ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KEP (KAYITLI ELEKTRONİK POSTA) İÇİN KULLANICI KILAVUZU

***************************************************************

KEP (KAYITLI ELEKTRONİK POSTA): KEP resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan bir sistemdir. KEP sistemine, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile tüzel ve özel tüm kişiler üye olabilecektir. Her üye bir başka üyeye Kayıtlı Elektronik Posta İletisi gönderebilecek ve alabilecektir. Belgenet’te yapılan KEP entegrasyonu hâlihazırda sadece PTT Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı ile gerçekleştirilmiştir. Gelen evrak işlemlerinde KEP’ ten evrak alabilmek için Kurumun KEP adresinin olması zorunludur. Postalama işlemlerinde KEP ile gönderim için gönderildiği yerin (kurum, birim, gerçek ve tüzel kişi) ve

gönderen birim/kurumun KEP adreslerinin olması zorunludur.

Dışardan evrak gelirken evrak PTT KEP sağlayıcısına düşüyor buradan EBYS arayüzü kullanılarak EBYS

ortamına aktarılıp ilgili memura havale edilmektedir.

Kurum dışına giden evraklarda son imzacıdan sonra evrak “KEP İle Postalanacak Evraklar “menüsüne

düşüyor buradan ilgili memur tarafından E-imza kullanılarak evrak PTT KEP sağlayıcı aracılığıyla karşı

kuruma gönderilmektedir.

Bu kılavuzda EBYS’den KEP bağlantısının sağlanması, KEP ile gelen evrakın EBYS ortamına aktarılması

ve EBYS ortamından KEP ile evrak postalama işleminin nasıl yapılacağı anlatılacaktır.

EBYS’den KEP BAĞLANTISININ SAĞLANMASI;

KEP işlemlerinin yapılabilmesi için Parola ve Şifrenin girilerek KEP hesabında oturum açması gereklidir.

Bunun için kullanıcının hesap menüsünden (EBYS Ekranın Sağ Üst Tarafında Bulunan Alan) “KEP

Bağlantısı” butonuna basılır.

KEP bağlantısı ekranında birimin tanımlı KEP adresleri gösterilir.Kullanıcı parola ve şifresini girmek için

“bağlan” butonuna tıklar.

Açılan ekranda kullanıcının bilgileri gelecektir. Bu alana PTT ye işlem yetkilisi için başvurduğumuz zaman

cep telefonunuza gelen Parola ve şifre girilerek EBYS ile KEP bağlantısı sağlanır.

Kullanıcı başarılı şekilde oturum açabilir ise girdiği oturum bilgileri EBYS oturumu açık olduğu müddetçe tekrar KEP bağlantısı yapmaya gerek yoktur. Başarılı bir şekilde KEP oturumu açıldıktan sonra aşağıdaki adımları izleyiniz.

KEP İLE GELEN EVRAKI EBYS ORTAMINA AKTARMA

KEP ortamına gelen evrakları listelemek için sol tarafta "Birim Evrakları" menüsü altında bulunan“Kep Gelen Menüsü”ne tıklıyoruz.

Bu ekranda sorgulanmak istenen tarih seçilerek sorgula butonuna tıklanır ve PTT KEP ortamına düşen evraklar listelenir. Listelenen evrakın detayının görüntülenebilmesi için“Yeni Gelen Postayı İndir” (Disket Simgesi) tıklanır.

Disket simgesine tıklandıktan sonra evrak seçildiği zaman sağ tarafta “Belgenet’ e Aktar”butonu aktif olacak ve Belgenete Aktar denildiği zaman evrak sol taraftaki “Kaydedilen Gelen Evraklar” menüsüne düşerek EBYS ortamına aktarılmış olacaktır. EBYS ortamına aktarılan evraklar “Kaydedilen Gelen Evraklar“menüsünden birime havale edilecek ve birime havale edilen evraklar, birim amiri(veya birim evrak sorumlusu) tarafından “Teslim Almayı Bekleyenler”menüsünden ilgili memura havale edilecektir.

KEP Gelen Kutusunda yalnızca ekinde EYP (Kalkınma Bakanlığı tarafından desteklenen elektronik yazışma paketi) uzantılı dosya olan iletiler görüntülenecektir. Diğer iletiler (uzantısı eyp olmayan ) Belgenet ara yüzünde görüntülenmeyecektir ve sisteme aktarılmayacaktır. Bu iletiler PTT KEP sağlayıcı ortamından bilgisayara indirilerek gelen evrak yetkisi olan personel tarafından Evrak İşlemleri > Gelen Evrak menüsünden EBYS ortamına aktarılacaktır.

EBYS ORTAMINDAN KEP İLE EVRAK POSTALAMA

Evrak oluşturulurken gereği ve bilgi alanlarında seçilenkurum, tüzel kişi ve gerçek kişinin KEPadresi var ise posta gönderim şekli otomatik “KEP”olarak gelecektir.

Tüzel kişi ve Gerçek Kişilerin KEP adresleriEBYS sistemine eklenmemişse gelen evrak yetkilisi olan personel tarafından “Teşkilat / Kişi tanımları “menüsünün altında bulunan“Tüzel Kişi Yönetimi”ve“Gerçek Kişi Yönetimi” menülerinden eklenecektir. Kamu kurumlarının KEP adresleri ise kurum KEP sistemine geçtiği zaman otomatik olarak KEP havuzuna atılmaktadır ve sistem otomatik olarak görmektedir.

Postalama şekli KEP olan evraklar son imzacı evrakı imzaladıktan sonra Giden Evrak Yetkilisi olan personelin “Birim Evrakları Menüsü” altında bulunan”KEP ile Postalanacaklar”menüsüne düşer.

KEP ile Postalanacak evraklar menüsündeki evraklar seçildiği zaman sağ tarafta Postala butonuna basıldığında kullanıcının KEP’ te oturum açmış olması beklenir. Eğer daha önce oturum açılmadıysa (yukarıda anlatılan) oturum açma ekranı otomatik olarak ekrana gelir ve parola ve şifre girilerek KEP bağlantısı sağlanır. Eğer oturum açıldı ise “Postala” tıklandığında imzalama sayfası açılarak kullanıcının imzası alınacaktır.

KEP ile gönderilen iletilerin e-imza ile imzalanması zorunludur.

Postalama işlemi tamamlanınca dağıtım durumu ve bilgilerini içerir uyarı ekranı ekrana gelecektir.

KEP ile postalanan evraklar “KEP Giden Kutusu” menüsüne düşecektir.

Burada imza sahibinin ismi çıkacak

KEP Giden Kutusunda seçili olan bir evraka ait iletilerin delil sorgulaması yapılabilecektir.

Evrakın delili sorgulanıp iletildi delili alınmadıysa listeden düşürülmez. KEP giden kutusundaki bir evrakın

tüm dağıtımları için iletildi delili alındı ise evrak otomatik olarak Postalananlar bölümüne düşürülecektir.

Birden fazla yere KEP dağıtımı olan evraklar için ayrı ayrı delil sorgulama yapılabileceği gibi "toplu delil

sorgulama" butonu ile de delil sorgulanabilir. Dağıtım yerlerinin hepsi için delil sorgulama yapılmadığı sürece

ya da toplu delil sorgulama yapılmadığı sürece evrak listeden düşmez.

Kolay gelsin iyi çalışmalar….