüfung durchzuführen benötigen Sie diesmal aus der Buchhaltung des Zuwendungsempfängers alle zuwendungsfähigen Zahlungsein- und -ausgänge samt Datum und Betrag in chronologischer Reihenfolge als Berechnungsbasis. Dann legen Sie wieder eine Berechnungstabelle an, entweder über ein Verzinsungsprogramm wie z.B. das oben erwähnte Verzinsungsprogramm des

Gebietsrechenzentrum Hagen, HaZarD, (vgl. oben Nr. 2.1) oder eine eigene (Excel-)Tabellen. Auch hier sollten Sie die Daten bereits in dem von Ihnen benötigten Format beim Zuwendungsempfänger anfordern.

Sie müssen nun zu jedem einzelnen Zahlungsvorgang den zu diesem Zeitpunkt jeweils bestehenden Fehlbedarf ermitteln. Dazu müssen Sie jeder Ausgabe die zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Einnahmen (ohne Zuwendung) gegenüberstellen und von diesen einzeln abziehen. Erst wenn alle Einnahmen verbraucht sind, ist ein Fehlbedarf gegeben, zu dessen Deckung die ausgezahlte Zuwendung eingesetzt werden darf. Die verwendeten Zuwendungsbeträge addieren Sie so lange, bis die Höhe des Auszahlungsbetrages erreicht ist. Dann prüfen Sie, ob der Zuwendungsempfänger für die vollständige Verwendung länger benötigt hat, als die zulässige Verwendungsfrist ihm erlaubt. Ist das der Fall, so stellen Sie den Fristverstoß fest. Anschließend verzinsen Sie den verbliebenen Restbetrag der Zuwendung wie schon oben beschrieben.

Ich benutze mittlerweile das Verzinsungsprogramm HaZarD. Nur bei sehr umfangreichen Vorgängen mit unzähligen Einzelbuchungen behelfe ich mir noch mit Excel-Tabellen, in die ich die Buchungsdaten kopiere. Dann führe ich allerdings die oben beschriebenen Berechnungen nacheinander für jede Mittelauszahlung durch, wo bei ich jeweils verbliebene Restmittel in die nächste Tabelle übernehme. Am Ende habe ich so viele Tabellen wie es Mittelauszahlungen gab. Man kann aber auch eine Tabelle anlegen, in der die obigen Berechnungen fortlaufend durchgeführt werden können. Das ist letztlich Ihrem Geschick im Umgang mit Tabellen-Programmen überlassen. Das zugrunde liegende Prinzip ist immer dasselbe.

2.7.5.2.9 Die Jahresabschlüsse

Dem zahlenmäßigen Nachweis sind je nach Auflage im Bewilligungsbescheid bzw. nach Nr. 6. ANBest-P / -K und Nr. 7 ANBest-I weitere Zahlennachweise oder Berichte, die diese enthalten, beizufügen. Das können beispielsweise von Wirtschaftsprüfern erstellte Prüfberichte, Jahresabschlüsse mit Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) bzw. Überleitungsrechnungen (Muster einer Überleitungsrechnung – vgl. Krämer / Schmidt Abschnitt E I Nr. 2.2.2.1) sein. Auch diese sollten Sie sorgfältig lesen.

Ein Jahresabschluss besteht aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung, und kann Ihnen als Ergänzung zu den übrigen Verwendungsnachweisunterlagen wertvolle Hinweise im Rahmen Ihrer Prüfung geben. Sie werden regelmäßig zum Bilanzstichtag 31.12. eines Jahres erstellt, ausnahmsweise auch zu einem anderen Datum (Stichwort: abweichendes Wirtschaftsjahr).

Kapitel 2-56


Die Jahresabschlüsse

Die Bilanz gibt Auskunft über das am Stichtag vorhandene Betriebsvermögen. Aus der GuV lässt sich der Erfolg (Gewinn oder Verlust) des abgelaufenen Jahres ersehen.

Die von Wirtschaftsprüfern geprüften Jahresabschlüsse bestehen neben Bilanz und GuV auch noch aus dem Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und dem Lagebericht (teilweise über 100 Seiten). Der Prüfbericht eines Wirtschaftsprüfers kann – je nachdem, welchen Prüfauftrag der Rechnungsprüfer dabei erfüllte - Ihnen die Vor-Ort-Prüfung ersparen. Im günstigsten Fall wurden z.B. Lohnbuchhaltung, Zahlungsabwicklung, Rechnungslegung, Reisekosten etc. bereits kontrolliert. Sofern dies also für Ihren Fall von Interesse ist (Beispiel: Institutionelle Förderung oder Besserstellungsverbot nach Nr. 1.3 ANBest-P, Besondere Nebenbestimmungen zur Reisekostenabrechung u.ä.), kann das sehr hilfreich und zeitsparend für Sie sein. Der Lagebericht enthält Erläuterungen zu den einzelnen Positionen der Bilanz und GuV, betriebswirtschaftliche Auswertungen u.ä. Falls Ihnen die Informationen der vorgelegten Jahresabschlüsse nicht ausreichen, können Sie auch diesen Lagebericht noch nachfordern. Betrachten wir nun zuerst eine Bilanz. Sie ist ein Verzeichnis der im Betriebsvermögen vorhandenen Vermögenswerte und Belastungen. Dazu ist sie in eine Aktiv- und eine Passivseite unterteilt. Auf der linken Seite, der Aktivseite stehen die Vermögenswerte:

Kapitel 2-57

- das Anlagevermögen, das dazu bestimmt ist, dem Betrieb langfristig zu dienen, also immaterielle Wirtschaftsgüter (z.B. Patente, Software), die Sachanlagen (z.B. Grundstücke, Gebäude, technische Anlagen, Fahrzeuge, Betriebs- und Geschäftsausstattung usw.) und Finanzanlagen (z.B. Beteiligungen an anderen Unternehmen).

- das Umlaufvermögen, das verkauft wird bzw. mit dem der Betrieb wirtschaftet, also Waren, Vorräte, Bankguthaben, Kassenbestände .

Die Aktivseite ist danach strukturiert, wie schnell sich die genannten Werte realisieren lassen. Auf der rechten Seite der Bilanz, der Passivseite, stehen

- Eigenkapital und - Fremdkapital, das aus den Rückstellungen (Schulden, deren Höhe und evtl.

Entstehung ungewiss ist, z.B. Garantierückstellungen) und den Verbindlichkeiten (Schulden) besteht,

ebenfalls sortiert nach Fälligkeiten. Die Sortierung der Werte nach Realisierbarkeit und Fälligkeit der Schulden erlaubt Ihnen eine Prüfung der Liquidität. Die Differenz zwischen den Vermögenswerten (Aktiva) und den Schulden ergibt das Eigenkapital. Bei einem gesunden Unternehmen sollten die Vermögenswerte höher sein als die Schulden. Dann verfügt die Firma über ein positives Kapital, das allerdings auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen wird, weil die Endsummen von Aktiva und Passiva gleich hoch sind. Aus der Gegenüberstellung von Eigenkapital und Fremdkapital lässt sich ersehen, zu welchem Anteil die Vermögenswerte des Betriebs aus Eigenkapital und Fremdkapital finanziert sind. Sollten bei einem Zuwendungsempfänger aber die Schulden überwiegen, ergibt sich ein negatives Kapital, das auf der Aktivseite aufgeführt ist. Markieren Sie sich die jeweilige Position am besten farbig.

Wenn in einer Bilanz ein deutlich negatives Kapital ausgewiesen ist, dann muss die finanzielle Zuverlässigkeit des Zuwendungs-empfängers und die Gewähr für den ordnungsgemäßen Einsatz der Förderung stark in Frage gestellt werden, denn der Betrieb ist möglicherweise überschuldet.

Im Rahmen einer Verwendungsnachweisprüfung können Sie auch die ggf. geförderten Wirtschaftsgüter interessieren. Für das Anlagevermögen gibt es ein gesondertes Anlageverzeichnis als Anlage zur Bilanz. Im Anhang dieses Skriptes finden Sie ein Beispiel für ein besonders ausführliches Anlageverzeichnis (vgl. Anhang 5.5). An hand eines solchen Verzeichnisses kann man alle bilanzierten Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit dessen Anschaffungskosten, dem Zeitpunkt der Anschaffung und den jeweils vorgenommenen Abschreibungen verifizieren. Damit hat man eine zusätzliche Prüfungsmöglichkeit, ob die geförderten Wirtschaftsgüter vom Zuwendungsempfänger auch tatsächlich angeschafft und dem Betriebsvermögen zugeführt wurden. Wenn in einem solchen Verzeichnis dagegen geförderte Wirtschaftsgüter fehlen, so sollten Sie unbedingt weiter

Kapitel 2-58

nachforschen. Anhand des Anlageverzeichnisses können Sie auch die Einhaltung von Bindungsfristen kontrollieren. Es weist nämlich aus, ob und wann ein bestimmtes Wirtschaftsgut ausgeschieden ist. In der Praxis werden Sie allerdings nicht immer so ein umfassendes Verzeichnis vorgelegt bekommen wie bei meinem Beispiel. Trotzdem können Sie z.B. die Summe der Zugänge mit der Summe der in diesem Jahr geförderten Wirtschaftsgüter vergleichen und auch daraus schon Ihre notwendigen Schlüsse ziehen. Das Verzeichnis ergänzt bzw. untermauert ja auch lediglich die anderen Unterlagen und Prüfungsergebnisse und ist keinesfalls Ihre einzige Informationsquelle. Falls Sie aber Zweifel haben, können Sie das (ausführliche) Anlageverzeichnis und ggf. den Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses beim Zuwendungsempfänger anfordern. Dieser Bericht enthält weitere Erläuterungen und Aufgliederungen zu den einzelnen Posten der Bilanz und GuV. Beachten Sie noch, dass die gewährte Zuwendung völlig legal in verschiedener Weise bilanziert werden kann. Der Zuwendungsempfänger hat hier ein Wahlrecht. Er kann die Zuwendung in voller Höhe als Ertrag ausweisen (in der GuV als „sonstige Erträge“ o.ä.) und bucht den Anlagenzugang mit den vollen Anschaffungs- oder Herstellungskosten, von denen er dann abschreibt. Der Zuwendungsempfänger kann aber auch die Zuwendung von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten absetzen. Damit verringert sich dann natürlich die Abschreibung. Wenn dies direkt geschieht, weist das Anlagenverzeichnis z.B. von vornherein geringere Anschaffungskosten aus. Also bitte aufpassen! Eine dritte Möglichkeit ist auch, dass in Höhe der Zuwendung ein eigener Passivposten gebildet wird, der jährlich kleiner wird und dadurch die Abschreibung teilweise neutralisiert. Achten Sie schließlich noch darauf, dass die gesamte Bilanz testiert ist, also nicht nur der Zuwendungsempfänger, sondern auch der Wirtschaftsprüfer selbst die Verantwortung für ihre Richtigkeit übernimmt (Stichwort: Aussagekraft). Schließlich gehört zum Jahresabschluss auch die Gewinn- und Verlustrechnung. Diese zeigt Aufwendungen und Erträge. Von den Umsatzerlösen (dem Warenverkauf) werden die Aufwendungen (Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibung und übrige Aufwendungen) abgezogen und es ergibt sich ein Gewinn oder Verlust. Gewinne erhöhen das Eigenkapital. Dementsprechend ergibt sich das Eigenkapital am Schluss des Jahres aus dem Anfangskapital plus dem Gewinn (ggf. plus Einlagen minus Entnahmen (bei Einzelunternehmen) bzw. minus Ausschüttungen (bei GmbHs)). Verluste mindern das Eigenkapital. Die im Anlageverzeichnis noch einzeln aufgeschlüsselten Abschreibungen werden in der GuV in der Position „Abschreibungen“ zusammengefasst. Einfluss auf den Gewinn kann auch eine sog. Ansparabschreibung haben. Das ist eine legale Möglichkeit Steuern zu sparen. Auf diesem Wege wird der Gewinn gemindert, weil Wirtschaftsgüter, die in kommenden Jahren angeschafft werden, vorab abgeschrieben werden. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Konto „Sonderposten mit Rücklagenanteil“ auf der Passivseite der Bilanz. Dieser Bilanzposten muss allerdings wieder gewinnerhöhend aufgelöst werden, wenn das Wirtschaftsgut tatsächlich angeschafft wird. Leider ist bei der Bildung einer solchen Ansparabschreibung nicht immer angegeben, für welches zukünftige Wirtschaftsgut diese Position gebildet wurde. Das ist aber nicht tragisch, denn das dann gekaufte Wirtschaftsgut wird mit den tatsächlichen Anschaffungskosten aktiviert und abgeschrieben. Die Gewinnverschiebung wegen der Ansparabschreibung ist für uns also praktisch ohne Bedeutung. Berücksichtigen Sie diese Steuersparmethode nur bei der Beurteilung der finanziellen Lage des Unternehmens, denn der Gewinn wurde dann nicht tatsächlich sondern lediglich rechnerisch verringert.

Kapitel 2-59

Aus der Gewinn- und Verlustrechnung lässt sich schließlich noch der Cash Flow errechnen. Cash Flow bedeutet wörtlich übersetzt „Bargeldfluss“. Der Cash Flow eines Unternehmens ist der finanzielle Überschuss einer Abrechnungsperiode . Bei der Berechnung werden dem Gewinn solche Aufwandspositionen zugerechnet, denen keine Ausgaben (Achtung nicht Aufwand!) gegenüberstehen, in erster Linie die Abschreibungen.

Der Cash Flow ist also die Summe von Gewinn und Abschreibungen.

Er ist somit als Indikator für die Finanz- und Ertragskraft eines Unternehmens noch besser geeignet als beispielsweise der Gewinn, da mit ihm die tatsächlich verfügbaren freien Mittel erfasst werden. Diese Mittel stehen für Privatentnahmen, Tilgung vorhandener Kredite und für Investitionen zur Verfügung. Der Cash Flow wird deshalb auch häufig in Zusammenhang mit Kreditfinanzierungen betrachtet. Hierbei zieht man vom Cash Flow die Entnahmen für die Lebenshaltung einschließlich Einkommensteuern des Betriebsinhabers (bei Einzelunternehmen, nicht bei GmbHs usw.) ab. Der Restbetrag ist der Maximalbetrag (Kapitaldienstgrenze), der in einem Betrieb für die Tilgung der bestehenden Kredite sowie für die Zinszahlung und Tilgung neuer Kredite aufgebracht werden kann. Auf eine Zuwendung bezogen können Sie dann aus dem Cash Flow schließen, ob z.B. die Investition auch ohne Zuschuss aus den betrieblichen Mitteln finanziert werden kann bzw. hätte finanziert werden können. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist bei der Verwendungsnachweisprüfung also gerade deshalb von Interesse, weil sie Sie so schnell erkennen lässt, ob der geförderte Betrieb grundsätzlich (noch) lebensfähig ist. In einer Zeit, in der so viele Betriebe wie noch nie Konkurs anmelden müssen, ist dies eine durch aus berechtigte Frage. Stellen Sie sie also bitte selbst bei langjährigen und bisher stets zuverlässigen Zuwendungsempfänger! Falls Sie dann ernsthafte Zweifel an der finanziellen Sicherheit des Unternehmens haben sollten, sollte die gesamte Förderung unter dem Blickwinkel „Sicherung der öffentlichen Mittel“ eingehender überprüft werden. Erlauben Sie mir - auch mit Blick auf die o.g. Überleitungsrechnungen - an dieser Stelle schließlich noch den Unterschied zwischen einer betriebswirtschaftlichen Buchführung und einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wie wir sie im Rahmen unseres Haushaltsrechtes praktizieren, zu verdeutlichen: Mittels der Buchführung wird der unternehmerische Gewinn bzw. Verlust periodengerecht ermittelt, d.h. Aufwand und Ertrag werden unabhängig von der Zahlung dem Jahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Beispielsweise ist im Dezember getanktes Benzin für ein Speditionsfahrzeug betriebswirtschaftlich ein Aufwand des „alten“ Jahres, selbst wenn es erst im neuen Jahr bezahlt wird. In der Buchführung (und damit im o.g. Jahresabschluss) wird die Benzinrechnung als Aufwand verbucht und in gleicher Höhe eine Verbindlichkeit in der Bilanz ausgewiesen. Somit enthält die Bilanz die richtigen Werte, denn am 31.12. besteht ja tatsächlich eine nicht beglichene Schuld (Verbindlichkeit) in Höhe der Benzinrechnung. Jetzt wird auch der Unterschied zwischen den Begriffen Einnahme/Ausgabe (Angaben im Verwendungsnachweis nach dem Kosten- und Finanzierungsplan) und Ertrag/Aufwand deutlich: 1. Bei Einnahmen und Ausgaben handelt es sich um die reinen Geldflüsse

(Zahlungen), während Ertrag und Aufwand noch zusätzlich die Zuordnung ins betriebswirtschaftlich richtige Wirtschaftsjahr beinhalten.

Kapitel 2-60

Dabei kann dieses Wirtschaftsjahr deckungsgleich mit dem für die Förderung relevanten Haushaltsjahr sein. Das ist aber nicht zwingend der Fall. Die Zahlung der o.g. Tankrechnung im Januar ist eine Ausgabe des neuen Jahres, die sich aber betriebswirtschaftlich nicht mehr auf den Gewinn des neuen Jahres auswirkt. Es wird lediglich eine Verbindlichkeit bezahlt. Durch die o.g. Aufwandsbuchung im alten Jahr wurde nämlich bereits der Gewinn des alten Jahres gemindert. Schließlich wurde das Benzin ja auch im alten Jahr „verfahren“. Schnittstelle zwischen den Zahlungsvorgängen und den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen sind die Konten/Bilanzposten „Forderungen“ und „Verbindlichkeiten“. Beim Verkauf einer Ware hat der Verkäufer nach BGB seinen Teil des Vertrags durch die Übergabe der Ware erfüllt und deshalb Anspruch auf Zahlung. Betrachten wir unser Beispiel nun aus der Sicht des Tankstellenbesitzers und des tankenden Spediteurs. Der Tankwart verbucht mit Übergabe der Ware, also das Benzin, einen Ertrag und eine Forderung an den Spediteur. Der Spediteur bucht dementsprechend einen Aufwand und eine Verbindlichkeit ein. Bei der tatsächlichen Zahlung erlöschen die gegenseitigen Ansprüche der beiden. Die Forderung/Verbindlichkeit fällt weg, der Kassenstand (bei Barzahlung) oder der Kontostand (bei Überweisung) wird dementsprechend höher/niedriger. Was bedeutet das nun für unsere Prüfung? Die Zahlenangaben der vorgelegten Jahresabschlüsse können Sie nicht eins zu eins auf die zu prüfende Förderung übertragen. Bei institutionellen Förderungen bedarf es deshalb der Überleitungsrechnung, die genau dies bewerkstelligen soll. Bei Projektförderungen können Sie die Jahresabschlüsse lediglich als Zusatzinformationen zu Ihren sonstigen Nachweisen werten, Einzeldaten (z.B. Anschaffungen) verifizieren und sich ein allgemeines Bild des Unternehmens machen. Deshalb möchte ich Ihnen zum Schluss diese Abschnittes noch folgendes mit auf den Weg geben: Was Ihnen auch immer da vorgelegt wird, lesen Sie es mit Ihrem gesunden Menschenverstand und erwarten Sie nicht, dass Sie alles sofort verstehen. Andere absolvieren nicht um sonst ein ganzes Studium, um dazu in der Lage zu sein. Wichtig ist vor allem eins: Wenn Ihnen bei Ihrer Plausibilitätsprüfung Ungereimtheiten auffallen und zudem die vorgelegten Abschlüsse scheinbar gar nichts mit den Angaben im Verwendungsnachweis gemein haben, dann müssen Sie sich jemanden suchen, der diese Unterlagen richtig lesen kann. Das kann ein Kollege mit einer Finanzausbildung, einem Wirtschaftstudium oder auch einer kaufmännischen Ausbildung sein. Fragen Sie sich durch! Hier bewährt sich Teamarbeit, und wahrscheinlich können Sie dafür an anderer Stelle einmal mit Ihrem Wissen aushelfen.

2.7.5.3 Das Verzeichnis der angeschafften Geräte

Nach Nr. 4.1 ANBest-P und Nr. 4 ANBest-K darf der Zuwendungsempfänger über Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszweckes erworben oder hergestellt worden sind, vor Ablauf einer im Zuwendungsbescheid festzulegenden zeitlichen Bindungsfrist nicht anderweitig verfügen. Die ANBest-I enthält hierzu keine Regelung. In jedem Fall müssen Sie aber im Bescheid nachlesen, ob solche Bindungsfristen in seinen Nebenbestimmungen enthalten sind.

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Wenn dies der Fall ist, dann sehen Sie sich das Verzeichnis der angeschafften Geräte an. Allerdings reicht die Bindungsfrist meist weit über den Abschluss der Verwendungsnachweisprüfung hinaus. Haben Sie Zuwendungsempfänger, die über mehrere Jahre gefördert werden, so können Sie Zweckbindungsfristen (vgl. Basiskatalog – Nr. 5.4, Nr. 4 ANBest-P bzw. –K, Auflagen im Bescheid) bei Ihren Prüfungen vor Ort mit kontrollieren. Ansonsten, und vor allem wenn der Anschaffungswert nicht unerheblich ist, müssen Sie den Termin in Ihre Wiedervorlage eintragen und bei Zeiten kontrollieren bzw. kontrollieren lassen. In Ihrem Vermerk verweisen Sie auf diesen Kontrolltermin. Wenn Sie das alles geprüft haben, dann ziehen Sie Ihre zweite vorläufige Schlussfolgerung, nämlich: Die Zuwendung

wurde / wurde teilweise / wurde nicht

zweckentsprechend verwendet.

Wer die ihm bewilligten Zuwendungsmittel zur Erreichung des Zuwendungszieles nicht sparsam, wirtschaftlich, im Rahmen der vorgegebenen Ansätze und innerhalb der ihm gesetzten zeitlichen Rahmen einsetzt, der hat die Zuwendung nicht zweckentsprechend verwendet.

Wenn Sie sich stets alle Ihre Feststellungen, offenen Fragen oder entdeckten Unstimmigkeiten innerhalb des Zahlenwerks mit notiert haben, dann können Sie jetzt noch versuchen, diese mit Hilfe des Sachberichtes (vgl. oben Nr. 2.7.4) oder ggf. beigefügten Einzelbelegen zu beantworten. Zusätzlich sollten Sie die wirtschaftlichen Fragen mit einem fachkundigen Kollegen besprechen. Sofern eine Klärung nicht gelingt, sollten Sie alle Ihre bisherigen Feststellungen erst einmal zu einem vorläufigen Zwischenergebnis zusammenfassen.

2.7.5.4 Das Zwischenergebnis

Sie haben bis jetzt eine Menge geprüft und müssen nun ein vorläufiges Zwischenergebnis aus Ihren Feststellungen ziehen. Dabei ist die entscheidende Frage zu diesem Zeitpunkt folgende: Waren die Angaben des Zuwendungsempfängers plausibel? Davon hängt nämlich Ihr weiteres Vorgehen ab.

Wenn Sie diese Frage bejahen, dann könnten Sie Ihre Prüfung zu diesem Zeitpunkt beenden. Das kann im Hinblick auf Ihre Arbeitsbelastung sinnvoll sein, wenn es sich beispielsweise

o um eine Maßnahme mit geringer Zuwendungshöhe handelt,

o die Maßnahme mehrjährig ist oder jedes Jahr wiederkehrend gefördert wird,

stets korrekt abgewickelt wurde und Sie die Originalbelege in mehrjährigem Turnus prüfen oder

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o ein entsprechender Prüfbericht eines Wirtschaftprüfers bereits die

ordnungsgemäße Buchführung u.ä. (vgl. oben Nr. 2.7.5.2.9) bestätigt, begründen Sie Ihre Entscheidung kurz in Ihrem Prüfvermerk und schließen Sie den Vorgang ab oder setzen Ihre Plausibilitätsprüfung mit einer Originalbelegsprüfung (vgl. unten Nr. 2.7.5.5) fort.

Wenn Sie diese Frage verneinen, dann sollten Sie in jedem Fall weiterprüfen. Nun kommt es darauf an, wie gravierend die festgestellten Unstimmigkeiten waren.

o Sofern es sich eher um kleinere Formalien handelt und der betroffene

Zuwendungsempfänger sich bisher stets als korrekt und zuverlässig erwiesen hat, dann können Sie Ihre offenen Fragen telefonisch mit ihm abklären (Achtung: Gesprächsnotiz nicht vergessen) oder ihn zu einer schriftlichen Stellungnahme auffordern. Je nachdem, was er dann vorbringt, entscheiden Sie, wie Sie Ihre Plausibilitätsprüfung fortsetzen. Sie überprüfen dann nochmals einzelne Punkte im Verwendungsnachweis und / oder bestimmen Ihre Stichproben für die Originalbelegprüfung.

o Sofern allerdings schwerwiegendere Verstöße im Verwendungsnachweis aufgetaucht sind, sich vielleicht sogar der wage Verdacht eines Subventionsbetruges abzeichnet, dann gehen Sie ihnen im Rahmen einer Originalbelegsprüfung vor Ort nach. Sie sollten den Zuwendungsempfänger noch nicht über Ihre Feststellungen aufklären, sondern zunächst noch weitere Anhaltspunkte sammeln. Dabei sollte Ihre Plausibilitätsprüfung engmaschig die fraglichen Themenkomplexe abdecken. Bleiben dann immer noch Fragen offen, dann hören Sie den Zuwendungsempfänger dazu schriftlich an.

o Entdecken Sie allerdings solch eklatante Verstöße, dass sich ernsthafte Zweifel an der Zuverlässigkeit des Zuwendungsempfängers bzw. seinen Angaben ergeben, dann sollten Sie von einer reinen Plausibilitätsprüfung zu einer Beweisprüfung wechseln. Das heißt, Sie prüfen alles so umfassend, dass Sie die Vorgänge soweit wie möglich aufklären bzw. den Verdacht eines Subventionsbetruges eindeutig begründen können. Das geht aber nur und ausschließlich mit den Originalbelegen!

Bedenken Sie dabei, dass Sie sich lediglich im Rahmen der Befugnisse nach Nr. 7.1 und 7.2 ANBest-P, Nr. 7.1 ANBest-K bzw. Nr. 8.1 und 8.2 ANBest-I bewegen dürfen und müssen. Sie sind kein Hilfsbeamter der Staatsanwaltschaft und müssen auch keine kriminalistischen Detektivarbeiten leisten. Überlassen Sie das dann lieber den Profis.

In den gravierenderen Fällen sollten Sie zu diesem Zeitpunkt auch Ihren Vorgesetzen über Ihre bisherigen Feststellungen und Ihr obiges Zwischenergebnis informieren. Zum einen ist es hilfreich, wenn man kompliziertere Vorgänge einem unbeteiligten Dritten darstellt. Sie werden dadurch klarer. Außerdem kann man Denkanstöße erhalten. Zum

Kapitel 2-63

anderen sichern Sie sich im Bedarfsfall von vornherein Rückendeckung bei Ihrem weiteren Vorgehen und die Verantwortung verteilt sich auf mehrere Schultern. Darüber hinaus sind Sie auch nach der Geschäftsordnung Ihrer Dienststelle (bei der Regierung von Oberbayern § 10 Satz 2 ROG) zu dieser Mitteilung verpflichtet.

2.7.5.5 Die Originalbelegprüfung

Alles, was Sie bisher geprüft haben, basierte allein auf den Angaben des Zuwendungsempfängers. Die Prüfung der Originalbelege objektiviert nun Ihre Prüfungsergebnisse. Dabei handelt es sich wiederum um eine stichprobenartige Plausibilitätsprüfung. Die Auswahl der Stichproben treffen Sie als Prüfer. Allerdings sollten Sie dabei Ihre bisherigen Feststellungen berücksichtigen und ihre Stichproben so festlegen, dass bisher offen gebliebene Fragen beantwortet bzw. Beanstandungen untermauert werden.

2.7.5.6 Die Unterlagen

Wenn Sie also Ihre Stichproben entsprechend festgelegt haben, benötigen Sie noch die zu prüfenden Originalbelege. Die der Prüfung unterliegenden Originalbelege sind alle mit der Zuwendung in Zusammenhang stehenden Unterlagen, also Geschäftsbücher, Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Datenträger, Pläne, Karten, Druckmittel und sonstigen Geschäftsunterlagen (vgl. Nr. 6, 7.1 ANBest-P bzw. ANBest-K, Nr. 7, 8.1 ANBest-I). In den meisten Zuwendungsfällen ist der sog. vereinfachte Verwendungsnachweis (vgl. VV Nr. 10.2 zu Art. 44 BayHO, Nr. 10.2 VVK) zugelassen. Das bedeutet, der Zuwendungsempfänger muss seinem Verwendungsnachweis keine Originalbelege beifügen.

Gelegentlich wird auch statt der Originalbelege die Vorlage von entsprechenden Belegen in Kopie verlangt. Dies ersetzt aber keine Originalbelegsprüfung, denn Kopien sind leicht zu manipulieren.

Auf alle Fälle muss ein vereinfachter Verwendungsnachweis durch den Bewilligungsbescheid zugelassen werden. Fehlt eine solche Zulassung und ebenso die Originalbelege im Verwendungsnachweis, dann fordern Sie sie umgehend an. Mit dem Eingang beginnt die Jahresfrist (vgl. oben Nr. 2.6) neu zu laufen. Sofern der vereinfachte Verwendungsnachweis zugelassen wurde, können Sie dennoch zur weiteren Prüfung die benötigten Originalbelege beim Zuwendungsempfänger anfordern (Nr. 7.1 Satz 1 1.Alt. ANBest-P bzw. ANBest-K, Nr. 8.1 Satz 1 1.Alt. ANBest-I) oder eine Prüfung vor Ort durchführen /durchführen lassen. Auf die Jahresfrist hat das nur dann Auswirkungen, wenn Sie durch die Originalbelege neue Erkenntnisse gewinnen (vgl. oben Nr. 2.6).

2.7.5.7 Die Unterlagenanforderung Wenn Sie die Originalbelege anfordern, - was sicherlich nur dann sinnvoll ist, wenn es sich um eine überschaubare Anzahl von Belegen handelt, - dann ist die Frage, ob Sie alle Belege oder nur bestimmte Belege z.B. einer Kostengruppe, eines

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oder mehrerer Monate etc. prüfen wollen. Das ist von den gewählten Prüfungsstichproben abhängig. Ich kann Ihnen also keinen Königsweg präsentieren. Im Falle einer Anforderung nur bestimmter Belege ist allerdings die Möglichkeit zur Manipulation größer, als wenn Sie gleich alle prüfen bzw. sich vor Ort in die Unterlagen vertiefen. Folgen Sie am besten Ihrer Intuition. Im Rahmen der Unterlagenanforderung können Sie den Zuwendungsempfänger bereits zu einzelnen Prüfungsfeststellungen anhören bzw. Auskünfte einholen (vgl. Nr. 7.1 ANBest-P bzw. ANBest-K, Nr. 8.1 ANBest-I). Sie sind aber nicht dazu verpflichtet, Angaben darüber zu machen, warum Sie diese oder jene Belege sehen möchten.

2.7.5.8 Die Vor-Ort-Prüfung

Die Vor-Ort-Prüfung ist in jedem Fall ein guter Weg sich vom Zuwendungsempfänger einen persönlichen Eindruck zu verschaffen (Stichwort: Glaubwürdigkeit) sowie etliche Ihrer Fragen schnell und unproblematisch zu klären. Wenn es also irgendwie möglich ist, dann führen Sie sie zumindest bei Maßnahmen mit hohen Zuwendungssummen durch. Es kann sein, dass eine Vor-Ort-Prüfung Sie zumindest am Anfang etwas Überwindung kostet. Schließlich sollen Sie sich, vermutlich alleine, in ein fremdes Büro begeben, in dem man Sie mit gemischten Gefühlen erwarten wird, und dort in einer Buchhaltung, mit der Sie nicht vertraut sind, Unterlagen sichten, die Sie nicht kennen. Das ging mir genauso und deshalb möchte ich Ihnen vorliegend ein paar Brücken bauen. Sie werden sich nämlich umso s icherer fühlen und vor allem auftreten, je besser Sie vorbereitet sind. Bei einer Vor-Ort-Prüfung gehe ich wie folgt vor:

(1) Wenn ich in etwa absehen kann, wann ich mit meiner Prüfung des Sachberichtes und des zahlenmäßigen Nachweises fertig bin, dann vereinbare ich zeitnah einen Prüfungstermin mit dem Zuwendungsempfänger. Dabei plane ich zunächst einmal einen ganzen Tag ein.

(2) Ich bitte den Zuwendungsempfänger an diesem Tag alle Unterlagen bereit zu

halten, die mit der geförderten Maßnahme in Zusammenhang stehen. Die Stichprobenauswahl meiner Prüfung verrate ich dabei nicht, denn dann hätte die ganze Aktion nur noch halb so viel Sinn.

(3) Schließlich bitte ich den Zuwendungsempfänger oder stellvertretend seinen

Buchhalter bzw. seine Buchhalterin mir bei der Prüfung zu assistieren. Das ist zwar nicht unbedingt üblich, hat sich bei mir aber aus folgendem Grund bewährt: Wenn man zum Prüfungstermin erscheint, wird man normalerweise vom Zuwendungsempfänger in eines seiner Büros oder Besprechungszimmer geführt. In bester Absicht den Prüfer nicht zu stören, wird man anschließend mit Unmengen von Akten allein gelassen. Nachdem sich die Tür schloss, musste ich dann regelmäßig feststellen, dass jedes Unternehmen seine Buchhaltung anders organisiert. Da ich nicht in Buchhaltung ausgebildet bin, habe ich deshalb immer wieder eine unnütz lange Zeit damit verbracht, mich überhaupt in dem jeweiligen Ablagesystem zu Recht zu finden. Bevor ich auch nur eine einzige Stichprobe fertig geprüft hatte, war der halbe Tag dann schon um. Das war ziemlich unbefriedigend und, da ich an mir zu zweifeln begann, obendrein auch noch frustrierend. Irgendwann habe ich dann bei einem komplizierteren Fall eine Vor-Ort-Prüfung mit einem sehr versierten Kollegen durchgeführt. Als der beim Anblick der Akten stöhnte: „Mein Gott, jeder macht´s anders!“, hätte ich jubeln können. Kurz darauf habe ich mein Vorgehen umgestellt. Ich stelle

Kapitel 2-65

jetzt vor Ort meine Prüfungsfragen und lasse sie mir vom Zuwendungsempfänger anhand seiner Unterlagen erklären und belegen, d.h. jetzt muss er selber suchen und mir dabei die Nachvollziehbarkeit seiner Ablage nachweisen.

(4) Vor dem Prüfungstermin lege ich mir ein Prüfungsprotokoll an. Darin notiere ich vorab alle meine beabsichtigten Prüfungsfelder und – fragen. Natürlich ist darüber hinaus auch Platz für unvorhergesehene Ergebnisse. Dieses Protokoll nehme ich mit zur Prüfung. Wenn Sie keinen Laptop haben, dann legen Sie es so an, dass Sie es im Verlauf der Prüfung handschriftlich ausfüllen können.

(5) Zur Prüfung nehme ich neben dem Protokoll auch die

Verwendungsnachweisakte mit. Aus der Bewilligungsakte habe ich benötigte Unterlagen kopiert, so dass ich damit alle wesentlichen Unterlagen parat habe. Außerdem nehme ich meinen Entwurf des endgültigen Prüfvermerkes mit. Sofern Sie den Prüfvermerk erst ganz zum Schluss erstellen, brauchen Sie eben die Zusammenstellung Ihrer bisherigen Feststellungen. Dann benötigen Sie noch die einschlägigen Richtlinien und ANBest-?, einen Rotstift und einen Kugelschreiber, soweit vorhanden Ihren Dienstausweis und einen Taschenrechner.

(6) Beim Zuwendungsempfänger angekommen, weise ich mich, sofern ich nicht schon von früheren Prüfungen bekannt bin, zunächst aus. Dann beginne ich die Prüfung, indem ich dem Zuwendungsempfänger bzw. seinem Vertreter den nachfolgenden Ablauf schildere. Als erstes kontrolliere ich die Belege zu einzelnen ausgewählten Kostenansätzen vollständig, um die im Verwendungsnachweis eingesetzten Summen zu verifizieren. Dabei lasse ich mir zu jedem in der zahlenmäßigen Ausgabenaufstellung zum Verwendungsnachweis aufgelisteten Betrag den jeweiligen Rechnungsbeleg und (stichprobenartig) den dazugehörigen Kontoauszug zeigen. Bitte beachten Sie dabei, dass nur ein Bankbeleg eine angeblich geleistete Zahlung und deren tatsächlich Höhe zweifelsfrei beweist. Stimmen alle kontrollierten Beträge überein (Achtung: Vorsteuerabzug beachten, vgl. oben Nr. 2.7.5.2.3), hake ich den Rechnungsbetrag mit dem Rotstift ab. Anderenfalls wird die Aufstellung mit rot korrigiert. Häufen sich diese Fälle, fordere ich eine entsprechende Korrektur des gesamten Zahlennachweises.

(7) Neben dem Rechnungsbetrag kontrolliere ich stichprobenartig das Datum der jeweiligen Rechnung und, soweit angegeben, das Datum des zugrunde liegenden Auftrags im Hinblick auf den Bewilligungszeitraum. Außerdem überprüfe ich den Adressaten der Rechnung auf Übereinstimmung mit dem Zuwendungsempfänger und den Gegenstand der Rechung auf Übereinstimmung mit dem Zuwendungszweck und die Zuwendungsfähigkeit. Schließlich sehe ich nach, ob dem Zuwendungsempfänger Verbilligungen (Skonti) eingeräumt wurden. Unabhängig davon, ob er sie tatsächlich genutzt hat oder nicht, ist der Rechnungsbetrag unter Anrechung des Skonto-Betrags zuwendungsfähig. Auch dies wird ggf. in der Aufstellung korrigiert. Häufen sich diese Fälle, fordere ich auch hier eine entsprechende Korrektur des gesamten Zahlennachweises. Alle geprüften Daten werden mit Rotstift abgehakt und der jeweilige Beleg mit einem Datum sowie Handzeichen versehen (vgl. VV Nr. 11.1.3 zu Art. 44 BayHO, Nr. 11.1.3 VVK).

Zu Skonti beachten Sie bitte das nachfolgende FMS vom 01.07.1976 Az.: 11 - H 1361 - 12 - 11 755, das nach wie vor Gültigkeit besitzt:

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„Bayer. Staatskanzlei Bayer. Staatsminister für Bundesangelegenheiten Bayer. Staatsministerium des Innern Oberste Baubehörde im Bayer. Staatsministerium des Innern Bayer. Staatsministerium der Justiz Bayer. Staatsministerium für Unterricht und Kultus Bayer. Staatsministerium für Wirtschaft und Verkehr Bayer. Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten Bayer. Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung Bayer. Staatsministerium für Landesentwicklung und Umweltfragen Bayer. Obersten Rechnungshof Betreff: Verwaltungsvorschriften zu Art. 44 BayHO (Zuwendungen); hier: A. VV Nr. 1.3 zu Art. 44 BayHO Zuwendungsfähige Ausgaben Anlage: Abdruck dieses Schreibens ( -fach) Aus gegebenem Anlass wird auf folgendes hingewiesen: A u s z u g - VV Nr. 1.3 zu Art. 44 BayHO ...... Zuwendungsfähige Ausgaben Preisnachlässe, (Skonti, Rabatte, sonstige Nachlässe) müssen in Anspruch genommen und als Minderausgaben nachgewiesen werden. Das gilt auch für von Bauunternehmern oder Lieferanten nachträglich in Form von "Spenden" gewährte Preisnachlässe, die im Verwendungsnachweis nicht als Einnahmen zu buchen, sondern von den Gesamtausgaben abzusetzen sind (vgl. auch Nr. 2 der Allgemeinen Bewirtschaftungsgrundsätze - ABewGr). I.A. Dr. Mayer Ministerialdirigent“

(8) Schließlich wende ich mich stichprobenartig dem Termin der tatsächlichen

Begleichung verschiedener Rechungen zu. Üblicherweise befindet sich auf jeder Rechnung ein Buchungsstempel mit dem Tag der Buchung, dem Vermerk „sachlich/rechnerisch richtig“ und dem Konto, auf dem die Rechnung verbucht wurde. Der Tag der Buchung kann, muss aber nicht, identisch sein mit dem Tag, an dem die jeweilige Rechung beglichen wurde. Er gibt lediglich an, wann der Beleg in der Unternehmensbuchhaltung erfasst wurde. Deshalb lasse ich mir zu zufällig ausgewählten Rechnungen den die tatsächliche Zahlung belegenden Kontoauszug zeigen. Eine Buchhaltung kann nämlich auch Kostenpositionen enthalten, die zwar entstanden aber in Wirklichkeit nie bezahlt wurden (Stichwort: tatsächliche Mittelverwendung)! Die ermittelten Termine müssen identisch sein mit den Terminen, die Sie ggf. Ihrer Berechung zur fristgerechten Mittelverwendung (vgl. oben Nr. 2.7.5.2.8) zugrunde gelegt haben. Häufen sich die Abweichungen, so fordern Sie auch hierzu eine neue Aufstellung an. Haben Sie keine Berechung zur fristgerechten Mittelverwendung durchgeführt, so können Sie anhand der letzten Zahlungstermine und unter Berücksichtigung des letzten Auszahlungstermins (Mitteleingang auf dem Konto des Zuwendungsempfängers) zumindest einen Anhaltspunkt gewinnen, ob die Fristen eingehalten sein könnten (vgl. oben Nr. 2.7.5.2.8).

(9) Als nächstes kläre ich sonstige, im Rahmen der Prüfung von Sachbericht

und zahlenmäßigen Nachweis aufgetretenen Fragen ab und lasse mir erforderlichenfalls die Erklärungen durch Unterlagen belegen.

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(10) Schließlich lasse ich mir angeschaffte Geräte zeigen und kontrolliere ggf. die Einhaltung der Zweckbindungsfristen (vgl. oben Nr. 2.7.5.3) aus früheren Bewilligungsbescheiden. Außerdem kläre ich ggf. meine offenen Fragen zum Besserstellungsverbot (vgl. oben Nr. 2.7.5.2.5)

(11) Zum Schluss der Prüfung fasse ich alle Ergebnisse zusammen und

spreche Sie mit dem Zuwendungsnehmer durch. Dabei fordere ich ihn auch auf, noch zu korrigierende Nachweise nachzureichen bzw. zu bestimmten Punkten schriftlich Stellung zu nehmen. Außerdem weise ich ihn vorsorglich schon einmal auf die möglichen Folgen der getroffenen Beanstandungen hin. Er erhält entweder sofort oder in den nächsten Tagen dann noch eine Kopie des Protokolls mit den entsprechenden Aufforderungen und einer Fristsetzung zur Bestätigung.

(12) In den Prüfvermerk wird eine kurze Zusammenfassung der Vor-Ort-Prüfung

aufgenommen (vgl. Anhang 6, Mustertext). Je nachdem, welche Ergebnisse die Vor-Ort-Prüfung erbracht hat, können Sie nun Ihre Prüfung abschließen bzw. müssen nochmals einzelne Punkte korrigieren, bevor der Prüfvermerk endgültig verfasst werden kann.

2.7.5.9 Die Prüfung angeforderter Belege Haben Sie auf die Vor-Ort-Prüfung verzichtet und stattdessen die Originalunterlagen angefordert, so führen Sie die oben beschriebenen Prüfungsschritte ab Punkt 2.7.5.8 (7) bis (10) in gleicher Weise eben in Ihrem eigenen Büro durch. Sofern zum Schluss noch immer offene Fragen verblieben, fordern Sie den Zuwendungsempfänger zu einer entsprechenden Stellungnahme, der Korrektur des Nachweises und / oder der Nachreichung weiterer Unterlagen auf (Achtung: Jahresfrist, vgl. oben Nr. 2.6).

2.7.6 Das Ergebnis der Prüfung Wenn Sie nun alle Fakten zusammengetragen und einzeln bewertet haben, die Höhe der tatsächlich zuwendungsfähigen Kosten ermittelt und die Höhe der zulässigen Zuwendung berechnet wurde, dann fassen Sie alle Ihre Ergebnisse am Ende des Prüfvermerks zusammen (vgl. Anhang 6 – Mustertext). Danach unterschreiben Sie Ihren Prüfvermerk als der verantwortliche Prüfer.

2.8 Das weitere Vorgehen Das weitere Vorgehen hängt natürlich zum einen von Ihren Feststellungen und zum anderen vom Umfang Ihrer Delegation (vgl. oben Nr. 2.2) ab. Sind Sie nur für die Prüfung des Verwendungsnachweises zuständig, dann übersenden Sie den nach VV Nr. 1.4 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 1.4 VVK beteiligten Stellen eine Ausfertigung des Verwendungsnachweises und des Prüfvermerks. Als Bewilligungsstelle nehmen Sie eine Ausfertigung des Prüfvermerks in Ihre Bewilligungsakte auf (vgl. VV Nr. 11.4 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.4 VVK).

Kapitel 2-68

Sind Sie auch für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen zuständig, dann fertigen Sie nun – soweit durch Ihr Ergebnis begründet – einen Rückforderungsbescheid nach Art. 48 oder 49 und 49a BayVwVfG bzw. stellen fest, dass der Bewilligungsbescheid aufgrund des Eintritts einer auflösenden Bedingung unwirksam geworden ist (vgl. Kapitel 3). Ggf. stellen Sie auch die Höhe der Zinsforderung fest. Wenn Sie nach reiflicher Überlegung zu dem Schluss gekommen sind, dass im vorliegenden Fall der Verdacht auf einen Subventionsbetrug nach § 264 StGB gegeben ist, dann müssen Sie dies anzeigen. Aus § 6 des SubvG, auf den das BaySubvG Bezug nimmt, sind Sie verpflichtet, den Verdacht eines Subventionsbetruges unverzüglich den Strafverfolgungsbehörden mitzuteilen. Wenn Sie das nicht tun, können Sie sich selbst nach § 258 a StGB strafbar machen (Strafvereitelung im Amt). Am besten gehen Sie wie folgt vor: (1) Als erstes informieren Sie Ihren Vorgesetzten von Ihrem Verdacht (vgl. § 10 RGO).

Besprechen Sie Ihre Schlussfolgerungen mit ihm und bitten Sie diese gegenzuprüfen.

(2) Sofern Ihr Vorgesetzter zu dem gleichen Ergebnis kommt wie Sie informieren Sie

die Bewilligungsstelle und teilen ihren Verdacht der Staatsanwaltschaft mit. Dazu legen Sie in einem kurzen Anschreiben die wesentlichen Punkte, auf die Sie Ihren Verdacht stützen, dar. Alles weitere bestimmt dann die Staatsanwaltschaft.

(3) Sofern Ihr Vorgesetzter Ihren Verdacht nicht teilt und Sie aufgrund seiner

Argumente Ihren Verdacht verwerfen, schreiben Sie einen entsprechenden Aktenvermerk über die Besprechung, lassen diese abzeichnen und nehmen Sie zu Ihrer Verwendungsnachweisakte.

(4) Wenn die Argumente Ihres Vorgesetzten Ihren Verdacht nicht entkräften können,

teilen Sie dies Ihrem Vorgesetzten ruhig und sachlich mit. Denn Sie sind in diesem Fall weiter in der Pflicht zur Anzeige. Nach Art. 65 Abs. 1 BayBG tragen Sie die volle persönliche Verantwortung für die Rechtmäßigkeit Ihrer Handlungen und eine Strafvereitelung ist niemals rechtmäßig.

(5) Sofern er Sie daraufhin dienstlich anweist, eine Anzeige zu unterlassen, müssen

Sie remonstrieren (vgl. Art. 65 Abs. 2 BayBG). Wenn die Anweisung auch von dem nächst höheren Vorgesetzten bestätigt wurde, müssten Sie ihr eigentlich Folge leisten. Allerdings ist das Strafgesetz die höherrangige Rechtsvorschrift und bricht damit die Weisung (vgl. Art. 65 Abs. 2 Satz 3 2.Alt BayBG).

(6) Gleiches gilt natürlich auch für Weisungen einer nächst höheren Dienstbehörde.

Kapitel 2-69

2.9 Zusammenfassende Übersicht

Die Delegation

Kenntnisnahme des Vorlagetermins

Der Vorlagetermin

Die erste Sichtung

Überwachung

Eingang des Verwendungsnachweises

Eingang der Bewilligungsakte ggf. mit Verwendungsnachweis

Eingang der Bewilligungsakte

Prüfung von Sachbericht und zahlenmäßigem

Nachweis

Beendigung der Prüfung und Mitteilung an die

Bewilligungsbehörde

Beendigung der Prüfung und Versand des

Verwendungsnachweises samt Prüfvermerk an die

beteiligten BehördenOriginalbelegsprüfung vor Ort

oderAnforderung der Originalbelege

Abschluss des Prüfungsvermerks

Beendigung der Prüfung und Versand des

Verwendungsnachweises samt Prüfvermerk an die

beteiligten Behörden

Geltendmachung von Erstattungsansprüchen

Anzeige wegen Subventionsbetruges nach § 264 StGB

Eingang Abdruck des Bewilligungsbescheides

Kenntnis aus eigener Zuständigkeit

oder

ggf..

Mahnung

Vgl. oben Nr. 2.2

Vgl. oben Nr. 2.3

Vgl. oben Nr. 2.4

Vgl. oben Nr. 2.5

Vgl. oben Nr. 2.7.1 bis 5

Vgl. oben Nr. 2.7.6

Vgl. oben Nr. 2.7.7

Vgl. oben Nr. 2.8

Vgl. oben Nr. 2.8

Vgl. unten Nr. 3

Vgl. oben Nr. 2.8

Kapitel 3-1

3 Die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen

Falls Sie neben der Prüfung des Verwendungsnachweises auch für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen zuständig sind (vgl. oben 2.2), dann müssen Sie sich noch mit den einschlägigen Vorschriften des BayVwVfG, nämlich Art. 36, 43, 48, 49 und 49 a BayVwVfG, vertraut machen. Deshalb möchte ich hier noch kurz auf diese Artikel eingehen. Zum Zeitpunkt des Abschlusses Ihrer Verwendungsnachweisprüfung ist der Bewilligungsbescheid (bzw. die folgenden Änderungsbescheide) schon seit längerem bestandkräftig. Nach Art. 43 Abs. 2 BayVwVfG bleibt er auch wirksam, solange und soweit er nicht zurückgenommen, widerrufen, anderweitig aufgehoben oder durch Zeitablauf oder auf andere Weise erledigt ist. Wenn es also um die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen geht, müssen Sie wie folgt vorgehen: (1) Als erstes prüfen Sie, ob der Bewilligungsbescheid eine Befristung (Art. 36 Abs. 2 Nr. 1 BayVwVfG) enthielt, nach deren Ablauf er unwirksam geworden ist. Eine solche Befristung könnte zum Beispiel Folgendes sein: Es wird die Entstehung eines Kurparks gefördert. Damit ein Kurpark aber überhaupt entstehen kann, muss neben dem Erwerb der hierfür benötigten Gründstücke auch die Umgestaltung der Grundstücke zu einem Kurpark erfolgen. Diese Umgestaltung muss in einem zeitlichen Zusammenhang mit dem Erwerb der Grundstücke erfolgen (üblicherweise innerhalb von max. 36 Monate nach dem Kauf). Der Bewilligungsbescheid, der eine Zuwendung zu den Grunderwerbskosten gewährt, wird also auf diesen Zeitrahmen befristet. Nur wenn innerhalb dieser 36 Monate aus den Grundstücken ein Kurpark wird, hat somit der Zuwendungsbescheid Bestand.

(2) Wesentlich häufiger enthält der Bewilligungsbescheid (bzw. die folgenden Änderungsbescheide) dagegen eine oder mehrere auflösende Bedingungen (Art. 36 Abs. 2 Nr. 2 BayVwVfG). Treten diese ein, so wird der Bewilligungsbescheid eo ipso (= aus sich selbst heraus, ohne weiteres Zutun) unwirksam. Zwei auflösende Bedingungen einer Bewilligung sind namentlich in den VV Nr. Nr. 8.2.1 zu Art. 44 BayHO genannt, nämlich die nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder die Änderung der Finanzierung nach Nr. 2 ANBest-P, ANBest-K bzw. ANBest-I (vgl. oben 2.7.5.2.1). Allerdings wird der Bewilligungsbescheid nicht vollständig unwirksam, sondern nur in Höhe des Zuwendungsteilbetrages, der sich nach der im Basiskatalog, Nr. 4.4, veranschaulichten Berechnung ergibt. Haben Sie also im Rahmen Ihrer Prüfung die nachträgliche Verringerung bzw. die nachträgliche Erhöhung der Deckungsmittel festgestellt und den Reduzierungsbetrag beziffert, dann müssen Sie gegenüber dem Zuwendungsempfänger die Unwirksamkeit des Bewilligungsbescheides hinsichtlich dieses Zuwendungsbetrages feststellen und den Betrag als Erstattungsbetrag festsetzen (Art. 49 a Abs. 1 BayVwVfG).

Kapitel 3-2

Auch die Geltendmachung des Rückzahlungsanspruchs wegen Unwirksamkeit unterliegt nach einer beachtlichen Meinung der Ausschlussfrist des Art. 48 Abs. 4 VwVfG, die mit der Kenntnis der Behörde von der Unwirksamkeit des Leistungsbescheides beginnt.

Sie stehen also wieder auf der sicheren Seite, wenn Sie eine etwaige Rückforderung wegen Unwirksamkeit innerhalb der Jahresfrist geltend machen. Sie tenorieren dann beispielsweise wie folgt: „1. Der Bewilligungsbescheid der Regierung von Oberbayern vom XX.XX.XXXX, Az.: XXXXXX i.d.F. vom XX.XX.XXXX, Az.: XXXXX, ist durch die Ermäßigung der zuwendungsfähigen Ausgaben hinsichtlich eines Zuschussbetrages in Höhe von 6.405,93 € am XX.XX.XX unwirksam geworden. Dieser Betrag wird als zurückzuerstattende Leistung festgesetzt. „ Ebenso kann eine Bestimmung, dass die Zuwendung nur in gleicher Höhe und in Abhängigkeit von einer anderen Zuwendung gewährt wird, eine auflösende Bedingung sein (z.B. Co- Förderung Bund/ Land). Gleiches gilt, wenn die Zuwendung vom entsprechenden Eingang z.B. von EU Mitteln abhängig gemacht wird. Tritt das jeweilige bestimmte Ereignis dann doch nicht ein, ist der Bewilligungsbescheid ab diesem Zeitpunkt unwirksam geworden. Allerdings muss dies stets gegenüber dem Zuwendungsempfänger förmlich festgestellt werden (vgl. dazu bitte Freund / Rach -DVP 06/04, 231 ff, Kopp F.J. DVBl. 1989, 238). Haben Sie die Unwirksamkeit des Bewilligungsbescheides geprüft, finden aber dadurch nicht alle Ihre Erstattungsansprüche abgegolten, so haben Sie die Möglichkeit den Bewilligungsbescheid aufzuheben. (3) Nach Art. 48 Abs. 1 BayVwVfG kann (Ermessen nach Art. 40 BayVwVfG) ein bestandkräftiger, rechtswidriger Bewilligungsbescheid, ganz oder teilweise auch mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen werden. Voraussetzung ist, dass der Bewilligungsbescheid von Anfang an rechtswidrig war und sich der begünstigte Zuwendungsempfänger nicht auf einen Vertrauensschutz berufen kann (vgl. Art. 48 Abs. 2 BayVwVfG, vgl. a. Rechtsprechung u.a. BayVGH– BayVBl. 2002, 80 ff., BayVBl 2001, 626 – 628 „Mitverschulden“). Die Rechtswidrigkeit kann darin bestehen, dass die Behörde das geltende Recht falsch ausgelegt oder angewandt hat bzw. bei der Entscheidung von einem Sachverhalt ausgegangen ist, der in Wahrheit gar nicht vorlag. Letzteres ist z.B. dann der Fall, wenn der Antragsteller falsche Angaben gemacht hat. In diesem Fall dürfte sich aber auch die Frage nach einem (Subventions-)Betrug stellen (vgl. oben 2.8). Die Anwendungsfälle des Art. 48 Abs. 1 BayVwVfG sind im Zuwendungsrecht selten. Meistens handelt es sich um einen Widerruf nach Art. 49 Abs. 2 a BayVwVfG wegen Zweckverfehlung bzw. um eine Unwirksamkeit aufgrund der dem Zuwendungsbescheid zugrunde gelegten Nebenbestimmungen mit der Rechtsfolge des Art. 49 a BayVwVfG.

Kapitel 3-3

Ein Vertrauensschutz für Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts ist grundsätzlich gegenüber der Gesetzmäßigkeit der Verwaltung nicht gegeben.

Sie können die Rücknahme beispielsweise wie folgt tenorieren: „1. Der Bewilligungsbescheid vom XX.XX.XXXX, Az.: XXXXXXX, i.d.F. XXXXX, Az.:

XXXXX wird hinsichtlich des Zuwendungsbetrages in Höhe insgesamt

289.829,04 € mit Wirkung für die Vergangenheit ab dem XX.XX.XXXX zurückgenommen und dieser Betrag als zurückzuerstattende Leistung festgesetzt.“

Ein weiteres Tenorierungsmuster finden Sie auch bei Linhart - § 22 Erstinstanzliche Bescheide, Nr. 2.3. Die Leistungsfestsetzung erfolgt wieder nach Art. 49 a Abs. 1 BayVwVfG. (4) Schließlich können Sie nach Art. 49 Abs. 2a BayVwVfG einen bestandskräftiger, rechtmäßigen Bewilligungsbescheid ganz oder teilweise auch mit Wirkung für die Vergangenheit widerrufen, wenn die Zuwendung ganz oder teilweise nicht zweckentsprechend verwendet wurde oder wenn bestimmte Auflagen oder dem Zuwendungsempfänger gesetzte Fristen nicht eingehalten wurden. Auf dieser Rechtsgrundlage können Sie alle Ihre bisher nicht berücksichtigten Erstattungsansprüche geltend machen. Ihre Tenorierung entspricht der einer Rücknahme, nur dass Sie widerrufen statt zurückzunehmen. Ein Tenorierungsmuster finden Sie hierzu auch bei Linhart - § 22 Erstinstanzliche B Bescheide, Nr. 2.4. Beachten Sie aber bitte, dass es sich um eine Ermessensentscheidung handelt, für die die Regeln des Art. 40 BayVwVfG anzuwenden sind. Auch wenn Ihr Ermessen in einzelnen Fällen durch Dienstanweisungen (FMS) oder die Verwaltungsvorschriften intern auf null reduziert wird (vgl. VV Nr. 8 ff zu Art. 44 BayHO), entbindet Sie dies nicht, in Ihrem Bescheid eine echte Abwägung der Verhältnismäßigkeit der Mittel vorzunehmen. Das könnte bei atypischen Fällen einmal klageentscheidend sein (siehe aber auch Rechtsprechung – BVerwG, Urteil vom 16.06.1997 – C2296, DVBl. 1.02.1998, Seite 145 ff.;).

Rechtswidrige Bewilligungsbescheide werden zurückgenommen, rechtmäßige Bewilligungsbescheide werden widerrufen!

(5) Schließlich müssen Sie sich noch mit der Verzinsung Ihrer Erstattungsansprüche befassen. Nach Art. 49 a Abs. 3 ist der zu erstattende Betrag vom Eintritt der Unwirksamkeit der Bewilligung an mit 6 % p.a. bis zum Tag der Rückerstattung (Datum des Eingangs der Rückzahlung bei der Staatsoberkasse) zu verzinsen (vgl. VV Nr. 8.5 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.5 VVK; Freund / Rach DVP 06/04, 231 ff.). Wie Sie bemerken, können Sie diese Zinsen zum Zeitpunkt der Geltendmachung der Erstattungsansprüche noch gar nicht beziffern. Das geht erst,

Kapitel 3-4

wenn Sie das tatsächliche Eingangsdatum kennen. Deshalb tenorieren Sie beispielsweise wie folgt: „ X. Die Rückerstattungsbeträge nach Nr. X bis X dieses Bescheides sind bis

spätestens zum XX.XX.XXXX bei der Staatsoberkasse Regensburg zu bezahlen.

X. Es werden für den Erstattungsbetrag nach

- Nr. 1 dieses Bescheides ab dem XX.XX.XXXX - Nr. 2 dieses Bescheides ab dem XX.XX.XXXX - Nr. 3 dieses Bescheides ab dem XX.XX.XX und dem XX.XX.XXX - .....

bis zum Eingang der Rückerstattungen bei der Staatsoberkasse Regensburg Zinsen in Höhe von 6 v. H. p.a. erhoben. Die Höhe der Zinsforderungen werden gesondert mitgeteilt.“

Anmerkung: Bei diesem Beispiel ergaben sich unterschiedliche Erstattungstatbestände und somit unterschiedliche Daten, wann die Unwirksamkeit der Bewilligung für welchen Betrag eingetreten war.

Zuletzt möchte ich noch auf etwas hinweisen, dass in der Praxis durch aus vorkommen kann: Wenn Sie zwar Rücknahme, Widerruf oder Feststellung der Unwirksamkeit Ihres Bewilligungsbescheides innerhalb der Jahresfrist durchgeführt haben, aber z.B. aufgrund der Komplexität des Vorganges noch nicht in der Lage sind, die rückzuerstattende Leistung nach Art. 49 a Abs. 1 BayVwVfG exakt zu beziffern, verbleiben Ihnen nach Art. 71 AGBGB drei Jahre, um dies nachzuholen. Ein Beispiel *: „ ... Verwendungsnachweisprüfung; Investitionskostenförderung zum Umbau des XXX in den Jahren 1994 bis 1999 und Errichtung einer Solaranlage in Jahr 1996/1997; Geltendmachung von Erstattungsansprüchen Anlagen: 1 Übersicht „Mittelzuweisungen und –auszahlungen“ 1 Übersicht „Netto-Kostenansätze lt. Bewilligung“ 1 Übersicht „Netto-Deckungsmittel lt. Bewilligung“ 1 Übersicht „Zuwendungsfähige Kosten“ 1 Formblatt „ Vergabe und Abrechnung für die Baumaßnahme...“ Sehr geehrter Herr XY, mit Schreiben vom XX.XX.XXXX, eingegangen am XX.XX.XXXX, haben Sie einige der mit Schreiben vom XX.XX.XXXX von mir erbetenen Unterlagen vorgelegt. Gleichzeitig kündigten Sie die Nachreichung noch fehlender Unterlagen und Klärung offener Fragen nach dem Ende der Urlaubszeit an. Den Eingang dieser weiteren Unterlagen (Anlage zum Schreiben vom XX.XX.XX) möchte ich Ihnen hiermit bestätigen. Ich habe

Kapitel 3-5

die Unterlagen bereits gesichtet und werde sie heute zur weiteren VOB-Prüfung an das Staatliche Hochbauamt XXXXX weiterleiten. Mittlerweile habe ich meine Prüfung anhand der mir bereits vorliegenden Unterlagen, auch mit Blick auf die einzuhaltende Jahresfrist, fortgesetzt und kann Ihnen nun folgendes Zwischenergebnis mitteilen: A. Geltendmachung von Erstattungsansprüchen aufgrund der Reduzierung der

zuwendungsfähigen Kosten

Nach den bisher vorlegten Unterlagen haben sich die tatsächlich zuwendungsfähigen bzw. als solche anerkennbaren Kosten für die im Betreff genannte Umbaumaßnahme und die Errichtung einer Solaranlage entgegen den Ausführungen im Verwendungsnachweis deutlich reduziert. Die auflösende Bedingung (Art. 36 Abs. 2 Nr. 2 BayVwVfG) der Nr. 2.1 i.V.m. Nr. 2.1.2, Nr. 2.2 ANBest-P, die Bestandteil der Bewilligungen war, ist in beiden Fällen eingetreten. Zur Wahrung der für die Geltendmachung von Erstattungsansprüchen zu beachtenden Fristen wird deshalb folgendes festgestellt:

1. Die Bewilligungen vom XX.XX.XXXX, Az.: XY, geändert durch xxxxx

sind in Höhe eines im weiteren Prüfungsverlaufes noch genau zu bestimmenden Betrages unwirksam geworden.

2. Der noch zu bestimmende Betrag nach Nr. 1 wird mit Abschluss der

Verwendungsnachweisprüfung festgelegt und in der dann errechneten Höhe von der Regierung von Oberbayern als von der XXXX mbH zurück zu erstattende Leistung nach Art. 49a Abs. 1 BayVwVfG festgesetzt werden.

Hinweis:

Die obige Feststellung ist kein Verwaltungsakt nach Art. 35 BayVwVfG, gegen den Sie Widerspruch erheben könnten. Sie stellt lediglich einen bereits eingetretenen Umstand förmlich fest und dient einzig der rechtzeitigen Geltendmachung eines Erstattungsanspruches. Der mir vorliegende Verwendungsnachweis vom XX.XX.XXXX trägt keinen Eingangsstempel, weshalb das genaue Eingangsdatum beim XY bzw. der Regierung von Oberbayern nicht nachweisbar ist. Der Eingang eines Verwendungsnachweises setzt aber im Zweifel die einjährige Frist zur Geltendmachung von Erstattungsansprüchen in Gang, die ich zu wahren habe. Zugunsten der von Ihnen vertretenen XY mbH gehe ich vorliegend von einem Eingang des Verwendungsnachweis am Ausfertigungstag, also dem XX.XX.XXXX, sowie einen Ablauf der Jahresfrist am XX.XX.XXXX aus.

Gründe: I. Der Feststellung liegt folgender Sachverhalt zugrunde: ............ „

Kapitel 3-6

* Anmerkung zum obigen Beispiel: Wie bereits oben angeklungen ist strittig, ob im Fall des Eintritts einer auflösenden Bedingung die Jahresfrist der Art. 48 Abs. 4, 49 Abs. 2a i.V.m. Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG analog gilt oder nicht. Die eine Meinung bejaht das, eine andere verneint dies und wendet in diesem Fall die drei Jahresfrist nach Art. 71 AGBGB an. Ebenso strittig ist, ob es sich bei der Feststellung des Eintritts einer auflösenden Bedingung um einen Verwaltungsakt handelt (so Kopp / Ramsauer, VwVfG, § 48 Rd. Nr. 19 a, VG München BayVBl 1990, 405) oder nicht (Stelkens / Bonk / Sachs, § 44 VwVfG, Rd. Nr. 207). Im vorliegenden Beispiel wollten ich vor diesem Hintergrund einfach auf Nummer sicher gehen und habe deshalb den dem Grunde nach bekannten Anspruch geltend gemacht. Allerdings bin ich der Auffassung gefolgt, dass ich damit (noch) keinen Verwaltungsakt erlassen habe.

Kapitel 4-1

4 Die Förderung durch mehrere Zuwendungsgeber

Im Regelfall prüfen Sie die Verwendung der Mittel eines einzelnen bayerischen Zuwendungsgebers. Sie wenden die Bayerische Haushaltsordnung sowie die dazu gehörigen Verwaltungsvorschriften an und folgen dem oben dargestellten Verfahren. Im Rahmen Ihrer prüferischen Betrachtung werden die bewilligten Landesmittel als eine Einheit behandelt und eine Aufspaltung dieser Mittel erfolgt nur dann, wenn sie sich z.B. über mehrere Haushaltsjahre verteilen. Es gibt aber auch Fördervorgänge, die komplexer gelagert sein können, z.B. weil ein Zuwendungsempfänger von mehreren Zuwendungsgebern Fördermittel erhalten hat. Bei den Geldgebern kann es sich ferner nicht nur um verschieden Landes-, sondern auch um Bundesstellen oder die Europäische Union handeln. Diese Vorgänge bedürfen einer differenzierteren Betrachtung, denn sie können beachtenswerte Auswirkungen auf Ihrer Prüfungsarbeit haben. Das ist ein guter Grund, sie vorliegend einmal näher zu betrachten. Grundsätzlich eröffnen sich für Sie drei von einander abgrenzbare Fallkonstellationen: Fall 1: Zeitgleiche und unabhängige Förderungen unterschiedlicher

Fördergegenstände durch verschiedenen Zuwendungsgeber Fall 2: Zeitgleiche und unabhängige Förderungen ein und desselben

Fördergegenstandes durch mehrere Zuwendungsgeber (sog. Mehrfachförderung)

Fall 3: Zeitgleiche und gemeinschaftliche Förderungen ein und desselben

Fördergegenstandes durch mehrere Zuwendungsgeber (sog. Kofinanzierung)

Alle drei Varianten werden Sie sicher im Verlauf Ihrer Prüfertätigkeit einmal antreffen. Wie nachfolgend dargestellt, verlangen dann zumindest Fall 2 und Fall 3 Berücksichtigung im Blickfeld Ihrer Prüfung. Um sich daher bereits im Vorfeld unnötige Mehrarbeit zu ersparen, sollten Sie die Fallkonstruktionen deshalb von einander abgrenzen können. Wenn Sie also, z.B. beim Studium der Bewilligungsakten oder des Verwendungsnachweises, feststellen, dass ein Zuwendungsempfänger von mehreren Zuwendungsgebern Fördermittel erhalten hat, dann gehen Sie bitte wie folgt vor: Bestimmen Sie zunächst den für Ihre Prüfung relevanten Bewilligungszeitraum, um das Kriterium der zeitgleichen Förderung zu überprüfen. Stellen Sie bei einem entsprechenden Abgleich weiter fest, dass die fraglichen Zuwendungen alle innerhalb des für Sie relevanten Bewilligungszeitraumes geflossen sind, dann prüfen Sie bitte als nächstes, ob sich diese Förderungen auf das von Ihnen zu prüfende Projekt bzw. den Bestand des geförderten Zuwendungsempfängers bezogen. Handelt es sich um verschiedene Fördergegenstände, so sind diese auch in getrennten Verfahren zu prüfen. Das gilt auch, wenn der Zuwendungsempfänger Förderungen vom Bund oder der Europäischen Union erhalten hat. Die Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung dieser nicht bayerischen Haushaltsmittel obliegt in

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diesem Fall dem jeweiligen Zuwendungsgeber bzw. seinen Beauftragten. Damit haben Sie also nichts zu tun, es sei denn Sie sind aus anderen Gründe damit beauftragt worden (vgl. unten). Die Information, dass der Zuwendungsempfänger für andere Projekte Fördermittel erhalten hat, ist für Sie dann allenfalls bei der allgemeinen Einschätzung der Zuverlässigkeit des Zuwendungsempfängers und seiner Routine im Umgang mit öffentlichen Mitteln bzw. Vorschriften von Interesse (Ausnahme: Besserstellungsverbot, vgl. oben Nr. 2.7.5.2.5). Stellen Sie dagegen fest, dass ein und derselbe Fördergegenstand von unterschiedlichen Zuwendungsgebern gefördert wurde, dann prüfen Sie z.B. anhand der Bewilligungen, ob die Zuwendungen unabhängig von einander oder gemeinschaftlich gewährt wurden. Wurden die fraglichen Zuwendungen völlig unabhängig, ggf. sogar unwissentlich von einander, bewilligt, so handelt es sich um eine sog. Mehrfachförderung (Definition s.a. Art. 8 HG; grundsätzliches Verbot - Nr. 6.15.6 HvR, Sonderregelungen im Einvernehmen mit dem FM - VV Nr. 15.2 Abs. 3 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 14.2 Abs. 3 VVK, Nr. 4.7 der Anlage zu Art. 23 BayHO). Nun prüfen Sie anhand Ihrer einschlägigen Förderrichtlinie, ob dort eine Mehrfachförderung ausgeschlossen wurde und die ggf. daraus resultierenden Konsequenzen. Prüfen Sie aber auch, ob der Zuwendungsempfänger die fraglichen Zuwendungen eines anderen Zuwendungsgebers im Antrag bzw. im Verwendungsnachweis angegeben hat (Stichwort: Mitteilungspflicht für subventionserhebliche Tatsachen).

Sie prüfen im Fall der sog. Mehrfachförderung also die Auswirkungen der Förderung eines oder mehrere anderer Zuwendungsgeber auf das von Ihnen zu prüfende Projekt bzw. die Förderung des Zuwendungsempfängers selbst.

Die Prüfung der fraglichen Förderung bzw. Förderungen selbst liegt unabhängig davon weiter in der Zuständigkeit des jeweiligen Zuwendungsgebers und seiner Beauftragten. In jedem Fall sollten Sie ihre Feststellung aber den anderen Bewilligungs- oder Prüfungsstellen mitteilen. Wenn Sie aber feststellen, dass die Förderungen ein und desselben Vorhabens oder Einrichtung gemeinschaftlich durch mehrere Zuwendungsgeber (vgl. VV Nr. 1.4 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 1.4 VVK) erfolgt ist, so handelt es sich um eine sog. Kofinanzierung. In der Regel werden Sie aufgrund des engen Sachzusammenhangs dann auch für die Verwendungsnachweisprüfung aller bewilligten Haushaltsmittel zuständig sein. Um nichts zu übersehen, sollten Sie deshalb zunächst noch einmal den Umfang Ihrer Zuständigkeit überprüfen. Es ist nämlich für Ihre Prüfungsarbeit, die Prüfungsmaßstäbe, Ihre Stichprobenauswahl und natürlich auch für das Abfassen des Prüfvermerks von entscheidender Bedeutung, ob Sie einen Verwendungsnachweis aus dem Blickwinkel eines oder mehrerer, eventuell sogar nicht bayerischer Zuwendungsgeber betrachten müssen. Das hat außerdem auch Auswirkungen auf die anzuwendenden Rechtsnormen und Verwaltungsvorschriften.

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Allerdings sind Sie auch bei Kofinanzierungen nicht automatisch für die Prüfung aller Mittelverwendungen zuständig. Sie prüfen nur für diejenigen Zuwendungsgeber, die diese Aufgabe auch an Sie delegiert haben (vgl. oben Nr. 2.2).

Prüfen Sie aufgrund der entsprechenden Delegationen die Mittelverwendung für mehrere bayerische Zuwendungsgeber (vgl. VV Nr. 1.4 zu Art. 44 BayHO, Nr. 1.4 VVK), so führen Sie Ihre Verwendungsnachweisprüfung wie gewohnt durch. Achten Sie aber darauf, die Fördermittel nicht nur nach Haushaltsjahren, sondern auch getrennt nach den einzelnen Zuwendungsgebern zu betrachten. Deshalb müssen Sie natürlich nicht alles doppelt oder dreifach prüfen. Folgen Sie Ihrem gewohnten Prüfungsschema, ergänzen Sie lediglich im Vorfeld Ihren Prüfungskatalog um Fragen zu spezielle Auflagen einzelner Zuwendungsgeber und berücksichtigen Sie diese auch bei Ihrer Stichprobenauswahl. Bei Prüfungen von Kofinanzierungen, in deren Rahmen der Freistaat Bayern gemeinsam mit der Bundes Republik Deutschland und/oder der Europäischen Union ein bestimmtes Projekt bzw. einen bestimmten Zuwendungsempfänger fördert hat, kann aufgrund des Sachzusammenhanges die Zuständigkeit auch zur Verwendungsnachweisprüfung für die nicht bayerischen Zuwendungsgeber an Sie delegiert werden. Deshalb sind nachfolgend kurz die Besonderheiten dargestellt, die Sie bei solchen Prüfungen beachten müssen.

4.1 Die Kofinanzierung mit Bundesmitteln Bei der Prüfung der Verwendung von Bundesmitteln sind Bundesvorschriften anzuwenden (vgl. Art. 109 Abs. 1 GG, Art. 31 GG), wobei Art. 23 bzw. Art. 44 BayHO ihre Entsprechung in §§ 23 und 44 Bundeshaushaltsordnung (BHO) finden. Inhaltlich ergeben sich somit für Sie keine Unterschiede zwischen Landes- und Bundesrecht. Auch die Verwaltungsvorschriften von Bund und Land sind weitgehend identisch. Beim Vergleich der beiden Verwaltungsvorschriften habe ich allerdings dennoch ein paar bedeutsame Unterschiede festgestellt. Das betrifft mit Blick auf die Verwendungsnachweisprüfung vor allem die VV Nr. 5.2 bis 5.4 zu § 44 BHO, VV Nr. 5.6.6, 5.7 bis 5.9 zu § 44 BHO, VV Nr. 8.5 bis 8.8 zu § 44 BHO (Bitte lesen!!) sowie einzelne Regelungen der ANBest, z.B. Nr. 2, vgl. oben Nr. 2.7.5.2.1). Exemplarisch für die genannten Unterschiede sei hier erwähnt, dass im Gegensatz zu VV Nr. 10.2 zu Art. 44 BayHO der vereinfachte Verwendungsnachweis für Bundesmittel nach VV Nr. 5.3.3 zu § 44 BHO explizit nur für Projektförderungen und hier auch nur für Förderungen unter 50.000,00 € (vgl. VV Nr. 10.2 zu § 44 BHO) zugelassen ist. Der Bund fordert somit umfangreichere Nachweise als das Land. Sollte dennoch im (bayerischen) Bewilligungsbescheid ein vereinfachter Verwendungsnachweis zugelassen sein, so können Sie dies aber durch eine entsprechende Vorortprüfung wieder ausgleichen. Wichtig für Ihre Prüfung ist auch VV Nr. 5.2 zu § 44 BHO. Mit Ausnahme der Regelungen über die Erstattung der Zuwendung und die Verzinsung dürfen danach Bundesbewilligungsbehörden im Fall von Kofinanzierungen an Stelle der Allgemeinen Nebenbestimmungen des Bundes die entsprechenden Allgemeinen Nebenbestimmungen eines Landes zum Bescheidgegenstand machen. Prüfen Sie also den Bundesbescheid auf eine

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solche Regelung. Schließlich erscheint mir noch erwähnenswert, dass der Bund Rückerstattungen oder nicht fristgerecht verwendete Mittel nicht pauschal mit 6 % p.a. verzinst (vgl. VV Nr. 8.5 und 8.6 zu Art. 44 BayHO), sondern mit 3 % über dem jeweiligen Basiszins nach § 1 des Diskontsatz-Überleitungs-Gesetz (Das

Verzinsungsprogramm des Gebietsrechenzentrum Hagen, HaZarD, (vgl. oben Nr. 2.1) ermöglich die automatische Berücksichtigung). Sind nämlich die bayerischen Allgemeinen Nebenbestimmungen nicht Bestandteil des Bundesbescheides geworden, so gilt dieser Satz für Ihre Zinsberechnung - und nicht die einfachere bayerische Pauschale!!! Wenn Sie also Kofinanzierungen mit Bundesmitteln prüfen bzw. prüfen sollen (bzgl. Delegation lesen: Art. 87 Abs. 1 GG, Art. 85 Abs. 1 GG, § 3 BHO sowie jew. Delegationsschreiben bzw. Bewilligungsbescheid, siehe oben Nr. 2.2), kann ich Ihnen nur dringend empfehlen, sich die VV zu § 44 BHO aus Ihrer Bibliothek zu besorgen und insbesondere die zuvor genannten Stellen nachzulesen. Wenn Sie dann die o.g. Abweichungen berücksichtigen und sich im übrigen bei Ihrer Prüfung inhaltlich an den oben in Kapitel Nr. 1 geschilderten Ablauf halten, werden Sie Ihrer prüferischen Verantwortung auf jeden Fall gerecht. Im Rahmen Ihrer Prüfung trennen Sie am besten wieder von Anfang an die Fördermittel nicht nur nach Haushaltsjahren, sondern auch nach Bundes- und Landesmitteln. Häufig erlassen Bund und Land bei Kofinanzierungen je einen selbstständigen Bewilligungsbescheid, obwohl nach VV Nr. 1.4 zu Art. 44 BayHO und VV Nr. 1.4 zu § 44 BHO auch eine zusammenfassende Bewilligung durch nur eine Stelle möglich wäre. Zumindest in den von mir geprüften Fällen ergingen stets zwei Bescheide. Beide Bewilligungen müssen Sie natürlich neben einander als Prüfungsmaßstäbe berücksichtigen. Die Bundesförderung wird dann üblicherweise in Form einer auflösenden Bedingung von der Bewilligung einer Landesförderung in festgelegter Höhe hängig gemacht. Außerdem wird auf die Auflagen im landesrechtlichen Bewilligungsbescheid verwiesen. Ggf. werden die Allgemeinen Nebenbestimmungen des Landes zum Gegenstand des Bescheides erklärt (vgl. oben). Es kommt aber natürlich auch vor, dass über die landesrechtlichen Auflagen hinaus für die Verwendung der Bundesmittel gesonderte Auflagen oder spezielle Zweckbindungen im Rahmen der Gesamtmaßnahme festgeschrieben wurden. Ergänzen Sie also schon im Vorfeld Ihren Prüfungskatalog um Fragen zu diesen speziellen Auflagen des Bundes und berücksichtigen Sie sie auch bei Ihrer Stichprobenauswahl. Beim Abfassung der Prüfvermerke (siehe unten Nr. 4.3) müssen Sie bzgl. der geprüften Verwendung der Bundesmittel dann auch die entsprechenden bundesrechtlichen Regelungen der BHO und des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) zitieren. Sofern Sie einen gemeinsamen Vermerk für beide Zuwendungsgeber abfassen (VV Nr. 11.3 i.V.m. 1.4 zu Art. 44 BayHO), genügt aber sicher der Hinweis, dass bei gleich lautenden Vorschriften stets die (vertraute) bayerische Regelung genannt wird.

4.2 Die Kofinanzierung mit EU-Mitteln Bei der Prüfung der Verwendung von EU-Mitteln sind dementsprechend EU-Vorschriften anzuwenden. Lassen Sie sich davon aber bitte nicht bange machen. Das Regelwerk der EU scheint zwar aufgrund der immensen Zahl an sich ständig ändernden und zum Teil auch mit Übersetzungsfehlern behafteten Verträge, Verordnungen, Richtlinien und Entscheidungen der Europäischen Union schwerer zu

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verstehen als unser vertrautes Deutsches Recht, aber Sie müssen ja zum Glück bzgl. der materiellrechtlichen Fragen auch nur den relativ kleinen Ausschnitt an Vorgaben im Auge behalten, der Ihre zu prüfende Förderung betrifft. Als Verwendungsnachweisprüfer benötigen Sie neben der der Förderung zugrunde liegenden Förderrichtlinie bzw. EU-Verordnung natürlich auch entsprechende haushaltsrechtliche Regelungen, die den Prüfungsrahmen bestimmen. Für die Durchführung des EU-Haushaltes ist die Kommission zuständig. Wenn es um die Prüfung der Verwendung von EU-Fördermitteln geht, stützt sich die Kommission grundsätzlich auf das jeweilig geltende regionale Haushaltsrecht. Sie werden Ihrer prüferischen Verantwortung also auch bei den Kofinanzierungen der Europäischen Union gerecht, wenn Sie sich inhaltlich an den oben in Kapitel Nr. 1 geschilderten Ablauf halten. Allgemeingültige Verwaltungsvorschriften vgl. der VV zu Art. 44 BayHO bzw. §44 BHO hat die EU darüber hinaus leider nicht herausgegeben. Problematisch ist bei den EU-Bestimmungen allerdings, dass diese meist sehr unbestimmt und nicht durch Verwaltungsvorschriften oder Durchführungsbestimmungen näher erläutert werden. So bleibt ein großer Freiraum für die Auslegung der Vorschriften durch die programmdurchführenden Stellen. Dadurch entsteht die Situation, dass die gleichen oder ähnliche Sachverhalte bei, Förderungen aus den verschiedenen Fonds (z.B. EFRE, ESF, EAGFL), den unterschiedlichen Förderprogrammen (z.B. INTERREG III A, LEADER +; Ziel 2, Ziel 3) und in den einzelnen Ressorts (z.B. Wirtschaft, Arbeit und Soziales, Landwirtschaft) unterschiedlich beurteilt werden. Daraus folgt dann wiederum eine unterschiedliche Behandlung der Sachverhalte bei der Verwendungsnachweisprüfung. Zahlreiche Bestimmungen, die bei der Prüfung von EU - kofinanzierten Förderprojekten einzuhalten sind, finden sich nicht in den einschlägigen EU-Richtlinien, sondern sind durch Auslegung in verschiedenen Informationsvermerken und -schreiben der Kommission, aber auch durch „mündliche Mitteilungen“ bei Kommissionsprüfungen oder Besprechungen entstanden. Insofern haben die Bewilligungsstellen einen Ermessenspielraum hinsichtlich der Förderfähigkeit der Kosten. Dieser Ermessensspielraum kann und muss durch die Bewilligungsstellen ausgefüllt werden, d.h. es muss eine Entscheidung getroffen werden, die auch nachvollziehbar begründet werden muss. Die Begründung für eine Ermessensentscheidung ist unbedingt in die Förderakten aufzunehmen, da die EU der Dokumentation der Projekte große Bedeutung beimisst. Sollten dennoch Unklarheiten betreffend der Förderfähigkeit bestehen, hilft nur eine Nachfrage bei den zuständigen Fondsverwaltern bzw. der zuständigen EU-Finanzkontrollstelle. Bevor Sie den Verwendungsnachweis für einen mit EU - Mitteln kofinanzierten Fall prüfen, müssen Sie deshalb zunächst genau feststellen, aus welchem Fonds, aus welchem EU - Förderprogramm und aus welchem Ressort die Fördermittel stammen und welche Vorschriften deshalb zu beachten sind. Die nachfolgenden Erläuterungen sind weithin als allgemein gültig für alle EU-kofinanzierten Förderfälle anerkannt:

- In Art. 3 der Verordnung (EG) 438/ 2001n der Kommission ist festgelegt, dass auch auf der Ebene der Bewilligungsstelle eine ausreichende Aufgabentrennung erforderlich ist. Dabei ist die Frage strittig, ob der Verwendungsnachweis von ein und derselben Person geprüft werden darf, die den Antrag bearbeitet bzw. den Zuwendungsbescheid erlassen hat. (Anmerkung: Bis zur endgültigen Entscheidung dieser Frage, sichern Sie sich am besten durch eine strikte Aufgabentrennung ab.)

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- Bei der Verwendungsnachweisprüfung sollten Checklisten verwendet werden,

damit eine Gleichbehandlung ähnlicher Fälle gewährleistet ist und kein subventionserheblicher Tatbestand übersehen wird.

- Es ist grundsätzlich für jeden mit EU-Mitteln kofinanzierten Förderfall eine

Verwendungsnachweisprüfung durchzuführen. Es ist fraglich, ob die hohen Anforderungen der EU an die Verwendungsnachweisprüfung mit der oben dargestellten Kurzprüfung erfüllt werden können.

- Die Einhaltung aller Auflagen, Bedingungen und Nebenbestimmungen des

Bewilligungsbescheides (also sowohl aufgrund des bayerischen Haushaltsrechtes als auch EU-spezifische Nebenbestimmungen) ist zu überprüfen. Ihr Katalog von Prüfungsfragen bzw. Ihrer Checkliste muss also entsprechend umfangreich sein und alle diese Regelungen berücksichtigen.

Sie haben also keine Auswahl zwischen den im ersten Kapitel aufgeführten Prüfungspunkten, sondern müssen – um sicher zu gehen - bei jedem mit EU-Mitteln kofinanzierten Förderfall stets alle Kriterien der Reihe nach durcharbeiten.

- Teil Ihrer Verwendungsnachweisprüfung ist somit stets auch die ordnungsgemäße Auftragsvergabe gem. VOL/VOB/VOF bzw. Art. 55 BayHO oder § 31 KommHV.

- In jedem Förderfall ist zu prüfen, ob verrechnungspflichtigte Einnahmen

entstanden sind. Diese Einnahmen reduzieren die zulässige Förderung.

- Grundsätzlich ist auch bei der Verwendungsnachweisprüfung das Vorliegen tatsächlich getätigter Ausgaben zu prüfen. Dies kann erfolgen, in dem z.B. Originalbelege (d.h. Originalrechnungen und Zahlungsnachweise, in der Regel Bankkontoauszüge) geprüft werden. Diese Originalbelegprüfung kann stichprobenweise erfolgen (teilweise wurden in den einzelnen Ressorts von den zuständigen EU-Finanzkontrollstellen entsprechende Vorgaben gemacht). Die geprüften Kostenpositionen sind zu kennzeichnen.

- Ihre Stichproben müssen so gewählt sein, dass sie repräsentativ sind. Dies

können Sie z.B. dadurch erreichen, dass Sie z.B. Rechnungspositionen mit hohen und niedrigen Beträgen, aus verschiedenen Kostengruppen, aus verschiedenen Förderjahren (bei mehrjährigen Förderfällen) und von verschiedenen Zahlungsempfängern auswählen. Die Auswahlkriterien sind im Prüfvermerk zu dokumentieren.

- Bei mit EU-Mitteln kofinanzierten Förderfällen sind zumindest stichprobenartig

Vor-Ort-Prüfungen durchzuführen. Es empfiehlt sich diese mit der Originalbelegprüfung zu kombinieren. Wenn Sie die Vor-Ort-Prüfungen stichprobenweise durchführen, so sind im Prüfvermerk die Auswahlkriterien darzulegen, z. B. besonders hohes Kostenvolumen, komplexes Projekt, Beteiligung mehrerer Fördergeber, erstes Förderprojekt des Zuwendungsempfängers, Probleme bei früheren Förderprojekten des Projekträgers, Probleme während der Projektabwicklung u.ä.

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Bitte beachten Sie, dass dieser Regelkatalog nicht abschließend ist bzw. sein kann. Die Aufzählung ist natürlich wieder individuell für jeden Förderfall sowie in Abhängigkeit vom betreffenden Fördermittelfonds, vom betreffenden EU-Programm und/oder entsprechender Vorgaben des fördernde Ressort um weitere Prüfungspunkte zu ergänzen. Wenn Sie nun mit der Prüfung beginnen, so trennen Sie auch hier wieder von Anfang an die Fördermittel nicht nur nach Haushaltsjahren, sondern eben nach EU- und Landesmitteln. EU-Kofinanzierungsmittel werden von den jeweiligen nationalen Stellen in den meisten Fällen zusammen mit den bayerischen Haushaltsmitteln in einem Zuwendungsbescheid bewilligt. Der Bewilligungsbescheid umfasst dann sowohl die Landesmittel als auch EU-Mittel, wobei die Auszahlung der EU-Mittel stets von dem vorherigen Eingang der EU-Mittel abhängig gemacht wird (auflösende Bedingung, Art. 36 Abs. 2 Nr. 2 BayVwVfG). Diese Bewilligung einschließlich der zugehörigen Nebenbestimmungen ist dann ihr Prüfungsmaßstab. Richten Sie also im Vorfeld Ihren Prüfungskatalog danach aus. Beim Abfassung der Prüfvermerke (siehe unten Nr. 4.3) müssen Sie bzgl. der geprüften Verwendung der EU-Mittel dann ggf. auch die entsprechenden EU-Richtlinien zitieren. In jedem Fall ist eine ausführliche Dokumentation erforderlich, die alle Ihre Feststellungen und deren Würdigungen enthält.

Bei Rechtnormen mit sich widersprechendem Inhalt ist zu prüfen, welche Vorschrift zur Anwendung kommt oder ob für die verschiedenen Zuwendungen unterschiedliche Vorschriften parallel angewandt werden müssen. Im Zweifelsfall wenden Sie aber immer die strengere Vorschrift an.

4.3 Der Prüfvermerk bei kofinanzierten Förderprojekten

Beteiligen sich mehrere Zuwendungsgeber im Rahmen einer Kofinanzierung an einer Förderung, so hat dies natürlich auch Auswirkungen auf die Abfassung Ihres bzw. Ihrer Prüfvermerke . Um unnötige Mehrarbeit zu vermeiden, sollten Sie zunächst mit Ihrem bayerischen Zuwendungsgeber klären, ob Sie aufgrund spezieller Delegationsregelungen, Absprachen u.ä. für jeden Zuwendungsgeber einen separaten Prüfvermerk erstellen müssen oder einen „Sammelprüfvermerk“ zur Gesamtmaßnahme abfassen können, von dem Sie dann allen beteiligten Stellen jeweils eine Ausfertigung zukommen lassen (vgl. VV Nr. 11.3 i.V.m. VV Nr. 1.4 zu Art. 44 BayHO) . Einen solchen Sammelprüfvermerk werden Sie in der Regel immer dann erstellen, wenn auch ein zusammenfassender Bewilligungsbescheid erlassen wurde. Hat dagegen jeder Zuwendungsgeber einen eigenen Bewilligungsbescheid erlassen, so werden Sie in den meisten Fällen auch einzelne Vermerke dazu verfassen. Ausnahmen bestätigen allerdings die Regel. Sofern jeder Zuwendungsgeber einen eigenen Prüfvermerk erhalten soll, so verfahren Sie bei der Abfassung des jeweiligen Prüfvermerks einfach wie gewohnt. Beachten

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Sie nur bei der Auswertung Ihrer Prüfungsnotizen, dass Sie neben der ausschnittsweisen Sachverhaltsdarstellung natürlich in den einzelnen Vermerken auch jeweils nur die Prüfungsfragen Ihres Prüfungskataloges darstellen und beantworten sollten, die den speziellen Zuwendungsgeber betreffen. Beispielsweise findet dann eine Rückforderung des Zuwendungsgebers A dann im Prüfvermerk für den Zuwendungsgeber B auch keine Erwähnung, es sei denn, sie bedinge auch eine entsprechende Rückforderung von Zuwendungsempfänger B, und umgekehrt. Textwiederholungen werden Sie aber dennoch zumindest bei den allgemeingültigen Feststellungen nicht vermeiden können. Können Sie dagegen einen Sammelprüfvermerk zur Gesamtmaßnahme und einheitlich für alle Zuwendungsgeber erstellen, bietet das meines Erachtens nach zumindest arbeitstechnisch entscheidende Vorteile. Allem voran können Sie sich ermüdende Wiederholungen sparen. Damit vermeiden Sie auch (Schreib-)fehler, die bei mehrfachen Textanpassungen je Zuwendungsgeber entstehen und dann leicht von Ihnen überlesen werden können. Eckdaten und Kernpunkte Ihrer Prüfungsarbeit werden einmalig, im Gesamtzusammenhang und bezogen auf alle Zuwendungsgeber dargelegt. Sofern sich Schlussfolgerungen aus dem Zusammenwirken zweier oder mehr Förderungen ergeben, können Sie bei Ihrer Argumentation auf bereits dargestelltes zurückgreifen. Schließlich erfolgt die abschließende Auswertung Ihrer Prüfungsnotizen (chrono-)logisch nach den einzelnen aufeinander folgenden Prüfungsschritten und nicht überspringend bezogen auf die einzelnen Zuwendungsgeber der Maßnahme. Die Gliederung auch dieses Prüfvermerks erfolgt wie gewohnt (vgl. oben Nr. 2.7.1), lediglich die einzelnen Prüfungspunkte können nach Bedarf und bezogen auf die einzelnen Zuwendungsgeber untergliedert werden. Bei EU-kofinanzierten Förderprojekten ist eine umfassende Dokumentation unbedingt erforderlich. Das heißt, dass alle Schritte der Verwendungsnachweisprüfung (wie generell die Abwicklung des gesamten Fördervorhabens) für einen unbeteiligten Dritter an Hand Ihrer Aufzeichnungen ohne weitere Nachfragen nachvollziehbar sein müssen. Zwingend nach den Zuwendungsgebern untergliedert werden muss allerdings der Sachverhalt des Prüfvermerks. Die Frage, wer hat dem Zuwendungsempfänger wann und wie viel Fördermittel zu welchem Zweck gewährt, muss selbstverständlich aus Gründen der Klarheit und der kassenrechtlichen Abgrenzung für jeden Zuwendungsgeber gesondert beantwortet und dargelegt werden. Gleiches gilt im Falle von Beanstandungen für das Prüfungsergebnis, denn auch die Rückforderung, der Einbehalt oder die Verzinsung von ausgezahlten Fördermitteln muss klar abgegrenzt werden von den zweckentsprechend verwendeten Fördermitteln. Bei EU - kofinanzierten Maßnahmen führt eine Rückforderung aufgrund von Verstößen gegen bayerische Haushaltsvorschriften grundsätzlich immer auch zu einer entsprechenden Rückforderung von EU – Fördermitteln.

Basiskatalog 5-1

5 Der Basiskatalog der Prüfungsfragen

Exemplarisch zur individuellen Anpassung an Ihr spezielles Fördergebiet:

5.1 Bewilligung und Bewilligungszweck

? Wer hat wem wie viel an Zuwendung bewilligt?

? Zuwendungsempfänger, mit genauer Anschrift

? Zuwendungsgeber

? Zuwendungsbescheide, Änderungsbescheide

? Höhe der insgesamt maximal bewilligten Zuwendung

? Wie und wofür wurden die Mittel bewilligt?

? Zuwendungsart: Projektförderung oder institutionelle Förderung

? Finanzierungsart: Fehlbedarfsfinanzierung Anteilfinanzierung (Fördersatz in %) Festbetragsfinanzierung (Fördersatz in %)

? Zweckbestimmung: definiert im Bescheid, durch Bezugnahme auf den Antrag, Finanzierungsplan

? Bei mehrjähriger Förderung: Verteilung der Mittel auf die Haushaltsjahre

? Von welchem Kostenvolumen wurde bei der Bewilligung ausgegangen?

? Gesamtkosten

? Festgesetzte zuwendungsfähige Gesamtkosten (mit oder ohne Mehrwertsteuer)

Projektförderung Festsetzung der zuwendungsfähigen Gesamtkosten auch durch die Endsumme im Finanzierungsplan möglich.

Institutionelle Förderung Festsetzung der zuwendungsfähigen Gesamtkosten auch durch die Erklärung der Verbindlichkeit des Wirtschaftplanes bzw. seiner Endsummen (vgl. Nr. 1.2 ANBest-I) möglich.

Basiskatalog 5-2

? Wie sollten die Mittel eingesetzt werden?

Projektförderung

Der Kosten- und Finanzierungsplan wird im Prüfbericht dargestellt.

Der Kostenplan regelt den zweckentsprechenden Mitteleinsatz im Rahmen eines Projektes.

Der Finanzierungsplan legt die Höhe der einzubringenden Eigenanteil, der Zuwendung und ggf. von Drittmitteln fest.

Institutionelle Förderung Auf den Haushalts- und Wirtschaftsplan wird im Prüfbericht Bezug genommen.

Der Wirtschaftsplan weist alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben aus. Außerdem dokumentiert auch der Organisations- und Stellenplan den bewilligten Mitteleinsatz.

? Unter welchen zwingenden Voraussetzungen wurden die Mittel bewilligt?

Nebenbestimmungen wie z.B.

? Spezielle Regelungen gemäß der jeweiligen Fördergrundsätze/-richtlinien

? Auflösende Bedingungen

? Befristungen

? Besondere Mitteilungspflichten

? Weitergabeerlaubnis der Mittel an Dritte

? Welcher Zeitraum ist für die Prüfung relevant?

? Vorzeitiger Maßnahmebeginn genehmigt

? Vorhabenslaufzeit (bei Projekten)

? Bewilligungszeitraum

? Sonstige relevante Regelungen

? Abschlagszahlungen

? Vereinfachter Verwendungsnachweis

? Besondere Nachweise

Basiskatalog 5-3

? Welche weiteren Regelungen wurden Bestandteil der / des Zuwendungsbescheides?

? ANBest-P

? ANBest-I

? ANBest-K

? Auszüge aus Förderrichtlinien

? Andere Vorschriften / Richtlinien Hinweis: Bei der institutionellen Förderung können mehrere Zuwendungsgeber, z.B. im Rahmen von ergänzenden Projektförderungen, beteiligt sein. Die Auflistung unter “A. Bewilligung und Bewilligungszweck”, ist dann in kurzer Form und auf die Kernaussagen beschränkt, für jeden Zuwendungsgeber darzustellen (Ermöglicht Überprüfung der Einhaltung des Einvernehmens nach VV Nr. 1.4.zu Art. 44 BayHO, korrespondiert mit dem zahlenmäßigen Nachweis nach Nr. 7.3 letzter Satz ANBest-I).

5.2 Mittelauszahlung

? Wie viele Mittel wurden tatsächlich ausgezahlt?

? Wann erfolgte / n die Auszahlung/ en?

? Ab welchem Zeitpunkt standen sie dem Zuwendungsempfänger zur Verfügung?

5.3 Prüfungsunterlagen

? Wann wurden die Verwendungsnachweise vorgelegt?

? Projektförderung (Vgl. Nr. 6 ANBest-P / -K) - Innerhalb von sechs Monaten bzw. einem Jahr

? Institutionelle Förderung (Vgl. Nr. 7 ANBest-I) - Innerhalb von sechs Monaten Wichtig: - im Hinblick auf die Jahresfrist nach Art. 48 Abs. 4, Art. 49 Abs. 2 a Satz 2

i.V.m. Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG, VV Nr. 8.4 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.4 VVK - auch für die Beurteilung der Zuverlässigkeit eines Zuwendungsempfängers

mit entsprechenden Konsequenzen ( vgl. oben Nr. 2.4)

Basiskatalog 5-4

? Welche Unterlagen wurden als Verwendungsnachweis vorgelegt?

Projektförderung (Vgl. Nr. 6 ANBest-P / -K)

- Sachbericht nach Nr. 6.3 ANBest-P/-K - zahlenmäßiger Nachweis mit allen Einnahmen

und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplanes nach Nr. 6.4 ANBest-P/-K

- Rechnungsbelege im Original nach Nr. 6.5 ANBest-P, Nr. 6.7 ANBest-P (bei vereinfachten Verwendungsnachweis nach Nr. 6.6 ANBest-P kann darauf verzichtet werden; ggf. Kopien anfordern)

- Nach Nr. 6.5 ANBest-K Baurechnungen für jede Baumaßnahme; bei mehreren Objekten/Abschnitten getrennte Baurechnungen je Bauobjekt/Bauabschnitt (zur Baurechnung vgl. Nr. 6.5.1 ff ANBest-K)

- ggf. Inventarverzeichnis nach Nr. 4.2 ANBest-P

- Erklärung nach Nr. 6.7 ANBest-P - im Fall der zulässigen Weitergabe der Mittel

an Dritte sind auch deren Verwendungsnachweise nach Nr. 6.9 ANBest-P, Nr. 6.7 ANBest-K vorzulegen


(Vgl. Nr. 7 ANBest-I) - Sachbericht mit Tätigkeits-, Abschluss-

und Prüfberichten sowie etwaige Veröffentlichungen nach Nr. 7.2 ANBest-I

- zahlenmäßiger Nachweis in Form einer Jahresrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Wirtschaftsplanes nach Nr. 7.3 ANBest-I

- ggf. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung

- bei Kapitalgesellschaften auch Anhang und Lagebericht zum Jahresabschluss

- auf Verlangen: Überleitungsrechnung (Muster einer Überleitungsrechnung – vgl. Krämer / Schmidt Abschnitt E I Nr. 2.2.2.1)

- Organisationsplan (vgl. Nr. 1.2 ANBest-I)

- Stellenplan (vgl. Nr. 1.2 ANBest-I) - ggf. Inventarverzeichnis nach Nr. 4

ANBest-I - Erklärung nach Nr. 7.4 ANBest-I

5.4 Feststellungen zum Verwendungsnachweis

? Was wurde geprüft?

Umfang der Prüfung: Prüfungsmaßstäbe Stichprobenauswahl

? Wurde der mit der Förderung beabsichtigte Zweck erreicht? (Vgl. VV Nr. 11.1.3 zu Art. 44 BayHO, Nr. 11.3 VVK)

und

? Wurden dabei besondere Auflagen eingehalten bzw. umgesetzt? (Vgl. Nr. 8.3.2 ANBest-P/-K bzw. Nr. 9.3.2 ANBest-I)

Basiskatalog 5-5

Der Zweck der Förderung ist durch die Hauptregelung im Bescheid, ggf. durch weitere Nebenbestimmungen (Auflagen und Bedingungen), durch die Bezugnahme auf den Antrag, den Kosten- und Finanzierungsplan, Wirtschaftsplan, Organisations- und Stellenpläne u.ä., die Bestandteil der Bewilligung sind, definiert. Die Beantwortung der Fragen erfolgt mit Hilfe der Auswertung z.B.:

Projektförderung

- Sachbericht - Fachgutachten - Projektabschlussbericht - Inventarverzeichnis - U.ä.


- Sachbericht - Tätigkeits-, Abschluss- und

Prüfberichte - Veröffentlichungen - Stellenplan, Organisationsplan - ggf. Fallzahlenstatistiken - Lageberichte - Feststellungen des

Rechnungsprüfers /Bilanzerstellers - Inventarverzeichnis - Presseartikel u.ä.

sowie Quervergleich mit dem zahlenmäßigen Nachweis. Feststellung: Der Zuwendungszweck wurde mit den bewilligten Mittel a) gänzlich b) nur teilweise c) gar nicht erreicht. Schlussfolgerung: Wer den Zweck nicht oder nur teilweise erreicht, hat die Mittel auch nicht zweckentsprechend eingesetzt. Auch eine nicht wirtschaftliche oder nicht sparsame Mittelverwendung stellt eine nicht zweckentsprechende Verwendung dar. Rechtsfolge bei b) und c): Ganzer oder teilweiser Widerruf der Bewilligung nach

Art. 49 Abs. 2a BayVwVfG nicht zweckentsprechender Verwendung der Mittel.(Vgl. VV Nr. 8.2.3 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.2.2 ANBest-P, Nr. 8.2.3 ANBest-K, Nr. 9.2.2 ANBest-I)

Verzinsung nach Art. 49 a BayVwVfG (Vgl. VV Nr.8.5 zu

Art. 44 BayHO, Nr. 8.4 ANBest-P/-K, Nr. 9.4 ANBest-I. ) mit 6 % p.a.

Basiskatalog 5-6

? Wurden die bewilligten Mittel zweckentsprechend verwendet? (Vgl. Nr. 11.1.2 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.1.2 VVK?

5.4.1 Der Vergleich von SOLL-Ansätzen (lt. Bewilligung) und IST-Ansätzen (lt. Verwendungsnachweis):

Projektförderung Kosten- und Finanzierungsplan der

Bewilligung

mit

dem zahlenmäßigen Nachweis im Verwendungsnachweis


Haushalts- und Wirtschaftsplan der Bewilligung

mit

der Jahresrechnung im Verwendungsnachweis

Es werden nur die mit dem Projekt in Zusammenhang stehenden Einnahmen und Ausgaben betrachtet. Wie haben sich die Gesamtkosten und die Gesamteinnahmen des Projektes grds. entwickelt? Zeigt die Realitätsnähe der Planung;

Erhöhung der Deckungsmittel? - Wichtig bei Anteil- und Fehlbedarfsfinanzierungen!!

Es werden alle Einnahmen und Ausgaben des Zuwendungsempfängers im Bewilligungszeitraum betrachtet. Wie haben sich die Gesamtkosten und die Gesamteinnahmen des geförderten Zuwendungsempfängers grds. entwickelt? Wichtig im Hinblick auf eine folgende

Förderung und die Finanzierungsart - Erhöhung der Deckungsmittel? - Wichtig bei Anteil- und Fehlbedarfsfinanzierungen!!

Wie hoch sind die davon zuwendungsfähigen Einnahmen und Ausgaben ? Zuwendungsfähig sind nur mit dem

Zuwendungszweck in Zusammenhang stehende Einnahmen und Ausgaben.

Nicht zuwendungsfähig sind also

z.B. • nicht projektbezogene Kosten • per Bescheid ausgeschlossene

Einnahmen und Ausgaben oder

Wie hoch sind die davon zuwendungsfähigen Ausgaben ? Zuwendungsfähig sind nur mit dem

Zuwendungszweck in Zusammenhang stehende Ausgaben.

Nicht zuwendungsfähig sind also

z.B. ♣ nicht förderzweckbezogene

Kosten per Bescheid ausgeschlossene

Basiskatalog 5-7

Kostensteigerungen • Preisnachlässe (Skonti) • Vorsteuerabzüge • unwirtschaftliche Zahlungen • ggf. Besserstellungsverbot • Vergabeverstöße • Einnahmen und Ausgaben

außerhalb des Bewilligungszeitraumes

• Kreditzinsen • Ungleichstellungsverbot (Nr. 1.3

ANBest-P) • Überschreitungen der 20%-Grenze

nach Nr. 1.2 ANBest-P/-K Die nicht zuwendungsfähigen Einnahmen und Ausgaben sind von den Gesamteinnahmen und -ausgaben abzuziehen. Das Ergebnis ist die Feststellung der tatsächlich zuwendungsfähigen Kosten.

Einnahmen und Ausgaben ♣ Preisnachlässe (Skonti) ♣ Vorsteuerabzüge ♣ unwirtschaftliche Zahlungen ♣ Vergabeverstöße ♣ Einnahmen und Ausgaben

außerhalb des Bewilligungszeitraumes

♣ Kreditzinsen ♣ Besserstellungsverbot (Nr. 1.3

ANBest-I) ♣ Zahlungsvorgänge, die z.B. gegen

die Zeckbindung einzelner Titel, die Deckungsfähigkeit von Titeln oder Titelsperren verstoßen

♣ Abweichungen vom Stellenplan

Die nicht zuwendungsfähigen Einnahmen und Ausgaben sind von den Gesamteinnahmen und -ausgaben abzuziehen. Das Ergebnis ist die Feststellung der tatsächlich zuwendungsfähigen Kosten.

Jeweilige Feststellung: Die Auflagen XY der Bewilligung wurde a) gänzlich b) nur teilweise c) gar nicht eingehalten. Schlussfolgerung zu b) und c): Wer die Auflage XY nicht oder nur teilweise einhält, dessen Kosten sind ganz oder teilweise von der Förderung ausgeschlossen mit der Folge, dass die Bewilligung ganz oder teilweise widerrufen werden kann. Rechtsfolge bei b) und c): Ganzer oder teilweiser Widerruf der Bewilligung nach Art.

49 Abs. 2a BayVwVfG wegen der Nichterfüllung von Auflagen ( Nr. 8.3.2 ANBest-P/-K, Nr. 9.3.2 ANBest-I)

Verzinsung nach Art. 49 a BayVwVfG (Vgl. VV Nr.8.5 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.4 ANBest-P/-K, Nr. 9.4 ANBest-I. ) mit 6 % p.a.

Basiskatalog 5-8

5.4.2 Die Berechnung nach Nr. 2 ANBest-P/-K bzw. ANBest-I

Beachte Ausführungen oben unter Nr. 2.7.5.2.1 zu den zuwendungsfähigen Kosten! (Hier nur tatsächlichen Kostensenkungen zu berücksichtigen, keine rechnerischen aufgrund von Schritt 2)

[Differenz E]

Einnahmen lt. Bewilligungtatsächliche Einnahmen lt. ./.

Zuwendungsfähige Ausgaben:

[Differenz A]

Ausgaben lt. Bewilligung./. tatsächliche Ausgaben lt. VwN

-> Bei gleichbleibender Ausgabenhöhe (Differenz A = O) haben sich die

, so rechnet man:Einnahmen ggü. dem Planansatz erhöht

[Differenz E] xFörderquote in % = XE

-> Die Zuwendung wird dann um den Betrag verringert.XE

->Bei gleichbleibender Einnahmehöhe (Differenz E = O) haben sich die

, so rechnet man:Ausgaben ggü. dem Planansatz verringert

[Differenz A] x Förderquote in % = XA

->Die Zuwendung wird dann um den Betrag verringert.XA

Anteilfinanzierung

-> , so rechnet man:Bei sinkenden Ausgaben haben sich die Einnahmen ggü. dem Planansatz erhöht

1. [Differenz E] x Förderquote in % = Differenz A] x Förderquote in % = 2.

X und [ XX + X = X

E A

E A AE

-> Die Zuwendung wird dann insgesamt um den Betrag verringert.XAE

und

->Bei gleichbleibender Ausgabenhöhe (Differenz A = O) haben sich die

, so rechnet man:Einnahmen ggü. dem Planansatz verringert

[Differenz E] x Förderquote in % = XE

-> Die Zuwendung wird dann um den Betrag erhöht, allerdings nur bis zum

festgelegten Maximalzuwendungsbetrag. XE

Variante A

Variante B


, so rechnet man:Ausgaben ggü. dem Planansatz erhöht

[Differenz A] x Förderquote in % = XA

-> Die Zuwendung wird dann um den Betrag erhöht, allerdings nur bis zum

festgelegten Maximalzuwendungsbetrag.XA

Variante D

Variante C

-> , so rechnet man:

->

Bei steigenden Ausgaben haben sich die Einnahmen ggü. dem Planansatz verringert

1. [Differenz E] x Förderquote in % = Differenz A] x Förderquote in % = 2.

X und [ XX + X = X

E A

E A AE

Die Zuwendung wird dann insgesamt um den Betrag erhöht, allerdings nur bis zum festgelegten Maximalzuwendungsbetrag .

XAE

Variante A/C

Variante B/D

Basiskatalog 5-9

-> Bei gleichbleibender Ausgabenhöhe (Differenz A = O) haben sich die Einnahmen ggü. dem Planansatz erhöht.

-> Die Zuwendung wird dann um die Differenz E verringert.

->Bei gleichbleibender Einnahmehöhe haben sich die (Differenz E = O)

Ausgaben ggü. dem Planansatz verringert.

-> Die Zuwendung wird dann um die Differenz A verringert.

Fehlbedarfsfinanzierung

-> , so rechnet man:Bei sinkenden Ausgaben haben sich die Einnahmen ggü. dem Planansatz erhöht

Differenz E + Differenz A = Differenzsumme EA

-> Die Zuwendung wird dann um Differenzsumme EA verringert.

-> Bei gleichbleibender Ausgabenhöhe (Differenz A = O) haben sich die Einnahmen ggü. dem Planansatz verringert.

-> Die Zuwendung wird dann um die Differenz E erhöht, allerdings nur -b is zum fes tge leg ten Max ima l -zuwendungsbetrag .

Variante A

Variante B


Ausgaben ggü. dem Planansatz erhöht.

-> Die Zuwendung wird dann um die Differenz A erhöht, allerdings nur bis zum festgelegten Maximalzuwendungsbetrag .

Variante C

Variante D

-> Bei gleichbleibender Ausgabenhöhe (Differenz A = O) haben sich die Einnahmen ggü. dem Planansatz verringert.

->

-> , so rechnet man:

->

Bei steigenden Ausgaben haben sich die Einnahmen ggü. dem Planansatz verringert

Differenz E + Differenz A = Differenzsumme EA

Differenzsumme EA Die Zuwendung wird dann um die erhöht, allerdings nur bis zum festgelegten Maximalzuwendungsbetrag.

Variante A/C

Variante B/D

Feststellung: Aufgrund der obigen Rechnung hat sich die Zuwendung a) erhöht um XXXX,XX € b) verringert um XXXX,XX € Schlussfolgerung: Zu a) Dieser Fall tritt in der Praxis so gut wie nie ein, da im Regelfall die Zuwendung

auf einen Maximalbetrag begrenzt ist und der Zuwendungsempfänger Mehrkosten oder Mindereinnahmen schon laut Bescheid selbst zu tragen bzw. auszugleichen hat.

Basiskatalog 5-10

Zu b) Die bewilligte Zuwendung ist zu hoch. Das kann bedeuten,

- dass der Zuwendungsempfänger seinen Mitteilungspflichten nach Nr. 5 ANBest-P/-K/-I im Verlauf des Förderverfahrens nicht entsprechend nachgekommen ist und

- falls die Mittel bereits vollständig ausbezahlt wurden, diese unrechtmäßig abgerufen (Nr. 1.4 ANBest-P/-I bzw. Nr. 1.3 ANBest-K) und nicht zweckentsprechend verwendet wurden (zusätzlich ahndbar).

Rechtsfolge bei b) Im Fall der Projektförderung tritt eine Rechtsfolge nach Nr. 2.2

ANBest-P/-K nur ein, wenn die Ausgabenermäßigung oder die Erhöhung der Deckungsmittel insgesamt mehr als 500 € betragen.

Feststellung des Eintritts einer auflösenden Bedingung (vgl. VV

Nr. 8.2.1 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.2.3 ANBest-P, Nr. 8.2.1 ANBest-K, Nr. 9.2.3 ANBest-I)

Verzinsung nach Art. 49 a BayVwVfG (Vgl. VV Nr.8.5 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.4 ANBest-P/-K, Nr. 9.4 ANBest-I. ) mit 6 % p.a.

Festbetragsfinanzierung

Auf eine Festbetragsfinanzierung ist diese Berechnung nicht anwendbar. Eine nachträgliche Erhöhung der Deckungsmittel bzw. eine Ausgabenreduzierung hat somit grundsätzlich keine Auswirkungen auf die Höhe der Zuwendung.

Strittig diskutiert wird allerdings die Frage, was zu tun ist, wenn die tatsächlich zuwendungsfähigen Kosten unter den bewilligten Festbetrag sinken. Meines Erachtens kann dann der jeweilige Differenzbetrag nicht zweckentsprechend verwendet worden sein!! Rechtfolge wäre ein teilweiser Widerruf/Rücknahme der Bewilligung nach Art. 48, 49 Abs. 2a BayVwVfG (Vgl. VV Nr. 8.2.3 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.2.2 ANBest-P, Nr. 8.2.3 ANBest-K, Nr. 9.2.2 ANBest-I). Schließlich hat der Staat nichts zu verschenken!

Achtung: Dem Problem kann aber entgegen gewirkt werden, in dem bereits im Bewilligungsbescheid eine entsprechende Auflage bzw. auflösende Bedingung für den Fall, dass die Ausgaben unter die Höhe der bewilligten Zuwendung sinken, aufgenommen wird (z.B. Zweckbindung überschießender Mittel an zusätzliche Maßnahmen; Unwirksamkeit des Bescheides hinsichtlich zuviel ausgezahlter Mittel o.ä.)

5.4.3 Die Zweckbindung angeschaffter Geräte Zur Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung der Mittel gehört auch die Prüfung, ob Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszweckes angeschafft oder hergestellt wurden, auch für den Zuwendungszweck und für den Zeitraum der Zweckbindung verwendet wurden (vgl. a. Nr. 4.1 ANBest-P, Nr. 4 ANBest-K, bei institutioneller Förderung ergeben sich die Regelungen aus dem Bescheid).

Basiskatalog 5-11

Beantwortung der Fragen erfolgt mit Hilfe des Inventarverzeichnisses, der Einzelbelege, des Sachberichtes, Anfragen z.B. bei der anderen Behörden (z.B. Gemeinde bei Bauvorhaben) und ggf. bei der Prüfung vor Ort. In der Regel beträgt die Zweckbindungsfrist

- seit der Anschaffung oder Fertigstellung der Gegenstände bei Grundstücken (einschließlich Gebäuden) und grundstücksgleichen Rechten 25 Jahre,

- im übrigen 10 Jahre , sofern nicht ohnehin bereits vorher die Frist der zeitlichen Bindung abgelaufen ist,

- für Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände 5 Jahre - für EDV- Ausstattungen 3 Jahre

Feststellung: Die Zweckbindung und/oder die Zweckbindungsfrist für die einzelnen Anschaffungen wurde a) gänzlich b) nur teilweise c) gar nicht eingehalten. Schlussfolgerung zu b) und c): Wer die Zweckbindung oder die Zweckbindungsfrist nicht oder nur teilweise einhält, hat gegen einen Auflage verstoßen und die zur Anschaffung gewährten Mittel auch nicht zweckentsprechend verwendet. Rechtsfolge bei b) und c): Ganzer oder teilweiser Widerruf der Bewilligung nach Art.

49 Abs. 2a BayVwVfG wegen der Nichterfüllung von Auflagen ( Nr. 8.3.2 ANBest-P/-K, Nr. 9.3.2 ANBest-I) bzw. nicht zweckentsprechender Verwendung der Mittel.(Vgl. VV Nr. 8.2.4 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.2.2 ANBest-P, Nr. 8.2.3 ANBest-K, Nr. 9.2.2 ANBest-I)

Verzinsung nach Art. 49 a BayVwVfG (Vgl. VV Nr.8.5 zu

Art. 44 BayHO, Nr. 8.4 ANBest-P/-K, Nr. 9.4 ANBest-I. ) mit 6 % p.a.

5.4.4 Wurden die bewilligten Mittel fristgerecht verwendet? (Vgl. VV Nr. 8.2.5 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 8.2.5 VVK?

Auch wenn der Zweck der Förderung erreicht wurde und die Mittel zweckentsprechend verwendet wurden, können doch die Mittel nicht oder nur teilweise fristgerecht verwendet worden sein. Diese Frage wird daher wie folgt beantwortet:

Basiskatalog 5-12

? Schritt 1: Stichprobensartige Prüfung der Originalbelege Die dem Verwendungsnachweis beigefügten oder bei einer Prüfung vor Ort eingesehenen Originalbelege werden stichprobenartig unter Beachtung der Verwendungsfristen (2 bzw. 3 Monate ab Mitteleingang beim Zuwendungsempfänger) sowie nach dem Rechnungsdatum und dem Buchungsdatum der Zahlung auf dem Bankbeleg (!) kontrolliert. Ergeben sich Anhaltspunkte, dass Zahlungen außerhalb der Fristbindungen der Nr. 1.4 ANBest-P, Nr. 1.3 ANBest-K bzw. der Nr. 1.5ANBest-I erfolgt sind, so müssen alle Zahlungsvorgänge erfasst werden. Die Berechnung erfolgt dann wie folgt:

? Schritt 2: Prüfung der Zahlungsvorgänge

Fehlbedarfsfinanzierung: Es werden alle Einnahmen und Ausgaben täglich gegenüber gestellt und der jeweilige Fehlbedarf ermittelt. Dieser Fehlbedarf wird von der (Teil-) Auszahlungssumme abgezogen (vgl. Mustertabelle). Dabei wird festgestellt, wie lange der Zuwendungsempfänger benötigt hat, um den jeweiligen Zuschuss aufzubrauchen.

Anteil- und Festbetragsfinanzierung

Es werden alle Ausgaben aufgelistet und der jeweilige Zuschussanteil errechnet. Dieser Anteil wird solange addiert, bis die jeweilige (Teil-)Auszahlungssumme erreicht ist (vgl. Mustertabelle). Dabei wird festgestellt, wie lange der Zuwendungsempfänger benötigt hat, um den jeweiligen Zuschuss aufzubrauchen.

Feststellung: Die Zuwendung wurde jeweils a) innerhalb der Verwendungsfrist b) teilweise innerhalb der Verwendungsfrist c) nicht innerhalb der Verwendungsfrist aufgebraucht. Schlussfolgerung zu b) und c): Die Zuwendung wurde nur teilweise bzw. nicht fristgerecht verwendet. Beträgt ferner der Gesamtzinsanspruch mehr als 50 € (vgl. VV Nr. 8.7 zu Art. 44 BayHO), dann ist die... Rechtsfolge bei b) und c): Verzinsung nach Art. 49 a Abs. 4 BayVwVfG (Vgl. VV

Nr. 8.2.5, 8.6 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.5 ANBest-P/-K, Nr. 9.5 ANBest-I. ) mit 6 % p.a.

Basiskatalog 5-13

? Sonstiges?

Eigene Ergänzungen:

5.4.5 Entsprach der Verwendungsnachweis den Anforderungen? (VV Nr. 11.1.1 zu Art. 44 BayHO)

Wenn ein abschließender Prüfvermerk erstellt wird, setzt das in der Regel einen den Anforderungen entsprechenden Verwendungsnachweis voraus. Fehlen Unterlagen oder ergeben sich Widersprüche, so werden diese im Rahmen des Prüfverfahrens nachgefordert bzw. versucht diese im Rahmen der Prüfung vor Ort zu klären. Nur wenn das nicht gelingt bzw. der Zuwendungsempfänger die Zusammenarbeit verweigert, ergeben sich daraus Konsequenzen. Rechtsfolge: Ganzer oder teilweiser Widerruf der Bewilligung nach Art. 49 Abs.

2a BayVwVfG wegen Auflagenverstoß ( Nr. 8.3.2 ANBest-P, Nr. 9.3.2 ANBest-I - Vgl. VV Nr. 8.2.4 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.2.2 ANBest-P, Nr. 9.2.2 ANBest-I)

Verzinsung nach Art. 49 a BayVwVfG (Vgl. VV Nr.8.5 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.4 ANBest-P, Nr. 9.4 ANBest-I. ) mit 6 % p.a.

5.4.6 Was ergab die Einzelbelegprüfung? Einzelbelege werden entweder zusammen mit dem Verwendungsnachweis vorgelegt oder in einer Prüfung vor Ort (Nr. 7.1 ANBest-P, Nr. 8.1 ANBest-P) eingesehen. Dabei wird geprüft, ob - die Zahlungen zuwendungsfähig waren (vgl. oben) - die Zahlungen fristgerecht erfolgten (vgl. oben) Geprüfte Belege sind mit einem Prüfzeichen (Datum, Unterschrift) zu versehen (VV Nr. 11.1.3 zu Art. 44 BayHO). Bei einer Prüfung vor Ort empfiehlt sich ein Prüfprotokoll zu erstellen. Alle wesentlichen Punkte der Prüfung (Ort, Datum, Zeitraum, Prüfgegenstand, Stichprobenauswahl etc.) und die Ergebnisse werden darin festgehalten. Im Prüfvermerk werden die Ergebnisse unter dem Punkt “Einzelbelegprüfung” kurz zusammengefasst. Ferner werden die Ergebnisse in die Schlussfolgerungen zu den oben aufgeworfenen Prüffragen mit einbezogen.

Basiskatalog 5-14

5.5 Ergebnis der Prüfung

? Was ergab die Prüfung?

Die Ergebnisse der einzelnen Prüfungsteile werden nochmals kurz zusammengefasst und die jeweilige Rechtsfolge dargestellt.

? Wer hat die Prüfung verantwortlich durchgeführt?

Der Prüfer unterzeichnet eigenhändig alle Ausfertigungen des Prüfvermerks.

? Verteiler?

- Nach Abschluss der Prüfung erhält der Zuwendungsempfänger seine Originalbelege zurück - VV Nr. 11.1.3 zu Art. 44 BayHO bzw. Nr. 11.1.3 VVK.

- Der Zuwendungsgeber erhält eine Ausfertigung des Prüfvermerks - VV Nr. 1.4, 11.3 zu Art. 44 BayHO.

- Eine Ausfertigung des Prüfvermerks wird mit einer Ausfertigung des Verwendungsnachweises den Bewilligungsakten beigefügt - VV Nr. 11.4 zu Art. 44 BayHO.

Anhang 6.1-1

6 Der Anhang

6.1 Mustertexte aus Prüfvermerken Den nachfolgenden Mustertext habe ich aus verschiedenen Prüfvermerken zusammengesetzt. Die Sachverhaltsdarstellung ist als eine Art kommentierter (Lückentext) konzipiert, in den man je nach Fall die Auswertungen einsetzen kann. Statt als Fließtext kann die Sachverhaltsdarstellung natürlich auch in tabellarischer Form erfolgen. Im Einzelfall wird Nichtzutreffendes weggelassen bzw. darüber hinausgehende Feststellungen (z.B. Gutachtenauswertungen u.ä.) werden ergänzt. Die restlichen Teile des Vermerkes enthalten „...Textbeispiele...“ aus verschiedenen Vorgängen, die sich bausteinartig von Fall zu Fall kombinieren lassen. Sicher werden sich bei der Bearbeitung Ihrer Fälle ähnliche Bausteine herausgebildet haben bzw. mit der Zeit herausbilden lassen:

Mustertexte

( (Text) = Einzusetzende Textteile; „...Textbeispiele...“; rechtsbündiger Text = Prüfungsfragen und Erläuterungen)

R E G I E R U N G V O N O B E R B A Y E R N München, XXXXXXXX Frau Richter Heimarbeitsplatz 300-XXXXX/XX Telefon: 08158/9056133

Fax: 08158/905931

Prüfvermerk Verwendungsnachweis für die dem (Zuwendungsempfänger) im Haushaltsjahr (XXXX) gewährte Zuwendung zur Förderung (Name des Zuwendungsprojektes) aus Mitteln des (Zuwendungsgeber – ggf. Programm) A. Bewilligung und Zuwendungszweck

Wer hat wem wie viel gegeben?

Zuwendungsempfänger, Zuwendungsgeber, Bescheide, Höhe der

Zuwendung:

Bei mehreren Zuwendungsgebern (z.B. Kofinanzierungen): Entweder Abschnitt für jeden öffentlichen Zuwendungsgeber

wiederholen oder getrennte Berichte fertigen mit Verweis auf die jeweilig anderen Kofinanzierungen

Dem (Zuwendungsempfänger, Straße, Plz, Ort) wurden im Haushaltsjahr (XXXXX) mit Zuwendungsbescheid vom (XXXXXX, Nr. XXXXXXX, Az.: XXXXX (z.B. in der Fassung des 1. Änderungsbescheides vom XXXXXX, Nr. XXXXXXX, Az.:

Anhang 6.1-2

XXXXXXXXXXXXXXXX, geändert durch den Bescheid vom ..., ergänzt durch den Bescheid vom .....)) des (Zuwendungsgeber) ein Zuschuss bis zu einer Höhe von insgesamt ( 1.000.000,00 €) bewilligt.

Wie und wofür wurden die Mittel gegeben?

Zuwendungsart, Finanzierungsart, Zweckbestimmung: (Wichtig für die Prüfung...

...., welches Prüfungsschema Anwendung findet? ..., ob der Zuwendungszweck erreicht wurde?)

Die Mittel wurden als (Zuwendungsart) im Wege der (Finanzierungsart) bewilligt, waren zweckgebunden und bestimmt zur (Zweckbestimmung – aus dem Bescheid zu übernehmen).

Bei mehrjährigen Förderungen:

(Dabei verteilten sich die Fördermittel auf die Haushaltsjahre wie folgt:

Landesmittel: Haushaltsjahr XXXX: 110.000,00 € Haushaltsjahr XXXX: 127.500,00 € Haushaltsjahr XXXX: 12.500,00 €

Die Tabelle kann auch noch um weitere Fördermittel

(z.B. EU-Mittel, Mittel aus anderen Fördertöpfen etc. ergänzt werden)

Von welchem Kostenvolumen wurde bei der Bewilligung ausgegangen? Zuwendungsfähige Gesamtkosten, Vorsteuerabzugsberechtigung:

(Wichtig für die Berechnung z.B. nach Nr. 2.1 ANBest-P) Die zuwendungsfähigen Gesamtkosten (mit oder ohne Mehrwertsteuer) wurden (bei Projektförderung: durch den Finanzierungsplan; bei institutioneller Förderung: gemäß dem Wirtschaftsplan) auf insgesamt (2.000.000,00 €) festgesetzt.

Bei einer Anteilfinanzierung empfiehlt sich in diesem Zusammenhang auch die Förderquote exakt aufzunehmen.

Berechnung:

Summe der bewilligten Zuwendung

Summe der festgesetzten zuwendungsfähigen Kosten x 100 = Förderquote in %

Wie sollten die Mittel eingesetzt werden?

Bei einer institutionellen Förderung: Haushalts- und Wirtschaftsplan

(Wichtig für die Prüfung, ob die Mittel zweckentsprechend eingesetzt wurden?) Der Wirtschaftsplan vom (XXXXX) wurde für verbindlich erklärt. ...

Anhang 6.1-3

oder ..Die Endsummen der Abschnitte A, B und C des Wirtschaftsplanes wurden dabei für verbindlich erklärt und bestimmt, dass Einsparungen in den Abschnitten B und C für zusätzliche Marketingkosten verwendet werden dürften......

Bei einer Projektförderung: Finanzierungsplan

(Wichtig für die Prüfung.... ..., ob die Mittel zweckentsprechend eingesetzt wurden?

..., ob die 20%- Grenze der Nr. 1.2 ANBest-P beachtet wurde?)

Maßgebend für die Durchführung des Vorhabens waren die Angaben im Förderantrag vom (XXXXX) einschließlich der dazu eingereichten Unterlagen. Dabei lag dem Zuwendungsbescheid folgender Kosten- und Finanzierungsplan zugrunde:

Beispiel:

Kostenplan (Beispiel bei mehrjähriger Förderung, mit Vorsteuerabzug): Netto in € 1997 1998 1999 Anzeigenwerbung 10.366,63 € 23.984,90 € 80.000,00 € Presse-/Öffentlichkeitsarbeit

2.036,69 €

10.248,14 €

60.000,00 €

Direkt-Mailing - 8.067,60 € 8.000,00 € Schaukästen 7.493,27 € 24.744,00 € 8.000,00 € Hinweisschilder 5.352,00 € 5.000,00 € 2.000,00 € Werbemittel „Radltage“ 2.-6.6.1999

-

-

10.000,00 €

Zuwendungsfähige Kosten

25.248,59 €

72.044,64 €

168.000,00 €

Gesamt: 265.293,23 € Finanzierungsplan 1997 1998 1999 Anteilige Eigenmittel

12.624,59 € 36.022,64 € 84.000,00 €

Zuschuss 12.624,00 € 36.022,64 € 84.000,00 € Gesamt 25.248,59 € 72.044,64 € 168.000,00 €

Unter welchen zwingenden Voraussetzungen wurden die Mittel bewilligt?

Nebenbestimmungen der Bewilligungen:

Es wurde ferner festgelegt, dass (weitere wichtige Nebenbestimmungen des Bescheides, insbesondere Befristungen, auflösende Bedingungen, Weitergabeerlaubnis an Dritte etc.)

Anhang 6.1-4

Welcher Zeitraum ist für diese Prüfung relevant?

Vorzeitiger Maßnahmenbeginn, Vorhabenslaufzeit, Bewilligungszeitraum:

Der vorzeitige Maßnahmenbeginn wurde mit Schreiben vom (XXXXX, Az.: XXXX mit Wirkung vom XXXXXX) zugelassen. (Ggf.: Aufwendungen für Planungen, zur Einholung von Angeboten etc., die zur Antragsstellung erforderlich waren, wurden nicht an diesen Termin gebunden.) Die Vorhabenslaufzeit (Achtung: bei Projektförderung ggf. abweichend vom Bewilligungszeitraum) endete am (XXXX) und der Bewilligungszeitraum am (XXXXX).

Sonstige Regelungen:

Was ist sonst noch zu berücksichtigen? (Wichtig für die Prüfung, ob z.B. ein Widerruf nach Nr. 8.3.2 ANBest-P oder Nr. 9.3.2 ANBest-I

in Betracht kommt?)

(Der Zuwendungsempfänger war ferner verpflichtet, .....) (Bereits geleistete Abschlagszahlungen wurden auf die Förderung angerechnet. Der vereinfachte Verwendungsnachweis wurde zugelassen. .......)

Welche weiteren Regelungen wurden Bestandteil der/des Zuwendungsbescheides?

Weitere Prüfungsmaßstäbe:

Die ANBest- (X), Stand (XXXXXX), war Bestandteil der/des Zuwendungsbescheide/s.

ii. Mittelauszahlung

Wie viele Mittel wurden wann ausgezahlt und standen ab welchem Zeitpunkt zur Verfügung?

Mittelauszahlung, Mitteleingang auf den Bankkonto des Zuwendungsempfängers:

(Wichtig für die Prüfung der fristgerechten Mittelverwendung) Der Zuschuss von insgesamt (1.000.000,00 €) wurde auf Anforderung wie folgt ausgezahlt:

1. AO vom (XXXXXXX) über (500.000,00 €), eingegangen am (XXXXXXX) 2. AO vom (XXXXXXX) über (200.000,00 €), eingegangen am (XXXXXXX)

(700.000,00 €)

(Damit verblieb ein Auszahlungsrest in Höhe von 27.022,00 € der bewilligten Zuwendung, der in Abhängigkeit vom Ergebnis dieser Prüfung ausgezahlt werden wird. (vgl. VV Nr. 5.2.6 zu Art 44 BayHO – Einbehaltung ergibt sich aus den Fördergrundsätzen –vgl. VV Nr. 5.2 zu Art. 44 BayHO))

Anhang 6.1-5

C. Prüfungsunterlagen

Wann und was legte der Zuwendungsempfänger/ Zuwendungsgeber zur Prüfung vor?

Der Verwendungsnachweis

(Wichtig auch für die Prüfung,

.... ob Mitteilungspflicht eingehalten wird? ... ob und ab wann die Jahresfrist zu laufen beginnt?)

Der Verwendungsnachweis wurde vom (Zuwendungsempfänger) mit Schreiben vom (XXXXXX, eingegangen am XXXXX und Email vom XXXX) der Regierung von Oberbayern vorgelegt. Mit Schreiben vom (XXXX) wurden der Regierung von Oberbayern die Bewilligungsunterlagen vom (Zuwendungsgeber) übermittelt und diese gleichzeitig mit der Prüfung des Verwendungsnachweises beauftragt. (Im Verlauf der Prüfung wurden vom Zuwendungsempfänger weitere Unterlagen nachgefordert. Diese wurden mit Schreiben vom XXXXX, eingegangen am XXXXX vorgelegt.) D. Feststellungen zum Verwendungsnachweis

Was wurde geprüft?

Da die Möglichkeit zur stichprobenartigen Prüfung besteht, kann hier die Auswahl der

Prüfungsgegenstände für Gegenprüfungen transparenter gemacht werden!

Beispiel: „...Der Verwendungsnachweisprüfung wurden als Prüfungsmaßstab die Auflagen und Bedingungen der/des Zuwendungsbescheide/s und die ANBest-(X) zugrunde gelegt. Die Reihenfolge der Feststellungen richtet sich grundsätzlich nach der Tenorierung der Bewilligung/en. Im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfungen wurde besonderes Augenmerk auf (XXXXXXXX) gerichtet. ...“

Beispiel:

„...Besonderes Augenmerk wurde auf die Vollständigkeit der Jahresrechnung, den Jahresabschluss, die Belegführung und die Einhaltung der mit dem Wirtschaftsplan vorgegebenen Kostenansätze sowie der Zweckbindungsfristen gerichtet. Außerdem wurde im Rahmen dieser Prüfung (vgl. unten Abschnitt E Nr. 3) wiederum die ordnungsgemäße Weiterleitung der Projektfördermittel sowie die ausreichende Überwachung der Mittelverwendung seitens der XXX GmbH überprüft. Dazu wurde unter anderem der Verwendungsnachweis des XXX Verbandes von der Prüferin detailliert nachgeprüft....“

Beispiel: „ ...Der Verwendungsnachweisprüfung wurden als Prüfungsmaßstab die Auflagen und Bedingungen des Zuwendungsbescheids vom XX.XX.XX i.d.F.v. XX.XX.XX, die

Anhang 6.1-6

Grundsätze für die Förderung von XYzentren und die ANBest-P zugrunde gelegt. Besonderes Augenmerk wurde auf die Einhaltung der Kostenansätze, der fristgerechten Mittelverwendung und des Bewilligungszeitraumes gelegt. Die Einhaltung der Zweckbindungsfristen kann erst im Jahr 2007 abschließend kontrolliert werden...“

Beispiel bei mehrjährigen Förderungen: „.....Mit den Zwischenberichten zu den Förderjahren XXX und XXXX wurden auch entsprechende Belege eingereicht. Diese Belege wurden bereits im Rahmen der Mittelauszahlungen geprüft. Dabei ergaben sich keine Zweifel an der zweckentsprechenden Mittelverwendung. Demzufolge wurden diese Belege im Rahmen dieser Prüfung nur in einzelnen Stichproben kontrolliert. Die mit dem endgültigen Verwendungsnachweis am XXXXX vorgelegten restlichen Belege wurden dagegen vollständig überprüft.....“ D.1 Prüfung des Sachberichtes

Wurde der mit der Förderung beabsichtigte Zweck erreicht?

Wurden besondere Auflagen eingehalten bzw. umgesetzt?

Zuwendungszweck Der Sachbericht ist auch wichtig bei der Prüfung, ob die eingereichten Belege zu den Darstellungen im Sachbericht (Termine, Anschaffungen, Fortbildungen etc.) passen?

Beispiel:

„....Die Prüfung des Sachberichtes ergab, dass der Zuwendungszweck, nämlich die Durchführung des landesweiten, rechnergestützten „Informations- und Reservierungssystem für den XXXXX“ auch im ersten Halbjahr XXXXX bei einer zeitgleichen sukzessiven Kostenreduzierung erreicht wurde. Insbesondere die Auflagen, ........., wurde eingehalten/erfüllt.....“

Beispiel: „...Die XXX GmbH hat zum XXXXXXXX ihre operative Tätigkeit aufgenommen. So wurden im Marketing Bereich beispielsweise

- ein gänzlich neues Messekonzept entwickelt, - die Schaffung eines Internetportals für die Bayerische XXXwirtschaft

ausgeschrieben, - die wichtigsten Produktlinien für die Neukundengewinnung aufgebaut, - Qualitätslinien für die Angebotsgestaltung als Basis für alle Produktlinien

entwickelt, - Auflagenstarke Angebotsbeilagen konzeptioniert und flankierende Maßnahmen

in der Pressearbeit umgesetzt, - eine externe Unternehmens-PR incl. Pressekonferenz und weiteren PR-

Maßnahmen der Unternehmensdarstellung aufgebaut, - interne Kommunikationsstrukturen aufgebaut, - ein neues Logo entwickelt, - ein Maßnahmenplan für XXXXX entwickelt u.v.m.

Außerdem wurde zeitgleich der Aufbau der personellen Organisation sowie die Planung und Durchführung des Umzuges der GmbH in die XXXXXstraße durchgeführt.

Anhang 6.1-7

Anhand des vorliegenden Sachberichtes ergeben sich keine Anhaltspunkte für eine Zweckentfremdung der Fördermittel. Das Förderziel wurde mit den dargestellten Maßnahmen erreicht.....“

Beispiel:

„...Aus dem Sachbericht ergibt sich, dass der Zuwendungszweck, nämlich die Errichtung und Erprobung einer energiesparenden XXXXXXX für farbiges Spezialpapier, erreicht wurde. Die detaillierte fachtechnische Prüfung erfolgt aber noch durch den Zuwendungsgeber. ...„

Beispiel:

„........ Dies wird ferner bestätigt durch die Ergebnisse der baufachlichen Prüfung vom 31.01.xxxx. Danach wurden bei der Bauausführung die Auflagen des Zuwendungsbescheides beachtet und ebenfalls festgestellt, dass die Baumaßnahme den mit der Zuwendung beabsichtigten Zweck erfüllt.....“

Beispiel:

„......Wie die Auswertung der ermittelten Daten aus den Zwischen- und Abschlussberichten bzw. der o.g. Stellungnahmen in Form einer Zeittafel zeigt, wurde das Ziel des mit 2,5 Mio. € geförderten Projektes, nämlich die Entwicklung zweier Prototypen und ihrer anschließenden professionellen Vermarktung, nicht erreicht. Es wurde lediglich die Vorarbeit dazu geleistet. Die zu entwickelnden Prototypen scheiterten an den Schwierigkeiten mit der XX-Linie, und eine professionelle Vermarktung fand in der Konsequenz gar nicht statt. Damit wurde die Förderung nicht zu dem im Bescheid bestimmten Zweck verwendet......“ D.2 Prüfung des rechnerischen Nachweises

- Zuwendungsfähige Gesamtnettoeinnahmen und – ausgaben

Beispiel:

„....Im Zuwendungsbescheid vom XXXXX i.d.F. XXXXX wurden die zuwendungsfähigen Kosten ohne Mehrwertsteuer entsprechend der veranschlagten Einnahmen auf 465.000,00 € festgesetzt. Davon abweichend weist der Verwendungsnachweis Ausgaben ohne Umsatzsteuer in Höhe von 446.278,07 € aus. Dem gegenüber stehen bereits um die Steuern bereinigte Einnahmen in Höhe von 465.826,67 €. ...“

Beispiel:

„...Im Zuwendungsbescheid vom XX.XX.XX wurden die zuwendungsfähigen Kosten ohne Mehrwertsteuer auf 210.490,56 € festgesetzt. Davon abweichend weist der korrigierte Verwendungsnachweis vom XX.XX.XX Ausgaben ohne Mehrwertsteuer in Höhe von 164.124,81 € aus, die im Rahmen dieser Prüfung auch als zuwendungsfähig anerkannt wurden...“

- Zuwendungsfähige Kosten „...Zuwendungsfähig sind nach Nr. 1.2 und 6.4 ANBest-P i.V.m. Nr. 1 des Bewilligungsbescheides vom 22.02.200X alle mit dem vorliegenden

Anhang 6.1-8

Zuwendungszweck, nämlich der Durchführung XXXXXXX , in Zusammenhang stehenden Ausgaben ohne Umsatzsteuer. Die Prüfung ergab, dass die von der XXXX GmbH ausgewiesenen Einzelausgabenpositionen mit Ausnahme von XXXXXX zuwendungsfähig waren....“

- Kostenermäßigung „...Nach Nr. 2.1 i.V.m. 2.1.1 ANBest-P, Nr. 2.2 ANBest-P ermäßigt sich die Zuwendung im Fall der hier vorliegenden Anteilfinanzierung bei einer nachträglichen Ermäßigung der Kosten gegenüber den im Bescheid festgesetzten zuwendungsfähigen Kosten anteilig, sofern die nachträgliche Ermäßigung mehr als 500,00 € beträgt. Das bedeutet, dass die Differenz zwischen den festgesetzten Kosten und den tatsächlich entstandenen zuwendungsfähigen Kosten im gleichen Verhältnis geteilt wird, in dem die bewilligte Zuwendung zum Kostenplanansatz steht. Die Anteile werden dann ermäßigend auf die Zuwendung und die Eigenmittel angerechnet. (Zuwendungsgeber) hat die Projektkosten vorliegend mit 80,61% gefördert. Diese Quote errechnet sich aus dem Verhältnis der festgesetzten förderfähigen Kosten in Höhe von 465.000,00 € zu der Höhe der Zuwendung von 374.850,00 €. Die tatsächlichen zuwendungsfähigen Kosten in Höhe von 446.278,07 € haben sich gegenüber dem Ansatz in Höhe von 465.000,00 € tatsächlich um 18.721,93 € reduziert. In der Folge reduziert sich damit die Förderung um 80,61% der Kostenermäßigung, also um 15.091,75 €, auf 359.758,25 €.....“

- Mehreinnahmen „....Nach Nr. 2.1 i.V.m. 2.1.1 ANBest-P, Nr. 2.2 ANBest-P ermäßigt sich die Zuwendung im Fall der hier vorliegenden Anteilfinanzierung auch bei einer nachträglichen Erhöhung der Deckungsmittel gegenüber dem Planansatz anteilig mit den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln der XXX GmbH, sofern die nachträgliche Erhöhung mehr als 500,00 € beträgt. Das bedeutet, dass im gleichen Verhältnis, mit dem sich (Zuwendungsgeber) mit der Zuwendung an den zuwendungsfähigen Kosten des Projektes beteiligt hat, nach Abzug dieser Kosten verbleibende Mehreinnahmen von mehr als 500,00 € der XXX GmbH zu einer entsprechenden Ermäßigung derselben führen. Die XXX GmbH hat unter Berücksichtigung der Berechnung nach Nr. 2.1.2 und nach Abzug aller zuwendungsfähigen Kosten den ursprünglichen Ansatz übersteigende Deckungsmittel in Höhe von 426,67 € erwirtschaftet. Diese Summe liegt unter der Grenze der Nr. 2.2 ANBest-P und reduziert vorliegend die Zuwendung nicht.....“

- Rückerstattung „....Der Zuwendungsbescheid ist aufgrund des Eintrittes einer auflösenden Bedingung nach Art. 36 Abs. 2 Nr. 2 BayVwVfG in Form der Nr. 2.1, 2.2 ANBest-P, nämlich die Kostenunterschreitung gegenüber dem Planansatz, in Bezug auf den die zulässige Förderung in Höhe von insgesamt 359.758,26 € übersteigenden Betrag in Höhe von 15.091,75 € (vgl. oben Nr. 2.1.2 und 2.1.3) unwirksam geworden. Nach Art. 49 a Abs. 1 BayVwVfG i.V.m. VV Nr. 8.2.1 zu Art. 44 BayHO ist in diesem Fall die Zuwendung in dieser Höhe von der XXX GmbH zurückzuerstatten....“

Anhang 6.1-9

- Verzinsung „...Nach Art. 49 a Abs. 3 Satz 1 BayVwVfG i.V.m. Nr. 8.4 ANBest-P ist der Erstattungsanspruch mit 6% p.a. zu verzinsen. Die Zinsberechnung erfolgt gesondert nach Mitteilung des Eingangs der Rückzahlung....“

- Fristgerechte Mittelverwendung „...Die fristgerechte Mittelverwendung gemäß Nr. 1.4 ANBest-P wurde anhand der vorliegenden Buchungsdaten vollständig überprüft. Dabei wurde festgestellt, dass die ausgezahlten Fördermittel in 9 Fällen (insgesamt Mittel in Höhe von 37.890,74 €) nicht fristgerecht innerhalb von zwei Monaten nach der Auszahlung verwendet wurden. Nach Art. 49 a Abs. 4 BayVwVfG i.V.m. Nr. 8.5 ANBest-P können für die festgestellten Fristüberschreitungen nach Ausübung des pflichtgemäßen Ermessens ebenfalls Zinsen in Höhe von 6% p.a. verlangt werden. Das hier eingeräumte Ermessen wird durch VV Nr. 8.6 zu Art. 44 BayHO gebunden. Danach sind regelmäßig für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung die Zinsen von 6 % p.a. zu verlangen. Diese Verzinsung wurde in der als Anlage beigefügten Tabelle vom Tag der Auszahlung am 10.04.2001 bis zur jeweiligen zweckentsprechenden Verwendung mit einem Betrag von insgesamt 460,01 € berechnet....“

Beispiel: „..Aus den Zahlungsvermerken auf den Rechnungsbelegen ergaben sich Anhaltspunkte für eine nicht fristgerechte Mittelverwendung. Daher wurden mit Schreiben vom XX.XX.XX Auskunft zu den tatsächlichen Zahlungsterminen aus der Buchhaltung der XX GmbH erbeten. Die als Beleg erbetenen Kopien der entsprechenden Kontoauszüge wurden mit dem Schreiben vom XX.XX.XX und den Faxen vom XX.XX.XX, XX.XX.XX sowie XX.XX.XX vorgelegt. Die Prüfung der fristgerechten Mittelverwendung (vgl. Anlage) erbrachte, dass die Verwendungsfrist in fünf Fällen nicht eingehalten wurde. Nach Art. 49 a Abs. 4 BayVwVfG i.V.m Nr. 8.5 ANBest-P, VV Nr. 8.6 zu Art. 44 BayHO sind in diesem Fall regelmäßig für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen in Höhe von 6 % p.a. zu erheben. Die Zinsforderung beläuft sich vorliegen auf 789,24 €. Die umgehende freiwillige Erstattung auch dieser Forderung wurde von Herrn XXX im Telefonat am XX.XX.XX bereits zugesagt...“

- Prüfung der Einzelbelege

Beispiel: „Die Prüfung der Einzelbelege fand am XX.XX.XXX in den Räumen der XXX GmbH statt. Die Prüfung erfolgte stichprobenartig mit dem Ergebnis, dass die Buchführung der XXX GmbH ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfolgte. Alle herausgegriffenen Ausgabepositionen konnten anhand der Einzelbelege nachvollzogen werden. Die wenigen gefunden Beanstandungen (vgl. Prüfprotokoll) wurden bereits vor Abfassung dieses Schlussberichtes von der XXX GmbH akzeptiert und ein erneuter entsprechend korrigierter Verwendungsnachweis mit Schreiben vom XX.XX.XXXX vorgelegt. Daher ergeben sich nun keine Beanstandungen mehr, die zu einer weiteren Reduzierung der Förderung über das oben festgestellte Maß hinausführen.

Anhang 6.1-10

Darüber hinaus bestätigt auch der vorgelegte Jahresabschlussprüfungsbericht von Herrn XXX, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, München vom XX.XX.XXXX, eingegangen am XX.XX.XXXX, dass seine Prüfung zu keinen Einwendungen geführt hat. Insbesondere stellte er fest, dass die Bücher der Gesellschaft ordnungsgemäß geführt und die Belegfunktion in allen Bereichen erfüllt wurde.“ „...Da sich aus dem vorgelegten Verwendungsnachweis keinerlei Anhaltspunkte auf eine nicht zweckentsprechende Verwendung der Fördermittel oder Unregelmäßigkeiten bei den Abrechnungen ergaben, wurde auf eine Prüfung der Originalbelege verzichtet....“

Beispiel: „ ...Im Rahmen des Verwendungsnachweises wurden von der XXX GmbH Rechnungsbelegen in Kopie vorgelegt. Diese wurden mit folgendem Ergebnis geprüft:

• Die Rechnungsgegenstände deckten sich inhaltlich mit dem Fördergegenstand. Rechnungsadressat war der Zuwendungsempfänger bzw. die ARGE. Die Daten der Rechnungsstellung lagen alle innerhalb des Bewilligungszeitraumes.

• Es ergaben sich keine Anhaltspunkte für einen Beginn der Maßnahme vor der erteilten Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn.

• Die aufgelisteten Beträge erwiesen sich als korrekt veranschlagte Netto-Beträge. Lediglich in einem Fall wurde der Abzug von 2% Skonto versäumt....“

- Prüfungsergebnis

Beispiel:

„Insgesamt ergaben sich keine Bedenken gegen die Verwendung der Zuwendung im Sinne der Förderung, sofern die vom Zuwendungsgeber bereits akzeptierten Kostenansatzänderungen nachträglich bewilligt werden. „

Beispiel:

„Damit berechnet sich die Höhe der zulässigen Förderung wie folgt: Bewilligte Zuwendung 6.442.102,00 €

abzüglich Mehreinnahmen – vgl. o. Nr. xx 84.049,99 € Minderausgaben – vgl. o. Nr. xx 366.903,66 € Zwischensumme: ./. 450.953,65 € Höhe der zulässigen Förderung nach der Prüfung:

5.991.148,35 €

Bei den die Zuwendung mindernden Beträgen handelt es sich um nicht verbrauchte Kassenreste, die nach Nr. 1.6 ANBest-I, statt zurückgefordert zu werden, auch auf die Auszahlungen zu Beginn des Folgejahres 200X angerechnet werden können. Sofern dies erfolgt ist, erübrigt sich somit eine Rückforderung. Bis auf die unter C) aufgeführten Punkte ergaben sich keine Bedenken gegen die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung.“

Anhang 6.1-11

Beispiel:

„Die Prüfung des Verwendungsnachweises zur Institutionellen Förderung erbrachte folgendes Ergebnis:

1. Der Zuwendungszweck wurde erreicht. 2. Der Gesamt- sowie der institutionelle Haushalt sind um 17,59 € nicht

ausgeglichen.

3. Es wurde der Projekthaushalt – Umwelt - durch eine Umbuchung von Titel 119 01 in Höhe von 28.440,00 € auf Titel 119 07 verstärkt. Dies läuft dem Bewilligungsbescheid zuwider und somit ist die Zweckbindung der Mittel nicht eingehalten. Der Bewilligungsbescheid ist daher in Höhe von 28.440,00 € nach Art. 49 Abs. 2 a BayVwVfG (vgl. Nr. 8.2.3 VV zu Art. 44 BayHO) zu widerrufen. Die Mittel sind in gleicher Höhe nach Art. 49a BayVwVfG, Nr. 9.1 ANBest-I zurückzuerstatten und mit 6 % p.a. zu verzinsen (Art. 49a Abs. 3 BayVwVfG, Nr. 9.4 ANBest-I).

4. Es wurden Mittel zur Deckung der Mehrkosten des Titels 531 01 in Höhe von 16.272,19 € verwendet. Dies stellt einen Verstoß gegen die Regelungen der Bewilligung und ebenfalls eine Zweckentfremdung der Mittel dar. Der Bewilligungsbescheid ist daher zusätzlich in Höhe von 16.272,19 € nach Art. 49 Abs. 2 a BayVwVfG (vgl. Nr. 8.2.3 VV zu Art. 44 BayHO) zu widerrufen. Die Mittel sind in gleicher Höhe nach Art. 49a BayVwVfG, Nr. 9.1 ANBest-I zurückzuerstatten und mit 6 % p.a. zu verzinsen (Art. 49a Abs. 3 BayVwVfG, Nr. 9.4 ANBest-I).

Abgesehen von den unter D) getroffenen Feststellungen ergeben sich keine Bedenken gegen die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendungen des Bayer. Staatsministeriums für Wirtschaft, Verkehr und Technologie.“

Geprüft I.A. XY

Basiskatalog 6.2-1

6.2 FMS mit grundsätzlichen Regelungen In dieser Anlage habe ich Ihnen einmal die wichtigsten FMS mit grundsätzlichen Regelungen nach den Stichworten sortiert aufgelistet, nach denen ich sie für meine Prüfungsarbeit in einem Ordner abgeheftet habe. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und muss natürlich auch stetig fortgeschrieben werden, aber vielleicht kann sie für Ihren den Einstieg als Materialsammlung hilfreich sein. Sie werden auch nicht auf Anhieb alle FMS benötigen. Sammeln Sie sie nach und nach oder benutzen Sie die ZUWEND.hlp Datei von Herrn Lehner. DA sind sie alle gespeichert. Datum Betreff

Eigenleistungen und Spenden

01.07.1976 Berücksichtigung von Preisnachlässen (Skonti, Rabatte, Spenden, usw.)

29.03.1982 Berücksichtigung von Spenden

30.03.1982 Berücksichtigung von Eigenleistungen und Spenden



Skonti

01.07.1976 Berücksichtigung von Preisnachlässen (Skonti, Rabatte, Spenden, usw.)

Besserstellungsverbot, sonstige Personalkostenregelungen

29.12.1983 Vollzug des Besserstellungsverbots - Umfang des Verbots bei

Projektförderung und Definition "Zuwendungen der öffentlichen Hand"

17.12.1984 Vollzug des Besserstellungsverbots - Folgen bei Nichtbeachtung

05.08.1986 Vollzug des Besserstellungsverbots - Differenzlösung bei im

Wohlfahrtsbereich tätigen Verbände und Einrichtungen

22.05.1987 Vollzug des Besserstellungsverbots - Bei Spitzabrechnung förderfähiger

Personalkosten Regelung in den Förderrichtlinien erforderlich

12.12.1991 Vollzug des Besserstellungsverbots nach Nr. 1.3 ANBest-I/P

(Bekanntmachung)

10.02.1999 Vollzug des Besserstellungsverbots - Folgen bei Nichtbeachtung

09.11.2000 Vollzug des Besserstellungsverbotes nach Nr. 1.3 ANBest-I/P - FMBek

vom 12. Dezember 1991

Anhang 6.2-2

08.07.1999 Stellenwiederbesetzungssperre bei institutionell geförderten

Zuwendungsempfängern







27.04.2004 Kündigung der tariflichen Arbeitszeitbestimmungen - Auswirkungen auf

institutionell geförderte Zuwendungsempfänger

Architektenkosten, Baukosten

08.02.1978 Zuwendungsfähige Kosten von Architekten- und Ingenieurleistungen

05.06.1989 Förderung von Kostensteigerungen (Nachförderung) bei

Baumaßnahmen

01.03.1990 Entscheidung von Zweifelsfragen zur Behandlung der

Baunebenkostenpauschale

Dingliche Sicherung

30.12.1982 Dingliche Sicherung des Verwendungszwecks staatlicher Zuwendungen

durch Eintragung einer beschränkt persönlichen Dienstbarkeit

Haushaltsmäßige Behandlung zurückgezahlter Zuwendungen

30.07.1981 Haushaltsmäßige Behandlung zurückgezahlter Zuwendungen

05.04.1982 Haushaltsmäßige Behandlung zurückgezahlter Zuwendungen

Anhang 6.2-3

Nichtbeachtung von Vergabebestimmungen

06.03.1980 Absetzung von Vertragsstrafen von den zuwendungsfähigen Ausgaben

20.08.1987 Rückforderung von staatlichen Zuwendungen wegen Nichtbeachtung

der VOB


der Vergabevorschriften der Nrn. 3.2 bis 3.4 ANBest-P

05.12.1989 Maßnahmen gegen ungerechtfertigte Inanspruchnahme staatlicher

Fördermittel


von Vergabevorschriften; Einhaltung von EG-Vergabevorschriften

Verzinsung

23.08.1988 Verzinsung von nicht fristgerecht verwendeten Zuwendungen

12.11.1992 Verzinsung von Erstattungsansprüchen, Erhebung von Zinsen wegen

nicht alsbaldiger Verwendung

16.02.1994 Verzinsung von Erstattungsansprüchen, Erhebung von Zinsen wegen

nicht alsbaldiger Verwendung

23.10.1998 Verzinsung von Erstattungsansprüchen mit Wirkung für die

Vergangenheit (Bekanntmachung)

14.06.2000 Zinserhebung bei vorzeitiger Inanspruchnahme von Zuwendungen -

(Nicht-)Anwendung des BayVGH-Urteils vom 18.11.1999

(Bekanntmachung)

18.06.2001 Verzinsung ausgezahlter Zuwendungen und Behandlung von

Zinserlösen des Zuwendungsempfängers; Verbesserungsvorschlag mit

dem Kennwort "Tagesgeldanlagen"

31.07.2001 Zinserhebung bei vorzeitiger Inanspruchnahme von Zuwendungen

15.05.2002 Zinserhebung wegen vorzeitiger Inanspruchnahme von Zuwendungen

Vorzeitiger Maßnahmenbeginn

01.07.1976 Vollzug der VV Nr. 1.3 zu Art. 44 BayHO

30.12.1981 Vollzug der VV Nr. 1.3 zu Art. 44 BayHO

Anhang 6.2-4

23.03.1983 Vorzeitiger Baubeginn im Bereich freiwilliger Leistungen an Kommunen

- Vorgaben über die in den Genehmigungsbescheid aufzunehmenden

Vorbehalte

US-Cross-Border-Leasing Transaktionen

16.03.1999 Auswirkung von US-Cross-Border-Leasing Transaktionen auf Basis

einer Lease-In/Lease-Out Vertragsstruktur auf gewährte staatliche

Finanzierungshilfen

09.08.2000 Auswirkung von US-Cross-Border-Leasing Transaktionen auf Basis

einer Lease-In/Lease-Out Vertragsstruktur auf gewährte staatliche

Finanzierungshilfen

Zuwendungsrechtliche Behandlung von ...

22.05.1985 Zuwendungsrechtliche Behandlung von Mitteln der Bayer.

Landesstiftung und ähnlicher Institutionen

13.01.1988 Zuwendungsfähigkeit von freiwilligen Arbeitsleistungen - Bindung der

Zuwendungsfähigkeit an den Nachweis der Anmeldung zur gesetzlichen

Unfallversicherung

07.10.1988 Förderrechtliche Behandlung von Zuschüssen der Aktion Mensch

(ehem. Aktion Sorgenkind), der Glücksspirale und vergleichbarer

Organisationen

Verwendungsbestätigungen

17.05.2001 Beendigung der pilotweisen Erprobung der Verwendungsbestätigung

18.09.2003 Verwendungsbestätigung - Pilotprojekt im kommunalen Bereich

Jahresfrist / Entscheidungsfrist / Vorlage Verwendungsnachweis

06.03.1985 Beginn der Ausschlussfrist des Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG

29.03.2001 Beginn der Ausschlussfrist des Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG

31.07.1986 Sicherstellung der rechtzeitigen Vorlage und der Prüfung der

Verwendungsnachweise

Anhang 6.2-5

Sonstige FMS

11.10.1973 Kosten für die Rückforderung von Zuwendungen

06.03.1980 Absetzung von Vertragsstrafen von den zuwendungsfähigen Ausgaben

00.02.1985 Eintritt einer auflösenden Bedingung bei nachträglicher Ermäßigung der

zuwendungsfähigen Ausgaben

10.06.1985 Zeitpunkt der Entstehung des in Art. 44a Abs. 2 BayHO geregelten

Erstattungsanspruchs

10.06.1985 Kleinbetragsregelungen bei Zuwendungen

09.08.1988 Förderrechtliche Konsequenzen bei vorübergehender zweckwidriger

Nutzung von Räumen in geförderten Gebäuden

21.11.1989 Umsetzung der globalen Minderausgabe im Bundeshaushalt bei

gemeinsam finanzierten Einrichtungen

05.12.1989 Maßnahmen gegen ungerechtfertigte Inanspruchnahme staatlicher

Fördermittel

03.01.1990 Überwachung der Verwendung von Zuwendungen - Übersichten nach

VV Nr. 9.2 zu Art. 44 BayHO

09.12.1991 Gewährung von Darlehen oder Übernahme von Gewährleistungen aus

Zuwendungsmitteln, insbesondere bei der Förderung großtechnischer

Investitionsvorhaben

12.11.1999 Kein genereller Verzicht auf die Prüfung des Subsidiaritätsgebots

13.02.2001 Rechtzeitige Erteilung von Annahmeanordnungen

Sonstige Bekanntmachungen

11.12.2001 Zuschussfähige Höchstsätze in der Ländlichen Entwicklung (ZHLE)

19.05.2000 Ausschluss von Behördenbediensteten wegen Besorgnis der

Befangenheit bei der Vergabe von staatlichen Zuwendungen

20.03.2001 Besondere Formen der Zusammenarbeit mit Privaten bei der Erfüllung

kommunaler Aufwendungen

Basiskatalog 6.3-6

6.3 Beispiel für ein kommentiertes Verwendungsnachweisformular für nicht kommunale Unternehmen

„ ... Verwendungsnachweis

Die nachstehend angeführten Punkte sprechen nur einen Teil der erforderlichen Angaben und vorzulegenden Unterlagen an. Bei der Anfertigung des Verwendungsnachweises sind die dem Zuwendungsbescheid beigefügten „Allgemeinen Nebenbestimmungen“ zur Vermeidung von Mehrarbeit genau zu beachten! zum Zuwendungsbescheid der Regierung von Oberbayern vom Datum

des Bewilligungsbescheides Aktenzeichen

des Bewilligungsbescheides Empfänger der Zuwendung Genaue Bezeichnung Adresse Zuständiger Ansprechpartner Telefon, Fax, Email Betrag und Art der Zuwendung Daten bitte dem Bewilligungsbescheid entnehmen Zweck der Zuwendung Daten bitte dem Bewilligungsbescheid entnehmen

Sachlicher Bericht (Eingehende Darstellung der durchgeführten Maßnahme, ihres Erfolgs und ihrer Auswirkungen. Haben sich Änderungen gegenüber dem Antrag/Bewilligung ergeben? Wurde der mit dem Vorhaben angestrebte Effekt erreicht?)

Zeitpunkt der Inangriffnahme des Vorhabens: (1) ................................................... (Datum)

Zeitpunkt des Vorhabensabschlusses: (2) ................................................... (Datum)

(1) Datum des ersten Vertragsabschluss (2) Datum der letzten Handlung, die der Zielerreichung diente

Sachbericht muss Antwort auf folgende Fragen geben: Wurden die im Antrag dargelegten Zielsetzungen innerhalb der gesetzten Frist erreicht? Wie wurde sie erreicht? Wofür wurden die erhaltenen Mittel konkret eingesetzt (Ein Quervergleich mit den Belegen muss möglich sein!)?

Anhang 6.3-7

Zahlenmäßiger Nachweis 1. Einnahmen

Art

Lt. Zuwendungsbescheid

Lt. Abrechnung

Bemerkungen

Zuwendungen aus Programm siehe Betreff der Bewilligung

Daten bitte dem Finanzierungsplan des Bewilligungs-bescheides entnehmen

Tatsächlich erhaltener Zuschuss

Falls noch ein Einbehalt besteht, dessen Auszahlung erwartet wird – hier kommentieren

Kostenanteile Dritter Rechtsgrund

........................... siehe Finanzierungs-plan der Bewilligung


Tatsächlich erhaltene Drittmittel (z.B. zweckgebundene Spenden, Beteiligungen, Sponsoring, sonstige Einnahmen* etc.)

Begründung von Unter- oder Überschreitungen der bewilligten Einzelansätze des Kostenplanes über den Sachbericht hinaus

Eigene Mittel siehe Finanzierungs-plan der Bewilligung


Tatsächlich eingebrachte eigenen Mittel sowie Einnahmen* wie z.B. Erlöse, Gebühren u.ä. (*Einnahmen können auch bei Kostenanteil Dritter eingetragen werden)

Falls Mittel aus anderen Töpfen lediglich vorge-streckt wurden, ohne dass sie dauerhaft in das Projekt eingebracht wer-den sollen – hier kommentieren

Gesamt Summe bilden Summe bilden

2. Ausgaben 2.1

Ausgabenglie -derung nach den Kostengruppen des Bewilligungs -bescheides

Lt. Zuwendungsbescheid

Lt. Abrechnung

Bemerkungen

Daten bitte dem Kostenplan des Bewilligungs-bescheides entnehmen – falls Verweis auf den Antrag, dann dort entnehmen; Aufschlüsselung nach verbindlichen Einzelansätzen

Daten bitte dem Kostenplan des Bewilligungs-bescheides entnehmen; Aufschlüsselung nach verbindlichen Einzelansätzen

Tatsächlich entstandene Kosten nach den Belegen; Aufschlüsselung nach Einzelansätzen

Begründung von Unter- oder Überschreitungen der bewilligten Einzelansätze des Kostenplanes, sofern erforderlich über den Sachbericht hinaus

Davon ab: Kostenanteile Dritter

Daten bitte dem Kostenplan des Bewilligungsbescheids entnehmen

Tatsächlich entstandene Kostenanteile Dritter nach den Belegen

Davon ab: Nicht förderfähige Kosten

Daten bitte dem Kostenplan des Bewilligungsbescheids entnehmen

Tatsächlich entstandene Kosten dieser Gruppe nach den Belegen

Zuwendungsfähige Kosten

Summe bilden Summe bilden

Anhang 6.3-8

2.2 (Die Belege sind, wenn nichts anderes bestimmt ist, dem Verwendungsnachweis beizufügen) Nr. der Belege

Zuordnung nach der

Ausgabengliederung der Kostengruppen des

Bewilligungsbescheides

Rechnungssteller

Betrag DM

Tag der Zahlung

Tag der

Auftrags- vergabe

Tag der

Lieferung bzw. Leistungsende

Vgl. oben Nr. 2.1

Alternativ ist auch die Belegnummer eintragbar

Tatsäch-licher Zahlungs-betrag abzgl. Gewährter Skonti ggf. Unter Berück-sichtigung von Vorsteuer-abzügen Zwischen-summen entspre-chend der Kosten-gliederun-gen nach Nr. 2.1

Abgang

von Bank- konto

Daten sollten Korres-

pondieren mit

Sachbe-richt

Daten sollten Korres-

pondieren mit Sachbe-

richt

Summe

Zuwendungsfähige Gesamtkosten

Anhang 6.3-9

Ich/Wir bestätige(n) die Richtigkeit der vorstehenden Angaben und ihre Übereinstimmung mit den Büchern und Belegen. Soweit die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach §15 Umsatzsteuergesetz besteht, sind nur die Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) nachgewiesen worden. In Kenntnis der strafrechtlichen Bedeutung unvollständiger oder falscher Angaben wird versichert, dass - die Einnahmen und Ausgaben nach den Rechnungsunterlagen im Zusammenhang mit dem

geförderten Vorhaben angefallen sind (bei Förderung von Baumaßnahmen: mit der Baurechnung übereinstimmen),

- die nicht zuwendungsfähigen Beträge abgesetzt wurden,

- die Zuwendung ausschließlich zur Erfüllung des im Bewilligungsbescheid näher bezeichneten Zuwendungszwecks verwendet wurde,

- die im Zuwendungsbescheid einschließlich der dort enthaltenen Nebenbestimmungen genannten Bedingungen und Auflagen eingehalten wurden.

Dem Unterzeichner ist bekannt, dass die Zuwendung im Falle ihrer zweckwidrigen Verwendung der Rückforderung und Verzinsung unterliegt. .......................................................................... Ort und Datum

........................................................................... rechtsverbindliche Unterschrift des Empfängers der Zuwendung

.....“

Anhang 6.4-1

6.4 Rechtsnatur der Allgemeinen Nebenbestimmungen (ANBest-I, -P, -K):

ANBest Nr. Regelungsinhalt Rechtsnatur Rechtsgrundlage zur Geltendmachung eines Erstattungsanspruches

I, P, K 1.1 Zweckbindung Auflage

Art. 36 II Nr. 4 BayVwVfG

VV Nr. 8.2.3 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.2.3 VVK, Art. 49 II a Nr. 1, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.2.2

ANBest-I, Nr. 8.2.2 ANBest-P u.-K

I, P, K 1.1 wirtschaftliche und sparsamen Verwendung Auflage


Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2 ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P u.-K

I 1.2 Einsatz aller eigenen Mittel und aller mit dem

Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen als Deckungsmittel

Auflage Art. 36 II Nr. 4

BayVwVfG

Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2 ANBest-I

P, K 1.2 Einsatz des Eigenanteiles und aller mit dem

Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen als Deckungsmittel


BayVwVfG

Art. 49 II a Nr. 2, 49 a I BayVwVfG, Nr. 8.3.2 ANBest-P u.-K

I 1.2 Verbindlichkeit des Haushalts- und Wirtschaftsplanes einschließlich Organisations- und Stellenplan


BayVwVfG


P, K 1.2 Außer bei Festbetragsfinanzierung: Verbindlichkeit des

Finanzierungsplanes hinsichtlich des Gesamtergebnisses in Verbindung mit der 20% Regel


BayVwVfG


I 1.3 Besserstellungsverbot Auflage



P 1.3

Besserstellungsverbot, wenn aus der Zuwendung auch Personalausgaben oder sächl. Verwaltungsaufgaben geleistet werden und Gesamthaushaltsausgaben des

Zuwendungsempfängers zu mehr als 50% aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten werden


BayVwVfG

Art. 49 II a Nr. 2, 49 a I BayVwVfG, Nr. 8.3.2 ANBest-P

K 1.3 Mittelabruf nach Bedarf (2 Monatsfrist); fristgerechte Mittelverwendung


BayVwVfG

Art. 49 II a Nr. 1, 49 a I, IV BayVwVfG oder nur Verzinsung nach

Nr. 8.5 ANBest-K, Art. 49a IV BayVwVfG

Anhang 6.4-2


I 1.4 Versicherungsbeschränkungen Auflage



P 1.4 Mittelabruf nach Bedarf (2 Monatsfrist); fristgerechte Mittelverwendung


BayVwVfG


Nr. 8.5 ANBest-P, Art. 49a IV BayVwVfG

K 1.4 Bei Bauvorhaben: Mittelabruf nach Baufortschritt Auflage


Art. 49 II a Nr. 2, 49 a I BayVwVfG, Nr. 8.3.2 ANBest-K

I 1.5 Mittelabruf nach Bedarf (3 Monatsfrist); fristgerechte Mittelverwendung


BayVwVfG


Nr. 9.5 ANBest-I, Art. 49a IV BayVwVfG

P,K I

1.5 1.7

Einschränkung von Zahlungen vor Erhalt der Gegenleistung


BayVwVfG

Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2 ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P u.-K

I 1.6 Anrechnung der am Jahresende nicht verbrauchten

Kassenmittel auf die Auszahlung zu Beginn des Folgejahres

Zusicherung Art. 38 I BayVwVfG

Rückforderungsbescheid wird nicht erlassen, sondern Forderung in Folgejahr verrechnet!

P, K 1.6 Widerruf der Zuwendung, wenn Zuwendungszweck nicht erreicht wird

Widerrufsvorbehalt Art. 36 II Nr. 3

BayVwVfG

Dann Widerruf nach: Art. 49 II Nr. 1, Art. 49a I BayVwVfG, Nr. 8.2.2

ANBest-P u. -K

I 1.8 Verbot der Bildung von Rücklage und Rückstellungen, soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben


BayVwVfG


I 2 Ermäßigung der Zuwendung bei Kostensenkung oder

Deckungsmittelanstieg gegenüber dem bewilligten Ansätzen

Auflösende Bedingung


Unwirksamkeit eo ipso - Art. 49a I BayVwVfG, VV Nr. 8.2.1 zu Art. 44 BayHO, Nr. 8.2.1 VVK, Nr. 9.2.3 ANBest-I, Nr. 8.2.3 ANBest-P u. -K

P, K 2 i.V.m. 2.2

Ermäßigung der Zuwendung bei Kostensenkung oder Deckungsmittelanstieg gegenüber dem bewilligten

Ansätzen ab einer Überschreitung der 500 €-Grenze

Auflösende Bedingung


Unwirksamkeit eo ipso - Art. 36 II Nr. 2, Art. 43 II, Art. 49a I BayVwVfG, VV Nr. 8.2.1 zu

Art. 44 BayHO, Nr. 8.2.1 VVK, Nr. 8.2.3 ANBest-P u. -K

I, P 3.1 u. 3.2 Bindung an die VOL und VOB mit Einschränkung der Nr. 3.7


BayVwVfG

Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2 ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P

I, P 3.3 Weitergehende Bestimmungen bleiben unberührt Hinweis ---------

Anhang 6.4-3


I, P 3.4 bis 3.6 Bindung an besondere Richtlinien Auflage



K 3.1 Bindung an § 31 Abs. 2 KommHV Auflage


Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 8.3.2 ANBest-K (Beachte Hinweis 25 zu Art. 44

BayHO) K 3.1 Satz 2 Weitergehende Bestimmungen bleiben unberührt Hinweis ---------

K 3.2 Unterrichtung der zuständigen Bauverwaltung Auflage


Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 8.3.2 ANBest-K

K 3.3 Bindung an der Bewilligung zugrunde liegenden Bauunterlagen und technische Vorschriften unter

Einschränkung der Nr. 3.4


BayVwVfG


K, P

4, 4.1

Sorgfaltspflicht und Zweckbindung erworbener oder hergestellter Gegenstände in Verbindung mit der

Zweckbindungsfrist der Bewilligung


BayVwVfG

Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 8.3.2 ANBest-P u. –K

VV Nr. 8.2.4 zu Art. 44 BayHO

I, P

4, 4.2 Inventarisierungspflicht ab 410 €


BayVwVfG


I, P, K 5 Mitteilungspflichten Auflagen


Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2 ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P u. K

I 6 Buchführungspflichten Auflagen


Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2 ANBest-I,

K, P, I

6, 7 Nachweis der Verwendung

Auflagen Art. 36 II Nr. 4

BayVwVfG


K, P, I

7. 1 u. 7.2, 8.1 u. 8.2

Verpflichtung Prüfungshandlungen zuzulassen, also Zugang zu gewähren, Unterlagen bereitzuhalten,

Auskünfte zu erteilen etc.

Auflagen Art. 36 II Nr. 4

BayVwVfG


K, P I

7.3, 8.3 Prüfungsrecht der des ORH Hinweis -------------

K, P, I

8, 9 Anlässe für Rückerstattungen und Verzinsungen Hinweise -------------

Anhang 6.5-1

6.5 Rechtsnatur der Nebenbestimmungen nach VV Nr. 4 und 5 zu Art.44 BayHO bzw. Nr. 4 und 5 VVK

Nach VV Nr. Zuwen-dungs-

art Regelungsinhalt Rechtsnatur Rechtsgrundlage zur Geltendmachung

eines Erstattungsanspruches

Auflage Art. 36 II Nr. 1 BayVwVfG

VV Nr. 8.2.4 zu Art. 44 BayHO, Art. 49 II a Nr. 1, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2

ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P u. –K s.a. Hinweis Nr. 7 zu VV Nr. 4.2.3 zu Art. 44

BayHO

VV Nr. 4.2.3 zu Art. 44 BayHO, Nr. 4.2.3 VVK

I, P Zeitliche Bindung der mit Zuwendungsmitteln erworbenen oder hergestellten Gegenstände

an den Zuwendungszweck Je nach Formulierung auch

Auflösende Bedingung Art. 36 II Nr. 2 BayVwVfG

(Vgl. Kopp /Ramsauer § 36 Rd.Nr. 15)

Dann Unwirksamkeit eo ipso – Art. 49a I BayVwVfG,


I, P Verpflichtung den Verwendungsnachweis

besonderen Stelle vorzulegen (Ergänzung zu Nr. 6.1ANBest-P, K, Nr. 7 ANBest-I)



VV Nr. 5.1.1 zu Art 44 BayHO I

Bestimmung über die Verwendung von Mitteln eines Ansatzes des Haushalts- und

Wirtschaftsplanes für Zwecke eines anderen Ansatzes



VV Nr. 5.1.2 zu Art. 44 BayHO Nr. 5.1.2 VVK

P Wie 20 % - Regel nur mit abweichendem Prozentsatz


Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 8.3.2 ANBest- K

VV Nr. 5.1.3 zu Art. 44 BayHO I, P

Regelung der Vorlage des Verwendungsnachweises, hier der

vereinfachte Verwendungsnachweis




I, P Regelung besonderer Vorlagefristen für den Verwendungsnachweis


Art. 49 II a Nr. 2, 49 a I BayVwVfG, Nr. 9.2.2 ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P u.-K

Nr. 5.1.4 VVK P

Spezielle Regelungen hinsichtlich der Auftragsvergabe, der Verwendung von mit

Zuwendungen erworbenen oder hergestellten Gegenstände sowie der Mitteilungspflichten

Auflagen Art. 36 II Nr. 4 BayVwVfG


Anhang 6.5-2

Nach VV Nr. Zuwen-dungs-

art Regelungsinhalt Rechtsnatur Rechtsgrundlage zur Geltendmachung

eines Erstattungsanspruches

VV Nr. 5.1.5 zu Art. 44 BayHO I

Spezielle Regelungen hinsichtlich der Auftragsvergabe, der Verwendung von mit

Zuwendungen erworbenen oder hergestellten Gegenstände, der Mitteilungspflichten sowie

der Buchführungspflichten



VV Nr. 5.1.5 zu Art. 44 BayHO I, P Bei Bauförderungen: Ausnahmeregelungen

zur den Nrn. 1 und 2 NBest-Bau Auflage

Art. 36 II Nr. 4 BayVwVfG Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2

ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P u. -K VV Nr. 5.2.1 zu Art. 44 BayHO I, P Vorbehalt dinglicher Rechte Vorbehalt

Art. 36 II Nr. 5 BayVwVfG -------------

VV Nr. 5.2.1 zu Art. 44 BayHO I, P Dingliche Sicherung (nicht bei

Gebietskörperschaften) Auflage


ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P


Forderung von Sicherheitsleistungen nach Nr. 1.5.1 und 1.5.2 zu Art. 59 BayHO

(Wertpapiere, Pfandrechte, Forderungsabtretungen, Sicherungsübereignung,

Eigentumsvorbehalte, Bürgschaften u.ä.)




Forderung der Benutzungsrechte an Schutzrechten, Übertragung von Schutzrechten auf den Staat oder

angemessene Beteiligung an den Erträgen aus den Rechten




Bei Forschungsvorhaben, wissenschaftliche Arbeit: Forderung der Nutzbarmachung der Ergebnisse für die Allgemeinheit (z.B. durch

Veröffentlichung)




I, P Regelungen zur Beteiligung fachtechnischer Dienststellen


Art. 49 II a Nr. 2, 49a I BayVwVfG, Nr. 9.3.2 ANBest-I, Nr. 8.3.2 ANBest-P u. -K

VV Nr. 5.2.7 zu Art. 44 BayHO I Regelungen zur entsprechenden Anwendung

hausrechtlicher Vorschriften Auflagen


ANBest-I

Anhang 6.6-1

6.6 Beispiele zur 20 %-Regel

Variante 1:

1

2

3

100.000,00 EURO

100.000,00 EURO

100.000,00 EURO

Max. 120.000,00 EURO

120.000,00 EURO

80.000,00 EURO

300.000,00 EURO

Zuwendungsfähige Kosten lt. Bewilligung Prüfungsergebnis

100.000,00 EURO

300.000,00 EURO

Die 20 % - Regel (Nr. 1.2 ANBest - P / - K)

1

2

3

+ 120.000,00

80.000,00

300.000,00


80.000,00

280.000,00

Anhang 6.6-2

Variante 4:

1

2

3

100.000,00 EURO

20.000,00 E URO

100.000,00 EURO

Max. 120.000,00 EURO

120.000,00 EURO

0,00 EURO

220.000,00 EURO


100.000,00 EURO

220.000,00 EURO

Achtung: ggf. wesentlich für Zweckbestimmung !?

?

Variante 3:

1

2

3

100.000,00 EURO

100.000,00 EURO

100.000,00 EURO

Max. 120.000,00 EURO

100.000,00 EURO

100.000,00 EURO

300.000,00 EURO


100.000,00 EURO

Die 20 % - Regel (Nr. 1.2 ANBest - P / - K)

300.000,00 EURO

Anhang 6.7-1

6.7 Beispiel für ein ausführliches Anlageverzeichnis

Stichwortverzeichnis 7-1

7 Das Stichwortverzeichnis

2

20 %-Regel 1-1, 2-30, 2-31, 2-38, 2-40, 6.6-1

A

Abgrenzung von Bedingung und Auflage 2-30 Abschlagszahlungen 5-2, 6.1-4 Abschreibungen 2-57, 2-58, 2-59 Allgemeinen Nebenbestimmungen 4-3, 4-4,

6.3-6, 6.4-1 Änderung der Finanzierung 3-1 Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines

Erstattungsanspruches 2-8, 2-11, 2-14 Anlagevermögen 2-57 Anlageverzeichnis 2-57, 2-58, 6.7-1 Anschaffungskosten 2-57, 2-58 Ansparabschreibung 2-58 Anteilfinanzierung 2-9, 2-33, 2-40, 2-53, 2-

54, 5-1, 6.1-2, 6.1-8, 6.4-1 Arbeitszeitbestimmungen 6.2-2 Architekten- und Ingenieurleistungen 2-29,

6.2-2 Auflagen 2-5, 2-8, 2-13, 2-35, 2-41, 2-61,

3-3, 4-3, 4-4, 4-6, 5-4, 5-5, 5-7, 6.1-5, 6.1-6, 6.1-7, 6.3-9, 6.4-3, 6.5-1, 6.5-2

Auflagenverstoß 2-7 Auflagenverstöße 2-7, 2-30, 2-31, 2-32 Auflagenverstößen 2-8, 2-32, 2-35 auflösende Bedingung 2-32, 2-35, 3-2, 3-5, 4-

7, 5-10 Auflösende Bedingung 6.4-2, 6.5-1 auflösende Bedingungen 3-1, 6.1-3 Auflösende Bedingungen 5-2 auflösenden Bedingung 2-8, 2-30, 2-31, 2-

34, 2-35, 2-68, 3-6, 4-4, 6.1-8, 6.2-5 Auftragsvergabe 2-44, 4-6, 6.5-1, 6.5-2 Auftragsvergabe nach VOL/A 2-44 Aufwand 2-59, 2-60 Ausgaben 2-3, 2-8, 2-22, 2-23, 2-27, 2-39, 2-

51, 2-66, 3-2, 5-2, 5-4, 5-6, 5-7, 5-6, 5-7, 5-10, 5-12, 6.1-7, 6.1-8

Ausgabenermäßigung 5-10 Ausgabenreduzierung 5-10 Ausschlussfrist des Art. 48 Abs. 4 BayVwVfG

6.2-4 Auswahlkriterien 2-11

B

Bankbeleg 2-65, 5-12

Baufachliche Kontrolle 2-10 Baunebenkostenpauschale 6.2-2 Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen

2-1 Bearbeitungsblatt 2-22, 2-24 Bearbeitungsdeckblatt 2-9 Befristung 3-1 Befristungen 5-2, 6.1-3 Belegprüfung 2-14 besondere Nebenbestimmungen 2-19 Besserstellungsverbot 2-41, 2-42, 2-43, 2-

56, 2-67, 4-2, 5-7, 6.2-1, 6.4-1 Besserstellungsverbots 6.2-1 Betrug 2-24 Beweiskette 2-5 Beweismittel 2-17 Bewilligungsakte 2-6, 2-14, 2-16, 2-21, 2-36,

2-65, 2-67 Bewilligungsakten 2-6 Bewilligungsbehörde 2-3, 2-14, 2-15, 2-25,

2-36, 2-39 Bewilligungsstelle 2-4, 2-6, 2-11, 2-13, 2-14,

2-16, 2-39, 2-51, 2-67, 2-68 Bewilligungsverfahren 1, 2-11, 2-22 Bewilligungszeitraum 2-21, 2-27, 2-65, 5-2,

6.1-4 Bewilligungszeitraumes 2-4 BHO 4-3, 4-4, 4-5 Bilanz 2-55, 2-56, 2-57, 2-58, 2-59, 5-4 Bilanzen 3, 2-55 Bilanzstichtag 2-55 Bindungsfristen 2-60 Brutto 2-37 Buchungsstempel 2-66 Bundes Republik Deutschland 4-3 Bundesbescheid 4-3 Bundesförderung 4-4 Bundesmittel 4-3, 4-4 Bundesmitteln 4-3, 4-4 Bundesstellen 4-1 Bundesvorschriften 4-3 Bürokratismus 2-24

C

Cash Flow 2-59

D

Deckungsmittel 2-32, 2-33, 2-34, 2-35, 2-38, 2-40, 3-1, 3-4, 5-6, 5-10, 6.1-8, 6.4-1

Delegation 2-3, 2-15, 2-67 Delegationsschreiben 2-3


Dienstanweisungen 3-3 Dienstausweis 2-65 Dingliche Sicherung 6.2-2, 6.5-2 Diskontsatz-Überleitungs-Gesetz 4-4 Drittmitteln 5-2

E

Eigenkapital 2-57, 2-58 Eigenleistungen 6.2-1 Eigenmittel 2-39, 5-2, 6.1-3, 6.1-8 Eingang des Verwendungsnachweises 2-13,

2-14, 2-21 Eingangsdatum 2-10, 3-4 Eingruppierung 2-42, 2-43 Einhaltung von Bindungsfristen 2-58 Einnahmen 2-27, 2-39, 2-40, 2-51, 2-55, 2-

66, 5-2, 5-4, 5-6, 5-7, 5-12, 6.1-7 Einsparungen 2-38, 2-39, 2-40, 6.1-3 Eintritts einer auflösenden Bedingung 5-10 Eintrittspreise 2-40 Entscheidungsfrist 2-13, 2-14, 6.2-4 Ereignisfrist nach § 187 Abs. 1 BGB 2-13 Ermäßigung der Ausgaben 3-1 Ermessensentscheidung 2-16, 2-25, 3-3 Erstattungsansprüche 2-13, 2-20, 3-2, 3-3 Erstattungsanspruches 2-14, 2-34, 3-5, 6.4-

1, 6.5-1 ersten Sichtung 2-8, 2-11 Ertrag 2-58, 2-59, 2-60 EU 3-2, 4-4, 4-5, 4-6, 4-7, 4-8, 6.1-2 EU-Fördermitteln 4-5 EU-Kofinanzierungsmittel 4-7 EU-Mitteln 4-4, 4-6 Europäische Union 4-1 Europäischen Union 4-1, 4-3, 4-4, 4-5

F

Fachbehörde 2-24 Fachgutachten 2-11, 5-5 fachgutachtliche Prüfung 2-25 fachgutachtlichen Stellungnahmen 2-25 Fehlbedarf 2-55, 5-12 Fehlbedarfsfinanzierung 2-9, 2-33, 2-38, 2-

39, 2-53, 2-55, 5-1, 5-12 Festbetrag 5-10 Festbetragsfinanzierung 2-9, 2-33, 2-53, 2-

54, 5-1, 5-10, 5-12, 6.4-1 Finanzierungsart 2-9, 2-19, 2-21, 2-28, 2-31,

2-32, 2-33, 2-40, 2-53, 5-1, 5-6, 6.1-2 Finanzierungsplan 2-59, 5-1, 5-2, 6.1-2, 6.1-

3, 6.3-7 Fördermittel 2-7, 2-28, 4-1, 4-2, 4-3, 4-4, 4-

5, 4-7, 4-8, 6.1-2, 6.1-7, 6.1-9, 6.1-10 Formblatt zum Verwendungsnachweis 2-9 Freistaat Bayern 1-1, 4-3

Fremdkapital 2-57 fristgerechten Mittelverwendung 2-53, 2-66 Fristverlängerung 2-6

G

Gebühren 2-40 Geltendmachung eines

Erstattungsanspruches 2-11 Geltendmachung von Erstattungsansprüchen 1-

1, 2-21, 2-68, 3-1 Geräte 2-60, 2-61, 2-67, 5-10 Gesamtkostenentwicklung 2-28 Gesamtzinsanspruch 5-12 Geschäftsberichte 2-23 Gewinn- und Verlustrechnung 2-55, 2-58,

2-59, 5-4 Gewinn- und Verlustrechnungen 2-55 grober Fahrlässigkeit 2-9 Gutachten 2-13 GuV 2-55, 2-56, 2-58

H

Handakten 2-17 Haushalts - und Wirtschaftsplan 2-27, 5-6,

6.1-2 Haushalts- und Wirtschaftsplanes 2-27,

6.4-1, 6.5-1 Haushaltsjahr 2-39, 2-60, 6.1-1, 6.1-2 Haushaltsplan 2-3 Hilfsbeamter der Staatsanwaltschaft 2-62

I

Institutionelle Förderung 2-9, 2-27, 2-56, 5-1, 5-2, 5-3, 5-4, 5-5, 5-6

institutionellen Förderung 2-36, 2-37, 2-40, 2-49, 5-3, 6.1-2

Inventarverzeichnis 5-4, 5-5

J

Jahresabschluss 2-55, 2-58, 2-59, 5-4 Jahresabschlüsse 2-55, 2-56, 2-60 Jahresfrist 2-8, 2-9, 2-10, 2-11, 2-13, 2-14, 2-

24, 3-2, 3-4, 3-5, 3-6, 5-3, 6.1-5, 6.2-4 Jahresrechnung 2-27, 5-4, 5-6

K

Kapitalgesellschaften 5-4 Kofinanzierung 2-4, 4-1, 4-2, 4-3, 4-4, 4-7 Kofinanzierungen 4-3, 4-4, 4-5, 6.1-1 Kommission 4-5 Kontoauszug 2-65, 2-66 Kontoauszüge 2-63


Kosten- und Finanzierungsplan 2-27, 5-2, 5-5, 5-6, 6.1-3

Kostenansätze 2-22, 2-39, 2-40 Kostenansätzen 2-11, 2-22, 2-40, 2-65 Kostenansatzüberschreitungen 2-39, 2-40 Kostenkataloge von Richtlinien 2-49 Kostenplan 2-25, 2-40, 5-2, 6.1-3 Kostensenkung 2-30, 2-31, 2-34, 6.4-2 Kurzprüfung 2-11, 2-13, 2-14, 2-16 Kurzprüfvermerk 2-9

L

Lagebericht 2-56, 5-4 Leistungsbescheides 3-2 Leistungsfestsetzung 3-3

M

Mahnung 2-6, 2-7 Mehrausgaben 2-38 mehrere bayerische Zuwendungsgeber 4-3 Mehrfachförderung 4-1, 4-2 Minimalprinzip 2-33, 2-50 Mitteilungspflichten 5-2, 5-10 Mittelabruf 2-52, 6.4-1, 6.4-2 Mittelauszahlung 2-10, 2-54, 2-55, 5-3, 6.1-

4, 6.1-6 Mittelauszahlungen 2-8, 2-55 Mittelbewilligungen 2-8 Mitteleingang 2-10, 2-66, 6.1-4 Mittelverwendung 3, 2-3, 2-4, 2-8, 2-15, 2-18,

2-25, 2-26, 2-27, 2-50, 2-53, 2-54, 2-66, 6.1-4, 6.1-6, 6.1-9

N

Nachförderung) bei Baumaßnahmen 6.2-2 negatives Kapital 2-57 Netto 2-36, 2-37, 2-38, 6.1-3 Nichterfüllung von Auflagen 5-7, 5-11 Nichterreichen des Förderzweckes 2-10

O

Obergrenzen 2-33, 2-41, 2-43 Organisations - und Stellenplan 5-2 Organisationsplan 5-4, 5-5 Originalbelege 2-61, 2-63, 5-12, 5-14, 6.1-

10 Originalbelegsprüfung 2-14, 2-37, 2-62, 2-

63

P

Personalausgaben 2-42, 6.4-1

Plausibilitätsprüfung 2-16, 2-52, 2-60, 2-62, 2-63

positives Kapital 2-57 Projektabschlussbericht 5-5 Projektabschlussberichte 2-23 Projektförderung 2-9, 2-27, 2-43, 5-1, 5-2, 5-

3, 5-4, 5-5, 5-6, 5-10, 6.1-2, 6.1-3, 6.1-4, 6.2-1

Projektförderungen 2-8, 2-39 Prüfprotokoll 5-13, 6.1-9 Prüfung vor Ort 2-14, 2-63, 5-12, 5-13 Prüfungsakte 2-6, 2-9, 2-17 Prüfungshandakte 2-17 Prüfungskatalog 4-3, 4-4, 4-7 Prüfungsmaßstäbe 4-2, 4-4, 5-4, 6.1-4 Prüfungstermin 2-13, 2-64, 2-65 Prüfvermerk 3, 1-1, 2-11, 2-15, 2-16, 2-17, 2-

18, 2-21, 2-25, 2-62, 2-65, 2-67, 5-13, 6.1-1

Prüfvermerke 3, 2-19, 6.1-1 Prüfzeichen 5-13

R

Rechtsstaat 2-16 rechtswidriger Bewilligungsbescheid 3-2 Reduzierung der Zuwendung 2-11 Regierung 1 Regresspflicht 2-13 Regresspflichten 2-9 remonstrieren 2-68 Richtlinien 3, 1-1, 2-36, 2-49, 2-50, 2-65, 4-

4, 4-5, 4-7, 5-3, 6.4-3 Rotstift 2-65 Rückforderungsbescheid 2-68 Rückforderungsbescheides 2-21 Rücknahme 2-13, 3-3, 3-4, 5-10

S

Sachbericht 2-10, 2-14, 2-22, 2-23, 2-24, 2-25, 2-27, 2-28, 2-40, 2-66, 6.1-6, 6.1-7

Sachverhaltsdarstellung 2-19, 2-22, 6.1-1 Sammelprüfvermerk 2-4, 4-7, 4-8 Skonti 2-30, 2-31, 2-65, 2-66, 5-7, 6.2-1,

6.3-8 Skonto 2-65 Staatsanwaltschaft 2-68 Staatsministerium der Finanzen 2-7, 2-41, 2-

43 Staatsministeriums der Finanzen 2-1, 2-41,

2-43, 2-49 Stellenplan 5-4, 5-5, 5-7 Stellenwiederbesetzungssperre 6.2-2 Steuerrückerstattungen 2-38 Stichproben 2-16, 2-50, 2-52, 2-62, 2-63,

6.1-6


Stichprobenauswahl 2-11, 2-16, 2-20, 2-64 Strafgeldern 2-8 Strafvereitelung im Amt 2-68 Strafzinsen 2-51 Subsidiaritätsgebots 6.2-5 Subventionsbetrug 2-26, 2-68, 3-2 subventionserhebliche Angabe 2-24

T

Tarifverträgen für den Öffentlichen Dienst 2-41

Teamarbeit 2-60

U

Überleitungsrechnung 2-60, 5-4 Überleitungsrechnungen 2-55 Überwachung 2-4, 2-6, 2-13 Umlaufvermögen 2-57 Unschuldsvermutung 2-16, 2-36 Unwirksamkeit 2-13, 3-1, 3-2, 3-3, 3-4, 5-

10 Unwirksamkeit der Bewilligung 2-13, 3-3 Unwirksamkeit des Bewilligungsbescheides 3-

1, 3-2

V

Verbindlichkeiten 2-57, 2-60 Vereinfachter Verwendungsnachweis 5-2 vergaberechtlichen Bestimmungen 2-44, 2-

45 Vergabevorschriften 2-47, 2-49, 6.2-3 Vergleichsberechnungen 2-42 Verhältnismäßigkeit 2-8, 3-3 Verjährung 2-10, 2-14 Verjährungsfrist 2-13, 2-14, 2-24, 2-63, 2-67 Verkaufserlöse 2-40 Verletzung der Verwendungsfrist 2-11 Verstößen gegen Auflagen 2-30 Verwaltungsausgaben 2-41 Verwaltungsverfahrensgesetzes 4-4 Verwendungsfrist 2-53, 2-54, 2-55, 5-12 Verwendungsfristen 5-12 Verwendungsnachweisformular 2-5, 6.3-6 Verwendungsnachweisprüfung 1, 3, 1-1, 2-1, 2-

3, 2-5, 2-14, 2-16, 2-18, 2-33, 2-61, 3-1, 6.1-5

Verwendungsnachweisprüfungen 1-1, 6.1-5 Verzinsung 2-35, 2-54, 3-3, 4-3, 4-8, 5-5, 5-

7, 5-10, 5-11, 5-12, 5-13, 6.1-9, 6.2-3, 6.3-9, 6.4-1, 6.4-2

Verzinsungen 2-35, 6.4-3 Verzinsungspflicht 2-54 Verzinsungsprogramm 2-2, 2-53, 2-55, 4-4

VOB 4, 2-8, 2-30, 2-31, 2-44, 2-45, 2-46, 2-47, 2-48, 3-5, 4-6, 6.2-3, 6.4-2

VOL 4, 2-30, 2-31, 2-44, 2-45, 2-49, 4-6, 6.4-2 Vorhabenslaufzeit 5-2, 6.1-4 Vorlagefrist 2-4, 2-7 Vorlagetermin 2-4, 2-5, 2-6 Vorlagetermins 2-4, 2-6, 2-13 Vorortprüfung 4-3 Vor-Ort-Prüfung 2-38, 2-56, 2-64, 2-67 Vorsteuer 6.3-8 Vorsteuerabzug 2-30, 2-31, 2-36, 2-37, 2-65,

6.1-3 Vorsteuerabzugsberechtigung 2-21, 2-36,

6.1-2 Vorzeitiger Maßnahmebeginn 5-2 Vorzeitiger Maßnahmenbeginn 2-21, 6.1-4,

6.2-3

W

Weitergabeerlaubnis 5-2, 6.1-3 Wertgrenzen 2-45, 2-46, 2-47 Widerruf 2-6, 2-8, 2-13, 2-25, 2-26, 2-48, 3-2,

3-4, 5-5, 5-7, 5-10, 5-11, 5-13, 6.1-4, 6.4-2

Widerruf des Zuwendungsbescheides 2-6 Widerrufes 2-7, 2-8 Widerrufstatbestand 2-7, 2-8 Widerrufstatbestände 2-8 Wiederbesetzungssperre: 2-43 Wiedervorlage 2-4, 2-5, 2-11, 2-13, 2-61 Wirtschaftprüfers 2-62 Wirtschaftsgüter 2-57, 2-58 Wirtschaftsjahr 2-55, 2-59, 2-60 Wirtschaftsplan 5-2, 5-5, 6.1-2 Wirtschaftsprüfer 2-58, 6.1-10 Wirtschaftsprüfern 2-55, 2-56

Z

zahlenmäßigem Nachweis 2-14, 2-22 zahlenmäßigen Nachweis 2-23, 2-26, 2-27, 2-

36, 2-37, 2-55, 2-66, 5-3, 5-6 Zahlungstermin 2-11 Zinserhebung 6.2-3 Zinserlöse 6.2-3 Zinsforderung 2-20, 2-68 Zinsgewinne 2-50 Zuständigkeit 2-3, 2-4, 2-5 Zuwendungen 3, 1-1, 2-2, 2-3, 2-11, 2-15, 2-

18, 2-27, 2-53, 2-66, 6.1-11 zuwendungsfähigen Gesamtkosten 2-11, 2-

33, 6.1-2 zuwendungsfähigen Kosten 2-9, 2-11, 2-

28, 2-30, 2-31, 2-32, 2-34, 2-35, 2-36, 2-37, 2-39, 2-40, 2-45, 2-47, 2-48, 2-49, 2-50, 2-53, 2-54, 2-67, 3-5, 5-7, 5-8, 5-10, 6.1-2, 6.1-7, 6.1-8


zuwendungsrelevanten Einnahmen 2-11 Zuwendungsrestbetrages 2-8 Zuwendungsrichtlinien 2-3 Zuwendungsweitergabe 2-3 Zweck der Zuwendung 2-25, 2-26, 2-39, 2-

40 Zweckbestimmung 2-10, 2-25, 2-40, 6.1-2 Zweckbindung 5-10, 5-11, 6.1-11

Zweckbindungsfrist 5-11 Zweckbindungsfristen 2-61, 2-67 Zweckentfremdung der Mittel 2-9, 6.1-11 Zweckentfremdung der Zuwendung 2-10 zweckentsprechenden Verwendung 2-54, 5-

10, 6.1-9 Zwischennachweisen 2-8

einführung in das bayer. zuwendungsrecht · einführung in das bayer. zuwendungsrecht - die...

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