elektronisk fakturahantering
DESCRIPTION
Elektronisk fakturahantering. Invoice Manager (IM) - Visma. Dagens upplägg. Del 1 Teoretisk/praktisk utbildning IM i korthet – Flödesbeskrivning Rutiner – Inköp/Beställning Viktiga begrepp Organisation kring IM på Mah Del 2 Genomgång av programmet Invoice Manager (IM) - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/1.jpg)
Elektronisk fakturahantering
Invoice Manager (IM) - Visma
![Page 2: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/2.jpg)
Dagens upplägg
• Del 1 Teoretisk/praktisk utbildning IM i korthet – FlödesbeskrivningRutiner – Inköp/BeställningViktiga begreppOrganisation kring IM på Mah
• Del 2 Genomgång av programmet Invoice Manager (IM)
Visning av:
1.Köer
2.Fakturor
3.Prova lösenord
![Page 3: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/3.jpg)
FlödesbeskrivningVisma Invoice Manager
Raindance
AttestSakgranskaAnkomstScanningFakturor
Ankomstbokning DefinitivbokningBetalning
Epost
Från:[email protected]
Fakturor i Invoice Manager
Du har en eller flera fakturor i din kö i IM!
http://im02.mah.se/im
69189 6390943-6 Teknodont
![Page 4: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/4.jpg)
Rutiner vid inköp/beställning• Vid inköp/beställning ska ditt användarnamn i IM anges som
referens till leverantören. Detta ID gör att IM kan identifiera att fakturan skall skickas till just dig!
– Referensen är användarnamn i IM (=datoridentitet, samma som användarnamnet vid Novell-inloggningen), ex ODTOED.
– Referens på fakturorna är nyckeln till att fakturaflödet på högskolan ska fungera smidigt.
• Vid kontakt med leverantör, var noga med att uppge vår nya fakturaadress.
– I de fall då fakturor av någon anledning ändå inkommer direkt
till personer i organisationen skall dessa omedelbart lämnas
till fakturastöd för vidarebefordring till BGC.
![Page 5: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/5.jpg)
• Malmö högskolaBox 50500202 50 MALMÖ
![Page 6: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/6.jpg)
Viktiga begrepp• Sakgranskning
– Kontrollera att tolkade uppgifter överensstämmer med uppgifter på fakturan.
– Konstatera att pris och kvantitet på fakturan stämmer med beställning.
– Ange komplett kontering.
• Attest– Godkännande att fakturan går till betalning med av sakgranskaren
angiven kontering.
![Page 7: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/7.jpg)
Viktiga begrepp
• Skicka, ”åter till sak” kontra Vidarebefordra– Skicka – fakturan förflyttar sig framåt.
1) Sakgranskare2) Attestant3) Betalning
– Vidarebefordra – fakturan förflyttar sig ”i sidled”.– Åter till sak – fakturan flyttar bakåt i fakturaflödet till sakgranskare
– För omkontering (alltid två parter om faktura)
![Page 8: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/8.jpg)
• Kontering– När kostnader och intäkter registreras i ekonomisystemet används en så kallad kodsträng. På Mah består kodsträngen av 8
koddelar.
Viktiga begrepp (forts)
5460 70 7085 474901 11 10 000
1471 70 7085 2 500
![Page 9: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/9.jpg)
– Den kontering som ligger i Sakgranskarens uppdrag innebär att ange konto och projekt/delprojekt samt verksamhetskod för fakturan.
Viktiga begrepp (forts)
70 7085 393103 13 10 000
1471 70 7085 2 500
5999
70 70855460 393751 41
5 000
0
Kvar att kontera 5 000
5 000
0
5460
Fakturabelopp 12 500
X
X
X
Skicka
Kalle Karlsson
Nisse Nilsson
Janne jansson
Pelle Persson
OK
![Page 10: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/10.jpg)
Organisation – Mah
– Slutanvändare–Sakgranskare–Attestanter
– Fakturastöd – Ekonomienheten på kansliet–Tobias Edberg–Marie Rosberg–Mladenko Govorcin
![Page 11: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/11.jpg)
Fördelar med elektronisk fakturahantering
• Huvudsakliga fördelar med IM:
– Enklare fakturahantering
– Nya och bättre sökmöjligheter
– Minimerad pappershantering
– Högre kvalitet i redovisning
– Öppet för framtida utveckling av beställnings- och inköpssystem
• Huvudsakliga fördelar med IM:
– Roligare fakturahantering
– Nya och bättre sökmöjligheter
– Minimerad pappershantering
– Högre kvalitet i redovisning
– Öppet för framtida utveckling av beställnings- och inköpssystem
Förenklar
Säkrar
Medvetandegör
![Page 12: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/12.jpg)
Referens
Adress
![Page 13: Elektronisk fakturahantering](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062321/5681377d550346895d9f186c/html5/thumbnails/13.jpg)
Nu till IM