ekonomiska rÅd och positiv energi · smidigare att komma igÅng med digital byrÅ. att ha en en...

FÖR HELA REDOVISNINGSBRANSCHENNR. 2 - 2018

HAR DU KOLL?Skiftet är genomfört – GDPR har börjat gälla

BYRÅN SOM LOCKAR MUSIKER Strömblad Ekonomi är artisternas favoritbyrå

MISSA INTE HÖSTENS UTBILDNINGAR FRÅN FORTNOX

EKONOMISKA RÅD OCH POSITIV ENERGIJC REDOVISNING ÄR MER ÄN BARA EN REDOVISNINGSBYRÅ

DEN DIGITALA CIVILEKONOMENSÅ GÖR LOTTA SVÄRD SINA KUNDER MER DELAKTIGA

ENKLARE ATT PRIORITERA DIGITAL BYRÅ UNDERLÄTTAR FÖR KUNGÄLVS REVISIONSBYRÅ

Innehåll

I handen håller du ännu ett nummer av Fortnox Magazine. Vi gör den här tidningen i syfte att inspirera dig som arbetar i redovisningsbranschen att hitta nya lösningar på återkommande arbetsuppgifter. Många av artiklarna handlar om hur andra valt att arbeta i sin vardag och kanske hittar du något som kan passa även dig? Den röda tråden genom hela tidningen handlar om de möjligheter som digitaliseringen av vår bransch medför.

Varmt välkommen till ett nytt nummer, och trevlig läsning.

T I L L F O R T N O X M A G A Z I N E

RedaktionsrådetJohan Claesson, Malin Sköld, Jessica Nyström, Pia Eriksson, Lars Alm, Niklas Pettersson, Eric Damberg, Emelie Forsell, Aino Nyvelius och Louise Edler.Kontakta oss på [email protected]

AnnonseringÄr du intresserad av att synas i tidningen kontakta Alexander Hultqvist på [email protected]

ProduktionDen här tidningen har producerats av GoBrave Reklam och Kommunikation AB– en tidning från Fortnox AB

VÄLKOMMEN

STRÖMBLADS EKONOMINär musikbranschen själv får välja

NYHETER I BRANSCHENNyheter från Fortnox och branschen8

KVITTO & RESA Låt Fortnox ta hand om jobbet

10MISSA INTE HÖSTENS UTBILDNINGARBoka redan idag

32

4 MER SPÄNNANDE LÄSNINGProdukt- och versionsnyheter 4

Kungälvs Revisionsbyrå 12

GDPR-skolan 14

Personalliggare 18

Från bondtös till revisor 20

Inga fler krångliga rapporter 22

Smarta appar 26

Tips från supporten 30

Rapport från Accountex 36

Jobbar du med fastigheter och BRF:er? Då ska du välja REAL Fastighetssystem i

samverkan med FortnoxFör visst vill du jobba helt webbaserat och i en miljö som är anpassad för just fastighets-förvaltning?

• REAL tar hand om alla betalningsflöden, avisering, påminnelser, inbetalningar.

• REAL är specifikt anpassat för avisering och fakturering i förskott och hanterar givetvis den ”vilande momsen”. Givetvis justerar du hy-ror och avgifter smidigt med bara ett par klick.

• Handlar förvaltningen om hyresrätter och lokaler kan du ta hand om det ekonomiska medan din kund enkelt och smidigt sköter in- och utflyttning av hyresgäster samt skriver kontrakt. Allt i samma system.

• Förvaltar du bostadsrättsföreningar har du allt som gäller för fonder, överlåtelseavtal vid

försäljning, kapitaltillskott, kontrolluppgifter till skatteverket, panthavare etcetera.

• Till slut slussar du över alla bokföringsveri-fikat till Fortnox ekonomisystem. REAL och Fortnox har samverkat under snart 10 år. Kombinationen har många nöjda kunder i både fastighets- och redovisningsbranschen.

• Till denna miljö finns även en kundportal där dina kunder (fastighetsägare, hyresgäs-ter, brf-medlemmar och styrelseledamöter) enkelt kan få tillgång till relevant information samt även attestera leverantörsfakturor utan att behöver logga in i något av systemen.

Vill du veta mer, hör av dig till REAL AB, 010-602 32 00 eller [email protected]. Du hittar även information på www.real.se.

JC REDOVISNING Redovisning med hjärta och passion

24

Nils Carlsson VD Fortnox

FORTNOX MAGAZINE 3

LÄGGA UPP NYTT RÄKENSKAPSÅRVarje år måste man i det upplagda företaget i Fortnox lägga upp ett nytt räkenskapsår. Nu gör Fortnox det automatiskt 1 månad innan det nuvarande räkenskapsåret är slut. Det nya året skapas med samma kontoplan samt är på 12 månader baserat på föregående räkenskapsårs slutdatum.Du som användare behöver då inte tänka på att eventuella integrationer eller automatiska bokföringar inte kan ske på grund av att året inte är upplagt.

FORTNOX NYHETER

NYHETERI FORTNOXFortnox mål är att ständigt utveckla nya funktioner och finesser som effektiviserar vardagen för Fortnox- användarna. På detta uppslag hittar du några exempel på nyheter i våra program och tjänster.

Nyheter

LÖNEBESKED I FORTNOX APP FÖR ANVÄNDARE MED PERSONLIG LÖNNu kan de medarbetare som använder sig av Personlig Lön hämta sina lönebesked i Fortnox App.

HISTORIK PÅ ANSTÄLLD I Register - Personal finns nu en detaljerad historik på alla uppdateringar av de anställda. Där kan du se vem som gjort vilken förändring när och kan filtrera på bl.a. anställda och fält som uppdaterats.

UPPDATERA DIN KONTOPLAN PÅ ETT ENKELT SÄTT Att ha en uppdaterad kontoplan hjälper dig att arbeta effektivt och få bättre koll på din bokföring. Under Register - Kontoplan kan du nu enkelt massbearbeta din kontoplan. Du kan ändra hur varje konto ska hantera projekt, kostnadsställe, transaktionsinfo och kvantitet genom att justera vad som ska vara obligatoriskt, tillåtet eller ej tillåtet inom ett visst kontointervall. Du kan även välja att sätta ett specifikt projekt, kostnadsställe, transaktionsinfo eller kvantitet på alla konton i ett visst intervall.

Extend & Fortnox är en perfekt kombination för att bygga ditt ekosystem av affärskritiska system. Alla ekonomiska transaktioner hanteras i Fortnox och flödet av Order - Inköp – Lager – Distribution, i Extend. Vi tror på att bygga sin egen lösning av applikationer som passar bäst för just dig. Därför har Extend många färdiga in-tegrationer till bla Ica, Coop, Svefaktura, e-han-delsplattformarna Magento, WooCommerce, Shopify mfl. vilket möjliggör att du anpassar lösning efter dina behov.

Integrera avancerad Order Management, lagerkoppling & inköp till Fortnox

Exempel på funktioner: Multikanalförsäljning, Order Management, lagerhantering/WMS, au-tomatisk lagerpåfyllnad, koppling till 3PL:are, saldosynkning i realtid mot lager - webbshop samt dropshipping.

Vill du veta mer? För att drömma stort, måste man tänka litet. Det är i detaljerna allt avgörs. Kontakta oss för att ta nästa steg; växa snabbare & effektivare eller bara få ordning på allt som känns svårt. Låt oss bjuda på lunch och berättar mer. Boka en tid som passar dig på, www.extend.se/skypelunch

Order Lager Inköp

FORTNOX MAGAZINE4

Omnikanal för alla

Möt kunden i multipla kanaler och skapa ett sömlöst omnikanalsflöde med Boxnet kassasystem och Starweb e-handelsplattform.

Starweb och Boxnet är certifierade partners till Fortnox

E-handel byggd för tillväxt Enkelt flexibelt kraftfullt

Det har aldrig varit så enkelt som det är nu

E - H A N D E L S L Ö S N I N G A R

FortnoxERP

StarwebE-HANDEL

BoxnetKASSA

C

M

Y

CM

MY

CY

CMY

K

fortnox-magazine-2018-03[4].pdf 1 2018-03-15 14:19

FORTNOX NYHETER

För att göra det ännu enklare att komma igång med Digital Byrå har vi gjort det möjligt att kopiera tjänster från en klient till flera andra oberoende av bolagsform. Detta gör att det enkelt går att skapa en uppsättning tjänster och sedan kopiera ut dessa på valfritt antal klienter. Funktionen kan även användas för att enkelt lägga till enskilda tjänster på många klienter.

SMIDIGARE ATT KOMMA IGÅNG MED DIGITAL BYRÅ.

Att ha en en automatisk koppling till din bank är grunden till en realtidsbokföring, det minskar risken för fel och ger dig mer tid till annat.

Vi vet att detta är viktigt för många företagare och har därför satsat på att automatisera processerna för ytterligare en bank. Den nya bankkopplingen, där du både kan skicka och ta emot betalningar med SEB, är ute hos ett antal pilotkunder. Håll utkik för snart finns denna möjlighet för alla kunder som har SEB.

Att ta emot dina leverantörsfakturor via E-faktura är det mest tidseffektiva sättet du kan administrera dina inkommande leverantörsfakturor på.

Nu tillhandahåller vi därför en funktion där du med endast ett knapptryck kan bjuda in alla dina leverantörer att börja skicka E-fakturor till dig.

Du hittar funktionen under Register-Leverantörer.

AUTOMATISK BANKKOPPLING TILL SEB PÅ GÅNG

BJUD IN ALLA DINA LEVERANTÖRER ATT SKICKA E-FAKTURA

Nu är det även möjligt att ändra leveransdatum på redan skapade tjänster. Inne på tjänsten går det att ändra leveransdatum för intervallet. I nuläget gäller det tjänster som inte är kopplad till en bokföringsperiod och inte har fasta leveransdatum. När man spara ändringen på tjänsten är det aktiviteterna framåt i tiden från dagens datum som kommer ändras. Detta ger exempelvis möjlig-het att justera och fördela leverans-datum på kopierade tjänster.

Nyheter

FORTNOX MAGAZINE6

Strömblad Ekonomi Strömblad Ekonomi

Magnus blev snabbt populär bland brorsans musikerkompisar i 90-talets Göteborg. Han kunde hjälpa dem med allt det där krångliga och ”tråkiga” kring ekonomin, allt det som inte hade med musiken att göra.– När brorsan började spela professio-nellt behövde han hjälp med att ha koll på sin post och vi styrde om den hem till mig. Det var så det började. Sedan behövde han hjälp med räkningar, fakturor och att starta bolag. Det där spred sig och fler och fler av hans musikerkompisar kom till mig och ville ha hjälp med att starta bolag, berättar Magnus.

Första kunderna I slutet av 90-talet startade Magnus sitt första företag, en enskild firma med brorsan och några andra musiker som de första kunderna. Idag är Strömblad Ekonomi AB ett etablerat företag i redovisningsbranschen med kontor i Kvibergs gamla militärområde i Göteborg.För tio år sedan kom kompanjonen och delägaren Pernilla Hjelm med i företaget och i dag äger de hälften var. De båda ”är företaget”, som Magnus uttrycker det, och de har inga anställda.

– Vi är ungefär som de flesta av våra kunder, ett litet en– eller tvåmansföretag. Vår inriktning är fortfarande musik-branschen och de flesta av våra kunder finns där och i branscher som är närliggande till musikbranschen. Vi har många stora band som kunder, säger Magnus och bland de 150 kunderna finns allt från aktiebolag som omsätter 30 miljoner till enskilda firmor som omsätter några hundra tusen kronor och kommer med bokföringen i en plastmapp en gång per år. Det gemensamma är att alla är småföretag.

– De flesta kunder, särskilt musikerna, vill ha hjälp med allt. Vi hjälper dem med att betala räkningar, betala ut löner till dem själva eller till sådana som har hjälpt dem, vi ser till att det skickas fakturor och vi ser till att pengarna kommer in och blir bokförda, säger Magnus.Inte bara musiker Bland de 150 kunderna finns också snickare och andra hantverkare, advokatbyrå, mäklare, konsulter och holdingbolag. En bred blandning med andra ord, även om tyngdpunkten fortfarande är i musikbranschen.Magnus har alltid varit intresserad av att hitta papperslösa sätt att sköta det dagliga arbetet på och var tidigt ute och letade efter digitala lösningar i vardagen på kontoret. Inte minst när det gäller alla årsredovisningar åt kunder som kräver många timmars jobb vid datorn. – Vi hade redan styrt de av våra kunder som ville det mot digitala lösningar där de själva scannade kvitton och sparade i Dropbox och det fungerade utmärkt. Men det fanns inte jättemycket på marknaden för tre-fyra år sedan som kunde erbjuda papperslösa onlinelös-ningar när det gäller årsredovisningar, säger Magnus.

Fortnox blev valet Efter mycket surfande och letande efter en lösning som kunde passa företaget hittade han äntligen den perfekta lösningen.– Vi har anlitat Fortnox i många år och har ungefär 150 aktiva inloggningar där, lika många som vi har kunder kan man säga. När jag hittade möjligheten att använda Årsredovisning Online via Fortnox så förstod jag direkt att det var lösningen. Det var väldigt enkelt att förstå och väldigt enkelt att använda, grafiskt och snyggt. Och det smidiga med att vara online är att flera personer kan jobba med samma material samti-digt oavsett var de befinner sig.– Det är utformat för små aktiebolag och det passar därför för väldigt många av våra kunder som har just små aktiebolag. Och vi vet att årsre-dovisningen garanterat blir korrekt. Går den att spara så är den korrekt och det känns tryggt och säkert både för oss och kunden, säger Magnus.Men den kanske största nyttan med att sköta årsredovisningen online är ändå tidsvinsten.– Vi sparar ju tid som vi kan lägga på annat. Och det handlar om stora tidsvinster. Det låter som en klyscha, men det är sådant som händer när man får tag på så här bra produkter.

Det började med att Magnus Strömblads bror behövde hjälp med att hålla reda på räkningar när han blev proffsmusiker på 90-talet. Magnus kunskap spred sig snabbt i musikerkretsar och i dag är många av kunderna hos Strömblad Ekonomi AB kända artister och band.

STRÖMBLAD EKONOMI AB NÄR MUSIKER OCH ARTISTER SJÄLVA FÅR VÄLJA

Allt började med musikerbrorsans räkningar på 90-talet – idag har de många stora band som kunder

DET HÄR ÄR ÅRSREDOVISNING ONLINE

BYRÅFAKTA STRÖMBLAD

• 2 delägare, inga anställda

• Cirka 150 kunder

• Omsättning 2,7 miljoner

• Kontor: Göteborg, Kviberg

Årsredovisning Online drivs av konsult- och produktbolaget Mirendo.

Tanken bakom tjänsten är att hjälpa mindre aktiebolag att skapa en årsredovisning som godkänns av Bolagsverket.

Det finns en rad fördelar med tjänsten, inte minst att använ-daren blir guidad genom hela processen och inte riskerar att missa något med t ex summe-ringar eller beräkningar.

Pernilla Hjelm och Magnus Strömblad

FORTNOX MAGAZINE8

– Jag har kontroll på mina kvitton, det är enkelt och jag behöver inte vara orolig för att jag missar något, säger Johan Widenberg, Key Account Manager på Fortnox.En vanlig månad för Johan Widenberg innebär ofta ett 30-tal kvitton i tjänsten. Kvitton som det gäller att hålla stenkoll på och sedan sammanställa. För kvitton är viktiga och måste sparas enligt lagen. Men kvitton kan lätt glömmas bort eller försvinna när de knölas ner i plånboken. Och det kan lätt skapa ångest och orsaka krångel.Den 5:e eller 6:e i varje månad har alltid varit förknippat med just detta för Johan och kollegorna. Då skulle högarna med papperskvitton och utlägg för föregående månad summeras och lämnas in till chefen.– Det är ju inte jätteroligt att sätta sig och knappa in alla kvitton manuellt, det tar ju en stund. Att sätta fast dem på A4-papper med häftapparat var ju ganska tidskrävande. Och chefen, som skulle attestera alla kvitton, fick springa runt med penna och papper och kolla och bocka av, säger Johan.

Fortnox nya tjänst för utläggshantering Kvitto & Resa har nyligen lanserats. Men den används redan av småföre- tagare i olika branscher och även internt av anställda på Fortnox Johan och hans kollegor reser mycket i jobbet, de har helt gått över till att till att sköta alla utlägg digitalt i appen. Det är både snabbt och smidigt.– Det är väldigt lätthanterligt. Och jag som gillar att ha kontroll över saker och ting har ju verkligen allt jag behöver i appen, säger Johan.

Fortnox Kvitto & Resa hanterar kvitton och reseräkningar enkelt och snabbt i mobilen Genom att digitalisera företagets alla utlägg, representationskvitton, traktamenten och milersättningar slipper man onödig administration.Tillsammans med Fortnox program för bokföring kan hela processen automatiseras.

Det sparar massor med tid och kvali-teten på kvittona blir bättre. Och inte minst är det en hållbar lösning för miljön med tanke på att skrivs ut mer än 1,7 miljarder kvitton i Sverige idag - det motsvarar 60 000 fällda träd!Alla företagare som gör inköp för företagets räkning har nytta av Kvitto & Resa, oavsett storlek och bransch. Det kan vara en liten snickerifirma utan anställda som köper material eller en konsultbyrå med flera anställda som ofta är på resande fot och represente-rar och bor på hotell. Johan Widenberg och hans kollegor har bara testat Kvitto & Resa en och en halv månad men de märker redan en stor skillnad. Den stora vinsten är att de direkt på plats kan hantera kvitton och utlägg var de än befinner sig, i en taxi eller på en restaurang. De fotar kvittot på plats och en rapport skapas automatiskt. Och de har hela tiden koll på sina egna utlägg.

– Vi har fått upp en väldigt bra rutin på kort tid. Jag vet vad jag ligger ute med för pengar och det är en trygghet för mig som anställd att veta att så här mycket ska jag få in av företaget som utlägg. Jag kan hela tiden se var jag är i processen och jag får veta att det jag skickar in är godkänt och klart, säger Johan.En stor vinst med tjänsten Kvitto & Resa är att det aldrig är några oklarheter kring till exempel vilken typ av trakta-menten det handlar om när man är på resande fot, om det ska fyllas i halv- eller heldagstraktamente beroende på hur många timmar man är hemifrån. Det jobbet gör appen.– Det är väldigt enkelt. Jag skriver bara i när jag åker och när jag kommer hem och om jag till exempel har fått frukost och lunch på företagets bekostnad, och sedan räknar appen ut allt åt mig. Innan var det alltid lite osäkert och jag fick kolla vad som gällde om jag åkte vid en viss tid och kom hem vid en viss tid. Det behöver jag inte idag, säger Johan Widenberg.

Josefin Blanck är löneadministratör på Fortnox HR-avdelning och har hand om lönerna för de ca 230 anställda i koncernen. Det är hos henne Johan och kollegornas rapporter hamnar. Och Josefin ser också stora vinster med tjänsten Kvitto och Resa. – Det sparar oerhört mycket tid och underlättar väldigt mycket. Dels är allt attesterat och kontrollerat av deras chefer när det kommer till mig. Jag skapar bara en fil och får in det i löne-systemet direkt istället för att sitta och lägga in alla utlägg och reseräkningar manuellt. När jag får underlaget till mig så ska det vara korrekt, säger hon.Successivt kommer alla medarbetare som reser mycket i tjänsten att använda Kvitto och Resa. Och då får Josefin Blanck ännu mer tid över till medarbe-tarna och annat HR-arbete.– Om alla använder tjänsten skulle det innebära väldigt mycket faktiskt. I princip så gör de ju sina lönebesked själva. Det är bara min kontroll som krävs, det är en stor skillnad, säger hon.

Kvitto & ResaKvitto & Resa

Steg 1: Du gör ett köp med företags-kortet. Transaktionen skapar automatiskt ett utlägg och du fotar kvittot i din app.Steg 2: En rapport skapas automatiskt och samtliga transaktioner för fakturaperioden är låsta till rapporten.Steg 3: När kortleverantören skick-ar periodens faktura kan du skicka din rapport som då matchar fakturan.Steg 4: Rapporten bokförs automatiskt med komplett underlag och matchning mot fakturan.

SÅ FUNGERAR KVITTO & RESA

KVITTO & RESA SKÖTER JOBBETHögar med skrynkliga kvitton, en häftapparat och A4-papper. Så såg det ut på Fortnox när det var dags att sammanställa månadens utlägg. I dag gör företagets egen tjänst för utläggshantering, Kvitto & Resa, jobbet digitalt åt Johan Widenberg och hans kollegor.

chefenDu fotar eller mailar kvittot, sparar

och skickar in dina utlägg direkt från mobilen eller datorn. Kvittot tolkas och

informationen fylls i automatiskt. Du har tydlig översikt över pågående,

inskickade och utbetalda och alla utlägg kan redovisas

- oavsett typ av kvitto.

Du blir meddelad i telefonen eller på datorn när det finns

nya rapporter att hantera eller attestera.

Du kan granska, godkänna eller avslå rapporter och den

anställde meddelas automatiskt vid förändringar. Du skickar enkelt rapport till bokföring

samt underlag för utbetalning via bank eller lön.

den anställde administratören

FORTNOX MAGAZINEFORTNOX MAGAZINE10 11

Kungälvs revisionsbyrå ingår i nätverket LR Revison och Redovisning och sedan årsskiftet kör de anställda i Kungälv Fortnox nya system Digital Byrå. Det innebär att medarbetarna som loggar in möts av en tydlig vy av vad som finns på ”att göra”-listan. Digital Byrå samlar all information om byråns pågående arbete och visar på ett lättförståeligt sätt vad som har högst prioritet och vad som ligger på kö.– Tidigare fick man lägga tid på att övervaka för att se om det fanns något som måste göras på varje enskild kund. Nu får du direkt en överblick på alla dina löpande uppdrag. Det gäller både för enskilda medarbetare och för byrån som helhet, säger Erika Bengtsson som är flödesansvarig på byrån.

Erika Bengtsson testade Digital Byrå under förra hösten tillsammans med några utvalda medarbetare. Vid årsskiftet bestämde de sig för att köra program-met för den löpande redovisning och för löner.– Jag tycker att vi har förändringsbe-nägna medarbetare. Men när det ska införas nya saker måste frågetecknen vara uträtade. Systemet är inte bättre än den värste användaren. Därför rullade vi ut Digital Byrå när vi hade bra koll, säger Anna Hedin Göran som jobbar som revisor på byrån.Sammanlagt har de ungefär hundra kunder i Digital Byrå. Varje medarbe-tare fick avsätta ungefär en halvdag tillsammans med Erika.

– Det krävs att man tänker till, det finns inga genvägar. Vi gjorde grovjobbet och nu när vi är igång så känns det riktigt bra, säger hon.Sparar ni tid? – Det tycker jag. Utöver bevakningen så får vi dokumentation och historik som krävs inom Reko/Rex. Vi använder det också som en checklista och då får vi mycket information samlat på ett ställe.Och som revisor – vad har du för nytta av det? – Underlaget finns samlat och är lätt att komma åt. Som revisor kan jag titta rakt in i Fortnox och få en påmin-nelse om när materialet är redo att granska, säger Anna Hedin Göran.

Kungälvs revisionsbyrå vill ligga i fram-kant när det gäller ny teknologi. På så sätt hoppas man kunna effektivisera arbetet – både för kunden och för byråns skull.– Vi undersöker vad kunden har för behov. Är man väldigt liten kanske det inte finns någon större tidsvinst med att satsa mycket på automatisering och digitalisering. Men det kan finnas andra värden, som tillgänglighet.Vilken är den minst digitala kundgruppen? – Om vi ska generalisera så är det den äldre generationen inom praktiska yrken. Mest digitala är yngre tjänstemän. Men det finns undantag överallt, vi har flera äldre personer som är väldigt på när det gäller det digitala.

Enligt Anna och Erika är det viktigt att påminna sig om att det ibland är de mest oväntade som vill testa nya grepp.– Vi får se upp för våra egna fördomar. Alla måste få samma erbjudande från oss, vi måste nå ut. Det är många som blir glatt överraskad över vad som går att göra nu för tiden.Ta ett exempel. – Kvittohanteringen i mobiltelefonen. Jag har haft kunder som kanske inte haft kvitton mer än till 70 procent. Nu fotar de kvitton så fort de handlar. De har 95 – 100 procent på inlämnade kvitton, säger Anna Hedin Göran.

KUNGÄLVS REVISIONSBYRÅ TIDIGT UTE MED DIGITAL BYRÅKungälvs Revisionsbyrå kör Fortnox Digital Byrå för löpande bokföring och löner. Den största fördelen är hur lätt det är att se vad som behöver prioriteras – både för enskilda konsulter och för byrån som helhet. ”Man får en bra överblick”, säger Erika Bengtsson.

Kungälvs Revisionsbyrå

TEAMET PÅ KUNGÄLVS REVISIONSBYRÅ!

DETTA ÄR KUNGÄLVS REVISIONSBYRÅ AB

Jobbar huvudsakligen med redovisning, löner, bokslut, revision och rådgivningAnställda: 10 styckenKundföretag: Cirka 300 styckenFunnits sedan: År 1993 i nuvarande ägandeformIngår i nätverket: LR Revision och Redovisning som har ett 60-tal lokalkontor i Sverige

Man måste tänka till, det finns ingagenvägar. Vi gjorde grovjobbet och nunär vi är igång så känns det riktigt bra!Erika Bengtsson och Anna Hedin Göran jobbar på Kungälvs Revisionsbyrå


GDPR GDPR

De sista dagarna innan GDPR infördes haglade det GDPR-skämt i sociala medier. Ingmar Bergmans klassiska film ”Det sjunde inseglet” travesterades. Nu var det inte Döden som kom för att hämta, utan GDPR. ”Om jag har ditt medgivande”, sa GDPR klädd i svart särk och huva.Samtidigt som människors mejlkonton proppades fulla med GDPR-mejl gav tekniktidningar ut artiklar om hur man skulle lindra GDPR-ångesten. Enligt Fortnox dataskyddsexpert Sarah Carlström har det varit det fullt ös.– Jag hade mycket att förbereda da-garna innan, men under själva dagen gick det bra. För mig känns det skönt att lagen börjat gälla och att alla kan utgå från det.Vad tänker du om hajpen?– Jag fick nog skämtet om döden och GDPR från Bergman-filmen skickat till

mig fem gånger. Jag tycker det är bra att det blev så uppblåst ett tag. Nu fattar alla att det har börjat att gälla. Samtidigt så är det en stor utmaning i att alla inte blivit involverade. Många organisationer har utsett en ansvarig och resten lämnas utanför.Tror du människor förstår vad det är GDPR förändrar?– Nej. Det är nu det riktiga arbetet börjar. Hittills har det varit mycket fokus på lagkrav och att checka av punkter. Men det handlar om att få in dataskydd i vardagen. Detta måste alla medarbe-tere inom organisationen som hanterar personuppgifter förstå.Hur ska man tänka om dataskydd i vardagen menar du?– Alla behöver tänka på sammanhanget och se personuppgifter som en tillhö-righet. Detta handlar om trygghet för

människor. Ungefär som att äga en bil. Du plockar inte nycklarna från någons jackficka och tar deras bil. Så är det med personuppgifter också. De tillhör någon. Detta måste alla medarbetare förstå som jobbar på ett företag som hanterar personuppgifter.Hur ska byråer jobba framöver?– De kommer att få fortsätta sitt arbete. Många har nog gjort sin första vända. Satt en del rutiner, skickat ut informa-tion och skrivit nya avtal. Men det ska följas upp och se till att rutinerna sitter. Det kommer att bli lättare i framtiden. – Det finns en enhet inom EU som kommer ta fram mer konkreta exempel på hur GDPR ska efterlevas i praktiken. Då blir lagen mindre teoretiskt och det tror jag många kommer att uppskatta avslutar Sarah Carlström.

HAR BÖRJAT GÄLLASå kom dagen med stort D till slut. Den 25 maj började GDPR att gälla. När hajpen lagt sig över själva införandet så är det dags för det verkliga arbetet. Detta är ett pågående projekt som vi kommer fortsätta arbeta med hela tiden, säger Fortnox dataskyddsexpert Sarah Carlström.

I Fortnox finns det funktioner som

hjälper dig i rollen som personuppgifts-

biträde att efterleva GDPR. Du har

möjlighet att exportera, anonymisera

eller radera personuppgifter.

# Ett valt räkenskapsår kan anonymiseras. Du kan

välja att anonymisera verifikationer, periodiseringar,

leverantörsfakturor, kundfakturor, offerter, ordrar och

kopplade filer/bilder för dessa affärshändelser.

# Anställda kan anonymiseras i Fortnox Lön. Då tas

alla personuppgifter på personalkortet bort, fritextfälten

töms och anställnings-ID anonymiseras. För att

anonymisera en anställda krävs en ny behörighet

som tilldelas av systemadministratören.

Fakta: Fortnox, gå in på hemsidan och sök på

”GDPR” så hittar du mer och utförligare information

Så hanterar du personuppgifter i mejlMejl innehåller ofta personuppgifter och därför gäller dataskyddsförordningen. Alla i organisationen måste känna till hur mejl hanteras. Ta fram regler och se till att alla följer dem.

# Sprid inte personuppgifter i onödan. Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete.

# Om du skickar mejl till många samtidigt, överväg om adresserna ska skrivas i fältet för dold kopia (bcc).

# Det är olämpligt att använda mejl för att behandla personuppgifter långsiktigt. Mejl är inte en säker förvaring och det kan vara svårt att ta bort uppgifter när de inte längre behövs. Flytta uppgifter från mejl till lämpligare system.

# Om ni ska använda mejl för integritetskänsliga upp-gifter, använd e-post som är skyddad med kryptering.

# När någon skickar mejl till er är utgångspunkten att ni måste informera dem om hur ni hanterar deras personuppgifter. Ni kan exempelvis länka till er integritetspolicy eller ha den redan i kontaktformuläret om ni använder ett sådant.

Källa: Datainspektionen


Fortnox LönBranschnyheter

FÖRMÅN AV PRIVAT HÄLSO- OCH SJUKVÅRD BLIR SKATTEPLIKTIGI höstas beslutade regeringen om höjt tak i sjukförsäkringen från 7,5 till 8 prisbasbelopp. Den 1 juli i år träder lagen i kraft. På en månadslön innebär lagändringen att taket höjs med 1 896 kr, från 28 438 kr till 30 333 kr.Bakgrunden till lagförslaget var att lönerna ökat kontinuerligt, medan ersättningen för inkomstbortfall legat kvar i många år. De förmåner som omfattas av höjningen är sjukpenning, rehabiliteringspenning, närståendepenning samt smittbärar- penning, ersättning vid tvist om sjuklön. För dig som arbetar med lönehantering innebär det att du måste kontrollera de kollektivavtal som tillämpas, om någon beräkning blir påverkad. Det kan finnas lönearter som baseras på sjuklönelagens prisbasberäkning.Läs mer om lagändringen på regeringen.se.

NYHETER IBRANSCHEN

FÖRSLAG PÅ NYA SKATTEREGLER FÖR FÖRETAGAREPropositionen innehåller bland annat förslag som innebär att bolagsskattesatsen sänks till 20,6 procent i två steg fram till 2021. Vidare finns en generell begränsning av ränteavdrag i bolagssektornen enligt en så kallad EBITDA-regel med ett avdragsutrymme om 30 procent samt en alternativ förenklingsregel där beloppsgränsen sätts till fem miljoner kronor.I propositionen finns också att läsa att det införs ett så kallat primäravdrag för hyreshus i syfte att upprätthålla den höga takten på byggandet av hyreshus, samt ett avdragsförbud för ränta vid vissa gränsöverskridande situationer (hybridregler) och att reglerna om begränsning av ränteavdrag för vissa interna lån som motverkar aggressiv skatteplanering snävas in och blir mer träffsäkra. Skatteregler om finansiella leasingavtal införs.

BONUS MALUS-SYSTEM FÖR FORDON Regeringen och riksdagen har beslutat om ett bo-nus malus-system för nya personbilar klass I och II (husbilar), lätta bussar och lätta lastbilar. Ändringen träder i kraft den 1 juli 2018 och berör endast nya fordon som är påställda i vägtrafikregistret från och med det datumet.Bonus - till bilar med låga utsläppMiljöanpassade fordon med relativt låga utsläpp av koldioxid på upp till 60 g/km, premieras med en bonus med maximalt 60 000 kronor.

Malus - förhöjd fordonsskattMalus innebär en förhöjd fordonsskatt under de tre första åren för bensin- och dieseldrivna personbilar klass I och II, lätta bussar och lätta lastbilar.

2 7 S E P T E M B E R • 0 7.4 5 – 0 9.3 0K I S T A M Ä S S A N • S T O C K H O L M

Dag 2 under Ekonomi & Företag

InspirationNyheter

Digital byrå

Mer information och anmälan hittar du påfortnox.se/kickstart

Starta dagen med oss!


Nya regler

Har du ett byggföretag, en frisersa-long, en restaurang eller ett tvätteri så är du säkert redan insatt i vad som gäller för just dig. Dessa branscher måste redan i dag föra personalliggare enligt Skatteverkets bestämmelser.För en småföretagare med en hektisk vardag med många arbetsuppgifter som måste utföras så kan personallig-garen lätt bli en börda. För det är mycket information som ska finnas i liggaren. Allt från de an-ställdas personnummer till vilka tider de kommer och går varje dag. Även praktikanter och andra oavlönade ska föras in i personalliggaren. Och den ska föras löpande varje dag.Kontroller Skatteverket kan när som helst dyka upp och be att gå titta i personal-liggaren för att kontrollera att allt är rätt ifyllt. Så det gäller att ha koll på pappren, Och det kan bli dyrt att slarva. Har man inte fört personalliggare alls eller fyllt i den felaktigt så har Skatteverket rätt att ta ut en avgift, det kan handla om summor på flera tusen kronor.

Snart kommer ännu fler småföretagare att behöva lära sig detta. • Från 1 juli måste även alla som driver en kropps- eller skönhetssalong, en bilverkstad eller är livsmedels- eller tobaksgrossister föra personalliggare. • En annan nyhet från 1 juli är att varje företagare ska anteckna uppgifter i personalliggaren för sig själv, för make/maka, sambo och för samtliga barn under 16 år.• Drivs det flera olika verksamheter i samma lokal och minst en av dessa omfattas av skyldigheten att föra personalliggare så ska samtliga som är verksamma i lokalen antecknas i personalliggaren. Detta är också nytt från 1 juli. • De nya reglerna från 1 juli gäller även gäller för de branscher som redan idag måste föra personalliggare enligt Skatteverkets bestämmelser.Integrationer Tycker du att det verkar krångligt och svårt? Det behöver det inte vara. Ett enkelt och tryggt sätt att ha total koll på personalliggaren varje dag är att låta någon av Fortnox certifierade

integratörer Entré Office från Hantverksdata, Mowwin och Next göra jobbet. Via Fortnox väljer du enkelt den integratör som passar just din verksamhet bäst beroende på bransch, storlek och inriktning. Du hittar hela listan över certifierade integratörer på fortnox.se/kopplingar

Har du koll på vilka företag som måste föra personalliggare? Från 1 juli införs nya regler och då måste ännu fler branscher börja anteckna vilka som är verksamma i lokalen eller på byggarbetsplatsen varje dag och när de kommer och går.

NYA REGLER FÖR PERSONALLIGGARE

När du administrera arbetet i Nya Samtid sparar du tid, effektiviserar din planering och skapar adekvata underlag för att kunna ta bättre affärsbeslut.

Att använda Nya Samtid innebär• Smartare planering som ökar dina intäkter• Du slipper att manuellt hantera fakturor och löneunderlag• Kontinuerlig kvalitetsuppföljning

Kontakta oss så berättar vi mer om hur Nya Samtid kan förenkla din versamhet och hur du smidigt integrerar med Fortnox.

Äntligen ett

affärssystem

som tar ansvar

för hela din

affär!

Ett molnbaserat affärssystem

för dig som jobbar med bemanning

– genom hela värdekedjan.

Vi startar ett testkonto där du enkelt kan prova systemet

08–20 44 11 [email protected]

VIKTIGT ATT TÄNKA PÅ

De nya reglerna kring personalliggare införs 1 juliEn del av dina kunder behöver informationen - passa på att informera före semesternVill du veta mer i detalj vad Skatteverkets nya regler för personalliggare innebär just för dig? Du hittar all information du behöver på www.skatteverket.se


Redovisningskompetens i Värmland AB

Lotta beskriver sig som en bondflicka, som var så trött på att utbilda sig att hon hoppade av innan grundskolan var klar.– Jag började jobba som 16-åring på en statlig myndighet. Där var jag kvar i flera år innan jag blev uppsagd. Då hade jag inte ens gått klart nian och jag fick läsa upp både grundskolan och gymnasiet. Men då fick jag toppbetyg, säger hon. Men steget att läsa på universitet var för stort. Hon drev en barnklädesbutik utan större framgång. I många år. Till slut tog hon chansen att läsa till civilekonom.– En kompis skulle plugga och jag hakade på. Det slutade med att hon gick några veckor. Jag i fyra år.Fler och fler kunder Hon var färdigutbildad år 2007. Hennes första jobb blev på PwC. Hon älskade arbetet och fick snabbt många kunder.– Jag lärde mig massor av nytt väldigt snabbt och kände efter ett tag att jag ville göra min egen grej. Jag är en sån som kan bäst själv, säger hon och skrattar. Redan under sin tid på PwC hade hon fastnat för det digitala. PwC ville ligga i framkant och gick över från sitt ordinarie program till Fortnox. Lotta såg fördelar med det nya digitala tänket.

– Kunderna kunde bli mer delaktiga. Om de ville alltså. Jag gav dem alltid ett alternativ. Men det är svårt att beskriva vad det var som jag gillade. Men det handlar om frihet. Med alla moduler så är det smidigt.Två anställda Lotta har sitt kontor hos en kund i Åmål. Det är drygt fem mil från hemmet i Grums. Hon har två anställda, Annika Karlsson, som sitter hemifrån i Arvika och Ann Ottosson på kontoret i Åmål.Trots att hon tyckte att Fortnox var fantastiskt att jobba med fanns det en del som hon aldrig fick ordning på. Programmet för löner. Till slut satte hon sin kollega på att ta HR-frågorna.Om hon kunde lära sig det så kunde Lotta lära av henne i sin tur. Men då dök en kurs upp. Fortnox utbildning för användarna av programmet Lön. Resan från Värmland till Stockholm blev minnesvärd. – Jag och min kollega delade på ett hotellrum. Sen var utbildningen och lunchen gratis. Jag tycker det är fantastiskt. I vanliga fall kan kurser gå på många tusenlappar.– Föreläsarna var superpedagogiska. Dessutom var de väldigt personliga och det kändes välkomnande. Inga frågor

var för dumma. Efter att ha gått kursen förstår jag hur de tänkt när de gjorde programmet. Nu använder jag det och det fungerar jättebra, säger Lotta.Kan du beskriva vad det är som fungerar bra med programmet?– De flesta av mina kunder har en fast månadslön, de går inte på stämpel-klocka. Och om inget ändras är det jätteenkelt att skapa en ny lönekörning. Det är gjort med några få knapptryck-ningar. Så är lönebeskedet skapat och på väg.

När en vän föreslog att Lotta Svärd, 51 år, skulle utbilda sig på universitet tyckte hon det lät som att åka till månen. I dag är hon redovisningskonsult och vurmar för det digitala.

FRÅN SKOLKANDE BONDTÖS TILL DIGITAL CIVILEKOMON

”I modern redovisning har kunderna chansen att vara mer delaktiga”Lotta Svärd, redovisningskonsult

BYRÅFAKTA

Redovisningskompetens i Värmland AB Ägare: Lotta SvärdAnställda: Annika Karlsson och Ann OttossonStartad: För sex år sedanKontor: I ÅmålAntal kunder: Sköter löpande redovisning för ungefär 40 kunder i månadenAnvänt Fortnox sedan: År 2008 då hon var på PwC


I dag ser det helt annorlunda ut – nu sköter Företagsplatsen arbetet åt dem.Här finns allt samlat på ett och samma ställe. Att göra rapporter åt kunder går snabbt och och resultatet är säkert och snyggt.– Det sparar mycket tid för oss. Det är överskådligt och smidigt att snabbt få fram rapporter och förstå informationen, säger de.LR Revision och Redovisning i Örebro och Vingåker har ett hundratal kunder. Mest små och medelstora företagare inom olika branscher – snickare, trafik-skolor, frisörer, butiker, åkerier. De flesta är enskilda firmor och aktiebolag.

För redovisningskonsulterna Louise Hagberg och Elin Viitanen innebär det dagliga arbetet att serva kundern med allt från löpande bokföring och rappor-ter om hur de går i bolaget, till att göra bokslut och inkomstdeklarationer. Att skriva rapporter är en av arbets-uppgifterna som tar en stor del av deras tid. Och länge löste de arbetet med olika program och ”sydde ihop” rapporteringen själva till en bra lösning som fungerade för kunden.Men den tiden är ett minne blott på LR Revision i Örebro. Med en knapp-tryckning hämtar de via Fortnox den information de behöver för att uppda-tera alla grafer, nyckeltal och rapporter inom loppet av några sekunder.

– Skillnaden är att nu kan vi få mer tillförlitliga rapporter, det finns ingen mänsklig faktor som kan fylla i fel siffror helt enkelt. Det blir också mer enhetlig eftersom rapporteringen ser likadan ut varje månad. Kunden kan också själv gå in och se sina diagram, säger Elin Viitanen. En av de stora vinsterna med Företagsplatsen är tillgängligheten - att flera kan ha tillgång till samma material samtidigt. - Vi använder dokumentarkivet tillsammans med kunden och vi kan lägga upp gemensamma dokument så att man har allt viktigt på samma ställe digitalt. Kunden kan lägga upp dokument där och vi kan göra det

också. Vi kan få fram rapporter hela tiden oavsett var kunden är, logga in på företagsplatsen och leta upp gamla periodrapporter, balans- och resultat- räkningar, nyckeltalsanalyser och annat, säger Louise Hagberg.– Vi har lagt in alla våra kunder i fö-retagsplatsen. Nu blir rapporteringen alltid likadan oavsett vem som jobbar löpande just då och det är en stor fördel. För även om vi ska vara per-sonliga och har ett stort klientansvar så kommer det ju sjukdom och annat som gör att vi måste ta över varan-dras jobb ibland. Kunden behöver inte, som det var tidi-gare, vara beroende av sina kontakter på LR Revision via mail eller telefoner.

Kanske sitta och vänta på att Louise eller Elin ska kontakta dem i ett ärende som rör deras ekonomi. Nu kan kunden själv hämta rapporter via Företagsplatsen.– Ta en situation hos banken till ex-empel där kunden ska ta ett banklån, då behöver man inte vänta på ett mail från oss utan kan direkt ta fram rapporterna som banken kräver från Företagsplatsen. Och eftersom vi bara lägger ut det som är färdigavstämt av oss och först då skickar över siffror till Företagsplatsen så betyder det att rapporterna är tillförlitliga, säger Elin Viitanen.

En annan smart lösning är att Fortnox och Företagsplatsen ”pratar med” varandra.- Det är jättesmidigt, man bara klickar och uppdaterar eftersom program-men pratar med varandra. Det finns en integration mellan dem som gör att Föregatsplatsen hämtar data från Fortnox. Det innebär att man inte be-höver göra någon manuell hantering av sie-filer, säger Louise Hagberg.På Företagsplatsen är det också enkelt att bygga sin egen skräd-darsydd resultatrapport. – Om kunden till exempel vill ha en rapport som visar olika nyckeltal och resultat som man inte kan få fram normalt så kan vi bygga en egen

Hemmasnickrade mallar och egentillverkade nyckel-talsanalyser. Så såg det dagliga arbetet med löpande rapportering ut för Louise Hagberg och Elin Viitanen, redovisningskonsulter på LR Revision i Örebro.

LR-Revison LR-Revison

Elin Viirtanen med sina kollegor under ett intermöte på LR Revision.

FORTS. NÄSTA SIDA


LR-Revison

Företagsplatsen lanserade sin tjänst redan 2006 och har sedan dess servat över 200 redovisningsbyråer och 40 000 företag med sina rapporter.

• Med en knapptryckning hämtas den avstämda perioden från Fortnox för att uppdatera alla grafer, nyckeltal och rapporter inom loppet av några sekunder.

• För de som har behov av speci-alrapporter finns möjlighet att klicka ihop det själv genom att enkelt välja vilka kolumner och rader rapporten ska innehålla.

• Via dokumentarkivet får redovis-ningsbyrån en samlad yta för kunder-nas dokument, enkelt att komma åt för de som ges tillgång. Inget material behöver längre skickas via epost.• Som kund till Företagsplatsen finns också möjlighet att anpassa tjänsten till redovisningsbyråns egna färger och logga. Samt att kunderna får logga in till tjänsten via byråns egen hemsida.

DETTA ÄR FÖRETAGSPLATSEN

specialanpassad rapport efter kundens önskemål och den kan man sedan spara, säger Elin Viitanen.

– Ta ett exempel med en kund inom åkeribranschen som vill se hur mycket drivmedel den gör av med. Då kan vi spara den informationen som en mall och använda den på alla åkerier, en jättesmart funktion som sparar tid.Vinsten med Företagsplatsen är stor för Louise Hagberg och Elin Viitanen i

deras arbete som redovisningskonsulter på LR Revision. Men de ser också en stor vinst för kunden.

– De får en lättare översikt över hela året och de kan följa sitt resultat på ett mycket bättre sätt. För många kunder har det tidigare varit svårt att tyda en balans och resultatrapport med myck-et siffror. När de får en rapport på Fö-retagsplatsen så blir det mycket mer lättöverskådligt med tydliga staplar och grafer. Kunden ska ju ha nytta av bokföringen också. Det är ju tanken, säger Elin Viitanen. Kunden loggar in via LR:s hemsida, vilket gör att det inte behöver leta sig in på andra sidor för att komma åt sina rapporter.

Företagsplatsen är säker och den sparar massor med tid!

Louise Hagberg på LR Revision i Örebro

Elin Viitanen är nöjd med Företagsplatsens rapporter.

BYRÅFAKTA

LR Revision & Redovisning är ett nätverk av lokalt ägda revision- och redovisnings- byråer, med över 70 lokalkontor runtom i Sverige. Medlemsbyråer arbetar främst med små och medelstora företag. Samtidigt har byråerna fördelen av en gemensam organisation som ger tillgång till specialister, kompetensutveckling och ett internationellt kontaktnät. LR Revision & Redovisning Örebro/Vingåker AB har totalt 19 anställda.

En integration, allt du behöver.

Tel 031–395 50 50Mail [email protected] syncify.se

Vårt uppdrag – Integrera Nordens alla affärssystem och tjänsteleverantörer.

Syncify ger dig frihet att välja system, skippa bindningstider och höga konsultkostnader. Genom standardiserade integrationer mellan de främsta affärssystemen och tjänste- leverantörer kan du fortsätta att utvecklas och få möjlighet att välja de system som passar din verksamheten bäst.

Syncify är enkelt, effektivt och underhållsfritt. Med gratis anslutning till ditt affärssystem har du tagit det första steget i att digitalisera företagets ekonomiska flöden.

• Tar bort manuellt arbete med smarta integrationer• Automatiserar företagets processer• Kostnadseffektiv integration

Alla pratar digitalisering. Syncify skapar den.

FORTNOX MAGAZINE24

Deras firma JC Redovisning – döpt efter begynnelsebokstäverna i deras förnamn – har bara ett halvår på nacken.– Vi känner att vi ha drygt 20 år kvar att jobba. De 20 åren ska bli de bästa åren i våra liv. Så vi bestämde oss att skaffa något eget, jobba åt oss själva och lägga fokus på våra kunder, säger de.Det var därför de hoppade av samar-betet med den större organisationen de ingick i tidigare. De pratar förtjust

om de nya lokalerna och om arbetsron som uppstått. Att effektiviteten har ökat.– Vi har fått tag på världens bästa ställe. Det är handikappanpassat. Lätt att parkera, lätt att komma in. Kunderna kan komma och besöka oss. Positiv energi Det är inte bara Jessica och Cecilia som är nöjda. Kunderna – hantverkare, tandläkare, butiker, för att nämna några – är också det.

– De säger det i alla fall. Stämningen hos oss smittar. Det finns en positiv energi här.De har jobbat i branschen i ungefär tio år och är båda utbildade redovisnings-konsulter. Men arbetet handlar om mycket mer än bokslut, fakturor och likviditet. De tycker inte att deras jobb är speciellt annorlunda mot vad en karriär- eller livscoach sysslar med.

Formellt bedriver de en redovisningsbyrå. Men i verkligheten handlar det lika mycket om livs- och karriärscoaching. ”Vi är ju över 40 år. Vi har livserfarenhet. Vi delar med oss av allt”, säger Jessica Dahlin och Cecilia Sjöö Gunnarsson i Köping.

Jessica Dahlin och Cecilia Sjöö Gunnarsson

POSITIV ENERGIHos Jessica och Cecilia kommer kun-derna och pratar av sig. Får goda råd. Får höra att någon tror på deras idéer, att de ska satsa.– Vi har att göra med många beundrans-värda människor. De är entreprenörer, de är snabba i skallen och brinner för sin sak. De är inspirerande. Och vi bidrar med en positiv känsla. Visst, ibland behöver man ta ned dem på jorden. Bromsa lite. Men det är viktigt att vi har en positiv syn på deras företagande.Så allt handlar inte om ekonomi när ni träffar kunder?– Nej, vi är ju båda över 40 år. Vi har livserfarenhet. Vi delar med oss av allt, säger de och skrattar.

När de startade upp firman vid års- skiftet så bestämde de sig för att köra allt i Fortnox. De var bekanta med programmet sedan tidigare och tyckte att programmet underlättar samarbetet med kunderna.Under våren har de gått Fortnox utbildning i programmet Lön.– Vi är inte superdigitala. Men vi jobbar på det. En fördel är att man slipper att säkerhetskopiera. Det finns i molnet. Vi tycker att kursen i löneprogrammet var väldigt inspirerande. Man känner sig glad och peppad när man åker hem igen. Vi har inte flyttat över några kunder än, men de nya som vi fått sedan vi gick kursen kör vi i programmet.

BYRÅFAKTA

JC Redovisning Ägare: Jessica Dahlin och Cecilia Sjöö GunnarssonAnställda: Timanställda vid behovKontor: Köping i VästmanlandStartad: Årsskiftet 2017/18Antal kunder: Ungefär 100 kunder löpande per månadAnvänt Fortnox sedan: Företaget startade

Vi känner att vi har drygt 20 år kvar att jobba. De 20 åren ska bli de bästa åren i våra liv.

EKONOMISKA RÅD

JC RevisionJC Revision


Inblick

För Filip Nilsson, 24 år, är det viktigt med arbetsglädje. Han har valt att jobba som snickare och med arbete inom familjens lantbruk nära Västerås eftersom han är en praktiker.– Jag skapar med trä som snickare. I lantbruket vill jag känna jorden. Jag gillar att jobba med händerna.Han har egen firma och samarbetar med en redovisningsbyrå för att få pap-persarbetet gjort. En sak som han måste göra själv – som han egentligen inte finner någon större glädje i – är att hålla reda på timmarna han ska fakturera.Det brukade ske med papper och penna. På ett block som inte alltid fanns tillgängligt. Till och från slutade det med

att han inte kunde registrera all tid han ville – han hade inte riktigt koll.– Det är lätt hänt med olika småjobb. Ibland åker man tillsammans med andra och då använder man deras bil. Då har man inte blocket med sig, säger han.För ett halvår sedan skaffade han Fort-nox Tid. Och några månader senare var han igång med appen i mobilen.– Oftast registrerar jag mina timmar när jag satt mig i bilen och är på väg för att åka hem från bygget. Mobilen har man alltid med sig och det går på några få knapptryckningar, säger Filip.Vid slutet av varje månad plockar han fram datorn och fakturerar.

I tidprogrammet finns all information samlad och det är redan uträknat vilka summor han ska sätta på fakturorna.– Att jag verkligen fastnat för program-met och appen i mobilen kanske är för att jag är ung och gillar teknik och prylar. Det är skönt att komma ifrån papper och penna, säger han.Vad tycker du om Fortnox Tid?– Det är en lättnad nu när jag använder det. Jag kommer bort från att lägga tid på pappersarbete som jag inte är intres-serad av, säger Filip Nilsson.

Mer tid till det som är roligt. Så känns det för snickaren och egenföretagaren Filip Nilsson efter att han skaffade nya Fortnox Tid. Framförallt är det appen i mobiltelefonen som minskar pappersarbetet.

SKÖNARE VARDAG FÖR FILIP – TACK VARE NYA TIDPROGRAMMET

FAKTA OM FILIP

Filip Nilsson Entreprenad AB Ägare: Filip Nilsson24 år och bor i Strömsholm utanför Västerås.Egenföretagare inom lantbruk och snickeri. Bäst med Fortnox Tid: Effektiv tid- och frånvaro- registrering på projekt, kund och kostnadsställen.

Det är en lättnad. Nu kan

jag ägna mig ått skapa

istället, säger filip.

FORTNOX MAGAZINE28

Tips & Tricks

Experter på kassasystem

[email protected] | 010-45 78 100 | Läs mer om oss på cash-it.se

Träffa oss påEcommerce +ShopTech-mässan18-19 april.Monter K:04!

CASH IT RETAIL

Kassasystem för ett bättre småföretagslivVi hjälper företag i hela Sverige att ta betalt. Sedan 1999 utvecklar Cash IT det användarvänliga kassasystemet Cash IT Retail. Vi är en helhetsleverantör av kassasystem och betallösningar som hjälper dig och ditt företag att växa.

Med vår integration till Fortnox vinner du mycket tid. Bokföringen blir automatiserad och du håller register så som lagersaldo, artiklar, och priser synkroniserade i realtid mellan båda systemen. Vi finns i hela landet, i många olika branscher.

Färdig årsredovisning på några minuter!

Komplett årsredovisning enligt K2

Skatteberäkning och INK2 ingår

Suverän support om du kör fast

Årsredovisning Online är en certifierad Fortnox partner. Besök oss på www.arsredovisning-online.se eller ring 08‑5500 4347.

KOPPLA KORT TILL FORTNOX KVITTO & RESADin kund gör ett köp med företagskortet. Transaktionen skapar automatiskt ett utlägg och din kund fotar kvittot i appen. När kortleverantören skickar periodens faktura matchas den med utläggen som kunden har registrerat i appen. Utläggen bokförs automatiskt med komplett underlag och matchning mot kortfakturan.

TIPS & TRICKSI FORTNOX

SPÅRNING AV OFFERT- ORDER- FAKTURANär du skapat en faktura från en offert via order kommer dessa alltid att vara sammankopplade. Genom att klicka på förstoringsglaset uppe till vänster på offerten, ordern eller fakturan så ser du kopplingen mellan dem. På detta sätt kan du enkelt växla mellan de olika affärshändelserna.

Gratis och automatisk adresshämtningNär du lägger upp en ny kund räcker det med att du fyller i kundens organisations- eller personnummer och klickar på enter. Då kommer kundens adress att hämtas från Bolagsverkets eller Skatteverkets

register och fyllas i automatiskt.Detta gäller även när du lägger upp en ny leverantör.

SÅ HÄR UNDVIKER DU BLUFFAKTURORFör att du ska undvika att betala bluffakturor får du en varning om du skulle skriva in organisationsnumret på en leverantör som finns med på Svensk handels varningslista. När du sparar leverantören eller leveran-törsfakturan kommer varningen upp och du bör då kontrollera att fakturan är korrekt så att du inte betalar en felaktig faktura. Meddelandet ser ut som nedan.


PERSONALREGISTRETAnge personnummer i personalregistret och då hämtas automatiskt namn och adressuppgifter upp om personen har fyllt 16 år. Du får dessutom rätt arbets- givaravgift vald utifrån födelseår.

NYA BEHÖRIGHETER

GDPRDet har tillkommit nya behörigheter för att anonymisera räkenskapsår, hantera borttagna användare, anonymisera anställda, radera löneår och radera behandlingshisorik. De nya behörigheterna hittar du under administrera användare och register/övrigt.

STÄM AV KONTODu missar väl inte vår funktion Stäm av konto! Från följande banker kan du läsa in kontoutdraget automatisk via bankintegration: Handelsbanken, Nordea SEB (inom kort). Från övriga filer kan du läsa in kontoutdraget via fil.

SPARADE SEMESTERDAGAR I PERSONALREGISTRETNu specificeras sparade dagar per intjänande år i personalkortet.

COLLECTUM ITP2Från programmet kan du nu även rapportera anställda som tillhör ITP2 till Collectum. ITP2 - tjänstemän födda 1978 eller tidigare. Rapporteringen ska göras när en förändring sker på den anställdes månadslön, vid tjänstledighet, föräldraledighet eller längre sjukfrånvaro.

SKAPA NYTT ARBETSSCHEMA FRÅN PERSONALREGISTRETFör att underlätta finns det nu möjlighet att direkt från personalkortet välja att skapa ett nytt arbetsschema.

Tips & Tricks

HUR VILL DU TA BETALT?Med MoreFlo kassasystem får du ett flexibelt kassasystem som gör att du kan fokusera på det du gillar.

MoreFlos färdiga kassapaket innehåller allt du behöver för att ta betalt, och har alla de klassiska kassafunktionerna samt påbyggnadsmöjligheter när du önskar.

MoreFlo har fullständig integration med Fortnox och är en certifierad partner.

Välkommen att kontakta oss så berättar vi mer.


Fortnox Utbildningar

HÄR KAN DUTRÄFFA OSS I HÖST

Digital Strategi – Steg 1Vår verklighet digitaliseras och branschen måste anpassa arbetssättet för att kunna hänga med, och just DU behövs!

Under dagen går vi igenom smarta digitala funktioner i Fortnox program samt tittar på arbetssätt för att du skall få de bästa verktygen för ett bra samarbete med dina kunder. I steg 1 tar du första stegen mot ett Digitalt arbetssätt.

Enkelt att komma igång med Fortnox utbildningar

Digital Strategi – Steg 2Steg 2 är för dig som kommit igång med digitala arbetssätt i Fortnox. Tanken är att du först går steg 1 och jobbar lite innan det är dags för nästa steg för att få ut maximalt av dagen. Under förmiddagen lär du dig vilka digitaliseringsmöjligheter som finns och eftermiddagen ägnas åt workshop där vi fokuserar på att alla ska komma igång med det digitala arbetssättet.

Fortnox LönekonsultDen här utbildningen vänder sig till redo-visningskonsulter med lönekunskap som vill komma igång och arbeta i Fortnox Löneprogram. Under dagen håller vi utbild-ning och vi går igenom hela löneprocessen och hur du arbetar på bästa möjliga sätt. Vi pratar även lönekartläggning och vilka möjligheter det finns för koppling till andra system, exempelvis tidstämpling, rese/utlägg och närvaroregistrering, vi ger dig även verktygen för en digital löneprocess med koppling till bank etc.

Du har möjlighet att ställa dina egna frågor om Fortnox löneprogram samt få hjälp av våra föreläsare att göra rätta inställningar i programmet för att få ett väl fungerande arbete i Fortnox Löneprogram

Digital Kick offDigitaliseringen av redovisningsbranschen är ett faktum. Men många frågor uppstår kring digitalisering. Finns det någon bra digitaliseringsstrategi? Kan allt verkligen digitaliseras och vad säger egentligen lagen?

Vi kommer ut till er och hjälper er igång med det digitala arbetet i en heldags kick-off. När dagen är slut så har varje konsult kommit igång och arbetar digitalt med minst en kund. Vi kickstartar igång dagen och tittar på vilka möjligheter till digitalise-ring och vilka strategier som finns. Under eftermiddagen sätter vi igång och digitali-serar kunderna.

Pris 4900kr/ heldag

Dagarna är kostnadsfria och vi bjuder på lunch och fika!Utbildningarna håller på mellan 09.00 – 16.00.

TID & PLATS FÖR STEG 1 TID & PLATS FÖR STEG 2

TID & PLATS

29/8 Visby

4/9 Karlstad

6/9 Göteborg

11/9 Växjö

26/9 Västervik

10/10 Umeå

16/10 Stockholm

17/10 Stockholm

23/10 Falun

8/11 Sundsvall

13/11 Halmstad

20/11 Västerås

5/9 Uddevalla

18/9 Växjö

19/9 Ystad

27/9 Linköping

11/10 Umeå

24/10 Uppsala

7/11 Stockholm

21/11 Stockholm

5/12 Ystad13/9 Stockholm

2/10 Göteborg

14/11 Stockholm

4/12 Göteborg

3 VI ÄR PÅ PLATS!Ekonomi & Företagmässan 26-27 september, Kistamässan

3 VI ÄR PÅ PLATS!Fortnox Kickstart 27 september, Kistamässan

FÖR MERINFORMATIONfortnox.se/ utbildning

Move on – heldagsevent i StockholmWolters Kluwer och Fortnox bjuder in till en dag med spännande talare där du även träffar branschkollegor från hela Sverige. Du får bland mycket annat en nulägesanalys av var Wolter Kluwer respektive Fortnox befinner sig just nu och hur de närmsta åren ser ut. Vi kan lova att du blir inspirerad, informerad och underhållen och bland föreläsarna finns Steve Pipe, Jonas Hammarberg och Frida Boisen.

Läs mer om eventet och anmäl dig på http://moveonsweden.se/


JOBBAR DU MED UTHYRNING?– vårt webbaserade system håller ordning på alla detaljer

WebbaseratEnkelt och installationsfritt

– inklusive löpande uppdateringar och backup.

AnpassatUtvecklat i nära samråd

med aktörer i branschen och skräddarsytt för dig som hyr ut.

FlexibeltSystemet hjälper dig att

organisera hela din uthyrnings- verksamhet.

Hyrma är ett webbaserat uthyrningssystem där du får bra kontroll över dina avtal, kunder, artiklar, uthyrningsobjekt, fakturering, intäkter, kostnader med mera. Hyrma administration är smidigt integrerat med marknades största redovisningssystem.

Kontakta oss eller läs mer på vår hemsida om hur du enkelt kommer igång och vilken lösning som passar din verksamhet bäst.

040–18 22 11

[email protected]

www.hyrma.se

EN SÖMLÖS SÄLJPROCESS

NYA FORTNOX CRM ÄR HÄRFortnox CRM passar de som vill komma igång med mer effektiv försäljning, få struktur i säljprocessen och bättre överblick av pipeline. Den nya versionen lanserades i slutet av maj.

Per Närstad, VD på Bolagsplatsen.se - Sveriges största marknadsplats för företagsöverlåtelser, fick tidigt en fråga från Fortnox att pilottesta produkten och han är mycket nöjd med resultatet.– Ja, det kändes mycket bra medan vi provade pilotversionen och nu har vi gått över till den skarpa varianten. Det är ett enormt lyft jämfört med CRM Säljstöd som vi hade tidigare, konsta-terar han.Det är inte bara ett effektivt verktyg för säljarna när de befinner sig ute på fältet, utan även för Per i sitt arbete med uppföljning och rapportering.

Kopplingen till övriga Fortnox program såsom Fakturering och Order & Offert gör det till ett sömlöst system som minskar arbetsbördan för säljarna, enligt Per.– Vi använder naturligtvis även appen, och den har gjort att vi inom organisa-tionen fått en smidigare säljprocess. Det skapar en enkelhet och tydlighet för våra säljare. Särskilt säljtavlan är ett utmärkt verktyg för oss.Med säljtavlan erbjuds en överblick av pågående affärsmöjligheter. Här kan man exempelvis se värdet på affärerna och hur man ligger till mot budget.

STORBRITANIENS STÖRSTA EVENT FÖR REDOVISNINGSBRANSCHENI slutet av maj besökte Fortnox mässan Accountex i London, Storbritanniens största konferens för redovisnings- och finansbranscherna.Accountex ger branschen möjlighet att upptäcka nya produkter och tjänster från över 200 utställare. Naturligtvis var Fortnox på plats för att skaffa sig information om vad som är på gång och vad som pågår i redovisningsbranschen.Bland utställarna fanns bland annat Fortnox samar-betspartner Wolter Kluwer och integrationspartnern Företagsplatsen.På mässan hölls inte mindre än 280 föreläsningar, seminarier och workshop och det var väldigt välorganiserat. Nästa års hålls eventet den 1-2 maj, och det är väl investerad tid att besöka det. Steve Pipe föreläste i Wolters

Kluwers monter.Företagsplatsen var på plats med egen monter

Fördelarna med Fortnox CRM Slipp dubbelarbete - all försälj-ning i CRM synkas automatiskt med Offert & Order och/eller FaktureringEnkel app som gör det möjligt att hålla koll även utanför kontoretEffektivare säljprocess med säljtavla och pipelineFull koll på försäljning och prog-noser med smidiga rapporterMöjlighet att koppla till kalender samt få företagsdata via Bisnode

FORTNOX MAGAZINE36

Fortnox Försäkring

Bokförde precis 2 400 ordraråt e-handelsbolaget.

Woah! Måste tagit hela dagen.

Inte ens 30 sekunder.

Vad är det för voodoo?

Helautomatiska integrationer mellanFortnox och andra system.

Woah! Måste tagit hela dagen.

0470-34 87 00

standout.se/integrationer

TRYGG ÖVER TIDFortnox Försäkringar står i startgroparna att lansera sitt första försäkringserbjudande. Man har utvecklat ett skräddarsytt försäkrings- paket till Sveriges småföretagare tillsammans med Trygg-Hansa, och samtidigt utvecklat en spännande programvara.

Skräddarsydda lösningar, det har väl alla i branschen? Men med Fortnox Försäkringar kan det verkligen bli allvar. Genom att man redan är kund hos Fortnox finns det information i systemet, som kan användas som underlag för att skräddarsy en lösning som passar bäst för verksamheten just nu. Som redovisningskonsult har du alltså en unik möjlighet att hjälpa din kund att hantera även den här delen av verksamheten.Företagaren har kunskap i exempelvis Fortnox Bokföring, Lager eller Lön. Genom att också lägga till försäkrings-programmet och låta dem samspela kan försäkringen baseras på korrekta uppgifter och bli helt anpassad efter företagets behov.Fortnox Försäkringar håller också koll på försäkringen över tid. När företaget växer, breddar verksamheten eller investerar ger programmet förslag på lämpliga justeringar eller kompletteringar i skyddet. Förändringarna kan hanteras antingen av företagaren själv, eller av dig som redovisningskonsult.– Det fina med att ha sin försäkring i Fortnox Försäkringar är att försäkringsprogrammet kan hjälpa kunden att behålla försäkringen rätt över tid. Vi kallar det ”Trygg över tid”, säger Åsa Andersson som är VD på Fortnox Försäkringar.

VÄLKOMMEN TILL PROJEKTPORTALENANVÄNDS I ÖVER 50 000 BYGGPROJEKT

Av hantverkare – för hantverkare.

08–55 11 49 00 www.projektportalen.seMVP Software AB

DokumentationBrukar du också glömma papper och dokument. Med projektportalen finns de dokument som du behöver direkt i portalen.

BranschanpassatProjektportalen har utvecklats av hantverkare för hantverkare. Målsättningen är alltid att förenkla vardagen för hantverksbranschen.

Ökad lönsamhetÖka din konkurrenskraft genom att driva varje projekt effektivare och med större lönsamhet. Genom att jobba smartare och mer effektivt kan du öka intäkterna med de resurser du redan har.

Lätt att komma igång 1. Gör din beställning på projektportalen.se

2. Lägg upp dina anställda i Projektportalen.

3. Inloggningsuppgifter mailas till dig.

4. Importera dina kunder och artiklar via excel.

5. Synka dina register med våra integrationer mot flertalet ekonomisystem.

TidsrapporteringÄTA-hantering

Avvikelser

Kommunicera

Egenkontroller

Dokument

Dagbok

Att-göra-lista Elektroniskpersonalliggare

Vi utvecklar Projektportalen ihop med branschförbunden och dess medlems-företag. Det är de som vet vad som behövs av ett system. Vi gör olika anpassningar för de olika branscherna för att ytterligare förbättra systemet.

FORTNOX MAGAZINE38

Sedan 2006 har vi levererat det snyggaste och tryggaste rapportverktyget till Sveriges redovisningskonsulter. Nu ökar vi takten och lanserar marknadens mest lättanvända rapporteditor. Skapa rapportmallar precis som du vill ha dem och som uppdateras automatiskt varje gång du hämtar ny data från Fortnox. Din kund kommer åt allt med en knapptryckning. Visst låter det bra?

Du kan nu göra rullande 12, nyckeltalsrapporter, projektrapporter, budgetrapporter, balans- och resultaträkningar på engelska, kassaflödesanalyser och mycket mer. Allt samlat på ett ställe för både dig och dina kunder Skicka ett mejl eller slå en signal så ser vi till att du får en rundtur! [email protected] | 08-774 63 00 | foretagsplatsen.se/fortnox

SNYGGT & TRYGGT

WAULTER

Certifierad integrationspartner till Fortnox

Företagsplatsen

är bäst!

fortnox ad April 2018.indd 1 2018-03-20 14:39:23

FORTNOX MAGAZINE40

ekonomiska rÅd och positiv energi · smidigare att komma igÅng med digital byrÅ. att ha en en...

Documents