EMPRESA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES DE IPIALES UNIMOS S.A. E.S.P.

NIT 900282849-7 15º INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

(LEY 1474 DE 2011)

Jefe de Control Interno,

o quien haga sus veces: WILMER JESUS MORALES ACOSTA

Período evaluado: Marzo 2016 – Junio 2016

Fecha de elaboración: 09 de Julio de 2016

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9º de la Ley 1474 de 2011, a continuación se presenta el informe del estado del Sistema de Control Interno correspondiente a los dos módulos y el eje transversal del Modelo Estándar de Control Interno- MECI-2014, previstos en el Manual Técnico adoptado por el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, compilado en el Decreto Único del Sector de Función Pública- Decreto 1083 de 2015. Para el periodo comprendido entre los meses de marzo – abril – mayo y junio de 2016, de la siguiente manera:

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO“

Avances

Se ha apropiado a los funcionarios y trabajadores de la empresa del documento Código de Ética adoptado formalmente mediante acto administrativo, difundido a través de diferentes medios como correos electrónicos, jornadas de inducción, protectores de pantalla, entre otros. El área de Talento Humano, en desarrollo de la política de bienestar ha incluido actividades y metas para el fortalecimiento del componente de Gestión Humana. Durante el periodo informado se adelantaron jornadas de charlas de motivación sobre coaching, talleres de gestión documental, curso de certificación en competencias laborales del módulo de trabajo seguro en alturas y charlas periódicas por parte de las aseguradora de Riesgos Laborales ARL POSITIVA, entre otras. Así mismo se adelantaron actividades lúdicas y eventos de bienestar; en ejecución del plan del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se otorga una hora laboral a la semana para dedicarla a actividades de desarrollo físico y deporte (bailoterapia, voleibol) y hábitos saludables. Se han realizado reuniones del Comité de convivencia, atendiendo posibles brotes de acoso laboral en su etapa preventiva los cuales solucionaron las pugnas entre algunos funcionarios. y se realizaron evaluaciones médicas laborales de ingreso, egreso o periódicas de acuerdo con la necesidades de personal. Las funciones, competencias y habilidades se encuentran establecidas en el Manual de funciones de la entidad, los cuales fueron socializados y entregados a los funcionarios. Los funcionarios de la entidad participaron en jornadas de capacitación en los siguientes temas: Contratación estatal .Etapa precontractual y construcción y elaboración de estudios previos de acuerdo a los manuales del programa COLOMBIA COMPRA EFICIENTE. (dictado por la oficina jurídica de la Alcaldía Municipal de Ipiales ) Seminario de impuestos dictado en la Cámara de Comercio de Ipiales. Seminario de procesos contractuales, dictado por la Dra. Viviana Isabel Chamorro, capacitadora de la Escuela Superior de Administración Publica ESAP Nariño – Alto Putumayo. Asistencia a la video conferencia sobre el marco normativo de la ley 87 de 1993 y el decreto 1537 de 2001, dictada por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, en la sala de audiovisuales del SENA Ipiales.

Dificultades

Formulación tardía del Pian Institucional de Recursos Humanos, el cual debería contener el programa de inducción y re-inducción, el programa de bienestar, el Plan de incentivos y el Plan Institucional de Capacitación. Para la implementación del PIC, UNIMOS S.A E.S.P. por lo cual se solicitó mediante

oficio a la oficina de talento humano que se construyera y aplicara cuanto antes de acuerdo a la metodología establecida por el DAFP, la cual Incluye las fases de sensibilización, formulación de proyectos de aprendizaje, consolidación del diagnóstico de necesidades de la entidad, programación del Pian Institucional y la ejecución del PIC, las actividades de capacitación financiadas con recursos de funcionamiento de la entidad, están previstas para iniciar desde el mes de marzo de 2015.

Se solicitó la activación del comité paritario de salud y seguridad en el trabajo, ya que este dejo de reunirse desde la vigencia 2015, sin que se haya efectuado las diligencias hasta el momento para ponerlo en funcionamiento. El proceso de implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo se ha quedado estancado, puesto que no se ha designado la persona encargada de liderar este sistema al interior de la entidad.

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO “Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión"

Avances

Se han suscitado reuniones de la Junta directiva a fin de implementar y coordinar la aplicación de medidas alternativas y toma de decisiones con respecto a la situación económica de la empresa, como el ajuste de tarifas, la modificación del presupuesto inicial de ingresos y gastos de la empresa. A través de los Comités gerenciales se debate la toma de decisiones importantes como la situación del sistema SAS de facturación, la activación del Comité de Sostenibilidad contable, la implementación de controles en la ejecución de los procesos misionales que efectúan en campo el personal operativo de la empresa, de igual manera se ha ordenado la construcción y/o actualización de los mapas de riesgos y los indicadores de gestión a través de la oficina asesora de planeación de la entidad, entre otros. La oficina de control interno realiza el seguimiento a los compromisos plasmados en las actas correspondientes, adquiridos en el desarrollo de los comités. Modelo de Operación por Procesos El Sistema del MECI se ha implementado con un enfoque por procesos de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno-MECI 2014, lo cual garantiza el funcionamiento y cumplimiento de los fines esenciales de la empresa. De acuerdo con el reporte realizado por la Oficina Asesora de Planeación, a junio de este año, nuestro sistema MECI cuenta con 13 procesos, documentados, estos documentos están distribuidos entre caracterizaciones, procedimientos, manuales, guías, instructivos y formatos, los cuales se actualizaron en la vigencia anterior de conformidad con el decreto 943 de 2014 se publican en la página web de la Entidad para el uso de los servidores y contratistas y para conocimiento de la ciudadanía en general. Indicadores de Gestión UNIMOS SA ESP ha iniciado las actividades de construcción y definido los mecanismos para la implmentacion de los controles y de su seguimiento, medición, análisis y mejora con el fin de garantizar

el logro de los objetivos definidos en la planeación estratégica, los planes de acción, programas y proyectos y de los procesos Entre ellos se encuentran los indicadores de gestión que contaran con las fórmulas de cálculo, los rangos de calificación y la periodicidad de la medición.

Dificultades

Tardanza en la elaboración de los planes de acción de las dependencias, acordes con el plan de negocios de la empresa y con acatamiento de la normatividad establecida, esto a pesar de que la oficina de planeación ha brindado la colaboración con el diseño de un formato para facilitar la construcción de dichos planes de acción. De allí que se ha dificultado esta tarea por la falta de interés de parte de los dueños de los procesos. Se presentó dificultad en el diseñó y entrega de la nueva página web institucional, ya que debido a la caducidad en la licencia y uso del hosting, la nueva administración opto por la alternativa de cambiar de proveedor, por lo cual se dejó de publicar en el sitio aproximadamente durante 4 meses, tiempo en el cual no se ha protocolizado la entrega oficial del nuevo sitio, mismo que presenta inconsistencias y fallas en su estructura puesto que no cumple con los parámetros y directrices de la política de participación ciudadana de Gobierno en Línea. Falta de interés en algunos dueños de los procesos, para la revisión de cada proceso y su caracterización lo que ocasiono retraso en la actualización documental

1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO "Conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto infernos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.

Avances

Se realizó una revisión general a la matriz de riesgos institucional y se propuso oportunidades de mejora a este instrumento, lo que derivó en la modificación del formato de matriz de riesgos institucional. También se estableció una guía para el diligenciamiento de dicha matriz, se definió el respectivo procedimiento y elaboró una propuesta de política del riesgo. Para 2015, los procesos actualizarán los riesgos en este instrumento. La empresa, con la publicación y actualización del documento Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano, realizó la inclusión, en la estrategia de Riesgos de corrupción, las estrategias a implementar para desarrollar la política, los responsables de controlar y hacer seguimiento a los riesgos, entre otros aspectos. En el marco de las auditorías internas desarrolladas, se realizó seguimiento a las acciones establecidas en la matriz de riesgos de los procesos. En el marco del seguimiento al Pían Anticorrupción y de Atención al ciudadano en los meses de abril y agosto de 2016, realizó el informe de seguimiento a los riesgos de corrupción identificados en la entidad.

Dificultades

se adelantaron algunas actividades para ajustar la política de administración del riesgo pero esta no se formalizó, en consecuencia en el informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno, presentado en el mes de febrero del 2016, se retomó la observación referida a la necesidad de complementar la política de administración del riesgo adoptada por la Entidad, de acuerdo con los parámetros de evaluación establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, según los cuales se deben incluir los niveles de aceptación o tolerancia al riesgo, los niveles para calificar el impacto en los procesos, los responsables del monitoreo y seguimiento a los mapas de riesgo y la periodicidad del seguimiento, según los niveles de riesgo residual. Al respecto la Oficina Asesora de Planeación incluyó la revisión de la Política de Administración de riesgos, la cual está prevista revisarse y adoptarse durante los meses de octubre y noviembre de 2016. Falta de apropiación por parte de responsables y líderes de algunos procesos, de las herramientas para la administración de riesgos, reflejado en que no se encuentran documentados los seguimientos que hacen a las acciones establecidas en la matriz de riesgos. Se espera que con el ajuste al formato, en donde se incorporaron elementos de autoevaluación, se mejore esta situación a partir del plazo antes mencionado.

2. MÓDULO CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

2.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN "Es aquel componente que fe permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real,

verificando su capacidad para cumplir las metas y (os resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad”

Avances

Se realizó el ejercicio de autoevaluación al Sistema de Control Interno Contable en la entidad con la responsable del proceso. Autoevaluación del grado de implementación del MECI, de acuerdo con la metodología establecida, por la Oficina de Talento Humano. Se realizaron reuniones con integrantes de los procesos para socializar la nueva matriz de diagnóstico para la etapa de cierre de la actualización y hacer énfasis en las características de los productos en los que se requiere mayor avance. Se elaboró y rindió el informe de gestión de la oficina de Control Interno, ante la oficina de planeación para que haga parte del informe presentado por el representante de la empresa ante el Honorable Concejo de Ipiales a través del cual se expusieron las actividades ejecutadas en el rol del cargo y acerca del avance sobre el cumplimiento de las metas institucionales. La Oficina de Control Interno continúa concientizando a los Subgerente y Jefes de Dependencia sobre la importancia de fomentar en sus equipos de trabajo la cultura de la autoevaluación, con avances importantes al interior de sus dependencias. Debido al cambio de Administración es fundamental continuar promoviendo esta política en la vigencia 2016 fomentando la cultura de la autoevaluación y el autocontrol en los funcionarios de la entidad. Desde la Oficina de Control Interno se continuará concientizando y capacitando a los servidores públicos sobre la cultura de la autoevaluación y el control, teniendo en cuenta que se han logrado mejoras significativas que se reflejan en los resultados obtenidos en las auditorías o evaluaciones realizadas por los diferentes entes de control, con una notable disminución en el número de hallazgos encontrados. Se realizaron reuniones con los diferentes jefes de dependencias para hacer control, acompañamiento y evaluación de las actividades programadas en la vigencia 2016.

Dificultades

No se cuenta en algunos procesos, con instrumentos documentados de autoevaluación, que faciliten la identificación de oportunidades de mejora. Es importante que los funcionarios del nivel directivo reconozcan la importancia de implementar oportunamente los planes de mejoramiento suscritos.

2.2. COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA “Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control

interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública

Avances

Se ha documentado y tiene implementado el procedimiento para la realización de las auditorías internas, a cargo de la Oficina de Control Interno. Se viene cumpliendo con el rol de evaluación independiente, continúa realizando evaluaciones con las características de imparcialidad, neutralidad y objetividad. El Programa Anual de Auditorías, se pospuso para su aprobación y aplicación para el segundo semestre de la vigencia 2016, esto por recomendación de la oficina de planeación en razón a que se encuentra en la revisión de los mapas de riesgos, la construcción y elaboración de los indicadores de gestión y en especial de la falta en la elaboración de los planes de acción de las diferentes dependencias, situación que se tiene programada culminar en el mes de agosto, de allí la recomendación de no practica de auditorías durante este periodo. Sin embargo, se adelantaron algunas verificaciones y seguimientos a manera de auditoria los cuales han servido de mucha importancia en la toma de decisiones y en el acatamiento de las recomendaciones elevadas al representante legal de la empresa, entre ellas están: Auditoria al área de banda ancha, para determinar catastro de usuarios en comparación a puntos de conexión vs cruzadas efectuadas en la planta interna. Revisión de usuarios del Centro comercial Gran Plaza. Revisión de contratos de comodato y recuperación de bienes de propiedad de la entidad, aunado a la legalización de documentos concernientes a dichos contratos. Auditoria a hojas de vida y contenido de contratos de trabajo en carpetas del archivo que reposa en la oficina de talento humano. Se elaboró un informe ejecutivo de actividades de la oficina de Control Interno, para el conformar el informe de la entidad para la rendición de cuentas próxima a programar la administración Municipal. Informe sobre la vigilancia a la atención prestada a PQRs por trimestres y consolidado para la vigencia 2016. Informe de Evaluación a la Gestión institucional-Evaluación por dependencias 2014. Se presentaron dos controles de advertencia para la tesorería. Se realizó seguimiento a la presentación oportuna de los diferentes informes que rinde la subgerencia financiera (contabilidad - presupuesto y contratación oficina jurídica – en el nuevo aplicativo de Contraloría Departamental de Nariño, a través de la plataforma del SIA.- OBSERVA Se ha realizado el seguimiento a las auditorias mensuales de facturación que lidera la subgerencia

técnica en conjunto con el Jefe del área de Sistemas y Facturación. En el mes de abril se publicaron los resultados del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno rendido en el mes de Febrero del presente año y presentado ante el DAFP en las fechas establecidas. Obteniendo los siguientes resultados para la vigencia 2015. Resultados Indicador de Madurez año 2015: 65,6 Nivel Intermedio .

Dificultades

En algunos procesos, falta fortalecer la cultura de documentar los soportes que permiten evidenciar el cumplimiento de disposiciones internas y externas.

2.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO “Se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de proceso, de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno, Auditoría t interna o quien haga sus veces y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control".

Avances

Se formularon planes de mejoramiento en los procesos auditados en este cuatrimestre, derivado de las auditorías internas realizadas. Se actualizó el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora de la entidad, el cual hace parte del plan de acción institucional.

Dificultades

Desde la Oficina de Control Interno se hace seguimiento a cada uno de los Planes de mejoramiento suscritos, solicitando información sobre el avance en las acciones definidas a las dependencias responsables de su implementación. Es importante que los funcionarios del nivel directivo reconozcan la importancia de implementar oportunamente los planes de mejoramiento suscritos. No se ha afianzado la cultura de documentar todas las evidencias de las diferentes actividades que se realizan en algunos procesos de la entidad.

3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACION y COMUNICACIÓN “Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad

Avances

Este es uno de los componentes que requiere mayor atención, ya que es el que presenta mayores debilidades en el Sistema de Control Interno. Es fundamental que la Alta Dirección tome conciencia de la importancia de una adecuada administración de la información y la comunicación. Identificación de las fuentes de Información Interna y Externa El proceso de Comunicaciones no se encuentra debidamente documentado, hace falta identificar de manera oficial las fuentes de información externa, por lo tanto se recomienda al líder de este proceso estratégico trabajar en la revisión y ajuste de la caracterización del proceso de comunicaciones y en la documentación de cada uno de los procedimientos asociados al mismo. Así mismo es fundamental contar con un sistema de información al interior de la Administración, donde

se cuente con información consolidada sobre la gestión realizada por las diferentes dependencias. Se recomienda a la Secretaría de Planeación implementar y mantener un sistema de información adecuado, al que tengan accesos todos los funcionarios. Rendición Anual de Cuentas Desde la Oficina de Control Interno se envió a la gerencia de la empresa el Manual Único de Rendición de Cuentas elaborado de manera conjunta por la Presidencia de la República, El DNP y el Departamento Administrativo de la Función Pública. La Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos, establecida en el marco normativo se orienta a consolidar una cultura de apertura de la información, transparencia y diálogo entre el Estado y los ciudadanos.

El objetivo del manual es ser la única guía metodológica de las entidades de la Rama Ejecutiva, tanto del nivel nacional como del nivel territorial, para la formulación e implementación de una estrategia de Rendición de Cuentas a los ciudadanos acorde con las necesidades y posibilidades de la comunidad y la ciudadanía, en el marco de los lineamientos definidos en la política nacional. Se utiliza el correo interno de la empresa para dinamizar la comunicación entre las dependencias, fomentando la política de ahorro “cero papel” La entidad publicó en su página web, como en la cartelera de la oficina física de atención al usuario, el informe correspondiente al primer trimestre 2016 sobre indicadores de calidad y estadística de PQRS y se envió el informe respectivo al Sistema SIUST. La empresa como herramienta de mejoramiento de la comunicación ha establecido e implementado la oficina de gestión documental quien será la encargada de velar por el manejo y seguimiento de toda la correspondencia que entra y sale tanto entre oficinas internas como de entes externos y la ciudadanía en general. Tablas de Retención Documental La empresa a través de la unidad de correspondencia y la jefatura de archivo, ha elaborado e implementado las tablas de retención documental. Fueron actualizadas las Tablas de Retención Documental para incluir procesos y gestiones documentales y responder adecuadamente a las necesidades de conservación documental de la entidad. Desde la oficina de Archivo se vienen socializando las nuevas tablas de retención documental y brindando acompañamiento para su adecuada implementación.

Dificultades

Deficiencias en la formalización de algunos instrumentos del proceso de Gestión de la Comunicación. Se recomienda a la alta gerencia de la empresa para que a través de la oficina asesora de planeación se socialice el manual y se programen capacitaciones para afianzar los conocimientos sobre Rendición

de Cuentas. Es fundamental que todos los servidores públicos se comprometan con el proceso de implementación y aplicación de las TRD.

Estado general del Sistema de Control Interno

La Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P. cuenta con el Modelo Estándar de Control Interno actualizado y ajustado a partir del ejercicio del autocontrol, de las auditorías realizadas por la Oficina de Control Interno y de las diversas fuentes que dan lugar a la formulación e implementación de acciones de mejora. De acuerdo con el resultado del indicador que mide la efectividad de las acciones implementadas para el mejoramiento del Sistema, en el primer trimestre del 2016, se superó la meta de cumplimiento establecida, con lo cual se evidencia el compromiso de los responsables de los procesos en la implementación de acciones eficaces para el fortalecimiento del Sistema. Con corte al 31 de abril del 2016 no se evidenció la materialización de riesgos de corrupción.

Recomendaciones

Formular las acciones que proceden a partir de los informes de auditoría entregados por la Oficina de Control Interno en el segundo trimestre del 2016 y continuar implementando las acciones de mejora formalizadas, en especial las formuladas a partir de la evaluación anual del Sistema de Control Interno, vigencia 2015 y que son explicadas detalladamente en la pagina web del DAFP especialmente en el enlace http://mecicalidad.funcionpublica.gov.co/Encuesta2015/puntaje.aspx Fortalecer la formulación de indicadores, de tal manera que se mida no solamente eficacia, sino eficiencia y efectividad en los procesos de la entidad, y buscar que éstos guarden estrecha relación con las metas formuladas. Continuar con el desarrollo de estrategias que permitan fortalecer el principio del autocontrol en los funcionarios de la empresa, que contribuya al mejoramiento continuo de la entidad. Elaborar y adoptar un Plan y unas políticas de Comunicaciones Institucional. Fortalecer los ejercicios de autoevaluación de los riesgos por parte de los responsables de los procesos y sus colaboradores en cada puesto de trabajo. Fortalecer los ejercicios de socialización de los documentos generados por los diferentes procesos que conforman el MECI (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, resoluciones, circulares, entre otros), a fin de conseguir una mayor comprensión por parte de quienes utilizan esta documentación. Continuar con la actualización de información, por parte de los responsables y líderes operativos de los procesos, de acuerdo con su competencia, con el debido acompañamiento de la Oficina Asesora de

Planeación y Control Interno a fin de absolver las dudas o interrogantes que surjan por parte de los funcionarios y trabajadores de la entidad. Fortalecer los ejercicios de autoevaluación por parte de los responsables de los diferentes procesos sobre las acciones correctivas, preventivas y de mejora identificados en los mismos. Aplicar efectivamente y de forma periódica los instrumentos de evaluación de satisfacción de los usuarios, puesto que se está realizando una sola vez al año. Fortalecer los mecanismos de protección al ciudadano y mejorar la información con el usuario a través de los canales de comunicación establecidos por la entidad

Firma

WILMER JESUS MORALES ACOSTA Oficina Asesora de Control Interno

UNIMOS S.A. E.S.P.