elektronische akten – grundlage für ein bürgernahes e-government

0 Copyright 2015 FUJITSU

Human Centric

Innovation

CeBIT

2015

Hannover16th – 20th March


Electronic Files

The basis for citizen-friendly e-government

Grundlage für ein bürgernahes e-Government

Elektronische Akten


Elektronische Akten

Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung,

Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer

Prozesse in Organisationen.

DMS

Collaboration/

Groupware

EDM/PDM

Workflow

PortaleWCM

Records

Management/

el. Akten ERP-/Host-

Content

COLD/OMS

elektronische

ArchivierungDocument Management System

Engineering Data Management /

Production Data Management

Web Content Management

Enterprise Ressource Planning

Computer Output on Laser Disk /

Output Management System

E-Akten

Input

Management( )( )


Elektronische Akten

E-Akten tragen zur

Beschleunigung

von Prozessen bei!

ECM


Zeitaufwand für inhaltliche Arbeiten –heute und morgen

Zeitaufw

and

Heute Morgen

Dokumenten-

handling und

-administration

Strategische,

inhaltliche

Aufgaben

Für strategische

Aufgaben mit

hoher Wert-

schöpfung bleibt

in vielen Orga-

nisationen zu

wenig Zeit.


Was treibt E-Akte-Projekte?

Zeitgewinn Qualitäts- u.

organisatorische

Verbesserungen

Kostenaspekte

Sicherheitsaspekte Gesetzliche/

betriebliche

Vorgaben

reduzierte Suchzeiten

kürzere Durchlaufzeiten

Vertraulichkeit

Integrität

Verfügbarkeit

direkte

indirekte


Das Fujitsu E-Akte-Portfolio

InfrastructureServices

Templates und LösungenTechnologien

Fujitsu SecDocs & BatchSign

SAP Records Management

SAP Knowledge Provider/Workflow

Microsoft SharePoint

TDS SAP DiPA QuickWin

TDS SAP Archivierung QuickWin

GDPdU: AIS TDS SAP Connect

SecDocs aus der Cloud

Prozessberatung/Konzepte

Ausschreibung/Anbieterauswahl

Projektdurchführung

Projektleitung

Application Management

Scanner

Server, Clients

Speichersysteme

Betriebssysteme, Datenbanken,

Middleware

Hosting

E-Akten


Referenzen


Kunde

Polizei Hamburg

Bundesagentur für Arbeit

DRV Berlin-Brandenburg

Unfallkasse des Bundes

Digitale BeweismittelsicherungArchivierung großer Datenmengen, hierarchisches Speichermanagement

Digitalisierung des BA-SchriftgutsZentrales Scannen und elektronischesSignieren der Eingangspost (bundesweit)

ELA - Elektronische AkteScannen, elektronische Signatur, Archivierung, Recherche

Vorstudie DokumentenmanagementStrategische Ausrichtung, Optionen, Risiken und Umsetzungsplan für DMS

Stadt ChemnitzVorgangsbearbeitungssystemVorgangsbearbeitung und Archivierung, Anbindung kommunaler Fachverfahren

Projekt

Bundesagentur für ArbeitArchivierung des BA-SchriftgutsBeweiswerterhaltende Langzeitspeicherung mit SecDocs

Fujitsu Referenzen (Auszug)


Unfallkasse Post & Telekom

Steubel in Baden-Württemberg

Fujitsu Technology Solutions

Deutschland

Umfängliches ECMScannen mit BatchSign, Archivierung mit SecDocs, Datenmigration

Digitalisierung der EinkommensteuerbelegeDigitalisierung und inhaltliche Erfassung der Steuerbelege in den Ländern

Elektronische VertragsakteBeratung bei der Einführung einer el. Vertrags-akte mit revisionssicherer Archivierung

DB DialogDokumentenmanagementScannen von Rückvergütungen und Beschwer-den, Archivierung und Recherche

Freie Universität BerlinGrobkonzept ArchivierungGrobkonzept für die Archivierung von SAP-Daten und Dokumenten

Kunde Projekt

Justiz NRWKonzeption zur elektronischen VerwaltungBegleitung bei Einführung von elektronischer Akte und elektronischem Rechtsverkehr

Fujitsu Referenzen (Auszug)


Unser Beratungsansatz


IT-Strategie Strategische IT Potenzialanalyse

IT-Neuausrichtung

IT Architektur

Transformations-Management

IT-Service/Betrieb

Business Services

IT Management

Anwendungsmigration

Geschäftsprozessmanagement

Enterprise Content Management

Business IT-Alignment

Sourcingstrategien

IT-Service Management

Leistungsverrechnung

IT-Governance

Leistungssteuerung

Qualitäts- & Risikomanagement

Bu

sin

es

s

Ex

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ce

lle

nce

strategische Handlungsfelder Service-Offerings des SITC

Service Offering des Strategischen IT-Consulting


Das Fujitsu Haus zur Einführung einer E-Akte

Prozesse/

Organisation:

An

ford

eru

ng

en

E-Akten-System:

Be

reit

ste

llen

Betrieb:

Durchgängige BeratungP

roze

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der

Au

fga

be

n

durch das SITC

Geschlossenes Portfolio

Se

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es

Go

ve

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e

Storage on Demand /

SaaS / IaaS

Infr

as

tru

ktu

r

Scanner Server Speicher

Secure

Mailroom

SecDocs


Vorgehensmodell von Fujitsu

Information Governance

Phase 1:

Strategische

Roadmap

Projektmanagement, Governance, Projektcontrolling

Projektplanung &

Basisaktivitäten

Konzeption-ierung

Entwicklung/

Customizing

Pilot & Ausrollen

Betrieb

Phasen 4, 5 und 6

Strategisches Programm – einmalig Kontinuierliche Implementierung

in Projekten/TeilprojektenTeilprojekt 3

Teilprojekt 2

Teilprojekt 1

Phase 2:

Fachlicher

Blueprint

Phase 3:

Technischer

Blueprint


ECM-System

GeschäftsprozesseOrganisation Dokumenten-Erfassung

Dokumenten-Verwaltung

Fachliche Prozesse

Leitung/Strategie

Fachbereiche

IT-Bereich

DMS

el. Archiv

Input Management

…

IT-Landschaft Legacy Systeme

Office Welt

Plattformen

Netze

IT-Sicherheit

…

Bausteine eines ECM-Projektes


Z e i t l i c h e A b f o l g e

Wo stehen Sie?

Rentiert sich die

Einführung eines

ECM-Systems (ROI,

Kosten – Nutzen,

TCO)?

Welche Vorteile

bringt das System

für das

Unternehmen und

für den Anwender?

Was ist ECM?

DMS?

Elektronische

Archivierung?

Wie sieht eine el.

Akte aus?

Was ist der

generelle Nutzen?

Welche Partner

werden benötigt?

Welches System ist

das beste für

meine Situation?

Was muss

technisch beachtet

werden?

Wie muss die

Organisation

vorbereitet werden?

Datenschutz

Datensicherheit

…

Unterteilung in

Teilprojekte?

Projektbeteiligte?

Erstellung von

Konzepten

Ob? Mit wem?Wie?Was ist im Projekt

zu beachten?Was sind E-Akten?


E-Akten

Eingang Vorbe-

reitung

Ve

rte

ilun

g

Bearbeitung Ausgang

Manuell

Halbautomatisiert

Automatisiert

(Blindverarbeitung)

Brief

E-Mail/Fax

Schredder

Brief

E-Mail/Fax

Daten validieren

scannen +OCR/ICR

sortieren

Archiv

Allgemeine Verwaltungsprozesse


Lebenszyklus von Dokumenten und Akten

Phasen:Informelle

Bearbeitung

Inhaltliche

Bearbeitung

Langzeit-

speicherungArchivierung

Zuständigkeit:Landes- bzw.

BundesarchivZuständige aktenführende Behörde

Fristen: ∞Transfer

Aufbewahrungsdauer

Registrierung

Speicherort:(historisches)

Archivsystem

Dateisystem, Vor-

system, E-Akte, …E-Akte

E-Akte mit el. Archiv

oder autarkes el. Archiv

‚zdA‘

VerfügungAussonderungErfassung

aktenrelevant


Betriebs-

konzept

Fach-

konzept

DV-

Konzept

Sicherheits-

konzept

Organisations-

konzept

Einführungs-

konzept

Konzepte sollen

Spezifizieren

Vermitteln

Dokumentieren

Konzeptionsphase


Fachliche Konzeption


Funktionsbausteine eines ECM-Systems

...

Collaborationel. Archivierung /

Speicherung

AuslieferungWorkflow

Dokumenten-

Management

Input

Management

Sicherheit und Schutz


Fachliches Design

Weitere

operative

Systeme

Fach-

anwendungenMS Office

Papier

E-Mails

ECM-System

Faxe

D u p l i k a t eCOLD

ERP, HR, FI, …

Dateisystem


Schritte bei der Papierbelegerfassung

Vorbereitung des

Scangutes (Sortieren,

entklammern, …)

Scannen /

Digitalisieren

elektronische

Signatur und

Stichproben

kontrolle

Erkennung,

Klassifizierung,

Indexierung

Übergabe an

el. Archiv

Übergabe an

Workflow

Reihenfolge der Arbeitsschritte bei der Papiererfassung

OCRICR

1D- oder

2D-Barcodes

Optical Character Recognistion

Intelligent Character Recognistion


Fachliches Design

Mandant Doku-

mentation

elektronische

Akten

Register Dokumente

Firma 1

Firma 2

Fachabtl.

Personal

Buch-

haltung

Zu

gri

ff n

ur

üb

er

Bere

ch

tig

un

gssyste

m

Axel

Schweiss

Emma

Peel

1

Schrift-

wechsel

Entgelt

Fallakte

2

häufig mehrstufig

Akten-

zeichen


Fachliches / technisches Design

Vorgangsbearbeitung

Workflow oder Postkorbverfahren zur

Vorgangsverfolgung und -unterstützung

Dokumenten-Management

Verwaltung und Bearbeitung dynamischer

Dokumente, el. Akten

Elektronische Archivierung

Beweiswerterhaltende/Revisionssichere (Langzeit-) Archivierung

Fachverfahren

Verwaltung relevanter

Meta-Daten, ggf. mit

Workflow- und DMS-

Funktionalität

E-Akte-

System


Technisches Design/Sizing

HSM-

Server 1

ECM-

Server 1

Nearline Speicher Online Speicher

Clients

ECM-

Server n

DB-

Server 1

DB-

Server n

HSM-

Server 2

ILMmit Hierarchical

Storage Management

E-Akte

Anwendungs-

ebene:

Speicher-

ebene:

WAN/LAN

LAN

SAN


Fujitsu Infrastrukturlösungenfür die E-Akte


Übersicht über das Angebot von Fujitsu Scannern

ScanSnap S1300i

(for Win and Mac)ScanSnap S1300i

Deluxe (for Windows)

fi-65F fi-5015C fi-6110

fi-6010N

fi-5530C fi-6770fi-6750S

fi-6800

fi-5950

Production

Professional

Desktop

Personal - ScanSnap

ScanSnap S1100

Deluxe (for Windows)

N1800

Office Productivity

ScanSnap S1100

(for Win and Mac)

ScanSnap iX500

Deluxe (for Win and

Mobile Devices)

ScanSnap iX500

(for Win, Mac and

Mobile Devices)

ScanSnap SV600

(for Windows.

Mac from Nov 2013)

fi-7160fi-7260 fi-7280fi-7180

fi-6670


TrustcenterZertifikate & Zeitstempel

SecDocs als Archiv-Middleware


BatchSign und SecDocsGehen Sie auf Nummer Sicher!


Kernelemente sicherer Digitalisierung und Aufbewahrung

Transformation

Digitalisierung von Papierakten (Scan-Lösungen)

Beweiswerterzeugung

Sichtprüfung, Transfervermerk, elektronische Signaturen

(Option)

Sichere Langzeitspeicherung

Beweiswerterhaltung und Revisionssicherheit

Transfervermerk

Evidence record

1011001111100010

1100010111011000

1100011000011101

0101111000111011

0111001011100011

0101110001111011

0101110010101010

1001001111010100


Wandel von der Papier- zur elektronischen Bearbeitung

010011

010110

101111

001001

110011

Exponentiell wachsendes Risiko digitaler Informationen

- e-Mails - Dateien - Office Dokumente

- Gescannte Papiere - Datensätze - Audio- und Videodaten

Rechtmäßige Umsetzung:

Qualität der

Aufbewahrung

Beweiswerterhaltend

Klassische Archivierung

Speichern

IT-Umsetzung

Effizienz

Transparenz

Nachvollziehbarkeit

Durchgängigkeit

§


Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung

Höchste Qualität bei der Aufbewahrung sichern

Beweiswerterhaltung durch Verwendung

qualifizierter Zeitstempel

Ergänzung von ersetzendem Scannen

Wird vor Gericht direkt als Beweis anerkannt

Qualitativ über klassischer Archivierung und

Speichern

Gesicherte Einhaltung

der gesetzlichen Vorgaben und

der Verwaltungsvorschriften

010011

010110

101111

001001

110011

§


Effiziente und dauerhafte Aufrechterhaltung der Beweiswerterhaltung

IT-Effizienz in der Umsetzung erreichen

Archivierte Elemente tragen

Sicherheit mit sich

Automatische Nachweisführung

Einfache Datenmigrationen,

dadurch effiziente Langzeitarchivierung

Optimale Verwaltung hybrider Archive mit

elektronisch signierten und nicht signierten

Dokumenten

Nachsignieren integriert, kostengünstig durch

Übersignieren ganzer Chargen


Archiv Middleware SecDocs

Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen

Langlebigkeit über die Dauer der

Aufbewahrung hinaus durch

Verwendung offener Standards

Berücksichtigung des 'Organisations-

konzeptes elektronische Verwaltungs-

arbeit' vom BMI

In bestehende IT-Landschaften integrierbar

Basis für E-Akte sowie sichere und

optimierte Vorgangsbearbeitung

As-a-Service verfügbar

Unabdingbar bei Sozialdaten

Gemäß TR ESOR (ehem. TR VELS/03125) BSI zertifiziert


Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen

Archiv Middleware SecDocs

Gemäß BSI Richtlinie TR ESOR

(ehem. TR VELS/03125)

Zertifizierung nach Common

Criteria vorhanden.

Erstes zertifiziertes Produkt

seiner Art

Offene Schnittstellen zu vielen

DMS vorhanden


E-Akte Basispaket

Microsoft SharePoint

Dokumenten-Management

Ceyoniq nscale

Webformulare

LIP von Lucom / NINTEX

Schriftguterstellung

Aia Software ITP

TR-RESISCAN-konformes Input-

Management

Kofax / Fujtsu

Integration

Behördenspezifische Fachverfahren

Business

Anwendungsszenarien

Vertrauenswürdigkeit

Versiegelung

Beweiswerterhaltung

Offene Speicherformate

Signaturerneuerung

Liefermodelle

on premise

trusted cloud

Sicherheits-Standards

IT Sicherheitszertifikat ( CC EAL 4+)

TR-ESOR-konforme Entwicklung

Service Infrastruktur

SecDocs Eternus / NetApp

Business-centric Storage

Langzeitspeicherung

Block- und filebasierter Zugriff

WORM (optional)

Data Protection Appliances

Langzeitspeicherung

Block- und filebasierter Zugriff

WORM (optional)


Technologieszenarien

Fujitsu - SecDocs

beweiswerterhaltende

Langzeitspeicherung

Materna

Behörden-

Akte

Materna

eAkte-

Basispaket

Materna

CMIS-X

Ceyoniq

Nscale

Microsoft

SharePoint


Thank you for listening!