enajenacion de bienes del estado
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ELABORACIÓN
REVISIÓN
APROBACIÓN
Elaborado por: Germán Darío Grisales Rodríguez
Revisado por:
Luz Adriana Gómez Ocampo
Aprobado por:
Luz Adriana Gómez Ocampo
Cargo: Profesional Universitario
Cargo: Secretario de Despacho
Cargo: Secretario de Despacho
ENAJENACION DE BIENES DEL ESTADO
PROCEDIMIENTO Código: P-JUR-29
Versión: 02
Fecha: 19/09/2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD................................................................................................ 4
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5
6. CONTENIDO..................................................................................................... 7
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 10
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 12
9. ANEXOS .......................................................................................................... 13
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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto reglamentar los trámites para la enajenación de los bienes pertenecientes al Departamento, y para el efecto esta entidad territorial podrá adelantar dicha enajenación mediante las siguientes formas: a) Enajenación directa por parte de la entidad pública (Enajenación directa por
oferta en sobre cerrado – enajenación directa a través de Subasta Pública, Artículos 6 y 7 del decreto 4444 de 2008, respectivamente).
b) Contratar para ello a promotores, banca de inversión, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o commodities, o cualquier otro intermediario idóneo según corresponda el tipo de bien a enajenar.
c) A través de la Sociedad Central de Inversiones CISA S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica en todos los procesos contractuales que se adelanten mediante la modalidad selección abreviada de enajenación de bienes de la Administración Central del Departamento del Quindío, aun incluyendo aquellos bienes cuyo precio es inferior al 10% de la menor cuantía de esta entidad territorial, incluye la participación directa de la Secretaría Jurídica. 3. DEFINICIONES 3.1 CONTRATO ESTATAL Se considera contrato estatal a todo acto jurídico generador de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el artículo segundo del Estatuto General de contratación de la administración pública, previstos en las normas civiles y comerciales o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. 3.2 INTERVENTOR
Servidor público designado o persona particular contratada por la entidad para velar por la oportuno y correcta ejecución del objeto contractual.
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3.3 TIPO DE CONTRATO Corresponde a la denominación o tipología de cada uno de los acuerdos de voluntades a celebrar, por lo tanto y teniendo en cuenta las características, especificaciones, actividades y en general las prestaciones u obligaciones que se derivan de este acuerdo contractual, estamos en presencia de un contrato de compraventa, 4. NORMATIVIDAD - Constitución Política. Artículos 2, 75, 116, 126, 127, 128, 129, 179, 180, 183,
197, 209, 211, 217, 230, 248, 253, 267, 270, 273, 291, 292, 293, 299, 303, 304, 312, 314, 323, 333, 344, 355 y 364.
- Código Civil. - Código de Comercio. - Ley 80 de 1993. - Ley 100 de 1993. - Ley 190 de 1995. - Ley 358 de 1997. - Ley 489 de 1998. - Ley 527 de 1999. - Ley 598 de 2000. - Ley 599 de 2000. (Artículos 408, 409 y 410). - Ley 610 de 2000. - Ley 617 de 2000. - Ley 640 de 2001. - Ley 678 de 2001. - Ley 715 de 2001. - Ley 734 de 2002. - Ley 789 de 2002. - Ley 821 de 2003. - Ley 828 de 2003. - Ley 850 de 2003. - Ley 1122 de 2007. - Ley 1150 de 2007. - Decreto Ley 222 de 1983. (Artículos 108 a 113) - Decreto Ley 591 de 1991. - Decreto 679 de 1994 - Decreto 1477 de 1995. - Decreto 2326 de 1995. - Decreto 111 de 1996.
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- Decreto 1737 de 1998. - Decreto 1738 de 1998. - Decreto 2209 de 1998. - Decreto 626 de 2001. - Decreto 327 de 2002. - Decreto 610 de 2002. - Decreto 2170 de 2002. Artículos 6, 9 y 24. - Decreto 2800 de 2003. - Decreto 3512 de 2003. - Decreto 1145 de 2004. - Decreto 4660 de 2007. - Decreto 2474 de 2008. - Decreto 4444 de 2008. - Decreto 4533 de 2008. - Decreto 4828 de 2008. - Decreto 4881 de 2008. - Decreto 3460 de 2008. - Decreto 2025 de 2009. - Decret0 3576 de 2009. - Resoluciones 5313, 5314 y 5339 de 2002 Contraloría General de la República. - Acuerdos del Comité para la Operación del SICE. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión Jurídica y Contractual. SUBPROCESO: Gestión de la Contratación. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Administración Central del Departamento del Quindío. CLIENTE: Personas Naturales, Personas Jurídicas, Consorcios, Uniones Temporales, Sociedad Central de Inversiones CISA S.A
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5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - Que haya necesidad de revocar el acto administrativo que ordeno la apertura
del proceso de selección por presentarse alguna circunstancia de la contempladas en el Código Contencioso Administrativo.
- Inadecuada e incompleta elaboración de los estudios previos. - Incumplimiento de términos legales en materia de contratación. 5.3.2 Puntos de control - Revisión que los documentos recibidos estén completos, de acuerdo con el
manual de contratación, verificar que los documentos allegados no estén vencidos. (Actividad 1).
5.4 DOCUMENTOS ANEXOS PARA LA ENAJENACION - Estudios previos. - Convocatoria oferentes. - Certificación de consulta de los precios del mercado o estudio elaborado
(avaluó comercial). - Propuesta (s) presentada (s). - Declaratoria por escrito sobre el origen de los recursos que utilizara para la
compra del bien - Certificado de Cámara de Comercio, si es persona jurídica. - Registro Único Tributario – Rut. - Fotocopia de la cédula del proponente o representante legal si es del caso. - Consignación del 20% por del precio mínimo de venta del bien. - Notificación al proponente favorecido. - Acta de entrega del bien.
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6. CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO
1 Recibir solicitud de enajenación del respectivo bien (mueble o inmueble), con el avalúo y demás anexos, Revisar que estén completos, que no estén vencidos, y organizar cronológicamente. Diligenciar formato Historia del Contrato y anexar a los documentos recibidos.
Solicitud y documentos Recibidos y revisados
Auxiliar Administrativo 1 hora
2 Asignar por reparto a Profesional Universitario la solicitud de enajenación del respectivo bien (mueble o inmueble)
Documentos en reparto
Secretario de Despacho 1 hora
3 Verificar que los requisitos, estudios, avalúos y documentos previos adjuntos a la solicitud estén conforme a la ley de contratación administrativa y el manual de contratación de la entidad.
Documentos revisados
Profesional Universitario 1 hora
4 Coordinar con Dirección de Servicios Administrativos la publicación de un aviso de prensa en un diario de amplia circulación Nacional
Publicación aviso de prensa
Profesional Universitario 1 día
5 Proyectar pliego de condiciones y aviso de convocatoria pública.
Proyecto de pliego de
condiciones
Profesional Universitario 6 horas
6 Recibir observaciones al proyecto de pliegos de condiciones durante 5 días hábiles.
Recibo Observaciones
Profesional Universitario 1 hora
7 Proyectar respuestas o apreciaciones de la entidad a las observaciones presentadas durante 2 días hábiles.
Respuestas a observaciones Comité Asesor 1 hora
8 Publicar en el Secop las observaciones presentadas y la respuesta de las mismas.
Publicar observaciones y respuestas
Auxiliar Administrativo 1 hora
9 Visitar a los inmuebles o al lugar donde se ubiquen los bienes muebles. Visita
Representante del Almacén
General 1 hora
10 Elaborar acto administrativo de apertura del proceso de selección.
Elaborar resolución de
apertura
Profesional Universitario 1 hora
11 Publicar acto administrativo de apertura. Publicación de acto
administrativo de apertura
Auxiliar Administrativo 1 hora
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No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO
12 Proyectar acto administrativo de designación del comité asesor.
Elaborar resolución del comité asesor
Profesional Universitario 1 hora
13 Elaborar y publicar en el secop las adendas si fuere necesario Adendas
elaborada y publicada
Profesional Universitario y
Auxiliar Administrativo
1 hora
14 Consignar el 20% del precio mínimo de venta. Consignación Proponente
interesado 1 hora
15 Recibir y radicar propuestas durante 3 días hábiles. Recepción de
propuestas Auxiliar
Administrativo 3 días
16 Verificar requisitos habilitantes y publicación de resultados, durante 1 día hábil.
Propuestas habilitadas y publicadas
Comité Asesor y auxiliar
administrativo 1 día
17 Aplicar plazo establecido para subsanar requisitos habilitantes, el cual es de un día hábil.
Entrega de documentos subsanables
Profesional Universitario 1 día
18.1 Adelantar realización de audiencia para la enajenación directa por oferente en sobre cerrado: • Apertura de ofertas de las
propuestas habilitadas. • Se informa a los asistentes sobre
la mejor oferta. • Se entrega formulario para que los
oferentes mejoren la mayor propuesta presentada.
• Adjudicación del bien al proponente que oferte el mayor precio.
Realización de la audiencia
Profesional Universitario 1 hora
18.2 Adelantar realización de audiencia para enajenación directa a través de subasta pública: • Se les informa a los participantes el
mayor valor ofrecido, dando con esto inicio a la subasta.
• Los participantes pueden mejorar sus ofertas las veces que lo deseen.
• Se adjudicara el bien cuando nadie mejore la última oferta realizada.
Realización de la audiencia
Profesional Universitario 1 hora
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No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO
19 Elaborar y publicar acta de audiencia de subasta pública. Elaboración de
Acta y publicación
Profesional Universitario y
Auxiliar administrativo
1 hora
20 Proyectar el Acto Administrativo de adjudicación.
Acto Administrativo
Profesional Universitario 1 hora
21 Proyectar minuta de compraventa Minuta Profesional Universitario 1 hora
22 Adelantar otorgamiento de la escritura pública en la respectiva Notaría (inmuebles).
Minuta Otorgada
Funcionario de la Notaria 3 horas
23 Adelantar firma de la escritura pública dentro de los 45 días siguientes a la acreditación del pago total del precio de venta en caso de inmuebles y/o documento pertinente en caso de bienes muebles.
Requisitos de legalización
Profesional Universitario y/o
las partes 1 hora
24 Adelantar entrega material del inmueble dentro de los 30 Días siguientes contados a partir de la fecha de registro previa presentación del certificado de tradición y libertad, en donde este conste el nombre del comprador o adjudicatario.
Legalización de la venta
Funcionario del almacén
Departamental 1 hora
25 Elaborar acta de entrega del bien. Acta de entrega
Funcionario del almacén
Departamental 1 hora
26 Adelantar entrega de la escritura pública y del certificado de tradición para su respectivo archivo.
Escritura Archivada
Auxiliar Administrativo 1 hora
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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método
F-JUR-01 Acta de interventoría
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliara Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-04 Historia del contrato
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliara Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-07 Acto administrativo de delegación
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-08 Estudios previos
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-09 Solicitud de elaboración de
contrato
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Auxiliara Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-13 Resolución Comité
Evaluador
Profesional Universitario-
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario-
2 años Archivo Central
F-JUR-14 Designación comité
evaluador mediante oficio
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-15 Informe de evaluación
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-20 Acta de audiencia de aclaración de
pliegos
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-23 Acta de audiencia de adjudicación
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-30 Cuadro de
cuantías ley 1150 de 2007
Profesional Universitario
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-31
Resolución de apertura
Selección Abreviada
Menor Cuantía
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-32
Adenda (aclaratoria o modificatoria) Proceso de
menor cuantía
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-33 Manifestación de interés
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
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IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método
F-JUR-34 Acto de diligencia de
cierre del proceso de
menor cuantía y apertura de propuestas
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-35 Resolución de adjudicación de
selección abreviada de
menor cuantía
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
2 años Archivo Central
F-JUR-44 Acta de iniciación
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Técnico Operativo
2 años Archivo Central
F-JUR-45 Acta de suspensión
temporal
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Técnico Operativo
2 años Archivo Central
F-JUR-46 Acta de reiniciación
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Técnico Operativo
2 años Archivo Central
F-JUR-47 Autorización adicional y/o
prorroga
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Técnico Operativo
2 años Archivo Central
F-JUR-48 Contrato de cesión
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
Técnico Operativo
2 años Archivo Central
F-JUR-49 Acta de liquidación
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-50 Resolución de liquidación unilateral
Auxiliar Administrativo
Carpeta Cronológico Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-52 Informes diferentes instancias
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-53 Remisión o devolución
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-54 Control de contratos
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-55 Autorización de descuentos de
estampillas
Técnico Operativo-
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-
Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
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IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método
F-JUR-56 Constancia de no presentar inhabilidades
Técnico Operativo-
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-
Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-62 Notificaciones a contratistas
Técnico Operativo-
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Técnico Operativo-
Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-86 Formato de Remisión
Profesional Universitario-
Técnico Operativo-
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Profesional Universitario-
Técnico Operativo-
Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-87 Remisión de contratos para
vigilancia y control
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-88 Requisitos para la legalización
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-89 Autorización consignación de
pagos
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
F-JUR-90 Hoja de control de documentos
de contratos
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
No aplica Carpeta de Contrato
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
No aplica Modulo de contratación
PCT
Profesional Universitario
Base de datos
Consecutivo Profesional Universitario
Permanente Archivo magnético
No aplica Registro Presupuestal
Director Técnico
(Dirección Financiera)
Modulo de Contratación
Cronograma y Consecutivo
Director Financiero
2 años Archivo Central
No aplica Informes diferentes instancias
Auxiliar Administrativo
Carpeta Consecutivo Auxiliar Administrativo
2 años Archivo Central
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Manual de Contratación. 8.2 Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública. 8.3 SICE.
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9. ANEXOS 9.1 F-JUR-01 Acta de interventoría 9.2 F-JUR-04 Historia del contrato 9.3 F-JUR-07 Acto administrativo de delegación. 9.4 F-JUR-08 Estudios previos. 9.5 F-JUR-09 Solicitud de Elaboración de Contrato. 9.6 F-JUR-13 Resolución Comité Evaluador. 9.7 F-JUR-14 Designación Comité Evaluador Mediante Oficio. 9.8 F-JUR-15 Informe de evaluación. 9.9 F-JUR-20 Acta de audiencia de aclaración de pliegos. 9.10 F-JUR-23 Acta audiencia de adjudicación. 9.11 F-JUR-30 Cuadro de cuantías LEY 1150 DE 2007 9.12 F-JUR-31 Resolución de apertura Selección Abreviada Menor Cuantía. 9.13 F-JUR-32 Adenda (aclaratoria o modificatoria) proceso de menor cuantía. 9.14 F-JUR-33 manifestación de interés. 9.15 F-JUR-34 Acto diligencia de cierre de proceso de menor cuantía y apertura
de propuestas. 9.16 F-JUR-35 Resolución de adjudicación de selección abreviada menor
cuantía. 9.17 F-JUR-44 Acta de iniciación. 9.18 F-JUR-45 Acta de suspensión. 9.19 F-JUR-46 Acta de reiniciación. 9.20 F-JUR-47 Autorización adicional y/o prorroga. 9.21 F-JUR-48 Contrato de cesión. 9.22 F-JUR-49 Acta de liquidación. 9.23 F-JUR-50 Resolución de liquidación unilateral. 9.24 F-JUR-52 Relación contratos legalizados por mes. 9.25 F-JUR-53 Remisión o devolución. 9.26 F-JUR-54 Control de contratos 9.27 F-JUR-55 Autorización de descuentos de estampillas. 9.28 F-JUR-56 Constancia de no presentar inhabilidades. 9.29 F-JUR-62 Notificaciones a contratistas. 9.30 F-JUR-86 Formato de Remisión. 9.31 F-JUR-87 Remisión de contratos para vigilancia y control. 9.32 F-JUR-88 Requisitos para la legalización. 9.33 F-JUR-89 Autorización consignación de pagos. 9.34 F-JUR-90 Hoja de control de documentos de contratos
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