einführung in die transaktionsverarbeitung
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Transaktionen. Einführung in die Transaktionsverarbeitung. Überblick. Der Ausdruck Transaktionsverarbeitung beschreibt alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um die täglichen Prozesse einer Organisation zu bewältigen. Lernziele. Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Einführung in die Transaktionsverarbeitung
Transaktionen
Überblick
Der Ausdruck Transaktionsverarbeitung beschreibt alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um die täglichen Prozesse einer Organisation zu bewältigen.
Lernziele
1 Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb.
2 Elementare Bausteine eines Geschäftsprozeß-systems.
3 Design und Entwicklung eines doppischen Rechnungswesen-Systems.
Lernziele
4 Codierung in Geschäftsprozeßsystemen (insb. Codierung eines Kontenplans).
5 Gesetzliche Formular-Design- und -Aufbewahrungserfordernisse.
Lernziel 1
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb
KundeKunde
Mahn-wesenMahn-wesen
FakturierungFakturierung
Bestell-AnnahmeBestell-Annahme LagerLager
ProduktionProduktion
Produktions-Planung
Produktions-Planung
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb
KundeKunde
FakturierungFakturierung
VersandVersand LagerLager
ProduktionProduktion
Produktions-Planung
Produktions-Planung
14 11
1210
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb
13
15 16
EinkaufEinkauf
ProduktionProduktion
Lohnverrng.Lohnverrng.
17
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb
19
18KreditorenKreditoren
WareneingangWareneingang
LieferantLieferant21
20
22
23
24
25
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb
Lohnverrng.Lohnverrng. KreditorenKreditoren
KundeKunde
Mahn-wesenMahn-wesen
Rechnungs-wesen
Rechnungs-wesen
MitarbeiterMitarbeiter26
27
2829
30
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb
WareneingangWareneingang
LagerLager
31
Transaktionszyklen und Anwendungssysteme
Obwohl keine zwei Unternehmen exakt gleich funktionieren, existieren in den meisten Unternehmen die gleichen Transaktionszyklen.
Transaktionszyklen und Anwendungssysteme
Die operativen Transaktionsflüsse können den einzelnen Geschäftsprozessen zugeordnet werden.
In den meisten Unternehmen existieren Bestell-, Fakturierungs-, Mahn- und noch zahlreiche andere Prozesse.
Transaktionszyklen und Anwendungssysteme
Gliederung der Transaktionsflüsse nach den wichtigsten Unternehmensprozessen Prozeß
Verkauf Beschaffung Produktion Infrastruktur1-7 17 8-9 2510-11 19-24 12-13 29-3014 26-28 15-16 31 18
Lernziel 2
Elementare Bausteine eines Geschäftsprozeßsystems
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
Aus welchen Bausteinen besteht ein Transaktionssystem?
– Inputs– Verarbeitung– Speicherung– Outputs
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
Beispiele für Inputs:– Kundenbestellungen– Versandpapiere– Rechnungen– Einkaufs-Bestellungen– Zeitaufschreibungen von Mitarbeitern
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
Bei der Verarbeitung werden Geschäftsdaten in Journalen und Registern dauerhaft gespeichert.
Journale dienen der Speicherung finanzieller Rechnungswesendaten.
Register werden zur Speicherung anderer Daten, welche nicht unmittelbar mit dem finanziellen Rechungswesen in Zusammenhang stehen, verwendet.
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
Spezialjournale (Nebenbücher) erfassen ähnliche, regelmäßig wiederkehrende Transaktionen.
Beispiele für Nebenbücher:– Verkaufsjournal– Einkaufsjournal– Kassabuch
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
BelegeBelege
Kassa-Eingangs-journal
Kassa-Ausgangs-Journal
Grundbuch Einkaufs-Journal
Verkaufs-Journal
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
Saldenlisten bzw. Dateien nehmen die Daten in händischen bzw. Computerunterstützten Systemen auf.
Saldenlisten stellen die (Zwischen-)Ergebnisse der finanziellen Transaktionen einer Organisation dar.
Es gibt funktional unterschiedliche Dateien:– Dateien mit Bewegungsdaten– Dateien mit Stammdaten– Dateien mit Parameter-Daten
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
Als Output wird jedes durch das System erstellte Dokument bezeichnet.
Beispiele:– Rohbilanz– Jahresabschluß – Statistiken– Gehalts-Schecks …
Lernziel 3
Design und Entwicklung eines doppischen
Rechnungswesen-Systems
Design doppischer Systeme
Ein Rechnungswesensystem muß zur entsprechenden Organisation “passen”.
Folgende Aspekte müssen dabei berücksichtigt werden:
– Art und Zielsetzung der Organisation (z.B. NPO)– Strukturen und Funktionen innerhalb der Organisation– Größe und Lage, Produkte und Dienstleistungen– die Mitarbeiter, welche mit dem System arbeiten sollen
Design doppischer Systeme
Hierarchisches Modell eines Rechnungswesen-Systems
Jahresabschluß
Kontenplan
Zyklen Einnahmen Ausgaben Produktion
Anwendungs-Systeme
VerkaufMahnwesen
EinkaufLohn/Gehalt
LagerAnlagen
Standard-Buchungen
Identifizieren jene Konten, die vom Anwendungssystem
berührt werden
Design doppischer Systeme
Hierarchisches Modell eines Rechnungswesen-Systems
Jahresabschluß
Kontenplan
Zyklen Finanzierung Bilanzierung
Anwendungs-Systeme
Bargeld Hauptbuch
Standard-Buchungen
Identifizieren jene Konten, die vom Anwendungssystem
berührt werden
Konsolidierung
Design doppischer Systeme
Vier Stufen der Entwicklung eines Rechnungswesen-Systems:
1 Grober Entwurf eines Kontenplans sowie der daraus zu generierenden Abschlüsse.
2 Durchsicht mit Management und Mitarbeitern.
Design doppischer Systeme
3 Festlegung des Kontenplans und der Abschlüsse.
4 Entwurf der dazu passenden Journale, Formulare und sonstigen erforderlichen Unterlagen zum Einsatz des Systems.
Design doppischer Systeme
Der Kontenplan muss alle Aktiva, Verbindlichkeiten, Erträge, Aufwendungen und das Eigenkapital des Unternehmens umfassen.
Er sollte nicht nur aus gesetzlicher sondern auch aus der internen Kontroll-Sicht entwickelt werden.
Design doppischer Systeme
Bei der Planung der Journalbuchungen sollten folgende vier Schritte befolgt werden:
Schritt 1: Die Aktivitäten innerhalb der vier grundlegenden Transaktionszyklen analysieren:
1 Einnahmenzyklus2 Ausgabenzyklus3 Finanzierungszyklus4 Produktionszyklus
Design doppischer Systeme
Als fünfter Zyklus (wenngleich nicht Transaktionszyklus):
Der Abschlußzyklus erfaßt keine Transaktionen mit Agenten außerhalb der Unternehmung.
Design doppischer Systeme
Schritt 2: Die erforderlichen Aktivitäten innerhalb der Transaktionszyklen werden nach Anwendungssystemen gruppiert.
Ein Anwendungssystem verarbeitet logisch zusammenhängende Transaktionsgruppen.
Schritt 3: Es wird eine komplette Sammlung wiederkehrender (Standard-)Journal-buchungen entwickelt.
Design doppischer Systeme
Was sind Standard Journalbuchungen? Dabei handelt es sich um Musterbuchungen, welche im
laufenden Betrieb mit konkreten Zahlen in immer der gleichen Form auftreten.
Es sollten folgende drei Eigenschaften festgehalten werden:
1 Die von der Buchung berührten Konten2 Das erforderliche Quelldokument (Beleg)3 Der Zeitpunkt (die Periode) der Buchung
Design doppischer SystemeEntwurf von Standard-Journalbuchungen
Verkaufsjournal Seite 1 Soll Haben
Forderungen ErlöseDatum Kunden sonst.Klasse1Klasse2 Sonst. USt Nummer 120 121 511 512 520 550
Standard Journal Buchung Nr. 15 MonatlichS 120 KundenforderungenS 121 sonstige Forderungen H 511 Erlöse–Klasse 1H 512 Erlöse–Klasse 2H 520 Erlöse–sonstigeH 550 USt
Design doppischer Systeme
Der Datenfluß in manuellen Buchhaltungen geht von den Belegen zum Journal (Grundbuch), vom Journal zum Hauptbuch (Hauptkontensalden) und von dort in die Bilanz.
Unterschiedliche Transaktionssysteme wurden mit steigendem Datenvolumen entwickelt.
Design doppischer Systeme
Was ist ein one-write System? Ein Buchungssystem, bei dem in einem
Bearbeitungsschritt das Journal und die Hauptkontensalden fortgeschrieben werden.
Design doppischer Systeme
Was ist ledgerless bookkeeping (Hauptbuchkonten-lose Buchführung)?
Bei dieser Verarbeitungsform werden die Urdokumente (Belege) sortiert und verspeichert, anstatt auf Hauptbuchkonten verbucht zu werden.
Die Sammlung der Urbelege ersetzt dabei die Hauptbuchkontensaldenliste.
Design doppischer Systeme
Die Hauptbuchkonten-lose Buchführung wird in praxi zumeist bei den Nebenbüchern (Debitoren, Kreditoren, offene Posten) eingesetzt.
Diese Form der Buchführung vermindert die Redundanz (keine separaten Buchungen neben den Urbelegen) und damit auch die Kontrollmöglichkeiten.
Design doppischer Systeme
In der computergestützten Buchführung sind zwei Verarbeitungsformen möglich:
1 Stapelverarbeitung (batch processing)2 Dialogverarbeitung (direct processing, online
transaction processing = OLTP)
Design doppischer Systeme
Bei der Stapelverarbeitung werden die Buchungen am Journal gesammelt und danach gruppenweise auf die Hauptbuchkonten übertragen (Kontrollen bei der Journalbuchung UND bei der Stapelübertragung!).
Bei der Dialogverarbeitung wird gleichzeitig mit der Journalbuchung auch der Hauptbuchkontensaldo (auf dem externen Datenspeicher!) fortgeschrieben (Kontrollen NUR noch bei der einmaligen Journalerfassung!).
Design doppischer Systeme
Was ist eine Daten-Gültigkeitsprüfung? Dabei werden die Input-Daten auf Zulässigkeit,
Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Prüfungen können dabei auf
– Zeichen-,– Feld- und– Maskenebene (Zusammenhang
zwischen Feldinhalten) erfolgen
Design doppischer Systeme
Der doppischen Buchführung liegen nur drei (Bestands-)Kontenarten zugrunde: Aktiva, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.
Mittels Block Codierung (block coding) kann ein Kontenplan erstellt werden.
Dabei wird jeweils ein fortlaufender Kontozahlenblock für eine bestimmte Kontenart reserviert.
Lernziel 4
Codierung in Geschäftsprozeßsystemen
(insb. Codierung eines Kontenplans)
Codierungen bei Transaktionssystemen
Grundlage jeder Codierung ist zunächst ein zulässiger Zeichensatz.
Wozu wird ein Code verwendet?1 Als Kurzbezeichnung.2 Um die Daten mit einer Bedeutung zu
versehen (semantische Ebene).
Codierungen bei Transaktionssystemen
Beispiele für Codes:– Nummerische Codes– Alphanummerische Codes – Maschinen-lesbare Codes (z.B. Barcode)
Codierungen bei Transaktionssystemen
Was ist ein Block Code? Dieser klassifiziert Objekte gruppenweise. Ein hierarchischer Gruppencode (group of
hierarchical code) ist ein Block Code, in dessen Gruppen weitere Untergruppierungen möglich sind.
Codierungsbeispiele im Rechnungswesen
Codes werden überall im Rechnungswesen eingesetzt.
Beispiele:1 Kundennummern2 Kontozahlen
Codierungsbeispiele im Rechnungswesen
Typischer Aufbau von Kontozahlen
XX
Filialcode
XXXXX
Kontozahl Aktivitäts-Suffix
Codierungsbeispiele im Rechnungswesen
X
Kontenklassifikation
Aktiva, Passiva, Ertrag oder Aufwand
Zuordnung zur Bilanzposition
Typischer Aufbau von Kontozahlen
XX
Codierungsbeispiele im Rechnungswesen
111
Bankkonto Nr. xyz der Postbank
Aktiva
Kassa/Bank
Typischer Aufbau von Kontozahlen
Lernziel 5
Gesetzliche Formular-Design- und -
Aufbewahrungserfordernisse
Formular-Design und -Aufbewahrung
Formulare und Belege dienen zunächst als erster Datenspeicher und Medium zur Datenübertragung.
Damit werden aber auch Autorität und Verantwortung übertragen.
Sie geben den Mitarbeitern eine Hilfestellung, welche Daten bei Geschäftsprozessen erfaßt werden müssen.
Formular-Design und -Aufbewahrung
Primär sollten Formulare im Design immer am Anwender orientiert sein.
Bei Papierformularen sollten jedenfalls bestimmte Standards (wie etwa Farbgebung, Vornummerierung und Papiergröße und –qualität) eingehalten werden.
Formular-Design und -Aufbewahrung
Bei Design und Implementierung eines Rechnungswesen-Systems müssen auch die Aufbewahrungsfristen beachtet werden.
Diese Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Datenträger.
Formular-Design und -Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen sollten aber auch unter dem Aspekt der internen Verwendung dieser Daten festgelegt werden.