Elektroniske meldinger – Gevinst eller merarbeid - for hvem? Ove Nordstokke - SUS

Bakgrunn

• Meldingsutveksling mellom sykehuset og Stavanger Kommune ble startet i 2004. – Lang erfaring med meldingsutveksling

• Pilotsykehus for Elin-k– Liten erfaring med Elin-k

Meldingstrafikk Stavanger

0

100

200

300

400

500

600

Måned

Ant

all

Søknad

Ergo rapp

Utskr.klar

Epikrise

Utskr rapp

Fysio rapp

jan.11 totalt

Fysio rapp 65 1525

Utskr rapp 85 4046

Epikrise 81 2727

Utskr.klar 86 2379

Ergo rapp 10 311

Søknad 163 3621

490 14609

14609 frimerket a 7 kr =

Suksesskriteriet nr 1 – Riv i stykker papirene

Suksesskriteriet nr 2 – Lag enkle og intuitive systemer

Suksesskriteriet nr 2 – De ansatte må oppleve arbeidsoppgaven som nyttig

Hvilke gevinster har vi sett i Stavanger

• Enklere å lese rapportene• Bedre plass til å formulere innholdet

– Gevinst?

• Færre oppklarende telefonhenvendelser• Mindre tid på å ”administrere” en melding

– Før måtte man kopiere, faxe, telefonere etc

Spørreskjema

Vi gjorde en spørreundersøkelse 14 dager FØR oppstart og 6 mnd etterpå.

Før innføring av elektronisk melding var det 21,9 % som var godt fornøyd med den papirbaserte utskrivningsrapporten.

6 mnd etter innføringen er hele 91,3 % i kategoriene svært godt fornøyd/godt fornøyd med den elektroniske løsningen

• På spørsmål om ulemper med papirbasert svarer 27 av 32 at det er for liten plass til mine opplysninger, og 29 av 32 svarer at utydelig/uleselig håndskrift er en ulempe.

• På spørsmål om ulemper med elektronisk utskrivningsrapport svarer 10 av 23 at det ikke finnes noen ulemper. 5 av 23 svarer at det er for mange felter å fylle ut før man begynner å skrive i rapporten.

Bedre plass gir økt tidsbruk

• Etter innføring av elektronisk rapport ses det en økning i bruk av tid. – De som tror at data sparer tid tar altså feil.

Hvor lang tid bruker du på utskrivningsrapporten når pasienten ikke skal ha hjemmesykepleie/sykehjem?

31,3 %21,9 %

0,0 %

9,4 %9,4 %

28,1 %

0,0 %

8,7 %21,7 %

47,8 %

8,7 %13,0 %

0,0 %

20,0 %

40,0 %

60,0 %

80,0 %

100,0 %

skriver ikkerapport i

dette tilfellet

0-1 min 2-3 min 4-6 min over 6 min Ikke svart

papirbasert

elektronisk

Gir lengre rapporten en bedre kvalitet?• Antall ord i rapportene øker både for

sykepleier og lege.

• Før innføringen av elektronisk melding var 75 % helt eller litt enig i påstanden om at elektronisk utskrivningsrapport bidrar til økt kvalitet i forhold til innholdet i meldingen. Etter innføringen øker denne gruppen til 91,3 %.

Nye gevinster?

• For PLO-utskrivningsrapport ser vi ingen gevinster– Tar lengre tid – ”For mange klikk”– manuell registrering av et medikament = 10 klikk

• Inntil Stavanger har på plass en elektronisk medikamentmodul ønsker vi heller å fortsette med den rapporten vi har i dag.

• Ønsker oss en ”dagsaktuell ut rapport” og en ”epikrise”– Hvis epikrise kan skrives når pas reiser trenger vi

kun det.

Logistikkmeldinger- vil gi oss store gevinster

Hvor lang tid bruker du på å melde en pasient utskrivningsklar

(inklusiv tid til anonymisering, fax og kontroll via telefon)

antall

0-1 min 0

2-3 min 0

4-6 min 6

over 6 min 18

ikke svart 0

I ettertid ser vi at tidsskalaen i spørreskjema var feil.Har målt at spl kan bruke opp mot 15 min på denne arbeidsprosessen

Gevinster

• Vi har meldt 864 pas utskrivningsklare til Stavanger kommune i 2010

• 15 min pr pas = 864/4 = 216 timer

• 18 samarbeidskommuner(18 x 216 timer = 3888)

• 3888/1846 = 2 årsverk

Gevinster

• SUS ser en stor gevinst i å ta i bruk PLO-logistikkmeldinger

• Vi ønsker å starte med dette – og spre det til alle kommuner så raskt som mulig.

• Savner ”Melding om planlagt dag ut”

Utfordringer med dagens løsning i SUS- og delvis med en ELIN-K pilot

• De ansatte gjør feil– Feil dokument på feil pasient

• Vanskelig å forholde seg til flere ulike prosedyrer

• Hvis pas bor i Stavanger da skal vi gjøre slik, men hvis han bor i Sandnes da skal vi gjøre slik…..

• Hvis han har kommunal tjeneste skal vi gjøre slik, men hvis han ikke har det skal vi gjøre slik…..

• De ansatte kjenner ikke kommunegrensene• ”eg trodde Sola va ein del av Stavanger”

– Rett dokument – feil kommune

Rutiner for oppfølgning av avvik- og solide systemer