DIPLOMADO ESPECIALIZADO EN GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

TEMA 2

EL DISEÑO DEL PUESTO, MANUALES DE PERFILES DE PUESTOS Y MODALIDADES DE

INGRESO A LAS ORGANIZACIONES ESTATALES

LA FUNCIÓN Y EL DEPARTAMENTO DE PERSONAL

DISEÑO DE PUESTOS DE

TRABAJO

EMPRESA: Unidad económica de producción. “Conjunto ordenado de factores cuyo destino inmediato es la producción” ( Aguirre de Mena.)

El establecimiento de una estructura organizativa tiene su base en la división del trabajo en diferentes actividades que se asignan a diferentes:

Órganos Unidades

Secciones Personas

Dos criterios básicos;

División del Trabajo y Coordinación

*ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE

PUESTOS DE TRABAJO

Verifica que una organización es adecuada, que la distribución de trabajo es satisfactoria, que las responsabilidades personales son asumibles, que el ajuste dinámico entre competencias, habilidades, esfuerzos y responsabilidades es el adecuado (Fernández-Ríos)

*PUESTO DE TRABAJO

*CONJUNTO DE POSICIONES INDIVIDUALES IDÉNTICAS O SIMILARES EN CUANTO A TAREAS, DEBERES, RESPONSABILIDADES Y CONDICIONES DE TRABAJO.

*Cosas que un determinado empleado realiza.

*¿Cuántas veces te has preguntado…?

*MOTIVOS PARA REALIZAR UNA ADPT:¿Por qué está tan mal organizado el trabajo?

¿Por qué repetimos algunas tareas?

¿Cuáles son exactamente mis funciones y tareas?

¿Qué lugar ocupo en mi departamento?

¿Qué retribución merece cada puesto?

¿Cuál es el perfil que exige el puesto?

¿por qué la plantilla se muestra descontenta?

¿Cómo puedo mejorar el clima laboral?

¿Por qué es tan alto el indice de bajas laborales?

*ADPT

*CONCEPTO: Consiste en recoger información sobre las funciones, tareas y exigencias de cada puesto de trabajo y ponerlo por escrito.

El conocimiento de los puestos de trabajo de una organización es una condición necesaria para el correcto desarrollo de los otros procesos organizativos.

*La ADPT, es la llave maestra, es la declaración escrita de las funciones, tareas y responsabilidades de un puesto de trabajo y de las competencias que debe tener su ocupante.

ANALISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

• Proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en unidades menores e identificables : tareas.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

• Relación detallada de las tareas de un puesto y de los requisitos personales para llevarlas a cabo.

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

La ADPT estudia unidades de trabajo impersonalizadas, independientes de las personas que los ocupan

*OBJETIVOS

• Aclarar funciones, autoridad, dependencia y responsabilidades de cada puesto.

• Descubrir duplicidades y vacíos.• Introducir cambios en la estructura para optimizar

la distribución de funciones, tareas y su flujo• Confeccionar el catálogo de puestos de trabajo

para la planificación de RRHH• Catálogo de puestos• Inventario de RRHH. Recuento de recursos de la

organización.• Mejorar la seguridad en el trabajo y reducir la

accidentabilidad, pues obtenemos información sobre los riesgos de cada puesto.

• Permitir la valoración de puestos, la contribución de cada puesto a la organización.

• Implementar la responsabilidad social corporativa• Implementar un sistema de calidad que sirva de

base a las auditorías.• Promover la gestión del conocimiento.

OR

GA

NIZ

AT

IVO

S

*Objetivos

• Encauzar la Selección. Facilita la elaboración del profesiograma o perfil del puesto. Comprara a cada candidato con el puesto.

• Planificar la formación y la promoción (principio de Peter o del nivel de incompetencia)

• Orientar los planes de carrera. Diseñar los organigramas.• Optimizar el ajuste persona-puesto. Persona adecuada en el

momento preciso.• Reducir las quejas y la salida del personal. Reducir el

Absentismo• Elaborar los perfiles de los puestos. • Introducir la gestión por competencias. Definición de

conocimiento y habilidades y de actitudes y comportamientos.

• Mejorar el clima laboral• Encauzar la evaluación de desempeño. Comparar lo que el

empleado debe hacer con lo que hace realmente.• Prevenir el moobbing. Por falta de definición de funciones

que genera conflictos de competencias.• Reducir el extres por el trabajo mal organizado.• Prevenir el burn-out por demandas excesivas de trabajo.

De desarroll

o de RRHH

*PROCESO

10. HACER LAS REVISIONES

9. ESCRIBIR LA DESCRIPCIÓN FINAL

8. PRESENTAR LOS RESULTADOS

7. CUMPLIMENTAR EL PROTOCOLO

6. ESCRIBIR LA GUÍA DEL ANALISTA

5. DISEÑAR EL PROTOCOLO

4. ELABORAR EL PRESUPUESTO

3. SELECCIONAR LOS MÉTODOS

2. DETERMINAR LOS AUTORES

1. PLANIFICAR EL PROYECTO

*PLANIFICAR EL PROYECTO

LOS OBJETIVOS • Deben reunir las carácteristicas SMART (específicos, mesurables, Accesibles, Retadores, Temporizados.)

LOS PUESTOS A CUBRIR

• Puestos de convenio colectivo• Puestos según la complejidad

LA COMUNICACIÓN

• Transparencia• Información a los afectados, para• conseguir una mayor implicación.

• Alta Dirección• Los directivos y mandos intermedios• Los trabajadores• El comité de empresa• Las unidades organizativas.

*Determinar los actores.

Ocupantes de los puestos: Información relativa a estos.

Departamento de RRHH : responsable del proyecto

Los analistas: monografía del puesto

Los supervisores: revisión de las descripciones de puesto

El Asesor Externo: técnico – consultor.

La Comisión: Interna/ Externa/ Mixta

El comité de Empresa: cooperación

*SELECCIONAR LOS MÉTODOS DE RECOGIDA DE

LA INFORMACIÓN

• Impreso, para recoger información del puesto de quién lo ocupa. Se puede utilizar las TIC. Método Rápido.

CUESTIONARIO ESTRUCTURADO Y

AUTOADMINISTRADO• Es el analista quién cumplimenta el protocolo escribiendo las

respuestas del titular. Lento y costoso aunque se considera el método mejor y más completo.

ENTREVISTA INDIVIDUAL

• Observación DIRECTA de las tareas del puesto• Observación INDIRECTA, por medio de grabaciones…

OBSERCACIÓN DIRECTA O INDIRECTA

• El cuestionario solo tiene los CAPITULOS: Puestos, misión, tareas, requerimientos.CUESTIONARIO ABIERTO

• La realiza el analista con los ocupantes de un mismo puesto. FOCUS GROUP

ENTREVISTA EN GRUPO

• Con el personal que tenga suficiente conocimiento de las tareas del puesto.

REUNION DE LOS ANALISTAS

• Cada trabajadores hará una relación de las tareas que realiza y el tiempo que le ocupan.

DIARIO DE LAS TAREAS REALIZADAS

• Se centra en aspectos importantes, es incompleto.INCIDENTES CRÍTICOS

*PRESUPUESTO

INFRAESTRUCTURA, ESPACIOS…

MATERIAL, CUESTIONARIOS Y EQUIPAMIENTO TÉCNICO-INSTRUMENTAL

CONSULTORES EXTERNOS

COMISIÓN DE ADTP

TIEMPO Y ATENCIÓN DEDICADA POR EL PERSONAL DE LA EMPRESA

*DISEÑO DEL PROTOCOLO

DATOS DE IDENTIFICACIÓN• Ficha técnica de la descripción• Datos del puesto de trabajo• Datos del trabajador• Datos del responsable inmediato

TAREAS• Funciones del puesto/misión• Tareas, adcitividades, deberes, obligaciones

y responsabilidades.• Apoyo• Relación funcional• Relación externa

*Diseño del protocolo

ESPECIFICACIONES, REQUISITOS Y EXIGENCIAS• Formación reglada• Conocimientos específicos• Competencias• Experiencia• Responsabilidad por la tarea• Origen• Dificultad de la Tarea• Supervisión ejercida / Recibida• Esfuerzo mental

CONDICIONES DE TRABAJO• Esfuerzo físico• Riesgos• Condiciones ambientales• Condiciones horarias• Otros….

*GUIA PARA EL ANALISTA

FUNCIÓN:

• La responsabilidad del puesto.

• Objetivo, meta o fin de un puesto de trabajo

• Conjunto de tareas que se realizan sistemática y reiteradamente

TAREA: Unidad básica

• Trabajo por tiempo limitado

• Una parte de una función de un puesto

• Unidad de acción realizada por un individuo

• Acto o secuencia de actos para alcanzar un objetivo

Si algo se puede descomponer en varias partes, es una FUNCIÓNSi algo no puede descomponerse, es una TAREA

*DESCRIBIR LAS TAREAS

Qué hace •Exponer todas y cada una de las tareas, acciones y operaciones que se realizan (Mecanografiar, Servir, recibir llamadas…)

Cómo lo hace•Procedimientos, modalidades operativas, instrucciones, verbo en gerundio. (siguiendo, cumpliendo…)

Con qué lo hace•Instrumentos, herramientas, equipos ( ordenador personal, maquina excavadora…)

Para qué lo hace• Cual es la

finalidad, que pasaría si no lo hiciera….

Cuándo lo hace• Frecuencia

, (diaria, mensual, anual…)

Cuánto tiempo lo hace• Porcentaje

que le dedica a esa tarea en su jornada

*TAREA O FUNCIÓN?

CUMPLIMENTAR EL PROTOCOLO

*Escribir solo LO QUE HACE el trabajador, nunca lo que debería hacer o no.

*Escribir hechos objetivos

*Descripción clara, concreta y concisa

*Evitar términos técnicos o expresions ambiguas

*Ajustarse a la estructura del cuestionario

*MONOGRAFÍA

PRESENTAR POR ESCRI

TO LOS

RESULTADO

S.

• Funciones y tareas• Condiciones de trabajo• Formación• Experiencia• Competencias• Misión principal• Funciones y responsabilidades• Perfil del candidato• Retribución• Descripción de tareas: Denominación:

Descripción: Objeto: Requisitos

DESCRIPCIÓN FINAL

ANALISTA

SUPERVISOR

INMEDIATO

MANDO SUPERIOR

OCUPANTE DEL

PUESTO

MONOGRAFÍA DEFINITIVA COPIAS:

1. Dirección General2. Departamento de RRHH3. Unidad operativa4. Comité de empresa

DOCUMENTOS.1. Manual de la empresa2. Manual de funciones del

departamento3. Profesiograma de cada puesto

IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

*PERFIL PROFESIONAL

*Antes de iniciar la SELECCIÓN necesitamos conocer el contenido y las condiciones del puesto que vamos a cubrir: objetivos, funciones, responsabilidades, tareas, requisitos…

*Perfil del puesto

IDENTIFICACIÓN FUNCIOES PERFIL DURO

FORMACIÓN

EXPERIENCIA

PERFIL BLANDO

COMPETENCIAS•GENÉRICAS•ESPECÍFICAS

OTRAS EXIGENCIAS•VIAJES•HORARIOS

RECOMENDACIONES• FÍSICAS• EDAD

* Director de sistema administrativo III 1. Naturaleza de la clase:

• Planificación, dirección y coordinación de la aplicación y conducción de un sistema administrativo a nivel institucional.

• Supervisa la labor del personal directivo y profesional

2. Actividades típicas:

• Planificar, dirigir y coordinar actividades propias de un sistema administrativo, de conformidad a la normatividad emanada del órgano rector correspondiente.

• Aprobar las normas y procedimientos técnico-administrativos en el área de su competencia.

• Coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de programas correspondiente sal sistema que conduce.

• Emitir opinión técnica sobre normas y dispositivos legales referentes al sistema de su competencia.

• Proponer y/o integrar comisiones para la formulación de políticas orientadas al desarrollo del sistema.

• Asesorar a la alta dirección del sector en asuntos relacionados con el sistema que conduce.

• Puede corresponderle representar al SECTOR en certámenes nacionales e internacionales relacionados con el campo de su especialidad.

3.Requisitos mínimos:

• Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad.

• Amplia experiencia en la conducción de programas relacionados con la especialidad.

• Capacitación especializada en el campo de competencia.

• Alternativa: Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia.

* Especialista administrativo II

1. Naturaleza de la clase:

• Ejecución y coordinación de actividades especializadas del os sitemas administrativos de apoyo de una entidad.

• Generalmente supervisa la labor de personal profesional y técnico .

2. Actividades típicas:

• Coordinar la implementación de los procesos técnicos del sistema administrativo respectivo y evaluar su ejecución.

• Proponer normas y procedimientos técnicos.

• Asesorar en aspectos de su especialidad.

• Efectuar estudios e investigaciones referentes a la aplicación de la normatividad.

• Emitir informes técnicos.

• Coordinar la programación de actividades.

• Efectuar exposiciones o charlas relacionadas con su especialidad.

• Participar en comisiones y reuniones de trabajo de su especialidad.

• Participar en la formulación de políticas.

3.Requisitos mínimos:

• Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad.

• Experiencia en labores de la especialidad.

• Alguna experiencia en conducción de personal.

• Alguna capacitación especializada en el área.

* Oficinista II

1. Naturaleza de la clase:• Ejecución de labores de oficina de cierta dificultad.

2. Actividades típicas• Redactar resoluciones, proveídos y otros documentos de acuerdo a modelos pre

establecidos.• Estudiar, analizar e informar sobre la documentación que ingresa a la oficina.• Mecanografiar, elaborar cuadros o gráficos financieros, cantables y documentos

reservados.• Tomar taquigráficamente versiones orales en reuniones, conferencias, audiencias y

otros.• Llevar escalafones y/o archivos complejos y reservados.• Efectuar cálculos y liquidaciones diversas.

3.Requisitos mínimos:• Instrucción secundaria.• Experiencia en labores variados de oficina.

• Alternativa: Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.

*CUESTIONARIO PARA LA

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE

TRABAJO

Manuales de perfiles de puestos

*I Conceptos

Puesto

Cargo

Plaza

CEFIC

*II Base legal

*Ley LOPE Nº29158 (19/12/2007)

*Ley de Creación del Organismo

*Ley Marco del Empleo Público Nº28175 (01/01/2005)

*Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

*Cuadro para Asignación de Personal

*Manual Normativo de Clasificación de Cargos

*Clasificador de Cargos Institucional

*Cuadro Orgánico de Cargos

CEFIC

* Ley marco del empleo publico28175

Clasificación del personal de empleo publico• Art. 4.-Clasificación: 1. Funcionario publico

a. Por elección popular o confianza políticab. De nombramiento y remoción reguladosc. De libre nombramiento y remoción

2. Empleado de confianza (hasta el 5%)3. Servidor público

a. Directivo superior (por concurso)(10%)b. Ejecutivo: ejercen autoridadc. Especialista: profesionales y técnicosd. De apoyo: auxiliares

*Manual normativo de clasificación de cargos

Disposiciones legales

• Decreto ley Nº18180, de 03/03/1970. Establece el sistema nacional de clasificación de cargos en dependencias del sector publico.

• Decreto ley Nº20009, de 09/05/1973. Autoriza la aplicación del sistema nacional de clasificación de cargos.

• Resolución Suprema Nº013-75-PM/INAP, de27/09/1975 aprueba el manual normativo de clasificación de cargos.

• Resolución Suprema 010-77-PM/INAP, de 27/08/1977. Normas para clasificar cargos en instituciones publicas y consejos.

• Resolución Sub-Jefatural Nº001-94-INAP/SJ, de 08/02/1994. Dispone actualización del manual normativo de clasificación de cargos de la administración publica.

* III Proceso para la elaboración del MOF

1. Elaboración del cuadro orgánico de cargos2. Elaboración de formularios de descripción de

cargos3. Elaboración de instrucciones para el llenado del

formulario de descripción de cargos4. Elaboración de la hoja de descripción de funciones5. Distribución a las unidades orgánicas 6. Consolidación de la información7. Elaboración del proyecto de manual de

organización y funciones

Modalidades de ingresos

*Ley marco del empleo publico 28175

Art. 5º Acceso al empleo publico

El acceso al empleo publico se realiza mediante concurso publico y abierto por grupo ocupacional, en base a los méritos y capacidad de las personas, en un régimen de igualdad de oportunidades.

Art. 6º Requisitos para la convocatoria

a. Existencia de un puesto de trabajo presupuestado en el CAP y en el presupuesto del PAP

b. Identificación del puesto de trabajo

c. Descripción de competencias y meritos

d. Establecimientos de criterios de puntuación y puntaje mínimo

e. Determinación de remuneración

*Ley marco del empleo publico 28175

Art. 7º Requisito para postulara. Declaración de voluntad del postulanteb. Tener hábiles sus derechos civiles y laboralesc. No poseer antecedentes penales ni policiales,

incompatibles con la clase de cargod. Reunir los requisitos y/o atributos de la plaza vacantee. Los demás que se señalen para cada concurso

Art. 8º Procedimiento de selección El procedimiento de selección se inicia con la

convocatoria que realiza la entidad y culmina con la resolución correspondiente y la suscripción del contrato.

La convocatoria se realiza por medios de comunicación de alcance nacional y en el portal informático respectivo.

*Resolución de presidencia ejecutiva

Nº107-2011-SERVIR/PE (14/09/2011)

Modifica el art. 4º de la Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº61-2010-SERVIR/PE en los términos siguientes:

Art. 4º.- Procesos de selección Todo proceso de selección que realicen las entidades de la

administración publica deberá considerar, entre otras etapas, como mínimo las siguientes:

a. Evaluación curricularb. Evaluación técnicac. Evaluación psicológica d. Entrevista

* I Reclutamiento de personal

*Interesar a los candidatos

*Registro de candidatos

*Elaboración de profesiogramas: Exigencias

*Recomendaciones internas y externas

*Proceso:

1.Requerimiento

2.Consulta de

archivos

3.Primera Selección

4.Entrevista preliminar

5.Examen psicotécnic

o

6.Entrevista en

profundidad

7.Entrega de

resultados

CEFIC

*II Proceso de Selección de Personal

1.Petición o Requerimiento

2.Convocatoria o

Reclutamiento

3.Revisión de expedientes

4.Entrevistas preliminares 5.Exámenes psicotécnicos

6.Exámenes de conocimientos o

profesionales

7.Entrevistas finales

8.Exámenes médicos

9.Comprobación de

antecedentes

10.Desición final 11.Entrevista Vestibular

CEFIC

Departamento de Personal

* Funciones del Departamento de Personal

*Función de Planeamiento

*Función de Control y Estadísticas

*Función Distributiva-Salarios

*Función Formativa-Capacitación y Desarrollo

*Función Analítica-Empleo

*Función Sanitaria-Servicio Médico

*Función Preventiva-Seguridad e Higiene

*Función Social y Normativa-Relaciones Laborales

*Departamento de Personal

*Ubicación en el Organigrama General

*Órgano de apoyo o asesoramiento

*Organigrama de la Oficina de Personal

*Administración de personal como sistema

*Manual de organización y funciones de personal

*Manual de Políticas de personal

*Dirección centralizada y descentralizada de personal

*Director o jefe de la Oficina de Personal

Gracias por su atención