empresa ferrocarriles de guatemala -fegua- unidad de

GUATEMALA, OCTUBRE DE 2017

EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA-UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CUA No.:66386

EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA-ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Seccion de Compras y ContabilidadDEL 16 DE ENERO AL 29 DE JUNIO DE 2017

INDICE INTRODUCCION 1

OBJETIVOS 1

ALCANCE DE LA ACTIVIDAD 1

RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD 2

ANEXOS 5

AUDITORÍA INTERNA EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA-

EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA-

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INTRODUCCION De conformidad con el Plan Anual de Auditoría (PAA) de Ferrocarriles deGuatemala, para el ejercicio fiscal anual 2017, aprobado con el Acuerdo deIntervención No. 002-2017, de fecha 3 de enero de 2017, y modificado por elAcuerdo de Intervención No. 68-2017 de fecha 22 de Agosto 2017 y el artículo 40contenido en el Título IV, Capítulo Único de la Ley Orgánica de la Empresa deFerrocarriles de Guatemala –FEGUA- (Decreto No. 60-72 del Congreso de laRepública), fui designada mediante Nombramiento 66386-1-2017 de fecha de 30de Octubre de 2017, para que en representación de Ferrocarriles de Guatemala–FEGUA- se efectuara Auditoría de la Actividad Administrativa en el controlinterno, ejecución del gasto, registro contable de los renglones 196 “Servicios deAtención y Protocolo”, 262 “Combustible y Lubricantes” y 298 “Accesorios yRepuestos en General” y que para tal efecto debemos observar las normascontenidas en los Acuerdos Nos. 09-2003 y A-57-2006 emitidos por la ContraloríaGeneral de Cuentas, Leyes, Reglamentos, Acuerdos, Circulares y otrosrelacionados. OBJETIVOS El objetivo de la Auditoria consistirá en el Control Interno, Ejecución del Gasto,Registro Contable de los Renglones de Gasto 196 “Servicios de Atención yProtocolo”,262 “Combustible y Lubricantes” y 298 “Accesorios y Repuestos en General” EspecíficosEvaluar la documentación de soporte que ampara los registros contables,ejecución del gasto de los bienes y servicios adquiridos por la entidad enreferencia a dichos renglones, así como el cumplimiento en el ámbito legal paracada actividad. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD Verificación de los valores monetarios, documentación de soporte de los gastos decada uno de los renglones, cumplimiento en el uso de las formascorrespondientes, datos correctos en documentos fiscales (factura), pedido (forma70), requisición (forma 68), Hoja de Trámite, Número de Operación en



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GUATECOMPRAS (NOG), Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (forma1-H) donde aplique, revisión de registros contables en SIGES y SICOIN,cumplimiento en la adquisición de bienes y servicios según la Ley deContrataciones del Estado Decreto 57-92 y Acuerdo Gubernativo 1056-92 y susReformas Decreto No. 9-2015, cumplimiento de Normas de AuditoriaGubernamental Interna y Externa; en la Sección de Compras y Contabilidad deFerrocarriles de Guatemala –FEGUA-, que se llevara a cabo en las instalacionesde las oficinas de Ferrocarriles de Guatemala en el periodo comprendido del 27 deseptiembre al 25 de octubre de 2017. RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD Análisis y revisión del renglón 196 “Servicios de Atención y protocolo”,262“Combustible y Lubricantes” y 298 “Accesorios y Repuestos en General” Se procedió a revisar que cada Comprobante Único de Registro (CUR) poseatoda su documentación de respaldo. Se revisó que cada compra realizada contarácon su documentación de respaldo: Factura, Requisición (forma 68), pedido (forma70) Cotización, Hoja de Trámite, Número de Operación (NOG) deGUATECOMPRAS en los rubros que correspondan, Constancia de Ingreso aAlmacén y a Inventario (forma 1-H) donde aplique, se realizó conteo físico devales en tesorería y revisión de libro de registro de combustible.Se revisaron Acuerdos de Intervención, Acuerdos Gubernativos, Ministeriales y dela Contraloría General de Cuentas, Leyes vigentes para su correcto cumplimiento.En respuesta al oficio UDAI No. 050-2017 de la unidad contable no se obtuvorespuesta pero si fue proporcionada la documentación requerida, de los archivosde la cual no se logró verificar el 100% según registros del sistema SICOIN debido a que no presentaron a la actuante los CUR 566 de 14/3/17, 1431 de9/6/17, 1452 de 16/6/17, 1615 de 22/6/17, 1711 de 11/7/17,1748 de 20/7/17,1999 de 28/8/17, 2002 de 28/8/17 indicando en el departamento de contabilidadque esta documentación la tiene otra unidad y a la fecha de revisión aún no habíasido archivada.En respuesta al oficio UDAI No. 051-2017 de la unidad de compras en respuestapresento el detalle del proceso de adquisición de los renglones en cuestión sinembargo, no fue proporcionada la documentación requerida debido a que nocuenta con ningún tipo de archivo de cotizaciones, publicaciones enGUATECOMPRAS que la documentación original la traslada a contabilidad,adicional indica que la compra de combustible se realiza a través de vales loscuales son trasladados a una persona responsable en el área de tesorería.Sobre la documentación revisada se encontraron las siguientes deficiencias: Las facturas contables revisadas de enero a mayo 2017 presentan en ladescripción en el nombre las siglas FEGUA, sin embargo el nombre que se debe



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consignar es Ferrocarriles de Guatemala, por ser un documento fiscal. Através de la recomendación de la Contraloría a partir de Junio se verifico que seencuentra descrito correctamente. Existen facturas contienen datos erróneos en la descripción del nombre y ladirección dentro de ellas se encuentran CQ-45605, CQ45606, A-5467 Y A1-5468 dicen FELGUA y 9 calle 18-03 zona 1 (anexo 1,2,3,4) Las facturas D18-26316 y D18-29843 es de fecha de febrero y marzo suliquidación de gasto fue incluida en el fondo rotativo del mes de mayo.Existen facturas en el fondo rotativo que fueron clasificadas en un renglón y en lasformas 1-H de almacén en otro, así como su valor total aplicado a un solorenglón y correspondía a varios.(anexo 5,6,7, 8, 9,10,) RECOMENDACIONES: Con base a lo descrito anteriormente se solicita a la Máxima Autoridad, gireinstrucciones al Departamento Financiero, que a su vez gire las instrucciones a laUnidad de Contabilidad, Tesorería y Almacén para que se tomen en cuenta las recomendaciones respectivas. Se determinó que la documentación no se encuentra archivada completamente de meses anteriores se recomienda que sea archivada por la unidad responsable. Que las diferentes unidades según sea su responsabilidad deben verificar que los datos que contienen los documentos contables sean correctos tales como nombre,número de identificación tributaria (NIT) y dirección según la ley del Impuesto alvalor agregado y el Código Tributario. Se determinó que la elaboración que las formas 1-H es irregular y presenta inconsistencia en algunos datos con respecto a la liquidación de fondo rotativo, por lo que se recomienda la persona encargada confirme a que renglón de gasto pertenece cada producto. Que en el área de almacén, la persona responsable siempre verifique que los ingresos en la forma 1-H coincidan con los detallados en las facturas o renglonesasignados.



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SANDRA EDELMIRA GARCIA MORALES DE LOPEZ

Auditor



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ANEXOS Factura con nombre erroneo



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Factura con nombre erroneo



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Factura con Direccion erronea



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Factura con Direccion erronea



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Anexo 5



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Anexo 6 relacion con el anterior



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Anexo 7



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Anexo 8



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Anexo 9



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Anexo 10



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Anexo 11 documentos de respaldo de conteo



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Anexo 12 documentos de respaldo de conteo



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Anexo 14 documentos de respaldo NOG



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Anexo 15 documentos de respaldo conteo



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Anexo 13.1 cuestionario



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Anexo 13 cuestionario

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