Dedicatoria:A Dios y a nuestros padres, que nos dan la fortaleza para desarrollarnos como herramientas til de la sociedad.

AGRADECIEMIENTOA Dios que nos da la fortaleza para seguir hacia adelante. A nuestros padres, que nos apoyan incondicionalmente. A nuestros profesores que nos imparten sus conocimientos cada da.

NDICEPg.1. Concepto062. Etimologa063. Funcin064. Utilidad075. rea de difusin076. Facultad para firmar oficios077. Clases088. Estructura129. Ejemplo de oficio1710. Conclusin1811. Bibliografa19

INTRODUCCIN

El presente trabajo, llamado EL OFICIO, es un documento, que relaciona especialmente a organizaciones sociales, ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. El oficio es importante porque es el principal documento que circula, sirve como medio de comunicacin escrita, con las dependencias pblicas, fomentando buenas relaciones humanas y administrativas.

EL OFICIO1. CONCEPTO:Es un documento de carcter oficial que se utiliza en los organismos del sector pblico y por extensin en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua; por lo tanto el oficio no puede ser usado a ttulo personal, sino en representacin de una entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que se ocupa, por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no los trabajadores administrativos, ni los profesores de aula o de asignatura que no desempean algn cargo directivo.

2. ETIMOLOGA:Deriva del latn officium (funcin, cargo, magistratura).

3. FUNCIN: Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes, pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarqua. El papel que el oficio desempea en la administracin pblica constituye al medio ms serio y de ms fuerza.Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artstica, profesional, poltica, social.

4. UTILIDAD:El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc. El oficio no puede ser usado a nivel de persona natural. De ah su tipificacin de documento institucional.

5. REA DE DIFUSIN:El oficio se difunde en dos niveles:a) Nivel externo: Establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos.b) Nivel interno: Enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.

6. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:a) Los oficios de circulacin externa:Son firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abandonando asuntos especficos del trabajo, pueden firmar los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.b) Los oficios de circulacin interna:Son elaborados en la seccin o departamento correspondiente y firmado por su jefe.Los servidores que no desempean cargos directivos no estarn facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

7. CLASES:a) Oficio simple:Conocido comnmente solo con el nombre de "oficio", se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realizacin de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institucin que se nomina en la parte llamada "destinatario".

Ejemplo de oficio simple:CONCEPTOS GENERALESCIBER@CENTROJr. Simn Bolvar 480 Huaraz-AncashTelf. 426768/426476"AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMTICO"

Huaraz, 19 de mayo de 2014.

Seor: Alfredo Vera AranaAlcalde del Distrito de Independencia HuarazHuaraz

OFICIO N 128/CG /GG/ 14

ASUNTO: Invitacin a la Inauguracin del Estadio de Los Olivos.

Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguracin del Estadio de Los Olivos de sta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte generoso de parte de su persona y sus representantes como tambin la participacin desinteresada de los moradores de dicho lugar.

Dicho evento se llevar a cabo el prximo 26 de mayo a horas 10 de la maana en el mismo campo deportivo de Los Olivos. Esperamos contar con su presencia que dar realce a sta ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideracin y estima personal.

Atentamente,

............................................................ ANDR CAMARGO GONZLES Gerente General de Conceptos Generales

ACG/zpz.

b) Oficio mltiple:El oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin simultneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados en igualdad de condiciones, adems dentro de sus caractersticas principales se encuentran la de llevar en el cdigo la denominacin de "oficio mltiple"; mantener la misma numeracin para todos los ejemplares; dejar en blanco el espacio correspondiente al destinatario, en este espacio se llena con lneas de punto; usa "distribucin" en lugar de "con copia"; el texto del oficio mltiple debe de redactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar de Uds.).El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente.El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que van a distribuir.

Ejemplo de oficio mltiple

ASUNTO: Invitacin a la Inauguracin del Diplomado de la Escuela Regional de Directores"AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMTICO"Lima, 10 de marzo de 2014OFICIO MULTIPLE N054/D-UGEL N06/J.AGP/14

c) Oficio de Transcripcin:El nombre de transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una comunicacin de manera original ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir para transcribir informes relevantes e importantes.

8. ESTRUCTURA:Los mrgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero pueden tambin ser equidistantes, como en la carta (15 por 70).La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relacin con la extensin mecanogrfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate.Las sangras para iniciar prrafos pueden ser de cinco o diez espacios en blanco, segn se escriba a una o a dos interlneas, respectivamente.

8.1. Encabezamiento:a) Membrete:Nombre de la institucin que enva el oficio. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras maysculas sealando el nombre de la institucin, su direccin, telfono, etc.Ejemplo:

ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIACOLEGIO NUESTROS HEROES DEL CENEPA PAUCARPATAJr. Simn Bolvar 480 Ica Telf. 426768/426476

b) Ao calendario:Es la denominacin que se le da al ao actual. Se escribe al comienzo de los documentos con mayscula y entre comillas. Ejemplo: "AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMTICO"

c) Lugar y fecha:Se escribe a partir de la mitad del papel sealando la ciudad y la fecha.Ejemplo: Ica, 19 de mayo de 2014.

d) Nmero o cdigo:En esta parte se escribe los tres datos; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso y se subraya todo.Ejemplo: OFICIO N 128/APAFA/CNHC/14

e) Destinatario:Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.Ejemplo:SeorRubn Velsquez SernaDIRECTOR REGIONAL DE EDUCACIONICA

f) Asunto:Se ubica al lado derecho del papel y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO seguida de dos puntos (:); contiene un resumen de la que se va a tratar en el documento.Ejemplo:ASUNTO: Invitacin inauguracin nuevas aulas.

g) Referencia:Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente. Tambin sirve para mencionar un decreto, resolucin, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.Ejemplo:REFERENCIA: Carta del 03/04/....

8.2 Cuerpo

a) Texto:Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin en forma clara, precisa y breve.Existen algunas formulas para iniciar el texto:

1. Tengo el agrado de dirigirme a usted2. Tengo el honor de dirigirme a usted 3. Ejemplo:Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguracin de las nuevas aulas del colegio Nuestros Hroes del Cenepa de esta ciudad; obra que ha sido posible gracias al aporte generoso y a la participacin desinteresada de los padres de familia del plantel. Dicho evento se llevar a cabo el prximo 26 de mayo a las once de la maana en nuestro local ubicado en Jr. Simn Bolvar 480 Ica. Esperamos contar con su presencia que dar realce a esta ceremonia.8.1. Parte firma:a) Despedida:Aqu debemos demostrar cordialidad, cortesa y ponderacin.Existen tambin unas frases finales que sirven para expresar la ejecucin del acuerdo u orden a que haya lugar. Ejemplo:Lo que comunico a usted para su conocimiento, Lo que comunico a usted para los fines a que haya lugar Hago propicia la oportunidad para expresarle mi consideracin y estima.Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideracin y estima personal.

Atentamente; (antefirma)

b) Firma y post firma:La firma se escribe a mano y se rbrica. Van acompaadas del sello respectivo. En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que enva el documento.

Ejemplo:Firma.Post firma

_____________________________Sr. Rubn Ruiz CarrascoPRESIDENTEASOCIACION DE PADRES DE FAMILIACOLEGIO NUESTROS HEROES DEL CENEPA

c) Inciales:

Se colocan inciales con mayscula las que corresponden a la persona que firma el documento; con minscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del papel.Ejemplo:RRC/fra

d) Anexo

Sirve para sealar toda la documentacin que se adjunta al oficio (catlogo, programa, revista, tarjeta, etc.), Solo en caso de enviar algn documento adjunto.

e) DistribucinEste elemento es usual en los oficios mltiples y en las transcripciones, y no as en los directos o simples. Aqu se menciona, en trminos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

9. EJEMPLO DE OFICIO:ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIACOLEGIO NUESTROS HEROES DEL CENEPA PAUCARPATAJr. Simn Bolvar 480 Ica Telf. 426768/426476"AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMTICO"

Ica, 19 de mayo de 2014.OFICIO N 128/APAFA/CNHC/14SeorRubn Velsquez SernaDIRECTOR REGIONAL DE EDUCACIONICA ASUNTO: Invitacin inauguracin nuevas aulas Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguracin de las nuevas aulas del colegio Nuestros Hroes del Cenepa de esta ciudad; obra que ha sido posible gracias al aporte generoso y a la participacin desinteresada de los padres de familia del plantel. Dicho evento se llevar a cabo el prximo 26 de Julio de los corrientes a las once de la maana en nuestro local ubicado en la Avenida Los Hsares N 521 en esta localidad. Esperamos contar con su presencia que dar realce a esta ceremonia. Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra especial consideracin y estima personal. Atentamente;

_____________________________Sr. Rubn Ruiz CarrascoPRESIDENTEASOCIACION DE PADRES DE FAMILIACOLEGIO NUESTROS HEROES DEL CENEPARRC/fraCONCLUSINEl oficio es un documento de carcter formal en el mbito profesional y laboral. Los elementos que no se deben pasar de lado al recibir un oficio para que tenga valides, son que debe estar firmado y sellado, adems de contener la fecha correcta. Dentro del proceso de comunicacin escrita, quien recibe el oficio se le denomina destinatario, mientras quien loenvaes el remitente.

BIBLIOGRAFAhttp://documentacion.tribunaempresarial.com/oficiohttp://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)http://www.slideshare.net/whyp/el-oficio-presentationhttp://iupmacomercio19c.blogspot.es/1289041218/el-oficio-elementos-y-estructura/