EL MODELO GENERAL DE LA EMPRESA

Identificar las unidades organizacionales, lugares, funciones, y tipos de entidades.- Esta identifica dónde se llevan a cabo las funciones, qué tipos de entidades utilizan, cómo se relacionan en la tabla de la organización, qué unidades organizacionales están en qué lugares, etc.

UNIDAD ORGANIZACIONAL

ENTIDAD-TIPOFUNCION

LUGAR

PRIMERA ETAPA

Crea un diagrama general entidad-relación Crea una matriz detallada de los tipos de entidades y

funciones y Agrupa esto en agrupamientos naturales.

SEGUNDA ETAPA

UNIDAD ORGANIZACIONAL

LUGAREsta basada en

Es la ubicación de

 

LUGARES GEOGRAFICOS

Una empresa puede tener muchas oficinas, fábricas, almacenes, etc, en muchos lugares. Una unidad organizacional puede existir en diversos lugares. Podemos representar esto en un diagrama que muestra una relación muchos-con-muchos entre los objetos UNIDAD ORGANIZACIONAL y LUGAR.

Esto indica:

UNIDAD ORGANIZACIONAL está basada en uno o más LUGARES.

y

LUGAR es la ubicación de una o más UNIDADES ORGANIZACIONALES.

Cada vez que existe una relación muchos-con-muchos entre dos tipos de entidades, podemos dibujar una matriz mostrando cuáles entidades están asociadas con cuáles.

Una matriz mapeando unidades organizacionales versus ubicaciones

FUNCIONES DE LA EMPRESADespués de establecer una tabla de la organización, el siguiente paso en la modelación de una empresa es crear una tabla descomponiendo las funciones de negocios. Una función de negocios es un grupo de actividades que juntas soportan un aspecto de fomentar la misión de la empresa.

Las áreas funcionales y funciones en una corporación

PROCESOS Las funciones de la empresa pueden ser subdivididas en procesos.Mientras una función es progresiva y continua, un proceso se relaciona con un acto específico que tiene un comienzo definido y puntos finales. Un proceso tiene entradas y salidas identificables. El nombre de un proceso debe ser un verbo relativo, tal como:Crear la necesidad de compraSeleccionar proveedorseguimiento de la ordenPreparar información para las cuentas pagablesAnalizar el desempeño del proveedor

Descomposición de Funciones

La descomposición de las funciones de negocios y procesos deberá hacerse independientemente de cómo sea divida la empresa en departamentos. La organización puede cambiar su estructura de información periódicamente, pero aún así tiene que llevar a cabo las mismas funciones y procesos. Algunas empresas se reorganizan traumáticamente cada dos años o algo más. La identificación de funciones y procesos debe representar un interés fundamental sobre cómo opera la empresa, independientemente de su tabla de organización actual (que a menudo conduce a conclusiones erróneas).

Las funciones y procesos se interesan en qué tiene que hacerse para operar una empresa, no con cómo se hace esto. Las funciones y procesos son proposiciones básicos sobre qué debe hacerse.Los Procedimientos se interesan en cómo se hace esto. Los procedimientos cambian a medida que la tecnología cambia. Existen diversos tipos de procedimientos que podrían usarse para cumplir los procesos dados. Mientras los procedimientos pueden descartarse o cambiarse, las funciones y procesos aún tiene que llevarse a cabo para hacer marchar a la empresa.

Las funciones están determinadas en el nivel 1 de la pirámide (planeamiento estratégico de la información).Los procesos son analizados en el nivel 2 de la pirámide (análisis del área de negocios).Los procedimientos se diseñan en el nivel 3 de la pirámide (diseño del sistema).

Un analista puede escribir una definición de una función, poniendo en la ventana de detalle que un taller de trabajo se asocia con esa función. Por ejemplo, ADMINISTRACION DE INVENTARIO puede definirse como:"la función de controlar los recibos y retiros de materia prima, partes y sub-partes de las tiendas, y contabilizar el stock". Puede haber o no un departamento separado para cumplir esta función; ésta es una función que puede utilizar diversos departamentos. Las tiendas pueden dividirse o combinarse, pero la función sigue siendo la misma.

Funciones que están descompuestas en procesos y algunos procesos descompuestos en procesos de nivel inferior.

Funciones que están descompuestas en procesos y algunos procesos descompuestos en procesos de nivel inferior.

CICLO DE VIDA DE LAS FUNCIONES

Los productos y servicios creados por una organización y los servicios necesarios para mantenerlos, tienden a un ciclo de vida de cuatro etapas: PlaneamientoAdquisiciónAtención y Distribución. La fig.3.7 ilustra algunos tipos de funciones en cada etapa del ciclo. Algunas veces esto ayuda a identificar las funciones consideradas en todas las etapas del ciclo de vida de cada tipo de producto, servicio, bienes finales, equipo de capital, edificios, maquinaria, instalaciones, etc

Las funciones que se aplican a productos, servicios, o recursos tienden a estar en la secuencia de un ciclo de vida de cuatro etapas: planeamiento, adquisición, atención y distribución, como se muestra aquí.

Tipos de funciones en cada etapa del ciclo

MAPEANDO EJECUTIVOS VERSUS FUNCIONES

La matriz de unidades organizacionales y funciones podría convertirse directamente en una matriz que esté mapeando ejecutivos y/o administradores versus funciones. En la práctica, los administradores llevan a cabo actividades informales no esclarecidas sobre una tabla de organización.

Registrando la inclusión del ejecutivo con los siguientes códigos:

R Responsabilidad de manejo directa

A Autoridad ejecutiva o creadora de política

I Involucrado en la función

E Experiencia técnica

W Ejecución actual del trabajo.

Estos códigos se ingresan en la matriz.

I (Involucrado) puede usarse cuando no están presentes

R (Responsable) o A (Autoridad).

Algunos ejecutivos tienen los cuatro códigos R, A, E y W; algunos tienen dos o tres códigos; algunos tienen sólo uno.

El código usado varía de alguna forma de una empresa a otra. En algunos estudios se dibujaron dos versiones de la tabla: una para documentar la situación actual y otra para describir una situación ideal o destino.

Las funciones de negocios mapeadas versus los ejecutivos en una empresa.

UNA TABLA DE ENTIDAD DE ALTO NIVEL

Para cada asunto de datos, se identifican tipos de entidades. Una entidad es cualquier persona o cosa, real o abstracta, sobre la que se almacena información. Por ejemplo: 

REGIONES DE VENTA CLIENTES

 

REGION DE VENTA CLIENTE

OFICINA SUCURSAL DIRECCION

VENDEDOR CONTACTO

CUOTA ANUAL

 

ORDENES

 

ORDEN DEL CLIENTE

ARTICULO PEDIDO

FACTURA

PAGO

POR COBRAR

ENTRADA EN EL LIBRO MAYOR

Los tipos de entidades pueden asociarse con funciones:

Esto indica:

UN TIPO DE ENTIDAD es usado por una o muchas FUNCIONES.

UNA FUNCION usa uno o muchos TIPOS DE ENTIDADES.

Igualmente, TIPO DE ENTIDAD está asociado con UNIDAD ORGANIZACIONAL y UBICACION:

Al igual que antes, puede dibujarse una matriz (automáticamente por computador) y llenarse para mostrar cuáles entidades están asociadas con cuáles unidades organizacionales y ubicaciones.

RELACION ENTRE TIPO DE ENTIDAD Y LAS FUNCIONES

RELACION ENTRE TIPO DE ENTIDAD Y LAS FUNCIONES

RESUMEN 

En este capítulo discutimos las relaciones entre unidades organizacionales, lugares, funciones, y tipos de entidades.

La fig.3.9 pone en un diagrama todas estas relaciones. Existen seis relaciones muchos-con-muchos entre estos cuatro objetos.

Cualquiera de estas seis relaciones muchos-con-muchos puede representarse como matrices. El analista que está creando un modelo de empresa deberá llenar todas las seis matrices. Una herramienta computarizada deberá revisar la información para asegurar que ha sido creado un modelo consistente antes que el analista siga agregándole al modelo información más interesante. Las figs.3.3, 3.10 y 3.11 muestran ejemplos de algunas de las matrices correspondientes a la fig.3.9.

El Cuadro 3.3 resume los pasos para la creación de un modelo general de la empresa.

CUADRO 3.3

Crear un modelo general de la empresa

Ingresar la siguiente información en la enciclopedia

Una tabla organizacional mostrando todas las unidades organizacionales.

Las personas que manejan las unidades organizacionales.

Identificar las principales funciones del negocios.

Descomponerlas en funciones de menor nivel con un diagrama de descomposición de función..

Identificar los asuntos de datos.

Descomponerlos en tipos de entidades.

Añadir comentarios detallados a los diagramas anteriores donde sea necesario.

Crear un diagrama inicial entidad-relación

Crear una matriz mapeando ejecutivos versus funciones de negocios.

La inclusión de un ejecutivo puede registrarse con los siguientes códigos:

R: RESPONSABILIDAD directa de manejo.

A: AUTORIDAD ejecutiva o política.

I: COMPROMETIDO en la función.

E: EXPERIENCIA técnica

W: Ejecución actual del TRABAJO

Crear una matriz que evalúe las funciones versus las unidades organizacionales.

Crear una matriz que evalúe las funciones versus los ejecutivos.

Imprimir las versiones importantes de los diagramas anteriores de la enciclopedia para que los participantes las revisen.