el archivo de empresa
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EL ARCHIVO DE EMPRESA
La organización es necesaria para que no
tengamos que oír frases como estas:
« Con este desorden no se encuentra nada…»
«Llevo tres días buscando un papel…»
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PORQUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS
Objetivos de un sistema archivístico: Disminuir el volumen de documentos. Racionalizar la utilización de recursos
humanos y materiales. Facilitar localización de documentos. Reducir costos. Aprovechar espacio. Incrementar la productividad.
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ARCHIVO Y DOCUMENTOS
DOCUMENTOSPueden ser: Texto Iconográfico Sonoro Audiovisual electrónico
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ARCHIVO Y DOCUMENTOS
Elementos que forman un documento:
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ARCHIVO Y DOCUMENTOS
Tipos de documentos: Correspondencia Expedientes Dosieres Libros Catálogos Hemeroteca
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
En las oficinas de una empresa los documentos pasan por tres etapas:1.Primera Edad: cuando los documentos se están tramitando y por lo tanto son de uso frecuente
archivo del puesto
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
2.Segunda Edad: es la fase en que los documentos ya han sido tramitados, pero se siguen utilizando, consultando, etc. De forma frecuente.
Archivo Departamental
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
3.Tercera Edad: llegan a esta fase aquellos documentos que no han sido eliminados en las dos anteriores, ya que por razones fiscales, históricas, etc. Se estiman que deben conservarse.
Archivo Corporativo
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TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO I + DEstos departamentos disponen de un gran volumen de otros tipos documentales, por lo que se aconseja la creación de elementos para su rápida localización.
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INSTALACIÓN FISICA DE LOS DOCUMENTOS
Soportes Material de archivos Elementos auxiliares Contenedores
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MOBILIARIO, SISTEMAS DE ARCHIVO
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MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD
La correcta conservación de los documentos requiere adoptar una serie de medidas para controlar diversos factores de riesgo.