• A projekttervezés alapjai

• A projekttervezés keretei

• Helyzetelemzés

– Ötletbörze

– SWOT elemzés

• Problémafeltárás

– Problémafa

• Célelemzés

– Célfa

ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE

4. ea.: Projekttervezés I.

KÖRNYEZETHEZ IGAZODÓ PROJEKT

TERV

PROJEKT TERVEZÉS (1. FÁZIS)

PROJEKTTERVEZÉS:

– az egész projekt és minden egyes modul

(szakasz) termékeit határozza meg

– minden termékhez rendelje hozzá az

előállításához szükséges tevékenységeket;

– írja elő az alkalmazandó minőségellenőrzési

eljárásokat, a minőségellenőrzés módját;

– határozza meg az erőforrásigényeket;

– a terv segítse a projekt szereplői, résztvevői

közötti kommunikációt, annak egyik eszköze

legyen

PROJEKTTERVEZÉS:

– állapítsa meg a termékek előállításához szükséges időt;

– tartalmazzon egy, a teljes projektre vonatkozó költség felhasználási diagramot;

– határozza meg a projektszerepköröket, a hozzájuk tartozó feladatokat, hatásköröket, felelősségeket, és rendelje hozzá személyekhez;

– tartalmazza azokat az eszközöket (pénzügyi, szervezési, hatalmi), amelyek segítik a fejlesztőcsoport felállítását és az egyes célok elérését;

– a terv segítse a projekt előrehaladásának ellenőrzését és az ellenőrzési pontok meghatározását;

TERVEZÉSI TECHNIKÁK

• Alkalmazásuk célja: a projektmegvalósítási folyamat vagy egy résztevékenység összefüggéseinek feltárása, tervezése, pl.:

– Időtervezés, eredménye a megvalósulási ütemterv

– Pénzügyi tervezés

– Erőforrások (emberek, anyagok, eszközök) feladatokhoz rendelése

• Legyenek ugyanakkor a végrehajtás ellenőrzési eszközei is, azaz alkalmasnak kell lenniük a megvalósulás során keletkezett eltérések kezelésére

• Általános követelmények:

– Egyetemlegesség – összes tevékenységet és kapcsolódásaikat kezelje, legyen alkalmas teljesítések folyamatos ellenőrzésére

– Áttekinthetőség

– Pontosság

– Rugalmasság – későbbi változások legyenek egyszerűen átvezethetők

PROJEKT TERVEZÉSI MŰVELETEK

• Az összes feladat/tevékenység jegyzékbe foglalása

• A feladatok/tevékenységek sorrendjének megállapítása

• A kizárólag egymás után teljesíthető feladatok kijelölése

• Az egyidejűleg elvégezhető feladatok kijelölése

• Az egyes feladatok/tevékenységek időigényének meghatározása

• A teljes projekt időigényének meghatározása

• A kritikus út kijelölése

• Az egyes tevékenységek kezdeti és befejezési időpontjának megállapítása

• Az erőforrásigény és a költségek meghatározása

• A projekt időtartamában és erőforrásigényében szükségessé váló változások beépítésének meghatározása

A TERVEZÉS ÁLTALÁNOS KERETEI

E D V H

i

cs u a

E= elemzés (monitoring) c= célok, prioritások,

D= döntéshozatal normatív korlátok

V= végrehajtás a= ajánlások (alternatívák)

H= várt és nem várt hatások u= utasítások, intézkedések

cs= cselekvések, akciók

i= információk Forrás: Friedmann 1987.

c

A TERVEZÉSI MŰVELETSOR

1. Vizsgálat / diagnózis (audit)

2. Koncepcionálás:

• koncepció (jövőkép és célok)

• stratégiai program

3. Cselekvési terv

4. Végrehajtás

5. Kontroll (monitoring)

• Szükséglet felismerése – „adott egy

probléma, valamit tennünk kellene”

• Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi

lenne, ha ezt csinálnánk”

• Projekt javaslat – „vannak céljaink, és

tudjuk, hogyan érjük el azokat”

• Kidolgozott projekt – „az ördög a

részletekben rejlik”

• Kidolgozott pályázat – „erre talán már

pénzt is adnak”

PROJEKT BÁZIS

ÖTLETBÖRZE (BRAIN-STORMING)

• A NÉGY fő magatartási szabály:

– Az ítélkezés felfüggesztése. Az ötletbörze ideje alatt nincs helye az értékelésnek, bármilyen vad, vagy annak látszó ötlet bedobható,

– A szabadon szárnyalás követelménye. Engedjük el magunkat, korlátainktól megszabadulva ábrándozzunk el a problémáról. Minden ötletet feljegyzünk.

– Mennyiségre törekvés. A résztvevőket tudatosan bátorítjuk minél több ötlet kiagyalására. A minőségnek ebben a fázisban nincs szerepe.

– A kölcsönös serkentés. Egymás ötletei átvehetők és továbbgondolhatók, ez alatt a gondolatok kicserélődnek, továbbfejlődnek.

1. A problémakör felvázolása

2. A probléma újravázolása

3. A legalapvetőbb újravázolt probléma kiválasztása

4. A bemelegítés

5. Az ötletek dokumentálása

6. A legőrültebb és legjobbnak látszó ötletek kiválasztása és megszelídítése

AZ ÖTLETBÖRZE 6 SZAKASZA

A SWOT ANALÍZIS

• A SWOT egy elemzési eszköz

• Rákényszerít a helyzetfeltárás

eredményeinek átgondolására

• Strukturálja, fókuszáltabbá teszi a

helyzetelemzés megállapításait

• Megalapozza a stratégiaalkotást

A SWOT ANALÍZIS FOLYAMATA

1. Az elemzés tárgyának egyértelmű lehatárolása

2. A tényezők meghatározása

3. A tényezők értékelése és besorolása

4. Tényező csoportok összevetése

5. Stratégiai alternatívák kialakítása

6. Stratégiai alternatívák elemzése

7. Döntés

SWOT analízis

Tényezők

meghatározása

Belső környezet

elemzése

Külső környezet

elemzése

Tényező-csoportok

összevetése

• Döntési változatok kiválasztása

• Összehasonlító elemzés

• Döntés

Cselekvési

lehetőségek

Gyenge oldalak

Erős oldalak

Veszélyek

Lehetőségek

Weaknesses

Strengths =

=

Threats

Opportunities =

=

SWOT elemzés: lépésről-lépésre

Minden érintett vegyen benne részt!

1. Szabad „ötletelés”

Meghatározott idő

Min. 20-25 javaslat szempontonként

2. Szerkesztés

Tömören, szabatosan!

Szempontról szempontra

Legfontosabb 6-10 pont

JAVASLATOK A SWOT ANALÍZIS

ELKÉSZÍTÉSÉHEZ:

• A SWOT több mint a tényezők egyszerű besorolása!

• Szánjunk időt a SWOT elkészítésére!

• Vonjuk be az érintetteket!

• Minél specifikusabb megállapításokat tegyünk!

• Koncentráljunk a lényegi elemekre!

• Csak olyan tényezőket jelenítsünk meg, amelyeket alá

tudunk támasztani – lehetőleg számszerűsíthető

adatokkal!

• Egyértelmű kapcsolat legyen a helyzetelemzés, a SWOT

tényezők és a stratégia között!

BELSŐ TÉNYEZŐK

ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK

Mindazon információk összessége,

amelyek a cél/ok megvalósítása

szempontjából helyzetünket pozitívan

befolyásolják.

- Milyen előnyeink vannak?

- Mit csinálunk jól?

- Melyek a kedvező adottságaink? stb.

Mindazon információk összessége, amelyek

a problémát, a negatív helyzetet előidézték,

amelyek a szűk keresztmetszetet jelentik a

cél/ok megvalósítása szempontjából.

– Mely tényezők jelentenek hátrányt?

- Mit csináltunk rosszul?

- Melyek a kedvezőtlen adottságaink, a szűk

keresztmetszetek? stb.

KÜLSŐ TÉNYEZŐK

LEHETŐSÉGEK FENYEGETÉSEK, VESZÉLYEK

Mindazon információk összessége,

amelyek a cél/ok megvalósítás

szempontjából fontosak, illetve erősítik

azok megvalósítását.

- Melyek a pozitív külső folyamatok,

tendenciák, tényezők, változások?

stb.

Mindazon információk összessége, amelyek

a cél/ok megvalósítása szempontjából

potenciális veszélyt jelentenek, illetve

kedvezőtlenül hatnak a megvalósítás

eredményére.

- Melyek a negatív külső folyamatok,

tendenciák, tényezők, változások?

stb.

A SWOT MÁTRIX FŐBB TARTALMI ÖSSZEFÜGGÉSEI

SWOT ANALÍZIS A KÖVETENDŐ STRATÉGIA

RENDSZERÉBEN

(konfrontációs v. kölcsönhatás mátrix)

Erősségek:

1. .............................

2. .............................

3. .............................

Gyenge pontok :

1. ...........................

2. ...........................

3. ...........................

Lehetőségek:

1. ................................

2. ................................

3. ................................

offenzív változásorientált

Veszélyek:

1. ................................

2. ................................

3. ................................ diverzifikált defenzív

A KÖRVONALAZÓDÓ STRATÉGIAI

ALTERNATÍVÁK

1. Az erős oldalakra támaszkodva a lehetőségek maximális kihasználása (erős pozíció, „támadó”, offenzív stratégia);

2. Az erős oldalakra támaszkodva a veszélyek minimalizálása vagy kompenzálása (több lábon állás stratégája, a diverzifikáció);

3. Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és kihasználni a lehetőségeket (változásorientált stratégia);

4. Minimalizálni a gyenge oldalak hatását és a veszélyeket („túlélési”, defenzív stratégia).

Elvándorlás

Munkanélküliség

Elöregedés

PROBLÉMAFA

PROBLÉMAELEMZÉS

A projekttervezés feltételezi, hogy az adott területre már

rendelkezünk vázlatos fejlesztési koncepcióval,

ami magába foglalja a részletes helyzetelemzést és az átfogó

jövőképet

a helyzetértékelést rendszerint a terület erősségeit,

gyengeségeit, a kívülről jövő lehetőségeket és veszélyeket

kiemelő SWOT-analízissel zárjuk le.

A projekttel megvalósított beavatkozás

meghatározásához első lépésben ki kell emelnünk azt a

problémát, melynek megoldásához a projekttel közelebb

kívánunk kerülni.

Az ok-okozati összefüggésből probléma-fát kapunk

Higher education does

not provide professional

profiles required by the

labour market

No further education

training courses for

current social workers

No higher education

courses available in

social law & social work

No system of training in

social work at higher

education level

Poorly coordinated & inefficient

distribution of welfare assistance

to vulnerable groups, especially

in the earthquake region

Unclear & inadequate

legislation for social

security & social justice

Poor coordination of

policy formulation

Social law given low

priority by government &

populace

problémafa = ok-okozati összefüggések

szerint strukturált problémák

• 1. lépés: azonosítsuk a kulcsproblémát

• 2. lépés: „építsünk” fát a kulcsprobléma köré

Ha az A a B oka, alá helyezzük

Ha az A a B következménye, fölé helyezzük

Ha egyik sem, mellé tesszük

PROBLÉMAELEMZÉS

KÖZPONTI PROBLÉMA (NEGATÍV HELYZET) MEGHATÁROZÁSA

Mindenképp kell egy negatív helyzet, mert

arra értelmezzük a „miért?” kérdést

Ha átfogó problémafát akarunk, akkor a

negatív helyzetet a lehető legáltalánosabban

kell megfogalmazni pl. alacsony

versenyképesség)

KÖZPONTI PROBLÉMA

Probléma Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

Probléma

KÖZPONTI PROBLÉMA

HATÁS HATÁS HATÁS

ok

ok

o

ko

zato

k

alapvető okok

Magas munkanélküliség

Belső

vállalkozások

erőtlenek

Külső vállalkozók

nem jönnek

Hiányos vállalkozási ismeretek

Nincs

mögöttük

tőke

Erős a belső

konkurenciaharc

Nincs

megfelelő

terület

Képzetlen a

munkaerő Rossz a

közlekedés

Nem

tud

ják

meg

fizetn

i a k

ép

zést

Nin

cs k

ép

ző

inté

zm

én

y

Nin

cs h

itelin

téze

t

Tú

l kic

sik

So

kan

van

nak

ug

yan

azo

n a

terü

lete

n

Terü

lete

t kell

kisa

játíta

ni

Hiá

nyzik

a

csa

torn

ázás

Nin

cse

nek

átk

ép

ző

tan

folya

mo

k

Nin

cs sz

ak

kép

zés

Káty

úsa

k a

z u

tak

3 ó

rán

ál tö

bb

idő

ala

tt érh

ető

el

rep

ülő

tér

Elm

en

nek

a

kép

zette

k

Példa: Problémafa

Alapvető okok

Központi

probléma

A BEAVATKOZÁSI STRATÉGIA

CÉLRENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁSA

• Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA

• A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek

• A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA

Helybenmaradás

Munkalehetőségek

Fiatalok vonzása

CÉLFA

CÉLKITŰZÉSEK MEGFOGALMAZÁSA

Konkrét

Mérhető

Pontos

Reális

Megfogható

A PROJEKT CÉL MEGFOGALMAZÁSA

• Legyen: egyértelmű, világosan definiált, a projekttel

kapcsolat-ban állók számára ismert és azonos jelentéssel

megértett

• Megfelelően definiált cél magában foglalja a következőket:

i. A tárgyat – pl. technológia transzfer

ii. A kiindulási állapotot (helyzet projekt kezdésekor)

iii. A célállapotot (a helyzet a projekt befejezésekor)

iv. Kezdés dátumát

v. Befejezés dátumát nyomatékosítva (`Projektet be kell

fejezni … -ra`)

vi. Minőségi előírásokat és speciális követelményeket

LEGGYAKORIBB PROJEKT CÉLOK

• Új termék létrehozása

• Meglevő termék fejlesztése

• Szolgáltatások javítása

• Költségcsökkentés

• Konkurensek termékeinek elemzése

• Új tudás létrehozása (K+F)

• Oktatási programok fejlesztése

• Megvalósíthatósági tanulmányok kidolgozása

• Melléktermékek/hulladék feldolgozása

• Személyes célok (szociális funkciók, otthon karbantartás)

Célkitűzés-elemzés

Problémafa:

A jelenlegi helyzet

negatívumai

Kulcsprobléma

Ok-okozati

kapcsolatok

Célkitűzés-fa:

A kívánt jövőbeli

helyzet pozitívumai

Konkrét célkitűzés

Eszköz-eredmény

összefüggések

H ighe r edu cation do es

not p rov id e p ro fess iona l

p ro files re qu ired b y the

labo ur m a rke t

N o fu rther ed ucatio n

tra in ing co urses fo r

curren t so c ia l w orkers

N o h igh er edu cation

courses ava ilab le in

socia l la w & socia l wo rk

N o system o f tra in in g in

socia l w ork a t h ig he r

edu cation leve l

P oorly co ord ina ted & in e ffic ien t

d is tribu tion o f w e lfa re ass is tan ce

to vu lne ra b le g roup s, e sp ecia lly

in th e e arthq uake reg ion

U ncle ar & ina de qua te

leg is la tion fo r soc ia l

secu rity & socia l justice

P oor coo rd ina tion o f

po licy fo rm u la tio n

S ocia l la w g iven lo w

prio rity b y governm e nt &

pop u lace

H ighe r edu cation do es

not p rov id e p ro fess iona l

p ro files re qu ired b y the

labo ur m a rke t

N o fu rther ed ucatio n

tra in ing co urses fo r

curren t so c ia l w orkers

N o h igh er edu cation

courses ava ilab le in

socia l la w & socia l wo rk

N o system o f tra in in g in

socia l w ork a t h ig he r

edu cation leve l

P oorly co ord ina ted & in e ffic ien t

d is tribu tion o f w e lfa re ass is tan ce

to vu lne ra b le g roup s, e sp ecia lly

in th e e arthq uake reg ion

U ncle ar & ina de qua te

leg is la tion fo r soc ia l

secu rity & socia l justice

P oor coo rd ina tion o f

po licy fo rm u la tio n

S ocia l la w g iven lo w

prio rity b y governm e nt &

pop u lace

CÉLELEMZÉS, CÉLFA

Meghatározandó célok:

Átfogó célok

Specifikus (konkrét) célok

Operatív célok

A felállított problémafa minden egyes

ablakát átfogalmazzuk céllá

Célcsoportok definiálása

Munkanélküliség csökkentése

Belső vállalkozások megerősítése

Külső vállalkozók vonzása

Vállalkozási ismeretek növelése

Tőke-ellátás javítása

Belső konkurenciaharc csökkentése

Megfelelő terület

kialakítása

Munkaerő képzése

Közlekedés javítása

Ing

yen

es ta

nfo

lyam

Kép

ző

inté

zm

én

y

ind

ítása

Hite

linté

zet

ala

pítá

sa

Inte

grá

ció

sze

rvezése

Dive

rzifik

áció

Terü

let k

isajá

títása

Csa

torn

ázás

Átk

ép

ző

tan

folya

mo

k

szerve

zése

Szak

kép

zés in

dítá

sa

Káty

úk

kija

vítá

sa

Kö

zeleb

bi

rep

ülő

térre

l ö

sszek

ötte

tés

tere

mté

se

Kép

zette

k

meg

tartá

sa

PÉLDA: CÉLFA

Stratégiai cél

ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA

• A projektek tervezését identifikációs és kidolgozási fázisokra bonthatjuk. Az identifikáció, során – a fejlesztési igények és a potenciális támogatók és partnerek elvárásainak ismeretében - kerül sor:

– a projektötletek felmérésére,

– projekt javaslatok kidolgozása,

– az alternatívák mérlegelésére,

– a projekt sarokpontjainak kijelölésére,

– a kidolgozás feladatainak meghatározására.

• Az elemzés három fő fázisból áll:

– Helyzetelemzés, problémafeltárás:

• ötletbörze,

• SWOT analízist,

• problémafa

– Célkitűzés elemzés:

• célfa

– Stratégia alkotás:

• stakeholder elemzés,

• a projekt beavatkozási területe.

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!

KÖVETKEZŐ

ELŐADÁS CÍME:

5. ea.: Projekttervezés II.

• Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projekttervezés

• Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: brain-storming, SWOT analízis, problémafa, célfa