En stærk medspiller November 2014

2

En stærk medspiller

Indledning Med ‘Holbæk i Fællesskab’ har Byrådet sat retning på udvikling af fremtidens kommune. En kommune, hvor vi skaber resultater i fællesskab med borgere, erhvervsliv, foreninger, frivillige og medarbejderne. Vi har vist, hvordan vi kan skabe bedre og billigere løsninger ved at bringe nye ressourcer i spil og gå nye veje - sammen med andre. I dag har vi en organisation med robust styring og masser af faglighed. Det er en organisation, hvor medarbejdere og ledere over de seneste år har skabt mange resultater - men også en organisation, hvor borgere og virksomheder til tider oplever at ’falde mellem to stole’, og hvor stive samarbejdsformer kan stå i vejen for udvikling og innovation. For når vi i de kommende år i højt tempo skal skabe bedre løsninger for færre penge og med færre ledere og medarbejdere, skal vi som organisation være mere lærende, fleksibel og effektiv end vi har mulighed for at være i dag – uden at give køb på god økonomistyring og klar fordeling af ansvar.

Vores forslag til ny organisation har ét styrende princip:

’Holbæk Kommune skal være

en stærk medspiller for den

enkelte borger, vores virksomheder

og øvrige samarbejdspartnere’

Det handler om mennesker fremfor sager. Borgere og virksomheder skal allerede i deres første møde med kommunen opleve kommunen som en samarbejdspartner, der kan være med til at skabe de rigtige

løsninger. Vi skal vejlede, bygge bro og skabe nye muligheder. Vi skal kort sagt være de bedste – fordi vi kan.

Derfor forandrer vi nu den administrative organisation og gør op med strukturer og mønstre, som gør det bøvlet at yde en god og sammenhængende service og lykkes med kerneopgaven:

• Vi sætter kerneopgaven i centrum og stiller skarpt på den værdi, vi skal skabe for og med borgere og virksomheder

• Ledelsen har ansvar for, at vi løser de rigtige kerneopgaver. Medarbejderne er afgørende for, at vi løser kerneopgaverne rigtigt. Vi styrker handlerummet hos de ledere og medarbejdere, der er tættest på borgerne

• Vi skaber en enkel organisation og styrker fællesskab, netværk og kommunikation for at forbedre den måde, vi løser kerneopgaven på

I den nye organisation reducerer vi samtidig antallet af direktører, chefer og ledere.

Vi glæder os til at blive stærke medspillere og sammen med jer skabe fremtidens kommune!

Direktionen, november 2014

3

Holbæk Kommune

Forslag til ny organisation

4

Kerneopgaven i centrum

Med kerneopgaven forstås den værdi, kommunen skal skabe for og med borgerne og virksomhederne.

Kerneopgaverne har tre kendetegn:

1. Der er få kerneopgaver, og hver opgave skal skabe retning

2. Opgaverne løses med bidrag fra flere fagligheder og aktører og skal skabe sammenhæng for og med borgere og virksomheder

3. Borgeren og virksomhederne skal være aktive i at skabe en forandring

Det er kerneopgaven, som giver os det fælles fokus i den nye organisation.

Derfor organiserer vi os nu omkring de fælles kerneopgaver: Læring & trivsel, Uddannelse til alle unge, Alle kan bidrage, Aktiv hele livet, Ansvar for fremtiden og Fællesskab. Byrådets hensigt med Holbæk Kommunes kerneopgaver er at sætte fokus på kommunens bidrag til, at borgerne får mulighed for at udfolde deres eget liv med livskvalitet og værdighed, og at virksomhederne har gode rammer for vækst. Det skal ske i et stærkt fælleskab mellem individerne og i nogle bæredygtige samfundsmæssige rammer.

Byråd, borgere, virksomheder og medarbejdere skal i et samspil uddybe og gøre kerneopgaverne konkrete.

De mål, vi skal opnå med kerneopgaverne, bliver fastlagt, evalueret og eventuelt justeret hvert år, når byrådet vedtager budgettet for det kommende år.

Vi skal følge op på, om vi lykkes med kerneopgaverne. Vi skal kunne

dokumentere om vi gør en forskel. Og vi skal lære af vores erfaringer, så vi kan ændre den måde, vi løser opgaverne på, og gøre det bedre.

I det følgende beskriver vi de fælles kerneopgaver.

Kerneopgaven Fællesskab

Fællesskaber er på en gang en kerneopgave for kommunen og en forudsætning for, at vi kan lykkes med de øvrige kerneopgaver. Fællesskaber er et ansvar for alle i Holbæk Kommune.

Fællesskabet skal have nok sammenhængskraft til at rumme alle, også borgere i udsatte situationer. Det er derfor vi har et socialt sikkerhedsnet og yder hjælp, støtte og omsorg.

Som stærk medspiller til alle borgere har kommunen et medansvar for, at alle kan indgå i forskellige fællesskaber. Det kan ske i en kommune, hvor foreninger, frivillige og aktive medborgere tager et medansvar for fællesskabet.

Kerneopgaven Læring & trivsel

Læring er grundlaget for, at den enkelte kan klare sig i voksenlivet, som selvforsørgende samfundsborger. Trivsel er en forudsætning for læring.

Som en stærk medspiller til børn og forældre, har kommunen et medansvar for, at det enkelte barn trives, udvikler sig og lærer nok til at kunne gennemføre en kompetencegivende uddannelse.

Kerneopgaven Uddannelse til alle unge

Uddannelse er overbygningen på læring. Med en kompetencegivende uddannelse er det enkelte unge menneske et skridt tættere på beskæftigelse.

5

Som en stærk medspiller til den unge og til uddannelsesinstitutionerne, har kommunen et medansvar for, at den unge tager en kompetencegivende uddannelse, så den enkelte unge kan få et arbejde, forsørge sig selv og skabe et godt liv sammen med andre.

Kerneopgaven Beskæftigelse - Alle kan

bidrage

For at leve det liv, det enkelte menneske ønsker sig, er det vigtigt at den enkelte kan forsørge sig selv og bidrage til samfundets værdiskabelse.

Som en stærk medspiller til den enkelte borger har kommunen et medansvar for, at borgeren kommer i beskæftigelse, hvis den enkelte ikke selv lykkes med det.

Som en stærk medspiller til virksomhederne har kommunen et medansvar for at skabe plads på arbejdsmarkedet til alle.

Kerneopgaven Aktiv hele livet

At kunne være aktiv hele livet er vigtigt for, at den enkelte kan leve det liv, den enkelte ønsker sig.

Som stærk medspiller til borgeren og dennes netværk har kommunen et medansvar for at hjælpe borgeren til at kunne klare sig selv og have mulighed for et selvstændigt og meningsfuldt liv, sammen med andre.

Kerneopgaven Ansvar for fremtiden -

Vækst og bæredygtighed

Vækst, erhvervsudvikling og bosætning er en betingelse for, at vi kan bevare en kommune med et rimeligt serviceniveau, hvor det er godt at bo og leve.

Et stærkt kultur- og fritidsliv er også en forudsætning for, at Holbæk Kommune er et godt sted at leve og bo og dermed for at skabe øget bosætning.

Ansvaret for fremtiden vedrører endvidere ansvaret for natur, miljø og klima, for kulturhistorien og for kommunens ejendomme og infrastruktur.

Som en stærk medspiller til borgere og virksomheder har kommunen et medansvar for at skabe det bæredygtige samfund, vi ønsker for fremtiden.

6

Roller og ansvar Holbæk Kommune som organisation består af flere end 5000 ansatte. Vi er alle mennesker, der brænder for at gøre en forskel for og med andre.

Den nye organisation skal være ’en stærk medspiller’. En stærk medspiller gør andre gode. En stærk medspiller er dygtig og kompetent, sammen med andre. En stærk medspiller skaber muligheder.

For at blive en stærk medspiller skal vores relationer og samarbejde i hele organisationen være kendetegnet af de seks værdier fra personalepolitikken: Tillid, retfærdighed, samarbejde, ansvarlighed, faglighed og engagement. Vores gensidige forventninger til ’den gode medarbejder’ og ’den gode leder’ er også beskrevet i vores personalepolitik.

Kerneområder og tværgående stabe

Den nye organisation består af fem områder med ansvar for kommunens kerneopgaver:

• Læring & trivsel • Uddannelse til unge • Alle kan bidrage • Aktiv hele livet • Ansvar for fremtiden

Hvert område vil have en lille sekretariatsfunktion.

De fem områder bliver understøttet af tre tværgående stabe:

• Strategi & udvikling • Økonomi & effekt • Koncernservice

De tværgående stabe sikrer fælles retning i organisationen, så der er helhed og sammenhæng i ledelse og udvikling.

Stabene understøtter organisationen i de nødvendige omstillinger og effektiviseringer. Samlet bidrager stabene til, at resten af organisationen kan lykkes med kerneopgaverne. Organisationen består endvidere af en tværgående stabsfunktion, der arbejder med drift og udvikling på kulturområdet.

Alle er afhængige af at samarbejde med andre, for at lykkes med kerneopgaven. Alle har medansvar for kerneopgaven fællesskab.

Endeligt består organisationen af Socialtilsyn Øst, der løser fælleskommunale tilsynsopgaver på det sociale område.

I det følgende beskriver vi, hvad den nye organisation betyder for medarbejdere og ledere i Holbæk Kommune.

Medarbejdere

Med ’En stærk medspiller’ vil vi styrke medarbejdernes muligheder for at lykkes med kerneopgaven. Medarbejderne skal skabe resultater for og med borgere og virksomheder og yde en god og sammenhængende service.

Vi ved, at det tætte kendskab til kerneopgaven og borgerne ligger hos de medarbejdere, der arbejder sammen med borgerne og virksomhederne til daglig. Medarbejderne skal opleve, at de har muligheder og kompetencer til at løse kerneopgaven sammen med borgerne - i samarbejde med borgerens netværk, frivillige, relevante kolleger og andre – også på nye, utraditionelle måder.

Det er vigtigt, at vi alle byder ind med både faglighed og engagement, når vi skal

7

udvikle opgaver, samarbejdsrelationer og kompetencer. Vi skal have tillid til hinanden, så idéer til udvikling kan afprøves og læres af – både når de lykkes og når de fejler. Og vi skal være gode til at dele denne viden med hinanden.

Vi skal gå ansvarligt til samarbejdet om kerneopgaven, både med kendte og ukendte kolleger og samarbejdspartnere. Det betyder blandt andet, at vi først spiller bolden videre når vi ved, at borgeren, virksomheden eller en kollega er parat til at gribe den. At være fagligt dygtig er vigtigt, især i samspil med andres faglighed.

Det afgørende er at lykkes med kerneopgaven – for og med borgerne og virksomhederne.

Ledere

God ledelse er vigtig for at medarbejderne kan lykkes. Ledere i Holbæk Kommune skal være dygtige ledere, der samler fællesskabet om kerneopgaven, så vi skaber resultater. Dygtige ledere har også styr på økonomien og er gode til personaleledelse. Når vi skaber fremtidens kommune spiller lederne en stor rolle i omstillinger og i at

bygge bro og skabe samarbejde i organisationen og med samarbejdspartnere i vores omverden.

Det betyder, at lederne skal kunne lede på tværs og i teams og række ud til frivillige, virksomheder, lokalsamfund og andre aktører. Samtidig skal lederne stå i spidsen for, at det lille fællesskab, den lokale arbejdsplads, udvikles som en attraktiv arbejdsplads med høj trivsel og højt fremmøde.

Det er afgørende, at lederne i hele organisationen er bevidste om, hvad kerneopgaven er, så vi arbejder i samme retning. Lederne skal kunne formidle og omsætte byrådets beslutninger, så medarbejderne kan løfte opgaverne i hverdagen.

Andre end lederne er ansat til at lave administrative opgaver som for eksempel vagtplaner, løbende opfølgning på økonomi og personaleadministration.

Udviklingen kræver øget ansvar til alle ledere. Det stiller krav til gode samtaler og tæt samarbejde mellem ledere om ledelse og udvikling. Vi vil derfor investere i og arbejde for stærke relationer blandet andet gennem forpligtende samarbejder i ledernetværk og dialoger mellem lederne om retning, resultater, relationer og de gensidige forventninger til god ledelse. Koncernledelse og chefer

Cheferne udgør sammen med direktionen koncernledelsen, som har ansvar for at sikre fælles retning og sammenhæng mellem kommunens kerneopgaver. Gennem koncernledelse vil vi styrke beslutningskraft, handlekraft, fælles identitet, helhedstænkning og koordination på den samlede organisations vegne – set i

8

lyset af de strategiske udfordringer, så beslutninger bliver til virkelighed. Koncernledelsen skal kendes på et synligt, aktivt og engageret lederskab. I det daglige skal koncernledelsen være en stærk medspiller for både det politiske niveau og for organisationens ledere og medarbejdere.

Den nye organisation har otte chefer, som har ansvar for at skabe resultater og strategisk udvikling med udgangspunkt i kommunens kerneopgaver – for og med borgere og virksomheder. Endvidere har organisationen en kulturchef med ansvar for samspillet med det politiske niveau og udvikling af kulturområdets bidrag til kerneopgaverne.

Vi øger dermed kravene til chefernes lederskab. Cheferne skal være holdspillere, være gode til at skabe løsninger sammen med andre og tage ansvar for helheden. De skal være strategiske, nysgerrige og skabe nye muligheder. Cheferne skal være handlekraftige og sikre, at vi får omsat politiske drømme og intentioner til ny virkelighed. De skal have politisk tæft og være stærke medspillere.

Cheferne skal lede sammen med lederne og være gode rollemodeller for både medarbejdere og ledere.

Koncerndirektion

Koncerndirektionen har det overordnede administrative ansvar for organisationen og organisationens medarbejdere samt det overordnede ansvar for styringen af kommunens økonomi og prioriteringer.

Koncerndirektionen er bindeled mellem det politiske og organisationen og skal arbejde med de temaer, der er af størst betydning

for såvel den politiske niveau som driften af Holbæk Kommune.

Koncerndirektionen skal have stærkt fremtidsfokus, strategisk udsyn og bane vejen for nye samarbejder både i og udenfor Holbæk Kommune.

Resten af organisation skal mærke, at koncerndirektionen bevæger sig fra at lede og kommunikere igennem hierarkiet til i langt højere grad at være nærværende, lede og være i dialog med organisationen og kommunens samarbejdspartnere – som stærke medspillere.

Koncerndirektionen består af tre personer. Den administrerende direktør har det endelige ansvar overfor den politiske ledelse. To koncerndirektører har hver deres særlige fokusområder, som vil skifte over tid. Koncerndirektionen træffer alle væsentlige beslutninger i fællesskab.

9

Fra idé til virkelighed Byrådets ambitioner om ’Holbæk i Fællesskab’ stiller krav til organisationen om forandringer i højt tempo.

Den nye organisering stiller krav til alle ledere og medarbejdere om samarbejde og følgeskab. Når vi sætter kerneopgaven i centrum, skal vi mange steder udvikle nye relationer for at lykkes. ’For og med borgere og virksomheder’ er også en kulturforandring, der udfordrer vores traditionelle måde at løse opgaverne på.

Cheferne har et særligt ansvar for at få skabt samarbejde om de nye kerneopgaver.

Koncerndirektionen har et særligt ansvar for lede og følge op på, at den nye organisation styrker borgernes og virksomhedernes oplevelse af Holbæk Kommune som ’en stærk medspiller’.

De næste, vigtige skridt

Efter byrådets beslutning om ny organisation den 12. november 2014 har koncernledelsen til opgave at skabe sammenhæng og tydelighed i den nye organisation. Lederne og MED-udvalg vil blive involveret i dette arbejde.

Senest den 12. december 2014 kender alle medarbejdere og ledere deres rolle i den nye organisation.

Den nye organisation gælder fra 1. januar 2015. Realiseringen bliver en stor og vigtig opgave i 2015 for alle ledere og medarbejdere i Holbæk Kommune.

I samarbejde med Hovedudvalget vil vi i 2015 tilpasse vores MED-system, så det passer til den nye organisation.

Om cirka ét år vil koncernledelsen følge op på den nye organisation. Her gør vi samlet status på arbejde med at gøre Holbæk Kommune til en stærk medspiller til den enkelte borger, vores virksomheder og øvrige samarbejdsparter – med kerneopgaven i centrum.

10

Opgavefordeling

Læring & trivsel • Pladsanvisning • Dagtilbud • Indskoling, mellemtrin og

udskoling • Børnekonsulentcenter • Myndighedsopgaver vedrørende

børn og familier 0-14 år • Tandpleje • Børnespecialcenter 1 • Børnespecialcenter 2 • Samarbejder med blandt andre

bestyrelser

Uddannelse til alle unge • Ungdommens

Uddannelsesvejledning • Ung Holbæk inkl. klubber og SSP-

samarbejde og specialundervisning

• Myndighedsopgaver vedrørende unge 15år+, herunder unge modtagere af uddannelseshjælp, ressourceforløbsydelse, Særlig Tilrettelagt Uddannelse (STU), efterværn samt selvforsørgende unge uden en kompetencegivende uddannelse

• Center for specialundervisning inkl. hjerneskadeindsats

• Mental sundhed for unge • Samarbejder med blandt andre

produktionsskoler, Uddannelses-råd og Ungdomsbyråd

Alle kan bidrage • Borgerservice inklusiv

opkrævning • Jobcenter • Myndighedsopgaver vedrørende

voksne inklusive flygtninge og integration

• Forsorg og misbrug • Mental sundhed • Samarbejder med blandt andre

virksomhederne, det statslige beskæftigelsessystem og integrationsråd

Aktiv hele livet • Hjemmepleje og plejecentre • Handicap inkl. særligt komplekse

forløb • Patienthotel • Sundhed inklusiv sundhedsaftaler • Genoptræning • Hjælpemidler • Bo- og aktivitetstilbud til voksne

med særlige behov • Samarbejder med blandt andre

Ældreråd og Handicapråd

Ansvar for fremtiden • Erhverv- og turismeudvikling • Fysisk planlægning og

projektudvikling • Myndighedsopgaver vedrørende

byggeri, miljø og trafik • Byg & anlæg inkl. forsikring og

risikostyring • Ejendomme • Vej & Park • Teknisk Service • Samarbejder med blandt andre

Erhvervsforum Holbæk og Grønt Råd

11

Strategi & udvikling

• Politik- og strategiudvikling • Bruger- og borgeroplevelser • Kommunikation • Sekretariat for byråd og

koncerndirektion • Fundraising • Et aktivt medborgerskab inklusiv

koordinatorfunktion for lokalforumkonsulenter & frivilligkoordinatorer

Økonomi & effekt • Budget • Effekt • Økonomistyring

Koncernservice

• HR og Arbejdsmiljø inklusiv sekretariat for Hovedudvalget og ansvar for arbejdsskadeforsikringer

• Digitalisering og IT inklusiv drift af hjemmeside og intranet

• Indkøb og udbud • Løn & personale • Regnskab

Kultur

• Folkeoplysning og foreningsliv • Kulturkaserne, Bibliotek, Musikskole • Eventstrategi

Socialtilsyn Øst • Godkende sociale tilbud og

plejefamilier • Føre driftsorienteret tilsyn med

sociale tilbud og plejefamilier

12

Holbæk Kommune Kanalstræde 2 4300 Holbæk