INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES UNITARIOS

El expediente Unitario de Obra:

Es aquella documentación que se genera e integra en los procesos de

PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTACIÓN Y EJECUCIÓN de

una obra hasta la conclusión de la misma, incluyendo su entrega y

cancelación de garantías para cubrir defectos o vicios ocultos.

Integración del Expediente Unitario

Índice

1.-Datos Generales

2.-Planeación, Programación y Presupuestación.

a. Estudios Previos.

b. Proyecto Ejecutivo.

c. Generalidades.

3.- Adjudicación de obras y servicios.

a) Procedimiento de la Licitación.

b) Fallo de la Licitación.

c) Excepciones de la Licitación.

4.- Contratación y Ejecución

a. Contratación

b. Ejecución

c. Estimaciones debidamente requisitadas

d. Bitácora Electrónica.

e. Ajuste de costos

f. Conciliación y autorización de conceptos de trabajo no previstos en el catálogo

g. Convenios.

5.- Suspensión, Terminación Anticipada o Recisión.

6.- Entrega Recepción (Terminación) de los trabajos

7.- Otros.

Integración del Expediente Unitario

1.-Datos Generales

Nombre de la obra: Número de la Obra: Ubicación: Municipio: Localidad: Fuente de Financiamiento: Ejercicio Presupuestal: Oficio de Autorización: Importe Autorizado: Estructura Financiera: Municipio Ejecutor: No. de Contrato: No. de Convenio: Monto contratado: Periodo de Ejecución: Contratista:

Integración del Expediente Unitario

2.-Planeacion Programación y Presupuestación Programa Anual de Obras Públicas y Servicios

(Dependencias)

Municipio Ejecutor (Acta de Priorización de Obras) Expediente Técnico Oficio de Autorización y Anexos. Oficio de Autorización con Modificaciones y Anexos. Validación Normativa (OPINIÓN TÉCNICA DE SCT,

CDI, SEMARNAT, CONAGUA, SINFRA, CEA , ETC.. )

a) Estudios Previos. Los estudios de pre inversión factibilidad técnica,

económica, ecológica y social. Resolución del Estudio de Impacto Ambiental Licencias y permisos necesarios, en la comunidad. Liberación del predio y/o afectaciones, en su caso. Estudio de mecánica de suelos, geotecnia, etc..

(Estudios complementarios y/o de apoyo a proyectos).

Integración del Expediente Unitario

2.-Planeacion Programación y Presupuestación.

a) Proyecto Ejecutivo Proyecto Ejecutivo (Planos:

Arquitectónicos,Cortes,Plantas,Estructurales,

Instalaciones, etc.)

Incluye:

Memoria Descriptiva.

Memoria de Calculo.

Mecánica de Suelos.

Validaciones Técnicas y/o Oficios de

autorización .

b) Generalidades

Catalogo de conceptos del Presupuesto base Calendario o Programa de Obra. Números Generadores del Proyecto base.

Elaborado por la Dependencia Ejecutora ó el Municipio

(Exp. Técnico)

Integración del Expediente Unitario

3.- Adjudicación de obras y servicios.

a) Procedimiento de la Licitación. Convocatoria/Invitación- Bases. Minuta de la visita al sitio de los trabajos, (En su

caso) Solicitud de aclaraciones por parte de los licitantes. Acta o Actas de la o las Junta de Aclaraciones. Documentación de las Propuestas Técnica y

Económica de acuerdo a la Convocatoria Acta de presentación y Apertura de Proposiciones:

incluyendo proposiciones ganadoras y perdedoras. Evaluación de Proposiciones: Técnica y Económica Fallo Oficio de Invitación al Órgano de Control para el

acto de presentación y apertura de proposiciones. Aviso de que el procedimiento se encuentra en

Compra net.

.

Integración del Expediente Unitario

Integración del Expediente Unitario

3.- Adjudicación de obras y servicios.

a) Procedimiento de la Licitación.

Programa de ejecución general de los trabajos conforme al catálogo de conceptos con sus erogaciones.

Descripción de la Planeación integral del licitante para realizar los trabajos.

Análisis del total de los precios unitarios de los conceptos de trabajo.

b) Fallo para la Licitación.

Acta de fallo y/o aviso de que la misma se encuentra en Compra net.

c) Excepciones de la Licitación.

El procedimiento de contratación seleccionado y la fundamentación del supuesto de excepción (DICTAMEN DE EXCEPCIÓN FIRMADO POR EL TITULAR DEL AREA RESPONSABLE), (Opinión por parte de la SCTG)

4.- Contratación y Ejecución

a).- Contratación Contrato con sus anexos debidamente requisitados. Catalogo de conceptos y presupuesto de la empresa adjudicada

(debidamente firmado) . Especificaciones generales y particulares, normas, validados por la

dependencia ejecutora Programas de ejecución de los trabajos pactados. Garantía por la correcta y oportuna inversión del anticipo. Garantía de cumplimiento del Contrato.

Modificación del Contrato.Dictamen TécnicoAutorización de la SFP (en su caso).Convenio Modificatorio.Programas de Ejecución Modificado.Informe al OEC de convenios modificatorios que rebasan el 25% del monto o plazo originalmente pactado.

Integración del Expediente Unitario

4.- Contratación y Ejecución

b) Ejecución Escrito de asignación del Residente responsable

de la obra por parte de la ejecutora. Escrito de asignación del Superintendente

responsable de la obra por parte de la empresa contratista.

Escrito de designación del supervisor en su caso. Informes de avance Físico y financiero. Informes de Ejecución desviaciones y atrasos de

los trabajos Escrito emitido por la Ejecutora y dirigido al

Contratista de la disposición del o los inmuebles. Oficio de inicio de los trabajos. Estimaciones de Obra. Bitácora Electrónica de Obra. (2009) Reprogramación en su caso por la entrega tardía

del anticipo (Diferimiento). Escrito de Terminación de los trabajos.

Integración del Expediente Unitario

Integración del Expediente Unitario

c) Estimaciones debidamente requisitadas Factura, Estado de Cuenta, donde se incluya el cálculo e

integración de los importes correspondientes a cada estimación considerando las deducciones que correspondan.

Resumen de generadores y resumen de la estimación por concepto y partida, Números generadores de obra debidamente referenciados, con sus claves según catálogo.

Croquis de ubicación de los trabajos que amparan la estimación, debidamente requisitado por los que intervienen en la obra.

Notas de bitácora Electrónica del periodo de la estimación.

Pruebas de control y calidad, así como la validación de supervisión externa si aplica.

Minutas actas acuerdos comunicados que hayan sido generados respecto de la obra.

Reporte fotográfico.

Penas convencionales, retenciones y/o descuentos a realizar al contratista (en su caso).

Integración del Expediente Unitario

d) Ajuste de costos

Solicitud de ajustes de costos en su caso (contratista) Oficio de autorización de procedencia de ajustes de costos

por la dependencia o Entidad. Notas de Bitácora. Estimaciones presentadas para autorización.

e) Conciliación y autorización de conceptos de trabajo no previstos en el catálogo

Notas de Bitácora Análisis y Conciliación de Precios Unitarios. Autorización de Nuevos Precios. Convenio modificatorio.

f) Convenios

Convenios con la documentación soporte catalogo de conceptos de convenios, presupuesto y proyecto ejecutivo modificado) incluyendo Dictamen Técnico fundado y motivado conforme a la normatividad aplicable.

Autorización por escrito de prórrogas.

5.- SUSPENSIÓN, TERMINACIÓN ANTICIPADA O RESCISIÓN.

Suspensión temporal de los trabajos:Acta circunstanciada, para hacer constar el estado en que quedan los trabajos.Comunicado al Órgano Interno de Control sobre la suspensión temporal.Notas en bitácora.Comunicado de reanudación o terminación de los trabajos.Solicitud y en su caso , autorización de prorroga.

Terminación Anticipada:Terminación anticipada del contrato.Comunicado al Órgano Interno de Control sobre la terminación anticipada del Contrato. Comunicado al contratista sobre la terminación anticipada del contratoSolicitud de devolución de documentación que se hubiere entregado para la realización de los trabajos.Notas de bitácora.Acta circunstanciada, para hacer constar el estado en que quedan los trabajos.Información para conformar el finiquito.Finiquito.

Integración del Expediente Unitario

5.- SUSPENSIÓN, TERMINACIÓN ANTICIPADA O RESCISIÓN.

Rescisión del Contrato

Documento con incumplimiento determinado al contratista y soporte documental.

Comunicado al contratista sobre el inicio del procedimiento de rescisión del contrato.

Comunicado a las demás áreas de la Dependencia Ejecutora o municipio notificando el inicio del procedimiento de rescisión del contrato.

Acta Circunstanciada, para hacer constar el estado en que quedan los trabajos.

Notas en Bitácora.

Resolución sobre la determinación de dar o no por rescindido el contrato.

Finiquito.

Acta de Extinción de derechos y obligaciones del Contrato.

Informe al OIC sobre rescisión del contrato.

Integración del Expediente Unitario

6.- TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS.

Aviso de terminación de la obra emitido por el Contratista.

Acta Circunstanciada con resultados de la verificación física.

Acta Entrega- Recepción física de los trabajos.

Finiquito de obra debidamente requisitado conforme a la normatividad aplicable.

Fianza de vicios ocultos.

Acta Administrativa de extinción de Obligaciones y Derechos.

Oficio de cancelación de la Garantía de vicios ocultos.

Integración del Expediente Unitario

7.- O T R O S.

Recibo de Ingreso o Retenciones por la Secretaría de Finanzas (retención por sanción).

Requisito en bases de licitación y de invitación a cuando menos tres personas, (Posterior al 19/septiembre/2008), y presentación a la dependencia contratante por la persona adjudicada con un contrato, del “ACUSE DE RECEPCIÓN” de solicitud de opinión prevista en la regla 1.2.1.16 de la RESOLUCIÓN MISCELÁNEA FISCAL.

Videos del proceso constructivo de la obra.

Reporte fotográfico a detalle de la Obra.

Integración del Expediente Unitario

Se conservará en forma ordenada y sistemática por parte de

la DEPENDENCIA y/o MUNICIPIO toda la documentación e

información electrónica comprobatoria, cuando menos en un

lapso de TRES AÑOS a partir de la fecha de su recepción,

excepto la documentación contable. (Articulo 74 de la

LOPSRM), y DIEZ AÑOS (Articulo 30 del CFF)

Custodia del Expediente Unitario

Integración del Expediente Unitario