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ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Este procedimiento NO es mandatario por la norma ISO
9001, hace parte de la Documentación del Sistema de
Gestión Integral y de interés para todos.
Procedimiento Elaboración de Documentos
Este procedimiento tiene como objetivo establecer los pasos a seguir para la elaboración de los documentos definidos por la Corporación para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.
La Corporación cuenta con el procedimiento para la Elaboración de Documentos, identificado con el código SI-P-01, que pueden consultar en Corponet, en la ruta:
Corponet/ISO/certificación misional/Mapa de procesos/Sistema de gestión Integral/SI-P-01 Procedimiento Elaboración de Documentos
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de CORPOICA que generen o actualicen documentos.
Qué es un Documento? Cualquier medio que contenga
información y que sirve para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.
Documentos definidos por Corpoica
Esta es la estructura de los Documentos
Internos del Sistema de Gestión de
Calidad de Corpoica
CONDICIONES GENERALES
El Jefe de la Oficina Asesora de
Gestión Integral y Mejoramiento Continuo, es el responsable de velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el procedimiento para la elaboración de documentos
La modificación de versiones y la asignación de códigos a los documentos es responsabilidad del Profesional de Gestión Integral y Mejoramiento Continuo, de acuerdo con la tabla establecida para tal fin.
El Organigrama, La Misión, La Visión, La Política de Calidad, Los Objetivos de Calidad no requieren ser codificados, solo se identifican con su título. Las versiones vigentes de estos documentos son las que aparecen publicadas en la Corponet
Los documentos deben redactarse de manera impersonal, en un lenguaje claro y sencillo. Se debe evitar el empleo de un lenguaje coloquial y de expresiones extranjeras.
Se debe mantener la uniformidad en la estructura, terminología y estilo de redacción dentro del documento.
El contenido del documento debe ser coherente con las actividades que se desarrollen en el proceso de aplicación.
Los documentos deben ser elaborados y actualizados cada vez que sea requerido sobre la base de los siguientes criterios:
Elaboración:
o Cuando las actividades tengan incidencia directa en la calidad del producto o servicio prestado.
o Teniendo en cuenta complejidad de la actividad.
o Teniendo en cuenta la competencia del personal.
o Si lo requiere una normatividad.
Actualización:
o Introducción de mejoras o cambios en los procesos
o Resultado de auditoriaso Desempeño no satisfactorio de los
procedimientos vigenteso Cuando sean afectados por una
normatividad
Nota:
la solicitud SI-F-01no aplica para la creación de los documentos, incluyendo los formatos identificados en las caracterizaciones de los procesos como resultado del diseño del sistema de Gestión de Calidad. Una vez aprobados estos documentos se debe solicitar la respectiva actualización en formato SI-F-01.
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, se elaboran de acuerdo a las Plantillas de Documentos ya definidas.
Encabezado:
Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad deben incluir un encabezado en todas las páginas.
Condiciones de Forma
Márgenes
El texto se escribirá con los siguientes valores de márgenes.
Superior 2 cm.
Inferior 2cm.
Izquierdo 2.5 cm.
Derecho 2 cm.
Las márgenes establecidas aplican tanto al
cuerpo del documentos como al material
complementario
Texto
Todos los párrafos del documento debencomenzar al margen izquierdo. El texto debe escribirse empleando letra tipo Arial 11, se debe utilizar doble espacio entre Títulos y sencillo entre subtítulos.
Los Títulos de los Capítulos se deben escribir en mayúscula y negrita. Tamaño 11En la matriz del diagrama de flujo y tablas, el tamaño de letra puede estar entre 5 y 11 puntos.
Al final del documento se identifican los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, tal como aparece descrito a continuación
Nombre FirmaCargo
Nombre FirmaCargo
Nombre FirmaCargo
Elaboró Revisó Aprobó
Cuando se requiera realizar la impresión de un documento, ésta debe hacerse por ambas caras del papel
• En la información del Sistema de Gestión Integral, publicada en Otros se encuentran disponibles las plantillas para la elaboración de los documentos
GRACIAS!!!