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기준정보 관리를 위한 IT 요건IT Requirements for Master data management

APRIL 2011

EMRO Consulting department

EMRO Report 2011 – 04 - 11Enterprise Management for Relationship Optimization

목 차


APRIL 2011

Main Subject – 기준정보 관리를 위한 IT 요건

§ 기준정보 문제 유형 (사례)

§ 기준정보 관리를 위한 주요 IT기능 항목

§ 표준체계 구성의 IT기능 요건

§ 속성체계의 구성 유형

§ 기준정보 품질 점검 기능

Conclusion

Preface

Enterprise Management for Relationship Optimization

EMRO Report 2011 – 04 - 11


기준정보 관리를 위한 네 가지 관리요소로는 관리체계, 표준체계, 기준정보, 시스템 기능으로 구분하게 되며, 이 중에서도 ‘시스템 기능’ 요소는 나머지 관

리요소들이 시스템에 반영되어 실제 운영되기에 이런 기준정보 운영 시스템을

통한 지원 기능의 제공 정도에 따라서 기준정보의 활용과 품질을 직접적으로

좌우하게 된다고 볼 수 있다.

기준정보의 종류에 따라서 일부 IT 기능 요건들은 달라지겠으나, 일반적인 기

준정보 관리에 필요한 IT 요건으로는 기준정보 생성부터 삭제 전반의 Life cycle 관리, 타 시스템 연계 관리, 워크플로우 관리, 품질관리 등 부가적인 영역

으로의 요구기능이 확대되고 있지만, 본연의 기능은 역시 기준정보의 등록/검색을 기본으로 분류, 속성의 조정 기능 만으로도 기준정보 관리를 위한 기본적

인 IT 요건은 구비된다고 볼 수는 있다.

최근의 기준정보 관리 기능의 활용 형태는 두 가지로 구분 할 수 있다.먼저, 이런 기본 기능이 구현되어 있는 해당 기준정보가 탑재된 시스템(ERP, 설비관리시스템 등)에서 일부 기능 설정을 변경하여 사용하는 형태.그리고, 기본 기능을 포괄하면서 시스템 간 기준정보 연계, 품질관리 등의 확장

기능이 포함된 기준정보 관리 전용 솔루션을 활용하는 방법이다.

결국, 해당 기업의 Master의 활용 형태와 규모, 관리체계, ROI를 고려한 ‘적합

한 수준’의 기준정보 운용 시스템과 기능 선정과 활용이 중요하겠다.

하지만, 해당 시스템에서 제공하는 기능을 십분 활용하지 못하여 낮은 수준의

기준정보 품질 관리가 되고 있는 사례와 기업이 아직 많은 것이 현실이다.

이번 장에서는 기준정보 관리를 위한 IT 기능 요건과 기준정보 품질관리 관련

요구 기능을 사례 중심으로 살펴보기로 한다.

Preface


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기준정보문제 유형 (사례)

기준정보 관리 과정에서 생기는 문제나 오류

들은 대부분의 기업에서 유사한 형태로 발생

하고 있으며 그런 문제나 오류는 기준정보 관

리를 위한 네 가지 관리 요소로 구분하여 접근

하면서 요소 상호 간의 역할과 보완 기능을 감

안한 최적화 구성이 또한 중요하다.

주요도출문제 IT 기능적방안

• 현업 활용 기반의분류체계개선 필요

- 품목정보등록시 분류선택 불편

- 비전문가의적합 분류 선택 어려움

− 분류Map 기능으로상하분류 간 비교 조회를 가능

하게 하는 계층적분류 접근 방식구현

− 해당 분류의소속 품목 및 분류에대한 상세 설명

을 포함하는분류가이드기능

• 표준 관리체계(조직/프로세스) 미비 − 분류별 Data Owner 부서를 선정하여표준체계및

기준정보등록 및 품질 문제에 1차 대응을 위한 권

한 및 통제 기능

• 정보의표기표준 기준미비 − 동의어/유사어 Library 수립 및 검색 기능에 포함

(예) ‘베아링’으로 검색 시 ‘베어링’ 검색결과제시

• Text 위주의 속성값입력 − 수립된분류/속성체계에근거하여입력 속성값의

통제 기능

(예) 입력 필수/선택구분, 입력 유형자동점검 등)

• ERP와의시스템 연계정합성 확보 필요 − 연계 정보항목별 I/F 정의 및 연계 모니터링기능

• 정보의오류/중복등의 품질 문제 − 업무규칙에따른 품질정보 입력 및 운영 시

Monitoring 및 Alert 기능

• 無코드구매품목 관리방안미비 − 수립된분류별 구매 정책에따른 無코드구매 생성

통제 기능

• 분류 및 품목 시스템검색 편의성부족 − 다양한검색 편의 기능

예로, ‘시스템 기능’ 요소가 미비한 경우는 나

머지 3개 요소에서 문제 해소 및 관리 강화 방

안을 적절히 조정ㆍ수립하여 구성 할 수 있는

것이다.

다음은 품목Master에서확인된 문제를 IT 요

건 관점에서 그 해소방안을확인한 사례이다.

<S社의 주요 도출 문제>


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기준정보관리를 위한 주요 IT기능 항목

기준정보의 원활한 관리를 위한 기능 항목은 크게 기준정보 관리 기능과 확장/연계 기능으로구

분 할 수 있고, 9개 하위 메뉴로 구분 할 수 있다. 확장/연계 기능인 Workflow관리, 품질관리, 동

기화/배포, 레포팅 등은 다른 솔루션의 모듈을 적용할 수 있도록 구성하는 것이 일반적이다.

메뉴명 주요하위메뉴 주요기능요건

Portal § My Page§ My Favorites

• 개인별업무 기능 중심의 접속초기 공간• One Click으로메뉴/해당정보/검색조건결과로 빠른이동 지원

표준체계관리

§ 분류 관리§ 속성/속성그룹관리§ 분류별속성 관리§ Code 관리§ 표기표준관리

• Workflow 지원 여부에화면 구성 및 업무 기능이원화• 단위à속성à (속성그룹) à분류àWorkflow 확장을고려한속성 구성

• 속성 구성 유형에따른 원활한 Library(Pool) 구성 지원

기준정보관리

§ 기준정보검색§ 기준정보등록§ 기준정보정보변경§ 대량 정보 업/다운로드

• 기본 Master(예: 자재) + 간이 Master(예: 업체, 부서 등) 간이원화구성 및 정보 Mapping 지원

• 다양한검색기능: 키워드 검색, 조건&상세검색, 정보 비교등• 사용자수입력 최소화를위한 다양한속성값 관리 기능지원

- LOV(목록값입력), RVV(범위값입력), 단위Pool 연계 UOM

업체정보관리

§ 업체정보검색§ 업체정보등록 및 관리

• 간이 Master로 구현되면서기본 Master와 유연한정보 연계- 분류, 속성, 코드, 표기(동의어사전) 관리 및 검색 기능

Workflow관리

§ 단위업무관리§ 사용자/그룹관리§ 업무Process 관리§ 사용자업무/정보관리

• 분류/속성변경, Code 등록 등의 기준정보제반 업무 Process 대응

• 해당 기준정보관리에많은 부서가 관련하거나, 입력값의검증이 중요한 경우는 Workflow의적용이필요

품질관리§ Data값 일괄처리§ DQ 지표 관리§ DQ 활동 관리

• 기준정보등록/변경및 임의 시점의중복/오류등 품질점검기능• 운영 Data의품질관리를위한 기본 기능 및 가이드제시

동기화/ 배포

§ 시스템연계정보 관리§ 동기화/배포스케줄링§ I/F 정합성체크

• 기준정보정합성 관리를위해서는메타데이터관리가선행• 정보 연계 시스템간 지속적인품질 모니터링

이력조회/ 레포팅

§ 표준체계&Data 현황§ Workflow§ 동기화이력§ 사용자/업무이력

• Data Life-cycle전반 이력Log 처리- 표준체계, 기준정보, 사용자, 업무처리전반 Log 관리

• 기준정보관련 각종 주요 현황에대한 레포팅기능- Code 등록 현황, 업무규칙 현황및 오류 현황 등

환경설정

§ 적용 언어/메뉴설정§ 검색항목설정§ 주요 화면 설정§ Data 품질검증방법§ Community관리

• CMS 설치 시 셋팅 뿐만 아니라운영 과정에서고객사에맞는환경으로다양한 설정기능 제공- 주요 화면 세부구성: 구성정보순서 등- 기능 사용여부설정: 속성그룹, 분류/속성해설, Description 등- 각종 Logic 구성: 검색, 연계, 품질점검등


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표준체계구성의 IT기능 요건

Master 관리 시스템은 해당 Master의 분류,

속성, Code 등의 표준체계를 골격으로 하는

틀(Frame)에 맞게 기준정보 Data값(Value)을

탑재하여 배치하는 것이 일차적인 목표가 되

며, 이렇게 잘 배치된 체계를 통해서 고품질,

저비용의 기준정보 관리와 활용이 가능하다.

하지만, 분류체계와속성체계의 구성에서 시

스템의 기능적 지원이 원활히 되지 않는다면

기준정보의 효과적인 품질 관리가 어렵게 된

다.

<분류체계구성 방식>

① 고정 분류체계 : 모든 분류가 특정 단계

로 고정된 분류체계

② 가변 분류체계 : 최하위 분류의 단계 수

가 고정되지 않고 2단, 5단 등으로 변동

가능하게 구성

<속성체계구성 방식>

① Plate 방식 : 속성항목의 분류 배정 시,

최하위 분류에만 속성 배정 가능한 체계

② Category 방식 : 분류 단계에 상관없이

속성 배정이 가능하고, 중간 단계 분류

에 배정된 속성은 자동으로 소속하는 하

위 분류로 상속되는 방식

<속성 구성 유형 (1 - 7Level)>

§ 실제 Master 구축과 운영 과정의 등록 기준

정보 입력, 관리를 위해서는 많은 공수/비

용이 소요되기 때문에 속성항목별 입력값

제한, 단위Pool 구성, 속성/단위연동 등의

구현 필요성에 대해서 사전에 충분한 검토

가 선행되어야 한다.


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속성체계의구성 유형

§ 기준정보가 실제 관리되는 개별속성의구

성 형태를 참조하여 해당 기업의 Master 관

리 및 Data 품질 수준을 파악할 수 있다.

§ ‘속성 구성 유형’을 상위 Level로 구성 할 경

우는 기준정보의 품질 강화에는 큰 효과가

있다.

[속성항목정보구성현황]• 속성Code P000001 • 속성명 길이

• 유형구분 일반/ • 개별/공통 개별

• TYPE CHAR • Length 10• 입력필수/선택 필수입력 • 기본제시값 (값을입력하세요)• 검색리스트 View □ • 표시순서 12

• 입력값제한5개: 수소/산소/질소/이산화탄소/일산화탄소

이상 ~ 미만

• Description 포함여부

- Auto Description에포함 □- Check Description에포함 □- Full Description에포함■

• 단위Pool 연결 ▣ : 길이(U024)• UOM 연결 길이_UOM (P000001U)• 입력값예시 12km• 속성해설

[분류 배정 현황]

선택 배정 분류분류LVL 속성그룹

배정속성명

값 입력현황

기본값 속성해설 상태

□ M01 가스켓 2 속성정보 총길이 120/140 12 일반적인 길이를표시함

사용중|▼

□ A010101 CO2검출기 3 속성정보 길이 12/43 12 …. 중 지|▼

□ M 기계 1 속성정보 길이 3/12 …. 사용중|▼

□ A010101 용접봉 3 속성정보 길이 140/699 12 … 사용중|▼

○ 입력값 목록

● 입력값 범위 100100 20002000

• 분류 배정 수 : 4개• 값 입력 현황 : 275 / 480 (입력율: 57.3%)

<상위 Level의 속성 구성 유형 - IT 기능 요건 (예시)>


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§ 활용되는 단위, 속성항목명, 속성값 목록

등이 Library/Pool 형태로 구성되어, 상호

간 정보 연계 및 동일 항목의 재활용 기반

이 구성되어 있어야 한다.

<상위 Level의 속성 구성 유형 – 정보 연계 (예시)>

§ 결국, 기준정보의사용자에 의한 ’수입력

최소화’, ‘동일 속성의 재활용’, 등에서 관

리의 효율화를 추진하는 형태로 봐야 한다.

기준정보품질 점검 기능

§ 기준정보의 신규 등록.

즉, Code 채번 과정은 ‘업무 편의성/신속

성’과 ‘Data 품질 관리’ 라는 상호 상반된 요

소를 모두 고려하여 적정 수준의 등록 프로

세스로 구성해야 한다.

§ ‘자동 중복Code 검색’ 등의 기능을 최대한

활용하여 편의성과 품질 향상을 같이 꾀하

는 방안을 수립하여야 한다.

§ ‘그림①’은 ‘업무 편의성/신속성’ 을 강조한

Code 채번 프로세스의예시이며,

§ ‘그림②’는 ‘Data 품질 관리’를 강화한

Code 채번 프로세스의예시이다.


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< Master Code 등록 절차 유형 ① >

à특성: 등록 편의성 ↑, Data 품질 ↓

< Master Code 등록 절차 유형 ① >

à특성: 등록 편의성 ↑, Data 품질 ↓

< Master Code 등록 절차 유형 ② >

à특성: 등록 편의성 ↓, Data 품질 ↑

< Master Code 등록 절차 유형 ② >

à특성: 등록 편의성 ↓, Data 품질 ↑

Master

주요정보 입력

중복 Code 검색(1) 중복○

중복X

유형값점검오류○

오류X


중복X

등록요청

중복 Code 검색(3)

등록승인(Code 채번)

세부등록정보입력

등록처리(Code 채번)

중복점검

유형점검

업무규칙점검


중복X

Master

)세부등록정보입력

(부문별)

중복○

중복X

최종검토(Rule/Owner)

문제○

문제X

§ 그 외, Code 등록시점의 IT요건으로는 ‘대

량 Code 등록’ 시의 Data 품질 확보 방안과

기능 지원이 제공되어야 한다.

① 등록 대상Code의분류별 속성 Form 제

공

② 정보 입력된 Form의 시스템 업로딩에

따른 중복Code 및 속성 유형 등 각종 오

류 점검 결과 제공

③ 필요 시, ‘선등록-후검증’을 위한 Flag 처

리 기능


Conclusionu기업이 갖고 있는 기준정보 문제들은 해당 기업이 갖고 있는 기준정보 관련

관리 요소들의 적절한 조합과 개선을 통하여 바람직한 해결 방안을 도출하

여 적용하여야 하며, 그런 문제들의 많은 부분들은 IT 기능만으로도 많은

해결책을 제공해 주며, 관리 요소 상호 간의 최적 조합을 통하여 최소의 유

지관리 비용으로 기준정보 활용과 품질 유지 효과를 극대화 할 수 있다.

u기준정보 관리를 위한 IT기능 항목은 크게 '관리 기능'과 '확장/연계 기능'으

로 구분하며, 그 하위에 9개 정도의 기능 메뉴로 구성할 수 있다.

u속성체계 구성 시는 IT 기능의 지원 정도, 관리 수준과 비용 등 전반 요건을

사전에 확인한 후 속성 구성 유형을 선택해야 한다.

u기준정보 품질 점검을 위한 IT 기능 요건은 기준정보 '등록' 시점과 '운영' 시

점으로 구분하여 정리 및 적용되어야 한다.

• 등록 시점에서는 최종 Master Code 채번까지의 각종 입력값 오류와 중

복 점검에 대한 제반 기능이 반영되어야 하지만, 그 과정에서 IT 기능의

적절한 대응으로 사용자 진행 시간, 입력 불만을 최소화 해야 한다.

• 대량 등록 시의 품질 점검 역시 동일한 품질 관리 기준을 적용하여 품질

의 누수 현상이 없도록 해야 하며, 경우에 따라서는 Code ‘선등록-후점

검 프로세스 적용을 고려한다.

u결국, IT 기능 요건이 미비하거나, 제대로 된 설정이 안 된 경우는 해당

Master의 분류 및 속성체계의 적합한 구성에 차질이 발생하기도 하고, 지

속적인 기준정보 품질 관리가 어렵거나 많은 관리 비용이 요구되기도 한다.


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