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Encontro Interativo Diretor de Protocolo Eficaz
Facilitador: Gamaliel Noronha
Governador 2004-2005Instrutor Distrital para o Ceará
Distrito 4490
“O Rotary é imenso, mas por alguns momentos, na reunião mais modesta ou na mais importante, está na mão de um diretor de protocolo.”
JOSÉ AUGUSTO BEZERRAGovernador 1993-1994 do Distrito 4490
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Por que EFICAZ?
EFICÁCIA é fazer bem, entretanto, fazer bem o que precisa ser feito para alcançar um melhor resultado no objetivo
pretendido.
“De nada adianta fazer certo... a coisa errada!”Peter Drucker
Economista austríaco (1909-2005)
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Diretor de Protocolo(E não Protocolo = Ato protocolar)
Cartão de visitas do clubeSempre o primeiro a chegar e o último a sair!A necessidade do Vice-Diretor de Protocolo
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Protocolo improvisado:
Alceu Antimo Vezozzo Diretor 2001-2003 do Rotary International
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Marketing PessoalProduto: Conteúdo, utilidade e
embalagem
Pessoa: Conhecimento,
Habilidades e
Atitudes
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O Marketing Pessoal do Diretor de Protocolo• Conhecimento - “Viver” o Rotary - Domínio do vernáculo
• Habilidades - Boa dicção (“Dê vida às palavras) - Modulação da voz - Otimização do olhar - Competência (Iniciativa, desembaraço) - Comunicação Eficaz
• Atitudes - Ser cortês (Olhe o sorriso “não amarelo”!) - Vestuário adequado - Higiene corporal - Postura na tribuna - Tranquilidade - Simpatia... com seriedade (nada de gracejos!)
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Uso do microfone
- Evite chamar o “Aloson”- Posição de maior ganho
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Reunião: Providências preliminares- Pauta com cópias ao presidente e outros (definir)- Lembrar e confirmar a presença de convidados- Currículo (resumido) de palestrante Reuniões festivas:- Definir comissão de recepção (casais) com a ajuda das
Comissões de Programas, Relações Públicas e Companheirismo
- Definir auxiliar de cerimonial- Orientar auxiliar de cerimonial: Informações por
escrito (Ex: Chegada, com atraso, de autoridade)
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Em reuniões ordinárias:- Apresentar palestrantes (ler currículo, sim!)- Adiantar assuntos- Comemorar datas
(O clube tem o seu presidente!)
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Local da Reunião: Ações Precursoras - Mesa diretora dos Trabalhos
(MDT): Número ímpar de lugares, de preferência
- Instrumentos de comunicação (caixas, microfones, notebook e data-show com operador)
- Tribuna (à esquerda da MDT)- Disposição das mesas da
plateia- Cardápio- Panóplia em lugar de destaque
- Colocação das bandeiras - Sino e Martelo- Informar tempo para o
palestrante e acertar como avisá-lo cinco minutos antes
- Ar condicionado- Iluminação- Outros utensílios (toalhas,
arranjo de flores etc)- Água para MDT- Sorteio de lugares
(incentivo ao companheirismo)
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Ordem das Bandeiras - I 4 2 1 3 5
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Ordem das Bandeiras - II 3 1 2 4
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Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - I“É como coração de mãe!”
4 2 1 3 5
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Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - II
7 5 3 1 2 4 6 8
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Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - III- Composição e anúncio
ou
- Anúncio e composição- Definida a mesa (numeração), orientar os seus componentes (auxiliar?) Distribuição dos lugares:Nº 1- PresidenteNº 2 – Convidado especial ou autoridadeNº 3 – Secretário (é de praxe, em reunião ordinária, não obrigatório) ... – (zigue-zague) Observações:
- Não colocar duas senhoras, lado a lado E por fim...- Não colocar uma senhora visitante à ponta da mesa
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Ordem de precedência01 - Presidente do clube02 - Diretor do RI03 - Ex-Diretor do RI (observar antiguidade)04 - Governador do Distrito05 - Governador de outro Distrito06 - Ex-Governador (observar antiguidade)07 - Governador eleito08 - Governador indicado09 - Diretor ou Editor da Brasil Rotário10 - Presidente de outro Clube11 - Ex-Presidente12 - Presidente eleito13 - Vice-Presidente14 - Secretário.Obs.: A presença de autoridade(s) implica no respeito à legislação vigente.
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Reunião: Observações importantes- Abertura: “Bom dia (bom tarde, boa noite),
companheiras, companheiros, cônjuges, convidadas e convidados”
- Pavilhão Nacional: saudação com palmas (não desfraldar)
- Celular no modo silencioso- Ficar “ligado” no presidente- “Auto”- Apresentação dos companheiros, familiares e
convidados: Secretário elaborar fichas com os dados necessários (nome, classificação, cargo no clube, nome do cônjuge)
- Ninguém fala após a autoridade maior
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Tratamentos (I)
- Rotariano: COMPANHEIRO (e não:
senhor, doutor, professor etc)
- Cônjuge (substantivo masculino):
MINHA ESPOSA ou MEU ESPOSO
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Tratamentos (II)- Autoridades:Sua (em referência) ou Vossa (trato direto)...... Alteza - Príncipes e Duques... Eminência – Cardeais... Excelência - Presidente da República, ministros, governadores,
prefeitos, parlamentares, juizes, autoridades diplomáticas e pessoas de alta categoria, em geral
... Excelência Reverendíssima - Bispos e arcebispos
... Magnificência - Reitores de universidades
... Reverendíssima - Sacerdotes em geral
... Senhoria - Funcionários graduados, pessoas de cerimônia e oficiais até coronel
Senhor ou Senhora - As demais pessoas
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- Distrito 4 mil 490 (e não “44-90” ou “4-4-9-0”) - Governador Ano Rotário 2004-2005 (e não “Ex-Governador”)- “Mesa da Presidência” ou “Mesa Diretora dos
Trabalhos” (e não “Mesa Principal”, “Mesa Presidencial”
ou “Mesa do Presidente”)
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Ações Finais
- Acompanhar os visitantes até a saída- Desligamento dos aparelhos- Recolhimento de objetos esquecidos- Guarda de materiais
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Material de apoio- Slides do Encontro Interativo Diretor de
Protocolo Eficaz- Modelo de pauta para reunião ordinária- Modelo de pauta para reunião festiva - Modelo de pauta para reunião de visita do
Governador Acesse:
www.blog.gamalielnoronha.com.br
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Fontes- Protocolo em Rotary: Guia Prático Rotary Club de Guabirotuba (http://www.rccguabirotuba.com.br/Protocolo.pdf) - Normatização para as Reuniões do Rotary no Brasil Alceu Antimo Vezozzo, Diretor 2001-2003 do Rotary International http://www2.brasil-rotario.com.br/ftp/normatizacao.pdf - A Arte de Ser Diretor de Protocolo José Augusto Bezerra, Governador 1993-1994 do Distrito 4490 Revista Brasil Rotário, outubro de 2000 - Protocolo em Rotary Antonio Reginaldo Geiss, RC de Indaiatuba http://rotary4590.com.br/fale-conosco/protocolo-em-rotary
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