emc 150 clase nº 2
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GestióndeProyectosenTelecomunicaciones
MagísterenIngenieríadeRedesdeComunicaciones
EMC150
ClaseNº2
March28,2014 1
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2.0OrganizaciónyCiclodeVidadelProyecto
A. Lascaracterísticasdelaorganización(historia,cultura,prácticas,objetivos,etc)influiránfuertementeencomosedesarrollaránsusproyectos.ElentendimientodeestoesdegranimportanciaparaelDirectordeProyecto(DdP).
Contexto
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2.1InfluenciadelaOrganizaciónenlaDireccióndeProyectos
CULTURAORGANIZACIONAL
COMUNICACIONES
ESTRUCTURAORGANIZACIONAL
ACTIVOSDELOSPROCESOSDELAORG.
FACTORESAMBIENTALES3
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2.1.1CulturasyEstilosdeOrganizaciónCulturaOrganizacional
“Eselnivelmásprofundodepresuncionesbásicasycreenciasquecompartenlosmiembrosdeunaorganización.Estascreenciasoperandemanerainconscientedefiniendolavisiónquelosmiembrosdelaorganizacióntienendeella.Estaspresuncionesycreenciassonrespuestasqueelgrupohaaprendidoantesusproblemasdesubsistenciaenelmedioexternoyantesusproblemasdeintegracióninterna.”
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2.1.1CulturasyEstilosdeOrganizaciónFactoresorganizacionalesqueimpactanenlaCultura:
•Visión,misión,valores,creenciasyexpectativascompartidas.•Normas,políticas,métodosyprocedimientos.•Sistemademotivacióneincentivos•Liderazgo,jerarquíaypercepcionesdelaautoridad.•Toleranciaalriesgo•Códigodeconducta,éticalaboralyhorariosdetrabajo•Entornosoperativos
ElDdPdebesabercaptarlaculturadelaorganización,conocerlasprácticasdecisiones,quienesinfluyenrealmenteenlaempresayquepuedenincidirsobreelproyecto.Estoestantoomásimportanteenproyectosinternacionales.
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2.1.2ComunicacionesenlaOrganización
ElDirectordeProyectosesuncomunicador,entantodebeestarefectuandocoordinacionesyconsultandopermanentementepersonasdesuequipodetrabajo,delrestodelaempresayexternas.
Debeasíconocerlaestructuracomunicacionalqueesnormalmenteutilizadaylosmediosdisponibles(correos,videoconferencia,teléfonosfijosymóviles,reuniones,almuerzos,etc.)
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2.1.3EstructuradelaOrganización
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2.1.3OrganizaciónFuncionalNohayunDdPasignado,solocoordinacionesentreGerentesFuncionales(Ingeniería,Operaciones,etc)
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2.1.3OrganizaciónMatricialDébilHayunDdPperosusfuncionessonesencialmentedecoordinaciónentrepersonasquesiguenreportandoasusgerentesfuncionales
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2.1.3OrganizaciónMatricialEquilibradaHayunDdPnominado,quereportaaunGerenteFuncionalyquecoordinalasactividadesdelproyectocongentesdediferentesáreas.
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2.1.3OrganizaciónMatricialFuerteHayunDdPconniveldeGerenteFuncional,queposeeademáspersonalexclusivoparaeltrabajoenproyectos,ademásdelosotros.
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2.1.3OrganizaciónOrientadaaProyectosLosDdPtienenaltaindependenciayautoridad.Losrecursosdelaorganizaciónestánprincipalmentededicadosaltrabajoenproyectos.
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2.1.4ActivosdelosProcesosdelaOrganizaciónSonelcapitalquelaorganizaciónhaidodesarrollandoyquepuedeutilizarseensuquehacereneláreadedesarrollodeproyectos(planes,procesos,políticas,procedimientosbasesdeconocimientos).Constituyenentradasparalamayoríadelosprocesosdelproyectoyseenriquecenconcadaexperienciarelacionadaconproyectos.
•ProcesosyProcedimientos•InicioyPlanificación:
•Guíasycriteriosparaadaptarprocesosyprocedimientospropiosdelaorganización,alproyecto.•EstándarespropiosdelaorganizacióncomopolíticasdeRRHH,deincentivos,deauditoría,etc.•Plantillasyotrosformatosestándares.
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2.1.4ActivosdelosProcesosdelaOrganización•ProcesosyProcedimientos
•Ejecución,MonitoreoyControl:•Procedimientosdecontroldecambios,incluidoslosdeaprobaciónyvalidacióndecualquiercambio.•Procedimientosdecontrolfinanciero.•Procedimientosparagestióndeincidentesydefectosyelprocederconsecuente.•Requisitosdecomunicacióndelaorganización.•Procedimientosparaprocesarautorizacionesdetrabajo(prioridad,aprobacionesyautorizaciones.•Procedimientosdecontrolderiesgos.•Criteriosparaevaluaciónygestióndepropuestas.
•Cierre:•Guíasyrequisitosdecierredelproyecto.
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2.1.4ActivosdelosProcesosdelaOrganización
•BasedeConocimientosCorporativa.Estácompuestoentreotrospor:•Basesdeconocimientosquecontienenlasversionesylíneaslasdetodoslosestándares,políticasyprocedimientosycualquierotroprocedimientodelproyecto.•Basededatosfinancierasycontables(costoHH,kmvehículo,tasadedescuento,etc).•Informaciónhistóricadelasleccionesaprendidas•Basesdedatosdeincidentesydefectos.•Basededatosdemedicionesanteriores.•Archivosdeproyectosanteriores.
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2.1.5FactoresAmbientalesdelaEmpresa
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Sonaquellosfactoresdecontextodelproyectoyquenodependendeel,sinodeotrascondiciones.Constituyenentradasparalamayoríadelosprocesosdeplanificaciónypuedenaceleraroretardarelproyecto.Sonentreotros:
• Estructura,Culturaydirigenciadelaorganización.• Distribucióngeográficadeinstalacionesyrecursos.• Estándaresdelaindustriaynormasgubernamentales.• Infraestructuraexistente(instalaciones,redes,movilización).• RRHHexistentes.• Gestióndepersonal(selecciónpersonal,políticaderemuneraciones,evaluacionesdecargo,retribuciones,etc)
• Sistemadeautorizacióndetrabajos.• Condicionesdelmercado.• Toleranciaalriesgo.• Climapolitico.• Canalesdecomunicaciónestablecidos• Basesdedatoscomerciales• Sistemasdeinformación.
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2.2InteresadosyGobiernodelProyectoInteresadoestodoindividuo,grupouorganizaciónquepuedeafectar,verseafectadoopercibirsecomoafectadoporunadecisión,actividadoresultadodelproyecto.Sontantointernoscomoexternosalproyecto.
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DEMANDAS,NECESIDADES,EXPECTATTIVAS
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2.2InteresadosyGobiernodelProyectoGobernabilidaddelproyecto:alineacióndelproyectoconlasnecesidadesuobjetivosdelosinteresados.UnadecuadomanejodelarelacióndelDdPconlosinteresados,resultafundamentalparaeléxitodelproyecto.Lasexpectativasdelosinteresadosdebentenersepresentealmomentodeestablecerlosrequerimientosdelproyecto.
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2.2InteresadosdelProyecto
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PATROCINADOR
DIRECCIÓNDELPROYECTO
CLIENTESYUSUARIOS
PROVEEDORES
SOCIOSDELNEGOCIO
OTRASUNIDADESDELAORGANIZACIÓN
GERENTESFUNCIONALES
ORGANISMOSREGULADORESOTROSINTERESADOS
EQUILIBRARINTERESES
GESTIONAREXPECTATIVAS
INVOLUCRARAOTROS
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2.2InteresadosdelProyecto
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2.2GobernabilidaddelProyecto
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Funcióndesupervisiónygestióndelproyecto,alineadaconelmodelodegobiernodelaorganización.Permanecedurantetodalavidaútildelproyecto.
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2.2GobernabilidaddelProyecto
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Funcióndesupervisiónygestióndelproyecto,alineadaconelmodelodegobiernodelaorganización.Permanecedurantetodalavidaútildelproyecto.Eselmarcoenelquesedesempeñaelequipodelproyectoyconsideraalmenos:
• Criteriosdeéxitodelproyectoydeaceptacióndelosentregables.• Procesoparaidentificar,escalaryresolverincidentessurgidos.• Relaciónentreequipodelproyecto,otrasunidadesdelaorganizaciónyentidadesexternas.
• Organigramadelproyectoyfuncionesasignadas.• Procesosyprocedimientosusadosenlacomunicacióndelainformación.• Procesosusadosparalatomadedecisiones.• Guíasusadasenlaalineacióndelproyectoconlaestrategiaorganizacional.• Enfoquedelciclodevidadelproyecto.• Procesopararevisióndefasesdelproyectoy/ocambiodeetapas.• Procesoderevisiónyaprobacióndecambiosalpresupuesto,alalcance,alacalidadyalcronograma,queestánfueradelámbitodeautoridaddelDdP.
• Procesodealineamientodeinteresadosinternosconrequerimientosdelproyecto.
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2.2ÉxitodelProyecto
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¿Cuandoseconsideraquesealcanzóunresultadoexitosoenladireccióndeunproyecto?
Eléxitodeunproyecto,sealcanzacuandoescompletadodentrodelasrestriccionesdealcance,tiempo,costo,calidad,recursosyriesgoestablecidoporladireccióngeneral.Estosfactoresactúanenformadinámicayasísevanmodificandodurantelavidadelproyecto.
Esteéxitodebehacerreferenciaalasúltimaslíneasbaseestablecidasporlosinteresadosautorizados.
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2.3EquipodelProyecto
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DIRECCIÓNDELPROYECTO
PERSONALDELPROYECTO
EXPERTOSDEAPOYO
• DIRECCIÓNDELPROYECTO• PERSONALDELPROYECTO(INTERNOSYEXTERNOS)• EXPERTOSDEAPOYO(INTERNOSYEXTERNOS)• REPRESENTANTESDELCLIENTE• CONTRATISTAS• REPRESENTANTESDELOSSOCIOSDELNEGOCIO
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2.3ComposicióndelEquipodelProyecto
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Respondeavariablescomo:• Tipodeorganización(FuncionaloDedicadaaProyectos)• Culturaorganizacional• Recursosasignados• Alcancedelproyecto• Distribucióndelasobras• Tecnologíasdisponible(EquiposVirtuales)
Elpersonaldelproyectopuedetrabajaratiempocompleto(dedicados)oatiempoparcialypuedenserpropiosdelaorganizaciónotercerizados(contratotemporalporservicios).Generalmentelosintegrantessetomandediferentesáreasdelaorganizaciónylosrebotespuedenserjerárquicosomatriciales.
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2.4CiclodeVidadelProyecto
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Conjuntodefasesporlasqueatraviesaunproyectodesdesuiniciohastasutermino.Lasfasessedeterminanenfunciónde:• Alcancedelproyecto• Necesidadesdecontrolydireccióndelproyecto(Gobernabilidad).
• Áreadeaplicacióndelproyecto.• Disponibilidadfinanciera• Hitosespecíficosyrelevantes.• Consideracionespropiasdelaindustriaodelatecnología.• Consideracionespolíticas(deconveniencia).
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2.4CiclodeVidadelProyecto
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LoscostosRRHHasignadosalproyecto,varíansegúnlasfasesdeeste.Elsiguientediagramaesdeaplicacióngeneral,sinembargohayproyectosquedemandanfuertescostosalinicio(proyectoscientíficosparabuscarunavacunaporejemplo.
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2.4CiclodeVidadelProyecto.RiesgosyCostodeCambios.
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Generalmentelosriesgos(incertidumbre)sonmayoresalinicioydecrecenamedidasqueelproyectoavanza,sevanobteniendoresultados(entregables)yelequipodeproyectoseafiatayoperaenrégimenpermanente.Inversamente,elcostodeefectuarcambiosaumentaamedidaqueelproyectoavanza.Asíesposibleinfluirmásparagenerarcambiosaliniciodelproyecto.
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2.4CiclodeVidadelProyecto.Fases.
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TRABAJOSCLARAMENTE
DIFERENCIADOS
TERMINODELAFASEESCLARAMENTEDISTINGUIBLE
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2.4CiclodeVidadelProyecto.Fases.
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2.4CiclodeVidadelProyecto.Fases.
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PROYECTODEFASEÚNICA
PROYECTODEFASESSECUENCIALES
PROYECTODEFASESTRASLAPADAS
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2.4CiclodeVidadelProyecto.Fases.
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Trabajoparalacasa
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ClaseNº2
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