elaboracion de un sistema de control interno
DESCRIPTION
la normativa establecida en el control interno. Sin embargo las negociaciones acordaron sacar a la luz una siguiente visión de COSO, denominado Informe COSO I, éste proporcionó confiabilidad y seguridad razonable en el manejo de sus bienes, dentro de las organizaciones. Y finalmente, las corporaciones sus dichas convinieron en términos de mayor validez, que saliera los nuevos requerimientos en el denominado Coso II.TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR.
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS.
AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD
ING. LUIS MARIO APARICIO GUZMÁN
RECTOR
LICDA. CATALINA RODRÍGUEZ DE MERINO
VICERRECTORA ACADÉMICA
LIC. MANUEL ANTONIO ORTEGA AYALA.
DECANO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS.
AGRADECIMIENTOS
A DIOS TODOPODEROSO
Por darme sabiduría e inteligencia, por guiarme y permitirme culminar mis metas y
objetivos, ya que sin el no somos nada.
A MARIA SANTISIMA
Por ser la intercesora Incondicional ante todos mis triunfos.
A MIS PADRES:
Encarnación Galdámez (Q.E.P.D.) y mi madre Maria Servelia Guevara, que con su
humildad y afecto me han brindado los mejores consejos y ejemplos para ser una
persona de bien y gracias a sus oraciones, ya que sin ellas no hubiera sido capaz de
lograrlo.
A MIS HERMANOS:
Elvira, Sonia, Reynaldo, Nelsy, Patricia, José, Verónica, Juan, Ena y Jeremías, por el
apoyo brindado en el transcurso de mi carrera.
A MIS FAMILIARES Y AMIGOS:
En especial al Lic. Carlos García y al Ing. Cristian García por el apoyo que me
brindaron para la ejecución de este trabajo de graduación.
A MI COMPAÑERO DE TESIS
Por el esfuerzo y sacrificio realizado para el desarrollo de este trabajo.
MARILY GALDAMEZ
1
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General:
Diseñar un sistema de control interno basado en el Informe COSO,
orientado a la Estructura Contable para la Empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S. A. de C.V.
Objetivos Específicos:
Elaborar un diagnostico en la estructura contable para la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, a fin de determinar la
situación actual y las posibles deficiencias en el departamento de
contabilidad.
Proponer la implementación del sistema diseñado en el Informe COSO,
para contribuir a generar eficiencia en las operaciones en el
departamento de contabilidad de la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V
2
CAPITULO I
1. MARCO CONCEPTUAL
1.1 Introducción
Desde siempre, la preocupación del empresario ha sido garantizar, que los
recursos que invierte satisfagan sus expectativas. En ese orden de idea
manejar una estructura de control interno que oriente hacia dicha inquietud es
el denominador común de la dirección de un negocio.
El Comité de Organismos Patrocinadores (Coso) llenando las expectativas de
la normativa establecida en el control interno. Sin embargo las negociaciones
acordaron sacar a la luz una siguiente visión de COSO, denominado Informe
COSO I, éste proporcionó confiabilidad y seguridad razonable en el manejo de
sus bienes, dentro de las organizaciones. Y finalmente, las corporaciones sus
dichas convinieron en términos de mayor validez, que saliera los nuevos
requerimientos en el denominado Coso II.
Hace más de quince años, el Committe of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, conocido como COSO, (Comité de Organismos
patrocinadores), publicó el marco Conceptual-Integrated Framework, el objetivo
facilitar a las empresas para evaluar y mejorar el sistema de Control Interno,
desde entonces esta metodología se ha incorporado en las políticas, reglas y
regulaciones y de mucha importancia en las empresas, para mejorar las
actividades sobre el control interno.
En septiembre del 2004, como respuesta a una serie de escándalos e
irregularidades que provocaron grandes perdidas millonarias a los
inversionistas, nuevamente el Committe of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission publicó el Enterprise Risk Management-Integrated
Framework y sus aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el concepto
de control interno, proporcionando la identificación, evaluación y gestión
integral del riesgo, denominado Informe COSO II.
El control interno es un proceso dinámico en todos los niveles de cualquier
entidad sea esta privada o gubernamental, con el objeto de garantizar
razonablemente el cumplimiento de los objetivos y planes estratégicos; Las
3
primeras empresas en diseñar e implementar el informe COSO fueron de Los
Estados Unidos ya que les proporcionó mayor seguridad dentro de sus
organizaciones debido a los escándalos de corrupción, en la actualidad
empresas multinacionales con presencia en los países de Latinoamérica lo
han empezado a implementar para poder controlar sus inversiones, reduciendo
los niveles de exposición a desviaciones, hurtos, mal manejo de la información
de la entidad.
La Investigación del presente trabajo se hace en base al Informe COSO II,
Enterprise Risk Management-Integrated Framework, dándole una mayor
importancia a los riesgos de la empresa.
La investigación “Elaboración de un sistema de control interno basado en el
Informe COSO, orientado en la estructura contable”, se realizará en la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, de San Salvador, con el propósito
de generar eficiencia en las operaciones financieras y poder proporcionar
seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos planteados. El
contenido del presente trabajo de investigación y su estructura se describe de
la siguiente manera.
Capítulo I
Se presenta los objetivos del tema de investigación, una breve explicación de la
importancia del informe COSO, su origen y de cómo las empresas privadas y
gubernamentales han diseñado e implementado el Informe COSO, dentro de
susorganizaciones.
Justificación del tema investigado, planteamiento del problema; alcance y
limitaciones ya que se desarrolla en la estructura contable.
Finalmente se elabora el recuento de conceptos y categorías a utilizar en la
investigación.
4
Capítulo II
Con el objetivo de fundamentar la investigación se ha desarrollado el Marco
Teórico, un enfoque de los aspectos relacionados al objeto de estudio tales
como: Sistema, control, control interno, Informe COSO I y, Informe COCO, etc.
A la vez la disciplina que estudia a través de la explicación de los ocho
componentes del control interno basado en el Informe COSO II, siendo éstos:
Ambiente de control, Establecimiento de objetivos, Identificación de eventos,
Evaluación de riesgos, Respuesta a los riesgos, Actividades de control,
Información y comunicación y Supervisión.
Se construyó el marco Empírico, que comprende la metodología de la
investigación, ámbito y alcance, así como los instrumentos utilizados en dicha
investigación y tabulación de resultados como también el respectivo análisis, el
desarrollo y definición teórica.
Capitulo III
Este capítulo es la descripción del sujeto de la investigación representado por
el “Sistema de control Interno basado en el Informe COSO, en el que se
determina que la empresa no posee un Sistema de control interno idóneo, para
efectuar sus operaciones financieras.
Se incluye los procedimientos para la recopilación de datos, en el que se
detallan el cuestionario y la encuesta que se hizo a la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V, también incluye la propuesta de la
elaboración del sistema de control interno basado en el Informe COSO,
además el cronograma donde se hace el resumen de todas las actividades en
que se incurrió para la realización del tema investigado y los recursos
asignados.
También en este capítulo se hace un resumen sobre el índice preliminar sobre
el informe final, el cual incluye los tres marcos del tema investigado así: Marco
conceptual, teórico y operativo, finalmente finalizamos con la bibliografía
5
general y utilizada, de los diferentes autores sobre el control interno y el
Informe COSO.
1.2 Antecedentes del Problema
1.2.1 Antecedentes Generales del Sistemas de Control Interno
La definición de control interno, abre un gran campo en el contexto
administrativo en general y es que precisamente en teorías básicas aparecidas
ya se aludía su importancia en el siglo XIX. Las características su enfoque
estaban dirigidas a señalar en forma preponderante las deficiencias, así como
también la detección de operaciones no realizadas, no obstante representaba
en esa época un gran paso para enfatizar en la necesidad de controlar y
supervisar, que las operaciones tengan un mayor control, sin embargo ese
proceder tuvo razón de ser, fue plenamente justificado y en el transcurso del
tiempo ha cambiado de forma positiva diferente a su origen. En consecuencia,
se hace presente en las diferentes actividades de una entidad, enfatizando el
hecho de que toda operación forma parte de un proceso, por ello la importancia
de la adopción de controles que contribuyan al logro de objetivos de la
empresa, los cuales van encaminados a la protección y salvaguarda de los
bienes de la organización.
El control interno es indispensable dentro de la organización de cualquier
entidad, ninguna empresa podrá existir si no tiene un control sobre sus
actividades, ya que es una necesidad para poderle hacer frente a la
competencia. El control ha evolucionado en las organizaciones desde que se
dio a conocer en el año 1948, debido a cambios en las entidades, se le ha
hecho modificaciones a lo largo de su historia.
Debido a que los objetivos y planes son el punto de referencia dentro de
cualquier empresa, es necesaria la creación de un sistema de control interno,
por parte de los administradores y en ese sentido, el primer paso es el diseño
del sistema.
6
El administrador desea disponer de un sistema de control interno, adecuado,
eficaz que le permita cerciorarse que lo ocurrido esté conforme a lo planeado.
La mayoría de los sistemas están diseñados para cuestiones específicas:
Políticas, salarios y sueldos, selección, entrenamiento de personal,
investigación y desarrollo de calidad de productos, costos, establecimiento de
precios, gastos de capital, efectivos y otras áreas. El sistema de control, interno
como cualquier otro sistema, debe elaborarse para satisfacer las necesidades
específicas de la empresa ó el puesto, para lo cual ha sido diseñado o para
fines específicos.
El sistema de control interno, debe brindar una confianza razonable de que la
información generada ha sido elaborada, bajo un esquema de controles que
disminuyen la probabilidad de tener errores sustanciales. En ese sentido debe
estar preparado para descubrir y evitar cualquier irregularidad que se relaciona
con la falsificación, fraudes, etc1.
Conforme a cambios en la organizaciones, la tecnología y aplicaciones de
leyes que se han implementado en los países, así ha evolucionado el control
interno; dentro de las modificaciones que se le han hecho podemos mencionar:
Estudio y evaluación del control interno (1971, SAS 1), los efectos del PED
sobre el estudio y evaluación del control interno del auditor (1974, SAS 3).
Requerimientos de comunicación sobre debilidades importantes en el control
interno (1977, SAS 20), informe sobre el control interno contable (1980,
SAS20), debate en el congreso sobre las quiebras financieras (1985),
evaluación de la estructura del control interno en una auditoria de estados
financieros (1988, SAS 55 y modificada en 1995); Comunicación de los asuntos
relacionados con la estructura del control interno observados en una auditoría
(SAS 60,1988). “Los SAS son siglas en ingles que significan STATEMENT ON
AUDITING STANDARS, y que traducido significa Declaración de Normas de
Auditoria”.2
1 Catacora Carpio Fernando (1997) Sistemas y Procedimientos Contables.1º Edición,
Venezuela, Impreso en Colombia. Págs. 238-240 2 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoría. 1º Edición,
México. Editorial: Litograf, S.A. Pág. Sin número.
7
1.2.2 Elementos de una Estructura de Control Interno.
La estructura de control interno en una entidad consiste en políticas y
procedimientos programados, para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos específicos de la entidad; pese a que la estructura
podrá incluir una amplia variedad de objetivos, políticas y procedimientos
relacionados, solo algunos de ellos tal vez sean relevantes para una auditoría
de estados financieros de la empresa3. Por lo general, los procedimientos son
políticas relevantes en una auditoría, se refiere a la capacidad de la entidad en
tener un sistema de control interno eficiente.
“Para efectos de una auditoria de estados financieros, la estructura de control
interno de una entidad consiste en los siguientes elementos:
El ambiente de control
El sistema contable
Los procedimientos de control”4.
La división de la estructura de control interno en estos tres elementos, facilita
la discusión de su naturaleza y la manera en que el auditor la considera en una
auditoría.
1.2.2.1 Ambiente de Control
El ambiente de control representa el efecto colectivo de varios factores el cual
restablece la efectividad de procedimientos y políticas específicas en su
organización, tales factores incluyen lo siguiente:
La filosofía y estilo de operación de la gerencia
Estructura organizativa de la entidad.
3 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoría. 1º Edición,
México. Editorial: Litograf, S.A. Pág. 53 4 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoría. 1º Edición,
México. Editorial: Litograf, S.A. Pág. 53
8
Funcionamiento del consejo de administración y sus comités , en
particular el comité de auditoría
Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento
al desempeño, incluyendo auditoría interna.
Políticas y prácticas del personal
Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y
prácticas de una entidad.
1.2.2.2 Sistema contable
El sistema contable consiste en los métodos y procedimientos establecidos
para identificar, reunir, clasificar e informar las transacciones de una entidad5.
Un sistema contable efectivo, toma en cuenta el establecimiento de métodos y
registros que:
Identificar y registrar todas las transacciones válidas
Describir oportunamente todas las transacciones con suficiente
detalle para permitir la adecuada clasificación de las mismas,
para incluirse en la información financiera
Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el
valor monetario adecuado en los estados financieros
Determinar el período en que las transacciones ocurren
permitiendo registrarlas en el período contable apropiado
Presentar debidamente las transacciones y revelaciones
correspondiente en los estados financieros
1.2.2.3 Procedimiento de control
Los procedimientos de control son políticas adicionales al ambiente de control y
del sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una
seguridad razonable para lograr los objetivos de la entidad. También podrán
5 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoría. 1º Edición,
México. Editorial: Litograf, S.A.Pág.54
9
integrarse a componentes específicos del ambiente de control y del sistema
contable, por lo general podrán incluirse como procedimientos de control:
Debida autorización de transacciones y actividades
Segregación de funciones que disminuyen las oportunidades
para cualquier persona de, ocultar información en el curso
normal de sus funciones, asignando a diferentes personas las
responsabilidades de autorizar ,registrar las transacciones y
custodiar activos.
Diseño y uso de documentos y registros apropiados
Dispositivos de seguridad adecuados sobre acceso, uso de
activos, instalaciones aseguradas y autorización para acceso
a los programas de cómputo.
Conciliaciones, comparación entre activos y contabilidad
registrada6.
1.2.3 Consideración de la Estructura de Control Interno al Evaluar el
Riesgo de Control
La declaración de Normas de Auditoría Nº 31, “Evidencia Comprobatoria”
(AICPA; Normas profesionales vol.AU sec.) Establece que la mayor parte del
trabajo del auditor independiente para formar una opinión sobre los estados
financieros, consiste en obtener y evaluar evidencia comprobatoria relativa a
las afirmaciones contenidas en tales estados financieros7. La evidencia
comprobatoria que relaciona esta normativa tiene la siguiente clasificación:
Existencia o incidencia
Integridad
Derechos y obligaciones
6 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoría. 1º Edición,
México. Editorial: Litograf, S.A. Págs. 54-55 7 Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoría. 1º Edición,
México. Editorial: Litograf, S.A. Pág.56
10
Valuación o asignación
Presentación.
En tal caso, en el momento de planear y efectuar el trabajo de auditoría
nuevamente se presenta cada una de las cinco afirmaciones anteriores. La
exposición al riesgo de declaraciones incorrectas en las áreas de control
reduce o limitan las probabilidades de detección de otras debilidades.
1.2.4 Las Normas y el Control Interno
Según Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas que se abrevia NAGAS
podemos decir, que tienen su origen en los Boletines (Statement on Auditings
Estándar- SAS) emitidos por el Comité de Auditoría del Instituto Americano de
Contadores Públicos de los Estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.
Se Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control
interno de la empresa cuyos estados financieros se encuentran sujetos a
auditoría como base para establecer el grado de confianza que merece y
consecuentemente, para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad
de los procedimientos de Auditoría"8.
En la actualidad se ha puesto mucho énfasis en los controles internos, su
estudio y evaluación con lleva a todo un proceso que comienza con una
comprensión, continúa con una evaluación preliminar, pruebas de
cumplimiento, reevaluación de controles, arribándose finalmente de acuerdo a
los resultados de su evaluación a limitar o ampliar las pruebas sustantivas. En
tal sentido el control interno funciona como un termómetro para graduar el
tamaño de las pruebas sustantivas.
La concepción moderna del control interno incluyen los componentes de
ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información,
los de supervisión y seguimiento.
8 Instituto Mexicano de Contadores (2001) Normas internacionales de Auditoría, 6º Edición.
México. Pág. Sin número.
11
En la Norma Internacional de Auditoría 400, “Evaluación de riesgo y control
interno establece normas y proporciona lineamientos para obtener una
comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno sobre el
riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y
riesgo de detección”9.
Riesgo Inherente: Riesgo de error material de una afirmación de estados
financieros, suponiendo que no hubo controles relacionados. Al desarrollar un
plan global de auditoría deberá evaluarse el riesgo Inherente a nivel del estado
financiero. Para evaluar el riesgo inherente el auditor usa juicio profesional,
para enumerar numerosos factores como por ejemplo: La integridad de la
administración, la experiencia y conocimiento, la naturaleza del negocio de la
entidad.
Riesgo de control
Riesgo de error material que podría ocurrir en una cuenta no sea evitado o
detectado oportunamente por el control interno. El auditor debe avaluar a un
alto nivel para hacer algunas aseveraciones: El sistema de contabilidad y de
control interno de la entidad, es efectivo o no.
Riesgo de detección
Riesgo de que los procedimientos de los auditores los conduzcan a concluir
que una afirmación sobre unos estados financieros no está materialmente
errada, cuando de hecho si existe error. El nivel de riesgo de detección este se
relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor.
El auditor deberá obtener una comprensión del sistema de contabilidad y de
control interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de
auditoría efectivo. El auditor deberá usar juicio profesional para evaluar el
riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que
el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo.
9 Instituto Mexicano de Contadores (2001) Normas Internacionales de Auditoría, 6º Edición.
12
1.2.5 Antecedentes del Informe COSO.
En 1985 se creó en Los Estados Unidos el COSO (Committe of Sponsoring
Organizations); dicho comité publicó en 1992, el Informe COSO I surge
como una respuesta a estudios hechos anteriormente sobre el tema de control
interno planteado, la redacción del informe fue encomendada a Coopers &
Lybrand.
El Objetivo fundamental de dicho informe fue “Definir un nuevo marco
conceptual sobre el control interno, poder integrar diversas definiciones y
conceptos sobre el tema propuesto, lograr que las organizaciones publicas y
privadas, y las firmas de auditoria internas o externas, niveles académicos y
legisladores cuenten con un marco conceptual común y satisfacer todos los
sectores involucrados. “10
A causa de desaparición de grandes empresas envueltas en actos de fraudes,
como por ejemplo: Enron, Tyco, Global Crossing, Subprime, World com,
AOLTimes Warnr (Italiana 2004), Bophal (India), fraudes en Wall street,
empresas que registraban ganancias pero se omitían perdidas, prestamos a
gerentes y empleados cuyo cobro jamás se efectuaban, pero que continuaban
registrados como activo, debido a esto desaparece la firma de auditoría Arthur
Andersen, Por tal razón se han publicado muchos informes, códigos a fin de
tener controles más efectivos en las empresas y tener así un mejor gobierno
corporativo, para proteger las inversiones de los empresarios.
Conforme fue publicado el informe COSO, se expandió hacia otros países ya
que empresas grandes tenían presencia fuera de Los Estados Unidos. Es por
eso que otras naciones han publicado diversos modelos de control; como
podemos mencionar : COSO ( EE.UU. ), COCO ( Canadá ), Cadbury (
Inglaterra ), Vienot ( Francia ), Peters ( Holanda) y King (Sudáfrica). El primer
informe Coso consta de cinco componentes, los cuales son: Ambiente de
10 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ( 1992 ) Control Interno-marco Integrado. Informe COSO I, EE. UU. Pág. Sin número.
13
Control, establecimiento de objetivos, evaluación de riesgos, actividades de
control, información y supervisión.
El Informe COSO I (Marco conceptual de control interno), de 1992, se
modificó los principales conceptos del Control Interno dándole a este una
mayor amplitud, y surge Gestión de Riesgos Corporativos- Marco integrado
denominado Informe COSO II de Septiembre del 2004, establece nuevos
conceptos que como se explicó anteriormente no entran en contradicción con
los conceptos establecidos en COSO I, el nuevo marco sobre Gestión de
riesgo corporativos, que de hecho comprende el COSO I y fue editada por
Princewaterhouse.
El informe COSO II aun no se ha extendido de forma masiva por los países del
continente Americano aunque algunos expertos hablan de la importancia del
mismo. Algunos países no han considerado en aplicar COSO II no sin antes
haber tenido resultados en el COSO I. Una de las principales diferencias de los
dos informes, es la incorporación de los tres componentes adicional al informe
COSO II, siendo estos: Establecimiento de objetivos, identificación de
eventos y respuesta a los riesgos. Dando una mayor importancia a los
riesgos que deben evaluar las empresas.
1.2.6 El Control Interno en el Sector Privado y el Informe COSO
Debido a la globalización, las empresas tienden a tomar medidas para poder
ser eficientes en el manejo de sus bienes y operaciones; por lo tanto deben
hacer uso del control interno dentro de sus organizaciones, capaz de detectar
los riesgos, malversación de fondos, robos, etc. En diferentes empresas se
viene difundiendo la importancia de contar con un sistema de control interno,
de hecho toma cada vez mayor relevancia, para toda gerencia es importante
tener la seguridad de que sus transacciones se procesan correctamente, tal
como han sido diseñadas y que sus decisiones funcionales y operativas se
ejecutan de manera apropiada.
14
Por los cambios tecnológicos y el crecimiento en los mercados las
organizaciones han venido evolucionando rápidamente; los controles han
tenido que modificarse, así mismo a nivel de trabajo los cambios han sido
fundamentales en las comunicaciones dentro de las entidades, es decir un
ambiente totalmente computarizado.
Para una entidad que recién empieza a producir y comercializar un producto
determinado, deberá estar preparado para hacer frentes a desafíos tales como:
Competencia, inflación, medio ambiente, permisos, productos sustitutos,
impuestos, tasas arancelarias, etc. Por lo general se debe hacer un estudio de
mercado.
En la actualidad las empresas deben enfrentar grandes desafíos poco
agradables por el manejo de la crisis financiera. “Una crisis que tiene su origen
en el sistema financiero global cuyas prácticas especulativas se salieron de
control”.11 Es por eso que el inversionista o empresario debe medir la magnitud
de lo que invierte en cualquier negocio y los riesgos que debe tener en cuenta
en un futuro esperado. Ya que siempre cualquier empresa puede ser afectada
por una crisis financiera mundial.
En El Salvador hoy en día empresas de gran prestigio han empezado diseñar
control interno en base al informe COSO, tales como Las Aseguradoras, El
Grupo Q, Telefónica, los bancos, etc. El porque hacer uso de un buen control,
esto permite ayudar a la institución a cumplir sus metas y objetivos, prevenir
pérdidas de recursos, asegurar que se proporcione información financiera y
operacional confiable, dentro del departamento de contabilidad, procurar
cumplir las leyes, reglamentos y normas de El salvador. También es
importante mencionar que el control interno es un plan en donde las empresas
preverán todas las medidas administrativas dentro de su organización para
lograr sus objetivos; de ahí que el control interno es un plan de organización
donde se establecen las políticas y procedimientos que persigue cualquier
entidad con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta y poder verificar
la exactitud, veracidad de la información para promover la eficiencia en la
operaciones, estimular la aplicación de las políticas para el logro de metas y
11
Bran, Sergio.2008. Crisis financiera internacional: Una lectura poco ortodoxa. Revista Realidad, San Salvador (El Salvador): N° 118. Págs.: 555-562.
15
objetivos programados. De aquí que la efectividad del control interno depende
de la misma empresa y del personal que lo ha diseñado.
Según los informes de COSO I y II, las empresas que implementa un sistema
de control interno basado en dicho informe; debe considerar:
Plan estratégico
Misión y Visión de la empresa
Objetivos relacionados con la Misión y Visión
Cronogramas de actividades
Procedimientos
Políticas
Normas Generales
Identificar riesgos
Posibles respuestas a los riesgos identificados
Cumplimiento de leyes
Cumplimiento de Códigos
Cualquier norma o ley que regule la empresa de acuerdo a su naturaleza
Niveles de comunicación adecuados a la empresa
Evaluaciones del sistema de control interno
Supervisión, etc.
Es decir que dicho sistema de control interno debe plasmar los ocho
componentes que establece, partiendo del ambiente de control interno. Los
objetivos deberán ser enfáticos con la Misión de la empresa, además asignar
las diferentes asignaciones de responsabilidad.
Las empresas deben efectuar mediciones y correcciones de los resultados con
el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos, metas y planes estratégicos,
operativos diseñados para alcanzarlos, determinando las desviaciones y
ejecutando las desviaciones oportunas para corregirlas. Deben efectuar
16
mayores esfuerzos en determinar los orígenes de las desviaciones entre las
metas programadas y los obtenidos12.
12
Monroy Salazar Julio Ernesto (2000) Normas técnicas de Control Interno, 1º Edición. Editorial: Impresora Abrego. El Salvador, Págs.25-26
17
1.3 JUSTIFICACIÓN
En la actualidad el control interno es una función muy importante, ya que
proporciona condiciones para poder confiar en la validez de las operaciones
así como la veracidad de la información que se procesa a través del sistema de
contabilidad.
El control interno es indispensable en las empresas, ayuda en la elaboración
de planes y objetivos, para el funcionamiento de las empresas privadas y las
públicas; lo más significativo consiste en actuar sobre comportamientos
determinados a fin de reducir alguna desviación que haya sido percibida y
gracias a ello es posible mantener una adecuada función dentro de cualquier
empresa. Al no implementar un control interno adecuado existe una mayor
probabilidad de que, ocurran fraudes y la gerencia sabe que existen
condiciones de fraude por las deficiencias de un sistema de control deficiente.
Hoy en día hay varios estudios que se relacionan con el tema propuesto; si
bien es cierto muchos de estos únicamente se limitan en un sistema de control
interno tradicional, que no llena las expectativas de las empresas, con la
investigación se pretende dar a conocer el sistema de control interno basado
en el INFORME COSO II, ya que por medio de este las empresas obtendrán
los parámetros y técnicas para cubrir las necesidades que se les presentan.
También es necesario tener nuevos conocimientos, que brinden soluciones a
los problemas que hay que enfrentar a diario. Se debe mejorar el control
dentro de las organizaciones y poder solucionar las dificultades que puedan
originar confusión. Por lo que es necesario adoptar nuevas estructuras
conceptuales como lo es el denominado informe COSO II.
También se considera que la investigación tendrá un impacto positivo, en los
sectores siguientes.
a) Permitirá a la empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños,
S.A DE C.V y a otras empresas dedicadas al comercio, industrias,
manufacturas y entidades estatales obtener un control más eficiente.
18
b) A cualquier persona que desee investigar sobre el control interno
basado en el INFORME COSO ya actualizado.
19
1.4 Planteamiento del problema
En tal circunstancia al empresario se le debe demostrar que luego de un tiempo
de maduración el negocio o proyecto, podrá recuperar su inversión y generar
dividendos. No es recomendable decir que el dinero esta en activos fijos como
maquinaria e inmuebles, debemos mencionarle que la inversión se recupera
luego del período de madurez, siendo éste el mayor periodo de recuperación
del capital.
Debido crecimiento de mercados a nivel mundial y la recesión económica en
la actualidad, surge la necesidad de ejercer controles más eficientes en las
organizaciones ; en los últimos años se le ha dado mayor importancia ,
después que fue creada en 1985, La National Commission on Financial
Reporting, conocida como la Comisión Treadway, con sede en Los Estados
Unidos, con la ayuda de La Asociación Americana de Contadores( AAA),
Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados ( AICPA), Instituto de
Ejecutivos Financieros ( FEI), Instituto de Auditores Internos( IIA), y el Instituto
de Gerentes Contables ( IMA) por sus siglas en ingles; emitieron una serie de
recomendaciones dentro del marco conceptual del control interno, después de
una fuerza de trabajo en conjunto.
El Informe COSO I Y II ha tenido gran aceptación en el medio financiero y en
los consejos de la administración de las empresas, resaltando la necesidad que
los administradores, gerentes y directores le presten una considerable
atención al control interno.
En las entrevistas preliminares se pudo percibir la preocupación de la
administración respecto a la debilidad en la toma de decisiones oportunas, por
los mecanismos de control contable, los cuales en muchos casos generan
información extemporánea.
La empresa carece de datos oportunos, pertinentes a fin de garantizar
más los recursos de negocio. Diversiservicios Automotrices
Salvadoreños, S.A DE C.V. carece de un sistema de control interno que le
facilite que las operaciones contables, revelen datos oportunos,
pertinentes y ágil para la toma de decisiones. Se Pretende que con dicho
20
sistema de control interno basado en el Informe COSO, tenga una herramienta
indispensable para solucionar las deficiencias.
1.4.1 Antecedentes de la Empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreños S.A de C.V.
Debido a la necesidad y constante crecimiento del parque vehicular en El
Salvador y específicamente en el área urbana llámese municipio de San
Salvador, se detectó mediante encuestas, entrevistas la necesidad de
proporcionar al mercado opciones de mercadería que maximice la relación
inversión, rendimiento, por tal motivo se fundo la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V; la cual nació con el fin principal de
importar bienes que llenaran las expectativas.
La sociedad es de capital salvadoreña, de plazo indefinido. Inició sus
operaciones en Junio de 1997, y desarrollando actualmente una actividad
Comercial, cuyo giro principal es la venta la compra y venta de llantas, baterías
y accesorios de vehículos, así como también las reparaciones de éstas.
La concentración del negocio se orienta a la compra de llantas realizada al cien
por ciento internamente, planteándose como objetivo principal de inicio la
compra directa a proveedores extranjeros, evitando la distribución de
intermediarios, para dar este paso fue necesario el acceso a créditos a los
cuales desde un principio ha sido una de las herramientas mas importante del
crecimiento de la empresa.
Una de las limitantes de la empresa en los primeros años de operar, fue la
poca inversión en los inventarios debido a que la mayoría de créditos bancarios
eran canalizados a la compra de activos fijos (inmuebles)
En la actualidad dichos inmuebles en la empresa funcionan como tiendas y
centro de distribución; en donde la empresa no incurre en gastos de estos
generando mejores utilidades.
21
1.5 Alcance y Limitaciones
1.5.1 Alcance
En las empresas siempre se ha necesitado de contar con sistemas de control
interno, que generen confianza dentro de las organizaciones con el fin de
generar una seguridad más confiable en las operaciones que se realizan. Con
el transcurso de los años ha venido evolucionando como realizar un mejor
control interno. Hoy día existe una tendencia mundial, como resultado de
algunos convenios y tratados internacionales; de tal manera que se vuelve una
necesidad de diseñar un sistema de control interno basado en el informe
COSO II.
Según el Informe COSO II no se pretenden imponer, ni de obligación para las
empresas de comercio, industrias, manufacturas y entidades estatales locales ,
si no que adaptarse a las necesidades de cada uno de ellos y aplicarse en la
estructura de un sistema de control interno de acuerdo a la naturaleza de la
empresa.
El alcance de nuestro trabajo esta orientado a mantener dentro de la estructura
contable, elementos del control interno fundamentados en el Informe COSO II.
Por las diversas deficiencias en las entidades privadas y gubernamentales se
ha definido un marco conceptual, sobre el control interno, logrando así una
visión integradora de los sectores involucrados (Las empresas y las firmas de
auditoría). La implementación del control interno implica que los componentes
ambiente de control, establecimiento de objetivos, identificación de eventos,
evaluación de riesgos, respuesta a los riesgos actividades de control,
información y comunicación y supervisión estén aplicados a cada categoría de
objetivos dentro de sus organizaciones, convirtiéndose en un proceso contable
integrado y dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad debe
establecer los objetivos, políticas con el fin de garantizar el cumplimiento de
las metas planteadas.
22
1.5.2 Limitaciones.
El sistema de control interno al paso de los años evoluciono según Normas de
Auditoria, en la década de los años a 80. En 1985, fue creado el COSO
(Comité de Organismos Patrocinadores), el cual no derogó Los SAS
(Declaración de Normas de Auditoría, ya que no se había publicado ningún
informe
En 1992, se Pública el Informe COSO I, Marco Integrado sobre el control
interno, éste si derogo a las Normas de Auditoría, teniendo como propósito
que las empresas tengan, un concepto común sobre el tema planteado, el cual
consta de cinco componentes, pero aun contenía un vacio, no quedan bien
satisfechos los sectores involucrados. La decisión del comité de ampliar el
concepto de control interno, proporciono una mejor identificación, evaluación y
gestión integral del riesgo denominado informe COSO II. Nuestro trabajo de
investigación se elabora en dicho informe.
COSO II obedece a una fundamentación orientado al riesgo; en este caso, al
departamento de contabilidad de Diversiservicios Automotrices Salvadoreños
S.A de C.V, aunque COSO II propone un marco integrado al riesgo y al
manejo de los recursos, nuestro trabajo se orienta a que todos aquellas
decisiones que tengan que ver con salvaguardar los recursos que la empresa
posee, se manejen eficientemente, lleve un control adecuado y oportuno
dentro de la contabilidad a fin de que estén totalmente de acuerdo con los
controles basados en COSO II de tal manera que la empresa determinará la
implementación que COSO establece.
23
1.6 Recuento de Conceptos y Categorías a Utilizar
Para el desarrollo de la investigación sobre Elaboración de un Sistema de
Control Interno basado en el Informe COSO, Orientado a la estructura contable,
para la Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V. en el
Barrio San Jacinto, San Salvador, se clasifican como categorías el control
interno y sus componentes basados en el informe COSO II, como parte
esencial del tema y como conceptos los relacionados a la estructura contable.
En tal circunstancia iniciamos definiendo que es un sistema: “Es un conjunto
organizado de elementos o partes unidos por interacción regulada con el fin de
lograr metas, objetivos o propósitos preestablecidos”13. Se puede decir
entonces que un sistema se compone de elementos interdependencia y
propósitos por la cual es la serie de tareas o actividades mediante las cuales se
reconoce, autorizan, clasifican, registran y se informan las operaciones
realizadas en las empresas.
Según las Normas de Auditoria, el control interno es: “ El plan de
organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el
negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus
datos contables, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la
adhesión a la practicas ordenadas por la gerencia".14
Otra definición de Control interno es: La adopción de una serie de medidas
que se establecen en las empresas, con el propósito de constar con los
lineamientos para salvaguardar la integridad de los bienes institucionales y así
ayudar a la administración, el cumplimiento correcto de las actividades y
operaciones de la empresa. 15
De acuerdo con Warren Carl el control interno comprende: “Los lineamientos,
políticas y procedimiento que utilizan las empresas para proteger los activos
contra el mal uso, garantiza que la información sea exacta y segura que
13
Estupiñán Gaitán Rodrigo (2002l Control Interno y Fraudes. Con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe Coso. 1º Edición. Pág. 50 14
Instituto Mexicano de Contadores (1993) Declaración de Normas de Auditoría. 1ª Edición.
México, Editorial: Litograf, S.A. Pág.15
15
Muños Razo, Carlos (2002) Auditoria en sistema computacionales. México DF. 1º edición. Pág. 105
24
respeten las leyes y reglamentos”.16 Al hacer un buen uso del control interno
las empresas privadas y las públicas se evitan de tener grandes riesgos tales
como: Hurtos, fraudes y extravíos de bienes, y en las entidades de gobierno el
mal manejo de los recursos asignados dentro de su organización.
De acuerdo con las definiciones anteriores se entenderá que el control interno
es un proceso permanente realizado por la administración y todos los
empleados de una empresa, diseñado de manera que se logren los objetivos y
metas establecidas, así como también proporcionar información financiera
confiable y oportuna de manera que satisfaga al empresario en la toma de
decisiones
Ya que toda gestión se inicia desde el momento en que le son asignados
recursos a la entidad para ser transformados en un bien o servicio, lo cual
demanda una serie de acciones directas como la de planear el manejo de los
mismos en la adquisición, producción hasta llegar al producto terminado.
Según la estructura del control interno basado en el Informe COSO II, consta
de ocho componentes los cuales están interrelacionados, los cuales se detallan
a continuación.
1. El ambiente de control es “La base de los demás componentes del control,
provee disciplina”.17 Un empresario sin una visión de negocio, no es actividad
contemporánea.
Este componente incide de la manera siguiente, se estructura las actividades
del negocio, se asigna autoridad y responsabilidades, la organización y
entrenamiento del personal, compartir y comunicar los valores, el personal
toma conciencia de la importancia del control.
2. Establecimiento de objetivos: “Es condición previa para la identificación de
eventos y la respuesta de ellos”.18 Es una razón de ser de las empresas.
3. En identificación de eventos “La dirección identifica los eventos
potenciales que de ocurrir, afectaran a la entidad y determinan si representan
16
Warren Carl. S., Reeve James M. y Fess Philip E (2002). Contabilidad Financiera. 7° Edición. Editorial: Internacional Thompson Editores S.A de C.V. México D.F. Pág.179 17
Asesores para el Desarrollo.(Septiembre 2008) Curso completo de contabilidad Financiera.
Facilitadores: Quintanilla Ana Guadalupe y Mauricio Campos Raúl Eduardo. Técnicos Supervisores FEDECACES de R.L. Miembros de la Red de Consultores y Asesores de la Confederación Alemana de Cooperativas – DGRV. Pág. 7
18Asesores para el Desarrollo.(Septiembre 2008) Curso completo de contabilidad Financiera. Pág. 8
25
oportunidades o si bien afectan negativamente, la capacidad de la empresa de
implementar estrategias y lograr los objetivos con éxito”.19 La máxima
autoridad de la organización es la encargada de identificar los eventos que
puedan afectar dentro de la entidad.
4. La evaluación de riesgo “Son mecanismos establecidos para identificar los
riesgos, permite considerar la amplitud de que los eventos potenciales
impactan en la consecución de los objetivos”.20 También se puede decir que es
la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. En
toda entidad es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de
la organización como actividades relevantes, obteniendo con ello una base
sobre la cual sean identificados y analizados los factores de riesgo que
amenaza su oportuno cumplimiento.
5. En respuesta a los riesgos “Una vez evaluados los riesgos relevantes, la
dirección determina como responder a ellos”21.de manera que la empresa
deberá minimizar los riesgos y darle mayor importancia a los que puedan
causar mayor impacto.
6. Las actividades de control: “Son las políticas y procedimientos que
ayudan a asegurar que se toman las medidas para limitar los riesgos que
pueden afectar que se alcancen los objetivos organizacionales”. 22 Dichas
actividades deben estar enfocadas a la prevención, detección y corrección de
riesgos.
19
Corporación de Contadores de El Salvador.(Octubre 2008) “Seminario Auditoria Interna –
Informe COSO “. Facilitador: Lic. José Alfredo Aguirre. Socio Representante de la Firma Aguirre
García y Cía. S.A KPMG, Socio activo de la Corporación de Contadores. Pág. 20
20
Corporación de Contadores de El Salvador.(Octubre 2008) “Seminario Auditoria Interna – Informe COSO “ Pág. 22
21
Asesores para el Desarrollo. (Septiembre 2008) Curso completo de contabilidad Financiera.
Facilitadores: Quintanilla Ana Guadalupe y Mauricio Campos Raúl Eduardo. Técnicos Supervisores FEDECACES de R.L. Miembros de la Red de Consultores y Asesores de la Confederación Alemana de Cooperativas – DGRV. Pág. 19
22
Corporación de Contadores de El Salvador.(Octubre 2008) “Seminario Auditoria Interna –
Informe COSO “. Facilitador: Lic. José Alfredo Aguirre. Socio Representante de la Firma Aguirre
García y Cía. S.A KPMG, Socio activo de la Corporación de Contadores. Pág.60
26
7. Información y Comunicación: “La información se necesita en todos los
niveles de la organización para identificar, evaluar y responder a los riesgos
esperados, proporcionar la comunicación que determine las expectativas del
comportamiento y las responsabilidades del personal”. La información puede
ser operativa o financiera, de origen interno o externo, deben existir adecuados
canales de comunicación.
El personal debe ser informado de la importancia de que participe en el
esfuerzo de aplicar el control interno.
Para hacer constar que se cumplen los objetivos y metas establecidas por la
administración debe existir una adecuada comunicación dentro de dicha
organización.
8. supervisión o monitoreo: “El proceso de evaluar la calidad del
desempeño del control interno en el tiempo”23. Las entidades deben identificar,
ordenar y comunicar en forma oportuna la información necesaria para que los
empleados puedan cumplir con sus obligaciones. Que compruebe que el
sistema de control interno se mantiene en funcionamiento a través del tiempo.
La misma tiene tareas permanentes y revisiones periódicas. Estas últimas
dependerán en cuanto a su frecuencia de la evaluación de la importancia de los
riesgos en juego. El control interno es multidireccional repetitivo y permanente,
en el cual más de un componente influye en otros y juntos forman un sistema
integrado.
El informe COSO I plasma los resultados de la tarea realizada durante más
de cinco años por el grupo de trabajo que la Treadway Commission, National
on Fraudulent Financial Reporting creado en Los Estados Unidos en 1985 bajo
las siglas en Inglés COSO (Comité de organismos Patrocinadores).
COSO I Unifico criterios ante la existencia de una importante variedad de
interpretaciones y conceptos sobre el control interno.
23Corporación de Contadores de El Salvador.(Octubre 2008) “Seminario Auditoria Interna – Informe COSO “ Pág. 61
27
“El Informe COSO considera que el control interno debe ser un proceso
integrado con el negocio que ayude a conseguir los resultados esperados en
materia de rentabilidad y rendimiento”.24
Trasmitir el concepto de que el esfuerzo involucra a toda la organización: desde
la alta dirección hasta el último empleado, mejorar la calidad de la información
financiera concentrándose en el manejo corporativo, las normas, políticas y
procedimientos de control interno.
También definimos administración por ser la máxima autoridad de la empresa.
La administración es: “El proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz”. 25 Tiene el
propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente
y eficaz; es decir, lograr los objetivos con el empleo de la mínima cantidad de
recursos sin hacer mal uso de ellos.
La investigación del trabajo se hace en la estructura contable por lo que
definimos, Contabilidad: “La Ciencia o técnica que enseña a clasificar y
registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para
proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la
actividad “.26 La Contabilidad proporciona información de hechos económicos,
financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de técnicas
para registrar, clasificar y resumir de manera significativa en términos de
dinero, transacciones, eventos de forma continua, ordenada y sistemática, de
tal manera que se obtenga información oportuna y veraz, sobre la marcha o
desenvolvimiento de la empresa u organización con relación a sus metas y
objetivos trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y
sus resultados.
24
Corporación de Contadores de El Salvador.(Octubre 2008) “Seminario Auditoria Interna –
Informe COSO”. Facilitador: Lic. José Alfredo Aguirre. Socio Representante de la Firma Aguirre García y Cía. S.A KPMG, Socio activo de la Corporación de Contadores. pág.39.
25
Serrano Ramírez Américo Alexis (2003) Administración I y II 1ª Edición, Editorial: Talleres Grafico UCA, El Salvador, Pág.3 26
López López, José Isauro (2001) Diccionario Contable, Administrativo y Fiscal .México
Editorial: Talleres de editorial color S.A de C.V. Pág.67
28
“El término de Normas Internacionales de Información Financiera regulan la
información contenida en los estados financieros y sus notas en un
determinado periodo contable”. 27
El objeto de estas normas es establecer los lineamientos que permitan a las
empresas la aplicación uniforme de principios y criterios de contabilidad
contenidos en las normas contables, esto ayuda a tener una mejor
comparación de la información contable, de un país a otra nación. Estas
normas son promulgadas por el IASC (International Accounting Standards
Committee). Otras organizaciones que contribuyen a la estandarización sobre
estas normas son:
IFAC ( International Federation of Accountants )
IOSCO ( International Organization of Securities Commission )
FASB ( Financial, Accounting Standards Board )
Otras normas son las siguientes Las normas Internacionales de auditoría su
propósito tienen como describir un marco de referencia dentro del cual el
auditor pueda hacer su trabajo de campo al momento de hacer el examen de
auditoría a cualquier empresa y evaluar el sistema de control interno, para
obtener sus debilidades y determinar el alcance y poder emitir una opinión
limpia.
En contabilidad se maneja cierta información confidencial que elabora un
contador para la empresa por lo que se define Los Estado financieros son:
“Documentos que muestran la situación financiera de una entidad en un tiempo
determinado”28. Los estados financieros ordinariamente son preparados y
presentados anualmente y están dirigidos hacia las necesidades comunes de
información de un amplio rango de usuarios. Muchos de estos usuarios
confían en los estados financieros como una fuente principal de información.
Así mismo los estados financieros necesitan ser preparados de acuerdo a:
Normas Internacionales de Información Financiera.
27
International Accounting Satandars Board (2001) Normas Internacionales de Contabilidad.
EE.UU. Pág. Sin número. 28
López López, José Isauro (2001) Diccionario Contable, Administrativo y Fiscal .México
Editorial: Talleres de editorial color S.A de C.V. Pág.
29
Normas internacionales de Auditoria.
Leyes en materia tributaria.
Código de comercio.
Otra Norma o ley especial de acuerdo a la naturaleza de la empresa.
Algún otro marco conceptual de informes financieros integral que
haya sido diseñado para uso en los informes financieros identificado
en los estados financieros.
Los estados financieros básicos son:
El balance general
El estado de resultados
El estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujos de efectivo
Notas Explicativas o Aclaratoria
La siguiente definición es Balance general Es un documento contable que
muestra la situación financiera de una empresa en una fecha determinada. Otro
estado financiero es el siguiente: Estado de Resultado es: “Un documento
financiero, que tiene como propósito establecer la situación económica de la
empresa mediante los ingresos y gastos generados en un periodo
determinado”29.El cual le permite al inversionista a tomar decisiones
oportunas.
El Estado de Flujo de Efectivo tiene como propósito establecer las diferentes
fuentes y usos del efectivo durante un periodo determinado. Este documento
también se le conoce como: Estado de Origen y Utilización de Fondos, Estado
de Cambio en la Posición Financiera. Le permite al empresario observar cuales
fueron los flujos de entradas y salidas de dinero que ha efectuado durante
cierto periodo. Estado de cambio en el patrimonio es: “El Estado financiero
en el que se presenta de forma detallada los aportes de los socios, utilidades
29
Codera Martín, José María (1992) Diccionario de Contabilidad. 8ª Edición .España, Editorial: Lavel los llanos Madrid. Pág. Sin número.
30
obtenidas en periodos anteriores.30. Este muestra por separado el patrimonio
de cualquier entidad, la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el
capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo
total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.
Otro término a conceptualizar es empresa: “Es la persona natural o jurídica,
pública, privada lucrativa o no lucrativa que asume la iniciativa, innovación y
riesgo para coordinar los factores de la producción en la forma más ventajosa
para producir o distribuir bienes y servicios que satisfagan las necesidades
humanas”31. Aunque una empresa produzca bienes de capital para otra
empresa esta producción en su proceso productivo, llegara al último
consumidor que por lo general siempre es un ser humano. Entre los recursos
de las empresas podemos Mencionar:
Materiales: Esta formado por todos los bienes tangibles, tales como: Edificios,
maquinaria, Instrumentos, Herramientas, materia Prima, etc.
Humanos: Conformado por todo el personal que labora en la empresa entre
ellos podemos mencionar: Directores, Gerentes, jefes, Supervisores, Obreros,
etc. Es el elemento más importante de la empresa
Financieros: Es el recurso monetario con el que cuenta las entidades para
funcionar. Técnicos: Compuesto por el conjunto de procedimiento y sistemas
aplicables en una empresa”. Ejemplo: Sistemas contables. Técnicas de
contratación, procedimiento de trabajo, técnicas de evaluación del desempeño
y sistema de control interno.
La razón del inversionista es coincidente con los propósitos de la Treadway
Commission, en tal sentido la tasa de retorno es el denominador común. La
tasa de retorno requerida: Es la tasa mínima de rendimiento que se debe
exigir a una determinada inversión y que sea aceptada por parte de cualquier
inversionista, esta tasa depende únicamente de los flujos de efectivos que
30
Codera Martín, José María (1992) Diccionario de Contabilidad. 8ª Edición .España, Editorial:
Lavel los llanos Madrid. Pág. Sin número.
31
Estupiñián Gaitán Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogotá, D.C, Editorial: Lito Perla Impresores, Pág.30
31
genera un negocio y deben tomar en cuenta todos aquellos riesgos internos y
externos para garantizarle una ganancia al inversionista. El término ganancia
definición de los conceptos básicos integrantes de los estados financieros
emitido por la Comisión de principios de Contabilidad el Instituto Mexicano de
Contadores Públicos menciona que es “ El ingreso resultante de una
transacción incidental o derivada del entorno económico, social, político o físico
que por naturaleza se debe presentar neto de su costo correspondiente”32.Un
sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no
solamente de la planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus
prácticas y procedimientos sino también, de la competencia de los funcio-
narios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo
prescrito en una manera eficiente y económica.
32
López López, José Isauro (2001) Diccionario Contable, Administrativo y Fiscal .México
Editorial: Talleres de editorial color S.A de C.V. Pág.156
32
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1 Fundamentación Teórico-Metodológica
2.1.1 Sistema
Las empresas han experimentado cambios sustanciales durante muchos años, lo
que llevado a la creación de diversas clases de sistemas por lo que se define :
Es un conjunto ordenado de procedimientos (Operaciones y métodos),
relacionados entre si, que contribuyen a realizar una función1.
Es un conjunto organizado de elementos o partes unidos por interacción
regulada con el fin de lograr metas, objetivos o propósitos preestablecidos2.
Estas definiciones indican como diseñar sistemas que vaya de cuerdo a la
naturaleza de las empresas.
Una de las características principales de un sistema, es la verificación de los
puntos que lo conforman con el propósito de confirmar cambios relacionados de
las actividades que se realizan dentro de la organización. El sistema ayuda
alcanzar los objetivos establecidos y tener un mayor énfasis en los
procesamientos de dicho sistema.
2.1.1.2 Características de los sistemas
Una de las características más importante es verificar los puntos débiles y fuertes,
ya que permiten identificar los cambios relacionados con los flujos de las
1 Gómez Cea Guillermo (1998) Sistemas Administrativos, análisis y diseño. 1º Edición, México,
McGraw-hill Interamericana Editores, S.A de C.V. Pág. 52 2 Barroso de Vega Alicia y Tasca Eduardo Luis (2001) Sistemas de información Contable I. 1º
edición, Argentina, editorial: Macchi. Págs.31-33
33
transacciones por medio del sistema de valuación de control gerencial. Los
sistemas tienen tres características básicas las cuales son:
Todos los sistemas tiene otros sistemas ( subsistemas )
Todos Los componentes de un sistema actúan, operan y están orientados
en función de los objetivos del sistema para el cual ha sido diseñado.
La alteración o variación de una de las partes, incide en los demás
subsistemas.
2.1.1.2 Funciones de un sistema
Los sistemas relacionados al negocio tienen ciertas funciones entre los cuales
podemos mencionar: Procesar datos, Crear y mantener archivos y Producir
información. El proceso de datos implica que se debe de recolectar, ya que no
todos los datos son considerados insumo en el proceso. Con respecto a crear y
mantener archivos es la tarea de ordenar los datos que han sido recolectados de
tal manera que puedan ser identificados por el usuario.
2.1.1.3 Clases de Sistemas relacionados a los negocios
Sistema de Inventario
Sistema de Auditoría
Sistema de Contable
Sistema de Control Interno
Sistemas de Inventario
Toda empresa debe tener un sistema de inventario, para controlar su mercadería
o productos. Un sistema de inventario proporciona la seguridad para mantener los
bienes en existencia, este sistema es el responsable de pedir o recibir bienes, a fin
34
de determinar, el tiempo para poder colocar el pedido y seguir el rastro hacia el
destino de dicha mercadería.
Sistema de Auditoría
Este sistema es utilizado por los auditores, consiste en la verificación de controles
en el procesamiento de la información y del control interno.
Sistema Contable
Un sistema de información contable, forma parte del sistema de información de las
empresas y su finalidad es reunir datos de naturaleza contable; éste debe
procesar y utilizar un sistema adecuado y actualizado en el procesamiento, debe
crear y mantener archivos contables, y la respectiva producción de información
contable, bajo distintas formas para distintos usuarios
El sistema contable consiste en la documentación mercantil, los registros y los
informes además del conjunto de los procedimientos que se emplean para
registrar las transacciones y reportar sus efectos
La operación del sistema contable se inicia con la preparación de una forma o
documento, continuando después con la captación de los datos registrados en el
documento y su respectivo flujo a través de los procesos del sistema que son:
El registro
La clasificación
El proceso resumen
Información resultante
En realidad, el sistema contable es un sistema de procesamiento de datos.
35
2.1.2 Control
El control es primordial en la administración de cualquier negocio, aunque una
empresa cuente con magníficos planes y una estructura organizacional bien
adecuada siempre existe la posibilidad de fallas mínimas dentro del proceso de
control en las operaciones que realiza un negocio.
El control: Es una de las funciones del proceso administrativo y se encarga de
evaluar los resultados obtenidos durante el ejercicio que se hayan cumplido de
acuerdo con los planes y programas a fin de retroalimentar sobre el cumplimiento
adecuado de las funciones y actividades que se reportan como las desviaciones
encontradas, todo; por ello incrementar la eficiencia y eficacia de una empresa”.3
2.1.2.1Importancia del control
Es evidente la importancia del control ya que hasta el mejor plan se puede desviar,
el control se plantean para:
Crear una mejor calidad en los bienes o servicios
Enfrentar los cambios dentro de la organización
Delegación y el trabajo en equipo.
2.1.3 Control interno
Debido al mundo económico que existe en la actualidad, se ha dado la necesidad
de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas
administrativas y financieras, con el fin de que las empresas sean más
competitivas y responder a las necesidades de realizar cambios importantes en su
ambiente de control interno, esto a causa de las influencia de empresas
internacionales y transnacionales.
3 Muñoz Razo Carlos (2002) Auditorias en Sistemas Computacionales 1ª Edición. Editorial:
Litográfica Ingramex, S.A. México DF Pág. 97
36
Los sistemas de control interno están diseñados para poder operar en
determinadas circunstancias, para ello es necesario tomar en consideración, los
objetivos, los riesgos y las limitaciones. La evaluación debe conducir a la
identificación de los controles débiles, insuficientes o innecesarios, para promover
con el apoyo decidido de la gerencia, su robustecimiento e implantación. La
evaluación puede llevarse a cabo por dos formas: Durante la realización de las
actividades diarias en los distintos niveles de la organización, de manera separada
por el personal que no es responsable directo de la ejecución y mediante la
combinación de las dos formas anteriores4.
El control interno es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de
fraudes y robos o al descubrimiento de errores en el proceso contable; ya que
constituye una gran ayuda indispensable para tener una eficiente administración
principalmente en las grandes empresas.
La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad
gubernamental o privada a obtener logros significativos en su desempeño con
eficiencia y tener indicadores más indispensables para el análisis, toma de
decisiones y cumplimiento de metas.
El control interno es: “Un plan organizacional y todas las medidas
correspondientes que adopta una empresa para salvaguardar los activos que usa
en sus operaciones, fomentar el tratamiento de políticas, promover la eficiencia
operativa y tener registros contables precisos”5 .
4 Estupiñán Gaitán Rodrigo ( 2002) Control Interno y Fraudes con base en los ciclos
transaccionales. Análisis de Informe COSO. Pág. 33-34 5 Horngren Charles T, Harrison Walter T y Smith Bamber Linda (2003 ). Contabilidad. 5ª Edición,
Editorial: Prentice Hall México. 2003. Pág.267
37
El control interno comprende: “El plan de la organización y todas las medidas, los
métodos coordinados adoptados para la salvaguarda de sus activos, obtención de
información financiera correcta y segura”6.
El control interno es: “El proceso ejecutado por la junta directiva, la gerencia y
demás personal, diseñado para proporcionar una seguridad razonable relacionada
con el logro de objetivos en las siguientes categorías: Confiabilidad de la
presentación de informes financieros, Efectividad y eficiencia de operaciones y
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables “.7 Ésta definición el autor la
retoma de COSO.
La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes
estén aplicados a cada categoría esencial en la entidad, convirtiéndose en un
proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad
debe establecer los objetivos, políticas relacionadas al negocio.
2.1.3.1 Elementos del Control Interno
Los elementos del control interno se agrupan en cuatro categorías los cuales son:
Organización Sistemas y Procedimientos.
Dirección Manuales de procedimientos
Asignación de responsabilidades Sistemas
Segregación de deberes Formas
Coordinación Informes
6 Grinaker Robert L y Ban Ben B. (1987) Auditoria: Examen de los Estados Financieros, 1ª edición,
Editorial: Compañía Editorial Continental ,México, Pág.82 7 Pérez Toruño Luís Felipe (1999). Auditoria de Estados Financieros. Teoría Y Práctica. 1ª edición.
Editorial: McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A de C.V. Págs.: 53-56
38
Personal Supervisión
Selección Interna
Capacitación Externa
Eficiencia Autocontrol
Moralidad
Retribución. 8
2.1.3.2 Organización.
Dicho elemento esta formado por:
Dirección: Asume la responsabilidad de la política general de la empresa y de
las decisiones tomadas en su desarrollo.
Coordinación: Adapta las obligaciones y necesidades de las partes
integradas de la empresa a un todo homogéneo e integrado; prevé los
conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las
asignaciones de autoridad.
División de labores: Define claramente la independencia de las funciones de
operación, custodia y registro. El principio básico del control interno, es en este
aspecto, que ningún departamento debe tener acceso a los registros contables
en los cuales se controla su propia operación. Según el mismo principio, el
departamento de contabilidad no debe tener funciones operativas o de
custodia, sino concretarse al registro correcto de datos, verificación de sus
respectivas autorizaciones y evidencias del control aplicables, así como la
presentación de los Informes y análisis que requiera la dirección para controlar
adecuadamente las operaciones de la empresa.
8 Estupiñán Gaitán Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos
transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogotá, D.C, Editorial: Lito perla Impresores. Pág. 15
39
Asignación de responsabilidades: Establece con claridad los nombramientos
dentro de la empresa y su jerarquía y delega facultades de actualización
congruentes con las responsabilidades asignadas. Principio fundamental en
este aspecto consiste en que no debe realizarse transacción alguna si la
aprobación de alguien específicamente autorizado para ello. 9
2.1.3.3 Sistemas y procedimientos.
La existencia del control interno se demuestra con una adecuada
organización, es necesario que sus principios se apliquen en la práctica
mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organización. Los
sistemas y procedimiento esta formado por:
1) Registros y formas: Un buen sistema de control interno debe contar con
procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos,
pasivos, producto y gastos.
2) Informes: Desde el punto de vista de la vigilancia sobre actividades de la
empresa y sobre el personal encargado de revisarlas, el elemento más
importante de control es la información interna.
3) Los informes contables constituye en este aspecto un elemento muy
importante del control interno, desde la preparación de balances mensuales
hasta las hojas de distribución de adeudos de clientes por antigüedad de
obligaciones por vencimientos, etc.
9 Pérez Toruño Luís Felipe (1999). Auditoria de Estados Financieros. Teoría Y Práctica. 1ª edición.
Editorial: McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A de C.V. Pág. 54
40
2.1.3.4 Personal.
Por sólida que sea la organización de la empresa y adecuados procedimientos
implementados, el sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las
actividades diarias de la misma no están continuamente en manos del personal
idóneo. Los elementos de esta área que intervienen son:
Entrenamiento: Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentran en
vigor, más apto será el personal encargado de los diversos aspectos del negocio.
Eficiencia: Después del entrenamiento, la eficiencia depende del juicio personal
aplicado a cada actividad.
Moralidad: Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre
las que descansa la estructura del control interno.
Retribución: Es lógico que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor
a realizar los propósitos de la empresa con entusiasmo y presta mayor atención
en cumplir con eficiencia sus rutinas. 10
2.1.3.5 Supervisión.
No solo es necesario el diseño de una buena organización, sino también la
vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo
de acuerdo con los planes establecidos. La supervisión debe ejercerse en
diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados y en forma directa.
10
Pérez Toruño Luís Felipe (1999). Auditoria de Estados Financieros. Teoría Y Práctica. 1ª
edición. Editorial: McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A de C.V. Pág. 55
41
2.1.4 Control Interno Administrativo
Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de
organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes
procedimientos, métodos y operacionales contables, para ayudar, mediante el
establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
Mantener informado de la situación de la empresa.
Coordinar sus funciones
Mantener una ejecutoria eficiente
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas
establecidas
Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos.11
2.1.5 Control Interno Contable
Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información
surge, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones
generales y especificas de la administración
Que todas las operaciones se registren oportunamente.
Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con
autorización administrativa12.
11
Estupiñán Gaitán Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos
transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogotá ,D.C, Editorial : Editores de Colombia, Pág. 7
12
Estupiñán Gaitán Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos
transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogotá ,D.C, Editorial : Editores de Colombia, Pág. 8
42
2.1.6 Deficiencias en el Diseño de la Estructura del Control
Interno
Desde el momento que se diseña un sistema de control interno es importante de
evitar ciertas anomalías, que puedan afectar en un futuro a la empresa, se debe
evitar lo siguiente:
Diseño inadecuado de la estructura de control interno en general
Ausencia de una adecuada segregación de funciones
Ausencia de revisiones y aprobaciones apropiadas de transacciones y
registros contables
Procedimiento inadecuado para la evaluación y aplicación correcta de los
principios, normas y políticas.
Provisiones inadecuadas para la protección de los activos
Ausencia de otras técnicas de control , que se consideran adecuadas
Evidencias de fallas del sistema para suministrar información completa y
correcta13.
2.1.7 Fallas en la Operación de la Estructura del Control Interno
La persona encargada del cumplimiento del sistema de control interno debe tener
la capacidad de hallar las evidencias o fallas que den originen a problemas en las
operaciones, así mismo se detallan algunas evidencias más importantes:
Evidencias de fallas de controles identificados para la prevención y
detección en la información contable
13
Instituto Mexicano de Contadores (1988) Declaración de Normas de Auditoría. 1º Edición, México. Editorial: Litograf, S.A. Pág. Sin número.
43
Evidencias de fallas en el sistema para suministrar información completa y
correcta, consistente con los objetivos de control de la entidad, debido a la
omisiones en la aplicación de procedimiento de control
Evidencia de fallas en la salvaguarda de activos.
Evidencia de errores intencionales tanto de empleados, como la gerencia
que sean comprobados, falta de capacidad y entrenamiento de los
empleados.
2.1.8 Métodos Para evaluar el Sistema de Control Interno.
Existen varios métodos para evaluar el control interno, entre los cuales tenemos:
Método de Cuestionario
Método Narrativo o descriptivo
Método Gráfico o diagrama de flujo
Método de Cuestionario
Este método consiste en el diseño de un cuestionario, con base a preguntas que
deben ser contestadas por funcionarios y todo el personal responsable de las
distintas áreas de una empresa bajo un examen. Las preguntas deben ser
elaboradas con claridad y fácil entendimiento, una respuesta negativa indica una
debilidad o un aspecto no muy confiable, algunas preguntas no resulten aplicables
a dicha evaluación del control interno o no son de gran importancia.
44
Método narrativo o descriptivo
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas
por las actividades hechas por los departamentos, funcionarios y empleados
mencionados en los registros y formularios en el sistema. Este método podrá ser
aplicado en auditoría de pequeñas empresas, requiere que el auditor o la persona
encargada tenga la suficiente experiencia para obtener la información necesaria
para realizar el alcance del examen.
Método gráfico o diagrama de flujo
Consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la
auditoría, así como procedimiento a través de los distintos departamentos y
actividades. En dicha descripción de los procedimientos el auditor utiliza símbolos
convencionales y sus respectivas explicaciones que den una idea completa de los
procedimientos de una empresa. Este método es un complemento muy útil porque
la representación básica de los circuitos y ciclos administrativos de la entidad
pueden ser utilizados por varios años en el caso de exámenes concurrentes y
localizar rápidamente rutinas susceptibles de mejoramiento, logrando una mayor
eficiencia administrativa.
45
2.1.9 Informe COSO
El Committee of Sponsoring Organizations Of The Commission (COSO) fue
formado en 1985 para patrocinar la Comisión Nacional sobre Reportería
Financiera Fraudulenta, una iniciativa independiente del sector privado que estudió
los factores que pueden llevar a una reportería financiera fraudulenta, desarrolló
recomendaciones para compañías públicas, sus auditores independientes, la SEC
( Comisión reguladora de la bolsa de valores ) y otros reguladores, instituciones
educativas, empresas de gran tamaño adoptan sus principios parcialmente como
la base para sus políticas y procedimientos de control interno. Una de las primeras
empresas en implementarlo fue el Banco Mundial.
COSO estuvo y esta conformado por organismos profesionales de EE.UU., inició
la investigación en 1986. La finalidad del mismo es aportar una estructura de
control interno que facilite, la evaluación de cualquier sistema en cualquier
empresa, dar una definición de control interno, aceptable como un marco común
que satisfaga las necesidades de todos los sectores involucrados.
El Committee of Sponsoring Organizations es una organización voluntaria del
sector privado y está dedicado a guiar a la administración ejecutiva y gobierno de
entidades con respecto el establecimiento de operaciones de negocios sobre una
base global más efectiva, eficiente y ética. Patrocina, disemina marcos de
referencia, guías basadas en investigación profunda, análisis y mejores
prácticas14. Dicho comité esta formado por las siguientes Instituciones ó
miembros:
14
Corporación de Contadores de El Salvador. “Seminario Auditoria Interna – Informe COSO “.
Facilitador: Lic. José Alfredo Aguirre. Socio Representante de la Firma Aguirre García y Cía. S.A
KPMG, Socio activo de la Corporación de Contadores. 29 de Octubre de 2008.
46
En septiembre de 1992, el Committee of Sponsoring Organizations Of The
Commission (COSO) en Los Estados Unidos publicó el denominado Framework
Internal Control Integrated (Control Interno Marco Integrado); mejor conocido como
Informe COSO I. A partir de tal publicación diversos países de Latinoamérica
reconocieron la importancia y utilidad de dicho informe, se dieron la tarea de
buscar su aplicación tanto en empresas privadas como en organizaciones de
gobierno.
47
La introducción del Informe COSO I, fue realizada por la firma Coopers & Librand
y el Instituto de Auditores Internos este último el encargado de la traducción al
español. Otra traducción del Informe COSO al español, se realizó en Santa Fe de
Bogotá, Colombia por Ecoediciones, que también esta en el mercado.
El control interno es “un proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de
administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del
personal, diseñado específicamente para proporcionarle seguridad razonable de
conseguir las tres categorías de Objetivos:
Efectividad y eficiencia de las Operaciones
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables “.15
Completan la definición algunos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso; es decir un medio y no un fin en sí
mismo.
El control interno está dirigido al logro de objetivos en una o más
categorías separadas pero que se traslapan.
Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la
empresa incorporando en la función de la administración y dirección
Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la
organización a través de sus acciones y palabras.
Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional
de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) esta organización define al
control interno como: El plan de organización y el conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas de una entidad, tendientes a ofrecer una garantía
razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:
15 Estupiñán Gaitán Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos
transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogotá ,D.C, Editorial : Editores de Colombia, Pág. 21
48
Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces así
como productos y servicios de la calidad esperada
Preservar el patrimonio de pérdidas por desperdicio, abuso, mala gestión,
errores, fraudes o irregularidades
Respetar las leyes y reglamentos como también las directivas y estimular al
mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las
políticas y objetivos, planes de la misma
Obtener datos financieros y de gestión completa, confiable presentados a
través de informes oportunos16
Según las definiciones de INTOSAI y COSO, complementan y forman una versión
amplia del control interno, la primera enfatizando afinidad su carácter de proceso
constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión y la segunda
atendiendo fundamentalmente a sus ocho componentes.
El primer Informe COSO I emitido, definió que el control constaba de cinco
componentes interrelacionados derivados de la forma como la administración
maneja el negocio y están integrados a los procesos. Los cuales se presentan en
la siguiente grafica:
16
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores http://www.eumed.net/ce/2009a/mbh3.htm.Recuperado el 26 de Agosto de 2009.
49
Componentes del control Interno Según el Informe COSO I
Grafica del Informe Coso I 17
2.1.9.1 Importancia del Control Interno Según el Informe COSO
La Importancia del control interno radica en que es indispensable para el
funcionamiento eficiente de una empresa, ya que todo encargado de la toma de
decisiones en la empresa necesita asegurar que los planes funcionen como fueron
diseñados, el propósito fundamental es minimizar los riesgos y detectarlos en
forma anticipada y diagnosticar en su caso. La gerencia siempre necesita de un
sistema de control interno eficiente y eficaz que proporcione datos exactos,
información oportuna y de buena calidad.
48Fuente: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
50
Beneficios:
Ayuda a que los recursos disponibles sean utilizados en forma eficiente,
bajo criterios técnicos que permitan su integridad, su custodia y registro
oportuno.
Permite producir información administrativa, financiera oportuna,
correcta y confiable, como apoyo a la administración en el proceso de
toma de decisiones y la rendición de cuentas.
Ayuda a detectar los riesgos de errores e irregularidades como base
para identificar sus causas, promover acciones correctivas que permitan
manejar, controlar los riesgos y sus efectos.
Ayuda a promover, en todos los niveles y procesos de la organización, el
cumplimiento de las políticas gerenciales, las leyes, reglamentos
aplicables, para alcanzar las metas, objetivos programados en forma
efectiva, eficiente y económica.
2.1.9.2 INFORME COSO II
El informe COSO II, Enterprise Risk Management-Integrated Framework (Gestión
de Riesgos Corporativos-Marco Integrado), consta de ocho componentes los
cuales se presentan en las grafica siguiente.
51
Grafica del Informe COSO II, en forma de círculo18
Dicho informe resulta útil para las empresas, que pretenden aplicar técnicas de
gestión de riesgos corporativos dentro de su organización, no se pretende sugerir
en ningún caso que tengan que emplearse para llevar a cabo dicha gestión, ni que
deban utilizarse obligatoriamente para determinar su eficacia.
Los componentes del Informe COSO II son:
2.1.9.2.1 Ambiente de Control.
El ambiente de control abarca el estilo de una organización, que influye en la
conciencia de los empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros
componentes de la gestión de riesgos corporativos, proporcionando disciplina y
estructura. Los factores del ambiente de control incluye, la filosofía de gestión de
18
Fuente: Elaborado por el equipo de Tesis.
52
riesgos de una empresa, su riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el consejo
de administración, la integridad, valores éticos, competencia de su personal y la
forma en que la dirección asigna la autoridad, responsabilidad, organiza y
desarrolla a sus empleados19.
Factores que afectan al ambiente del control20
El ambiente de control puede ocasionar un impacto negativo o positivo en el modo
que se implanta y el funcionamiento continuado de la gestión corporativa. Es de
considerar también la filosofía de la gestión de riesgos de la organización
definiéndola como: El conjunto de creencias y actitudes compartidas que
caracterizan el modo en que la entidad contempla el riesgo de todas sus
actuaciones, desde el desarrollo e implementación de la estrategia hasta sus
actividades cotidianas. Esta filosofía es diferente de una entidad a otra ya que
depende su giro y que hacer propio. A continuación se presenta los componentes
del ambiente de control:
19
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO II. EE. UU. Pág. 9-18 20
Fuente: Elaborado por el equipo de Tesis
53
Gráfica de los componentes del ambiente de control21.
21
Estupiñián Gaitán Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogotá ,D.C, Editorial : Editores de Colombia, Pág.25
54
2.1.9.2.2 Establecimientos de Objetivos
Los objetivos se fijan a escala estratégica, estableciendo con ellos una base para
los objetivos operativos de información y de cumplimiento. Cada entidad se
enfrenta a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas y de
una condición previa para le identificación eficaz de eventos, la evaluación de
riesgos y la respuesta a ellos es fijar los objetivos, que deben estar alineados con
el riesgo aceptado por la empresa, que orienta a su vez los niveles de tolerancia al
riesgo de la misma22.
Objetivos relacionados a este componente.
Objetivos estratégicos: Se debe establecer objetivos de alto nivel partiendo
de la determinación de la razón de ser la entidad: Su Visión y Misión
Objetivos relacionados: Consiste en la integración de los diferentes
objetivos dentro de la empresa que apoyan la estrategia
Objetivos seleccionados: La administración no solo debe elegir los objetivos
y determinarlos como apoyar la misión, sino que también debe asegurarse
que estos estén alineados con los riegos aceptados
Riesgo aceptado: Es el grado de aceptación ante las variaciones en el valor
de las inversiones en consonancia con las pérdidas que se pueden tener
Tolerancia al riesgo: Sin los niveles aceptados de desviación en la
consecución de los objetivos. Se debe tomar en cuenta la importancia
relativa y materialidad.
22
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO II. EE. UU. Pág.19-28
55
2.1.9.2.3 Identificación de Eventos
La dirección debe identificar los eventos potenciales que de ocurrir, afectarán a la
empresa y determina si representan oportunidades o si afectan negativamente a la
capacidad de la empresa para implementar la estrategia y lograr los objetivos con
éxito23
Los eventos pueden tener un impacto negativo o positivo o de ambos tipos a la
vez, los que tienen un impacto negativo representan riesgos ya que pueden
impedir la creación de valor o erosionar el valor existente. Los eventos con
impacto positivo pueden compensar los impactos negativos o representar
oportunidades, que derivan la posibilidad de que ocurra un acontecimiento que
afecte positivamente al logro de los objetivos, ayudando a la creación de valor o su
conservación.
Técnicas para identificar eventos.
Inventario de eventos
Talleres de trabajo
Entrevistas
Cuestionario o encuestas
Análisis de flujo de procesos.
Al identificar los eventos que se desarrollan en la organización la máxima
autoridad puede contemplar los factores internos y externos que pueden generar
riesgos y oportunidades en el contexto del ambiento de acción.
23
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO II. EE. UU. Pág.29-44
56
2.1.9.2.4 Evaluación de Riesgos
La evaluación de riesgos permite a una empresa considerar la amplitud con que
los eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección
debe evaluar los acontecimientos desde una noble perspectiva, probabilidad e
impacto y normalmente usa una combinación de métodos cualitativos y
cuantitativos. Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben
examinarse, individualmente o por categoría en toda la empresa, los riesgos se
evalúan con doble enfoque: Riesgo inherente y riesgo residual24.
Mecanismos establecidos para identificar, analizar y administrar riesgos
relacionados con varias actividades en que la entidad está involucrada y que
pueden impedir el logro de los objetivos. “A continuación se detallan riesgos
internos y externos que deben enfrentar la empresa”25
24
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO II. EE. UU. Pág.45 -68 25
Fuente: Elaborado por el quipo de Tesis.
57
Pasos para la evaluación de riesgos
Identificación de riesgos:
Es un proceso generalmente integrado con el proceso de planeación.
Evaluación de riesgos:
Proceso que consiste en determinar la importancia, evaluar la frecuencia con que
ocurren y considerar las acciones administrativas a tomar.
Cambios administrativos:
Toda entidad debe tener un proceso, formal o informal, que identifique las
condiciones que tienen efecto significativo sobre la habilidad para lograr los
objetivos.
Impacto: Término utilizado para describir cualquier consecuencia negativa,
financiera o de otro tipo.
Áreas de Impacto
Activos y recursos de la organización, incluyendo el personal
Ingresos y derechos
Costos de las actividades: Directos e indirectos
Desempeño
Cronograma o programa de actividades
Reputación
Comportamiento organizacional.
2.1.9.2.5 Respuestas a los Riegos
Una vez evaluados los riesgos relevantes, la dirección determinará cómo
responder a ellos. Las respuestas pueden ser las de evitar, reducir, compartir y
aceptar el riesgo, al considerar su respuesta, la dirección evalúa su efecto sobre la
58
probabilidad e impacto del riesgo, así como los costos y beneficios y selecciona
aquella que sitúe el riesgo residual dentro de las tolerancias al riesgo
establecido26.
Cualquiera que sea la respuesta que la dirección decida ejecutar primero deberá
evaluar el costo beneficio de la acción a ejecutar. Para dar una mejor respuesta al
riesgo existente, se deben evaluar las posibles respuestas y luego hacer una
selección de dichas respuestas, eligiendo la más acertada en consenso con la
jefatura de las áreas involucradas.
Ejemplos de respuestas al riesgo en las categorías correspondientes
Evitar Competir Prescindir de una unidad de negocio, línea Adoptar seguros contra pérdidas inesperadas significativas
de productos o segmentos geográficos. Entrar en una sociedad de capital riesgo/ sociedad
Decidir no emprender nuevas iniciativas/ compartida
Actividades que podrían dar lugar a Establecer acuerdos con otras empresas
Riesgo. Protegerse contra los riesgos utilizando instrumentos
del mercado de capital a largo plazo
Externalizar procesos de negocios
Distribuir el riesgo mediante acuerdos contra naturales,
con clientes, proveedores u otros socios del negocio
Reducir Aceptar Diversificar las ofertas de producto. Provisionar las posibles pérdidas
Establecer límites operativos. Confiar en las compensaciones naturales
Establecer procesos de negocio existentes dentro de una cartera.
Eficaces. Aceptar el riesgo si adapta a las tolerancias
Aumentar la amplificación de la dirección al riesgo existentes.
en la toma de decisiones y el
Seguimiento.
Reequilibrar la cartera de activos para reducir el índice de riesgo con respecto
a determinados tipos de pérdidas.
Rea signar el capital entre unidades Operativas.
2.1.9.2.5 Actividades de Control
26
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO II. EE. UU. Pág.69-78
59
Son políticas, procedimientos y prácticas establecidas para asegurar que los
objetivos de negocio se logren, y que las estrategias para mitigar riesgos sean
ejecutadas. Las actividades de control tiene lugar a través de la organización,
todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades, tan
diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
revisiones del funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregación de
funciones27.
Las actividades de control deben estar incorporadas en las operaciones
del negocio
Las actividades de control también se dividen en: operaciones,
información financiera y cumplimiento.
Las actividades de control están ligadas a la evaluación de riesgos, ya
que éstas sirven como medio para que el riesgo sea administrado
apropiadamente.
Enfocadas a la prevención, detección y corrección.
27
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO II. EE. UU. Pág.79-84
60
Toda empresa debe tomar en cuenta tres tipos de controles dentro de las
actividades de control, los cuales son:
1-Controles Detectivos: Su propósito es que están diseñados para detectar
hechos indeseables, detectan la manifestación u ocurrencia de algún hecho, sus
características son:
Detienen el proceso o aíslan las causas del riesgo o las registran
Deben ejercer una función de vigilancia constante
Actúan cuando se evaden los controles preventivos
No evitan las causas, las personas involucradas
Están conscientes y obvios miden la efectividad de controles preventivos
Son más costosos, estos pueden implicar correcciones
2- Controles preventivos: Su propósitos es que son diseñados para prevenir
resultados indeseables y ayudan a reducir la posibilidad de que se detecte, sus
características son:
Estos están incorporados en los procesos de forma imperceptibles
Pasivos construidos dentro del sistema inconsciente
Guías que ayudan evitar que existan las causas
Impedimento a que algo suceda mal
Más barato y evita costo de corrección
3- Controles Correctivos: Tienen como propósito, corregir efectos de hechos
indeseables, corrigen las causas del riesgo que se detectan, sus características
son:
Es el complemento del detectivo al originar una acción luego de la alarma
Corrigen la evasión a falta de los preventivos
61
Ayuda a la investigación y corrección de las causas
Permiten que la alarma se escuche y se remedie el problema
Es más costoso
Este control implica corrección y reprocesos.
Las actividades de control son de mucha importancia porque implica la forma
correcta de hacer las actividades y operaciones y asegura el mayor grado de logro
de los objetivos.
Políticas Contables: Son los principios, métodos, convenciones, reglas y
procedimientos, adaptados por la administración de la empresa, en la preparación
y presentación de los estados financieros, de acuerdo a su naturaleza, bajo los
cuales se regirá y deben cumplirse en dicha preparación.
Proceso: Un proceso se define como un conjunto de procedimiento
interrelacionados entre si que, a partir de una o varias entradas de información,
materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas
también de productos o información, con un valor añadido.
Procedimiento: La sucesión cronológica o secuencial de actividades
concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una
función”.28
28
Tochez Juan Pablo seminario Como Elaborar Manuales de Organización y de Procedimientos,
62
2.1.9.2.7Información y Comunicación
La información pertinente se identifica, capta, comunica de una forma adecuada y
en un marco de tiempo que permite a las personas llevar a cabo sus
responsabilidades, los sistemas de información usan datos generados
internamente y otras entradas de fuentes externas y sus salidas informativas
facilitan la gestión de riesgos y la forma de decisiones informadas relativas a los
objetivos. También existe una comunicación eficaz fluyendo en todas direcciones
dentro de la organización. Todo el personal recibe un mensaje claro desde la alta
dirección de que deben considerar seriamente las responsabilidades de gestión de
los riesgos corporativos29. Las personas entienden su papel en dicha gestión y
cómo las actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás, así
mismo deben tener un medio para comunicar hacia los superiores la información
significativa.
La información relevante se identifica, recolecta y comunica en una forma clara y
oportuna, de esta manera a los integrantes de la organización se le permite llevar
a cabo sus responsabilidades. Los sistemas de información pueden utilizar datos
generados internamente y de fuentes externas de forma que facilite la gestión de
riesgos y la toma de decisiones informadas relativas a los objetivos.
En toda entidad se debe asegurar que exista un adecuado sistema de
comunicación, que permita la identificación, registro y flujo de información, así por
ejemplo se presenta en la siguiente gráfica, los elementos de la comunicación
pertinentes o relevantes30.
29
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO II. EE. UU. Pág.85-102 30
Estupiñán Gaitán Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición. Colombia. Editorial: Editores de Colombia, Pág.32
63
A continuación un cuadro sinóptico de la gestión empresarial, una descripción
genérica de cómo la información y comunicación puede influir en las
organizaciones o empresas.
64
2.1.9.2.8 Supervisión ó monitoreo
La gestión de riesgos corporativos, supervisa el funcionamiento de sus
componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a cabo mediante actividades
permanentes de supervisión, evaluaciones independientes o una combinación de
ambas técnicas. Durante el transcurso normal de las actividades de gestión, tiene
lugar una supervisión permanente. El alcance y frecuencia de las evaluaciones
independientes dependerá fundamentalmente de la evaluación de riesgos y la
eficacia de los procedimientos de supervisión permanente.31. Las deficiencias en
la gestión de riesgos corporativos se comunican de forma ascendente, trasladando
los temas más importantes a la alta dirección y al consejo de administración.
31
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO II. EE. UU. Pág.103-110
65
Para facilitar el entendimiento del Informe COSO II, se proporciona un listado de
elementos claves de cada uno de los componentes de la gestión de riesgos
corporativos, ver anexo # 1.
2.1.10 Otros modelos ó Informes sobre control Interno.
Modelo COCO (Canadá)
Cadbury (Inglaterra)32.
A continuación se hace una breve explicación sobre el Modelo COCO, relativo al
control interno por ser un modelo que las empresas de América Latina retoman de
referencia y también explicación del informe Cadbury.
32
Ramos Ramos Otoniel. El Informe COSO y sus efectos en el Informe de la Auditoría Interna.
Tesis Lic. En Contaduría Pública. San salvador, Universidad tecnológica de El salvador: Tac. De Ciencias Económicas, 2004.Pág. 3
66
2.1.10.1 Modelo Canadiense COCO
El Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA) estableció un consejo
encargado de diseñar y emitir criterios o lineamientos generales sobre control
interno, consejo denominado The Criteria of Control Board, conocido como COCO.
Los integrantes de dicho consejo , después de analizar y aprobar la aplicabilidad el
modelo COSO, considerando diversas y valiosas experiencias de auditores
internos y directivos de organizaciones canadiense aprobaron a finales de 1991 la
publicación de los siguientes documento:
Guías sobre control
Guías para directores – procesos de dirección para el control
El informe COCO, es un documento de una profunda revisión del comité de
criterios de Canadá, cuyo propósito fue hacer un planteamiento más sencillo y
comprensible, antes ciertas dificultades en la aplicación del Informe COSO. Dicho
Modelo fue emitido en 1995.
Definición de control Interno según COCO
Es un proceso efectuado por la directiva de la empresa, administración y otro
personal, diseñado para proporcionar por medios de los criterios o componentes a
la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los
objetivos.
Unos de los cambios más importantes que plantea el informe canadiense es: Que
en lugar de conceptualizar el proceso de control interno como una pirámide de
componente y elementos interrelacionados, este proporciona un marco de
referencia por medio de cuatro etapas que contiene 20 criterios generales y que
todo el personal de una organización lo puede diseñar, desarrollar modificar y
evaluar el control interno. Los criterios son la base para poder entender el control
de una organización y hacer juicios acerca de su efectividad, deben ser de
aplicación amplia, la efectividad del control en cualquier organización debe ser
67
evaluada usando estos criterios sin importar el tipo de organización o los objetivos
que ésta persiga33.
2.1.10.2 Informe Cadbury.
En Inglaterra, 1991 se crea un comité denominado CADBURY, compuesto por el
Consejo de Información Financiera, la Bolsa de Londres y la profesión contable,
con el fin de estudiar los aspectos financieros y de control de las empresas, con
tres temas fundamentales: Las funciones del consejo de administración de la
entidades , el bajo nivel de confianza en la información financiera de las empresas
y la falta de capacidad de los auditores para ofrecer en sus informes la protección
que requerían y esperaban los usuarios de dicha información.
33
Perdomo Moreno Abraham (2005) Fundamentos del control interno. 9º edición. México, editorial: Edamsa impresiones, S.A. de C.V. Págs.240-250.
68
El Informe Cadbury, continuaron otros dos documentos de naturaleza similar: El
informe GREENBURY y el informe HAMPELL en 1998, transformándose
posteriormente el contenido de los tres documentos, en el año 2000, en el
denominado SUPERCODE.
2.1.10. 3 Cuadro de otros Modelos e Informes sobre Control
Interno
En varios países del mundo se crean diferentes comisiones y asociaciones para
trabajar sobre esta temática, con el propósito de alcanzar una definición
conceptualizada sobre control interno, entre los cuales podemos mencionar en el
siguiente cuadro:
INFORMES Y CÓDIGOS PUBLICADOS POR PAÍS/ORGANISMO Y AÑO
País Año Nombre del Informe
1996 Círculo de Empresarios
1998 Código de Buen Gobierno: Informe Olivencia
2003 Informe Aldama
España 2004 Decálogo del Directivo
2004 IC-A*: Principios de Gobierno Corporativo
2006 Código Unificado sobre Buen Gobierno: Informe Conthe
2006 Código Ético para las compañías
* Instituto de Consejeros-Administradores
1995 Informe LEVI LANG
1995 Informe Viénot I
1996 Informe MARINS
1998 Recomendaciones sobre gobierno corporativo
Francia 1999 Informe Viénot II
2002 Promocionando un mejor gobierno corporativo en las sociedades
69
cotizadas
2003 El Gobierno Corporativo de las sociedades cotizadas
2004 Recomendaciones sobre el gobierno de la empresa
1992
Informe Cadbury (Los Aspectos Financieros del Gobierno
Corporativo)
1995 Informe ERNST YOUNG
1995
Informe Greenbury (Grupo de Estudio sobre la Remuneración de
los Directivos)
1996 Estudio Egon ZEHNDER
1998 Código Hampel
1999
Control Interno: Guía para Directores sobre el Código Combinado
(Informe Turnbull)
1999 The KPGM Review: Control Interno-Una Práctica Guía
2000
El Código Combinado: Principios sobre Buen Gobierno y Código
de Buenas Prácticas
2001 Código de Buenas Prácticas
2002 Revisión del papel y eficacia de los consejeros no-ejecutivos
2002 Principios Hermes
2002
Las Responsabilidades de los Accionistas y Agentes
Institucionales – Principios
Reino
Unido 2003
Informe Higos: Revisión del papel y eficacia de los consejeros no-
ejecutivos
2003
Comisiones de Auditoría – Guía Código Combinado (Informe
Smith)
2003 El Código Combinado sobre Gobierno Corporativo
2004 Gobierno Corporativo: Una Guía Práctica
2005 Buen Gobierno: El Código de Gobierno para el Sector Voluntario
2005
Gobierno de los Planes de Pensiones – adaptarse al siglo XXI: A
Discussion Paper from the NAPF
2005
Control Interno: Guía revisada para Directores sobre el Código
Combinado
70
2006 Sugerencias de Buenas Prácticas del Informe Higos
2006 Código Combinado sobre Gobierno Corporativo
* Hermes es una sociedad gestora de fondos
** Nacional Association of Pension Funds
1977 Recomendaciones para el gobierno Corporativo
1996 Informe ASE
1997
Informe y Recomendaciones Peters sobre Gobierno Corporativo
en Holanda
2000 Gobierno Corporativo en el Sector Público
2001 SCGOP* Handbook of Corporate Governance
Holanda 2003 Borrador sobre Código de Gobierno Corporativo
2003 El Código Holandés de Gobierno Corporativo (Código Tabaksblat)
2004 SCGOP Handbook of Corporate Governance 2004
* The Foundation for Corporate Governance Research for
Pension Funds (Stichting Corporate
Governance Onderzoek voor Pensioenfondsen – SCGOP)
1998
Gesetz zur Kontrolle und ransparenz im Unternehmenbereich
(Kon TraG)
1998 DSW* Guidelines
2000
Reglas de Gobierno Corporativo par alas sociedades alemanas
cotizadas
2000 Código Alemán de Gobierno Corporativo**
2001 Informe de la Comisión Baums
Alemania 2002 El Código de Gobierno Corporativo Alemán (Código Cromme)
2003
Enmienda al Código de Gobierno Corporativo Alemán – Código
Cromme
2005
Código de Gobierno Corporativo para Compañías de Gestión de
Activos
2005
Enmienda al Código de Gobierno Corporativo Alemán – Código
Cromme
2006 Enmienda al Código de Gobierno Corporativo Alemán – Código
71
Cromme
* Deutsche Schutzvereiningung für Wertpapierbesitz e. V.
** German Code of Corporate Governance (GCCG)
1998 Informe FBC
1998 Informe de comisión belga sobre gobierno corporativo
1998 Recomendaciones sobre Gobierno Corporativo
Bélgica 1998
Gobierno Corporativo para compañías belgas cotizadas (Código
Cardon)
1999 Guía para la Información sobre Gobierno Corporativo
2000 Obligaciones del Director
2004 Borrador del Código Belga de Gobierno Corporativo
2004 Código Belga de Gobierno Corporativo (Código Lippens)
2005
Código Buysse: Gobierno Corporativo para compañías no-
cotizadas
1999 Principios de Gobierno Corporativo de la OCDE*
2004
Texto Revisado del Borrador: Principios de Gobierno Corporativo
de la OCDE
OCDE 2004 Principios de Gobierno Corporativo de la OCDE
2004
Borrador de la Guía sobre Gobierno Corporativo de las Empresas
propiedad del Estado
2005
Guía sobre Gobierno Corporativo de las Empresas propiedad del
Estado de la OCDE
1977 Informe FCPA
1978 Informe FSL
1980 Informe SEC
1988 Informe NYSE
1989 Informe TREAWAY
1992 Principios de ALI
1996 Informe NACD
1996 Informe IJAA-CREF
1997 Declaración sobre Gobierno Corporativo
72
1999 Principios Generales sobre Gobierno Corporativo
2000 TIAA-CREF* Declaración sobre Gobierno Corporativo
2001
Informe de la Comisión NACD** Blue Ribbon sobre
Profesionalidad Directiva
2002 Principios de Gobierno Corporativo: Análisis y Recomendaciones
2002
Políticas Centrales, Principios Generales, Posiciones y Notas
Explicativas
2002 Principios de Gobierno Corporativo
EEUU 2002 Corporate Governance Rule Proposals
2002 Sarbanes-Oxley Act
2003
Commission on Public Trust and Private Enterprise Findings and
Recommendations. Part 2:
Corporate Governance
2003
Restoring Trust – The Breeden Report on Corporate Governance
for the Future of MCI, Inc.
2003 Final NYSE*** Corporate Governance Rules
2004 Asset Manager Code of Professional Conduct
* TIAA-CREF: Teachers Insurarnce and Annuity Association-
College Retirement Equities Fund
** NACD: Nacional Association of Corporate Directors
*** NYSE: New York Stock Exchange
1988 Informe Mmcdonald
1994 Informe DEY
Canada 1994 Gobierno Corporativo
1996 Informe KIRBY
1996 Informe PJAC
1995 Informe BASH
Australi
a 1995 Informe AIMA
Japón 1997 Informe KEIDANREN
India 1997 Informe Confederación Industrial
73
China 1989 Informe Hong Kong
Brazil 1997 Informe de Brazil
Irlanda 1991 Informe AIMA
Sudáfrica Informe King
Todos los informes o modelos sobre control interno, mencionados anteriormente
surgen con un mismo propósito de garantizar los recursos y bienes de los
inversionistas independientemente del país que sea publicado. Algunos de los
informes son tomados34. Estos informes modelos surgen debido una gran
desconfianza por parte de los inversionistas a nivel global.
2.1.11 Estructura contable (Sistema Contable)
Cualquier empresa debe tener una estructura contable a fin de obtener
información veraz y confiable, es necesario tomar como referencia lo de Gestión
de Riesgos Corporativo-Marco Integrado mejor conocido como Informe COSO II,
dicha estructura consta de un sistema contable, por lo general su legalización lo
hace un contador público.
El sistema contable esta normado en El Salvador por el consejo de vigilancia de la
profesión de Contaduría Pública y Auditoría, quienes recomiendan como materia
prima para su implementación, las Normas Internacionales de Contabilidad ( NIC ).
Esta normativa conceptual y aplicación hacia las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF’S), vigentes en nuestro país.
34 Garcia Soto María Gracia. El gobierno Corporativo y las decisiones de crecimiento
empresarial.http://www.eumed.net/tesis/mggs/index.htm, consultado el 26 de Agosto de 2009. Y
de La European Corporate Governance Institute.
74
El sistema contable de cualquier empresa de comercio, manufactura, de servicio
debe ser legalizado, de acuerdo a lo establecido en la ley del Ejercicio de la
Contaduría Pública y Auditoría.
Los principios contables básicos y las normas internacionales de información
financieras son aplicables a todo tipo de empresas, cada empresa requiere de un
sistema contable adecuado específicamente a su naturaleza y necesidades.
Según el Código de Comercio de El Salvador el sistema contable con base a
NIIF, debe incluir: datos generales, catálogo de cuentas y su manual de aplicación
para poder suplir las necesidades y las políticas contables.
El catálogo es un listado de códigos con nombres clasificados de acuerdo a las
diversas operaciones que la empresa desarrolla, a través de conceptos aplicados
generalmente a cada una de las operaciones, basados en principios, normas y
criterios, las cuales en la contabilidad se conoce con el nombre de cuentas. El
objetivo de dicho catálogo es de clasificar y resumir el volumen de las operaciones
detalladas y de información en forma cuantitativa monetaria, concisa y útil en las
cuentas apropiadas. El catálogo de cuentas se considera parte de la estructura
contable (sistema contable) de una empresa, sin embargo es un medio para
establecer objetivos entre los que se detallan a continuación:
Registrar en la cuenta correspondiente cualquier operación que se realice
de acuerdo a su naturaleza
Facilitar la preparación de los estados financieros
Utilizar las cuentas necesarias para su presentación correcta y adecuada
de los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos
Facilitar y hacer posible la consolidación de cifras de filiales y agencias
Ayudar a conservar cifras sobre una base consistente.
75
Manual de aplicación de cuentas
Es un manual que explica como se usará el catálogo, también indica cuales son
las cuentas deudoras o acreedoras (Activos, Pasivos, Ingresos y Gastos), así
también en que consisten los rubros de agrupación, cuentas de mayor, sub-
cuentas con sus respectivos códigos, describiendo de forma detallada y exacta lo
que debe registrarse en ellas, es decir como se cargan y se abonan.
El objetivo es explicar lo que debe de registrarse en cada cuenta contable, así
también cómo debe debitarse y acreditarse, además la naturaleza de su saldo, el
cual se deja a opción de la administración para crear sub-cuentas en las
siguientes divisiones, a afecto lograr una mayor precisión en el conocimiento de
las operaciones realizadas por la empresa.
Políticas contables
Según el Informe COSO II, en su componente actividades de control toda empresa
deberá plasmar sus políticas por lo que se define las políticas contables como: Los
principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la
empresa en la preparación y presentación de sus estados financieros, de acuerdo
a su naturaleza, bajo los cuales se regirá, así como también recopilará y detallará
los datos básicos generales que identifique la sociedad35. También se debe reflejar
los procedimientos y los respectivos controles de sistemas de información.
Datos generales del sistema contable
Son los datos esenciales del sistema contable entre los cuales podemos
mencionar los siguientes:
Datos y Descripción del Sistema
35
Góchez cano Antonio (2006 ) Guía de procedimientos básicos para la formación y legalización de
una sociedad anónima en El Salvador. 2º edición. El salvador, editorial: Sinaí Editores e impresores S.A de C.V. Pág. 174
76
Libros contables
Registro de las Operaciones
Documentos Fundamentales
Políticas Contables
Un sistema contable basado en el Informe COSO II, debería ser enfático en dotar
los ocho componentes en su estructura, así:
El registro de operaciones debe ser prioridad del cumplimiento de objetivos, la
labor se facilitaría controlando a través de centros de responsabilidades. Las
operaciones deberán generarse de manera adecuada a fin de tener la alternativa
de evaluar el riesgo y tener una respuesta inmediata. Los registro contables
deberán estar dotados de un análisis auxiliar que permita la supervisión o
monitoreo las cuales llegarán hasta cada unidad de responsabilidad para generar
un adecuado ambiente de control interno.
Datos y descripción del sistema
Para que una empresa este legalmente constituida deberá cumplir con ciertos
trámites o requisitos, entre los cuales podemos mencionar.
Fecha de constitución:
Fecha de Inscripción en el registro de comercio
Dirección de la empresa
Número de Identificación Tributaria
Número de Registro de Contribuyente
Actividad principal
Activo en giro
Periodo Contable
Dirección donde se llevará la contabilidad, etc.
77
Libros Principales que deben tener las empresas.
La empresa debe tener una serie de libros contables legalizados por un contador
público para realizar el respectivo registro de sus operaciones durante el periodo
contable o durante este en marcha el negocio.
Libro Diario.
Libro mayor
Libros de Estados Financieros
Libros de compra y Ventas, etc.
Registro de las operaciones contables
Libro Diario: En este libro se asentaran las operaciones diarias de ingresos
y egresos.
Libro Mayor: En este libro se asentaran las operaciones por medio de
concentraciones diarias de los ingresos y egresos para establecer saldos
mensuales de las cuentas, con los que servirán para elaborar el balance de
cada mes.
Libro de Estados Financieros: En este libro se registrarán los Estados
Financieros Básicos (Balance General, Estado de Resultado, Estado de
Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio y las Notas
Aclaratorias).
Para que una empresa posea una estructura contable basado en el informe
COSO II, se deberá hacer la respectiva supervisión constante, por medio del
auditor encargado de monitorear, afín de determinar sus deficiencias desde el
ambiente interno, la estructura organizativa, sus riesgos, políticas y
procedimientos, etc.
78
2.2 Construcción del marco empírico.
2.2.1 Metodología de la Investigación
Investigación de campo sobre el sistema de control interno, basado en el informe
COSO, orientado a la estructura contable para la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreño, S.A de C.V, ubicada en el Barrio San Jacinto, San
Salvador.
Con el fin de obtener información real y suficiente para indagar las deficiencias
relativas al manejo de la información contable de la empresa se elabora el
presente cuestionario mediante una muestra en el sistema de control interno
basado en COSO dentro del departamento de contabilidad de la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S. A DE C. V. Para determinar el
grado de riesgo que el Informe COSO II, establece.
Objetivos del Cuestionario:
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en cuanto a Efectivo y
equivalente en su Departamento de contabilidad
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en Cuentas por Cobrar en el
Departamento de contabilidad
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en cuanto a Inventario en el
Departamento de contabilidad
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en el rubro de Propiedad
Planta y Equipo, en el Departamento de contabilidad.
79
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en Cuentas por Pagar
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en Patrimonio de los
Accionistas.
Cuestionario para Evaluar mediante una muestra el sistema de control
interno, basado en COSO del departamento de contabilidad de la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V.(DASAL,S.A DE
C.V.)
Encuesta No._________________
Fecha._________________
Cargo del Funcionario encuestado
(Opcional)__________________________________
Departamento:
__________________________________________________________
Objetivos del Cuestionario:
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en cuanto a efectivo y
equivalente en el Departamento de contabilidad de DASAL S.A DE C.V.
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en Cuentas por Cobrar en
el Departamento de contabilidad de DASAL S.A DE C.V.
Determinar si existen normas adecuadas de administración y control de los
inventarios en dicha empresa
Revisar y evaluar la eficacia del control interno a Propiedad Planta y
Equipo en el Departamento de contabilidad de DASAL S.A DE C.V.
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en base a Cuenta por Pagar
Compras y Gastos.
80
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en cuanto al Patrimonio de
los Accionistas en el Departamento de contabilidad de DASAL S.A DE C.V.
INDICACION: Marque con una “X” la respuesta que considere conveniente y que
corresponda a los elementos que se investigan, así mismo, se pide ampliar su
respuesta en el área de comentario.
No PREGUNTA REPUESTA COME
NTARI
O
SI NO
1 ¿Los deberes del contador general están separados de
los de las personas encargadas del manejo de fondos,
inversiones, etc.?
2 ¿Están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de
contabilidad los empleados de este departamento, los
libros y registros contables en toda oficina o
dependencia de la empresa?
3 ¿Tiene la empresa un manual de procedimientos
contables?
4 ¿Las cuentas bancarias son conciliadas por la
empresa?
5 ¿Las conciliaciones bancarias son preparadas y
revisadas por empleados que no preparan o firmen
cheques o manejen dinero de la empresa?
6 ¿Todos los comprobantes, informes y estados
financieros son revisados y aprobados por
departamentos e individuos distintos de aquellos que
han intervenido en su preparación?
7 ¿Están debidamente aprobados los asientos de diario
por un funcionario o empleado responsable?
81
8 ¿Utiliza la empresa para efectos de control:
Informes que comparen los presupuestos con los
gastos realizados?
9 ¿Tiene la empresa un departamento de auditoria que
opere en forma autónoma?
10 ¿Se llevan acabo arqueos periódicos del fondo de caja,
por otra persona independiente de los labores de caja?
11 ¿Las funciones del departamento de facturación son
independientes de:
¿despacho?
¿contabilidad?
¿cobranzas?
12 ¿Todas las Órdenes de clientes son controladas
numéricamente por el departamento de contabilidad?
13 ¿Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en:
- ¿cantidad?
- ¿precios?
- ¿cálculos?
14 ¿Se hacen resúmenes de las facturas y los totales se
pasan al departamento de contabilidad,
independientemente de los departamentos de cuentas
por cobrar y caja?
15 ¿Las facturas de venta son controladas numéricamente
por el departamento de contabilidad?
16
¿El departamento de contabilidad controla
numéricamente o en otra forma todas las notas de
créditos y se cerciora que estén debidamente
respaldadas?
17 ¿La cancelación de cuentas en mora es revisada y
aprobadas por un funcionario responsable?
82
18 ¿El departamento cobros funciona
independientemente de los departamentos de:
- ¿Despacho?
- ¿Facturación?
19 ¿Se informa al departamento de contabilidad acerca de
los reclamos por daños en transporte, perdidas
aseguradas, etc., tan pronto se conoce?
20 ¿Se prepara regularmente balance de pruebas de las
cuentas por cobrar y el encargado conserva los papeles
de trabajo?
21 ¿Dichos balances son conciliados con la cuenta de
control en el mayor general, por empleado distinto del
encargado de las cuentas por cobrar?
22 ¿Se Controlan los cobros a los clientes?
23 ¿Hay un control específico para las mercaderías en
consignación?
24 ¿El departamento de contabilidad mantiene registros
de inventarios permanentes?
25 ¿Se mantienen al día los libros de contabilidad mayor,
diario e inventarios
26 ¿Los procedimientos de la empresa requieren que un
funcionario o un comité de compra que autorice
previamente los desembolsos por concepto de:
- ¿adiciones de activo fijos?
- ¿reparaciones y mantenimiento?
27 ¿Tiene la empresa normas adecuadas para diferenciar
las adiciones de activos fijos, de los gastos de tales
decisiones?
83
28 ¿Los procedimientos de la empresa requieren que se
produzcan una autorización escrita para la venta, retiro
y desmantelamiento de activos fijos?
29 ¿Existen políticas contables en la empresa?
30 ¿Posee la empresa un método de depreciación?
31 ¿Existe un catalogo de cuentas versátil y efectivo ?
32 ¿Están protegidos físicamente los registros contables?
33 ¿Se preparan oportunamente los informes financieros y
de operación?
34 Existe una adecuada segregación de funciones,
especialmente en lo relativo al manejo de la contabilidad y
el control de activos?
35 ¿Se archivan y resguardan adecuadamente los bienes,
documentos y registros, para evitar posibles deterioros,
robos y pérdidas?
36 ¿Se realizan verificaciones físicas a los bienes
asignados a su Departamento al menos unas vez al
año?
37 ¿Las funciones del encargado de compras se encuentra
separados de los departamento de:
- ¿contabilidad?
- ¿recibo?¿despacho?
38 ¿Se aprueba las facturas por compras en cuanto a
cantidades, precio, descripción de las mercaderías,
etc.?
39 ¿Tiene la empresa un talonario para toda clase de
acciones? En caso contrario, describa el sistema de
control utilizado.
40 ¿Esta definida la Estructura organizativa para
responder al cumplimiento de los objetivos
establecidos?
84
41 ¿Son afines los objetivos de la institución con la misión
y visión institucional y leyes vigentes?
42 ¿Son comunicadas a las personas responsables las
deficiencias y debilidades del Sistema de Control
Interno?
43 ¿Se efectúa evaluaciones periódicas al sistema de
Control Interno?
Efectivo y Equivalente
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en cuanto ha Efectivo y
Equivalentes, en el Departamento de contabilidad de la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V.
Pregunta No. 1
Objetivo: Conocer si en la empresa existen responsabilidades asignadas por cada
puesto de trabajo, para evaluar la posibilidad de duplicidad de rutinas.
Interpretación y análisis: Se le pregunto al Contador de la Empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, él manifestó que no
existen deberes del contador general separados de los encargados del manejo de
fondos. Se comprueba que, no existen la separación de los deberes del contador
general con los encargados de manejo de fondos esto implica que la empresa
debe tener una separación de puestos para asignar responsabilidades y así tener
un mejor control en las operaciones.
Pregunta No. 2
¿Los deberes del contador general están separados de las
personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.?
No
¿Están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de contabilidad
y los empleados de este departamento los libros y registros
contables en la oficina o la dependencia de la empresa?
Si
85
Objetivo: Determinar si existe vigilancia oportuna y verificar la eficacia en el uso
de la información registrada.
Interpretación Y análisis: Se le preguntó al Contador, afirmó que están
supervisado bajo la vigilancia de la empresa (Contador general)
Se verificó que sí realmente el contador general del departamento contable y los
empleados, los libros y registros contables se encuentran supervisados por
personas idóneas.
Pregunta No. 3
¿Tiene la empresa un manual de procedimientos contables? No
Objetivo: Conocer si la empresa posee un manual de procedimientos contables,
para le efectiva adecuación de los registros.
Interpretación y análisis: Se le pregunto al Contador, respondió que no existe en
la empresa un manual de procedimiento en el departamento contable que controle
los procedimientos a seguir para la determinación de una actividad realizada.
Se comprueba que en la actualidad la empresa no posee un manual de
procedimientos que ayude al departamento contable a controlar eficaz y
eficientemente los procedimientos a seguir para la determinación de las
operaciones contable.
Pregunta No. 4
¿Las cuentas bancarias son conciliadas por la empresa? Si
Objetivo: Conocer si la empresa realiza conciliaciones bancarias
86
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador su respuesta fue que la
empresa sí realizan conciliaciones bancarias. Se comprueba que en la actualidad
se elaboran las conciliaciones bancarias de cada uno de los bancos.
Pregunta No. 5
¿Las conciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por
empleados que no preparan, firman cheques o manejen dinero
de la empresa?
Si
Objetivo: Determinar si las conciliaciones bancarias son preparadas y revisadas
por empleados que no preparan, firmen cheques o manejen dinero de la empresa
a fin de que no haya cruce de funciones en esta delicada labor.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que la empresa
lleva conciliaciones y éstas son preparadas y revisadas por empleados que no
firman cheques y no manejen efectivo para no ocasionar irregularidades. Se
verificó que la empresa maneja correctamente las conciliaciones y que la persona
involucrada no tiene relación alguna con la firma de cheques ni el manejo del
dinero.
Pregunta No. 6
¿Todos los comprobantes, informes y estados financieros son
revisados, aprobados por departamentos e individuos distintos de
aquellos que han intervenido en su preparación?
Sí
Objetivo: conocer si los comprobantes, informes y estados financieros son
revisados y aprobados por individuos distintos de aquellos que han intervenido en
su preparación.
87
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contado, respondió que sí, los
comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por
individuos distintos a los que lo prepararon afín de detectar los posibles errores
que éstos posean. Se identificó que quienes respondieron positivamente es
personal involucrado de manera directa en el departamento contable de la
empresa.
Pregunta No. 7
¿Están debidamente aprobados los asientos de diario por un
funcionario o empleado responsable? Sí
Objetivo: conocer si los asientos de diario están aprobados por un funcionario
responsable.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, afirmó que los asientos
de diario están aprobados por un funcionario o empleado responsable para evitar
cualquier deficiencia en las operaciones contables. Se identificó que quienes
respondieron positivamente es personal involucrado de manera directa en el
departamento contable de la empresa.
Pregunta No. 8
¿Utiliza la empresa para efectos de control:
Informes que comparen los presupuestos con los gastos
realizados.
Sí
Objetivo: conocer si la empresa utiliza para controlar informes que comparen los
presupuestos con los gastos realizados y los costos estándar.
88
Interpretación y análisis Se le preguntó al Contador, respondió que sí, la
empresa utiliza para efectos de control informes que comparen los presupuestos
con los gastos realizados. Se determinó que la empresa utiliza para un mejor
control informes que comparen lo presupuestado con los gastos realizados a fin de
identificar con facilidad el mal uso que se le este dando al dinero en cosas
innecesarias.
Pregunta No. 9
¿Tiene la empresa un departamento de auditoría que opere en
forma autónoma? No
Objetivo: Conocer si la empresa posee un departamento de auditoria, como
fortaleza a la estructura de control interno.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, sostuvo que no existe un
Departamento de Auditoría en la empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreños, S.A de C.V, que regule y controle el uso eficiente de los recursos.
Asimismo comentó que las auditorías, son realizadas únicamente por una
auditoría externa.
Pregunta No. 10
¿Se llevan acabo arqueos periódicos del fondo de caja, por otra
persona independiente de los labores de caja? Sí
Objetivo: conocer si la empresa realiza arqueos periódicos del fondo de caja por
persona independiente de los labores de caja.
Interpretación y análisis Se le preguntó al cajero, afirmó que sí, la empresa
realiza arqueos de fondo de caja periódicamente por personas independiente de
89
los labores de caja por cualquier faltante o sobrante que se efectúe. Se determinó
que la empresa realiza arqueos de fondo de caja pero no con el departamento
contable si no por una persona independiente de los labores contables.
Resumen Extraído del Cuestionario para la evaluación del Control Interno en la
Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, en cuanto a
Efectivo y Equivalentes.
Efectivo y Equivalentes
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 7 70%
No 3 30%
Total 10 100%
Análisis:
El personal que respondió el cuestionario para evaluar el sistema de control
Interno, mediante efectivo y equivalente de la empresa afirmaron en un 70%(7),
que existen controles apropiados, mientras el 30%(3) restantes consideraron que
no, se manifestó que la empresa no están bien definidos sus controles en cuanto
a las entradas y salidas de dinero, llevando así un control. El 30% de respuestas
negativa se estima alto, existe riesgo e irregularidades en el manejo de este
rubro.
Si70%
No30%
EFECTIVO Y EQUIVALENTE
Si No
90
CUENTA POR COBRAR
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en el rubro de Cuentas por
Cobrar en el Departamento de contabilidad de la empresa Diversiservicios
Automotrices, S.A DE C.V.
Pregunta No. 11
¿Son independientes las funciones del departamento de
facturación con despacho, contabilidad y cobranza? No
Objetivo: conocer si el departamento de facturación son independiente de
despacho, contabilidad y cobranza.
Interpretación y análisis: Se le pregunto al Contador, respondió que las
funciones del departamento de facturación no son independiente del despacho,
contabilidad y cobranza. Se determinó que la empresa no tiene establecido los
departamento despacho, contabilidad y cobranza ya que el de facturación esta
unido con el departamento de despacho, cobro y el de contabilidad.
Pregunta No. 12
¿Todas las Órdenes de clientes son controladas numéricamente
por el departamento de contabilidad? No
Objetivo: conocer si las órdenes de pedidos son controladas numéricamente por
departamento de contabilidad.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, sostuvo que todas las
ordenes de pedidos no son controladas numéricamente por el departamento de
contabilidad. Se comprueba que el departamento contable presenta una debilidad
importante en el control numérico de los pedidos de clientes.
91
Pregunta No. 13
¿Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en cantidad,
precio y calculo. Si
Objetivo: conocer si se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en Cantidad,
precios y cálculos.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que todas las
facturas se revisan en cuanto a su exactitud en cantidad, precio y en cálculos
estos le genera a la empresa confiabilidad en la parte operativa de la empresa. Se
comprueba que la empresa en tal caso lleva un control eficiente para llevar en
exactitud todos los registros operativos y contables que esta posee.
Pregunta No. 14
¿Se hacen resúmenes de las facturas y los totales se pasan al
departamento de contabilidad, independientemente de los
departamentos de cuentas por cobrar y caja?
No
Objetivo: conocer si efectúan resúmenes de las facturas y los totales se envían al
departamento contable y si estos son independientes de cuenta por cobrar y caja.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al encargada de Ventas, afirmó que
no se efectúan resúmenes y los totales se pasan al departamento de contabilidad
sin pasar al departamento de cobrar y caja. Se comprueba que la empresa en tal
caso no lleva resúmenes de lo facturado diario por tal motivo la información llega
con retraso para ser procesada.
Pregunta No. 15
¿Las facturas de venta son controladas numéricamente por el
departamento de contabilidad? Sí
92
Objetivo: conocer si el departamento de contabilidad controla numéricamente las
facturas de ventas.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Encargado de Ventas, sostuvo que sí
existen controles para la facturación de parte del departamento contable. Se
comprueba que en dicho departamento contable controla numéricamente las
facturas que se realizan.
Pregunta No. 16
¿El departamento de contabilidad controla numéricamente o en
otra forma todas las notas de créditos y se cerciora que estén
debidamente respaldadas?
Sí
Objetivo: conocer si el departamento de contabilidad controla numéricamente o
en otra forma las notas de crédito y se cerciora que estén debidamente
respaldadas.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que el
departamento contable si controla numéricamente las notas de créditos y que todo
este debidamente respaldado, con su respectiva documentación. Se determinó
que la empresa realiza debidamente controles eficaces para la obtención de
información para las operaciones generadas.
Pregunta No. 17
¿La cancelación de cuentas en mora es revisada y aprobadas
por un funcionario responsable? Sí
93
Objetivo: conocer si hay un responsable para revisar y aprobar la cancelación de
cuentas en mora
Interpretación y análisis: Se le preguntó al encargado de cobro manifestó que
hay un funcionario responsable para la revisión y aprobación de la cancelación de
cuentas en mora. Se determinó que la empresa tiene un responsable para la
administración de cuentas en mora y así recuperar a corto plazo.
Pregunta No. 18
¿Son independientes las funciones del departamento de cobro
de los departamentos de despacho, facturación y cobranza? No
Objetivo: conocer si el departamento de cuenta por cobrar son independiente de
despacho, facturación y cobranza.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Encargado de Cobros respondió que
las funciones del departamento de cuenta por cobrar no son independientes de
despacho, facturación y cobranza. Se determinó que la empresa no tiene
establecido los departamento despacho, facturación ya que el de cuenta por
cobrar esta unido de manera independiente de dichos departamentos.
Pregunta No. 19
¿Se informa al departamento de contabilidad acerca de los
reclamos por daños en transporte, pérdidas aseguradas, etc., tan
pronto se conoce?
No
Objetivo: conocer si en el departamento de contabilidad se informa los reclamos
por daños en transporte y pérdidas aseguradas al momento que se realiza.
94
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador de la Empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, afirmó que no se le
informa a dicho departamento contable acerca de los reclamos, pérdidas
aseguradas, tan pronto se conoce. Se conoció que la empresa no informa al
departamento contable por daños en transporte y pérdidas aseguradas al
momento que se generan los hechos, esto afecta de gran manera a llevar un buen
control contable para hacer el reclamo oportuno.
Pregunta No. 20
¿Se prepara regularmente balance de pruebas de las cuentas por
cobrar y el encargado conserva los papeles de trabajo? Sí
Objetivo: conocer si se preparan balance de pruebas de la cuenta por cobrar así
los documentos se resguardan por un lapso de tiempo.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Encargado de Cuenta por Cobrar,
respondió que sí se preparan los balances de pruebas de las cuentas por cobrar y
estos se resguardan por un determinado tiempo. Se demostró que Sí prepara
balances de prueba a las cuentas por cobrar y que se conserva la documentación
en un lapso de tiempo importante.
Pregunta No. 21
¿Dichos balances son conciliados con la cuenta de control en el
mayor general, por empleado distinto del encargado de las
cuentas por cobrar?
Sí
Objetivo: conocer si los balances son conciliados en la cuenta mayor general
por empleados distintos al de las cuentas por cobrar.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Encargado de Cuenta por Cobrar,
respondió que sí se concilian los balances de las cuentas por cobrar en el libro
95
mayor por el empleado responsable. Se demostró que Sí se concilia las cuentas
por cobrar en el mayor general por personas distinta al encargado, para mayor
control de sus operaciones.
Pregunta No. 22
¿Se Controlan los cobros a los clientes? Sí
Objetivo: conocer si la empresa controla los cobros a los clientes de manera
efectiva.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Encargado de Cobros, respondió que
en la empresa sí se lleva control de cobros a los clientes. Se comprueba que en la
actualidad sí, tienen controlados los cobros a los clientes en forma computarizada y
personal idóneo y capacitado para la recuperación del dinero de la mercadería
entregada al crédito.
Resumen extraído del cuestionario para la evaluación del Control Interno en la
Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, en cuanto a
Cuenta por Cobrar en consignación.
CUENTA POR COBRAR
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 8 62%
No 5 38%
Total 13 100%
96
ANÁLISIS: El personal que respondió el cuestionario para evaluar el sistema de
control Interno, mediante cuenta por cobrar de la empresa afirmaron en un
62%(8), que existen controles apropiados, mientras el 38%(5) restantes
manifiestan que no, considerando que la empresa carece de un departamento
especifico de cobro para obtener los resultados de recuperación de mercadería o
dinero, considerando así que los controles que se realizan son deficientes a su
manejo.
Pregunta No. 23
¿Hay un control específico para las mercaderías dadas en
consignación? Sí
Objetivo: conocer si la empresa tiene un control específico para las mercaderías en
consignación.
Interpretación y análisis: Se le pregunto al Gerente de Ventas, afirmó que en la
empresa si lleva un control adecuado para las mercaderías en consignación. Se
comprueba que en la actualidad Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A de
C.V, si posee un control especifico de la mercadería en consignación a los cliente y
62%
38%
CUENTA POR COBRAR
Si
No
97
que a sido un método en donde no les ha ocasionado perdida y es funcional, lo que
representa un 100% de los entrevistados.
INVENTARIOS
Revisar y Evaluar la eficacia del Control Interno en Inventario de la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V.
Pregunta No. 24
¿El departamento de contabilidad mantiene registros de
Inventarios permanentes? Sí
Objetivo: Conocer si el departamento contable mantiene registros de Inventarios
permanentes.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que sí hay
registros permanentes. Se demostró que Sí se mantiene registros permanentes
esto ayuda a generar confiabilidad en las operaciones y obtener un respaldo de lo
realizado.
Pregunta No. 25
¿Se mantienen al día los registros de control de inventarios? Sí
Objetivo: conocer si la empresa mantiene al día los registros de control de
inventarios.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que la empresa
sí mantiene al día los registros de inventario. Se comprueba que en la actualidad
98
se, mantienen al día los registros de inventarios para la adecuada toma de
decisiones.
Resumen extraído del cuestionario para la evaluación del Control Interno en la
Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, en cuanto a
Inventario.
INVENTARIOS
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 2 100%
No 0 0
Total 2 100%
No
0%
Sí100%
INVENTARIOS
SI
NO
99
ANÁLISIS: El personal que respondió el cuestionario para evaluar el sistema de
control Interno, mediante Inventarios de la empresa afirmaron en un 100%, que
existen el inventario perpetuo y se maneja al día.
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en cuanto a Propiedad
Planta y Equipo en el Departamento de contabilidad
Pregunta No. 26
¿Los procedimientos de la empresa requieren que un
funcionario o un comité de compra que autorice previamente los
desembolsos por concepto de: ¿adiciones de activo
fijos?¿reparaciones y mantenimiento?
Sí
Objetivo: Conocer si los procedimientos de la empresa requieren de un
funcionario o un comité de compra que autorice los desembolsos por adiciones de
activos fijos y las reparaciones y mantenimiento.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Gerente Financiero, afirmó que sí,
la empresa requiere que un funcionario o un comité de compra que autorice
previamente los desembolsos; por concepto de adiciones de activos fijos y
reparaciones de mantenimiento. Se detecto que la empresa requiere de una
aprobación previa para la inversión de activos fijos a fin de cumplir con los
parámetros de control en este rubro importante.
100
Pregunta No. 27
¿Tiene la empresa normas adecuadas para diferenciar las
adiciones de activos fijos, de los gastos de tales decisiones? Si
Objetivo: Conocer si en la empresa existen normas adecuadas para diferenciar
las adiciones de activos fijos, de los gastos de tales decisiones.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió así que la
empresa sí posee normas adecuadas para diferenciar las adiciones de activos
fijos de los gastos. Se comprueba que se posee normas adecuadas, que le
permita aplicar adecuadamente el tipo de erogaciones ya sea adición o gasto.
Pregunta No. 28
¿Los procedimientos de la empresa requieren que se produzcan
una autorización escrita para la venta, retiro y desmantelamiento
de activos fijos?
Sí
Objetivo: Conocer si en la empresa requieren que se produzcan una autorización
escrita para la venta, retiro y desmantelamiento de activos fijos.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que la empresa
sí requiere que se produzca una autorización escrita para la venta, retiro y
desmantelamiento de activos fijos. Se comprueba que sí se requiere de una
autorización escrita para la venta de activos fijos para controlar mejor las entradas
y salidas de dicha operación contable.
101
Pregunta No. 29
¿Existen políticas contables en la empresa? No
Objetivo: conocer si en la empresa existen políticas contables, para allanar el
camino que evite irregularidades que afecten el establecimiento de resultados.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que no existe
en la empresa políticas contables que controle las operaciones realizadas en la
empresa. Se comprueba que en la actualidad no posee políticas contables que le
ayude al departamento contable controlar eficaz y eficientemente los controles a
seguir para la determinación de una operación contable, según lo establecido por
el Informe COSO II.
Pregunta No. 30
¿Posee la empresa un método de depreciación? Sí
Objetivo: conocer si la empresa posee un método de depreciación.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, sostuvo que sí existe un
método de depreciación que regula los porcentajes que se efectúan en cuanto a
Propiedad Planta y Equipo. Se comprueba que existe el método de línea recta
para poder depreciar sus activos fijos, según lo establece el código tributario.
Pregunta No. 31
¿Existe un catálogo de cuentas versátil y efectivo? Si
Objetivo: conocer si existe en la empresa un catálogo de cuentas versátil y
efectivo, para garantizar la correcta aplicación de las operaciones.
102
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que en la
empresa sí existe un catalogo de cuentas versátil y efectivo.
Pregunta No. 32
¿Están protegidos físicamente los registros contables? Sí
Objetivo: conocer si están protegidos físicamente los registros contables.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que en la
empresa los registros contables se encuentran protegidos adecuadamente. Se
comprueba que en la actualidad, sí tienen una seguridad plena de que los registros
están protegidos
Pregunta No. 33
¿Se preparan oportunamente los informes financieros y de
operación? Sí
Objetivo: conocer si la empresa prepara oportunamente los informes financieros y
de operación.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que la empresa sí
prepara oportunamente los informes financieros y de operación. Se comprueba que
en la actualidad se preparan informes financieros en el tiempo para la toma de
decisiones en la administración.
Pregunta No. 34
¿¿Existe una adecuada segregación de funciones, especialmente
en lo relativo al manejo de la contabilidad y el control de activos? No
Objetivo: conocer si la empresa una adecuada segregación de funciones en lo
relativo al manejo de la contabilidad y el control de activos.
103
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió así que en la
empresa no existe una adecuada segregación de funciones en el departamento
contable y el control de activos. Se comprueba que en la actualidad no tienen
segregación de funciones en el departamento contable ni el control de activo.
Pregunta No. 35
¿Se archivan y resguardan adecuadamente los bienes, documentos
r y registros, para evitar posibles deterioros, robos y pérdidas? Sí
Objetivo: conocer si se efectúa el resguardo y archivo de documentos adecuados
para evitar robos y pérdidas.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que los registros
son archivados en forma adecuada. Se comprueba que en la actualidad tienen
archivado y resguardado sus documentos, registros adecuadamente.
Pregunta No. 36
¿Se realizan verificaciones físicas a los bienes asignados a su
Departamento al menos unas vez al año? Sí
Objetivo: Conocer si realizan verificaciones físicas a los bienes asignados al
departamento al menos una vez al año.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que en la
empresa se realizan verificaciones físicas a los bienes asignados a cada
departamento por lo menos una vez al año. Pero se comprobó que en la actualidad
realizan verificaciones físicas a los bienes de la empresa, en la cual cada
departamento es el responsable de lo que se le asigna y se efectúa por lo menos
cada tres veces al año.
104
Resumen extraído del cuestionario para la evaluación del Control Interno en la
Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, en cuanto a
Propiedad Planta y equipos.
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 9 75%
No 3 25%
Total 12 100%
ANÁLISIS: El personal que respondió el cuestionario para evaluar el sistema de
control Interno, en el área de Propiedad Planta y Equipos de la empresa afirmaron
en un 75%(9), que existen controles apropiados, mientras el 25%(3) restantes
respondieron que no, considerando que la empresa no posee políticas contables
donde se manifiesta cual es el monto determinado para que un bien se contabilice
al activo o al gasto, pero si se lleve estrictamente un control de Propiedad Planta y
Equipo que la entidad posee.
Si75%
No25%
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Si No
105
CUENTA POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en cuanto a Cuenta por
Pagar, Compras y Gastos en el Departamento de contabilidad de
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños S.A DE C.V.
Pregunta No. 37
Las funciones del encargado de compras se encuentra
separados de los departamentos de: ¿contabilidad?, ¿recibo?,
¿despacho?
No
Objetivo: conocer si las funciones del encargado de compras se encuentra
separados de los departamentos de contabilidad, recibo y despacho.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Encargado, respondió que las
funciones del encargado de compras no se encuentran separadas del departamento
de contabilidad. Se determinó que la empresa no tiene separación de funciones por
departamento, esto genera que los responsables no asuman sus funciones en los
parámetros requeridos.
Pregunta No. 38
¿Se aprueban las facturas por compras en cuanto a cantidades,
precio, descripción de las mercaderías, etc.? Si
Objetivo: conocer si se aprueban las facturas por compras en cuanto a
cantidades, precio, descripción de las mercaderías.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Encargado de compras manifestó
que sí se aprueban las facturas en cuanto a cantidad precio, y descripción de la
mercadería. Se comprueba que sí están establecidas todas las autorizaciones y
106
aprobaciones de compras en cuanto a precio, cantidades y descripción de
mercadería para tomar una decisión oportuna.
CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS
Resumen extraído del cuestionario para la evaluación del Control Interno en
cuanto a Cuenta por Pagar, Compras y Gastos.
ANÁLISIS: El personal que respondió el cuestionario para evaluar el sistema de
control Interno, mediante Cuenta por Pagar, compras y gastos de la empresa
afirmaron en un 50%(1), que existen controles apropiados, mientras el 50%(1)
restantes respondieron que no, considerando que la empresa no posee asignación
de puestos y no hay una requisición de las compras, por no llevar un manual de
procedimientos en donde se manifieste cual es el tratamiento que se les dará,
también no existe departamento de compras.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 1 50%
No 1 50%
Total 2 100%
Si50%
No50%
CUENTA POR PAGAR COMPRASY GASTOS
Si No
107
PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS
Revisar y evaluar la eficacia del control interno en cuanto al Patrimonio de
los Accionistas en el Departamento de contabilidad de DASAL S.A DE C.V.
Pregunta No. 39
¿Tiene la empresa un talonario para toda clase de acciones? En
caso contrario, describa el sistema de control utilizado. No
Objetivo: conocer si la empresa tiene un talonario para toda clase de acciones y
la existencia de un control.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que la empresa
no posee dicho talonario. Se comprueba que no poseen talonario.
Pregunta No. 40
¿Esta definida la Estructura organizativa para responder al
cumplimiento de los objetivos establecidos? Sí
Objetivo: conocer si la estructura organizativa esta diseñada para responder al
cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Gerente Financiero de la Empresa
DASAL, S.A DE C.V, respondió que la estructura organizativa sí responde a la
realización de las metas establecidas por medio de los objetivos de la empresa. Se
comprueba que en la actualidad tienen bien establecidos sus objetivos pero con la
diferencia que no se encuentran escritos y comunicados al personal.
Pregunta No. 41
¿Son afines los objetivos de la empresa con la misión y visión
institucional y leyes vigentes? No
108
Objetivo: Identificar si los objetivos de la empresa están relacionados con la misión,
visión y leyes aplicables a la entidad.
Interpretación y análisis: Hay contradicción en la posición del gerente financiero y
el administrativo, en tal circunstancia no hay existencia realmente en la estructura
de los objetivos del negocio.
Pregunta No. 42
¿Son comunicadas a las personas responsables las deficiencias
y debilidades del Sistema de Control Interno? No
Objetivo: Conocer si son informadas las deficiencias y debilidades encontradas
sobre el sistema de control interno a las personas involucradas.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Asistente Financiero, respondió que en
la empresa no se informa al personal responsable. Para efectuar las correcciones
pertinentes, lo que representa un 100% de los entrevistados.
Pregunta No. 43
¿Se efectúa evaluaciones periódicas al sistema de Control
Interno? No
Objetivo: Conocer si realizan evaluaciones periódicas al sistema de control interno
en Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V.
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Asistente Administrativo, respondió que
en la empresa no se realiza evaluaciones al sistema de control interno.
109
Se comprueba que en la actualidad no se realizan evaluaciones al sistema de
control interno, razón por lo que la información generada no es totalmente
confiable.
PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS
Resumen extraído del cuestionario para la evaluación del Control Interno en la
Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, patrimonio de
accionistas.
Alternativa Respuesta Porcentaje
Si 1 20%
No 4 80%
Total 5 100%
ANÁLISIS: El personal que respondió el cuestionario para evaluar el sistema de
control Interno, mediante Patrimonio de los Accionistas la empresa afirmaron en
un 20%(1), que existen controles apropiados, mientras el 80%(4) restantes
respondieron que no, considerando que la empresa no tiene registradas las
acciones y los libros legales no esta al día, razón por la existen deficiencias en
esta área, se les recomienda llevar al día los libros legales y sus acciones tienen
que ser elaboradas.
Si20%
No80%
PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS
Si
No
110
2.2.2 Análisis e Interpretación Final del Cuestionario Para la Evaluación del
Control Interno
De acuerdo a los resultados del cuestionario realizado a los 10 empleados de la
Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños S.A de C.V; se puede
comprobar que existen deficiencias en el control interno que permita salvaguardar
los bienes y recursos, sean estos humanos materiales o financieras, por lo que se
considera necesario la elaboración de un sistema de control interno basado en el
Informe COSO, orientado a la estructura contable.
Al analizar las Interrogantes planteadas, se puede determinar que existen
deficiencias en el control interno y que se derivan, ya sea por falta de
conocimiento del personal con relación a las leyes, reglamentos y las actividades
de control diseñadas en los diversas áreas contables y administrativas de la
empresa; determinándose adicionalmente que no existe disposición en las
actividades que se realizan
Como parte del cuestionario que se efectuó, se planifico y evaluó la estructura de
control interno, a fin de determinar las áreas del riesgo que se presenten en el
cuestionario de 43 preguntas que a continuación se analizaran e interpretaran.
Se realizó el cuestionario 5 rubros de la estructura contable, siendo estos los
pilares fundamentales
Se revisó Efectivo y equivalente constando 10 preguntas con el objetivo de
revisar y evaluar la eficacia del control interno, determinando que la
empresa efectúa controles, pero existe deficiencia de las cuales a futuro el
inversionista manifiesta en dar prioridad en relación a este, ya que en el
periodo del año 2008 se manifestó fraude por no llevar control que nos
permita a simple vista detectarlo para un buen funcionamiento de la
empresa.
Se revisó las cuentas por cobrar constando 13 preguntas, con el objetivo
de revisar y evaluar la eficacia del control interno; se determinó que la
111
empresa carece de un departamento de cobro, para la recaudación de
dinero o la recuperación de la mercadería en consignación, considerando
que la empresa posee un departamento de ventas en donde se realizan los
cobros y el levantamiento de inventarios en donde se manifieste que ya
existe un sistema de control muy eficiente, pero que la empresa requiere
mejorarlo para salvaguardar los bienes y recursos que posee.
Se revisó los inventarios constando este de 2 preguntas que se le hicieron
al contador de la empresa con el objetivo principal de revisar y evaluar la
solidez y/o debilidades del control interno; se manifestó que la empresa
mantiene sus registros de inventarios permanentes y contables al día, para
un mejor control y que sus operaciones realizadas generen confiabilidad y
así obtener un respaldo de los efectuadas, pero con una deficiencia en
cuanto que la empresa no posee un departamento especifico para controlar
los inventarios.
Se hizo la revisión de la propiedad planta y equipo constando de 12
preguntas que se le hicieron al contador de la empresa con el objetivo de
revisar, conocer y evaluar la eficacia en dicha área del control interno, se
determinó que la empresa no posee controles en cuanto a políticas
contables, con la única diferencia que no se encuentran escritas para que el
contador, auxiliares y cualquier otra persona que lo requiera lo apliquen;
ejemplo de éste es que para que un bien se contabilice al activo o al gasto,
se manifestó que la empresa realiza un control en cuanto a propiedad
planta y equipo.
Se revisó las cuentas por pagar compras y gastos constando este de 2
preguntas que se le hicieron al encargado de compras de la empresa con el
objetivo principal de revisar y evaluar la eficacia en dicho rubro ; se
determinó que la empresa sí lleva un control muy eficiente en cuanto a las
compras, gastos y cuentas por pagar, ya que se manifestó que existe
personal idóneo para el buen desempeño de sus labores a tal grado que la
empresa hoy en día esta en la banca financiera catalogada en categoría
´´A´ de buen cliente y ante los proveedores.
112
Se reviso el patrimonio de los accionistas constando este de 5 preguntas
que se le hicieron al Contador, Gerente Financiero y asistente financiero de
la empresa con el objetivo principal de revisar y evaluar la solidez y/o
debilidades del control interno; se determinó que la empresa no lleva un
control muy eficiente en cuanto a los patrimonios de los accionistas, así
mismo no se comparten plenamente con propósitos de la misión, visión,
objetivos y en sí la estructura organizacional de la empresa, las
responsabilidades que cada empleado debe realizar para el desempeño de
sus actividades.
113
2.2.3 Metodología de la Investigación Utilizada
Con el objetivo de la recaudación de la información veraz y real, que facilite el
establecimiento de una herramienta de Control Interno basado en el Informe
COSO, orientada a la estructura Contable para la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V, ubicada en el Barrio San Jacinto, San
Salvador, se siguieron una serie de pasos cronológicos, los cuales se efectuaron
por medio de entrevista, encuesta. En lo referente a la parte bibliografía y de
campo; (visita preliminar para evaluar el control interno); y la entrevista orientada a
validar el trabajo de investigación de tal manera determinar la necesidad de
proponer la elaboración de un sistema de control interno, basado en el informe
COSO, de acuerdo al tamaño y necesidades; generando un control más eficiente
en todas las operaciones que se efectúen.
Generalidades del tema de investigación
El objetivo de la investigación, es obtener toda la información necesaria a través
de diversas fuentes, que permita obtener un conocimiento completo de la situación
actual de la Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V. en
relación a la elaboración del sistema de control interno basado en el informe
COSO, orientada a la estructura contable que en la actualidad no lo tienen; y así
evaluar el proceso a seguir para que la empresa en estudio solvente su problema.
Para el logro de los objetivos, se realizó una investigación de campo en la cual se
utilizó primero el método bibliográfico, además se utilizo entrevistas y
cuestionarios en forma directa al Departamento Contable, Departamento de
Administración y Junta de Accionista de la Empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreño S.A de C.V. Una vez obtenida la información, se procedió a
clasificarla y analizarla para posteriormente elaborar las conclusiones y
recomendaciones.
114
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Obtener la información necesaria que permita determinar la factibilidad de
elaborar un Sistema de Control Interno basado en el informe COSO, orientada
a la estructura contable, que genere información confiable y oportuna.
Objetivos Específicos
a) Elaborar un diagnóstico en la estructura contable para la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V., a fin de
determinar la situación actual y las posibles deficiencias en el
departamento de contabilidad.
b) Proponer la implementación del sistema diseñado en el Informe COSO,
para contribuir a generar eficiencia en las operaciones en el departamento
de contabilidad de la empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños,
S.A de C.V
Población o Universo
El universo o población del sujeto de estudio, esta conformada directamente al
Departamento Contable, de Administración, Junta de Accionistas, de la
Empresa Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V, ubicada en
el Barrio San Jacinto, San Salvador.
Procedimientos para la obtención de datos
El procedimiento que se efectuó para la obtención de datos, fue a través de la
observación, auxiliándonos así de los instrumentos tales como la entrevista y el
cuestionario dirigido al Departamento Contable, Departamento de
Administración y Junta de Accionistas de la Empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V, Ubicada en el Barrio San Jacinto, San
Salvador, que integra la muestra, la investigación bibliográfica y documental
115
referente al tema, esta respaldado por fuentes tales como: libros, revistas,
folletos, seminarios y otros documentos participantes en el proceso y contenido
de la investigación.
Instrumentos utilizados
Con el propósito de medir las variables identificadas en el problema planteado
al inicio de la investigación y teniendo presente que estas corresponden a un
problema de observación; los instrumentos de medición utilizados y más
apropiados son los siguientes:
Entrevistas
Para la recopilación de la información primaria, se utilizaron visitas de campo
utilizando un cuestionario para llevar a cabo las entrevistas; por ser un
instrumento de los más confiables para la recaudación de datos. Por medio de
la entrevista se obtuvo la información oral del entrevistado en forma directa.
Cuestionario
El instrumento como fuente primaria de información, fue el documento
previamente elaborado, que sirvió de guía para realizar las entrevistas. El
cuestionario fue dirigido al Departamento Contable, Departamento de
Administración, Junta de Accionistas, de la Empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V, ubicada en el Barrio San Jacinto, San
Salvador, que integra la muestra. El objetivo de éste fue obtener la información
suficiente para dar respuesta a la necesidad existente de la empresa sobre la
falta de un sistema de control interno idóneo que genere información financiera
confiable.
Presentación de los Datos
Para la presentación y organización de los datos obtenidos de la investigación
la información de los datos es: la pregunta, el objetivo de la pregunta y
finalmente el análisis e interpretación de las respuestas obtenidas de cada
pregunta.
116
Procedimiento estadístico
Para el cálculo de la muestra, no se utilizó ningún método estadístico; ya que la
investigación esta enfocada al Departamento Contable, Administración, Junta
de Accionistas, de la Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A
de C.V, ubicada en el Barrio San Jacinto, San
Salvador. Para el análisis de la información recolectada en la investigación de
campo, se utilizó el método deductivo, el cual consiste en obtener las
conclusiones partiendo de lo general a lo específico.
Exposición de resultados
La información obtenida se expone a través de un análisis e interpretación
aplicada a los resultados de cada pregunta y nos permitió obtener las
conclusiones y recomendaciones de nuestra investigación.
Diseño del instrumento de recopilación de la información.
Cuestionario
El cuestionario elaborado para la recopilación de la información consta de 20
preguntas, orientadas a conocer la situación actual de Diversiservcios
Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V, ubicada en el Barrio San Jacinto, San
Salvador; relacionada con la aplicación del Sistema Control Interno basado en
el Informe COSO, orientada a la estructura contable que genere información de
las operaciones realizadas eficientemente.
El cuestionario se estructuró con preguntas cerradas. La información obtenida
permitió hacer un diagnóstico de la Empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreños, S.A DE C.V., sujeta de estudio; lo cual sirvió de base para la
elaboración de la propuesta, complementándose con la investigación
bibliográfica.
I. Solicitud de colaboración
Esta consistió en solicitar por escrito al objeto de estudio; su colaboración que
concierne en contestar las preguntas que contiene la encuesta estructurada;
117
haciendo una breve explicación del centro de estudios y del tema a investigar; y
finalmente un agradecimiento.
II. Datos de clasificación
Esta parte indica ciertos apartados, dependiendo del tema a desarrollar; pero
los más usuales son: Nombre de la organización, dirección, número de
empleados, cargo de la persona encuestada, etc.
III. Cuerpo del cuestionario:
Esta es la parte mas importante, y es donde se encuentran las diferentes
preguntas e indicaciones que van dirigidas al objeto de estudio.
IV. Datos de identificación:
En esta parte se refleja la identificación del equipo de personas que ha
recogido la información en el ámbito investigado y comprende: Nombre del
encuestador, nombre del supervisor; lugar y fecha respectivamente.
Limitaciones de la investigación
En todo proyecto de investigación, se presentan limitaciones en la ejecución del
trabajo; las cuales resultan ser dificultades que de alguna forma se procuran
vencer. En el desarrollo de la investigación de campo, surgieron las
limitaciones siguientes:
a) Dificultad para obtener cita para las entrevistas.
b) Desconfianza en responder el cuestionario.
118
2.2.4 Tabulación, análisis e Interpretación de resultados
A continuación se presenta las preguntas del cuestionario para los empleados
de la empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, con
sus objetivos correspondientes, sus resultados, interpretación y análisis (para
validar la información).
Gracias por su colaboración
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA
I. Solicitud de Colaboración
Somos estudiantes de la Universidad Pedagógica de El Salvador, de la
Facultad de Ciencias Económicas de la Carrera de Licenciatura en Contaduría
Pública, con el propósito de realizar nuestro trabajo de graduación titulado:
Elaboración de un Sistema de Control Interno basado en el Informe COSO,
orientado a la estructura Contable, para optar al grado de Licenciados en
Contaduría Pública, por este medio solicitamos con mucho respeto contestar el
presente instrumento de investigación, por lo que garantizamos completa
confidencialidad en el manejo de la información.
II. Datos de Clasificación
a) Que Tipo de empresa es:
Comercial Importación
Servicio Exportación
119
Agrícola Industrial
b) quien los regula:
Ministerio de Hacienda
c) Cargo dentro de la empresa
Representante Legal
Gerente o Administrador
Contador
III. Cuerpo del cuestionario:
1. ¿Cual es el tiempo que tiene la empresa de operar?
Objetivo: Conocer el grado de antigüedad que tiene la empresa a fin de evaluar
la experiencia operativa.
De 1 a 5 años De 10 a 20 años
De 5 a 10 años Sin respuesta
2. ¿Esta definida la Estructura organizativa para responder al cumplimiento de
los objetivos establecidos?
Objetivo: Conocer la solides económica que posee la empresa.
Sí No Sin respuesta
3. ¿Cuál es la actividad económica de la empresa?
120
Objetivo: Conocer los rubros de explotación a los que se dedica la empresa
para evaluar un esquema contable.
a) Compra y Venta de Llantas c) Compra y Venta de Carros
b) Importación de Llantas
4. ¿Cuenta la Empresa con un sistema de control interno?
Objetivo: Conocer si la empresa posee un Sistema Contable.
Sí No Sin respuesta
5. ¿Conoce usted del Informe COSO como una herramienta adecuada que
ayudará al logro de los propósitos de la organización?
Objetivo: Evaluar el conocimiento de COSO, que tiene el staff de la compañía
Sí No Sin respuesta
6. ¿Considera Usted la importancia de control Interno basado en el Informe
COSO
Objetivo: Determinar si el informe COSO en el control interno es importante.
Sí No Sin respuesta
7. ¿Cree usted que al implementar COSO, en la empresa habrá un mejor
control de las responsabilidades del personal en general?
Objetivo: conocer si le interesa a la compañía el COSO, dado que habrá más
responsabilidad del personal en general.
121
Sí No Sin respuesta
8. ¿Cree Usted que como empresario le beneficiaria COSO al departamento
contable a fin de mejorar la capacidad de respuesta en beneficio de sus
decisiones?
Objetivo: conocer si COSO, como empresario le beneficiaria al departamento
contable.
Sí No Sin respuesta
9. ¿Estaría dispuesto a contratar una persona idónea para la Implementación
del COSO?
Objetivo: conocer si el empresario estaría dispuesto a contratar a una persona
idónea para la implementación de COSO.
Sí No Sin respuesta
10. ¿Ha evaluado usted el requerimiento que COSO establece con respecto al
riesgo?
Objetivo: conocer si se ha evaluado los requerimientos que COSO establece con
respecto al riesgo.
Sí No Sin respuesta
11. ¿Tiene la empresa practicas de auditoria que opere en forma autónoma?
Objetivo: conocer si la empresa tiene prácticas de auditoría interna.
Sí No Sin respuesta
122
12. ¿Existen políticas contables en la empresa?
Objetivo: Conocer si en la empresa existen políticas
Sí No Sin respuesta
13. ¿Posee la empresa un método de depreciación?
Objetivo: Conocer si la empresa posee un método de depreciación.
Sí No Sin respuesta
14 ¿Existe un catalogo de cuentas versátil y efectivo?
Objetivo: conocer si existe en la empresa un catalogo de cuentas versátil y
efectivo para garantizar la correcta aplicación de las operaciones.
Sí No Sin respuesta
15. ¿Se preparan oportunamente los informes financieros y de operación?
Objetivo: conocer si la empresa prepara oportunamente los informes
financiaros y de operación.
Sí No Sin respuesta
16. ¿Son fines los objetivos de la empresa con la misión y visión institucional y
leyes vigentes?
Objetivo: Identificar si los objetivos de la empresa están racionados con la
misión, visión y leyes aplicables a la entidad.
Sí No Sin respuesta
123
17. ¿Son comunicadas a las personas responsables las deficiencias y
debilidades del Sistema de Control Interno?
Objetivo: Conocer si son informadas las deficiencias y debilidades
encontradas sobre el sistema de control interno a las personas involucradas.
Sí No Sin respuesta
18. ¿Se efectúa evaluaciones periódicas al sistema de Control Interno?
Objetivo: Conocer si realizan evaluaciones periódicos al sistema de control
interno en Dasal S.A de C.V.
Sí No Sin respuesta
29. ¿Rinden fianza los empleados encargados de recaudar, custodiar o
administrar fondos, valores y bienes propiedad de la Empresa DASAL S.A de
C.V?
Objetivo: Conocer si los empleados responden en recaudar, custodiar o
administrar fondos, valores y bienes de la empresa realizan evaluaciones
periódicos al sistema de control interno en Dasal S.A de C.V, para considerar
una posible debilidad.
Sí No Sin respuesta
20. ¿Se archivan y resguardan adecuadamente los bienes, documentos y
registros, para evitar posibles deterioros, robos y pérdidas?
Objetivo: conocer si se efectúa el resguardo y archivo de documentos adecuados
para evitar robos y pérdidas, como preámbulo para evaluar la estructura de
control interno.
Sí No Sin respuesta
124
Pregunta 1
¿Cual es el tiempo que tiene la empresa de operar?
Objetivo: Conocer el grado de antigüedad que tiene la empresa a fin de
evaluar la experiencia operativa.
Se le hizo la pregunta al Representante Legal, manifestó que la empresa tiene
trece años de existir, a partir del quince de marzo de mil novecientos noventa y
siete.
Pregunta 2
¿Esta definida la Estructura organizativa para responder al cumplimiento de
los objetivos?
Objetivo: Conocer la eficiencia y eficacia para dar respuestas a sus objetivos
Cargo dentro de la empresa Total
Datos de clasificación
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Alternativa de respuesta
Si 2 3 2 7 70
No 1 2 3 30
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 100
125
Interpretación y análisis: Del 100% de los encuestados, el 70% (7),
respondieron que la estructura organizativa sí responde a la realización de las
metas establecidas por medio de los objetivos de la empresa, y el 30% (3),
respondieron que no existen ninguna relación entre ellos, ya que desconocen la
existencia de documentos internos relacionados con el tema.
Pregunta 3
¿Cuál es la actividad económica de la empresa?
Objetivo: Conocer los rubros de explotación a los que se dedica la empresa
para evaluar un esquema contable.
Se le hizo la pegunta al Representante Legal manifestando que se dedican a
la Importación de Compra de Llantas y Accesorios para vehículos.
Pregunta 4 ¿Cuenta la Empresa con un sistema de control interno?
Objetivo: Conocer si la empresa posee un Sistema de control interno
Datos de clasificación Cargo dentro de la empresa Total
Alternativa de Depto. De Depto. De Junta Gral. De Fr %
SI70%
NO30%
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ACORDE A OBJETIVOS DE LA EMPRESA
SI
NO
126
respuesta Contabilidad Admón. Accionistas
Si 0 100
No 3 3 4 10 0
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: El 100% de los encuestados, respondieron que la
Empresa no posee un Sistema de Control Interno.Se comprueba que en la
actualidad Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V, no posee un
sistema de Control Interno que le ayude al registro y procesamiento de la
información, lo que representan muchas irregularidades en dicha compañía.
Pregunta 5
¿Conoce usted del Informe COSO como una herramienta adecuada que
ayudará al logro de los propósitos de la organización?
Objetivo: Evaluar el conocimiento de COSO, que tiene el staff de la compañía.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 0 0
No 3 2 4 9 90
Sin respuesta 1 1 10
Total 3 3 4 100
EXISTENCIA EN LA EMPRESA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO No
100%
Sí 0%
1 2 3
127
Interpretación y análisis: Del 100% de los encuestados, el 90%(9) respondió,
que no tienen conocimiento del Informe COSO, y el 10%(1) no respondió a
la pregunta, lo que representa un 100% de los entrevistados. Se comprueba
que en la actualidad, las autoridades no tienen conocimiento del Informe
COSO.
Pregunta 6
¿Considera Usted la importancia de control Interno basado en el Informe
COSO?
Objetivo: Determinar si el informe COSO en el control interno es importante.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Sí 3 3 4 10 100
No 0 0
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
CONOCIMIENTO DEL INFORME COSO
NO 90 %
Sin respuesta 10 %
1 2 3
128
Interpretación y análisis: El 100% (10), respondieron que sí es importante el
Control Interno basado en el Informe COSO, lo que representa un 100% de los
entrevistados. Se comprueba que las autoridades consideran la importancia de
la implementación del sistema de control interno basado en el Informe COSO.
IMPORTANCIA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL INFORME COSO
1 2 %
NO
100% Sí
1
2 3
129
Pregunta 7
¿Cree usted que al implementar COSO, en la empresa habrá un mejor control
de las responsabilidades del personal en general?
Objetivo: conocer si le interesa a la compañía el COSO, dado que habrá más
responsabilidad del personal en general.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De
Admón. Junta Gral. De
Accionistas Fr %
Si 3 3
4 10 10
No 0 0
Sin respuesta 0 0
Total 3
3
4 10 100
Interpretación y análisis: El 100% (10), de los encuestados respondieron sí
que al implementar COSO, en la empresa habrá más responsabilidad por parte
de los empleados en sus deberes y obligaciones, lo que representa un 100% de
los entrevistados. Se comprueba, están de acuerdo que al implementar COSO,
habría más responsabilidad por parte de los empleados.
RESPONSABILIDAD AL IMPLEMENTAR COSO POR PARTE DE LOS EMPLEADOS
Sí
100%
0% NO
1 2 3
130
Pregunta 8
¿Cree usted que como empresario le beneficiaria COSO, al Departamento
Contable a fin de mejorar la capacidad de respuesta en beneficio de sus
decisiones?
Objetivo: conocer si COSO, como empresario le beneficiaria al departamento
contable.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Cargo dentro de la empresa Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 2 2 4 8 80
No 1 1 2 20
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
20
Interpretación y análisis: Del 100% de los encuestados, el 80% (8),
respondieron que sí le beneficiaria al departamento contable COSO en la
empresa, y el 20%(2) respondieron que no le beneficiaria al departamento
contable. Se comprueba sí les beneficiaria que en el Departamento Contable al
implementar COSO, para obtener mejores resultados en las operaciones
efectuadas.
BENEFICIO DE COSO AL DEPARTAMENTO CONTABLE
Sí 80%
No 20%
1 2 3
131
Pregunta 9
¿Estaría dispuesto a contratar a una persona idónea para la implementación de
COSO?
Objetivo: conocer si el empresario estaría dispuesto a contratar a una persona
idónea para la implementación de COSO.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr. %
Si 3 3 4 100
No 0
Sin respuesta 0
Total 3 3 4 100
Interpretación y análisis: El 100%(10) de los encuestados, respondieron que sí
estarían dispuestos a contratar a una persona idónea para la implementación de
COSO, lo que representa un 100% de los entrevistados. Se comprueba que
dichas autoridades Esta dispuesto a contratar una persona idónea para la
implementación de COSO, para controlar todas las operaciones que se realizan
en la empresa, y tener un monitoreo permanente.
CONTRATAR A UNA PERSONA PARA IMPLEMENTAR COSO
1 100%
2 0% 3
0%
1
2
3
132
Pregunta 10
¿Ha evaluado usted el requerimiento que COSO establece con respecto al
riesgo?
Objetivo: conocer si se ha evaluado los requerimientos que COSO establece
con respecto al riesgo.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr. %
Si 0 0
No 0 0
Sin respuesta 3 3 4 10 100
Total 3 3 4 0 100
Interpretación y análisis: El 100% (10) de los encuestados, respondieron que
no ha evaluado la empresa el requerimiento que COSO establece con respecto
al riesgo, lo que representa un 100% de los entrevistados. Se comprueba que en
la actualidad, no se ha evaluado los requerimientos que COSO establece con
respecto al riesgo.
Pregunta No. 11
EVALUACION QUE COSO ESTABLECE AL RIESGO
1 0%
2 Sin respuesta
3 0%
1
2
3
133
¿Tiene la empresa prácticas de auditoría que opere en forma autónoma?
Objetivo: Conocer si la empresa realiza practicas de auditoría
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Cargo dentro de la empresa Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 0 0
No 3 3 4 10 100
Sin respuesta 10 10
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: El 100% de los encuestados que respondieron el
cuestionario, sostuvieron que no realizan practicas de Auditoría, que regule y
controle el uso eficiente de los recursos.
SI0%
NO100%
POSEE LA EMPRESA UN DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
SI
NO
134
Pregunta No. 12
¿Existen políticas contables en la empresa?
Objetivo: conocer si en la empresa existen políticas contables.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 0 0
No 3 3 4 0 100
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: El 100% de los encuestados que respondieron el
cuestionario, sostuvieron que no existe en la empresa políticas contables para
controlar las operaciones realizadas en dicho departamento. Se comprueba
que en la actualidad dicha empresa, no posee políticas contables que le
ayude al departamento contable controlar eficiente sus operaciones, según lo
establecido en el componente actividades de control que requiere el informe
COSO II.
SI0%
NO100%
EXISTEN POLITICAS CONTABLES EN LA EMPRESA
SI
NO
135
Pregunta No. 13
¿Posee la empresa un método de depreciación como parte de las políticas
vigentes?
Objetivo: conocer si la empresa posee un método de depreciación.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Cargo dentro de la empresa Total
Depto. De Contabilidad Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 3 3 4 10 100
No 0 0
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: El 100% de los encuestados que respondieron el
cuestionario, sostuvieron que sí existe un método de depreciación como parte
de las políticas vigentes que regule los porcentajes que se van a efectuar en
cuanto a activos. Se comprueba que poseen el método de línea recta para
poder depreciar sus activos fijos.
SI100%
NO0%
EL METODO DEPRECIACION QUE LA EMPRESA UTILIZA
SI NO
136
Pregunta No. 14
¿Existe un catálogo de cuentas versátil y efectivo?
Objetivo: conocer si existe en la empresa un catálogo de cuentas versátil y
efectivo, para garantizar la correcta aplicación de las operaciones.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Cargo dentro de la empresa Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 3 3 4 10 100
No 0 0
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: Se le preguntó al Contador, respondió que en la
empresa sí existe un catalogo de cuentas versátil y efectivo.
SI100%
NO0%
EXISTENCIA DE CATALOGO DE CUENTAS ACTUALIZADO
SI
NO
137
Pregunta No. 15
¿Se preparan oportunamente los informes financieros y de operación?
Objetivo: conocer si la empresa prepara oportunamente los informes financieros
y de operación.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 2 2 4 8 80
No 1 1 2 20
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: Del 100% de los encuestados, el 80% (8),
respondieron que la empresa prepara oportunamente los informes financieros y
de operación, y el 20% (2), respondieron que no se relacionan en la
preparación de dichos informes financieros. Se comprueba que en la empresa,
preparan sus informes financieros en el tiempo.
SI80%
NO20%
LOS INFORMES FINANCIEROS SE PREPARAN OPORTUNAMENTE
SI
NO
138
Pregunta No. 16
¿Son afines los objetivos de la empresa con la misión y visión institucional y
leyes vigentes?
Objetivo: Identificar si los objetivos de la empresa están relacionados con la
misión, visión y leyes aplicables a la entidad.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 0 0
No 3 3 4 10 100
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: El 100%(10) de los encuestados, respondieron que
en la empresa no existen objetivos establecidos. Se comprueba que en la
actualidad, no están establecidos los objetivos, ni misión, visión de la empresa.
SI0%
NO100%
LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA SON A FINES CON LA MISION Y
VISION DE LA EMPRESA
SI
NO
139
Pregunta No. 17
¿Son comunicadas a las personas responsables las deficiencias y debilidades
del Sistema de Control Interno?
Objetivo: Conocer si son informadas las deficiencias y debilidades encontradas
sobre el sistema de control interno a las personas involucradas.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 0 0
No 3 3 4 10 100
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: El 100%(10) de los encuestados, respondieron que
en la empresa no se informa al personal responsable para efectuar las
correcciones pertinentes. Se comprueba que en la empresa no se informa las
deficiencias que el sistema de control interno posee y se manifestó que no existe
un sistema de control interno, adecuado que llene las expectativas.
SI0%
NO100%
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES COMUNICADO POR LAS
PERSONAS RESPONSABLES
SI
NO
140
Pregunta No. 18
¿Se efectúa evaluaciones periódicas al sistema de Control Interno?
Objetivo: Conocer si realizan evaluaciones periódicos al sistema de control
interno.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Cargo dentro de la empresa Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 0 0
No 3 3 4 10 100
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: El 100%(10) de los encuestados, respondieron que
en la empresa no se realiza evaluaciones al sistema de control interno. Se
comprueba que en la actualidad no se realizan evaluaciones al sistema de
control interno, razón por lo que la información obtenida no es tan confiable y
existe riesgo de hurtos, etc.
SI0%
NO100%
SE REALIZA EVALUACIONES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SI
NO
141
Pregunta No. 19
¿Rinden fianza los empleados encargados de recaudar, custodiar o administrar
fondos, valores y bienes propiedad de la Empresa?
Objetivo: Conocer si los empleados responden en recaudar, custodiar o
administrar fondos, valores y bienes de la empresa realizan evaluaciones
periódicos al sistema de control interno, para considerar una posible debilidad.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si (1 ) 2 3 4 9 90
No( 2 ) 1 1 10
Sin respuesta(3) 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: Del 100% de los encuestados, el 90% (9), afirman
que los empleados encargados de recaudar custodiar o administrar fondos,
valores y bienes de la empresa, rinden la fianza respectiva y el 10% (1),
respondieron que no.
RENDIMIENTO DE FIANZA
1
90%
2
10% 3
0%
1
2
3
142
Pregunta 20
¿Se archivan y resguardan adecuadamente los bienes, documentos y registros,
para evitar posibles deterioros, robos y pérdidas?
Objetivo: conocer si se efectúa el resguardo y archivo de documentos
adecuados para evitar robos y pérdidas, como preámbulo para evaluar la
estructura de control interno.
Datos de clasificación y Alternativa de respuesta
Total
Depto. De Contabilidad
Depto. De Admón.
Junta Gral. De Accionistas Fr %
Si 2 3 4 9 90
No 1 1 10
Sin respuesta 0 0
Total 3 3 4 10 100
Interpretación y análisis: Del 100% de los encuestados, el 90% (9),
respondieron que los registros son archivados en forma adecuada, y el 10% (1),
respondieron que no existen ninguna relación entre ellos. Se comprueba que la
empresa tiene archivado y resguardado sus documentos, registros para evitar
posibles robos y de información financiera.
SI90%
NO10%
RESGUARDO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
SI
NO
143
2.3 Formulación teórico - metodológica de lo investigado
La investigación de campo permitió obtener toda la información necesaria para
responder a las interrogantes de la investigación; además permitió alcanzar sus
objetivos. Comprendió métodos lógicos, fuentes y técnicas para captar la
información requerida, tratamiento y presentación de la información financiera.
Con este trabajo de investigación se pretende aportar a la empresa
Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S.A. de C.V. en el Municipio de
San Jacinto San Salvador, aportar datos valiosos en la elaboración, de un
Sistema de Control Interno, basado en Informe Coso, orientado a la Estructura
Contable.
Primeramente en el desarrollo de la investigación se realizaron visitas de
campo en las que se efectuaron contactos, con las autoridades de la empresa
dando lugar a la apertura de la investigación, posteriormente se realizó el
cuestionario a las mismas en sus diferentes niveles de responsabilidad, de los
cuales pueden considerarse como resultados óptimo al propósito del trabajo
así:
a) Que están compenetrados cuales son los propósitos fundamentales que
persigue la empresa pero se encuentran limitados de evaluar la gestión
debido a la debilidad de sus controles Internos que permita salvaguardar los
bienes y recursos, se han estos humanos, materiales y financieros.
b) Se determinó que la deficiencia en los Controles Internos se derivan en una
medida la falta de comunicación del personal encargado para las diferentes
áreas de la empresa.
c) Reconocen que al no contar con un sistema de control interno acorde a las
expectativas que COSO ofrece, y que la empresa requiere, esto genera una
limitante al acceso de fuentes de recursos.
d) De acuerdo a resultados de la encuesta se ha podido determinar la
exposición al riesgo que aduce la empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreños, S.A de C.V por lo que existe una fuerte debilidad en la gestión
de los reportes contables.
144
Lo anterior permite la posibilidad de tener establecido en la empresa
Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V., un sistema de Control
Interno basado en el Informe COSO, orientado a la Estructura Contable,
llevando un control eficaz para las transacciones y operaciones cubriendo así
todas las áreas de la empresa, porque los coloca en un mejor nivel de
competencia en el mercado.
145
PROPUESTA
2.4 Elaboración de un Sistema de Control Interno basado en el Informe COSO, Orientado a la Estructura Contable para la Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V. en el barrio San Jacinto, 2009. 2.4.1 Generalidades La elaboración del presente sistema tiene como finalidad, servir como una
herramienta de control interno basado en el Informe COSO, que será aplicado
en la estructura contable de la empresa Diversiservcios Automotrices
Salvadoreños, S.A DE C.V. La administración esta consiente de la necesidad
de tener un sistema de control interno basado en dicho informe, que le permita
tener información financiera más efectiva para tomar de decisiones eficaces.
El desarrollo de la elaboración de la propuesta esta plasmado en el objetivo
general y específicos, la importancia de la elaboración y ventajas, así mismo se
proporcionan algunas políticas, normas y procedimientos contables para el
registros de las operaciones que realiza la empresa Diversiservcios
Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V.
Se pretende que con dicho sistema la empresa Diversiservcios Automotrices
Salvadoreños, S.A DE C.V, disminuyan los riesgos en las diferentes áreas o
rubros que manejan, dentro de la estructura contable.
146
2.4.2 Objetivos de la propuesta Objetivo General Desarrollar un manejo más efectivo en las operaciones contables a través del
sistema de control interno basado en el Informe COSO.
Objetivos específicos Establecer los parámetros efectivos en la estructura contable
Proporcionar procedimientos más efectivos
Producir información financiera oportuna y confiable como apoyo en el
proceso de decisiones
Definir los riesgos de irregularidades en la estructura contable
Definir responsabilidades y funciones para cada empelado dentro del
departamento contable
Garantizar el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos en la
elaboración de la información financiera
147
2.4.3 Importancia de la Elaboración del Sistema La importancia de la elaboración del sistema de control interno basado en el
Informe COSO, será mejorar el desempeño de las operaciones que realiza la
empresa Diversiservcios, Salvadoreños, S. A DE C.V. en la estructura contable,
afín de tener información oportuna.
Este sistema le facilitará a la empresa en el diseño de políticas y
procedimientos que garanticen la protección y conservación en el transcurso
del tiempo con respecto de recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológico, ayudará a fortalecer el desarrollo diario en las operaciones.
También se pretende que el sistema brinde ayuda a cada uno de los
involucrados en la estructura contable y en la toma de decisiones.
El sistema de control interno basado en el Informe COSO, busca proporcionar
un entendimiento de control interno en cuanto a: El impacto de la tecnología en
la estructura contable, demanda de informar a la administración a cerca de la
eficacia del control interno.
2.4.4 Justificación de la propuesta
Debido que la empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A. DE
C.V, ha crecido en volúmenes de sus operaciones, por lo que se considera el
diseño del sistema de control interno basado en el Informe COSO, orientado a
la estructura contable. Por lo que es de mucha importancia contar con dicho
sistema que le permita prevenir o reducir irregularidades y riesgos en la
estructura contable.
148
2.4.5 Responsabilidad del Sistema
El objetivo primordial que persigue los accionistas a través de la administración
es obtener utilidades por medio de sus inversiones que realizan. Para lograr
dicho objetivo es necesario de disponer de un sistema de control interno
apropiado para mejorar y fortalecer las funciones dentro de departamento
contable.
Responsabilidad del Sistema de Control Interno basado en el Informe COSO
Presentación
Del Sistema de control en
COSO IIInterno,Ibasaba
sado Control Interno
Junta Directiva
Implementación del sistema
Gerente financiero
Encargado del área financiera
Contador
Aplicación del Sistema de Control Interno, basado en COSO
OSO
Estructura Contable
149
2.4.6 Descripción del sistema El sistema de control interno basado en el informe COSO, consta de una
descripción de los ocho componentes basados en dicho informe,
procedimientos, políticas y mejoras dentro de la estructura contable.
2.4.6.1 Ambiente de Control
ADMINISTRACIÓN
DE RIESGO.
DEPARTAMENTO
CONTABLE
Control Interno
Ambiente de control
Establecimiento de
objetivos
Identificación de eventos
Evaluación de riesgo
Respuesta al riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión
Operaciones financieras del departamento contable
150
Filosofía Empresarial La filosofía y el estilo de las operaciones contables, inciden en como la
empresa Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S. A DE C.V. las maneja
tomando en cuenta los riesgos del negocio, debe tener como filosofía la
divulgación de metas y objetivos programados, teniendo en consideración las
leyes, oportunidades para una mejor administración.
A continuación mencionamos los siguientes aspectos más relevantes para
tener una filosofía empresarial:
Dentro del departamento contable debe existir el compañerismo
Conducir a las actividades para un mejor desempeño en los objetivos.
Tener una adecuada divulgación de las medidas de control
programados en el departamento contable.
Conocimiento de la objetivos establecidos en el departamento contable
Acceso y conocimiento de las herramientas tecnológicas.
Integridad y Valores Éticos
Ambiente de Control de las Operaciones
Contables
Filosofía de la gestión Integridad y Valores éticos
Compromiso de competencia
Estructura Organizacional
151
La efectividad de control interno no puede elevarse por encima de la integridad
y valores éticos de las personas que administra y supervisa, esto son
elementos de importancia en el ambiente de control. Debe existir una visión,
misión principios y valores éticos, lo que representa una tarea difícil para la
administración, esta debe equilibrar lo que concierne a la empresa,
empleados, proveedores, clientes, etc. La ética y la integridad de la
administración son producto de una cultura colectiva. A continuación sugerimos
algunos valores esenciales en el departamento contable:
El personal del departamento contable debe ser honesto, leal y
responsable
Debe existir una adecuada asignación de recursos tecnológicos.
Compromiso con la Competencia
En la competencia se debe reflejar el conocimiento y habilidades para realizar
las obligaciones que definen los trabajos individuales, es decir tener disposición
para desarrollar los diferentes puestos dentro del departamento contable, el
cual depende de la inteligencia, entrenamiento y la experiencia del personal; es
por eso que consideramos lo siguiente para la respectiva evaluación.
El personal debe poseer un nivel académico de acorde al cargo a
desempeñar
El personal debe contar con ciertas características personales como:
Responsable, dinámico, honesto, etc.
El personal debe contar con habilidades y destrezas en el manejo de
equipos tecnológicos.
Estructura Organizacional
152
En la estructura organizacional de la empresa, se planea, ejecutan, controlan y
supervisa las actividades para lograr los objetivos estratégicos establecidos.
Para tener una buena estructura organizativa se debe plasmar las áreas
claves de autoridad y responsabilidad. Dicha estructura depende del tamaño y
de la naturaleza que la empresa posee, por lo que definimos algunos
lineamientos:
Definir un organigrama del departamento contable
Reconocimiento de autoridad por cada área contable
A continuación se presenta la estructura organizativa de la empresa
Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S. A DE C.V.
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE GENERAL
GERENTE
ADMINISTRATIVO
GERENTE DE VENTAS
MAYOREO
GERENTE DE VENTAS
DETALLE
GERENTE DE
OPERACIONES
AUDITOR
INTERNO
ASESOR LEGAL
ENCARGADO
PEDIDOS
ENCARGADO
SUCURSAL 1
ENCARGADO
SUCURSAL 2
ENCARGADO
SUCURSAL 3
ENCARGADO
SUCURSAL 4
CONTADOR
GENERAL
ENCARGADO
RRHH
RECEPCION
VENDEDORES
BODEGA
MAYOREO
IMPORTACIONES
TRANSPORTE
NUEVOS
PROYECTOS
SUPERVISOR
SUCURSALES
ORGANIZACION DASAL S.A. de C.V.
153
2.4.6.2 Establecimiento de objetivos
La gestión de riesgos corporativo, establece que se deben elaborar a nivel
estratégico, es decir que la empresa elabora objetivos que van relacionados
con la misión de la empresa; además deben ser concurrentes con los riesgos
aceptados. Queda a consideración de la empresa Diversiservcios Automotrices
Salvadoreños, S.A. DE C.V. De elaborar un plan estratégico, donde plasme
sus objetivos y relacionarlos con la misión y visión. A continuación se
mencionan algunos objetivos más importantes dentro del departamento
contable:
Cumplir con los porcentajes de ventas en consignación
Reducir los porcentajes en las cuentas incobrables
Incentivar a clientes al pronto pago
Ejemplos:
Operativos: Presupuestos (Plan Financiero)
Información y Cumplimientos: Plan Sustantivo
Misión Visión
Objetivos Metas
2.4.6.3 Identificación de Eventos
Los acontecimientos externos e internos que afecta a los objetivos que la
empresa establece deben ser identificados entre riesgos y oportunidades. Por
lo que se identifican algunos posibles eventos que la empresa debe modificar
según las prioridades que le convengan.
Fraudes a través del sistema contable
Robo de documentos financieros y de soportes
Perdida de equipos informáticos
Situación económica, social y política del país
154
Incumplimiento de pago por parte de los clientes
Cobros precisos
Descuentos por pronto pagos en los clientes
Pérdida y robo de documentos
Innovación en tecnología en el departamento contable
Incremento al salario mínimo
Inflación.
Para identificar dichos eventos se puede hacer a través de técnicas, talleres,
entrevistas, encuestas y análisis de flujo de procesos.
Ejemplo:
Mediante un Reglamento Interno
Mediante Manuales
Mediante Especificaciones en el CT
Evaluación y Seguimiento de Procesos
2.4.6.4 Evaluación de Riesgos
Los riesgos se deben analizar considerando la probabilidad e impacto en que
afecte a la empresa y determinar como gestionarlos, evalúalos. Como equipo
de tesis consideramos los riesgos de mayor relevancia. A continuación se
detalla tres riesgos, queda a criterio de la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V, de identificar otros riesgos que
puedan surgir en el futuro.
Riesgo de Documentación: Riesgo de pérdida por una documentación
inadecuada
Riesgo de custodia: Riesgo de perder documentos tales como, facturas,
crédito fiscal, libros contables legales, etc.
155
Riesgo de información: Riesgo de que la información financiera de la
empresa, de clientes por un uso interno inadecuado y el acceso no sea
restringido.
Otros riesgos.
Evaluación del Recurso Humano (Desempeño Normas para
reclutamiento)
Comportamiento Organizacional
Cronograma de Actividades
Evaluación de los Activos y los Recursos de la Organización.
Respecto a las Normativas establecidas
2.4.6.5 Respuesta a los riesgos
Según los riesgos identificados anteriormente estos se pueden evitarse,
reducirlo, compartirlo o como ultima instancia aceptarlo con un nivel mínimo de
tolerancia, y esto dependerá de su calificación, así como los factores que
existan en el riesgo. Siendo la administración la que seleccione las posibles
respuestas para evitar, reducir y compartir los riesgos desarrollando una serie
de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado.
2.4.6.6 Actividades de Control
Las políticas y procedimientos se deben establecer para asegurar que las
respuestas al riesgo se trasladen con eficacia. Queda a consideración de la
empresa Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V, de elaborar
cronogramas de las actividades
2.4.6.7 Información y Comunicación
La información es necesaria en todos los niveles de la empresa ya que esta
nos conlleva hacia la consecución de los objetivos de la entidad, en todas las
categorías, operaciones, información financiera y cumplimientos. La
156
información debe ser ordenada la cual debe ser identificada, capturada
procesada y reportada mediante sistemas de información, los cuales pueden
ser computarizados, manuales o combinación de ellos esta información
también se relaciona con eventos, actividades y condiciones internas y
externas.
2.4.6.8 Supervisión
El departamento Contable debe de supervisar el trabajo realizado por las
personas que están dentro de la empresa. El sistema de control interno puede
cambiar con el lapso del tiempo debido a que los procedimientos se pueden
tomar menos efectivos o quizás no se puedan desempeñar ampliamente en el
departamento contable.
La supervisión asegura que el control interno continué operando efectivamente
realizando acciones necesarias en una organización, asegurando que el
sistema de control interno mantenga su efectividad en el departamento
contable.
2.7.7 Procedimientos
A continuación se elabora los procedimientos más importantes en la estructura
contable de la empresa Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S.A. DE
C.V (DASAL. S.A. DE C.V)
2.4.7.1 Procedimiento de Control Interno Contable
Al referirse al control interno administrativo contable se enfoca a la realización
de un plan de organización en el cual se detallaran todos los procedimientos y
registros que se relacionan con la salvaguarda de los activos, logrando de esta
manera la confiabilidad en los registros financieros; estos son diseñados para
que proporcionen una seguridad razonable de que todas las operaciones sean
ejecutadas de acuerdo a la autorización ya sea general o especifica de la
administración y para permitir la preparación de estados financieros de
157
conformidad de los Principios, normas, políticas y procedimiento o cualquier
otro criterio que sea aplicado a dichos estados; y poder mantener la
contabilidad de los activos, que permiten un mejor control sobre éste, se
proporcionará el acceso a los activos solo con la autorización de la
administración.
2.4.7.1.1 Control Interno de Efectivo
El efectivo deberá entenderse como el dinero y valores representativos de
dinero y cheques y giros a la vista.
Este rubro es de suma importancia para la empresa Diversiservcios
Automotrices Salvadoreños, S.A. de C.V. Por los riesgos que tiene implícitos,
en cuanto a custodia y manejo de valores y de la autorización de transacciones
relacionadas con ellos.
El objetivo del control es para:
Prevenir fraudes.
Malversación de fondos.
Descubrir robos.
Obtener información administrativa contable, financiera confiable del
efectivo.
Localizar errores para proteger y salvaguardar el efectivo.
2.4.7.1.2 Procedimientos de Control de caja general
La persona encargada de la custodia de los fondos de caja general,
será distinta que maneje el fondo de caja chica, los registros de cuentas
por cobrar y por pagar y no tendrá autorización para firmar cheques.
Esto quiere decir que deberá existir una separación de funciones tanto
de autorización, ejecución, custodia y registros en caja y bancos
La documentación que respalde las entradas de dinero estará pre
enumerada y se hará a través de un recibo de ingreso, para un control
eficaz y servirá de base para su registro contable lo cual posteriormente
158
será verificado por una persona autorizada con esto se evitara la
posibilidad de omitir alguna entrada a caja.
Los cheques recibidos en caja serán inmediatamente endosados por la
cajera para abono en cuenta a nombre de la institución.
Al departamento de contabilidad se le enviaran copias de la
documentación que respalde las entradas a caja y duplicado de la nota
de remesas sellada por el banco, para que sean comparadas y
registradas en los libros de la empresa.
La cajera preparara al final del día un resumen diario del efectivo
ingresado, el cual se archivara por fecha y estará disponible para la
verificación posterior de lo registrado y depositado.
Se realizarán cortes y arqueos de caja periódicos sorpresivos.
159
DASAL S.A DE C.V
ARQUEO DE CAJA GENERAL
Fecha
Detalle de Efectivo
$ 100.00 $ 10.00
$ 50.00 $ 5.00
$ 20.00 $ 1.00
Moneda
Total de Efectivo
Detalle de Cheques
Propios Ajenos
Cantidad Monto Cantidad Monto
$ $
Total de Cheques
Total de Efectivo y Cheques
Detalle de Documentos
Créditos Fiscales
Del No. Al No Monto
$
Facturas de Consumidor Final
Del No. Al No Monto
$
Monto
Abonos de Clientes $
Total Según Documentación $
Elaborado Entregado Recibido
DASAL S.A DE C.V
INFORME DE CAJA GENERAL
160
Nº ______________
FECHA: _____________________________
CONTROL DE INGRESOS CONTROL DE EGRESOS
CHEQUE $ _______________ DPTO. CONTABLE (GASTO) $ _________
EFECTIVO $ _______________ DPTO. CONTABLE (GASTO) $ _________
(-) GASTOS $ _______________ DPTO. CONTABLE (GASTO $ _________
TOTAL REMESAS $ ___________
TOTAL
OBSERVACIONES _____________________________________________
DETALLE DE DOCUMENTOS
CHEQUE Nº Nº CUENTA BANCO CANTIDAD DE
CHEQUES
$
$
$
TOTAL $
OBSERVACIONES
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
F………………………… F……………………………
CAJERA CONTADOR
DASAL S.A. DE C.V.
CORTE DIARIO DE CAJA
161
Lugar y Fecha No. De Corte
Encargado
Efectivo según Documentos $
billetes 100 $ billetes 10 $
billetes 50 $ billetes 5 $
billetes 20 $ billetes 1 $
Moneda
Total de Efectivo
Más Detalle de Cheques
CHEQUES PROPIOS CHEQUES AJENOS
No. De Cheque Cantidad No. De Cheque Cantidad
$ $
Total Total
Total de Cheques
Total de Efectivo Encontrado y Cheques encontrado
Más comprobantes de salida
Comprobante No. Cantidad
Total de comprobantes
162
Total de Efectivo según comprobante
y facturas
Detalle de los Comprobantes de Crédito Fiscal
De Al Cantidad
Total de Comprobantes
Detalle de Facturas de Consumidor Final
No. De Factura Cantidad
De Al
Total de Facturas
Detalle de Comprobantes de Salida
No. De Comprobante Cantidad
De Al
Total de Comprobantes
Total según facturas y Comprobantes
Entregado Recibido
RECIBO DE INGRESO
DASAL S.A DE C.V
163
DIA MES AÑO RECIBO DE INGRESO Nº ____________
RECIBIMOS DE:
CANTIDAD DE :
CHEQUE EFECTIVO O VALOR DE CHEQUE DEPARTAMENTO Nº DE CHEQUE BANCO
CONTABLE
TOTAL CHEQUE $
DINERO EN EFECTIVO $
TOTAL RECIBIDO $
SALDO $
________________ _____________________ ___________________
ENTREGA AUTORIZADO POR HECHO POR
2.4.7.1.3 Procedimiento de control de bancos
164
Se hará depósito integro de lo recibido en caja al día siguiente de su
percepción en una institución bancaria, por un empleado distinto del
cajero, con esto se evitara que se mantenga demasiado efectivo en las
instalaciones de la empresa.
Solamente el efectivo realmente remesado se contabilizará y para ello
se utilizará la hoja de remesa sellada por el banco.
La administración será la responsable de la designación de las
personas autorizadas para girar contra las cuentas es recomendable
que existan firmas mancomunadas.
Todos los pagos a excepción de los de caja chica, se harán por medio
de cheques nominativos, los cuales se emitirán en orden numérico y se
anotaran en un libro auxiliar de bancos al momento de su emisión, se
usara un comprobante de cheque o voucher, además a todo cheque se
le anexara su documentación original como soporte.
Los cheques que por cualquier razón sean anulados se les recortará el
espacio de firmas autorizadas y se anexará a las chequeras respectivas.
Se preparan mensualmente conciliaciones bancarias, través de
contabilidad, utilizando el estado bancario que enviar los bancos y los
registros del auxiliar de bancos, las diferencias de conciliación se
investigarán y se harán los ajustes correspondientes.
165
PRIMERA FORMA BANCO A LIBROS
SEGUNDA FORMA DE SALDO CORREGIDO
DASAL S.A. DE C.V CONCILIACION BANCARIA AL___
DE______ DEL_____
DASAL S.A. DE C.V CONCILIACION BANCARIA AL____
DE______DEL______
Saldo en Bancos $ XXX (+) Remesa en Transito $ XXX (+) Notas de Cargo $ XXX (=) Sumas $ XXX (-) Notas de Abono $ XXX (-) Cheques Pendientes De Cobros $ XXX (=) Saldo en Libros $ XXX
Saldo en Bancos $ XXX (+) Remesa en Transito $ XXX (=) Suma $ XXX (-) Cheques Pendientes de Cobro $ XXX (=) Saldo Corregido $ XXX Saldo en Libros $ XXX (+) Notas de Abono $ XXX (=) Suma $ XXX (-) Notas de Cargo $ XXX (=) Saldo Corregido $ XXX
166
RECIBO DE INGRESO
DASAL S.A DE C.V
DIA MES AÑO RECIBO DE INGRESO Nº ____________
RECIBIMOS DE:
CANTIDAD DE :
CHEQUE EFECTIVO O VALOR DE CHEQUE DEPARTAMENTO Nº DE CHEQUE BANCO
CONTABLE
TOTAL CHEQUE $
DINERO EN EFECTIVO $
TOTAL RECIBIDO $
SALDO $
________________ _____________________ ___________________
ENTREGA AUTORIZADO POR HECHO POR
167
2.4.7.1.4 Procedimiento de control de Caja Chica
Se creará un fondo de caja chica, para pagos menores que no excedan el
importe establecido como máximo por la empresa, los desembolsos se harán
mediante el uso de comprobantes de caja chica en forma preenumerada con su
respectiva documentación original de respaldo.
Se realizarán regularmente arqueos sorpresivos al fondo de caja chica por
personal autorizado.
Se realizará liquidación de caja chica para solicitar el reintegro, mediante el uso
de comprobante de liquidación de caja chica.
SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA
DASAL S.A DE C.V
Nombre del Encargado: ____________________________ Departamento: ___________________________________ Nº de Vale
Fecha Concepto Cuenta Contable
Fecha Monto
TOTAL DE DESEMBOLSO VALES PENDIENTES
EFECTIVOS ORIGINAL CONTABILIDAD COPIA ENCARGADO DEL FONDO TOTAL DE CAJA CHICA
168
______________ ________________ ___________________ HECHO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
DASAL S.A. DE C.V.
Comprobante de Caja Chica No.
Fecha
Autorizado por
Concepto
Entrega Recibe
169
DASAL S.A. DE C.V.
Comprobante de Salida de Efectivo
Lugar y Fecha No. De Comprobante
A Nombre de Cantidad $
En concepto de
Autorizado Recibido Revisado Hecho
Todos estos procedimientos se realizan con el fin de:
Prevenir fraudes de efectivo.
Descubrir robos y malversación de fondos.
Obtener información administrativo -contable confiable.
Localizar errores.
Proteger y salvaguardar el efectivo.
2.4.7.2 Control Interno de Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar son aquellas que comprenden todos los derechos de
cobro legítimo que tiene la empresa a su favor. Estos derechos pueden
dividirse en cuentas y documentos por cobrar provenientes ventas de
mercancías, préstamos y anticipos a funcionarios y empleados y otras cuentas
por cobrar.
El Objetivo del control de cuentas por cobrar es para:
170
Cobrar los activos provenientes de las ventas.
Recuperar préstamos otorgados.
Recuperar los documentos en posesión de terceros.
2.4.7.2.1 Procedimientos de Control de cuentas por cobrar
Una persona autorizada revisara y aprobara los créditos solicitados.
Los empleados que manejen los libros de préstamo de cuentas y
documentos por cobrar no tendrán las siguientes atribuciones:
autorización de créditos, gestión de cobros, manejo de efectivo.
Contabilidad, prepara mensualmente un listado de cuentas por cobrar.
Todo anticipo a sueldos, concedido a empleados y funcionarios, deberá
ser aprobado por la gerencia quien fijara el valor del anticipo y
prestamos a empleados, las condiciones de descuento, luego se pasará
la aprobación a contabilidad para la emisión del cheque con la
documentación necesaria, para que pueda ser registrado el cargo
respectivo y posteriormente hacer los descuentos correspondientes en
planilla.
171
LIBRO DE PRESTAMO DE EMPLEADOS DASAL S.A DE C.V
EMPLEADO NOMBRE: _____________________________________________ MONTO AUTORIZADO: _______________ FECHA:____________________
___________________________ ______________________ HECHO POR REVISADO POR
FECHA
ABONO
SALDO
FIRMA
172
2.4.7.3 Control Interno de Propiedad Planta y equipo
Son recursos económicos con los que cuenta la empresa, y que tienen
naturaleza relativamente permanente, los cuales son utilizados en el curso
normal de las operaciones de la entidad.
Se clasifican en:
Activos fijos sujetos a depreciación, que tienen una vida útil limitada, ejemplo.
Edificios, maquinaria y equipo, mueble, vehículos.
Los activos no sujetos a depreciación como por ejemplo los terrenos.
Los objetivos del control de activo fijos son para:
Adquirirlos para ser utilizados en las operaciones de la institución.
Por que de ellos se mantienen la efectividad en la realización de obras.
Para que la institución mantenga sus recursos.
2.4.7.3.1 Procedimientos de Control de propiedad Planta y
Equipo
Mantener un control adecuado del activo fijo adquirido y de todos sus
movimientos traslados o salidas, la adquisición de un bien de este tipo debe ser
autorizado por jefe administrativo, pues se requiere de un análisis que permita
establecer en primer lugar, si la empresa esta en condiciones económicas
adecuadas para la adquisición, y en segundo lugar si es necesario el bien que
se pretende comprar.
Los objetivos de propiedad planta y equipo son los siguientes:
Los activos fijos deben registrarse en cuentas que representen grupos
similares, para la cual utilizara un resumen de activo fijo, en atención a su
naturaleza y taza de depreciación, con esto se pretende facilitar el cálculo de la
depreciación y mantener registros contables que contengan los distintos tipos
de bienes para fines de presentación en los estados financieros de la empresa.
173
Para mantener control individual sobre los activos fijos se utilizara una tarjeta
con el nombre de registro de activo fijo (Ver Anexo No. 15), en el cual se dará a
conocer su código de identificación, su descripción, y su valor de adquisición.
Realizar Inspección periódica de la existencia y condición física de los bienes
registrados con el objeto de comprobar, que los bienes estén en buenas
condiciones de uso y de la existencia física, ya que puede darse el caso de que
algunos bienes este registrados en libros, pero no se encuentren en las
instalaciones.
Los objetivos del control de activo fijos son para:
Adquirirlos para ser utilizados en las operaciones de la institución.
Por que de ellos se mantienen la efectividad en la realización de obras.
Para que la institución mantenga sus recursos.
174
Empresa: DASAL, S.A DE C.V
Registro del Activo Fijo
Código:________________ Fecha de Compra:__________________
Asignado a:________________________
Precio de Adq. $____________________
Descripción:_______________________________________________ Valor a Depreciar $__________________
________________________________________________________ Deprec. Anual $__________________
________________________________________________________ Deprec. Mensual $__________________
________________________________________________________ Adquirido:________________________________________________
Fecha Concepto
Valor Sujeto Deprec. Haber Saldo
a Deprec. Acumulada
175
2.4.7.4 Control Interno de Pasivos
Son aquellas obligaciones por pagar a cargo de la entidad originada por la
compra de bienes a proveedores, documentos por pagar, préstamos
otorgados por instituciones y otras obligaciones por pagar, se conocen con el
nombre de pasivos.
Clasificación contable de los pasivos:
Corto plazo
Comprende aquellas obligaciones que tiene la entidad para cancelar en un
período no mayor de un año.
Largo plazo.
Este tipo de obligaciones son las que la entidad debe cancelar a un periodo
mayor de un año.
Los Objetivos primordiales son:
Reflejar las deudas que posee la empresa con terceros.
Reflejar las provisiones en las fechas futuras.
Reflejar los créditos diferidos que han sido otorgados a la institución.
2.4.7.4.1 Procedimiento de Control de pasivos
Los pasivos adquiridos deberán ser previamente autorizados por un alto
funcionario dependiendo de la clase y del monto de la obligación, y en
ningún caso podrá autorizarse el pago si no cuenta con la
documentación adecuada.
Cuando se trate de proveedores se deberá verificar que coincida con
los montos exactos documentados.
176
Después de ser estos cancelados debe mantenerse la documentación,
a los proveedores se les entregara un formulario denominado QUEDAN
el cual contendrá el nombre del proveedor, numero de facturas, los
montos para ser revisados y posteriormente su cancelación.
QUEDAN
DASAL,S.A DE C.V.
Nº_________________
Quedan en nuestro poder la (s) factura (s)_____________________________
Por el valor de :____________________________________________________
Para ser cancelados el día:___________________________________________
F.____________________ F.___________________
Original: Proveedor
Copia: archivo
Para proceder a la cancelación se contará con un programa de pagos
quincenales con el objeto de planificar las erogaciones de acuerdo a las
disponibilidades de la empresa.
Después de haber efectuado la cancelación de las obligaciones, la
documentación que los ampara será estampada con un sello de “PAGADO”,
especificado si se pagaron en efectivo o con cheque indicando la fecha, el
número y la institución bancaria; con esto se evitará una duplicidad en el pago
de la misma obligación.
Deben mantenerse separadas las funciones de autorización, registros y archivo
de las obligaciones para evitar centralización en las transacciones de las
mismas en una sola persona.
La contabilización de las obligaciones se originará al momento que sea remitida
a contabilidad la documentación correspondiente.
177
Las retenciones efectuadas a los empleados de la empresa se harán en base a
la Ley de Impuesto sobre la Renta.
2.4.7.5 Control Interno de Cuentas por Pagar
Es la denominación genérica que se le da a las deudas de la empresa, aunque
por lo común se da este nombre a las deudas no documentadas.
Este rubro comprende todas las obligaciones que tiene la entidad con los
proveedores.
Los objetivos primordiales son:
Reflejar las obligaciones y deudas con responsabilidad de ser
reembolsadas y con un tiempo definido el cual expresado generalmente
en dinero.
Reflejar la pronta cancelación de las obligaciones de pago en virtud de
letras de cambio, o pagares a favor de terceros.
2.4.7.5.1 Procedimiento de Control de cuentas por pagar
Será el consejo de administración quien autorizara la petición de
préstamos.
Deberá mencionarse concretamente en las actas, los funcionaros
con poderes para concertar préstamos o deudas.
Especificar las restricciones que existen en los convenios
relacionados con los préstamos que tengan importancia desde el
punto de vista de la contabilidad.
Que existan copias de las actas del Consejo de Administración.
Archivar todos los documentos o recibos de pagos de cuotas de
las deudas contraídas por la institución de manera que se lleve
178
un eficiente control y así evitar retrasos o confusión en el pago de
los mismos.
2.4.7.6 Control Interno de Patrimonio.
Es el capital con el que cuentan los accionistas de la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V.
El Objetivo Primordial es:
Reflejar la inversión de los socios.
2.4.7.6.1 Procedimientos de Control de Patrimonio
El capital social original de la empresa como los aumentos posteriores
deberán ser protocolizado ante un notario
Deben distinguirse debidamente en la contabilidad los diferentes socios
de la entidad.
Deberá existir un libro de aumentos y disminuciones de capital, en cual
se anotarán todos los aumentos y disminuciones que disponga la junta
general de socios.
2.4.7.7 Control Interno de Gastos
Este tipo de gastos comprende aquellos derivados de las operaciones
normales de la empresa, los cuales se dividen en:
Gastos de Administración: Son aquellos que se relacionan con las
operaciones administrativas de la empresa.
Gastos de venta o Gastos operativos: Son aquellos que están en relación
directa con las operaciones de la empresa.
Gastos Financieros: Son aquellos gastos relacionados con financiamiento
obtenido.
179
Los objetivos principales son:
Reflejar todos los gastos en que incurre la empresa.
Reflejar todos los gastos de operación (Ventas).
Dar en forma detallada la utilización de los gastos de administración.
Dar en forma detallada la utilización de los gastos financieros.
2.4.7.7.1 Procedimientos de Control de Gastos
Para todo desembolso que afecte los gastos deberá existir una persona
responsable de la autorización de estos, para lo cual tomará en cuenta
si es un gasto necesario, si esta dentro de las disponibilidades de la
empresa y que tengan la documentación adecuada, que compruebe
que el gasto no haya sido cancelado con anterioridad.
Debe analizarse aquellos desembolsos que pueden ser capitalizables y
los que se cargan a gastos dependiendo de la naturaleza o de la
importancia del bien adquirido.
Para el registro de los gastos es importante mantener registros diarios
por cada subcuenta en la cual se especifique cada tipo de gasto, la
persona a quien se le hizo el pago, el número del comprobante
cancelado y el cheque con que se canceló.
2.4.7.8 Otros Procedimientos
A continuación se elabora un listado de procedimientos más importante en la
estructura contable de la empresa Diversiservicios Automotrices salvadoreños,
S.A. DE C.V.
Se utilizará la comunicación directa y personalizada para el personal del
departamento contable
Se enviaran por escrito a través de memorando los objetivos
programados en el departamento contable.
180
Se supervisará mensualmente para asegurar el logro de objetivos, en el
tiempo establecido.
Se dará a conocer el avance en los logros de objetivos cumplidos.
Se informará al jefe de contabilidad sobres áreas que necesite el apoyo
de él
A dichos empleados de contabilidad, se les permitirá un atraso máximo
de cinco días en el registro de las operaciones financieras.
Los informes serán consultados únicamente con autorización de la
administración.
Los informes serán archivados para su respectiva consulta por cinco
años, después pueden ser destruidos.
Se le dará prioridad a riesgos que incidan en el logro de objetivos
programados dentro de la estructura contable.
Se debe ejecutar políticas de prevención de riesgos al personal
capacitado.
Se proporcionará a los empleados las herramientas tecnológicas
adecuadas.
Cada dos meses se le dará mantenimiento a los equipos.
Cada empleado deberá tener una copia del manual de puesto que le
permita conocer sus obligaciones.
Cada empleado obedecerá órdenes de un solo jefe, para evitar doble
rutinas.
Se supervisará de manera sorpresiva las funciones de cada empleado
Cada empleado deberá cumplir con sus obligaciones diarias antes de
retirarse.
Se realizará una reunión mensual con el jefe de contabilidad para
analizar los avances y resultados.
181
Cada empleado deberá haber pasado una prueba de aptitudes y
habilidades antes de desempeñar un cargo dentro del departamento
contable.
Se medirá el desempeño del personal tomando como base las
obligaciones cumplidas.
Los empleados mejor evaluados serán ascendidos.
Se supervisará el manejo de equipo de trabajo de cada empleado.
Cada empleado del departamento contable deberá recibir por escrito los
valores éticos que se rigen en dicho departamento.
Se deberá promover los valores éticos entre compañeros en los
momentos más críticos al faltar a ellos.
Se deberá imponer disciplina siempre que se falta a los valores éticos.
Al establecer políticas y prácticas de recursos humanos se tomara como
base los objetivos de la organización y dichos valores.
Se deberá eliminarse la competitividad, la revalida y los enfrentamientos
directos.
El proceso de selección y reclutamiento deberá ser orientado a los
valores éticos de la organización.
Se evitará dualidad de mando para evitar conflicto de intereses y la
confusión de los subalternos.
Se debe fomentar la comunicación abierta y directa en el departamento
contable.
El jefe de contabilidad deberá tratar a todos los empleados por igual.
Los llamados de atención deben ser en privado y a puerta cerrada.
Eliminar las situaciones negativas que pongan en peligro la tranquilidad
del ambiente de trabajo.
182
No divulgar información confidencial que afecte a las personas dentro
del departamento contable.
Comunicar al personal de contabilidad los objetivos a cumplirse.
Se debe establecer canales de comunicación adecuados.
Revisar el sistema de información contable.
Los estados financieros deberán mostrar los anexos necesarios para un
mayor análisis y legibles.
La información presentada debe ser actualizada.
La información financiera debe ser confiable y oportuna.
Se debe contar con mecanismos de seguridad para que dicha
información no este al alcance de todo el personal.
Tener medidas para la protección y uso de los recursos financieros,
materiales, técnicos propiedad de la empresa.
Se debe comunicar al personal, el nombre del supervisor.
Asegurarse que las acciones se desarrollen bajo normas, políticas,
principios.
Asegurar que todas las operaciones financieras se realicen en base a
las leyes en materia tributaria.
Contar con registro de firmas para la autorización de las operaciones
financieras.
La firma de cheques se debe definir por rangos.
Los valores de caja chica deben ser autorizados por la persona
encargada de compras.
La planilla de pago debe ser autorizada por la persona encargada o
administración.
183
Se debe tomar en cuenta las debilidades o hallazgos encontrados por la
auditoría.
Los hallazgos de auditoría deberán ser informados al encargado de
cumplimiento para la respectiva revisión y verificación.
Realizar evaluaciones a empleados del departamento contable.
Se deben asignar personal clave para las actividades de supervisión.
Asignar metas de trabajo, diarias, semanales, quincenales o mensuales,
dentro del departamento contable.
Se deberá indagar el grado de responsabilidad de cada empleado, para
así proporcionar beneficios a corto y largo plazo.
Se debe establecer estrategias de mejora continua, cuando se obtengan
resultados negativos o que no se cumplan.
Aplicación de políticas y procedimientos.
Se debe revisar los objetivos de la empresa al inicio de cada año.
Se deberá comunicar por escrito al personal, cualquier cambio que
sufran los objetivos.
Se deberá comprobar la segregación de funciones, que se este
cumpliendo dentro del departamento contable.
Elaborar un cronograma que contengan fechas en las que se detalla la
revisión de los procedimientos.
184
SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL INFORME COSO
PROCEDIMIENTO DEL COMPONENTE:
Elemento: Fecha
Objetivo: Pág. 1 de 1
No. ACTIVIDAD Responsable
1
2
3
4
Elaboró: Equipo de Tesis Revisó: Autorizó:
Nota: Para el componente y su respectivo elemento ver el anexo # 1.
2.4.8 Políticas principales en la estructura contable
2.4.8.1 Políticas para recuperación de los créditos
La empresa deberá asignar un Vendedor para efectuar la gestión de
cobro, de acuerdo a la ubicación geográfica del domicilio de los clientes.
El departamento de crédito y cobros deberá realizar recordatorios a los
clientes a través de una llamada telefónica tres días antes del
vencimiento del crédito.
El departamento de créditos y cobros emitirá mensualmente el estado de
cuenta de cuenta de los clientes y se enviara a través de correo
185
2.4.8.2 Políticas para cuentas por pagar
Analizar la situación económica a corto plazo y a largo plazo
Proyección de pagos a proveedores, impuestos, prestamos, sueldos,
servicios, etc. Que estén próximos a la fecha de vencimiento, analizando
los activos corrientes que pueden convertirse en efectivo dentro del
curso normal; es decir el efectivo generando por las ventas al contado y
los cobros de las ventas al crédito.
2.4.8.3 Política para Cuentas Incobrables
Para que una cuenta sea considerada como incobrable deberá cumplir con los
requisitos establecidos en el artículo No 31 de la Ley de Impuesto sobre la
Renta y articulo No. 37 del Reglamento.
2.4.8.4 Otras Políticas generales de la estructura contable
Se darán a conocer los objetivos mediante memorando y reuniones.
Comprobar que todos los encargados de realizar actividades de gestión
están seguros de los objetivos establecidos.
Se realizara una planificación, para programar las actividades
financieras para lograr el cumplimiento de los objetivos.
Mantener actualizado y protegida contra accesos indebidos la
información financiera.
Clasificar los riesgos por prioridad.
Implementar políticas de prevención de riesgos.
Establecer un manual de funciones.
Lograr que el personal conozca las políticas de apoyo para el logro de
objetivos.
Supervisión constante al personal.
Planificar las actividades de gestión financiera de manera metódica,
estableciendo tiempos, actividades y responsables de su ejecución.
186
Supervisión continúa de la Gerencia General o del administrador único.
Los empleados del área financiera deben contar con experiencia
suficiente para su buen desempeño.
Realizar informes de medición del desempeño en el departamento
contable.
Promover la eficiencia laboral.
Promover el óptimo uso de los recursos de la empresa.
Colocar a la vista los valores éticos para que ningún empleado del
departamento contable los pierda de vista.
Evaluar a cada empleado para determinar se conoce los valores a los
cuales debe regirse.
Premiar al empleado que mejor cumpla los valores éticos establecidos
por la empresa.
Ajustar los objetivos a los valores éticos de la empresa.
Lograr los objetivos establecidos sin olvidar los valores éticos.
Establecer las políticas y prácticas sobre recursos humanos tomando
como base los objetivos a alcanzar y los valores éticos.
Planificar y realizar los procesos de selección en los niveles jerárquicos.
Investir de autoridad y responsabilidad a los niveles jerárquicos.
Integrar al personal para que la función de cada uno, sea un gran aporte
a la empresa.
Fomentar el compañerismo, la confianza y las buenas relaciones
interpersonales.
Fomentar la comunicación, el dialogo y la confidencialidad.
Evitar confrontaciones
La supervisión interna como externa debe quedar debidamente
documentada.
Dar atención inmediata a las áreas que representan riesgo.
Verificar que el ambiente interno y externo se ajuste a las necesidades
de la empresa.
Realizar evaluaciones de desempeño utilizando indicadores
Permitir mediciones de rendimiento del trabajador y de su potencial
laboral.
187
Se utilizara métodos de evaluación de desempeño, para medir a cada
empleado.
Los encargados del departamento contable deberán ser parte activa en
las evoluciones del desempeño.
Los procedimientos deben tener una mejora continua.
Analizar los procedimientos establecidos para un buen flujo de
información.
Contar con un cronograma de actividades.
Documentar cada uno de los procedimientos que se hayan verificado.
Contar con Documentación de soporte.
Realizar una planificación para evaluar cada procedimiento.
Las evaluaciones deben realizarse sin previo aviso.
Documentar cada evaluación e informar los resultados.
2.4.8.5 Contabilidad
Situación Actual
La empresa Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V se ha
visto obligada a mejorar sus controles con la entrada en vigencia de las
reformas fiscales, debido a esto en atraso en el registro de sus operaciones se
ha hecho más evidente, bebido que el departamento contable no cuenta con el
personal suficiente para sus actividades diarias, y si le sumamos la falta de
planificación a la hora de realizar sus labores diarias, semanales o mensuales.
188
Mejoras a la Gestión Financiera
Diariamente deberán procesar la información de las operaciones
ya que es importante tener la información justa a tiempo, para la
toma de decisiones en la empresa.
El encargado del departamento contable deberá delegar
funciones a sus subalternos para garantizar el control de las
operaciones ya sea en las ventas, cuentas por pagar, bancos,
cuenta por cobrar con el fin de tener a primera mano la
información contable.
Establecimiento de Políticas para el cierre contable, en el cual se
estipule una fecha determinada para contar con la información
financiera.
Capacitar al personal de contabilidad en las funciones que se le
deleguen con la finalidad de garantizar el trabajo que cada uno
realiza y para estar al día con los cambios en las leyes tributarias
y mercantiles para un mejor desempeño en sus labores.
Registrar diariamente las operaciones en los libros de
contabilidad, mayores auxiliares, comparándolos con los saldos
que se reflejen en los estados financieros evitando así el atraso
en la información contable.
2.4.8.6 Inventarios
Situación Actual
En la empresa según el estudio realizado en la estructura contable
constatamos la falta de procedimiento eficiente en el control de Entradas y
Salidas de mercadería.
Haciendo deficiente el sistema que actualmente están utilizando por no seguir
lineamientos que impliquen tener resultados concretos y reales para la toma de
decisiones. El departamento de Contabilidad debe delegar funciones en esta
189
área para brindar informes eficientes garantizando un mejor control en las
operaciones.
Mejoras
Es muy importante el control de los inventarios de la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V debido a que representan una parte
sobresaliente de las actividades. Por lo cual se requiere de un control contable
que asegure la captación de las operaciones y es recomendable que
establezca como mínimo lo siguiente.
Entrada de Mercadería (Compra)
Las compras o entradas de mercadería deberán ser controladas
mediante la emisión de documentos; por parte del almacén o
bodega a través de una orden de compras; y por el lado del
proveedor por medio de facturas de consumidor Final o Crédito
Fiscal.
Las devoluciones de mercadería deberán ser controladas
emitiendo notas de crédito.
Las mercaderías en consignación deberán ser controladas a
través de documentos que amparen dichas entradas.
Se deberán efectuar periódicamente recuentos físicos de
inventarios con el fin de verificar la exactitud de los libros.
Las mercaderías deberán estar protegidos de cualquier evento
(entradas, salidas, pérdida, robo, etc.)
Para cada entrega de mercadería a los proveedores al almacén,
se deberán asignar una persona que verifique la exactitud de lo
recibido, para que coincida con la orden de compra y precio
cotizado para luego ser registrado al libro compra por el
departamento de contabilidad.
190
Deberán registrarse diariamente las entradas de mercadería en el
sistema para llevar el control que proporcione ayuda valiosa a la
toma de decisiones.
Salidas de Mercadería (Venta)
Para cada salida de mercadería del almacén, deberá ser emitido
una factura o crédito fiscal en forma correlativa, la cual será
registrada posteriormente a los libros de contabilidad.
Por cada factura o crédito fiscal, deberá revisarse la mercadería
con las órdenes de salida del almacén, la cual deberá ser igual en
cantidad y descripción de mercaderías.
Por cada salida de mercadería el encargado de inventario, deberá
descargar en el sistema la cantidad de mercadería vendida para ir
actualizando de manera inmediata el saldo de inventarios.
Cuando la mercadería sea entregada al cliente, deberá firmar el
documento si es venta al crédito, en el caso de la venta al
contado debe imprimirse la leyenda “Mercadería Entregada”.
El departamento de contabilidad recibirá en original las facturas,
comprobante de crédito fiscal para las ventas al crédito y con la
firma de recepción del cliente y copias de las ventas al contado
para su control.
2.4.8.7 Preparación de Estados Financieros
Situación Actual
Con respecto a la Preparación de Estados Financieros, de empresa
Diversiservcios Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V, la información de
documentos financieros no es proporcionada en el tiempo que se requiere,
debido a la falta de comunicación que existe El no contar con los Estados
Financieros en el tiempo justo, limita a los accionistas de la empresa a la toma
de decisiones a corto, mediano y largo plazo.
191
Mejoras
Establecer procedimientos que ayuden a que los estados financieros sean
preparados oportunamente.
Cumplir con las políticas de la empresa en cuanto a la
comunicación con la finalidad de que las metas se cumplan
tal como se planifican.
Se debe recopilar la información financiera antes de
finalizar cada mes o periodo contable, estableciendo
fechas limites para la entrega de documentación por parte
de las áreas funcionales de la empresa.
El cierre contable deberá comenzar a trabajar antes de
finalizado el periodo contable, para que en Enero del
siguiente año, se tengan preparados los estados
financieros.
Aplicación coherentemente de políticas, principios y
normas internacionales de información financiera.
Análisis de las razones financieras
.
192
2.4.8.8 Recomendaciones
De acuerdo al resultado de la investigación, en base a las deficiencias
encontradas se formulan las recomendaciones más importantes:
El establecimiento de políticas solventará la segregación de funciones y
doble rutinas.
Debe contarse con una asesoría profesional, al personal del
departamento de contabilidad, para dar seguimiento a la ejecución del
sistema de control.
El cumplimiento de las líneas de autoridad propuesta en la estructura
contable, podrá ser efectiva cuando los empleados desarrollen sus
labores de acuerdo a los objetivos a cumplir.
La implementación del sistema de control interno basado en el Informe
COSO, en la estructura contable es fundamental; para el registro
apropiado e idóneo, de las operaciones realizadas en la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V. (DASAL, S.A.
DE C.V )
193
A continuación se elabora un ejercicio práctico contable en la venta de llanta.
2.4.8.9Propuesta de un ejercicio practico de procedimiento
administrativo-contable en la venta de llantas, en el departamento
contable.
Contenido
Hoy en día las empresas enfrentan grandes retos los cuales tienen que afrontar
con eficiencia y competitividad que permita el desarrollo de las mismas.
Considerando estos aspectos se propone un ejercicio práctico de un
procedimiento en cuanto a las ventas y la contabilización de estas en el
departamento contable, para la empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreño, S.A de C.V. Constando este del procedimiento que se realiza al
momento que se vende una llanta considerando la contabilización de esta,
conteniendo la estructura organizativa, la misión y visión que la empresa
posee.
En el apéndice se encuentra el diagrama de Flujo que nos llevará a una
interpretación rápida del procedimiento a realizar.
El presente documento tiene como objetivo fundamental asegurar la correcta
contabilización del producto, tomando en cuenta las leyes que rigen para un
control efectivo en las operaciones realizadas de la empresa.
194
Procedimiento
administrativo-contable de una venta de llanta
(Procedimiento Actual).
Código
FECHA
Corr. Pág.
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio
2 Vendedor de Pista Atiende a Cliente
3 Cliente Solicita llantas de acuerdo a sus necesidades
4 Vendedor de Pista Busca y Verifica medidas de llantas
5 Vendedor de Pista Lleva llanta a cliente y se las muestra
6 Cliente Acepta precio y calidad
7 Vendedor de Pista Lleva cliente donde cajera
8 Vendedor de Pista Especifica a cajera medida y precio de llanta
9
Cajera
Pregunta a Cliente si desea Factura Consumidor Final o Crédito Fiscal
10 Cajera Elabora Factura Consumidor Final o Crédito Fiscal
11 Cliente Paga factura de acuerdo al monto
12 Cajera Recibe pago y entrega Documento al cliente
13 Cajera Digita datos al sistema y a los libros de IVA
14 Cajera Entrega Documentos de venta al Auxiliar contable
15 Auxiliar Contable Recibe Documento
16 Auxiliar Contable Revisa Medida y codificación de llanta según sistema de inventario
17 Auxiliar Contable Imprime Reporte y Entrega al Contador General
18 Contador General Recibe Reporte Impreso y Compara con libros de IVA
19 Contador General Genera Partida Contable de la venta realizada
20 Contador General Firma Documento Conforme
21 Fin
196
Procedimiento administrativo contable de venta de llantas.
Procedimiento Sugerido FECHA
CORR.PAG.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION
1 Inicio
2 Vendedor de Pista Atiende a Cliente
3 Cliente Solicita llantas de acuerdo a sus necesidades
4 Vendedor de Pista Busca y Verifica en el sistema medidas y marca de llantas
5 Vendedor de Pista Lleva llanta a cliente y se las muestra
6 Cliente Acepta precio y calidad
7 Vendedor de Pista Instruye al cliente que se presente en caja.
8 Vendedor de Pista Especifica a cajera medida y precio de llanta.
9
Cajera
Pregunta a Cliente si desea Factura Consumidor Final o Crédito Fiscal
10 Cajera Digita e Imprime Factura Consumidor Final o Crédito Fiscal
11 Cajera Entrega a Cliente Factura
12 Cliente Reclama Llanta con factura cancelada
13 Cajera Entrega Documentos de venta al Auxiliar contable
14 Auxiliar Contable Recibe Documento
15 Auxiliar Contable Digita datos al sistema y a los libros de IVA
16 Auxiliar Contable Revisa Medida y codificación de llanta según sistema de inventario
17 Auxiliar Contable Imprime Reporte y Entrega al Contador General
18 Contador General Recibe Reporte Impreso y Compara con libros de IVA
19 Contador General Genera Partida Contable de la venta realizada
20 Contador General Firma Documento Conforme
21 Fin
198
Análisis del Procedimiento realizado en el Departamento Contable de un
ejercicio practico en la realización de un asiento contable en la venta de
llanta.
De acuerdo a los resultados obtenidos del procedimiento que se efectuó al
momento de recolectar la información, se pudo observar que existen
debilidades en la secuencia de las actividades, a fin de garantizar la estructura
de control interno, se pretende realizar en el ejercicio práctico un procedimiento
en la venta de llantas, presentando en este el seguimiento que se efectúa al
momento que el cliente realiza una compra y la empresa una venta, con el
objetivo de contar con un documento interno que regule las actividades que se
realizan, salvaguardar los recursos de la empresa y proporcionar seguridad
razonable para el logro de los objetivos propuestos.
En el diagrama de flujo que se realizó este representa en forma gráfica la
secuencia en que se realiza las operaciones o el recorrido de las formas o
actividades que se efectúan; como se puede observar se recomienda modificar
4 de los pasos observados así: 4, 7,10 y 13 (ver diagrama sugerido).
Este marco operativo sugerido descansa sobre el componente “Las actividades
de Control (6), del Informe Coso de tal manera que las políticas y
procedimientos ayuden a asegurar que se han tomado las medidas para limitar
el riesgo; enfocados a la prevención, detección de riesgos.
199
2.5 Desarrollo y definición Teórica (Posterior a contraposición de
autores)
El Control interno es abordado por diferentes autores, al hacer algunas
comparaciones de dicha definición. Según Horgren Charles T y Grinaker
Robert, el primer lo definen el control interno como: Un plan organizacional y
todas las medidas correspondientes que adopta una empresa para
salvaguardar los activos que usa en sus operaciones, fomentar el tratamiento
de políticas, promover la eficiencia operativa y tener registros contables
precisos. Mientras el segundo autor el control interno comprende: El plan de la
organización, todas las medidas, los métodos coordinados adoptados para la
salvaguarda de sus activos, obtención de información financiera correcta y
segura. En ambas definiciones hace énfasis que es la administración como
única responsable de garantizar el cumplimiento de las políticas, objetivos y
los planes establecidos en el sistema de control interno por medios de los
planes y métodos adoptados.
El Committee of Sponsoring Organizations Of The Commission (COSO) define
el control interno como: Un proceso ejecutado por la junta directiva o consejo
de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el
resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarle seguridad
razonable de conseguir las tres categorías de Objetivos:
Efectividad y eficiencia de las Operaciones
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Dicha definición establece que no solo la administración es responsable del
cumplimiento del control interno, sino que es todo el personal que trabaja en
una empresa y poder satisfacer al inversionista.
Después de la definición del COSO, otros autores como Estupiñián Gaitán
Rodrigo Y Abraham Perdomo Moreno, abordan la temática, resaltando un
denominador común, como es la de respuesta de la organización que
descansa en COSO.
200
Como equipo de tesis definimos el control interno como : Un proceso
permanente realizado por la administración y todo el personal que labora en
una empresa que es diseñado para proporcionar una seguridad más confiable
de los recursos asignados disponibles sean utilizados de la mejor manera sin
hacer mal uso de ellos en sus operaciones, generar información confiable para
la toma de decisiones de los inversionistas y el debido cumplimiento de las
leyes en materia tributaria, mercantil y otras regulaciones aplicables que lo
rigen. De esta manera las empresas privadas y públicas a darle el debido
cumplimiento el sistema de control interno basado en el Informe COSO II, se
evitan de tener deficiencias y muchas irregularidades dentro de su
organización.
201
CAPÍTULO III
3. MARCO OPERATIVO
3.1 Descripción de los sujetos de la investigación
Al iniciar el presente estudio, establecimos que el objeto de estudio es la
empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V, ubicada en
el Barrio San Jacinto, Departamento de San Salvador, por la que fue
considerada como una fuente de información primaria que proporciona datos y
hechos relacionados en relación al sistema de control interno basado en el
informe coso.
Posterior a la realización de la investigación, éste ya no es visto como una
fuente de información sino más bien como un autor principal en la elaboración
de un sistema de control interno basado en el informe COSO. Por todo lo
anterior, hay que establecer una base en lo referente al registro, clasificación,
resumen y procesamiento de la información contable.
En esta consideración se tomó la decisión de elaborarle a Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V. un sistema de Control Interno basado
en el informe COSO, orientado a la estructura contable para que tenga las
herramientas necesarias y así pueda controlar las operaciones ya sean estas
económicas, financieras de las actividades que realiza la empresa.
202
3.2 Procedimiento para recopilación de datos
El desarrollo del diagnóstico de la presente investigación, se realizó de forma
descriptiva, la cual consistió en analizar y evaluar la información que se
recolectó, mediante datos primarios, los que se obtuvieron de fuentes
originales, para el cual en este caso son, Departamento de Contabilidad,
Departamento de Administración, Junta General de Accionista (6 miembros),
de la Empresa Diversiservcios Automotrices Salvadoreño, S.A de C.V. Así
como también los datos secundarios se obtuvieron de libros, revistas y tesis.
Para efectos de conocer el tamaño de la muestra del estudio, y por ser esta
una población finita, se tomó al Contador, administrador, a la Junta General de
accionistas (6 accionistas), asistentes administrativos y asistentes contables.
203
3.3 Especificación de la técnica para el análisis de datos
Para la recolección de la información se han utilizado instrumentos técnicos
como guiones de entrevistas y cuestionario, dirigidos al Departamento
Contable, Departamento de Administración y Junta General de Accionistas, de
Diversiservicios Automotrices Salvadoreño S.A de C.V. haciendo uso de la
técnica descriptiva, en la que se muestra las características del control interno
basado en el informe coso orientadas a la estructura contable.
La información se realizó a través de la técnica descriptiva, en la cual se
muestra la caracterización del fenómeno estudiado, analizada y evaluada a
través de gráficos de pastel, en el que se representa el porcentaje obtenido por
cada alternativa planteada con el objetivo de evaluar la situación actual del
control interno en la empresa.
3.3.1 Análisis e Interpretación de los resultados
Este apartado plantea los resultados obtenidos en la investigación de campo,
los cuales recopilamos mediante cuestionario, entrevistas ( en la evaluación del
control interno ) dirigidos a los 10 empleados del Departamento de
Contabilidad, Departamento de Administración, Junta General de Accionistas
de la Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreño S.A. de C.V.( Ver
tabulación de resultados, 2.2.4 ).
Al analizar dichos resultados de la encuesta se evidenció que:
Pregunta 1
¿Cual es el tiempo que tiene la empresa de operar?
La Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, tiene doce años de
existir en el mercado, satisfaciendo a clientes con productos importados de
muy buena calidad.
204
Pregunta 2
¿Esta definida la Estructura organizativa para responder al cumplimiento
de los objetivos?
Se obtuvo respuesta que la empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreños posee estructura bien organizada, ya que el 70% afirmó de una
manera favorable, mientras el 30% manifestó que no.
Pregunta 3
¿Cuál es la actividad económica de la empresa?
La Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, se dedica a la
importación de llantas y accesorios para vehículos de diferentes países del
mundo.
Pregunta 4
¿Cuenta la Empresa con un sistema de control interno?
Se comprueba que la Empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños,
no cuenta con un sistema de control interno adecuado, lo que existe riesgo de
doble rutinas de labores, malversación de bienes y de información en dicha
organización.
Pregunta 5
¿Conoce usted del Informe COSO como una herramienta adecuada que
ayudará al logro de los propósitos de la organización?
Todo el staff de dicha organización, no tiene conocimiento del Informe COSO
(Gestión de Riesgo Corporativo – Marco integrado).
205
Pregunta 6
¿Considera Usted la importancia de control Interno basado en el Informe
COSO?
Se comprueba que al explicarles dicho marco integrado, el staff de la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, considera que es de vital
importancia el Informe COSO; ya que además de reunir las diferentes
definiciones de la temática investigada, este plasma como tener una buena
estructura organizativa.
Pregunta 7
¿Cree usted que al implementar COSO, en la empresa habrá un mejor
control de las responsabilidades del personal en general?
Se comprueba que al tener un sistema de control interno basado en dicho
informe, el staff de la compañía tendrá más responsabilidad en sus
obligaciones, y además la información proporcionada será versátil.
Pregunta 8
¿Cree usted que como empresario le beneficiaria COSO, al Departamento
Contable a fin de mejorar la capacidad de respuesta en beneficio de sus
decisiones?
Se comprueba que a los accionistas de la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, les beneficiará dicho sistema en la estructura
contable; ya que el 80% de los entrevistados afirmó que será de mucha
utilidad.
Pregunta 9
¿Estaría dispuesto a contratar a una persona idónea para la
implementación de COSO?
Se comprueba que en dicha compañía, están dispuestos a contratar una
persona idónea para la implementación del control interno basado en el Informe
206
COSO, porque habrá un mejor control de todas las actividades realizadas en
dicha organización.
Pregunta 10
¿Ha evaluado usted el requerimiento que COSO establece con respecto al
riesgo?
Se pudo constatar que además de desconocer el control interno basado en el
informe COSO, también desconocen del requerimiento que dicho informe
establece sobre la evaluación y las respuestas en relación al riesgo.
Pregunta 11
¿Tiene la empresa prácticas de auditoría que opere en forma autónoma?
El 100% de los encuestados afirmó que la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, no cuenta con un departamento de auditoría
interna, lo que representa muchas deficiencias en los controles de dicha
compañía.
Pregunta 12
¿Existen políticas contables en la empresa?
Se comprueba que la empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños,
S.A de C.V. Posse un sistema contable; sin embargo no existen políticas
contables establecidas, por lo general toda organización debe establecer
dichas políticas para en respectivo registro de las operaciones financieras, ya
que el 100% de los encuestado afirmo que no se poseen, además según el
componente actividades de control del informe COSO, establece que deben
plasmarse dichas políticas
Pregunta 13
¿Posee la empresa un método de depreciación como parte de las
políticas vigentes?
207
El 100% de los encuestados afirmó que la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A de C.V. tiene establecido el método de
depreciación de línea recta para depreciar los activos fijos de la empresa.
Pregunta 14
¿Existe un catálogo de cuentas versátil y efectivo?
Se verifico que en la empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños,
S.A DE C.V, posee un catálogo de cuentas bastante versátil, con su respectivo
manual de aplicación para el registro de todas las operaciones que realiza.
Pregunta 15
¿Se preparan oportunamente los informes financieros y de operación?
Del 100% de los encuestados el 80% respondió que en la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños, S.A DE C.V, se llevan a cabo la
respectiva preparación de informes financieros y de operación; mientras el 20%
opinó que no se realizan.
Pregunta 16
¿Son afines los objetivos de la empresa con la misión y visión
institucional y leyes vigentes?
Se comprueba que en la empresa Diversiservicios Automotrices Salvadoreños,
S. A DE C.V, que los objetivos establecidos no son afines con la misión y
visión de dicha organización; el 100% de los encuestados dio una respuesta
negativa.
Pregunta 17
¿Son comunicadas a las personas responsables las deficiencias y
debilidades del Sistema de Control Interno?
208
Queda demostrado que en dicha compañía no son comunicadas las
deficiencias y debilidades del control interno ya que no se realizan
evaluaciones periódicas.
Pregunta 18
¿Se efectúa evaluaciones periódicas al sistema de Control Interno?
El personal encuestado en su totalidad respondió, que en la empresa
Diversiservicios Automotrices Salvadoreños S,A DE C.V ; que no se hacen
evaluaciones periódicas del sistema de control interno, lo que existe una serie
de irregularidades dentro de dicha organización.
Pregunta 19
¿Rinden fianza los empleados encargados de recaudar, custodiar o
administrar fondos, valores y bienes propiedad de la Empresa?
Se comprueba que en dicha compañía, a pesar de no poseer un control
interno, una serie de irregularidades y segregación de funciones; sí rinden
fianza los empleados asignados a recaudar, valores, custodiar y administrar
fondos y los bienes de la empresa; ya que el 90% afirmó que sí, mientras el
10% respondió que no.
Pregunta 20
¿Se archivan y resguardan adecuadamente los bienes, documentos y
registros, para evitar posibles deterioros, robos y pérdidas?
En la empresa, la Diversiservicios Automotrices Salvadoreños; se resguarda la
respectiva documentación de los registros, de los bienes de dicha compañía
209
Consideraciones finales.
Las autoridades de la empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreños, S.A DE C.V consideran indispensable el sistema de
control interno basado en el Informe COSO; porque les beneficiaria
buen control de las operaciones que se originan
Las máximas autoridades de la empresa Diversiservicios Automotrices
Salvadoreños, S.A DE C.V. consideran que es necesario la elaboración
de políticas contables; para tener un mejor registro de las operaciones
que se dan en dicha organización.
Las Autoridades de dicha compañía, están consiente de que deben
realizarse evaluaciones periódicas de control interno; a fin de determinar
las deficiencias y tener respuestas sobre dichas debilidades, para luego
ser comunicadas a las personas que tienen bajo su mando a
subordinados y darle seguimiento.
Las autoridades principales de la empresa, consideran indispensable la
creación del departamento de auditoría interna para que determine con
exactitud; las deficiencias o debilidades de control interno en dicha
compañía.
210
3.4 CRONOGRAMA
En el presente cronograma presenta las diferentes fases de investigación y los
tiempos en que se desarrollan las actividades.
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA
CRONOGRAMA DE ASESORIA DE TESIS
Especialidad: Licenciatura en Contaduría Pública
Asesor : Lic. Gilberto Armando Durán
Tema : Elaboración de un Sistema de control interno basado en el Informe
COSO, orientado a la estructura contable, para la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, S.A. DE C.V., en el Bario San Jacinto, San
Salvador, 2009.
Estudiantes: Galdámez Guevara Julia Marily, Ortíz José Carlos
211
Actividad: Investigación Documental / Investigación de campo. 2009
ACTIVIDADES MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
DESCRIPCION 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1,0 Investigación Documental
1,1 Selección de bibliografía a utilizar
1,2 Lectura y selección de citas bibliográficas
1,3 Fichas bibliograficas y de resumen (F. elab. En si y actualizadas)
1,4 Fichas de conceptos / categorías
2,0 Marco Conceptual
2,1 Introducción
2,2 Antecedentes del problema
2,2 Justificación
2,3 Planteamiento del problema
2,4 Alcance y limitaciones
2,5 Recuento de conceptos y categorías a utilizar
2,6 Reuniones con asesor
2,7 Entrega de primer avance
2,8 Corrección primer avance
2,9 Entrega de primer avance corregido
3,0 Marco Teórico
3,1 Fundamentación teórico- metodolólogica
3,2 Construcción de Marco Empírico ( Anexo detallado )
3.2.1 Diseño de instrumento de investigación
212
3.2.2 Levantamiento de información
3.2.3 Procesamiento de la información
3.2.4 Análisis de la información
3.2.5 Elaboración de la información
3.2.6 Formulación teórico-metodológica de lo investigado
3,3 desarrollo y definición teórica
3,4 Reunión con asesor
3,5 Entrega de segundo avance
3,6 Corrección de segundo avance
3,7 Entrega de segundo avance corregido
4,0 Marco Operativo
4,1 Descripción de los sujetos d la investigación
4,2 Procesamiento para recopilación de datos
4,3 Especificación de la técnica para el análisis de los datos
4,4 Cronograma
4,5 Recursos
4,6 Índice preliminar sobre el informe final
4,7 Reuniones con asesor
4,8 Entrega de tercer avance
4,9 Defensa Trabajo de Graduación
Entrega Trabajo de Graduación a DICTT
213
3.4 Recursos
Para el desarrollo del tema de investigación fue necesario el apoyo de los
empleados de la empresa Diversiservicios Automotrices salvadoreños. Las
respuestas que ellos proporcionaron fueron utilizadas para sustentar la
problemática existente. La obtención y ordenamiento de la información que se
hizo. También se utilizaron recursos técnicos y materiales
3.5 Índice preliminar sobre informe final
3.6.1 Relativo al Marco Conceptual
Este es el capítulo I que está conformado por la introducción, los antecedentes
del problema, justificación, planteamiento del problema, alcance y limitaciones,
conceptos y categorías a utilizar, se hace un breve detalle.
En la introducción se hace una reseña sobre el sistema de control interno, el
surgimiento del Informe del Informe COSO, antecedente se menciona el origen
de la temática estudiada en la década de los 50, por medio de la Declaración
de Normas de Auditoría (SAS) También la existencia de otras normas como lo
son las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) y las Normas
Internacionales de Auditoría (NÍAS), en las cuales se hace énfasis sobre el
estudio y evaluación del control interno. Luego surge el Informe COSO,
después de varios años de estudio, el cual reúne las definiciones de la
temática mencionada anteriormente y deroga a los SAS ( normas de Auditoría )
También es importante recalcar sobre la existencia de otros informes o
modelos sobre control interno.
En la justificación es donde se plantea la necesidad de tener un sistema de
control interno basado en el Informe COSO, tiene un impacto positivo tanto en
empresas de comercio, industria y en las entidades de gobierno, en el
planteamiento del problema es que la empresa Diversiservicios Automotrices
salvadoreños , S.A DE C.V. no tiene un sistema de control interno
214
En la justificación, se considera que tendrá un impacto positivo; en empresas
privadas o públicas, como alcance y limitación se hace es la estructura
contable tomando los ocho componentes que COSO, establece.
Finalmente se hace un recuento de conceptos y categorías a utilizar en la
investigación, como el control interno basado en el informe COSO y todos los
términos relacionados a la estructura contable.
3.6.2 Relativo al Marco Teórico
Dicho Marco Teórico contiene el capítulo II de la investigación realizada y esta
relacionado con el sistema, control, control interno, el Informe COSO I y II, la
importancia del control interno según el COSO y otros modelos relacionados
con la temática estudiada. Publicados por diversos países, con el fin de
proteger y salvaguardar lo invertido por los inversionistas.
También incluye la construcción del Marco Empírico, donde se desarrolla el
trabajo de campo en la estructura contable de la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños. Se desarrolla un cuestionario preguntas
efectuadas hacia los directivos de dicha empresa.
Incluye la encuesta como muestra extraída del cuestionario, las cuales son
preguntas de mayor importancia de la temática estudiada, además se hace el
desarrollo y definición teórica, es decir la comparación de diferentes autores
sobre el control interno.
3.6.3 Relativo al Marco Operativo
La tercera parte de la investigación es la elaboración del marco operativo en el
cual se describen el sujeto de la investigación, constituido por el sistema de
control interno basado en el Informe COSO; en la empresa Diversiservicios
Automotrices Salvadoreños, los procedimientos para la recopilación de datos
realizado de forma descriptiva .
215
Además incluye el análisis e interpretación de los resultados de la encuesta, la
propuesta del sistema de control interno basado en el Informe COSO, orientado
a la estructura contable, objetivos, justificación e importancia de la propuesta,
procedimientos y políticas. Concluyendo con los recursos y el cronograma que
se utilizo para la elaboración de dicha tesis.
216
3.3.4 Recomendaciones adicionales
La administración debe revisar informes de indicadores claves de las
actividades del negocio, tales como datos resumidos de nuevas ventas
o sobre la posición de liquidez e información en la cartera de pedidos
atrasados, márgenes brutos, estadísticas claves financieras y
operativas
Dicha administración deberá comparar la producción, inventario,
medidas de calidad, ventas y otra información sostenida en el curso de
las actividades diarias con información generada en el sistema , así
como también el presupuesto y la planificación
La administración debe revisar el rendimiento, comparándolo con los
límites establecidos para los índices de riesgos, en el caso de tasas de
error aceptables, mercadería en tránsito, partidas de conciliación,
transacciones comunicadas a través de indicadores de alerta, etc.
Determinar el mantenimiento permanente del control interno basado en
el Informe COSO.
217
3.7 BIBLIOGRAFÍA
3.7.1 General.
Arens Alvin A. y Loebbecke James K. (2002) Auditoria un Enfoque
Integral 6ª Edición Editorial: Prentice Hall Hispanoamericana, S. A
México. Págs. 306-320
Asesores para el Desarrollo. “Curso completo de contabilidad
Financiera”. Facilitadores: Quintanilla Ana Guadalupe y Mauricio
Campos Raúl Eduardo. Técnicos Supervisores FEDECACES de R.L.
Miembros de la Red de Consultores y Asesores de la Confederación
Alemana de Cooperativas – DGRV. ( Septiembre de 2008 )
Barahona Vásquez Melvin Aníbal, Martínez Palacios Pedro Juan y
Menéndez Contreras Rubén Enrique. Diseño de un Sistema de Control
Interno Basado en el Modelo COSO, para mejorar el desempeño de las
operaciones financieras en las Cuentas por Cobrar de las medianas
empresas del sector industrial, del Municipio de Antiguo Cuscatlán,
departamento de la Libertad. Tesis. Lic. En Contaduría Pública
Universidad Francisco Gavidia. Fac: de Ciencias económicas, 2007.
Catacora Carpio Fernando (1997). Sistemas y Procedimientos Contables
1ª Edición. Editorial: Editorial de Colombia. Venezuela. Págs. 238 -260.
Código de Comercio de El Salvador.
Blones Prieto, Joaquín (1999) Diccionario de Términos Contables. 3ª
edición. México. Editorial: Talleres de Visionary, S.A de C.V. Pág. 322
González Estrada Angélica Cecilia y Montoya Zepeda Mirna Judith. Diseño
de un Sistema de Control Interno basado en el Informe COCO que
contribuya a mejorar la gestión financiera de las medianas empresas del
sector comercio del Municipio de San Salvador. Tesis Lic. En Contaduría
218
Pública, San Salvador, Universidad Francisco Gavidia: Fac. de Ciencias
Económicas, 2006.
Grinaker Robert L y Ban Ben B. (1987) Auditoria: Examen de los
Estados Financieros, 1ª edición, Editorial: Compañía Editorial
Continental ,México, Pág. 82
Horngren Charles T, Harrison Walter T y Smith Bamber Linda (2003 ).
Contabilidad. 5ª Edición, Editorial: Prentice Hall México. 2003. Págs.
640.
Horngren Charles T., Sondem Garly L. y Elliott John A. (2002)
Introducción a la contabilidad Financiera. 7ª Edición, Editorial: Prentice
hall, México.
Tochez Juan Pablo, “Seminario Como Elaborar Manuales de
Organización y de Procedimientos “. FUNDES
Internacional Accounting Standards Comité Foundation(2001) Normas
internacionales de Contabilidad. Presentación de los Estados
Financieros, Editorial: ATC. EE.UU. Págs. 85-132
Mendoza Orantes Ricardo (2009) Código tributario y su Reglamento de
aplicación. 11º edición, editorial: Editorial Jurídica Salvadoreña.
Mendoza Orantes Ricardo (2008) Ley de Impuesto sobre la Renta y Ley
de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y la prestación de
Servicios IVA. El salvador. Editorial: Editorial Jurídica salvadoreña.
219
Monroy Salazar Julio Ernesto (2000). Normas Técnicas de Control
Interno, 1ª Edición, Editorial: Impresora Abrego. El salvador. Págs. 7-8,
25,26
Monzón Rosa Antonia, Orellana Gladis Marisol, Rauda Yanira Maricela ;
“Tesis Elaboración de normas técnicas de control Interno especificas en
las áreas administrativas, financieras y de cumplimiento legal, Para la
aplicación de la unidad de auditoría interna en el Hospital Nacional
General de Ilobasco”. Tesis Lic. Contaduría Pública. Universidad
Pedagógica de El Salvador. Fac. Ciencias Económicas. Págs. 31-38.
Romero Javier(2000) Principios de Contabilidad, 2ª edición , Editorial:
McGraw- Hill Interamericana, México Págs.: 102-138
Serrano Ramírez Américo Alexis (2003) Administración I y II 1ª Edición,
Editorial: Talleres Grafico UCA, El Salvador, Pág. 227.
Ticas Pedro, Crespín Menjivar Tito Elmer, Sosa Cortez José Alejandro y
Velásquez José Humberto (2008) Guía Metodológica para
investigaciones Institucionales y Escolarizadas; Primera Edición
Universidad Pedagógica de El Salvador, El Salvador. Págs. 37-48.
Warren Carl. S., Reeve James M. y Fess Philip E (2002). Contabilidad
Financiera. 7° Edición. Editorial: Internacional Thomson Editores S.A de
C.V. México D.F. Págs.: 179-186
220
3.7.2 Bibliografía Utilizada.
Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Publica y Auditoria,
“Presentación de la Norma Internacional de Control de calidad y requisitos
Legales para autorizar sistemas contables de las empresas”. Septiembre de
2005.
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
(2004) Gestión de Riesgos Corporativos- Marco Integrado. Informe COSO
II. EE. UU. Págs. 6-111
Codera Martín, José María (1992) Diccionario de Contabilidad. 8ª Edición
.España, Editorial: Lavel los llanos Madrid.
Corporación de Contadores de El Salvador. “Seminario Auditoria Interna –
Informe COSO”. Facilitador: Lic. José Alfredo Aguirre. Socio Representante
de la Firma Aguirre García y Cía. S.A KPMG, Socio activo de la Corporación
de Contadores. 29 de Octubre de 2008.
Estupiñán Gaitán Rodrigo (2002). Control Interno y Fraudes con base en los
ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO. 1ª Edición Bogotá ,D.C,
Editorial :Lito Perla Impresores, Págs. 7-8,15-16,21-35.
Garcia Soto María Gracia. El gobierno corporativo y las decisiones de
crecimiento empresarial. En http://www.eumed.net/tesis/mggs/index.htm,
Consultado el 26 de Agosto de 2009.
Goxens Antonio, y Goxens Mª Ángeles; Contabilidad, grupo Editorial
Océano Págs. 363 y 366
Góchez cano Antonio (2006) Guía de procedimientos básicos para la
formación y legalización de una sociedad anónima en El Salvador. 2º
edición. El salvador, editorial: Sinaí Editores e impresores S.A de C.V. Pág.
174
221
Gómez Cea Guillermo (1998) Sistemas Administrativos, análisis y diseño. 1º
Edición, México, McGraw-hill Interamericana Editores, S.A de C.V. Pág. 52
López López, José Isauro (2001) Diccionario Contable, Administrativo y
Fiscal .México Editorial: Talleres de editorial color S.A de C.V.
Muñoz Razo Carlos (2002) Auditorias en Sistemas Computacionales 1ª
Edición. Editorial: Litográfica Ingramex, S.A. México D.F Págs. 95-105
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores.
http://www.eumed.net/ce/2009a/mbh3.thm. Recuperado el 26 de agosto de
2009.
Pérez Toruño Luís Felipe (1999). Auditoria de Estados Financieros. Teoría
Y Práctica. 1ª edición. Editorial: McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A
de C.V. Págs.: 53-56.
Perdomo Moreno Abraham (2005) Fundamentos del control interno. 9º
edición. México, editorial: Edamsa impresiones, S.A. de C.V. Págs.240-
250.
Ramos Ramos Otoniel. El Informe COSO y sus efectos en el Informe de
la Auditoría Interna. Tesis Lic. En Contaduría Pública. San salvador,
Universidad Tecnológica de El salvador: Fac. De Ciencias Económicas,
2004.Pág. 3
222
Anexo 1
Elementos clave de cada componente del Informe COSO II.
Supervisión Actividades permanentes de Supervisión- Evaluaciones Independientes,
Comunicación de deficiencias
Información y Comunicación
Información - comunicación
Actividades de Control Integración de las respuestas al riesgo, tipos de actividades de control
políticas y procedimientos, Controles de los sistemas de información
Controles específicos de la entidad
Respuestas a los riesgos
Evaluación de posibles respuestas, selección de respuestas,
Perspectiva de Cartera.
Evaluación de riesgos Riesgo inherente y residual, probabilidad e impacto, fuentes de datos
Técnicas de evaluación, correlación entre acontecimientos.
Identificación de Acontecimientos
Acontecimientos, factores de influencia estratégica y de objetivos, Metodologías y técnicas , acontecimientos independientes , categorías de
acontecimientos, riesgos y oportunidades.
Establecimientos de objetivos.
Objetivos estratégicos, objetivos relacionados, objetivos seleccionados
riesgo aceptado y tolerancia al riesgo
Ambiente Interno u ambiente de control
Filosofía de la gestión de riesgos, cultura de riesgo, consejo de administración / dirección, integridad y valores éticos, compromiso de
competencia, estructura organizativa, asignación de autoridad y Responsabilidad, políticas y prácticas en materia de recursos humanos.