Bạn CẦN biết

KIẾN KIẾN THỨC THỨC CẦN CẦN BIẾTBIẾT

Email là gì?1

Tầm quan trọng của giao tiếp email?2

Bố cục một email? 3

4

Các lưu ý trong giao tiếp Email5

Các lỗi thường gặp trong giao tiếp Email?

Email là gì???

Email = Electronic Mail( THƯ ĐIỆN TỬ)

TRAO ĐỔI

THÔNG TIN

CHỦ YẾU

Thời đại INTERNET

1. Email là gì?

Tại sao cần chú ý khi giao tiếp qua Emailemail

Thể hiện sự tôn

trọng với người nhận

Thể hiện tính

chuyên nghiệp

Thể hiện văn hóa

người gửi, và văn hóa

công ty (nếu có)

2. Tầm quan trọng

Giao diện gửi thư của Gmail

Chủ đề, tiêu đềChủ đề, tiêu đềPhần chào

hỏiPhần chào

hỏi

Nội dungNội dung

File đính kèm

File đính kèm

Kết thúcKết thúc

Chữ kýChữ ký

CHÚ Ý

3. Bố cục một email

CHÚ ÝCc (Carbon copy): chứa địa chỉ email người nhận bản copy, nội dung của email có liên quan đến người này Địa chỉ email của những người nhận trong To và Cc sẽ hiển thị trong tất cả email bản chính và bản copy. Tức là một người nhận sẽ biết được những ai (nằm trong To và Cc) cũng nhận được email này

Cc (Carbon copy): chứa địa chỉ email người nhận bản copy, nội dung của email có liên quan đến người này Địa chỉ email của những người nhận trong To và Cc sẽ hiển thị trong tất cả email bản chính và bản copy. Tức là một người nhận sẽ biết được những ai (nằm trong To và Cc) cũng nhận được email này

Bcc (Blind Carbon copy): chứa địa chỉ email người nhận bản copy, tuy nhiên địa chỉ email của người này sẽ không hiển thị trong những email gửi cho những người nhận khác.

Bcc (Blind Carbon copy): chứa địa chỉ email người nhận bản copy, tuy nhiên địa chỉ email của người này sẽ không hiển thị trong những email gửi cho những người nhận khác.

To: chứa địa chỉ email người nhận bản chính, nội dung của email đề cập trực tiếp đến người này (cách xưng hô trong email)

To: chứa địa chỉ email người nhận bản chính, nội dung của email đề cập trực tiếp đến người này (cách xưng hô trong email)

4. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG GIAO TIẾP EMAIL

ĐỊA CHỈ EMAIL “ BẤT BÌNH THƯỜNG”

bethichyeu@....com

Changtraidatinh….@.. comGirlsanhdieutrieutrieuanhtheo@… com

Dunghoivisaoanhyeuem88@...com

CHÚ Ý: ĐỊA CHỈ EMAIL LÀ QUYỀN CÁ NHÂN, TUY NHIÊN NẾU EMAIL KHÔNG CHỈ DÙNG CHO MỤC ĐÍCH GIAO TIẾP VỚI NGƯỜI THÂN, BẠN BÈ MÀ GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC , ĐÂY LẠI LÀ VẤN ĐỀ KHÁC

4.1. LỖI VỀ HÌNH THỨC

TIÊU ĐỀ, CHỦ ĐỀ THƯ

KHÔNG tiêu đề VIẾT phần NỘI DUNG vào phần TIÊU ĐỀ

Tiêu đề KHÔNG TƯƠNG THÍCH Tiêu đề KHÔNG RÕ RÀNG

NỘI DUNG THƯ, CHỮ KÝ

KHÔNG thưa gửi

KHÔNG VIẾT

HOA đầu dòng

SAI chính tả

KHÔNG CÓ chữ ký mặc định hoặc chữ

ký KHÔNG ĐỦ thông tin liên hệ

KHÔNG ngắt cách rõ ràng

MAIL KHÔNG

KẾT CẤU

4.2. CÁC LỖI KHÁC

Dung lượng file quá lớn

Tên file Tiếng Việt không tải xuống được

Quá nhiều file đính kèm mà không nén

lại

Gửi nhầm thư, nhầm người

Thư quá dài dòng

VÀ CÒN…….VÔ VÀN

CÁC LỖI SAI KHÁC NHAU

5. MỘT SỐ LƯU Ý KHI GIAO TIẾP QUA EMAIL

Khởi đầu ngày mới : “ Check mail”

Để nắm bắt được kịp thời những thông tin, giải quyết công việc, trả lời đối tác … hãy xây dựng thói quen check email hàng ngày ít nhất là một lần vào buổi sáng.

Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Đặt mình vào tình huống của người gửi bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao. Không nên trả lời email quá 24 giờ, như vậy là quá chậm trễ. Bạn cũng có thể thiết lập cài đặt tự động trả lời thư nếu thấy cần thiết

Hãy kiểm tra lại Email trước khi bấm vào Send

Sau khi soạn thảo xong một Email, hãy giành thời gian để kiểm tra lại email của mình trước khi gửi tránh các thiệt hại đáng tiếc cũng như hiểu nhầm của đối tác: + Kiểm tra bố cục tổng thể của Email + Kiểm tra lỗi chính tả + Kiểm tra các lỗi hình thức + Kiểm tra các nội dung thừa do cắt dán trong lúc soạn email + Kiểm tra file đinh kèm : Tên, dung lượng, nội dung file.+ Đặc biệt kiểm tra địa chỉ của người nhận.

Lời khuyên: Kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra…

Hãy tạo chữ ký cho email

Việc tạo chữ ký cho e-mail là bắt buộc đối với một số công ty. Một số khác không bắt buộc nhưng việc bạn tạo chữ ký cho e-mail thể hiện tính chuyên nghiệp và chu đáo trong công việc. Một chữ ký e-mail thông thường bao gồm các thông tin như tên-họ, chức vụ, phòng ban trực thuộc, thông tin liên lạc như e-mail, số điện thoại, v.v Những thông tin trên sẽ rất hữu ích khi bạn gửi đến một người mà bạn chưa quen biết hay trong những tình huống cần phải liên lạc gấp.Lời khuyên: Việc tạo chữ ký e-mail không quá khó, hãy tạo ngay cho mình 1 chữ ký e-mail nhé.

Họ và tên () | vị tríĐiện thoại | Mail | Website công tyTên công ty | Số điện thoại công ty

E-mail rất tiện lợi và hữu dụng. Tuy nhiên trong một số trường hợp bạn cần cân nhắc xem có nên sử dụng e-mail hay không. Vì ngoài e-mail có rất nhiều phương tiện khác để giao tiếp hay hỗ trợ giao tiếp như gặp nhau để nói chuyện, điện thoại, chat, etc. Mỗi phương thức có thế mạnh riêng tùy vào ngữ cảnh giao tiếp. Về cơ bản, e-mail thích hợp cho những nội dung mang tính văn bản, tham khảo và trang trọng. Những nội dung cần trao đổi gấp hay ít trang trọng hơn có thể chọn gặp mặt trực tiếp hay điện thoại để trao đổi.

Lời khuyên: Chỉ sử dụng e-mail khi bạn thật sự cần phải giao tiếp bằng e-mail.

HÃY ĐẶT BẢN THÂN LÀ NGƯỜI ĐƯỢC NHẬN EMAIL VÀ GIAO TIẾP

EMAIL VỚI THÁI ĐỘ TỐT NHẤT

Freedom for Creativeness

lethuyhang93@gmail.com

Lê Thúy Hằng ( facebook.com/Meou Hang )

hanglethuy.blogspot.com/

Everything for me: About.me/meou_hang