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ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DOCUMENTO

El documento a lo largo de la historia siempre ha sido un soporte que se produce en la vida diaria en empresas o acontecimientos del día a día, se ha llevado a tal punto su importancia que sea a habilitado la necesidad de administrarlo, la gestión del documento ha conllevado a ser de gran uso en la seguridad jurídica de una compañía o personal, dando el hecho que cada día se multiplica mas esta trazabilidad en el documento que es necesario una solución y el debido seguimiento.

La administración del documento siempre se ha proyectado a planear, almacenar, dirigir, usar y conservar la fiabilidad y distribución de la información hasta su disposición final con el lema de dar el mayor compromiso y confianza al manejo de los mismos a lo largo del tiempo.

Ejemplos relacionados a la importancia de la administración podemos referencia bibliotecarios, archivadores u administradores que a lo largo de la historia se han encargado de buscar la manera más eficaz, lógica y organizada de archivar y administrar la documentación, podemos relacionar avances como lo son el kardex, ficheros, carpetas o cajas, sistemas de codificación y clasificación que han sido de utilidad para darle un manejo más sensible y de mayor desempeño esta clases de herramientas cada día avanzan y evolucionan dando integridad cada vez más a las áreas a fines del documento otro punto es la evolución de tener operadores o intermediarios encargado de la administración y validación de la información..

Evolutivamente la gestión o administración del documento a llegados a niveles de sofisticación e integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.

A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el envío de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

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Para concluir mi aporte final una empresa o persona sin la debida administración o gestión de su documentación es un eslabón perdido y sin entidad ya que el soporte de su información siempre estará basada en un documento el cual se debe custodiar por eso por bien común o exigencia de terceros se debe realizar una justa y planeada trazabilidad de la documentación.

analisis descriptivos

proceso documental

seleccion

analisisdel contenido

tratamiento documental administracion

recuperacion

esta formado por las bases

esta formado por

Incluye las tareas

Como por ejemplo

Elaboración de resúmenes

ClasificaciónIdentificación

Lenguaje documental

Metadatos

Herramientas de

representación

Trazabilidad, disposición

final

Planear, conservar