ensayo 18 feb proceso administrativo

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UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA

Dr. Javier González Quesada

18 febrero de 2012

Elementos del Proceso Administrativo

Maestría en Administración de Servicios de Salud

Programa del Curso Proceso Administrativo

“ No todo lo que se enfrenta podr á ser modificado , pero nada ser á modificado si no se enfrenta”

James Baldwin



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Administración

Definido como

“El proceso de dise ñ ar y mantener un

entorno en el que , trabajando en

grupos , los grupos cumplan

eficientemente objetivos espec í ficos ”

(Koontz & Weihrich, 1998). La palabra

Administración deriva del latín ad

( hacia, dirección, tendencia ) y

minister ( subordinación, obediencia )

lo cual es entendido en la actualidad

como la interpretación de los

objetivos de la organización y

transformarlos en acción y resultados,

siempre basados en garantizar la

competitividad (bienes) (Chiavenato,

2007).

Para Chiavenato como Administrador

no existe distinción entre Director,

Gerente, Jefe o Supervisor; según el

autor, la esencia del trabajo es la

misma para todos ellos. Los autores

Robbins y Coulter refieren también

que para el gerente “su trabajo no es

de realizaciones personales , sino

ayudar a los dem á s a hacer su trabajo

y conseguir logros ” (Robbins & Coulter,

2005).

Aquellos dedicados a la

Administración, tanto desde el

ambiente interno como el ambiente

externo de la organización; y en

cualquier organización y nivel de la

misma, deben procurar un aumento

de la productividad fundamentada en

la eficiencia y eficacia (Koontz &

Weihrich, 1998). En la medida en que

las personas trabajen de forma

eficiente y eficaz, dependerá

directamente de la capacidad de

quienes ejercen la función

administrativa (Chiavenato, 2007).

En suma, cada administrador genera

por sí mismo, por esencia, las

condiciones que le permiten a otraspersonas (subordinados) la

consecución y realización de

actividades que al final permiten a la

organización o empresa alcanzar los



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bienes o satisfacciones esperadas,

siempre bajo el marco de hacerlo de

forma eficiente y eficaz.

Ahora, basándose en lo anterior,

nació la Teoría General de la

Administración (TGA) de la cual los

administradores toman un punto de

partida para realizar su trabajo y

procurar hacerlo de la mejor forma. El

autor Chiavenato indica que la TGA

les a “encargada de estudiar la

perspectiva de las variables m á s

importantes relacionadas en una

organizaci ó n , c ó mo interaccionan

entre s í y su interdependencia”.

Las llamadas relaciones de cadaaspecto de la organización adquieren

un valor agregado, de dichos roces se

puede pronosticar o vislumbrar el

éxito o no del trabajo de un

administrador en una determinada

entidad; a saber estas variables son:

tareas, estructura, personas,

tecnología, ambiente y

competitividad (Chiavenato, 2007).

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

En la literatura mundial se reconoce

que los administradores realizan cinco

funciones básicas, las cuales llevan en

sí el Proceso Administrativo que se

intenta seguir al dirigir una

organización de cualquier índole o

nivel capital, a continuación señalo

cada una de ellas junto con una breve

explicación de las mismas.



4

Funciones Administrativas

Modificado de Robbins y Coulter, 2005.

• Planeación

Para Koontz y Weihrich; se trata de

“seleccionar misiones y objetivos ”,

indicando así que esta función

representa la toma de decisiones. En

esta función de la administración se

definen las metas, se fijan las

estrategias para alcanzarlas, y se

trazan planes para integrar y

coordinar las actividades (Robbins &

Coulter, 2005).

Esta función es la base de toda la

administración, desde acá se tienen

que advertir y visualizar si los

objetivos que se quieren alcanzar son

realistas y acordes con la capacidad de

la organización.

Los autores Robbins y Coulter

proponen 8 etapas para esta primera

etapa del Proceso Administrativo, a

saber:

!

Planeaci!n "

• Metas"

• Objetivos"

• Estrategias"

• Planes"

Organizaci!n "

• Estructura"

• Gerencia de recursos humanos"

Integraci!n deEquipo "

• Puestos de trabajo"

• L#nea de trabajo"

Direcci!n "

• Motivaci!n"

• Liderazgo"

• Comunicaci!n"

• Comportamiento individual y grupal"

Control"

• Normas"

• Medidas"

• Comparaci!n"



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1-Identificar un problema: se

hace conciencia del problema al

compara el estado actual con la

situación en la que deberían o

quisieran estar.

2-Identificar los criterios de

decisión: estos son los que definen

lo que es pertinente en una decisión;

en general son criterios específicos

que los mismos administradores

deciden considerar para planificar

resultados de una decisión.

3-Asignar pesos a los criterios:

cada criterio indicado anteriormente

debe ser priorizado, se le asignará un

peso a cada uno de estos según su

importancia.

4-Desarrollar alternativas: según

estos autores, quien toma la decisión,

tiene que enumerar una lista de las

alternativas que resuelvan el

problema.

5-Analizar las alternativas: es

una evaluación basada en los criterios

de las etapas 1 y 2, con esta

comparación se revelan las ventajas y

desventajas de cada alternativa.

6-Seleccionar una alternativa:

así como lo dice, se selecciona la

mejor alternativa, la que generó el

total mayor de la etapa anterior.

7-Implementar la alternativa: es

poner en marcha, y con entusiasmo,

la decisión tomada.

8- Evaluar la eficacia de la

decisión: la evaluación final que

permite saber si se resolvió el

problema inicial.

• Organización

La segunda función administrativa,

indica la asignación especial y

clasificada de cada una de las

personas que desarrollan un papel en

la empresa.

En la Organización hay que

determinar qué tareas hay que hacer,

quién las hace, cómo se agrupan,

quién rinde cuentas a quién y dónde



6

se toman las decisiones (Robbins &

Coulter, 2005)

Un aspecto a resaltar es que “Laestructura es intencionada en el

sentido de que debe garantizarse la

asignaci ó n de todas las tareas

necesarias para el cumplimiento de

las metas , ( … )” (Koontz & Weihrich,

1998).

Entran en juego ahora los

Departamentos, la Especialización del

trabajo, la Cadena de mando y

Amplitud de control de cada gerente.

Estos aspectos son fundamentales en

toda corporación, ya sea con fines de

lucro o no, cada empresa debe asignar

según las capacidades y facilidades de

las personas que forman parte de ella,

las tareas y funciones que se deben

realizar; en palabras más sencillas, no

todos pueden, ni deben , hacer lo

mismo en una organización.

Existe un principio bíblico notable de

la Organización, que a manera de

ejemplo cito a continuación:

Pues as í como cada uno de

nosotros tiene un solo cuerpo con

muchos miembros , y no todos

estos miembros desempe ñ an la

misma funci ó n . Romanos 12:4.

• Integración de personal

Según la literatura de consulta esta

función es citada por Koontz y

Weihrich, mas no lo hacen

Chiavenato ni Robbins y Coulter. En

sí, implica llenar y mantener

ocupados los puestos contenidos por

la estructura organizacional (Koontz

& Weihrich, 1998). Por lo que si bien

es cierto que se relacionaampliamente con la función de

Organización, también concuerdo con

los primeros autores al señalarla

como una función aparte que le

permite a la compañía llevar una línea

de trabajo estable tanto para ella

como para los empleados, y esto

gracias a la actividad de una persona

que administra que se puedan llevar

a cabo esas labores.



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• Dirección

Esta es la función de la

administración que consiste en

motivar a los subordinados; los

administradores deben influir en los

individuos y los equipos mientras

hacen su trabajo, elegir el mejor canal

de comunicación y ocuparse de

cualquiera otra manera del

comportamiento de los empleados

(Robbins & Coulter, 2005).

Para Koontz y Weihrich, es “el hecho

de influir en los individuos para que

contribuyan a favor del cumplimiento

de las metas organizacionales y

grupales .

Acá la relación interpersonal del

administrador juega su papel más

importante, es a ellos a quienes les

corresponderá liderar un grupo

compuesto por diversas personas, con

diferentes aptitudes y problemas, y al

mismo tiempo cumplir con las metas

trazadas por la organización.

Por todo esto, vienen a importar

términos como Productividad de los

empleados, Ausentismo, Rotación,

Satisfacción, Actitud, Aptitud,

Personalidad, Trabajo de grupo, entre

otros; como administrador y líder se

debe conocer bien el equipo de

personas con quienes se trabaja para

disponer de ellos, no sólo de la

producción material sino también de

las condiciones sociales y psicológicas

de cada uno de ellos.

• Control

Como función implica la necesidad de

revalorar los actos realizados y

compararlos con las metas y planes

que ya habían sido programadas de

antemano; para Koontz y Weihrich;

“consiste en medir y corregir el

desempe ñ o de individual y

organizacional para garantizar que

los hechos se apeguen a los planes ”. El

administrador debe al mismo tiempo

contribuir a la corrección de los

extravíos en la meta a seguir.



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Como Controlador, el administrador

debe vigilar el desempeño actual,

compararlo con la norma y

emprender las acciones que hicieran

falta para lograr lo que desde un

inicio se esperaba.

¿Por qué es importante el control?

“Porque es el v í nculo final de en las

funciones de la gerencia” (Robbins &

Coulter, 2005); alguna vez anoté que el

Control es básicamente ver el pasado,

revisar el presente y planificar el

futuro.

Para realizar un buen Control se

deben conocer las normas esperadas

como estándar, la mediciones

necesarias de desempeño y hacer la

comparación correcta para no perder

el hilo del interés que sigue o rige a

una determinada organización.

• (Coordinación)

Para algunos es una Sexta Función,

para otros, como Koontz y Weihrich;

es la esencia de la Administración,

lleva al logro de metas grupales a

base de los esfuerzos individuales. Es

el administrador quien concilia las

diferencias entre los individuos y

permite armonizar los intereses de

cada uno de ellos.

La Coordinación debe estar presente

en cada una de las funciones de los

administradores, este trabajo de

conciliación y armonización va más

allá de las relaciones interpersonales,

incluye también la necesidad de

prever que los procesos de logística y

manufacturación sean realizables en

la manera más eficaz y

eficientemente posible.

Los autores Robbins y Coulter indican

que la Coordinación es una constante

en cada una de las funciones de la

administración.

ORGANIZACIÓN

Una Organización representa un

grupo de personas que trabajan en

común para generar

un superávit, es

decir las utilidades o



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satisfacer las necesidades y prestación

de servicios. (Koontz & Weihrich,

1998).

Como organización, se debe aclarar la

estructura que la compone, deben ser

explícitas las relaciones laborales de

los miembros que la conforman


Como cualquier grupo, siguen metas

grupales, las cuales se esperan

alcanzar con “la menor cantidad de

tiempo , dinero , materiales e

insatisfacci ó n personal , o la meta

deseada en la mayor medida con los

recursos disponibles ” (Koontz &

Weihrich, 1998).

PRODUCTIVIDAD

La definición se

basa en la relación

que tienen los

productos e insumos logrados por la

finalidad de las metas trazadas;

pensado en un período específico y

con la debida consideración de la

calidad (Koontz & Weihrich, 1998). De

este punto desprendemos los dos

aspectos que más interés deben tener

los dedicados a la administración:

Eficacia y Eficiencia.

Eficacia

En términos básicos, señala la

necesidad de completar las

actividades para conseguir las metas

u objetivos de la organización; “Hacer

las cosas correctas ” (Robbins & Coulter,

2005), “ El cumplimiento de los

objetivos ” (Koontz & Weihrich, 1998).

Eficiencia

Este término se refiere a la capacidad

de obtener mayores resultados con la

mínima inversión; “hacer bien las

cosas ” (Robbins & Coulter, 2005). Como

en cualquier situación, los gerentes

tienen recursos limitados (o escasos),

por esto se debe lograr utilizarlos al

máximo sin desaprovechar o

desperdiciarlos. “ El logro de las metas



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con la menor cantidad de recursos ”

(Koontz & Weihrich, 1998).

De la lectura consultada,

probablemente quien mejor explica o

representa estos componentes de la

Administración sean Robbins y

Coulter: “En tanto que la eficiencia

concierne a los medios para hacer las

cosas , la eficacia tiene que ver con los

fines , con la consecuci ó n de las metas

de la organizaci ó n ” (Robbins & Coulter,

2005).

Eficiencia y Eficacia en la Administración. Modificado de Robbins y Coulter, 2005.

¿CIENCIA O ARTE?

Koontz y Weihrich; proponen que es

un arte por el hecho

de “saber c ó mo

hacer algo ”, pero

aunado a esto

proponen que el Administrador debe

utilizar conocimientos organizados de

Administración, los cuales son

clasificados como una ciencia;

entendida como el conjunto de

conocimientos acumulados bajo la

aplicación del método científico

!!!!!

!!!!

La adminitraci!n se esfuerza por: "

desperdiciar pocos recursos #e$ciencia% "

conseguir todas las metas #e$cacia%"

E$ciencia #medios% "

Aprovechamientode recursos "

Pocos desperdicios"

E$cacia #$nes% "

Consecuci!n demetas "

Grandes logros"



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(hipótesis - experimentación -

resultados - análisis), por lo que para

estos autores la Administración se

complementa por Arte y Ciencia, por

lo que estas no se excluyen entre sí.

Según el Diccionario de la Real

Academia Española, el arte se define

como la virtud, disposición y

habilidad para hacer algo. También

como la manifestación de la actividad

humana mediante la cual se expresa

una visión personal (…), visto de

estas formas se pueden entender el

porqué se considera a la

administración un arte, son

necesarias ciertas habilidades, o mejoraún, virtudes para implementar en

una organización de cualquier

tamaño las condiciones que le

permitan generan ganancia (bienes o

servicios) a partir de ciertos recursos,

ya sabidos limitados.

APORTES HISTÓRICOS

Aunque este ensayo no

profundiza en cada una

de las teorías de

administración, sí es

importante señalar acá que el

desarrollo de esta

disciplina / arte / ciencia ha sido una

constante gradual y que no se ha

estancado aún; en la siguiente página

señalo como ejemplo de este proceso

una línea cronológica de algunas de

esas teorías de la administración.

Se destaca a Henri Fayol como padre

de la teoría moderna de la

Administración; su creencia era que la

Administración es una actividad

común de todo emprendimiento

humano, en las empresas, los

gobiernos y aún en los hogares




12

Principales teorías del pensamiento

administrativo. Modificado de Chiavenato, 2007

De Fayol nacen algunos principios

fundamentales en la organización y el

desarrollo administrativo de la

actualidad, Koontz y Weihrich,

mencionan algunos aportes

importantes de estos:

1. Autoridad y Responsabilidad:

la primera basada de Factores

Oficiales (según su puesto) y

Personales (de acuerdo a la

inteligencia, experiencia, etc); y la

segunda desprendida de la propia

Autoridad que tiene el

Administrador.

2. Unidad de Mando: los

empleados reciben órdenes de unsolo superior.

3. Jerarqu ía: cadena de rango del

más bajo al más alto.

4. Espíritu de cuerpo: basado en

el principio de unidad y la

importancia del trabajo en equipo.

Además se conocen de Fayol las

funciones básicas de una empresa:

Técnicas (producción de bienes),

Comerciales (compra y venta),

A u t o r i d a d y R e s p o n s a b i l

) & U n i d a d d e M a n d o :

* & J e r a r q u !a :

, & E s p ! r i t u d e c u e r p o :

• Administraci"nCient!-ca.%/0*.

• Burocracia.%/0/.

• Cl+sica.%/%1.

• RelacionesHumanas.%/*).

• Estructuralista

.%/,2.

• Sistemas.%/3%.

• EnfoqueSociot#cnico.

%/3*.

• Neocl+sica.%/3,.

• Conducrtual.%/32.

• DesarrolloOrganizacional.%/1).

• Contingencia.%/2).

• NuevosEnfoques.%//0.



13

Financieras (gestión de capital), de

Seguridad (protección de los bienes),

Contables (inventarios, registros,

costos y estadísticas) y

Administrativas (dirección, siempre

por encima de las otras funciones)

(Chiavenato, 2007).

ACTUALIDAD

Probablemente, es hasta ahora que el

proceso administrativo se haya

entendido tanto; es hasta ahora que

se logra ver en muchas empresas u

organizaciones que se mantengan

altos niveles de producción y al

mismo tiempo altos niveles de

ganancia.

Ha habido cambios importantes con

el tiempo, algunos negativos mayores

amenazas a la seguridad institucional

y personal de los administradores;

otros más positivos como que existaun mayor énfasis en la ética de la

organización y administración,

también más cantidad de recursos

tecnológicos; y no hay que olvidar

que aunque no sea algo negativo,

tampoco sea necesariamente positivo

en la actualidad, las empresas tienen

una constante lucha por la

competencia, la globalización,

innovación y productividad han

abierto las puertas de muchas

compañías para que desarrollen más,

lo cual hasta hace algunos años,

probablemente no era de esperar

como gerente empresarial.

Sin duda alguna, la tecnología en su

avance tan espléndido de los últimos

años, ha permitido que dicho proceso

tenga tanto éxito; ha sido gracias al

desarrollo de cientos decomponentes, maquinaria, accesorios,

comunicación e informática que el

proceso administrativo, hoy por hoy,

se haya convertido en la

disciplina / arte / ciencia de mayor

interés en toda organización en el

mundo.

Al mismo tiempo, las nuevas

propuestas y la libertad que se ha

tenido para implementarlas



14

demuestra la importancia de todos

esos nuevos administradores en su

búsqueda de satisfacer los objetivos

trazados. Robbins y Coulter señalan

que “Los gerentes exitosos actuales

deben ser capaces de fundir los

enfoques administrativos emp í ricos

con las metodolog í as nuevas ”.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La representación gráfica que mejor

señala los movimientos del

administrador es la figura que da vida

y línea al texto de Koontz y Weihrich.

Esta imagen implica la estructuración

interna de la organización, con sus

metas e intereses de los altos

administrativos, las mismas funciones

administrativas de cada gerente en su

propio nivel; al mismo tiempo que la

conjuga con el llamado Ambiente

Externo , representando como éste

puede afectar la actividad funcional

en cualquier nivel de la organización.

Enfoque de sistemas de la administración. Proceso Administrativo. Modificado de Koontz y Weihrich, 1998. !!!

R e v i t a l i z a c i ! n

d e l s i s t e m a

Conocimiento y metas administrativas# uso de los insumos "

Teor$a y pr%ctica de la Administraci!n global"

INSUMOS"&' Humanos"

('Capital"

)' Administradores"

*' Tecn!logos"

Planeaci!n"

Organizaci!n"

Integraci!ndel Personal"

Direcci!n"

Control"

Generarproductos"

Bienes"

Servicios"

Utilidades"

Otros"

C o m u n i c a c i ! n

T a m b i + n u n e l a o r g a n i z a c i ! n

c o n e l m e d i o e x t e r n o

AmbienteExterno"

VARIABLES"&' Oportunidades"

('Restricciones"

)' oOtras"

AmbienteExterno"



15

BIBLIOGRAFÍA

• Chiavenato, I. (2007). Introducci ó n a la Teor í a General de la Administraci ó n

(Sétima ed.). México DF: McGraw-Hill.

• Koontz, H., & Weihrich, H. (1998). Administración - Una Perspectiva Global

(11a ed.). México DF: McGraw-Hill.

• Robbins, S. P., & Coulter, M. (2005). Administraci ó n (Octava ed.). México

Df: Pearson Educación.

CONSULTA EN LÍNEA

• http: // buscon.rae.es / draeI / SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=arte

• http: // es.wikipedia.org / wiki / Arte

• http: // buscon.rae.es / draeI / SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=administraci

%F3n

• http: // buscon.rae.es / draeI / SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=ad

ensayo 18 feb proceso administrativo

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