El plan de comunicación organizacional

Una herramienta para la construcción de imagen

¿Qué es?• Es una herramienta que permite dar vida a la estrategia de

comunicación que se plantea para un periodo de planeación.• Este permite:

– Contempla el público al cual se va a comunicar

– Llevar a cabo las tácticas planteadas

– Determinar los recursos disponibles para cada acción– Trazar los cronogramas, las rutas de trabajo, las herramientas

a utilizar– Realizar seguimiento a las acciones determinadas a

partir de indicadores de gestión

¿Qué debe contemplar el plan?

Visión

• ¿Qué se desea lograr con el plan? (propósito)• ¿Qué rol desempeña dentro de la estratégico de la compañía?

Misión

• ¿Cómo lograr comunicar lo que la organización desea comunicar?

Objetivos

• ¿Qué se espera lograr con el desarrollo del plan?• Deben tener un tiempo y una meta numérica que permita medir el

avance de plan

La estrategia del plan

Estrategia

Deben ir definidas en función de los objetivos del plan.

Se recomienda que sean pocas para poder realizar un gestión con mayor enfoque y efectividad

Las tácticas del plan Son las encargadas de dar vida al plan de comunicaciones, en esta fase del plan se plantean las acciones a realizar para lograr la estrategia.

Esta fase es muy flexible porque permite adecuar las acciones de acuerdo a los resultados que el plan esté generando.

Es indispensable que exista un Director de Comunicaciones quién será el encargado de dar vida al plan

Los canales de comunicación para la implementación del plan

Plan de comunicaciones:Encargado el Dir. de

Comunicaciones

Emisores o voceros

protagonistas

Las audiencias a

impactar

Personas encargadas por la empresa, entrenadas y coordinadas para trasmitir los mensajes del plan

Aquellas personas que la compañía espera impactar con los mensajes del plan de

comunicaciónes

¿Quiénes son sus públicos objetivos?

Directivos y administrativos Operarios Segmentos de

mercado

El plan de comunicación organizacional de la empresa se debe considerar una variable estratégica, debe concebirse en paralelo con las estrategias que se implementan para la empresa, pero tiene una variable importante, la versatilidad de los públicos a los que se dirigirá el mensaje,

PÚBLICOS INTERNOS PÚBLICOS EXTERNOS

Esta es una de las variables mas importantes del plan, entender como comunicarle a cada audiencia, porque cada una tiene características particulares.Ellos no son actores pasivos en la comunicación tienen criterios propis acerca de la empresa y la experiencia que han tenido, y ante la saturación de información tienen la capacidad de ser selectivos ante los mensajes.Para ello la empresa debe buscar una relación a largo plazo

Matriz de contacto

• Esta matriz permite identificar los emisores del mensaje (en columna) y la audiencias que se va a impactar (en fila) para identificar el medio más adecuado para que fluya la comunicación (puede ser que se empleen uno o mas medios de comunicación)

Receptores del mensaje

AUDIENCIAS

EMISORES

GERENCIA MEDIA

AUXILIARES DE ÁREA

SUPERVISOR DE TURNO

OPERARIOS

GERENTE GENERAL

Debe estructurar una presentación formal del plan de comunicaciones

Generar un evento de lanzamiento del mensaje interno

Generar un evento de lanzamiento del mensaje interno

Generar un evento de lanzamiento del mensaje interno

DIRECTOR DE ÁREA

Debe trabajar con sus grupos primarios para transmitir la información a los admón.

Debe trabajar con sus grupos primarios para transmitir la información a los admón.

GERENCIA MEDIA

Programa de entrenamiento a voceros Dejar fluir la información

SUPERVISOR DE TURNO

Difusión del mensaje y retroalimentación del mismo

Encargados de emitir el mensaje

AUDIENCIAS

EMISORES

GERENCIA MEDIA

AUXILIARES DE ÁREA

SUPERVISOR DE TURNO

OPERARIOS

GERENTE GENERAL

Presentación del plan de comunicaciones en reunión de trabajo

Evento del lanzamiento. Tú eres pieza clave en el engranaje de TEXCOM

Evento del lanzamiento. Tú eres pieza clave en el engranaje de TEXCOM

Evento del lanzamiento. Tú eres pieza clave en el engranaje de TEXCOM

DIRECTOR DE ÁREA

Reunión de trabajo y presentación de la campaña con sus objetivos y metas que se esperan

Reunión de trabajo y presentación de la campaña con sus objetivos y metas que se esperan

GERENCIA MEDIA

presentación de la campaña con sus objetivos, Indicadores de medición para el seguimiento de la campaña

SUPERVISOR DE TURNO

Implementación de la campaña Tú eres pieza clave en el engranaje de TEXCOMSeguimiento de la campaña

EJECUTOR Y DIRECCIONAMIENTO DEL PLANDirector de comunicaciones

Efectividad en las audiencias

• El segmento de mercado se vera involucrado en el momento que la comunicación comience a rodar en los medios de comunicación bien se masivos o directos, pero el verdadero impacto se dará en el momento de verdad cuando

los operarios con su servicio le den sentido al proceso de comunicación

Un plan de comunicación será efectivo en la medida que las

audiencias internas comprendan el objetivo de

comunicación, y los operarios trasmitan mediante su servicio el mensaje al publico objetivo

Definición del alcance del plan. Se va a divulgar todo el

plan estratégico general de la compañía?¿Se va a divulgar por etapas, áreas, en todos los públicos seleccionados al mismo tiempo?¿Cuáles son los públicos prioritarios a impactar?¿Cuáles son los niveles de confidencialidad que se deben manejar?

. ¿Cuáles son los mensajes a divulgar? ¿cuáles son los principales?¿Cuáles son las expectativas de la alta dirección?¿Hasta donde esa comprometida la alta dirección? ¿Cuál es du papel dentro del plan?¿Cuáles son los medios y herramientas que sugiere la alta dirección para llevar a cabo el plan?

Revisión de los objetivos estratégicos vs los objetivos de comunicación

Es importante considerar los objetivos estratégicos de la empresa y el grado de apropiación de las UEN o áreas con el fin de estar alineados con el propósito de la compañía.

Por ejemplo si el objetivo de la compañía es crecer en el mercado un x% los objetivos del plan de comunicación deben ir alineados a la sensibilización del ahorro y la optimización de metas en el mercado interno, y en el mercado externo al incremento de las ventas y el fortalecimiento de imagen

Recursos disponibles

Objetivo Audiencia a impactar

Estrategia del

objetivo

Tácticas de la

estrategiaIndicador de gestión

Medios a utilizar Proveedor Costo de la

acción

Qué se pretende

lograr en el plan

El público a impactar, interno o externo

Cómo lo vamos a lograr

Las acciones

para alcanzar la estrategia

Cómo se va a medir la efectividad

del plan

Los medios de

comunicación y

canales que

utilizaremos para

difundir el mensaje

Si necesitamos recursos

adicionales quién

apoyará el proceso

El presupuesto que se va a invertir en cada acción

A partir de un diagrama se pueden comenzar a hilar las acciones y los recursos que se necesitan para le desarrollo del plan

Elaboración del mensaje

El concepto a trasmitir

Diseño con el mensaje de acuerdo a las audiencias

• El mensaje es la base fundamental de la comunicación, por ello es importante tener claro que de este depende la construcción de imagen

1. Alcance del mensaje2. El mensaje debe partir de la audiencia en general depende de cada una de las audiencias

3. Cuál será el tono de comunicación

4. Su frecuencia de emisión?5. De acuerdo a la audiencia cuál es el medio ideal para

comunicar

6. Cómo se manejará la retroalimentación

7. ¿Qué reacción se espera del mensaje?

Lenguaje en función de las audiencias • La creatividad juega un papel fundamental en esta

etapa, porque a partir de aquí logramos cautivas la atención de nuestros públicos.

• Establecer las necesidades grafica, visuales, orles, auditivas, figurativas, de tacto, de olfato, es un reto para un excelente equipo de comunicación quienes a partir de la identificación de estos factores determinan el modo de comunicar el mensaje según la audiencia.