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MAURICIO ESPALIAT CANU – NOVIEMBRE 2010
EL “FACILITY MANAGEMENT” COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD AMBIENTAL Y DE LA HIGIENE EN LOS EDIFICIOS
EL “FACILITY MANAGEMENT” COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD AMBIENTAL Y DE LA HIGIENE EN LOS EDIFICIOS
DEFINICIONES DEL “FACILITY MANAGEMENT”
IFMA (International Facility Management Association):
“La práctica de coordinar el personal y el trabajo de una organización en el puesto de trabajo físico”; añade además que “es la práctica empresarial de planificar, proporcionar y mantener entornos de trabajo productivos”.
MIT (Massachusetts Institute of Technology):
“La práctica de gestionar y coordinar el puesto de trabajo físico con el personal y el trabajo de la organización; contribuye a la conservación del medio ambiente, alimenta la cultura empresarial, e integra los principios de la administración de empresas, arquitectura, ingeniería y ciencias del comportamiento”.
OBJETIVOS DEL FACILITY MANAGEMENT
•Integrar el Plan Estratégico de Facility Management con el Plan Estratégico de Gestión Generalde la empresa.
•Establecer estrategias a largo plazo de ahorro de costes operativos en la gestión del edificio,racionalizando todo tipo de recursos, y aplicando rigurosos criterios de sostenibilidad.
•Mejorar la productividad mediante la conciliación equilibrada de recursos humanos, económicose inmobiliarios.
•Generar ingresos y plusvalías.•Analizar y gestionar el ciclo de vida de los elementos del edificio.•Planificar los mantenimientos preventivos y correctivos del edificio.•Adquirir un criterio profesional a la hora de implantar tecnologías inteligentes.•Gestionar eficazmente espacios y reubicaciones.•Optimizar el consumo energético en los edificios.•Mejorar la imagen corporativa.•Garantizar la calidad ambiental, el confort, la higiene y la seguridad dentro de las dependencias del edificio.
•Gestionar eficazmente la subcontratación de servicios vinculados a los activos inmobiliarios.•Seleccionar acertadamente el software más adecuado de gestión en Facility Management.
POR QUÉ SE JUSTIFICA ACTUALMENTE EL FACILITY MANAGEMENT
PRIMER ARGUMENTO:
Su adopción como herramienta de gestión se ve justificada por el elevado coste de los recursos inmobiliarios, patrimonio que integra parte importante del activo en el balance de las empresas, y por el hecho de que el mantenimiento de los inmuebles constituye alrededor del 80% del total del coste de un edificio a lo largo de su vida útil, si ésta se estima en términos de alrededor de 50 años.
POR QUÉ SE JUSTIFICA ACTUALMENTE EL FACILITY MANAGEMENT
SEGUNDO ARGUMENTO:
La creciente demanda de adaptación de los edificios a los cambios se ve además acompañada de un incremento en la complejidad y en la cantidad del número de instalaciones que alojan: redes de informática y telecomunicaciones, sistemas de control "inteligente", climatización, energía, agua sanitaria, sistemas de seguridad, etc., lo que complica de forma significativa su adecuada gestión.
POR QUÉ SE JUSTIFICA ACTUALMENTE EL FACILITY MANAGEMENT
TERCER ARGUMENTO:
Las personas pasan alrededor del 60% de su vida laboral y doméstica en espacios interiores, realidad que plantea el requisito ineludible de asegurar los aspectos de calidad ambiental, confort, higiene y seguridad en los edificios, mediante la adopción de los adecuados sistemas de gestión.
POR QUÉ SE JUSTIFICA ACTUALMENTE EL FACILITY MANAGEMENT
ADEMÁS:
• PORQUE SE HAN DE TENER EN CUENTA LOS REQUISITOS Y EXIGENCIAS DE LOSUSUARIOS DEL ESPACIO INTERIOR EN MATERIAS RELACIONADAS CON CALIDADAMBIENTAL, HIGIENE Y SEGURIDAD
• PORQUE SE HAN DE CONSIDERAR LOS CAMBIOS RELEVANTES QUE ESTANOCURRIENDO EN LAS TENDENCIAS DE LA ECONOMIA GLOBALIZADA,FUNDAMENTALMENTE DERIVADOS DE LA CRISIS FINANCIERA E INMOBILIARIA
• PORQUE LAS INVERSIONES EN ACTIVOS INMOBILIARIOS SE HAN DERENTABILIZAR, ASEGURANDO A LARGO PLAZO LA VIDA UTIL DE LOS EDIFICIOS
• PORQUE SE HAN DE MINIMIZAR LOS COSTES DE GESTIÓN Y MANTENIMIENTO DELOS PATRIMONIOS INMOBILIARIOS
• PORQUE, PARA MINIMIZAR DICHOS COSTES, SE HA DE RECURRIR DE MODOORGANIZADO A LA UTILIZACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS Y RECURSOSDISPONIBLES A TALES EFECTOS, LLEVÁNDOLAS A LA PRÁCTICA CON CRITERIOSDE SOSTENIBILIDAD
FACILITY MANAGEMENT Y CALIDAD AMBIENTAL EN EDIFICIOS
Las técnicas de gestión integral de edificios vía FM se han de implantar y asumir con criterios de sostenibilidad, principio que describen los conocidos términos populares que empiezan con “ R ”:
• REDUCIR (consumos, residuos…)
• RESTAURAR (estructuras, instalaciones…)
• REHABILITAR (edificios, interiores…)
• REUTILIZAR (materiales, recursos varios…)
• REPARAR (mobiliario, equipamiento…)
• RECICLAR (residuos, envases…)
• RECUPERAR (excedentes, tiempo, eficacia…)
Siempre y cuando sea posible, aplicar dichos principios en la práctica
LOS SIMBOLOS DE LA SOSTENIBILIDAD
PATRIMONIO – ESPACIO INSTALACIONES
SETRVICIOS
CONDICIONES DE HIGIENE Y SALUD
CALIDAD DE AMBIENTE INTERIOR
ENFOQUE Y CONTENIDO DEL FACILITY MANAGEMENT
•Gestión de proyectos•Gestión patrimonial•Gestión de servicios generales•Gestión y mantenimiento de elementos constructivos•Gestión y mantenimiento de instalaciones•Gestión de espacios•Gestión de servicios•Programas informáticos de soporte al FM•Implantación del Facility Management
EL ENTORNO DE USO O DE TRABAJO, BASE DEL MARCO DE REFERENCIA DEL FM
EL ENTORNO DE USO O DE TRABAJO, es decir, el espacio utilizado por las personas en diferentes tipos de edificios, se ha convertido en un recurso estratégico y en una herramienta competitiva de gran importancia. Partiendo de esta base, dicho entorno es el concepto alrededor del cual se ha de dar forma a un protocolo de Facility Management, siendo sus componentes fundamentales las siguientes:
EL CONTINENTE, es decir, los edificios e inmuebles dentro de los cuales las personas llevan a cabo sus actividades.
EL CONTENIDO, particularmente lo referente a la distribución del espacio interior y de los recursos materiales que lo sustentan, como las instalaciones y el mobiliario.
EL ENTORNO DE USO O DE TRABAJO, BASE DEL MARCO DE REFERENCIA DEL FM
Son cuatro los elementos básicos del Entorno de Uso y de Trabajo:
El Trabajo o actividad a realizar
El Puesto físico donde se realiza el trabajo o la actividad
Las Personas
El Edificio dentro del cual se llevan a cabo las actividades
Y son también cuatro las disciplinas que conducen al correcto diseño y coordinacióndel Entorno de Uso y Trabajo:
Los Principios de Organización Empresarial
La Arquitectura
La Ingeniería
Las Ciencias del Comportamiento
MARCO GENERAL DE REFERENCIA DEL FACILITY MANAGEMENT
PLANIFICACION GESTION MANAGEMENT
FACILITY ESTRATEGICA TACTICA
EJECUCION
OPERACION MANTENIMIENTO AUDITORIA
PATRIMONIO INMOBILIARIO
DISEÑO
PROYECTO PLAN DE INVERSIONES PERMISOS REQUISITOS NORMATIVOS
UBICACIÓN
ORIENTACION DIRECCION PROYECTOS ESPECIFICACIONES PRESUPUESTOS:
OPERACIÓN MANTENIMIENTO
COMPRA
CONSTRUCCION REFORMAS DOCUMENTACION LEGAL SEGUROS
ADMINISTRACION
REPERCUSION COSTES GESTION INVENTARIOS CUENTA EXPLOTACION
IMAGEN EXTERIOR
ELEMENTOS EXTERIORES ELEMENTOS CONSTRUCTIVOS EQUIPOS EXTERIORES
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
ANALISIS DE COSTES ESTADO ESTRUCTURAL SEGURIDAD IMPACTO EXTERIOR: AGUA SOL
VIENTO CONTAMINACION
INSTALACIONES
REQUERIMIENTOS PLAN DE INVERSIONES
PLANES DE CONTINGENCIA POLITICA AMBIENTAL
ESPECIFICACIONES AMPLIACIONES
INFORMATICA NORMATIVAS PRESUPUESTOS: OPERACIÓN
MANTENIMIENTO
SELECC. PROVEEDORES INSTALACION
AMPLIACIONES MODIFICACIONES CONTRATOS SERVICIOS DOCUMENT. TECNICA
SISTEMAS: AUTOMATIZACION
INFORMATICA COMUNICACIONES ENERGIA AGUA
CLIMATIZACION PLANOS – INVENTARIO
SISTEMAS: AUTOMATIZACION
INFORMATICA COMUNICACIONES ENERGIA AGUA
CLIMATIZACION GESTION SUBCONTRATAS GESTION SERVICIOS EXTERNOS
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS
ANALISIS DE COSTES AUDITORIA ENERGETICA AUDITORIA RIESGO LEGIONELOSIS DIAGNOSTICO SIST. CLIMATIZACION
EVALUACION SERVICOS EXTERNOS SEGUIMIENTO GARANTIAS
ESPACIO
PLAN DE INVERSIONES IMAGEN CORPORATIVA NECESIDADES DE USUARIOS UTILIZACION DEL ESPACIO
ESTANDARES MOBILIARIO PARAMETROS ERGONOMICOS POLITICA AMBIENTAL
PLAN UTILIZACION DISTRIBUCION PLAN MODIFICACIONES DISEÑO INTERIORES
PRESUPUESTOS
SELECC. PROVEEDORES MODIFICACIONES GESTION PROYECTOS DEFINIR ESTANDARES:
FUNCIONALIDAD INTERIORISMO
MODIFICACIONES CALIDAD DEL AIRE USO MOBILIARIO ILUMINACION
SUBCONTRATACIONES
MOBILIARIO ACABADOS INTERIORES
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS SINDROME DEL EDIFICIO ENFERMO ENTORNO ELECTROMAGNETICO CALIDAD DEL AMBIENTE INTERIOR
EVALUACION DISEÑOS DE ESPACIO SATISFACCION USUARIOS EVALUACION POST-OCUPACION
SERVICIOS OPERATIVOS
SERVICIOS GENERALES SERVICIOS COMPLEMENTARIOS “AMENITIES” POLITICA AMBIENTAL
GESTION DE RESIDUOS
ESPECIFICACIONES PLAN EMERGENCIAS PRESUPUESTOS: OPERACION
SELECC. PROVEEDORES CONTRATACION SIMULACROS: EMERGENCIA
FUNCIONALES
SERVICIOS: LIMPIEZA HIGIENE (DDD) VIGILANCIA
SEGURIDAD RESIDUOS CATERING, MATERIALES…
SERVICIOS GENERALES SERVICIOS COMPLEMENTARIOS JARDINERIA ZONAS RECREATIVAS Y DE DESCANSO
PARKING
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS FUNCIONALIDAD SISTEMAS FUNCIONALIDAD SERVICIOS SATISFACCION USUARIOS
ANALISIS / REVISION DE COSTES
Adaptado del original elaborado por Joan Miró Bedós
MARCO DE REFERENCIA DEL FM APLICADO A LA GESTION DE LA CALIDAD AMBIENTAL Y DE LA HIGIENE EN HOTELES
PLANIFICACIÓN
GESTIÓN MANAGEMENT
FACILITY ESTRATÉGICA
TÁCTICA
EJECUCIÓN OPERACIÓN
MANTENIMIENTO
AUDITORIA
PATRIMONIO
Diseño Proyecto Permisos Normativa
Ubicación Orientación Especificaciones
Reformas
Estructural Seguridad
INSTALACIONES
RequerimientosPolítica ambiental
Normativas
Energía Agua Climatización
Energía Agua Climatización
Energía Legionella Climatización
ESPACIO
Nec. Usuarios Ergonomía Política ambiental
Distribución Diseño interior
Calidad aire Iluminación
SEE Electromagnético Calidad ambiente Satisfacción
SERVICIOS
Política ambiental Gestión residuos
Limpieza Higiene Residuos
Zonas recreativas Áreas de descanso
Satisfacción
EJEMPLOS DE “FACILITIES”: PATRIMONIO
EDIFICIOS CORPORATIVOS HOTELES
HOSPITALESCENTROS COMERCIALES
EJEMPLOS DE “FACILITIES”: INSTALACIONES
CLIMATIZACION AGUA – CALDERAS
ELECTRICIDAD - COMUNICACIONES ASCENSORES
EJEMPLOS DE “FACILITIES”: ESPACIO INTERIOR
OFICINAS HOTELES
PUBLICA CONCURRENCIAHOSPITALES
EJEMPLOS DE “FACILITIES”: SERVICIOS OPERATIVOS
VIGILANCIA - SEGURIDAD
LIMPIEZA
HIGIENE - DESINFECCION
GESTION DE RESIDUOS
LAS HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES DEL FACILITY MANAGEMENT
• INTEGRACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL FM,DE NATURALEZA ORGANIZATIVA, EN EL ESQUEMA DE GESTIÓNESTRATÉGICA GENERAL DE LA EMPRESA
• INTEGRACIÓN DE LOS PROTOCOLOS DE MANTENIMIENTOINTEGRAL DE LOS EDIFICIOS EN LOS PROCEDIMIENTOSESPECÍFICOS DE GESTIÓN DEL FM, DE CARÁCTERESENCIALMENTE TÉCNICO
• UTILIZACIÓN DE TÉCNICAS DE GESTIÓN “INTELIGENTES”BASADAS EN SOPORTES INFORMÁTICOS, CON CRITERIOS DEMEJORA CONTINUA, SOSTENIBILIDAD E INNOVACIÓN
• CONCILIACIÓN EN EL EDIFICIO DE LOS CONCEPTOSESPACIO / AMBIENTE Y USUARIO / PUESTO DE TRABAJO
AMBITOS DE APLICACIÓN DE LA GESTION FM
• ENTIDADES PÚBLICAS Y ORGANIZACIONES PRIVADAS
• EDIFICIOS SINGULARES Y EMBLEMÁTICOS
• EDIFICIOS INSTITUCIONALES Y DE PÚBLICA CONCURRENCIA
• PATRIMONIOS INMOBILIARIOS DIVERSIFICADOS, COMPLEJOSY VOLUMINOSOS
• PATRIMONIOS INMOBILIARIOS DE NATURALEZA CORPORATIVA
• SECTORES ESPECÍFICOS, TALES COMO HOSPITALES,HOTELES, UNIVERSIDADES, FERIAS Y CENTROS COMERCIALES
AMBITO LEGISLATIVO Y NORMATIVA APLICABLE A LA GESTION VIA FACILITY MANAGEMENT DE LA CALIDAD AMBIENTALY DE LA HIGIENE
EN LOS EDIFICIOS
La norma fundamental que orienta las actividades del Facility Management en España es la UNE – EN 15221 – 1, de octubre 2007, sobre Gestión de Inmuebles y Servicios
de Soporte.
Corresponde a la versión española de la norma europea EN 15221 – 1:2006.
AMBITO LEGISLATIVO Y NORMATIVA APLICABLE A LA GESTION VIA FACILITY MANAGEMENT DE LA CALIDAD AMBIENTALY DE LA HIGIENE
EN LOS EDIFICIOS
En lo que atañe concretamente a la gestión de la Calidad Ambiental y de la Higiene en losedificios, los principales decretos y normas aplicables en territorio español son los siguientes:
Ley 31 / 1995 – Prevención de Riesgos Laborales.
Real Decreto 1027 / 2007 – Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE). Modificado por Real Decreto 1826 / 2009
Real Decreto 486 / 1997 – Disposiciones mínimas de Seguridad y Salud en los lugares de trabajo.
Real Decreto 314 / 2006 – Código Técnico de la Edificación (CTE).
Real Decreto 865 / 2003 – Prevención y Control de la Legionelosis.
Real Decreto 140 / 2003 – Criterios Sanitarios de la Calidad del Agua de consumo humano.
Real Decreto 3349 / 1983 – Reglamentación Técnico Sanitaria para la fabricación, comercialización y utilización de Plaguicidas. Modificado por R.D. 162 / 1991 y R.D. 443 / 1994.
Norma UNE 100012 – Higienización de Sistemas de Climatización.
Norma UNE 171212 – Buenas prácticas en operaciones de Limpieza.
Norma UNE 171330 – Calidad Ambiental en Interiores – Diagnóstico de Calidad Ambiental.
Norma UNE 171210 – Buenas prácticas en los planes de Desinfección, Desinsectación y Desratización.
CONSIDERACIONES GENERALES REFERENTES A LA GESTION DE EDIFICIOS VIA FM
• Aunque el FM gestiona actividades, servicios y temas ajenos al “core business” de la empresa, genera un positivo impacto en el balance y en la cuenta de resultados de la empresa.
• La gestión vía FM es de carácter técnico y de naturaleza organizativa, lo que le confiere valor relevante como herramienta estratégica.
• La adopción del FM puede generar ahorros de un 10% a un 15% de los gastos de gestión de activos inmobiliarios.
• Además de generar ventajas económicas, el FM genera beneficios cualitativos, tales como seguridad, confort, calidad ambiental e higiene para los usuarios de inmuebles.
• Al priorizar el entorno de uso y trabajo, el FM se transforma en un valioso recurso estratégico y en una importante herramienta competitiva.
• Las externalizaciones que soportan la gestión vía FM obligan al máximo rigor a la hora de seleccionar alternativas y servicios adecuadamente acreditados.
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