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INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO DE IDENTIFICACIÓN AUTENTICACIÓN BIOMÉTRICA EN
LÍNEA
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 10/09/2019 Versión:5 Página 1 de 70
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO DE IDENTIFICACIÓN AUTENTICACIÓN BIOMÉTRICA EN LÍNEA
IT-TEC-006
TABLA DE CONTROL
5 10/09/2019 Auxiliar de Sistemas
Líder de Proyectos
Director de Proyectos
Se incluye el nuevo captor Morpho. Bloqueos de usuarios por 10 intentos
Cierre de sesión
4 10/10/2018 Auxiliar de Sistemas
Líder de Proyectos
Director de Proyectos
Se incluye el dispositivo de la Impresora en stiker.y el lector bidimensional
Se incluye la verificación de los dedos de los comparecientes antes de tomar cotejo
Biométrico.
3 05/03/2018 Líder de
Proyectos Director de Proyectos
Director de Proyectos
Se actualiza a la versión del Software Se agregan pantallazos con el cambio de
versión
2 06/12/2017 Líder de
Proyectos Director de Proyectos
Director de Proyectos
Se actualiza a la versión del Software Se agregan pantallazos con el cambio de
versión
1 02/10/2017 Líder de
proyectos Director de Proyectos
Director de Proyectos
Se actualiza a la versión del Software Se agregan pantallazos con el cambio de
versión
Inicial 24/04/2016 Asistente Sistemas
Líder de Proyectos
Director de Proyectos
Primera Edición
Versión Fecha Elaboró Revisó Aprobó
Descripción de la Revisión
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
CONTROL DEL DOCUMENTO
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TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO .................................................................................................................. 3 2 ALCANCE ................................................................................................................... 3 3 REFERENCIAS ........................................................................................................... 3 4 DEFINICIONES ........................................................................................................... 3 5. ACCIONES Y METODOS ........................................................................................... 4 5.1 NIVELES DE ACCESO ............................................................................................... 4 5.2 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO .......................................................................... 10 5.3 CREAR UN DOCUMENTO SIN BIOMETRIA……………………………………………57 5.4 CONSULTAR LA INFORMACIÓN ARCHIVADA ....................................................... 68 5.5 CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LA CUENTA .................................................. 68 5.6 AUTORIZAR Y FIRMAR............................................................................................ 68 5.7. ENGRANAJE DE OPCIONES……………………………………………………………..65 6. DISPOSICIONES GENERALES ............................................................................... 69 7. RESULTADOS .......................................................................................................... 69
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1. OBJETIVO Describir el funcionamiento del aplicativo Id3 Autenticación mencionando las pautas operativas para llevar acabo la realización de todos los trámites notariales por medio de la identificación en línea de los comparecientes para corroborar la veracidad de la información detallada en el documento generado.
2. ALCANCE Enfocado hacia el funcionario encargado de las autenticaciones biométricas, con el propósito de esclarecer dudas respecto al aplicativo y efectuando así un mejoramiento en el oficio de la creación de trámites.
3. REFERENCIAS ▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la
Calidad - Requisitos.
▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000, Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
4. DEFINICIONES
Compareciente: El que se presenta verbalmente o por escrito, personalmente o por apoderado, ante una autoridad, un notario o un órgano público. Biothentic: Es un lector de huellas dactilares y tarjetas inteligentes.
Futronic: Escáner de huellas dactilar, utiliza avanzada tecnología de sensor y sistema óptico preciso para entregar la imagen de alta calidad de huellas a un PC.
Tableta Wacom: Las tabletas de Wacom utilizan una tecnología, patentada, de lápiz digital sin cable, sin pilas, sensible a la variación de presión y que recoge a alta frecuencia las posiciones de la punta del lápiz respecto a la superficie de la tableta con mucha predictibilidad.
Cotejo: Comparación de las huellas del ciudadano con la información que sobre él reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el sistema tarda unos segundos en hacer el cotejo y si la información coincide se comprueba que la persona sí es quien dice ser.
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Durante todo el ciclo de la transacción biométrica, las minucias de las huellas digitales se manejan de forma cifrada.
5. ACCIONES Y METODOS
5.1. NIVELES DE ACCESO
NOTARIO TITULAR / ENCARGADO
- Acceso por tarjeta biométrica personal.
• Debe Ingresar la tarjeta al Biothentic.
• Ingresar al aplicativo Autenticación.
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• Deslizar uno de los dedos enrolados por el Biothentic para capturar la huella.
FUNCIONARIO
- Acceso por nombre de usuario y contraseña.
- En el momento de crear la cuenta se establece la contraseña y cuando se
requiera puede ser modificada.
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• Digitar usuario y contraseña correspondiente.
Importante: En el caso de que se requiera el ingreso del funcionario y Notario titular
o encargado en un mismo equipo, se realiza el siguiente proceso:
• Primero ingresar al aplicativo Id3 Firma con Tarjeta del Titular o Encargado
deslizando la huella.
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• Luego abrir Id3 Autenticación y dar clic en “Deseo usar mi usuario y contraseña
para ingresar”.
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• Digitar usuario y contraseña correspondiente.
• Si el funcionario ingresa el usuario y/o contraseña mal, después del décimo
intento se bloquea y lo debe desbloquear el usuario administrador desde el
aplicativo id3 Usuarios.
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OPERADOR
- Notario titular / encargado / funcionario
- Guiado por la aplicación en la pantalla del equipo de cómputo.
COMPARECIENTE
- Guiado por la información en su pantalla Wacom
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5.2. CREAR UN NUEVO DOCUMENTO
• Antes de abrir la aplicación, asegúrese de que los siguientes elementos estén
conectados:
- Pantalla Wacom
- Cámara Web
- Escáner ó Lector Bidimensional
- Morpho (captor biométrico)
- Biothentic (solo titulares y encargados)
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• Dar clic en el botón “Nuevo trámite”.
En esta observación se puede validar si hay alguna autorización o documento que no se encuentre respaldado correctamente en la plataforma de notaría segura, en caso de que se evidencie un aumento en el número de autorizaciones, documentos, cotejos o solicitudes, por favor comunicarse con la mesa de soporte con el fin de realizar el cargue de estos documentos.
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• La creación de un nuevo documento consiste en realizar las siguientes etapas:
- Escoger cantidad de comparecientes + trámite notarial
- Capturar foto del compareciente + escanear su C.C.
- Capturar huellas dactilares del compareciente
- Cotejar la información con la Registraduría
- Capturar firma manuscrita del cliente
- Finalizar documento ESCOGER CANTIDAD DE COMPARECIENTES
• Diligenciar la cantidad de comparecientes o dar clic en los botones +/-.
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ESCOGER TRÁMITE NOTARIAL – INTRODUCCIÓN
◼ Se pueden escoger 8 tipos de trámites
◼ Los campos obligatorios son marcados con un «*»
Escoger trámite notarial (1/8)
◼ Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado
- Acto(s)
- Firmantes
- Detalle
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Escoger trámite notarial (2/8)
◼ Autenticación biométrica para escritura pública
- Acto(s): → Enumeración de actos
- Fecha trámite
- Número de referencia → (máx. 30 caracteres)
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Escoger trámite notarial (3/8)
◼ Autenticación biométrica para declaración extra-proceso
- Título → (Obligatorio, máx. 256 caracteres)
- Destinatario → (máx. 256 caracteres)
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Escoger trámite notarial (4/8)
◼ Diligencia de presentación personal
- Destinatario (Obligatorio, máx. 256 caracteres)
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Escoger trámite notarial (5/8)
◼ Diligencia inscripción de registro civil.
- Tipo registro civil → (Obligatorio) Nacimiento, Matrimonio o Defunción
- Nombres y apellidos de inscritos → (Obligatorio) 1 persona por línea
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Escoger trámite notarial (6/8) ◼ Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado con
firma a ruego.
- Acto
- Descripción
En este trámite se debe indicar que son dos (2) comparecientes, rogante y rogado, el sistema realizara automáticamente la selección de los dos (2) comparecientes y procederá con el támite cuando estos no hayan sido seleccionados.
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Escoger trámite notarial (7/8)
◼ Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado de
persona invidente.
Este trámite aplica para autenticaciones biométricas donde el compareciente es invidente.
• Seleccionar el trámite y diligenciar los datos del mismo.
- Acto
- Descripción
- Si el compareciente “Invidente” no sabe o no puede firmar, seleccionar el recuadro “No sabe firmar” para realizar la firma a ruego.
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Escoger trámite notarial (8/8)
◼ Autenticación de Firma.
- Acto(s)
- Firmantes
- Detalle
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Escoger trámite notarial – fin
• Dar clic en el botón “Validación compareciente”.
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TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL COMPARECIENTE – Autorización
◼ El compareciente o titular debe autorizar el tratamiento de sus datos biográficos y
biométricos dando clic sobre el botón “Autorizo” de la pantalla Wacom.
Lo anterior en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario en
lo relacionado con la solicitud previa, expresa e informada.
◼ Por lo menos un compareciente debe autorizar el tratamiento de sus datos
para crear un documento. El siguiente es el texto que aparece en la tableta al
momento en que el titular da la autorización previa, expresa e informada para el
tratamiento de sus datos.
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• Si el compareciente autoriza, indicarle que debe seleccionar
Tratamiento de datos personales del compareciente – Rechazo ◼ El compareciente puede rechazar el tratamiento de sus datos biográficos y
biométricos al dar clic sobre el botón “No autorizo” de la pantalla Wacom.
◼ Si el compareciente desea no autorizar y no puede interactuar con la pantalla
Wacom, dar clic en el botón “El compareciente no autoriza”.
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TOMAR FOTO DEL COMPARECIENTE
• Pedir al compareciente que se ubique frente a la cámara.
• Dar clic en el botón “Capturar”.
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TOMAR FOTO DEL COMPARECIENTE – VOLVER A CAPTURAR
◼ Pueden volver a capturar la foto de un cliente al dar clic sobre el botón “Nuevo
intento”.
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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (1/2)
Escáner Epson
• Ubicar la C.C. del compareciente en el escáner.
- La tarjeta debe ser ubicada horizontal con la primera cara arriba
• Coloque la pestaña gris en la opción de escaneado independiente.
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• Dar clic en el botón “Escanear cédula”.
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◼ El escáner debe estar configurado de la siguiente manera:
• Al final dar clic en “Escanear”.
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• Se visualiza los datos de la cédula escaneada.
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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (1BIS/2)
◼ Si el escáner no funciona o no permite escanear
- Existe la posibilidad de utilizar una imagen de la segunda cara de la C.C.
- Dar clic en el botón «Abrir imagen»
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• Seleccionar la imagen
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◼ La información de la cédula es visualizada en cada uno de los campos
- Nombres
- Apellidos
- NUIP (10 dígitos)
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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (2/2)
◼ Sólo si es necesario, modificar el nombre del dedo de la huella dactilar de la C.C.
(indicado debajo de la huella sobre la C.C.). Por defecto, el sistema selecciona el
índice derecho, que es el dedo más frecuente, pero puede cambiar.
PRESENTACIÓN DE «CONTRASEÑA»
• Dar clic sobre el botón “Contraseña”.
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◼ Si el cliente no tiene su C.C., esta opción permite diligenciar “Nombres”,
“Apellidos” y “NUIP” manualmente.
- El dedo de la imagen de la C.C. queda como «Desconocido»
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• Dar clic en «Aceptar».
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INGRESO DE DATOS COMPARECIENTE MEDIANTE LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS BIDIMENSIONAL (MOTOROLA DS9208). Primero es necesario capturar los datos de la cédula con el Lector de código de barras y luego tomar la fotografía.
Lector Bidimensional
• Ubicar el código de barras de la cédula de ciudadanía frente a la luz roja que emite el Lector Bidimensional y este automáticamente trae los datos generados por el código de barras observando que los datos son capturados correctamente.
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• Dar clic en “Aceptar” para continuar.
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PROCESO PARA CAPTURAR LAS HUELLAS DEL COMPARECIENTE
Si aún no se ha configurado el captor con el cual funcionará el sistema biométrico, al
ejecutar el aplicativo Id3 Autenticación pregunta con cual captor funciona el sistema.
• Seleccionar “Morpho MSO 1300 E3”, “No preguntarme de nuevo” y “Aceptar.
• Dos (2) huellas dactilares son requeridas.
• Verificar las manos del compareciente, que no tengan sustancias o materiales
como pegantes, esmaltes, tintes, sellantes, látex, plásticos, dedos de guante,
entre otros.
• Se debe colocar un paño seco junto al captor para limpiar con frecuencia el captor
biométrico y alejarlo de una fuente de luz directa si es necesario.
• Indique al compareciente que ubique el dedo sobre el dispositivo, en el centro de
captor y durante el tiempo que el captor se encuentre encendido, este enciende
de color rojo luego azul y verde, adicionalmente el cable del captor debe estar al
costado izquierdo del compareciente como lo indica la imagen:
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• La posición CORRECTA es la que se muestra en la imagen:
• Posiciones INCORRECTAS de colocar el dedo:
Colocar sólo Colocar el dedo la punta del dedo al extremo del captor
Colocar el dedo de lado Colocar el dedo muy por debajo del captor
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• Al colocar el dedo sobre el dispositivo, debe presionarlo ligeramente para que el
área escaneada sea mayor.
En caso de no obtener cotejo exitoso o que la calidad de la huella sea
inferior al 60%, se sugieren las siguientes acciones:
• Si no es posible realizar captura de la huella, pruebe con los dedos meñique y
pulgar, son generalmente los que menos desgaste presentan, por lo que se
sugiere utilizarlos para obtener una mejor calidad de cotejo.
• Revise que los dedos estén limpios y secos. Algunos tipos de empleo, cómo el
manejo de cartón, material de construcción, agricultores, tintas, polvo, etc.,
pueden ensuciar los dedos o desgastar las huellas dificultando su lectura, en este
caso se recomienda solicitar al compareciente que antes de colocar la huella, se
lave las manos.
• Una opción adicional es frotar los dedos en el cuero cabelludo.
• Coloque el dedo en una superficie plana y luego en el captor biométrico.
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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (1/6)
• La Primera huella para capturar es seleccionada aleatoriamente por el sistema, la cual aparece en gris oscuro sobre la silueta de las manos.
- Si es desconocida seleccionar dando clic sobre uno de los 10 dedos o sobre la
cajita que se encuentra al lado de la opción (1)
• Solicitar al compareciente que ponga el dedo correspondiente sobre el captor.
NOTA: Recuerde que en la parte inferior de las manos se visualiza un círculo azul
que corresponde a 3 minutos disponibles para la captura de las huellas del
compareciente, según requerimientos de la Registraduría, al agotarse este tiempo,
el círculo desaparece y retornará a la pantalla inicial de Nuevo trámite. Tendrá que
iniciar de nuevo si no completó la captura y cotejo en los 3 minutos.
Puede capturar varias huellas para obtener cotejos exitosos.
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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (2/6)
• Solicitar al compareciente colocar el dedo correspondiente sobre el captor.
IMPORTANTE: Indicar al compareciente que una vez colocada la huella sobre el
captor no se debe mover el dedo ni levantarlo hasta que se apague el captor.
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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (3/6)
• Si la calidad es buena, el dedo capturado aparece en color verde.
CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (4/6)
• Si la calidad no es buena, solicitar al cliente que vuelva a poner su dedo sobre
el captor biométrico.
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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (5/6)
• Una vez esté capturada de manera correcta la primera huella dactilar, se
visualizará a la derecha de la pantalla; por seguridad ya no se muestra la huella
del compareciente, es sólo una imagen (Dumi) en todos los casos.
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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (6/6) ◼ Repetir el mismo proceso que para la segunda huella
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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE - RESULTADOS
◼ Los Dos (2) dedos capturados deben aparecer en verde y las dos (2) huellas
deben aparecer a la derecha de la pantalla.
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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE – FIN
◼ Dar clic en el botón «Verificar con Registraduría» para seguir con el proceso.
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VERIFICAR CON REGISTRADURÍA – VERIFICACIÓN BIOGRÁFICA
◼ La información biográfica extraída de la C.C./Contraseña es comparada con la
de la Registraduría:
- Nombres
- Apellidos
- NUIP
◼ El compareciente se considera autenticado si y solamente si por lo menos 1
resultado de la comparación de sus huellas es válido.
• Al obtener Cotejo exitoso con la Registraduría, solicitar al compareciente que
firme manualmente en la pantalla Wacom.
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Nota: Los datos biográficos que serán utilizados en el documento final serán los de la Registraduría Verificar con Registraduría – Cotejo fallido
◼ Si la autenticación falló y si el compareciente lo desea, es posible reintentar
seleccionando el dedo que se requiere capturar de nuevo.
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◼ Indicarle al compareciente el dedo que debe colocar en el captor.
Al finalizar la captura de las huellas, volver a dar clic en «Verificar con Registraduría».
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Verificar con Registraduría – Se detectó dedo falso.
◼ Si al finalizar la toma de las dos huellas o en una de ellas aparece el siguiente
mensaje, debe verificar las manos del compareciente, que no tengan sustancias o
materiales como pegantes, esmaltes, tintes, sellantes, látex, plásticos, dedos de
guante, entre otros.
◼ Es posible reintentar seleccionando el dedo que se requiere capturar de nuevo o
tomar otra huella.
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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE (1/2)
◼ Solicite al cliente que firme manualmente en la pantalla Wacom
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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE (2/2)
◼ Solicite al cliente que valide su firma dando clic sobre el botón aceptar (verde) de
su pantalla Wacom
Firma manuscrita del compareciente – nuevo intento
◼ Si el no queda conforme con su primera firma, puede volver a intentar al dar clic
sobre el botón «Volver a firmar» (azul) de la pantalla Wacom
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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – NO PUEDE FIRMAR (1)
◼ El compareciente (o su acompañante) puede notificar su incapacidad para firmar
manualmente al dar clic sobre la opción «No puede firmar» (rojo) de la pantalla
Wacom.
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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – NO PUEDE FIRMAR (2)
◼ El operador también puede registrar la incapacidad del cliente para firmar
manualmente al seleccionar esta opción dando clic sobre la casilla
correspondiente de su pantalla.
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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – VOLVER A FIRMAR
◼ Si el operador considera que la firma no está correcta, aún si el compareciente la
validó, él puede dar clic en el botón «Nuevo intento» de su pantalla y solicitar al
compareciente que vuelva a firmar.
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FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – FIN
◼ Si el operador considera que la firma está bien hecha, puede dar clic sobre el
botón «Aceptar» y seguir con el proceso.
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INFORMACIÓN DEL COMPARECIENTE
◼ En cualquier momento, el operador puede dar clic sobre el botón «Compareciente
x de y» para ver la información de los comparecientes ya autenticados del trámite
en curso.
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FINALIZAR DOCUMENTO (1/4)
◼ Se visualiza el documento con los datos del compareciente.
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FINALIZAR DOCUMENTO (2/4) ◼ Verificar el documento.
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FINALIZAR DOCUMENTO (3/4)
◼ El compareciente puede verificar el documento dando clic sobre los botones con
símbolo flecha arriba y flecha abajo.
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FINALIZAR DOCUMENTO (4/4)
◼ Visualizar en el documento el número de trámite.
◼ Se finaliza el proceso al dar clic sobre el botón «Página principal».
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IMPRESIÓN EN STICKER
Si se selecciona al ingresar al aplicativo la opción impresión con sticker se verá visualizado el tramite de la siguiente manera y estará listo para su autorización e impresión de tamaño sticker.
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FINALIZAR DOCUMENTO – FIN El documento queda pendiente de ser firmado por el notario titular o encargado a través del aplicativo de autorización y firma.
5.3. CREAR UN DOCUMENTO SIN BIOMETRIA.
• Se pueden realizar los tramites que no son posibles con biometría, estos se generan en el momento que no se puede realizar toma de huellas.
Para iniciar es necesario seleccionar la casilla .
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Recuerde que este proceso solo se realiza cuando hay dificultades técnicas o excepciones de ley.
• Dar clic en el trámite a realizar, diligenciar los datos que se solicitan y luego dar clic en “Validación compareciente”.
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• Seleccionar la justificación y diligenciar los demás campos que se observan.
• Se desplegará la siguiente lista.
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FINALIZAR DOCUMENTO
• Se visualiza el documento con los datos del compareciente y se observa la especificación que el tramite fue generado sin biometría.
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5.4. CONSULTAR LA INFORMACIÓN ARCHIVADA
Consultar información archivada La información archivada puede ser consultada al dar clic sobre el botón con
símbolo de tipo lupa (Visualización de entradas)
5.5. CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LA CUENTA
Información de cuenta de usuario
La información de la cuenta abierta puede ser consultada al dar clic sobre el botón
con símbolo de tipo silueta humana (Información de usuario)
5.6. AUTORIZAR Y FIRMAR
Permite acceder al aplicativo Id3 firma en el cual el notario titular o encargado
podrá realizar la autorización de los documentos o trámites.
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5.7. Engranaje de opciones.
Permite activar y desactivar algunas características en el comportamiento del aplicativo.
Al seleccionar esta opción el aplicativo omitirá el clic en aceptar para realizar el cotejo con la base de datos automáticamente.
Nos permite realizar la impresión del trámite en un tamaño reducido y de acuerdo con el sticker que se tenga en uso en la notaria.
Al desactivar la solicitud de firma del compareciente, nos permite realizar la firma directamente sobre el sticker teniendo en cuenta que por el tamaño de la impresión la firma no es clara al ser impresa.
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6. DISPOSICIONES GENERALES
Solamente operadores con cuenta registrada en la notaría pueden acceder a la solución instalada en la misma.
Si el ingreso se realiza con la tarjeta biométrica personal, primero debe ser insertada al Biothentic y luego abrir el aplicativo Id3 Autenticación. El cobro de la autenticación biométrica se realiza en el momento en que el cotejo con la Registraduría es exitoso.
Cada tres cotejos, se recomienda limpiar el Futronic (Captor biométrico) con un paño húmedo en alcohol o limpia vidrios, para retirar el exceso de grasa. Si al momento de capturar las huellas la calidad no es buena, verificar que se esté
colocando correctamente, que no se encuentre sucia o reseca y solicitar al cliente que
vuelva a poner su dedo sobre el captor biométrico; intentar con los diez (10) dedos, en
especial pulgares y meñiques.
7. RESULTADOS
Excelente manejo del Sistema de identificación Biométrica en Línea.