elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten
DESCRIPTION
Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten. Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2012-2013. Doelstellingen. Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgOD i. Inhoud. Inleiding (Edison en Discimus) Algemene begrippen Edison - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Elektronisch communicerenvoor leerlingensecretariaten
Opleiding voor schoolsecretariaten
Schooljaar 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Doelstellingen
Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi.
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inhoud
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
I. Inleiding (Edison en Discimus)II. Algemene begrippen EdisonIII. Zending 1 oktober en in- en
uitschrijvingenIV. Andere leerlingenzendingenV. Discimus VI. Tot slot
ww
w.a
god
i.be
AgODi
I. Inleiding
1) Gebruik van leerlingengegevens door AgODi
2) Edison3) Discimus4) Softwareleveranciers
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Gebruik van leerlingengegevens door
AgODiBerekenen van omkadering en toelagenLeerplichtcontroleDoorgeven van gegevens aan
SchooltoelageKinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank
Cijfergegevens voor beleidsondersteuning Kwaliteit van al deze processen is
afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Edison
Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartementsinds 1995sinds 2008: WebEDISONhelpdesk Edison: 02 553 90 90
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus
Nieuw in schooljaar 2012-2013Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevensVia webservices geïntegreerd in softwarepakket
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Softwareleveranciers
AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden.Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle zendingen.
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
II. Algemene begrippen Edison
1) Terugzendingen2) Foutenrapporten3) Overschrijven van zendingen4) Inschrijvingsgegevens5) Identificatienummer6) Soorten leerlingenzendingen
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Terugzendingen
Op elke zending volgt een terugzendingbelangrijk om deze op te volgen!
Enkele uren na de zending: melding ontvangstVolgende dag: foutenrapportBij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met leerlingenaantallen, leerlingenkenmerken of
afwezigheidscodes van de eerste 3 schooldagen
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Foutenrapporten
3 soorten:1. Goed verwerkt
Eventueel met bijkomende informatie, bijvoorbeeld over de leerlingenkenmerken
2. Verwerkt, met waarschuwende foutBijvoorbeeld bij familienaam verschillend van
wat in onze databank zit.
3. Fatale foutZending moet opnieuw gebeuren!
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Overschrijven van zendingen
Algemeen principe:Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending!
Opgelet, soms wel annulatie van vorige zending nodig
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingsgegevens
Zending 1-2-3 septemberZending 1 oktoberLate inschrijvingen en vroege uitschrijvingen
Telling 1 februari (of 15 januari / 1 juni) genereren we zelf op basis van de in- en uitschrijvingen
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingsgegevens
Op basis van deze in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen.Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens!
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Identificatienummer
Rijksregisternummeryy mm dd xxx xx
Bisnummerzelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Identificatienummer
Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer:zoeken in eigen databankopzoeken in rijksregisternaar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)Opgelet: eventueel nieuw nummer op
basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht
terugzendingen met identificatienummers
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Soorten zendingen
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
eerste drie schooldagen
- zending 1 oktober- GON-zending
studiebewijzen
stages
voltijds engagement
- in- en uitschrijvingen - problematische afwezigheden- tucht- onderwijs aan huis
ww
w.a
god
i.be
AgODi
III. Zending 1 oktober en in- en uitschrijvingen
1) Zending 1 oktober2) Late inschrijvingen en vroege
uitschrijvingen3) Identificatierecord4) Inschrijvingsrecord5) Foutenrapporten6) Terugzendingen7) Wijzigingen nadien
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Zending 1 oktober
Voor elke leerlingidentificatierecord
Identieke structuur voor alle niveaus
inschrijvingsrecordSpecifieke inschrijvingsgegevens voor een
leerling uit SO
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen
Bij uit- of inschrijving na 1 oktoberworden pas verwerkt nadat de zending van
1 oktober correct is verwerkt
Bij wijziging van administratieve groep, vestigingsplaats, type buitengewoon onderwijs en verblijfsregeling
school stuurt late inschrijving in eigen school
systeem AgODi maakt vroege uitschrijving zelf aan
Tijdig insturen!opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Identificatierecord
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
RecordtypeVersienummerRecordvolgnummerInstellingsnummerHoofdstructuurStamnummerIdentificatienummerGeboortedatum
GeslachtFamilienaamEerste voornaamStraat woonplaatsHuisnummerBusnummerPostcode woonplaatsLand woonplaatsNationaliteit
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingsrecord
Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijsNodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
InschrijvingsrecordInstellingsnummerHoofdstructuurStamnummerVestigingsplaatsHuidige administratieve groepFinancierbaarheidCursus levensbeschouwingTaalregimeVreemde taalvak 1Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3Vreemde taalvak 4Vreemde taalvak 5SportstatuutSoort sportInclusief onderwijsSpreiding lesprogramma
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
OKAN in DBSOtype buitengewoon onderwijsverblijfsregelingStatuut VerpleegkundeHoofdstructuur vorige inschrijvingDatum eerste inschrijvingAanleiding tot vroege uitschrijvingSituatie na vroege uitschrijvingThuisloosTrekkende bevolkingBeschikbaarheid bevraagde GOK-gegevensSpreektaal moederspreektaal vaderspreektaal broer/zusspreektaal vriendenopleidingsniveau moeder
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingsrecord
Tellingsdatum van de zending1 oktober voor de zending van 1/10datum uitschrijving of inschrijving
uitschrijving is steeds de kalenderdag net voor de inschrijving
of de dag dat de ouders komen uitschrijven
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingsrecord
Financierbaarheid02 : regelmatig financierbare leerling01 : vrije leerling
voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden
geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school
03 : regelmatige niet-financierbare leerling
meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt
wel studiebekrachtiging mogelijkopleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingsrecord
Hoofdstructuur vorige inschrijvingenige dat wij vragen over de vorige inschrijvingtoegelaten waarden:
"211" Gewoon lager onderwijs in een Vlaamse school"221" Buitengewoon lager onderwijs in een Vlaamse school"311" Voltijds gewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school"312" Deeltijds beroepssecundair onderwijs"321" Buitengewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school“801” lager onderwijs in de Franstalige gemeenschap“802” secundair onderwijs in de Franstalige gemeenschap"999" Andere (Buitenland, arbeidsmarkt, Syntra, enz.)
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingsrecord
Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijvingenkel bij vroege uitschrijvingwordt gebruikt bij de leerplichtcontrole
naar andere schooloverledengeen info…
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Foutenrapporten
Oefeningen
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Foutenrapporten
Voorbeeld
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Foutenrapporten
Andere voorbeelden fatale fouten
Administratieve groep (admgr) niet ingerichtVestigingsplaatsnummer niet toegekendTelling niet open
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Fatale fouten:Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurdSchrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaartAanpassen indien nodigSchoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding
Nieuwe zending noodzakelijk!opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
Foutenrapporten
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Foutenrapporten
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Waarschuwende fouten:Andere schrijfwijze van naam als er wel een identificatienummer is meegestuurdSchrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaartAanpassen indien nodigSchoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding
Geen nieuwe zending nodig!opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
Foutenrapporten
ww
w.a
god
i.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Fouten vermijden?zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruikenteruggezonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
Foutenrapporten
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Informatieve boodschapFamilienaam betrokken leerling verschijnt bij zending van late inschrijving of vroege uitschrijving.
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
Foutenrapporten
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Foutenrapporten
Extra informatie, bvb over de leerlingenkenmerken
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Terugzendingen
Na zending 1 oktoberOverzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 )Globaal overzicht van de leerlingenkenmerken per schoolOverzicht van de leerlingenkenmerken per leerling
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Terugzendingen
Leerlingenkenmerken worden in twee vormen teruggestuurdNiet-gestructureerd: leesbare vormGestructureerd: zodat de software de kenmerken kan importeren in het systeem
Bekijk deze terugzendingen, ze geven waardevolle informatie!
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Wijzigingen nadien
Een nieuwe zending 1 oktober overschrijft volledig de vorige
enkel in samenspraak met de verificateur
Een nieuwe uit- of inschrijving overschrijft de vorige bij hetzelfde stamnummer en dezelfde geldigheidsdatum
bij fout in geldigheidsdatum of stamnummer moet de vorige zending dus geannuleerd worden
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Wijzigingen nadien
Bij fouten in identificatiegegevens (identificatienummer, naam, geboortedatum, …)verwittig schoolbeheerteam om
toekomstige fouten in zendingen te vermijden
Bij foutieve gegevens over de inschrijvingsgegevens (financierbaarheid, godsdienstkeuze, …)verwittig verificateur
Uitzondering: aanvulling/wijziging leerlingenkenmerkenopleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
IV. Andere leerlingenzendingen
1) Eerste drie schooldagen2) GON-zending3) Problematische Afwezigheid4) Tucht5) Onderwijs aan huis6) Leerlingenstages7) Studiebewijzen8) Voltijds engagement
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Eerste drie schooldagen
Doel?leerplichtcontrole
Wanneer?uiterlijk de 13de schooldag
Welke gegevens?alle leerlingen die op minstens één van de drie eerste schooldagen zijn ingeschrevenaanwezigheden (met code bij afwezigheid) op de eerste drie schooldagen
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Eerste drie schooldagen
Opgelet voor:na deze zending zijn de stamnummers in
ons systeem gekoppeld aan de identificatiegegevens
Terugzendingenfoutenrapport + inhoudelijk rapport
bekijk dit kritisch!eventuele fouten hierin kunnen
ervoor zorgen dat de leerlingen onnodig een waarschuwingsbrief krijgen
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Eerste drie schooldagen
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
voorbeeld terugzending
ww
w.a
god
i.be
AgODi
GON-zending
Doel?extra uren GON voor de school toekennen
Wanneer?tussen 1 en 8 oktober
Welke scholen?alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden
Welke gegevens?identificatierecord van de leerlingen specifieke GON-informatie
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Problematische afwezigheid
Doel?in kaart brengen van de problematiekstudietoelage
Wanneer?onmiddellijk nadat de leerling 30 halve dagen problematische afwezigheid heeft bereikt (B-code + F-code + K-code)Slechts 1 zending per leerling per schooljaar
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Problematische afwezigheid
Welke gegevens?identificatierecord van de leerling specifieke informatie (datum 30ste B-code, leerplichtverantwoordelijke, … )zorgwekkend dossier
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Tucht
Doel?in kaart brengen van de problematiekindien nodig specifieke maatregelen
Wanneer?onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar! dit staat los van uitschrijving met reden tucht
Welke gegevens?identificatierecord van de leerling + specifieke
informatieopleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Onderwijs aan huis
Doel?toekennen van extra uren OAH
Wanneer?bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAHbij verlenging van OAH
Welke gegevens?identificatierecord van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …)
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Onderwijs aan huis
Wat bij correctie van de zending?
Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige
verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending
vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Onderwijs aan huis
Wat bij wijzigingen gedurende de periode?wijziging van het aantal uren OAH, de
soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep
corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt
nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Leerlingenstages
Doel?beleidsinformatie
Wanneer?tussen 15 en 31 mei
Welke gegevens?identificatierecord van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …)Minstens één van volgende drie codes:
paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Leerlingenstages
Welke scholen?Voltijds gewoon SOKSO, BSO, TSO (geen ASO)HBO verpleegkunde en Se-n-Se
Buitengewoon SOOV1: enkel stages met productief karakterOV2: leerlingen uit tweede faseOV3: leerlingen uit kwalificatiefaseOV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO,
TSO
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Studiebewijzen
Doel?studieverloop van leerling in kaart brengenverificatie van toelatingsvoorwaardenleer- en ervaringsdatabank
Wanneer?Op eender welk moment van het schooljaar
Welke gegevens?identificatierecord van de leerling specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … )
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Studiebewijzen
Geldigheidsdatum 30/06/201331/01/2013 mogelijk voor HBO/Se-n-Seandere data voor modulaire studierichtingen toegestaan
meerdere zendingen voor één leerling mogelijk
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Studiebewijzen
Welke leerlingen opnemen?alle leerlingen die op de geldigheidsdatum een studiebewijs (konden) behaleneventueel “nog geen beslissing”lijst met anomalieën: te bekijken!
Latere aanvullingennieuwe zending op zelfde geldigheidsdatum overschrijft de vorigeaanvulling na uitgestelde beslissing?steeds in samenspraak met
verificateur!opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Voltijds engagement
Doel?in kaart brengen van voltijds engagement in het DBSO
Wanneer?telkens na een tellingsmomentbij uitschrijving van een leerling
Tellingsmomentenvrijdag voor kerstvakantievrijdag voor paasvakantie30 juni
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Voltijds engagement
Welke gegevens?aantal M- en K-codes van de leerling sinds het begin van het schooljaarook de codes die de leerling eventueel in een andere school behaalde!
Opgelet!het aantal M- en K-codes kan enkel stijgenjuiste tellingsdatum gebruiken
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
V. Discimus
1) Discimus Algemeen2) Discimus Inschrijvingen3) Discimus Afwezigheden
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus Algemeen
Doel van het projectCapaciteitsproblemenSteeds grotere vraag naar gegevensNood aan snelle beschikbaarheid
Welke gegevens?In- en uitschrijvingsgegevensAfwezigheden Basis- en secundair onderwijs
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus Algemeen
Relatie school – softwareleverancierMelden aan schoolbeheerteamMeerdere mogelijk
Planning2013-2014: afschaffen eerste leerlingenzendingenLater: studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, …
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus Inschrijvingen
3 niveaus
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus Inschrijvingen
WebservicesCreëerGRPWijzigGRPAnnuleerGRPRaadpleegGRP
CreëerINSWijzigINSAnnuleerINSRaadpleegINS
CreëerINSADMWijzigINSADMAnnuleerINSADMRaadpleegINSADM
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
Opvolging nodig!
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus Inschrijvingen
Dubbele inschrijvingenSinds mei 2012Overlap in InschrAdmgrWelke leerling, periode, andere schoolHuidig of volgend schooljaarRegelgevend toegestaan
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus Afwezigheden
RegistratieElke afwezigheidscodeBij invoer of wijziging van code in softwarepakket
RaadplegenEigen schoolOver scholen heen (bvb Z- of B-codes)
Start in 2012-2013 (test-jaar)
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
VI. Tot slot
IdentificatienummerTerugzendingen Samenwerken voor kwaliteit
opleiding schoolsecretariaten 2012-2013
School
SoftwareleverancierAgODi
ww
w.a
god
i.be
AgODi
VI. Tot slotomzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01
http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/contactgegevens verificatie en dossierbeheerder
http://www.agodi.be Adressen en contactgegevens
invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/Schooldirect: http://www.schooldirect.be/opleiding schoolsecretariaten 2012-2013