elektronikus dokumentum menedzsment
TRANSCRIPT
www.hfms.org.hu
Elektronikus dokumentum menedzsment
(nem csak) létesítménygazdáknak
2023.05.02.
Bemutatkozás
Kolesár András UniOffice Rendszerház Kft Alapító, tulajdonos
2023.05.02. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak
Miről beszélünk?
Üzleti munkakörnyezet Vállalatirányítás Dokumentumok kezelése Feladatok kezelése Munkafolyamatok kezelése
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Az elefánt és a vak emberek
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Dokumentum-kezelési modellek
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Papír alapú dokumentumkezelés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
E-mail / file szerver / desktop szoftverek
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
A DMS rendszerek főbb jellemzői
Imaging, capturing Elektronikus konténer Visszakeresés és megosztás Üzleti folyamatok automatizálása Biztonságos távoli, vagy mobil elérés További opciók
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Imaging, capturing
Imaging– Papír dokumentumok digitalizálása
Capturing– File-ok rendszerbe foglalása
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Elektronikus konténer használat
Részben strukturált információ kezelés– Tartalom– Metaadatok
Template-ek Kategorizálás Dokumentum kapcsolatok
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Tárolás, archiválás központosítása
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Visszakeresési és megosztási szolgáltatások
Indexelés Teljes szöveges keresés Dinamikus hozzáférési modellek Értesítők
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Üzleti folyamatok automatizálása - workflow
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Üzleti folyamatok automatizálása - Projekt menedzsment
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Biztonságos távoli, vagy mobil elérés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
További opcionális szolgáltatások
Enterprise Content Manager
Records Management
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
A DMS szintjei
Hardver Operációs rendszer, hálózat DMS alaprendszer (adatbázis,
adatbáziskezelő rendszer, DMS rendszer) DMS alkalmazások DMS kapcsolatok más rendszerekkel
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Általános folyamat elemek
jóváhagyás szignálás feladatkezelés eseménykezelés tájékoztatás/értesítés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Folyamat kezelés technikái
Programozott munkafolyamat kezelés (workflow)
Spontán munkafolyamat kezelés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Dokumentumkezelő alkalmazások
Ügykövetési rendszer Szerződéskezelési rendszer Beszerzési rendszer Minőségirányítási rendszer Műszaki dokumentációs rendszer CRM rendszer Projekt menedzsment alkalmazás Iratkezelő alkalmazások Űrlapkezelő alkalmazások Bejelentéskezelés
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei
Szelektív hozzáférés Titkosítás Hitelesítés Verzió kezelés Tartalom kezelés Csoportmunka támogatás Nyomonkövetés (ld. következő dia)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei
Nyomonkövetés– ügyek követése– ügyfelek követése– folyamatok nyonkövetése– dokumentumok megtekintésének ellenőrzése– események nyonkövetése– feladatok elvégzésének nyomonkövetése
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Miért érdemes DMS-t bevezetni
1. A papír már régen túlhaladott 2. Az e-mail/file szerver modell alkalmatlan 3. DMS előnyei
– Időt takarít meg– Nyereséget termel– Növeli a hatékonyságot– Javítja a kommunikációt és az együttműködést– Lehetővé teszi az automatizációt
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Mitől lesz a rendszer használható és mikor nem az
Élő rendszer, nem múzeum Felső vezetés megérti, akarja és aktívan használja
(példa: TVK, Allianz, 77 Elektronika). Negatív példa: jogászok, titkárnők
Nem csak tárolás/visszakeresés, hanem alkalmazások használata üzleti folyamatokban:
A legfontosabb: az alkalmazások fő eleme az EGYÜTTMŰKÖDÉS
Nem sajnálják az időt/pénzt az oktatásra, tréningre
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Modellek összehasonlítása(1)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
Információmegosztás korlátozott mértékben
igen
Információ tárolás és visszakeresés
korlátozott mértékben
igen
Modellek összehasonlítása (2)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
Folyamat követés nem igenMunkafolyamat
kezelés, felelősök, határidők kezelése
nem igen
Modellek összehasonlítása (3)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
Közös információbázis
nem igen
Vezetői áttekintés, nyomonkövetés és ellenőrzés megoldása
nem igen
Modellek összehasonlítása (4)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
A hozzáférési rendszer árnyalt és dinamikus kialakítása
nem igen
Dokumentumok verziókövetése, változások naplózása és archiválása
nem igen
Modellek összehasonlítása (5)
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
FunkciókE-mail
File server
DSMrendszer
Iktatás, érkeztetés nem igen
Az együttműködés, a csoportmunka támogatása
nem igen
Partner illetve ügyfél kezelés
nem igen
Mit nyerünk? (1)
Papír- és fax dokumentumok, valamint egyéb űrlapok kezelése (pl. számlajóváhagyás, feladat, emlékeztető stb.)
Folyamatkövetést Üzleti dokumentumok biztonságos és
visszakereshető tárolását Hatékony, sokoldalú visszakeresést
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Mit nyerünk? (2)
Munkafolyamat kezelést, felelősök, határidők kezelését
Közös információbázist Vezetői áttekintést, nyomonkövetést és
azellenőrzés megoldását Árnyalt és dinamikus hozzáférési rendszert
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Mit nyerünk? (3)
Dokumentumok verziókövetését, változások naplózását és archiválását
Iktatást, (egyértelmű azonosítást) és érkeztetést
Együttműködést, aktív csoportmunkát Folyamatos partner illetve ügyfél kezelést
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Néhány alkalmazási példa
Országos Vízügyi Főigazgatóság országos rendszere (4.000 felhasználó)
Országos Atomenergia Hivatal Radioaktív Hulladékokat Kezelő Kft. Allianz Biztosító ZRt 77 Elektronika ZRt
2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium
Letöltések
Prezentáció:http://www.unioffice.hu/internet/uoweb.nsf/Elektronikus_dokumentum_menedzsment_FM.ppt
Videó:https://youtu.be/N7PyBexCTfY
2023.05.02. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak
www.hfms.org.hu