BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kerja PraktekPerkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat menuntut

adanya perkembangan kualitas sumber daya manusia. Sejalan dengan hal itu, maka

Universitas Komputer Indonseia (UNIKOM) sebagai salah satu perguruan tinggi

swasta yang berorientasi pada teknologi informasi dan komputer harus memenuhi

tuntunan akan tenaga-tenaga ahli yang terdidik,terampil dan profesioal di bidang

teknologi informasi dan komputer.

UNIKOM khususnya Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi mengadakan kerja

praktek bagi setiap mahasiswa terhadap dunia kerja sehingga dapat memicu

mahasiswa maupun perguruan tinggi untuk lebih mengembangkam ilmu yang didapat

di kampus, harapan mahasiswa jurusan akuntansi mampu untuk memadukan antara

teori yang selama ini diajarkan di kampus dengan realita yang ada dalam dunia kerja

dengan kondisinya yang terus berubah.

Penulis memilih PT. PLN (Persero) Unit Pelayanan dan jaringan Bandung

Utara sebagai tempat melaksanakan kerja praktek..PT.PLN (PERSERO) merupakan

perusahaan yang bergerak dibidang kelistrikan. Selama melaksanakan kerja praktek

penulis ditempatkan di bagian pelayanan pelanggan. Bagian pelayanan pelanggan di

PT.PLN (Persero) Unit Pelayanan dan Jaringan Bandung Utara berfungsi

untuk.melaksanakan pelayanan dalam pemberian informasi tentang kelistrikan,

persyaratan yang berhubungan dengan penyambungan tenaga listrik, membuat dan

mengarsipkan berkas setiap permintaan penyambungan tenaga listrik sampai pada

menyiapkan perintah kerja pemasangan listrik, perbaikan listrik,perubahan daya

listrik dan pembuatan berita acara pelaksanaannya serta memantau pelaksanaan

penyambungan maupun pembongkaran listrik.

1

2

yang berhubungan dengan penyambungan tenaga listrik, membuat dan mengarsipkan

berkas setiap permintaan penyambungan tenaga listrik sampai pada menyiapkan

perintah kerja pemasangan listrik, perbaikan listrik, perubahan daya.

Sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa atau perusahaan dagang

ini pasti akan melakukan kegiatan yang mengakibatkan adanya penerimaan dan

pengeluaran kas. Sama halnya dengan PT.PLN (Persero) yang bergerak di bidang

jasa didalamnya terdapat alur kegiatan dan penerimaan dan pengeluaran kas.

Pengeluaran kas atau kas keluar disebut Cash Imprest dan penerimaan kas

atau kas masuk disebut cash receipt, adalah salah satu kegiatan yang sangat erat

sekali dengan bidang keuangan, karena didalamnya terdapat kegiatan yang

berhubungan dengan biaya yang diperlukan untuk membiayai semua biaya

opersaional, biaya administrasi dan penerimaan dalam setiap harinya.

Pengeluaran kas merupakan suatu hal yang sangat penting dalam aktiva

perusahaan, karena jika pengeluaran kas dikelola dengan baik maka akan membawa

perusahaan kepada tujuan yang diinginkan. Hal paling mendasar untuk keberhasilan

suatu perusahaan adalah bagaimana proses pengeluaran kasnya, yang diterapkan

pengurus berusaha agar setiap uang yang keluar diketahui jumlah dan kemana

disalurkanya.Pengeluaran kas harus mampu memberikan keamanan terhadap aktiva

perusahaan dan mendukung kelancaran usaha perusahaan agar terhindar dari

kesalahan, kebocoran serta penyelewengan yang mungkin mudah dilakukan oleh

pengelola.

3

Bedasarkan uraian diatas, maka penulis dalam menyusun laporan kerja

praktek ini mengambil judul “Aplikasi Pengolaha Data Administrasi Pengeluaran

Kas Imprest/Biaya Operasional Pada Bagian Keuangan PT.PLN (Persero) Distribusi

Jabar dan Banten UPJ Bandung Utara”

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

Maksud dari penulisan laporan ini untuk memenuhi persyaratan mata kuliah

kerja praktek di semester 7 ini Progam Akuntansi S1 Ekonomi Unikom.

Adapun tujuan penulis melakukan kerja praktek pada PT. PLN (Persero) Unit

Pelayanan dan Jaringan (UPJ) Bandung Utara selain kewajiban untuk memenuhi

tugas adalah:

1. Untuk mengetahui proses pengajuan sampai dengan pelaksanaan pencacatan

pengeluaran kas imprest yang dilakukan oleh PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa

Barat dan Banten Unit Pelayanan dan Jaringan Bandung Utara.

2. Untuk mengetahui pengolahan data administrasi pengeluaran kas imprest/biaya

operasionl pada bagian keuangan PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan

BantenUnit Pelayanan dan Jaringan Bandung Utara.

3. Untuk mengetahui hambatan yang dihadapi dalam proses pencatatan administrasi

pengeluaran kas imprest pada PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Unit Pelayanan dan Jaringan Bandung Utara.

4

4. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam proses

pencatatan administrasi pengeluaran kas imprest pada PT.PLN (Persero)

Distribusi Jawa Barat dan BantenUnit Pelayanan dan Jaringan Bandung Utara.

1.3 Kegunaan Kerja Praktek

Kegunaan dilakukanya kerja praktek ini adalah:

1. Kegunaan Pengembangan Ilmu

a. Bagi Penulis

Membandingkan antara teori yang diperoleh selama masa perkulihaan dengan

realita yang sesungguhnya terjadi pada perusahaan, sehingga dapat memberikan

gambaran yang nyata tentang dunia kerja, Disamping itu pula dapat menambah

pengalaman.

b. Bagi Perusahaan

Diharapkan hasil dari tugas kerja praktek ini dapat memberikan sumbangan

informasi dan pemikiran yang bermanfaat dalam penyusunan kebijaksanaan

perencanaan dan pengendalian operasioanl yang lebih efektif serta dapat

meningkatkan pelayanan dalam proses pencatatan administrasi pengeluaran kas

imprest pada PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Unit Pelayanan dan

Jaringan Bandung Utara.

c. Bagi pihak lain

Dapat dijadikan sebagai referensi atau informasi tambahan bagi para pihak

yang membutuhkan data untuk dapat dik

5

2. Kegunaan Praktis (Operasional)

Memberikan informasi yang dapat dijadikan sebagai masukan bagi

perusahaan dalam hal ini PT.PLN (Persero) untuk dijadikan bahan pertimbangan

dalam pelakasanaan pengadministrasian Pengeluaran Kas Imprest /Biaya Operasional

1.4 Metode Kerja Praktek

Dalam menyusun laporan tugas akhir ini metode penulisan yang digunakan

adalah sebagi berikut :

Block Realease, yaitu pelaksanaan kerja praktek dalam satu periode tertentu

yang dilaksanakan dari hari senin sampai dengan hari jum’at mulai pukul 07.30

Sampai dengan pukul 16.00. agar dapat tersusunya laporan kerja praktek ini maka

diperlukan teknik-teknik tertenntu dalam pengumpulan data.

Teknik Pengumpulan Data :

Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai

berikut :

1. Studi kepustakaan, yaitu pengumpulan data melalui studi kepustakaan dengan

cara menggali pengetahuan melalui buku-buku, catatan-catatan, dan bahan tertulis

lainya mengenai proses pencatatan administrasi pengeluaran kas imprest/biaya

operasional.

6

2. Observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung terhadap pengeluaran kas

imprest/biaya operasional.

3. Wawancara, yaitu mengadakan komunikasi langsung Juru utama Keuangan dan

Administrasi untuk memperoleh informasi dan data mengenai proses pencatatan

administrasi pengeluaran kas imprest/biaya operasional.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Kerja praktek dilakukan pada PT.PLN (Persero) UPJ Bandung Utara yang

berlokasi di jalan Ir. Hj. Djuanda No.183 Bandung. Kerja parktek ini dilakukan

terhitung sejak tanggal 9 juli 2008 sampai dengan tanggal 10 agustus 2008. Kegiatan

dimulai pada pukul 07.30 – 16.00 WIB untuk hari senin sampai dengan hari kamis

dan pukul; 07.30 – 15.00 WIB untuk hari jum’at.

Tabel 1.1

Tabel Waktu Pelakasanaan Kerja Praktek

NO Uraian Juli Agustus Oktober November

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1 Pelaksanaan Kerja Praktek

2 Pengumpulan Data

3 Bimbingan BAB 1

4 Bimbingan BAB 2

5 Bimbingan BAB 3

6 Bimbingan BAB 4

7 Evaluasi Laporan KP

7

8 Persiapan Sidang KP

BAB 2

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Di Indonesia cahaya listrik mulai bersinar pada akhir abad XIX, yakni pada

jaman pemerintahan Hindia Belanda. Kelistrikan awal mulanya di bangun di

Palembang dalam kaitanya dengan usaha pertambagan minyak, sementara di Ambon

dan Makasar untuk kepentingan militer . Sejak awal abad ke-20, Listrik terutama

digunakan sebagai ganti lampu-lampu gas. Pada saat itu perusahaan penguasaan

pelistrikan Indonesia masih dipegang dan di selengarakan secara monopoli oleh

perusahaan swata Belanda.

Pada tahun 1905,Pemerintah Hindia Belanda memberikan izin kepada

Bndoengsche Electriciet Maatschappij (BEM) untuk mendirikan listrik di bandung

yang bertugas dalam bidang pembuatan jaringan-jaringan listrik untuk kota Bandung

dan sekitarnya.

Pada tahun 1919, perusahaan BEM dihapuskan dan digabungkan dalam suatu

perusahaan Perseroan Terbatas dengan nama Gemmeenshapp lijke Elektriciteit

Bsdrijf En Omstreken (GEBEO NV) dengan cakupan daerah kerja meliputi Bandung

dan sekitarnya. GEBEO NV merupakan perseroan terbatas pertama yang

mengusahakan kelistrikan termasuk pendistribusian tenaga listrik.

8

Pada tahun 1942 sampai tahun 1945, pada masa penjajahan jepang,

perusahaan distribusi tenaga listrik dikelola oleh Djawa Djigyo Sha Bandoeng Chisa.

Sedangkan pembangkitan dan penyaluran gardu-gardu dilaksanakn oleh du instansi

yaitu oleh Seibu Denki Djigya Sha tahun 1942 sampai 1943 dan oleh Denki Kosha

sejak tahun 1943-1945 dengan wilayah kerja diseluruh pulau Jawa.

Pada masa revolusi perjuangan fisik, yaitu dari tahun 1945-1946 pelaksanan

distribusi tenaga listrik untuk jawa barat khusunya dan Indonesia umumnya

dilaksanakan oleh pemeritah Replubik Indonesia melalui Jawatan Listrik.

Pada tahun 1948, belanda masuk ke Indonesia maka pemerintah RI hijrah ke

Yogyakarta,sehingga pengusahaan distribusi tenaga listrik khusunya di Jawa barat

termasuk jakarta diusahakan kembali oleh GEBEO NV. Sedangkan usaha

pembangkitan dan penyaluran tetap dikuasai RI yaitu Perusahaan Negara untuk

Pembangkit Listrik, yang disingkat PENUMPETEL, dengan wilayah kerja meliputi

seluruh Jawa Barat dan DKI Jakarta.

Tanggal 27 Desember 1957, dalam rangka perjuangan pembebasan Irian

Barat, GEBEO NV sebagai perusahaan milik asing diambil alih oleh para karyawan

yang berkewarganegaraan Indonesia dan dirubah namanya menjadi Perusahaan

Listrik Negara (PLN). Hal ini dikuatkan dengan hadirnya Peraturan Pemerintah No.

52 tahun 1958 yang menetapkan bahwa perusahaan Belanda yang ada di Indonesia

dialihkan di bawah naungan Pemerintah RI. Dengan jalan Nasionalisasi, perusahaan

9

negara tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya kepada

masyarakat Indonesia dan juga memperkokoh keamanan dan ketahanan negara

Republik Indonesia.

Pada tahun 1961, semua perusahaan listrik di Indonesia disatukan ke dalam

satu Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara (BPU-PLN). Sebagai wadah

kesatuan pimpinan PLN, berdasarkan Peraturan Pemerintah No.67 tahun 1961,

tugasnya mendistribusikan listrik di Indonesia dan tenaga pembangkitnya dipegang

oleh PLN pusat di Jakarta.

Dalam penjelasan dan pengumuman tentang pembentukan kabinet

Pembangunan (29 maret 1978) Perusahaan Umum Listrik Negara yang semula

bernaung di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik dialihkan ke

bawah naungan Departemen Pertambangan dan Energi.

Dalam perkembangannya kemudian, Perusahaan Umum Listrik Negara di

bawah naungan Departemen Pertambangan dan Energi mengalami perubahan status

dari Perusahaan Umum (Perum) Listrik Negara menjadi PT. PLN (Persero). Dengan

diterbitkannya PP No. 23 tahun 1994 tentang pengalihan bentuk perusahaan Umum

(Perum) menjadi Perseroan Terbatas (Persero). Perubahan bentuk hukum perusahaan

juga mengakibatkan terjadinya perombakan secara struktural pada tingkat

Distribusi/Wilayah. Dalam hal ini, Perum Listrik Negara Distribusi Jawa Barat

10

berubah menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan sebutan PT.PLN (Persero)

Distribusi Jawa Barat sejak tanggal 30 Juni 1994 sesuai Akte Pendirian.

2.1.1 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT PLN (Perseo)

Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh kembang, Unggul

dan Terpercaya, dengan bertumpu pada potensi Insani.

Misi PT PLN (Persero)

Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada

kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang sahan.

Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas

kehidupan masyarakat, Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong

kegiatan ekonomi, Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan Lingkungan.

2.2 Struktur Organisasi

Bagi sebuah oganisasi, struktur organisasi merupakan salah satu bagian yang

sangat penting dan memiliki peranan yang sangat penting pula, karena struktur

organisasi merupakan alat untuk menghidupkan dan mengerakan organisasi dalam

mencapai tujuannya.

11

“Struktur adalah pengaturan unsur-unsur atau bagian dari suatu benda

atau wujug.” (Kamus Besar Bahasa Indonesia,2002:1093)

“Organisasi adalah suatu system perserikatan, berstuktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu.” (malayu S.P Hasibuan,1996:131)

“Struktur Organisasi adalah pola formal pengelompokan orang dan pekerjaan

serta hubungan antara berbagai sub unit organisasi”, (James L. Gibson, 1996:18)

Stuktur organisasi pada bagian pelayanan pelanggan PT.PLN (Persero) UPJ

Bandung Utara berbentuk struktur organisasi fungsional. Artinya dalam organisasi

tersebut tugas dibebankan pada setiap orang sesuai dengan keahliannya, tanpa

menutup kemungkinan untuk saling berhubungan antara satu sub bagian dengan sub

bagian lainya.

Keunggulan dari struktur organisasi fungsional antara lain:

1. Para supervisi merupakan tenaga ahli yang mempunyai kesempatan

mengembangkan keahliannya dalam bidang itu.

2. Nasihat para ahli sudah tersedia bagi karyawan.

3. Setiap fungsi akan menerima penanganan dari atasan yang lebih tinggi.

Kelemahan dari struktur organisasi fungsional antara lain:

1. Setiap karyawan akan mempunyai pemimpin lebih dari satu orang.

2. Disiplin kurang efektif karena setiap karyawan memiliki pemimpin lebih dari

orang.

12

3. Pengembangan para manajer kelas atas dibatasi oleh bidang khusus membuat

mereka kurang efektif dan tidak menutup kemungkinan merereka akan banyak

mengaggur.

Untuk mengetahui bagaimana struktur organisasi pada PT.PLN (Persero) UPJ

Bandyng Utara beserta susunan jabatan masing-masing bidang dapat dilihat dalam

lampiran. Struktur organisasi berikut ini adalah organisasi bagian Pelayanan

Pelanggan PT.PLN (Persero) UP.

13

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Bagian Pelayanan Pelanggan

PT.PLN (Persero) UPJ Bandung Utara

Manajer

Supervisor Pelayanan

Pelanggan

Terampil utama Teknik dan Adminitrasi

Ahli muda Administrasi

Juru Utama Administrasi

14

Sumber : Bagian pelayanan pelanggan PT.PLN (Persero) UPJ Bandung Utara

2.3 Uraian Tugas Perusahaan

1. Manajer Unit Pelayanan dan Jaringan

Bertanggung jawab atas penyelenggaraan fungsi pelayanan kepada pelanggan

melalui pengembagan inovasi sistem pelayanan, peningkatan, pemasaran, pembacaan

meter, kepemilikan dan pengelolaan APP, penagihan dan administrasi serta keuangan

untuk targer pengusahaan (termasuk penurunan piutang ) dan kepuasan pelanggan.

Tugas Pokok:

a. Menetapkan rencana kerja dan anggaran UPJ.

b. Menetapkan pola operasional pelayanan guna menjamin kepuasan pelanggan.

c. Menetapkan pola dan memonitor pelaksanaan pembacaan/ catat meter sehingga

tercapai akurasi yang tinggi.

d. Merencanakan prakiraan kebutuhan tenaga listrik untuk diinformasikan kepada

UPT.

e. Mengupayakan peningkatan pemasaran dan memonitor usaha peningkatan

penjualan TL (pendapatan).

f. Menetapkan pola operasional dan memonitor pelaksanaan penagihan, dengan

sasaran tunggakan rekening seminimal mungkin menuju nol (0) rupiah dan nol

(0) lembar.

g. Melaksanakan sanksi atas piutang pelanggan.

15

h. Melakukan analisa dan evaluasi kinerja UPJ.

i. Melaksanakan pembinaan SDM ke arah usaha peningkatan profesionalisme dan

kompetensi.

j. Mengelola administrasi dan keuangan UPJ.

k. Menerbitkan work order untuk disampaikan kepada UPT.

2. Supervisior Pelayanan Pelanggan (PP) dan pemasaran

Bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan kepada pelanggan melalui

pengembangan inovasi sistem pelayanan, peningkatan pemasaran, untuk

meningkatkan pendapatan dalam rangka pencapaian target kenerja pengusahaan dan

kepuasan pelanggan.

Tugas pokok:

a. Memeriksa, menandatangani dan melakukan pengendalian atas: pembuatan SIP,

Fortek (Survei), Surat Perjanajian Jual Beli Tenaga Listrik, Kwintasi PK dan PD;

PB/PD/PT, dan lain-lain untuk pelanggan dengan daya sampai dengan 4.400 VA.

b. Memeriksa dan meneruskan : pembuatan SIP, Fortek, Surat Perjanajian Jual Beli

Tenaga Listrik , Kwintasi PK dan PD; PB/PD/PT, dan lain-lain untuk pelanggan

dengan daya sampai dengan 4.400 VA.

c. Memberikan penjelasan, informasi, jawaban lisan atau tertulis atas permintaan

pelayanan atau pengaduan atas surat mauk dari pelanggan.

d. Mengkoordinir, memeriksa dan memantau pembuatan dan ketepatan pengiriman

laporan bidang PLPK.

16

e. Mengkoordinir, memeriksa dan memantau pembuatan dan ketetapan pengiriman

laporan bidang pelayananpelanggan.

f. Mengkoordinir, memeriksa dan memproses peremajaan atau update DIL atas

dasar mutasi atau koreksi PDL.

g. Mengkoordinir, memeriksa dan memantau pemeiharaan atau data dan kartu UJL.

h. Mengkoordinir, memeriksa dan memantau pemeliharaan atau update kartu Induk

Langganan dan Arsip Induk Langganan.

i. Mengkoordinir, memriksa dan megupayakan percepatan pelayanan permintaan

PB/PD maupun pelayanan pengaduan dari pelanggan.

j. Membantu dan mengkoordinasi implementasi atau operasioanal dan atau

perubahah progam CM@X.

k. Membantu, mengatur dan mengkoodinir pemeliharaan atau kelancaraan system

jaringan LAN.

l. Melaksanakan tugas sebagai anggota tim di UPJ.

3. Juru Muda Administrasi

Bertugas memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada pelnaggan yang

datang ke loket pelayanan dan memonitor pelaksanaan pelayanan pelanggan.

4. Terampil Utama dan Administrasi

Bertugas melayani pelanggan P2TL dan melaksanakan proses adminitrasi

tindak lanjut penyelesaian P2TL serta berkoordinasi dengan bagian teknik.

17

2.4 Aspek-Aspek Kegiatan Perusahaan

Kegiatan usaha yang dilakukan oleh PT PLN (Persero) secara umumnya

meliputi hal-hal berikut :

a. Produksi transmisi dan distribusi tenaga listrik

b. Perencanaan dan pembangunan bidang kelistrikan

c. Pengendalian dan pengembangan tenaga listrik

d. Pengusaha Jasa-jasa di bidang tenaga listrik

Sedangkan kegiatan usaha yang berhubungan dengan penyediaan tenaga

listrik . antara lain :

a. Pembangunan Jaringan

Merupakan pembangunan hantaran udara, yang meliputi. Tegangan rendah,

Tegangan menengah, dan jaringan dibawah tanah (Kabel TR dan TM)

b. Pembangunan gardu-gardu Distribusi

Pembangunan gardu yang mendistribusikan Kwh atau menyalurkan tenaga

aliran listrik kepada pelanggan melalui jaringan tegangan rendah atau TR,

termasuk perlengkapan Kwh.

c. Pembangunan Tiang

d. Pemeliharaan gardu jaringan, sambungan rumah dan memelihara gedung.

18

e. Penyambungan baru

Mengadakan kegiatan pemasangan atau penyambungan listrik rumah - rumah

konsumen baru.

f. Tambah daya

Mengadakan perubahan beban penambahan maupun penurunan daya

g. Perubahan Tarif

Merupakan perubahan tarif dari pelanggan umum ke kelompok lainnya atau

sebaliknya, misalnya dari rumah tinggal ke tarif industri atau usaha.

h. Pelayanan Kepada Pelanggan

i. Permintaan sambungan baru dan perubahan daya

j. Permintaan Penerangan sementara

k. Permintaan perbaikan atau pembongkaran sambungan rumah

l. Pembacaan Meteran Listrik

Melakukan pencatatan stan meter

m. Pembuatan Rekening Listrik

Pembuatan rekening listrik atas pemakaian tenaga

19

BAB 3

PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Pratek

Waktu pelaksanaan kerja praktek selama satu bulan terhitung sejak tanggal 9

juli 2008 sampai dengan tanggal 10 agustus 2008. Selama melakukan kerja praktek

penulis ditempatkan di bagian Pelayanan Pelanggan PT.PLN (Persero) Unit

Pelayanan dan Jaringan Bandung Utara.

Bagian pelayanan pelanggan merupakan salah satu bagian dari PT.PLN

(Persero) yang bertugas melaksanakan pelayanan pemberian informasi tentang

perhitungan besarnya dan persyaratan yang berhubungan dengan penyambungan

tenaga listrik, membuat dan mengarsipkan berkas setiap permintaan penyambungan

tenaga listrik, memberikan pelayanan pembayaran Biaya Penyambungan (BP), Uang

Jaminan Pelanggan (UJL), Biaya Penyambungan Sementara, Biaya Perubahan Daya

dan biaya lain yang ditetapkan sesuai ketentuan yang berlaku serta menyiapkan

kwintasi pembayaran biaya-biaya tersebut. Bagian pelayanan pelanggan juga bertugas

menyiapkan perintah kerja pemasangan, perbaikan dan pembongkaran sambungan

tenaga listrik dan berita acara pelaksanaanya serta melakukan koordinasi dengan

bagian-bagian terkait.

20

3.1.1 Kajian Teori

Berikut beberapa kajian teori yang berhubungan dengan proses pelaksanaan

kerja praktek:

Bedasarkan kamus besar bahsa Indonesia, bahwa kata “Keuangan berasal

dari kata dasar uang yang artinya kertas, emas, perak atau logam lainnya yang

dicetak dengan bentuk dan gambar tertentu, dikeluarkan oleh pemerintah suatu

Negara sebagai alat penukaran atau standar pengukuran nilai”.

Keuangan menurut Mamesh dalam bukunya Sistem Administrasi Keuangan

Daerah yaitu: “Segala bentuk kekayaan atau harta benda yang dapat dinilai

dengan uang” (Mamesh,1994:13).

Pengertian admionistrasi keuangan menurut “Truism” atau paling sedikit

suatu kenyataan, “Bahwa biaya yang tersdia bagi suatu Negara yang sedang giat

melakukan bandingkan pembangunan seperti Indonesia selalu terbatas

dibandingkan dengan banyaknya kegiatan pembangunan yang perliu dibiayai”

(Siagian, 1988:156) sedangkan menurut Mamesah dalam bukunya Sistem

Administrasi Keuangan Daerah, Mengemukakan bahwa:

“Adsministrasi keuangan adalah rangkaian kegiatan dan prosedur dalam

mengelola keuangan secara tertib, sah, hemat, berdaya guna dan sumber-

sumbernya serta pembiayaanya)” (Mamesh,1995:14).

Bedasarkan definsi-definisi diatas maka penulis dapat mengambil kesimpulan

bahwa administrasi keuangan adalah suatu proses kerjasama manusia yang

21

berhubungan dengan keuangan atau mengelola keuangan baik berupa penerimaan

maupun berupa pembiayaaan yang dilaksanakan dalam suatu organisasi secara baik,

tertib, sah dan hemat sehingga dapat berdaya guna dan berhasil guna sesuai dengan

tujuan yang akan dicapai dalam jangka waktu tertentu.

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Teknis pelaksanaan kerja praktek yaitu pada saat masuk penulis langsung

diarahkan untuk melakukan tugas yang akan dikerjakan. Sambil melaksankan tugas

penulis mendapatkan bimbingan dan penjelasan mengenai tata tertib perusahaan,

prosedur pengadministrasian pemasangan baru pra-bayar, penjelasan mengenai listrik

pra-bayar, penjelasan mengenai cara perhitungan rekening listrik. Karena penulis

kuliah pada jurusan akuntansi.

3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.3.1 Proses Pengajuan Sampai Dengan Pelaksanaan Pencatatan Pengeluaran

Kas Imprest yang Dilakukan Oleh PT.PLN (Persero) Distibusi Jawa Barat dan

banten UPJ.

Pertama Bagian keuangan PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

APJ Bandung menerima surat permintaan anggaran serta rinciannya dari UPJ

Bandung Utara. Surat anggaran tersebut, kemudian direkap dan digabungkan dengan

kebutuhan dana untuk keperluan di PT.PLN (Persero) Distibusi Jawa Barat dan

Banten UPJ Bandung Utara itu sendiri.

22

Setelah itu hasil rekap tersebut dikirim ke PT PLN (Persero) UPJ Bandung

Utara beserta surat pengantar yang dibuat dan sudah ditandatangani oleh seketari APJ

Bandung, yang kemudian digabungkan dengan hasil rekap anggaran dari cabang-

cabang lainnya yang termasuk dalam wilayah Distribusi Jawa Barat dan Banten, untuk

dirundingkan apakah permintaan anggaran tersebut akan disetujui atau ditolak.

Apabila disetujui, maka PLN pusat akan mengirimkan dana ke PT.PLN (Persero)

Distribusi Jawa Barat Bandung, kemudian PT.PLN (Persero) Distibusi Jawa Barat dan

banten APJ Bandung mengirimkan surat persetujuan anggaran ke cabang-cabang yang

mengajukan permintaan anggaran dan mengirimkan dana yang sudah disetujui.

Bagian keuangan PT.PLN (Persero) Distibusi Jawa Barat dan banten UPJ

Bandung Utara akan menerima surat persetujuan dari PT.PLN (Persero) Distibusi

Jawa Barat dan banten APJ Bandung. Hal ini mencerminkan bahwa permintaan

anggaran disetujui dan dana telah dipindah bukukan ke rekaning PT.PLN (Persero)

Distibusi Jawa Barat dan banten UPJ Bandung Utara dengan meminta rekening

Koran dari bank. Kemudian juru utama keuangan akan membuat cek untuk mengisi

kas yang akan digunakan dalam kegiatan operasiona. Setelah dana diperoleh, juru

utama keuanagan akan mencatat semua pengeluaran tersebut didalam buku Cash

imprest dan membuat bukti pengeluaran kas serta kwintasi masing-masing sebanyak

tiga rangkap. Kedua dokumen tersebut di otorisasi oleh Juru Utama Keuanagan dan

Asisten Manajer SDM dan Keuangan, selanjutnya di register dan dana disimpan di

bank.

23

Pada tahap akhir proses adminitrasi pengeluaran kas Juru Utama Keuangan

melakukan pemeriksaan fisik kas yang disaksikan oleh supervisior anggaran dan

keuangan. Jumlah kas yang tersedia di Cash Register dicocokan dengan saldo yang

tercatat di buku kas dan print out terakhir yang dihasilkan oleh cash register. Setelah

itu dibuat berita acara pemeriksaan fisik kas yang diotorisasi oleh juru utama

keuangan dan supervisior anggaran dan keuangan yang selanjutnya diarsipkan oleh

bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan menginput data Cash Imprest ke

dalam computer yang hasilnya disebut dengan memorial 1 untuk kemudian

diarsipkan.

24

FLOWCHART

25

3.3.2 Pengolahan Data Administrasi Pengeeluaran Kas

Imprest/Biaya Operasional Pada Bagian Keuangan PT PLN

(Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Unit Pelayanan

dan Jaringan Bandung Utara.

Pada dasarnya sub sistem kas yang terdapat di PT.PLN (Persero) Distribusi

Jawa Barat dan Banten Unit Pelayanan dan Jaringan Bandung Utara terdiri dari tiga

yaitu meliputi :

1. Sub Sistem Penerimaan Kas (Cash Receipt)

2. Sub Sistem Pengeluaran Kas (Cash Imprest)

3. Sub Sistem Investasi Kas

Dalam hal ini penulis akan membahas mengenai Proses Pencatatan

Administrasi Pengeluaran Kas (Cash Imprest) yang biasa disebut dengan biaya

operasional yang dilakukan oleh bagian keuangan. Sub Sistem Pengeluaran kas dan

menetapkan proses dari transaksi penerimaan uang yang berasal dari cash budget

tunai dari cabang untuk membiayai setiap kegiatan operasional rutin perusahaan yang

memerlukan pembayaran tunai dari pengeluaran kas.

Proses pencatatan administrasi pengeluaran kas imprest/biaya operasional

oleh bagian keuangan PT.PLN (Persero) UPJ Bandung Utara, dalam pelaksanaanya

meliputi hal yaitu sebagai berikut:

1. Transaksi Pengeluaran Kas dicatat dengan benar.

26

2. Pencatatan Pengeluaran Kas dilaksanakan bedasarkan barang dan jasa yang

benar-benar diterima.

3. Pencatatan pengeluaran Kas harus ada otorisasi dari pejabat yang berwenang.

4. Transaksi Pengeluaran Kas yang dicatat adalah yang benar-banar terjadi.

5. Pencatatan pengeluaran Kas dinilai dengan benar.

6. Pengeluaran kas dicatat dengan tepat pada waktunya.

7. Transkasi Pengeluaran kas dicatat dan dimasukkan dalam buku tambahan utang

dan diikhtisarkan dengan benar.

8. Adanya verifikasi dan pemerikasaan pengeluaran kas.

9. Adanya cash flow.

10. Adanya prosedur pengeluaran Kas.

11. Adanya budget (anggaran) Kas.

Dari point diatas, terdapat dua cara yang dilakukan oleh PT PLN (persero),

untuk mengelola cash imprest, yaitu:

1. Setiap terjadinya pengeluaran kas dilakukan pencatatan dengan baik dan tertib

disesuaikan dengan kode kode perkiraanya.

2. Pengeluaran kas dilakukan sesuai budget (anggaran) yang telah ditetapkan

sebelumnya.

Unit organisasi yang terlibat dalam proses Pencatatan Cash Imprest

diantaranya:

1. Bagian Keuangan

27

Melakukan kegiatan yang berhubngan dengan penerimaan dan pengeluaran

kas serta membuat pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran kas tersebut.

2. Juru Utama Keuangan UPJ Bandung Utara

Melakukan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi serta

mengotorisasikan dokumen-dokumen yang merupakan bukti penerimaan dan

pengeluaran kas.

3. Manager

Megawasi kegiatan operasi yang menyangkut penggunaan dana serta

mengotorisasikan dokumen-dokumen yang menjadi bukti penerimaan dan

pengeluaran kas.

4. Suoervisior Keuangan

Mengawasi pelaksanaan kegiatan para staf keuangan yang menjadi

kewenanganya serta mengotorasikan bikti-bukti pengeluaran da penerimaan

kas.

5. Bank

Tempat menyimpan dana baik yang merupakan dana dropping dari PT.PLN

pusat maupun dana dari pelanggan serta memberikan informasi yang

diperlukan oleh PLN.

6. Komputer

Memproses dana mencetak bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau Cash

Receipt Cash Imprest.

28

Dokumen - dokumen yang digunakan dalam proses pencatatan yaitu sebagai

berikut:

1. Surat Permintaan Anggaran dari UPJ ke APJ.

Yaitu, melaukan surat yang berisikan jumlah dana yang diminta anggarannya

dari UPJ ke APJ. Surat ini dibuat dan ditandatangani oleh bagian keuangan UPJ yang

bersangkutan. Dokumen ini berfungsi sebagai dokumem yang menginformasikan

besar kebutuhan UPJ,contoh dokumen tidak dapat disertakan dengan a;asan

keamanan perusahaan.

2. Bukti kas Pengeluaran

Merupakan dokumen berisi data-data pengeluaran kas. Meliputi nama unit

yang mengeluarkan, tujuam pengeluaran kas, jumlah kas yang dikeluarkan, tanggal

pengeluaran, tanda tangan pihak yang mengetahui perihal pengeluaran kas tersebut.

Dokumen ini berisi tentang bukti bahwa telah terjadi pengeluaran kas.

3. Kwintasi

Merupakan dokumen yang berisi data-data pengeluaran kas,dari siapa yang

diterimanya, jumlah kas yang diterima atau dikeluarkan, keterangan dan tanggal

dibutanya dokumen tersebut. Dokumen ini berfungsi sebagai pengeluaran atau cash

imprest.

4. Buku Kas

Yaitu, buku tempat mencatat semua penerimaan kas, setiap akhir periode

pencatatan dilakukan penutupan buku kas.

29

5. Berita acara pemeriksaan kas / Register kas harian.

Fungsi dokumen yaitu menjelaskan dana-dana yang terdapat di bank.Dalam

pelaksanaan Proses Pencatatan Pengeluaran kas pasa PT.PLN (Persero).

Dapat dilihat pada langkah-langkah di bawah ini:

Penerimaan transaksi keuangan yang berhubungan dengan pengeluaran kas

Pemeriksaan dokumen pelengkap transaksi keuangan

Pengisian bukti pengeluaran kas

Pembuatan bukti kas

Persetujuan atas pengeluaran kas

pengarsipan bukti pengeluaran kas

Dana cash imprest pada PT.PLN (Persero) Distibusi Jawa Barat dan banten

UPJ Bandung Utara digunakan untuk membiayai seluruh biaya-biaya perusahaan

yang diproyeksikan sebagai berikut :

1. Pengeluaran Biaya Pemeliharaan, terdiri dari:

a) Material

Fungsi pembangkit sampai dengan Disribusi

Fungsi TUL sampai dengan Pendidikan dan Latihan

b) Jasa

Fungsi pembangkit sampai dengan distribusi

Fungsi TUL sampai dengan Pendidikan dan Latihan

c) Biaya Kepegawaian

Gaji tunjangan

30

Cuti dan Lainya

d) Biaya administrasi

Biaya adminitrasi dan umum

2. Biaya Pengeluaran diluar operasi, terdiri dari :

a) Biaya PFK

b) Biaya tunjangan kesehatan pensiun

c) Pinjaman uang muka PUMP-KPR

d) Pengembalian Koreksi UJL

e) Pengembalian koreksi rekening

f) Pengembalian Koreksi BP

g) Bina Lingkungan

h) Lain-lain

3. Pengeluaran investasi, terdiri dari:

a) Investasi pendirian tetap

b) Investasi khusus sambungan baru

c) Barang gerak atau inventaris

d) Persediaan besi

4. Penyetoran Pajak

a) PPn

b) PPh

c) PPn R3

d) PPJU

31

PROSES PENCATATAN ADMINISTRASI PENGELUARAN KAS IMPREST DI PT.PLN (Persero) UNIT PELAYAN DAN

JARINGAN BANDUNG UTARA

1 2

3

4

8

5

PENGELUARAN

KEPEGAWAIAN

PENGELUARAN ADMINISTRASI

PENGELUARAN PEMELIHARAAN

TATA

USAHA

PENGELUARAN PENYAMBUNGAN

BARU

PENGELUARAN PENYETORAN PAJAK

PENGELUARAN UNTUK

PENYAMBUNGAN PELANGGAN

PENGELUARAN DISRIBUSI

32

3.3.3 Hambatan Yang di Hadapi dalam proses pencatatan

administrasi pengeluaran kas imprest/biaya operasional

Hambatan-hambatan tersebut yang penulis temui yaitu hambatan yang datang

dari luar perusahaan atau ekstern peusahaan. Untuk hambatan – hambatan yang

berasal dari dalam perusahaan atau intern perusahaan dalam pelaksannaanya tidak

ditemukan adanya hambatan, karena antara pihak yang terlibat dalam proses

pencatatan administrasi pengeluaran kas imprest/biaya operasional tersebut telah

memiliki koordinasi yang baik antara satu dengan yang lainnya.

Adapun hambatan-hambatan yang berasal dari luar atau dari pihak ketiga

tersebut adalah dalam pemenuhan syarat administrasi dan dalam hal

perpajakan,yakini sebagai berikut:

1. PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat UPJ Bandung Utara didalam

menggunkan dana cash Imprest diberi Cash Budget dari APJ Bandung, nantinya

dana itu ditransfer ke bank, tetapi cash budget dari APJ bandung selalu

mengalami keterlambatan sehingga menghambat dalam pelaksanaan cash imprest.

2. Untuk pembuatan bukti kas kadang-kadang tidak ada syarat yang dilenkapi oleh

pihak ketiga. Bukti pembelian atau kwintasi harus rangkap tiga tetapi oleh pihak

ketiga syarat tersebut sering diabaikan, jadi menghambat dalam pembuatan bukti

cash imprest yaitu adanya syarat yang belum lengkap atau terpenuhi oleh pihak

ketiga.

33

3. Pihak ketiga tidak membutuhkan materai didalam kwintasi, sebagaimana menurut

ketentuan yang berlaku.

4. Pihak ketiga belum memahami mengenai tatacara perpajakan yang berlaku dalam

transaksi jual beli.

3.3.4 Upaya Yang Dilakukan Untuk Mengatasi Hambatan Dalam

Proses Pencatatan Administrasi Pengeluaran Kas

Imprest/Biaya Operasional.

Setelah mengetahui hambatan-hambatan yang ditemui dalam proses

pencatatan administrasi pengeluaran kas imprest/biaya operasional, maka harus

diupayakan pula usaha untuk menghadapi hambatan-hambatan tersebut, yaitu sebagai

berikut:

1. Semestinya terjadi koordinasi antara pihak unit dan pihak pusat, sehingga apabila

terjadi pengeluaran kas dan dana cash budget sudah tidak mencukupi lagi, segera

mengajukan permintaan dana cash budget untuk cash imprest yang besarnya

sudah tercantum pada surat pengajuan tersebut, maka dalam pelakasanaan

pengelolaan cash imprest akan berjalan dengan lancar.

2. Apabila pada saat pembuatan bukti pengeluaran kas pihak ketiga memang belum

melengkapi persyaratan administrasi tersebut hendakanya bagian administrasi dan

keuangan harus cepat meminta syarat kelengkapan tersebut kepada pihak ketiga,

untuk segera melengkapinya agar dapat dilakukan pembayaran atas biaya

pengeluaran yang ada pada bukti pengeluaran kas tersebut dan untuk kedepanaya

34

kepada pihak ketiga agar tidak melakukan kesalahan yang sama, agar tidak

menghambat proses pencatatan administrasi pengeluaran kas imprest/biaya

operasional.

3. Setiap transakasi selalu harus membutuhkan materai, kalu tidak ada materai maka

pihak pertama tidak akan membayar suatu transaksi pada pengeluaran kas.

4. Sebelum melakukan transaksi jual beli, pihak-pihak yang bersangkutan harus

memahami tatacara mengenai tata cara perpajakan. Jika pihak ketiga belum

memahami tatacara tersebut ini akan mengakibatkan suatu kesalahan dalam

melakukan transaksi jual beli untuk pihak pertama maupun pihak ketiga. Pada

dasarnya pihak penjual selalu mengikuti tata cara tersebut ini akan mengakibatkan

suatu kesalahan dalam melakukan transaksi jual beli baik untuk pihak pertama

maupun pihak ketiaga. Pada dasarnya pihak penjual selalu mengikuti tatacara

perpajakan yang berlaku di PT.PLN (Persero) UPJ Bandung Utara.

35

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Bedasarkan uraian pemabahasan pada bab IV mengenai proses pencatatan

administrasi pengeluaran kas imprest/biaya operasional di PT.PLN (Persero)

Distribusi Jawa Barat dan Banten Unit pelayanan dan Jaringan Bandung Utara.

Maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut.

1. Dilihat dari proses kegiatan praktiknya, pencatatan administrasi pengeluaran

kas Imprest/ biaya operasional yang dilakukan penulis di PT.PLN (Persero)

dalam pelaksanaannya menunjukan siklus akuntansi yang baik. Hal ini terlihat

dimana proses administrasi pengeluaran kas mencatat semua biaya untuk

keperluan operasi dan kepegawaian maupun kegiatan investasi yang sumber

dananya berasal dari aplikasi dana anggaran dari PT.PLN (Persero) kantor

pusat melalui PT.PLN (Persero) Kantor APJ.

2. Pencataan administrasi pengeluaran kas imprest/ biaya operasional dilakukan

melalui 4 tahap yaitu:

a) Menerima bukti kwintasi

36

b) Pembuatan bukti pengeluaran kas

c) Mengaktualkan ke dalam computer, hal ini dilakukan supaya pada saat

mengakualkan ke computer dimana agar tersebut ada buktinya.

d) Mengarsipkan ke dalam memorial I.

3. Hambatan yang dihadapi PT.PLN (Persero) dalam pelaksanaanya pengeluaran

kas imprest yaitu bila dana/biaya yang dibutuhkan atau besarnya biaya

pengeluaran kas tersebut tidak tetap atau dengan kata lain dapat berubah ubah

atau tidak tentu karena dalam pengeluaran kas tersebut adanya kebutuhan

yang bersifat accident atau kebutuhan yang tidak terduga yang sesuai dengan

kebutuhan berikutnya tidak selalu sama.

4. Untuk mengatasi masalah dan hambatanya yang dihadapi oleh PT.PLN yaitu

terjadinya koordinasi yang baik diantaranya pegawai maupun dengan PLN

pusat yang memberikan persetujuan dana/biaya.

4.2 Saran

Dalam pelaksanaan proses pencatatan administrasi pengeluaran kas

imprest/biaya operasional pada bagian keuangan PT.PLN (Persero) UPJ Bandung

37

Utara tidak terlepas dari kelebihan dan kekuranagan, dimana kelebiahan dijadikan

tolak ukur dalam bekerja dan kekurangan dijadikan motivasi kerja agar terus

meningkatakan usahanya dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan

selalu bersikap terbuka terhadap segala kritikan dan saran-saram yang bersiafat

membangun.

Penulis mencoba meberikan saran yang kiranya dapat dijadikan bahan

masukan dan pertimbangan dalam menunjang pelaksanaan kerja yang lebih baik

pada PT.PLN (Persero) UPJ Bandung Utara, antara lain sebagai berikut:

1. Diutamakan dalam penggunaan suatu dana khususnya dalam pengeluaran kas

agar sesuai dengan kebutuhan operasioanal perusahaan supaya terhindar dari

suatu pemborosan serta penyelewengan dana.

2. Diharapkan dalam melakukan proses administrasi pengeluaran kas ini pihak-

pihak yang terkait dapat bekerja sama secara maksimal dan secara

professional dan adanya pengawasan yang lebih baik supaya terciptanya dunia

kerja yang efektif dan efisien serta dianamis.

3. Dalam aktivitasnya, perusahaan hendaknya menanamankan kesadaran yang

tinggi kepada para pegawai mengenai kedisiplinan dan keteratuarn dalam

bekerja serta terhadap pihak ketiga agar selalu memenuhi syarat-syarat

administrasi sebelum mengajukan pengeluaran kas.

38

4. Pihak peruasahaan harus menagadakan evaluasi kerja secara teratur agar

hambatan yang ditemui tidak terlarut-larut serta akan lebih meningkatkan

koordiansi yang baik antara pegawai serta dengan pihak ketiga

39

DAFTAR PUSTAKA

A. BUKU-BUKU :Baridwan,Zaki 2004. Intermediate accounting,Yogyakarta: BPFE.

Kieso,Donald E, danWeygant,Jery J, Warfield,Tery D, 2002 . Akuntansi Intermediate Jilid I. Jakarta: Erlangga.

Kieso,Donald E, danWeygant,Jery J, Warfield,Tery D, 2002 . Akuntansi Intermediate Jilid II. Jakarta: Erlangga.

Mamesah, DJ.1995. Sistem Administrasi Keuangan Daerah. Jakarta: Gramedia Pustaka Umum.

Pupitawati, Lilis dan Anggadini, Sridewi. 2008 Sistem Informasi Akuntasi, Bandung : Unikom.

Wihardjo, Sukadji R.1990. Sistem Akuntansi. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Wiharjdo, Sukadji R.1990. Sistem Akuntansi. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

B. SUMBER-SUMBER LAIN:

Buku Pedoman Cash Imprest PT PLN (Persero) Unit Pelayanan dan Jaringan Bandung Utara.

Undang-Undang Replublik Indonesia Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuanagn Negara.

40

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI :

Nama : Rinddy Septiani Purwanto

Nim : 21106042

Progam Studi : Akuntansi

Fakultas : Ekonomi

Tempat Tanggal Lahir : Bandung. 6 September 1988

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Perempuan

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Komp. Nata Endah Blok H-149 Rt.03 Rw.15

Kopo – Bandung 40225

Email : rinddy_septiani@yahoo.com

Tlp : 08562026939

Riwayat Pendidikan :

Pendidikan Institute TahunTK TK Kusumah 1993-1994SD SD Nata Endah 2 1994-2000

SLTP SLTPN 11 Bandung 2000-2003SMU SMA Pasundan 1 Bandung 2003-2006

UNIVERSITAS Universitas Komputer Indonesia 2006

41