ENAIPENAIPCorso per Assistente di bibliotecaCorso per Assistente di biblioteca

a cura di Liliana Bernardis

Parte primaFebbraio 1999

L’accesso al sistemaL’accesso al sistema

Telnet :

(polaris.bib.uniud.it , 158.110.104.239 login: aleph)

WWW: (http://www.bib.uniud.it, Il catalogo

automatizzato) (http://www.angelfire.com/az/assitale/)

Il Sistema Bibliotecario Il Sistema Bibliotecario dell’Ateneo udinesedell’Ateneo udinese

Le strutture Centri Bibliotecari Interdipartimentali (3 +

2) Centri Bibliotecari Dipartimentali (9) Biblioteche di Servizi Integrativi (1) Punti bibliografici

Il Sistema Bibliotecario Il Sistema Bibliotecario dell’Ateneo udinesedell’Ateneo udinese

La base dati (aggiornamento al 31.12.1998) Record n. : 167.742 Funzioni utilizzate: Ricerca, Catalogazione e gestione

copie, Acquisizioni, Gestione periodici, Circolazione integrata da postazioni self-check, ILL, IUTIL.

Versione software: 330_03 (2000 compliant) Sistema hardware:SPARCServer SUN 1000E con

S.O.Solaris 2.5 Postazioni per lavoro e/o ricerca (terminali, PC, Mac) n. :

94

Il Sistema Bibliotecario Il Sistema Bibliotecario dell’Ateneo udinesedell’Ateneo udinese

La reteAllo stato attuale comprende installazioni italiane UNIX e VMS:

Scuola normale Superiore di Pisa Sistema Bibliotecario Senese Sistema Bibliotecario dell’Università di Genova Sistema Bibliotecario dell’Università di Verona Sistema Bibliotecario di RomaTre Sistema Bibliotecario dell’Università della Calabria IUL (Istituto Universitario di Lingue Moderne, Milano)

Le caratteristiche generali del Le caratteristiche generali del softwaresoftware

ALEPH (Automated Library Expandable Program) è un software completamente integrato, disegnato per rispondere ad esigenze di spiccata flessibilità

Il sistema consente l’utilizzo di diversi linguaggi, è multialfabeto, supporta scritture bidirezionali

Supporta record MARC e non MARC Integra l’OPAC con il CCL (Common Command

Language) fornendo sia le funzionalità di un sistema completamente integrato che la potenza di recupero dati

di un sistema full text retrieval

I livelli operativiI livelli operativi

Local library, sub-library, basi logiche Global library Nodo Rete

A questi livelli corrispondono differenti utenti, ciascuno responsabile per diversi tipi di funzioni (aleph, gbl. alephe, master, system, backlib, recovery)

L’ambiente ALEPHL’ambiente ALEPH

S u b -L ib ra ry S u b -L ib ra ry

L oca l L ib ra ry L oca l L ib ra ry L oca l L ib ra ry

G lob a l L ib ra ry G lob a l L ib ra ry

N od o1 N od o2

S u b -L ib ra ry

L oca l L ib ra ry

G lob a l L ib ra ry

N od o3

N E T

I moduli di ALEPHI moduli di ALEPHFunzioni on line

Ricerca, Catalogazione, Gestione copie, Authority control, Circolazione, Gestione e controllo periodici, Acquisizioni,

ILL

Moduli batch

Recupero, ordinamento e stampa informazioni dal data base,

gestione tavole parametriche, definizione schermi e messaggistica, definizione codici di accesso all’informazione, definizione tracciato record, utility import/export, funzioni di back-up, definizione password, riorganizzazione del data base

La ricercaLa ricerca La funzione di ricerca in ALEPH è aperta a tutti e non necessita di pw In fase di ricerca, il sistema ignora le differenze tra caratteri maiuscoli e

minuscoli Le ricerche possono essere effettuate digitando testo completo o troncato I risultati delle ricerche possono essere stampati e salvati su file per ulteriori

elaborazioni La ricerca consente di:

-localizzare un documento

-localizzare un insieme di documenti che condividono determinate caratteristiche; l’insieme può essere poi ulteriormente limitato

-visualizzare informazioni aggiuntive (come copie, note, fascicoli, record completi)

-richiedere informazioni sui prestiti e sulle prenotazioni di uno specifico utente

-effettuare prenotazioni di volumi in prestito

Le liste per la ricercaLe liste per la ricerca

La ricerca in ALEPH si basa sulla definizione di specifici

campi del documento o di parole nell’ambito dei campi. Il

sistema organizza questi campi o parole in liste e consente

l’accesso ai documenti attraverso di esse.

ALEPH supporta 4 tipi di liste: Authority lists Word lists Index lists Document lists

La ricerca. Strategie e metodiLa ricerca. Strategie e metodi

ALEPH consente due diverse tipologie di

ricerca: browse e retrieval

La ricerca può essere effettuata digitando

direttamente i comandi oppure ricorrendo agli

schermi predefiniti

La ricerca in modalità browseLa ricerca in modalità browse

SC (scan) lista=dato SC dato/lista (dato/wlista) SC wlista=dato SC wo=dato

I comandi SHOW ed EXPAND

La ricerca in modalità La ricerca in modalità retrievalretrieval

F (find) dato F dato and dato F dato or dato F dato not dato F dato/lista and/or dato F wlista=dato and wlista=dato

Operazioni sui setOperazioni sui set

E’ possibile:

-visualizzare i set creati in seguito ad una ricerca per parole

-memorizzarli per ulteriori sessioni

-stamparli

-filtrarli ulteriormente (comando Filter)

Caratteri di troncamento/mascheramento, Caratteri di troncamento/mascheramento, indicatori di prossimità/distanzaindicatori di prossimità/distanza

# maschera uno o nessun carattere

(es. f colo#r) ? maschera qualsiasi n. di caratteri

(es. f art?) ! maschera un carattere

(es. f m!n)

F storia !4 filosofia

F storia %4 filosofia

Prestiti e prenotazioniPrestiti e prenotazioni

La visualizzazione di copie e fascicoli legati ad un record (comando H)

I comandi QUE e RE

ENAIPENAIPCorso per Assistente di bibliotecaCorso per Assistente di biblioteca

a cura di Liliana BernardisParte secondaFebbraio 1999

La catalogazioneLa catalogazione

E’ la funzione attraverso la quale i record vengono inseriti nel data base

Un record è un insieme di campi che descrivono un documento ed e’ la fonte per l’estrazione di dati per i file di accesso; in fase di catalogazione è consentito all’operatore consultare gli authority files per copiare le intestazioni

Ciascun record bibliografico e’ identificato da un numero assegnato dal sistema; questo numero rappresenta il link con altri tipi di record (acquisizione, circolazione, ecc.) ad esso correlati

La catalogazione e’ protetta da pw e d è limitata agli utenti autorizzati

Le informazioni del Le informazioni del documentodocumento

I tipi di campo presenti in un record Campi con significato particolare: BASE,

DEL, XX, EXT, , LK, LKR, CATZZ Caratteri con significato particolare:

$$, << >>, ^

Le procedure per la gestione Le procedure per la gestione del catalogodel catalogo

Le funzioni consentite nell’ambito della catalogazione sono: inserimento di nuovi record (creazione o duplicazione) cancellazione di record aggiornamento di record esistenti stampa e salvataggio di record per ulteriori elaborazioni

Le procedure fondamentalmente seguono tutte uno stesso modello: data entry visualizzazione di una bozza per conferma o correzioni inserimento dei nuovi record o dei record modificati nel catalogo

Le modalità di catalogazioneLe modalità di catalogazione

Creazione di un nuovo record in formato libero (comando AL)

Creazione di un nuovo record utilizzando schermate predefinite (comando AL/testo)

Creazione di un nuovo record con l’utilizzo di un editor legato a uno o più form (comando EDIT/nn)

Creazione di un nuovo record con l’utilizzo di form flessibili (edit dinamico, comando EDIT-FORM/testo o EDIT-FORM/ALL)

La bozza di catalogazioneLa bozza di catalogazione

I comandi disponibili: a, a/n. linea al, al/testo (visualizza un form bianco o predefnito per

l’aggiunta di ulteriori campi) cl/n.linea dl/n.linea edit cf sc

La funzione di holdingLa funzione di holding

Consiste nella registrazione e aggiornamento delle unita’ fisiche relative

ai record di ciascuna Local o Sub-Library

Lo scopo è quello di consentire il controllo della collezione fisica (inventario e circolazione) le informazioni sul patrimonio di ciascuna biblioteca ad uso

dell’utente

I record di holding forniscono le seguenti informazioni: sub-library che

possiede un dato volume, collezione, collocazione, barcode, status di

circolazione, n.ordine, inventario, prezzo

I record di holdingI record di holding

Volume Nota relativa al volume Copia

Le procedure di holding possono essere richiamate dal menu

principale della catalogazione o dalla lista degli ordini della

funzione delle Acquisizioni con il comando H/n. sistema

I comandi disponibiliI comandi disponibili

ADV, ADC=aggiungi un volume, una copia ADN=crea nota CL=correggi copia DU/n.linea/n.copie=duplica copie DL/n.linea=cancella volume e/o copie