ENDÜSTRİDE DEPOLAMA

DEPOLAMA NEDİR?

Depolamayı kendi içinde ana ve yardımcı sarf malzeme depolama ve mamul malzeme depolama olarak iki kısımda ayırmak gerekir.

İşletmelerin üretim sürecinde kullanacakları hammadde, kompanent, yardımcı malzemeler ile bakım işlemlerinde kullandıkları bakım onarım sarf malzemeleri ve yedek parçaların stoklanma ve envanterlerin yönetim işlemlerinin bütününe ana ve yardımcı sarf malzeme depolama, işletmelerin üretim sürecinde çıktıları olan mamullerin stoklanma ve envanterlerin yönetim işlemlerinin bütününe mamul malzeme depolama denilmektedir.

Bu fonksiyon işletmelerin yaşamsal faaliyetlerinin sürekliliklerini sağlayacak tüm metanın mühendislik çalışmaları ile belirlenen ihtiyaç miktarının ve satışa yönlendirilecek bitmiş ürünlerin pazar taleplerine uygun olarak stoklanması ve bu stokların uygun şartlarda yönetimi için istif sistemleri, makine, teçhizat, otomasyon, bilgi akışı sistemlerinin iş gücü ile birleştirilmesi bütünüdür.

ÖNEMİ

Tanımından da anlaşılacağı üzere işletmelerin üretim süreçlerinde gereksinim duydukları tüm hammaddeler ve bakım onarım malzemelerinin; üretim bantlarının çalışma sürekliliklerinin karşılanması, müşteri taleplerine uygun esnek imalat sistemlerinin desteklenmesi dolayısıyla rekabet gücündeki artış, makine arızalanmalarındaki hızlı müdahale dolayısıyla duruş zamanlarındaki azalışlar ve bütününde riskin minimize edilmesi açısından işletmelerce malzeme ihtiyaç ve bakım onarım planına göre stokta bulundurma zorunluluğunu getirmektedir.

Üretilen mamullerin müşteri taleplerinin önceden planlanan değerlere göre üretilip pazara sunulması veya siparişe dayalı üretim yapan firmalarda da teslimat miktarı ve zamanlarına göre geçici olarak pazar büyüklüğü ve stratejik büyüme isteklerine göre, bu ürünlerin yönetilmesi gerekliliğini ortaya çıkarmıştır.

Depolama, firmalar için üretimde süreklilik, pazar taleplerine göre hızlı mamul sevkiyatı demek olduğundan önemi rekabet gücü açısından önem taşımaktadır. Buna paralel olarak da bir müşterileri kazanmanın, mevcut müşteriyi korumaya göre altı kat daha fazla maliyet oluşturduğu düşünüldüğünde pazarda mevcut müşteri istekleri anında karşılanmalıdır. Firmalar fiyat, kalite ile pazarda rakipleri ile rekabet ederken malın rafında bulunmama riski konusunda da geliştirdikleri satış ve stok yönetimi ile mücadele etmektedirler.

Esnek imalat sistemlerinde bir siparişten diğerine geçişin hızlı olması gerekliliği ne kadar önemliyse, sipariş hazırlama için gerekli hammadde ve diğer yardımcı malzemelerin de stokta bulundurulması bir o kadar önemlidir. Bu stok miktarları siparişin en kısa zamanda karşılanmasını dolayısıyla müşteri memnuniyetindeki artışı, makine hatlarındaki duruşlardaki kısalan zamanları, azalan duruş maliyetlerini getirmektedir.

Diğer yandan da maliyetsel önem açısından da depo yönetim maliyetlerinden bahsetmek gerekir. Pazarda rekabet eden firma satış rakamlarını rakiplerine göre üst noktalara çekmek için marka dolayısıyla kalite ve fiyat silahlarını kullanmaktadır. Fiyat belirlemelerinde esas “ maliyet + kar ” olduğuna göre rekabet için ya maliyet minimizasyonu veya kardan fedakârlık yapmak gerekmektedir.

Maliyetteki azalış genelde iş gücünde azaltılma şeklinde düşünüldüğünden depolama ile ilgili maliyetsel rakamlara fazla bakılmamaktadır. Oysaki işletmelerin toplam maliyetlerinin % 8 – 12 arasındaki bir değer depolama ve dağıtım giderlerinden oluşmaktadır. Bu rakamlar depo operasyonlarından kaynaklanan giderler, işçilik maliyetleri, işletme genel giderlerinden düşen pay, stokta tutma maliyetleri, envanter açıkları gibi maliyet kalemlerinden toplamı şeklindedir. Depolama yönetimi aşağıda depo yönetim sistemlerinde bahsedileceği üzere üzerinde düşünülmesi gerek bir konu olarak görünmektedir. İyi bir malzeme ihtiyaç planlama ve yönetimi, bu maliyetlerde azalma sağlayacağından firmalara rekabet açısından ciddi avantajlar kazandıracaktır.

DEPOLAMA YÖNETİMİNDEKİ KARIILAŞILAN PROBLEMLER VE DEPO YÖNETİM SİSTEMLERİ

İşletmeler için yüksek önem arz eden DEPOLAMA YÖNETİMİ’nde işletmeleri direkt veya endirekt etkileyen maliyet oluşumuna neden olduğundan buradaki darboğazların tespit edilmesi gerekmektedir. Karşılaşılan bu problemler, darboğazlar nelerdir;

İşletmeler üretim sürecinde ihtiyaç duyacakları hammadde ve yardımcı malzemeleri hazırladıkları üretim programına göre talep etmektedirler. Bu talep yapılırken ürün ağaçları hazırlanıp, fire miktarları da eklenip net ihtiyaç çıkarılmaktadır. Bakıldığında süreç satış tahminleri, oluşan siparişler ve bu siparişlere uygun imalat programı ve bu programa uygun olarak hammadde planlamadan oluşmaktadır. Tüm departmanların direkt olarak birbirlerine aktardıkları bilgilerin doğruluğu, kaynağından alınması önemli görünmektedir. Genelde işletmelerde yaşanılan depolama problemi bu entegrasyondaki kopukluklardan kaynaklanmaktadır.

ENTEGRASYON departmanlar arası bilgilerin kaynağından alınıp iletilmesi, bilginin işlenerek diğer departmanların yorum, analiz, maliyet hesaplaması, tahmin, plan yapacakları formata getirilmesidir. Başka bir anlatımla da süreçlerin hedefe yönlendirilmesi için departmanlar arası yaratılacak sinerjinin bütünüdür.

Bu entegrasyon kopukluğu depolamada;

- Rafta mal bulundurmama riski,- Müşteri siparişlerinde gecikme- Müşteri kayıpları- Demode ürünlerin sayısındaki artış- Fazla stokla çalışma- Üretim bantlarında duruşlar- Bakım programı haricindeki duruşlarda oluşan duruş maliyetleri- Fire, hasarlı ürün sayısındaki artış- Ölü stokların sayısında artış- Stok maliyetlerinde şişme

Entegrasyonun tam olarak sağlanması için işletmeler bilgi altyapısını güçlendirici MIS, MRP yazılımları kullanmaktadırlar. Bu yazılımların maliyetsel olarak yüksek olması genelde finans ve muhasebe ağırlıklı, basit modellenmiş depo yönetim modülünden oluşan programları tercih etmekte ve dolayısıyla yaşanılan problemlerle karşılaşmaya devam etmektedirler.

Problem olarak diğer bir konu depo operasyonlarının modellenmesinin işletme malzeme ambalaj ve hareket tipine uygun olmaması durumudur. Bu gerek HARDWARE gerekse de SOFTWARE nedenlerden kaynaklanmaktadır. Başlıcalarını sıralarsak;

- Yanlış depo binası seçimi ( Yükseklik, kolon yerleri, toplam kullanım alanı, yükleme boşaltma rampaları, aydınlatma, kapı yerleri, en/boy ayarlamaları vs)

- İstif raflarının yanlış seçimi (Kaynaklı demir raflar, sabit yükseklik ayarları, ürün ambalaj tipine, hareket yoğunluğuna vs uygun olmayan, işgücü sayısını artıran yanlış seçimler )

- İstif makinelerinin fonksiyonel olmaması ( Direkt fiyat baz alınarak satın alınan, bakım onarım maliyetleri yüksek, ürün hareket tipine, depolama şartlarına uygun olmayan, fonksiyonellikten uzak makinelerin kullanılması )

- İstif makinelerinin efektif kullanılmaması- Depo operasyon manüellerinin iş etüdleri ile desteklenmeden yapılması- Depo otomasyon sistemleri yerine personel ağırlıklı sistemlerin tercih edilmesi- Envanter kontrolünün nasıl yapılacağından habersiz olunması- İş akışlarının ve metod etüdüdü çalışmalarının yetersiz yapılması- Barkod sistemlerinin malzeme hareketi yönetimindeki etkisinden haberdar olunmaması- Malzeme giriş ve çıkışlarının programlanmaması (Gün içinde homojen bir iş yükünün olmaması )- Depo iş emirlerinin oluşturulmaması, sözlü iletişim

gibi problemleri örnek olarak gösterebiliriz.

1. Doğru Yer Seçimi

Firmalar için, hammaddeyi tedarikçilerden optimum maliyette tedarik etmek veya proses ettikten sonra bitmiş, satışa hazır mallarını müşterilerine ulaştırmak için depo ve işletme yerini seçmek kritik görünmektedir. Bu yerin çevre yollarına, müşterilere veya pazara yakın olması firma için birçok avantaj sağlamaktadır. Bugün firmalar, müşterilerden gelen siparişlerin aynı gün içinde (aynı lokasyon içinde ise), uzak lokasyonlar için bir veya en geç iki gün içinde iletilesi hızını yakalamaya çalışmaktadır. Bakıldığında müşteri için birçok alternatifin olduğu pazarda seçimin siz yönünde olması için bu hızın yakalanması gerek, yani kısacası bu hız bile rekabette bir adım öne geçmek, müşteri memnuniyetinde artış anlamına gelmektedir.

2. Doğru Raf Sistemlerinin Ve İstif Makinelerinin Seçimi

Depo kurulumlarında operasyon şekli, makine parkı ve raf sistemleri bir arada düşünülmesi gereken konulardır. Ürün yapısına uygun olarak doğru raf şeklinin seçimi ve aynı zamanda operasyona göre makine seçimi (forklift, reachtruck, order picker, stacker gibi tiplerden biri) ve bu makinenin hareket kabiliyetine göre hareket edeceği koridor genişliği ve kaldırma yüksekliklerinin tespiti, ürün yükleme ve boşaltmalarda size zaman kazandıracak ekipmanlarının (Side shifter , full free, triplex , konteyner içi hareket etme kabiliyeti kazandıran mastlar) belirlenmesi ve bu aşamaların sonunda bu parametreler de dikkate alınarak layoutun finalize edilmesi süreçlerinden oluşmaktadır.

Genelde yapılan ortak yanlışlar bu süreçlerin bir birleriyle ilişkilerine bakılmaksızın önce rafın yaptırılması akabinde makinenin alınması (uygun olmayan tipin), veya makinenin önceden alınıp ona uygun deponun dizayn edilmesi ve kurulumu şeklinde olmaktadır. Bu süreçteki kırılmalar ve yapılan yanlışlıkların firmalara getirdiği ekstra yatırım maliyeti, verimli olmayan atıl kapasiteli depolar, yanlış yönetimler ve sürekli ek depo yer ihtiyaçları şeklindedir. Dolaylı olarak da siparişin hazırlama zamanının artmasından dolayı müşteriye geç ulaşan siparişler şeklinde etkileridir.

Bu konunun ciddi bir mühendislik çalışması ile ele alınması gerekmektedir. Öyle ki sadece yukarıda anlatılan hataların yanında uzun vadede ağırlığın metal raflar üzerinde yorulması etkisini artırması, normal ömründen kısa sürede işlev yapamaz hale gelmesi, deprem, çarpma gibi hassas konular dikkate alınmadan yerleşimleri gibi daha ciddi, hasar yaratacak, iş güvenliği konusunda hayati kayıplar yaratacak yanlışlar da yapılmaktadır.

3. Doğru Operasyon Şeklinin Seçimi

Ürün toplama (picking), mal kabul (receving) , mal yerleştirme (put away), besleme (replenishment), yükleme ve boşaltma (loading and unloading), kontrol (quality and quantity check) algoritmalarının bir takım dataların analiz edilmesi ile belirlenmesi ile işletmelere şu avantajlar yaratacaktır:

Optimum personelle çalışan depo : Mevsimsellik ve sezonsal büyüme ve küçülmeye göre esnek işgücü organizasyonunun yapılması ( zaman ve metod etüdleri ile ) , firmaları esnek bir organizma haline getirilmesi, bu organizmadaki operasyonları sürekli iyileştirmek için ölçümlere, etüdlere ve simülasyonlara devam edilmesi firmaların atıl iş gücünü üzerinden atmasını fazla işçilik maliyetlerinden kurtulmasını sağlayacaktır.

Envanter açığını, ürün kayıpları ve hasarlarını azaltacak kontrol mekanizmalarının kurulması : Operasyonlarda bir takım kaçakları görmek ve bu noktalarda firmaya destek verilmesi gerekmektedir. Birbirine benzer ürünlerdeki yanlış sevkiyatlar, gönderimdeki sayısal yanlışlık nedeniyle oluşan envanter farkları, iş gücünün bilgi yetersizliği gibi konularda operasyon şeklindeki kaçak yaratan noktaları kapamak ve sorunsuz bir operasyon şeklini yakalamak size birçok maliyetten kurtulma imkânı sağlayacaktır.

IT desteğinin nerede, nasıl, ne amaçla kullanılması kararının verilmesinin sağlanması : Çağdaş depo sistemlerinde insanın karar verme noktalarını azaltıcı, insana değil sisteme bağlı modellerin

kurulu modeller düşülmektedir. Otomasyona dayalı ürün kabulü, yerleştirme, mal toplama, sipariş hazırlama, ambalajlama, konsolidasyon, personel yönetimi, envanter sayımı, envanter açığını engelleyici, sistemi az insanla daha hızlı çalıştıracak barkod ve barkod okuyucu el terminalleri çağdaş depolarda tercih edilen yöntemler olmaktadır. Halen ürünleri insan tarafından adreslendiği, insanın hatırlamasına dayalı ürünün bulunması, siparişe hazırlanması, taşınması, yeni gelen ürünlerde kabulü, evrakla birer birer sayımı yapılmakta ve yılsonlarında da yüksek depo yönetim maliyeti, envanter açığı maliyeti olarak karşılarına çıkmaktadır.

OUTSOURCE (DIŞ KAYNAK KULLANIMI )

Üretim yapan işletmelerin, lojistik faaliyetlerini istenilen verimlilikte gerçekleştirmesi, maliyetlerin ölçülebilir ve kontrol edilebilir hale gelmesi, mühendislik çalışmalarından yararlanarak kendi şirket organizasyonları içinde gerçekleşen lojistik operasyonlarını ölçebilmesi, operasyon sonuçlarını değerlendirebilmesi ve bu doğrultuda gelecek dönem stratejilerini belirleyebilmesi gerekmektedir. Eğer bu operasyonların, dış kaynaklı hizmet kullanımı ile karşılanması düşünülüyorsa, lojistik faaliyetlerin işletmenin hedeflediği sonuçlara ulaşması için konusunda uzman bir 3PL firmasına devredilmesi gerekmektedir. Maliyetlerini ve performans kriterlerini belirlemeden devredilen lojistik operasyonu, faaliyetsel olarak zarar edilebileceği gibi, istenilen performansın düzeyi 3PL firmasına bırakılacağından lojistik faaliyetlerin sonuçları ve yönetim değişiminin gelişime katkısı, ölçülemeyecektir.

Bu durumlar ışığında görülen odur ki; yönetim açısından firmaların, lojistik maliyet noktalarını iyi analiz etme, kategorisel olarak ayırma, performansı ölçme ve gelecek stratejilerini büyüme hedeflerine göre planlama ve operasyon sonuçlarını değerlendirme konularında mühendislik çalışmalarının da yapılacağı bir danışmanlık hizmeti almalarında işletmenin karlılığında ve operasyonun verimliliğinde artışlara neden olacağı kesindir. . Pazara hızlı ulaşmak ve müşteri memnuniyeti de bu planda göz ardı edilmemesi gereken konular arasındadır.

Bütünsel olarak firmaların yaklaşımı “ TANIMLA, ÖLÇ ve DENETLE/YÖNET” ve sonrasında “OUTSOURCE” et şeklinde olmalıdır.

DEPOLAMA VE OUTSOURCE KAPSAMI

Depo faaliyetlerinin bu süreç içinde şu şekilde incelenmesi;

1. Mevcut Durumun Analiz Edilmesi:

Depolara ait sabit ve değişken etkileyicilerin incelenmesi

- Sabit : Lay out, makine parkı, hardware yapısı, software yapısı, personel sayısı vb.

- Değişkenler : İrsaliye adeti, koli adeti, sipariş geliş ve çıkış saatleri, kamyon sayısı, giren ve çıkan koli adetleri, palet miktarı vb.

Depolar arası ilişkiler ile depolar-üretim ilişkilerinin gözden geçirilmesi de gereklidir. Bu aşamada firmaların lojistiği ilgili performans ölçüm kriterleri belirleneceği gibi, sistemdeki darboğazlar da gözlemlenebilecektir. Özet olarak bu kapsamda;

1.a. Mevcut durumdaki sapmaların incelenmesi 1.b. Maliyet kalemlerinin analizi 1.c. İş etüdünün yapılması 1.d. Süreç akışlarının incelenmesi 1.e. Organizasyon yapısının incelenmesi 1.f. İş süreçleri ile ilgili standartların tespit edilmesi ve performans ölçüm kriterlerinin

oluşturulması gerekmektedir.

2. Alternatif Çözümlerin Sunulması:

- İlk aşamanın sonuçlarının yorumlanması, incelenen faaliyet sisteminde tespit edilen kaçaklar ve maliyet yüklemeleri ile ilgili tavsiyelerin geliştirilmesi. Lojistik Danışmanlık Hizmeti doğrultusunda tespit edilen sorunlarla ilgili çözüm alternatiflerinin hazırlanması ve tüm sonuçların raporlanması

- Organizasyon planının çıkarılması ve görev tanımlarının yeniden düzenlenmesi

3. Modelleme / Simülasyon:

Mevcut durumdaki faaliyet alanı ile alternatif çözüm uygulamaları sonucunda oluşturulacak faaliyet alanı arasındaki farklılıkları içeren bir modellemenin yapılması, maliyet ve verimlilik unsurlarına göre bu modelin simülasyonunun gerçekleştirilmesi ve simülasyon sonuçlarının tarafınıza raporlanması.

II) OUTSOURCE KAPSAMI

Birinci Bölümün sonucunda Dış kaynak Kullanımı kararı oluşursa, bu aşamada yapılması gereken aşamalar dokuz adımdan oluşmaktadır:

1. Sözleşme Şartları2. Firma Seçim Kriterleri3. İhale Metninin Hazırlanması4. Firmaların Seçimi ve İhaleye Davet5. İhalenin Gerçekleşmesi6. Short List Seçimi (Değerlendirme)7. İkili Görüşmeler8. Karar9. Prosedürlerin Denetimi

Outsource edilmesinden sonra 3PL firmasının faaliyet denetimlerinin yapılması aşaması gelmektedir. Bu aşamada oluşturulan raporlarda OUTSOURCE edilen faaliyetlerin sözleşme metnine uygunluğu, performanslarının ölçümü, yaratılan katma değer, tasarruf vs gibi konular dönemsel olarak incelenmelidir.