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COMITÉ DIRECTIVOActa N° 04

4 de junio de 2014

En Bogotá D. C. a los 4 días del mes de junio de 2014, previa convocatoria de la Veedora, sereunieron en la sala de juntas del Despacho de la Viceveedora Distrital los integrantes del ComitéDirectivo de la Entidad:

Adriana Córdoba Alvarado Veedora DistritalAlexandra Rodriguez del Gallego Viceveedora Distrital

Marta Lucia de la Cruz Federici Veedora Distrital Delegada para la Participación ylos Programas Especiales

Patricia Elena Cárdenas Atehortúa Veedora Distrital Delegada para la EficienciaAdministrativa y Presupuestal

Maria Catalina Parra Osorio Veedora Distrital Delegada para la Atención deQuejas y Reclamos

Carlos Julio Piedra Zamora Veedor Distrital Delegado para la ContrataciónMarcela Rocío Márquez Arenas Jefa de la Oficina Asesora de Jurídica

Catalina Nagy Patiño Jefa de la Oficina Asesora de PlaneaciónSecretaria Técnica

Asistieron como invitados al Comité Directivo:• Alberto Castiblanco Bedoya, Asesor del Despacho para el Control Interno de la Entidad,• Adriana María Bernal, Asesora de Comunicaciones,• Marcela Cubídes, Coordinadora Proyecto Cultura Cíudadana,• Rocio Víllamizar, Asesora Talento Humano.

1.ORDEN DEL DíA

1. Verificación del QuórumCOMITÉ DE COORDINACiÓN DE CONTROL INTERNO2. Presentación del Plan de Auditoría 2014COMITÉ DIRECTIVO3. Preparación de la sesión de reinducción a funcionarios, programada para el

próximo 10 de junio de 20144. Varios5. Presentación del Avance del proceso de actualización del Código de Étíca y mesa

de trabajo con los Directivos de la Entidad6. Presentación Programa de la SEMANA AMBIENTAL 2014

11.DESARROLLO DEL ORDEN DEL DíA

1. Verificación del Quórum

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COMITÉ DE COORDINACiÓN DE CONTROL INTERNO

2. Presentación del Plan de Auditoría 2014

Alberto Castiblanco presentó el Plan de Auditoria 2014 (Plan Anexo), el cual fue aprobado por elComité.

COMITÉ DIRECTIVO

3. Preparación de la sesión de reinducción a funcionarios, programada para el próximo 10de junio de 2014

La Viceveedora y Rocío Villamizar presentaron la propuesta metodológica para realizar lasegunda sesión de reinducción a funcionarios, programada para el próximo 10 de junio de 2004.

Cada dependencia tendrá 10 minutos para presentar los avances y cumplimiento del Plan deAcción 2014 (logros alcanzados a 31 de mayo de 2014) y los retos más importantes para elsegundo semestre del año, en 4 diapositivas (se elaborará y enviará a todos, mañana mismo, laplantilla para la elaboración de las presentaciones).

Puesto que la reinducción tiene como propósito socializar entre los funcionarios los avances en laejecución del Plan de Acción y que sepan en qué estamos, al mismo tiempo que motivarlos paracontinuar y lograr cumplir con los objetivos establecidos, el evento se ha pensado como unejercicio de comunicación apreciativa. De acuerdo con esto, se utilizará la metodologiadesarrollada por la Dra. Diana Witney, conocida como "psicología positiva", en la que la realidadse muestra "en positivo", para generar un efecto motivador.

Para mayor información, Rocío Villamizar nos enviará el link a un video con este planteamiento.

4. Varios

• Contrato de suministro de Gasolina: La Viceveedora informó sobre la compra degasolina para los vehículos de la Entidad, a través de un Acuerdo Marco suscrito porColombia Compra Eficiente; éste incluye sólo a dos proveedores (con 20 gasolineras c/udistribuidas en toda la ciudad), así que se seleccionó al que tiene las 2 estaciones deservicio ubicadas más cerca de la Entidad. El proveedor instala un chip en el vehículo ycon esto se registra y controla el consumo de gasolina, sin necesidad de bonos o planillas.

• Consumo de suministros para impresora y papel: La Viceveedora informó sobre elaumento exagerado en el consumo de insumos para impresoras, de CDs y de papeldurante los primeros 4 meses del año y solicitó a cada Delegado y Jefe de Oficina, entanto líderes de los equipos, transmitir directamente en sus áreas mensajes de

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autocontrol, responsabilidad y compromiso con la Entidad, cuidando los recursos quetienen a su disposición para realizar su labor; igualmente solicito recordar a los contratistasque no pueden ni imprimir ni grabar en CD de la Entidad sus informes de ejecución de loscontratos, y a los funcionarios que no deben utilizar los recursos de la Entidad para laborespersonales.

• Mundial de Fútbol: Se determinó que sólo se dará permiso para ver los partidos en losque juegue Colombia, en el televisor de la Cafeteria, y que estos permisos deberán sercontrolados por cada uno de los jefes de las de pendencias.

El tiempo de los partidos deberá ser compensado el mismo dia, a continuación delos partidos.

• Adicionalmente, se recordó la necesidad de que los Delegados ejerzan mayor controlsobre todas las situaciones que afectan el desarrollo de las labores de la Entidad,como los permisos, la programación de vacaciones, el horario flexible, entre otros, y sehaga seguimiento y verificación del cumplimiento de los acuerdos establecidos.

Igualmente, se recordó la necesidad de utilizar el formato para la solicitud yaprobación de permisos y de recoger los soportes pertinentes (por ejemplo,comprobante de asistencia a cita médica, etc.); lo anterior sirve, además, de base para elestudio y análisis de los factores de ausentismo en la Entidad.

5. Presentación del Avance del proceso de actualización del Código de Ética y mesa detrabajo con los Directivos de la Entidad

Rocio Villamizar y Catalina Nagy presentaron los avances de la revlslon y actualización delCódigo de Ética de la Veeduria, que se viene adelantando de manera participativa en el marco delproceso de formación en Cultura Ciudadana con el que iniciamos el Programa de Ética del año2014, el pasado 7 de mayo de 2014.

Se presentó un video para motivar una corta reflexión; sobre esta reflexión, la Veedora propuso:

-/ Visibilizar lo bueno y tener algo como una "Cartelera de Reconocimiento de los BuenosComportamientos" en cada una de las áreas, para estimular los "buenos hábitos";

-/ Propiciar un espacio/tiempo para tratar los "asuntos o problemas" del área o una estrategiasimilar para impulsar una comunicación de doble via;

-/ Tomar decisiones y responsabilizarse de las consecuencias de dichas decisiones, como enel caso de concesión de permisos, etc.

Posteriormente, se presentaron las principales actividades realizadas, los aspectos discutidos ylos principios, valores y algunos comportamientos identificados y trabajados durante las

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sesiones de construcción del Código adelantadas con los funcionarios y contratistas quehan participado en el proceso de formación (cuarta sesión, que contó con la participaron de 54personas, más 6 "organizadores").

Compromisos:

v" Cada uno de los directivos revisará y analizará el material (Cuadros consolidados enExcel Anexos) y enviará sus aportes mañana a medio dia (resaltar en verde lo que seconsidere pertinente mantener e incluir en el Código; en rojo, lo que se considere debeeliminarse; y en amarillo, lo que se considere debe analizarse más a profundidad), parapoder tener un consolidado que se presentará y trabajará en la última sesión de laformación programada para el viernes próximo, y llegar asi a una conclusión colectivasobre el contenido del Código de Ética.

v" Diseñar entre todos una campaña de interiorización del Código y que éste tenga vidaa través de nuestros comportamientos: "Cómo vas a vivir el Código de Ética".Coordinará esta actividad Rocío Villamizar.

6. Presentación del programa de la SEMANA AMBIENTAL 2014

La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, en su calidad de Gestora Ambiental de la VeeduriaDistrital, presentó al Comité Directivo el Programa de la Semana Ambiental 2014, que se realizaentre el 3 y el 13 de junio, que incluye las actividades que se presentan a continuación. Se invitó atodos los miembros del Comité Directivo a participar activamente en los eventos programados y aconvocar a sus equipos.

MARTES - 3 DE JUNIO2:00 p.m. INSTALACiÓN, Dra. Adriana Córdoba Alvarado2:15 p.m. GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS, Dra. Catalina Nagy Patiño300 p.m. RESIDUOS PELIGROSOS. Dra. Edna Florián Pulido

MIÉRCOLES - 4 DE JUNIO2:30 p.m. ECOCONDUCCIÓN y MANEJO DEFENSIVOCarlos Julio HuertasIng. Hugo Gómez - Director de Area de Riesgos de JARGU SA CORREDORES DESEGUROS

JUEVES - 5 DE JUNIO8.00 a.m. - USO RACIONAL DE LA ENERGfADra. Gloria Inés Rincón- Profesional de promO~Cióny Desarrollo d~ CODENS~

VIERNES - 13 DE JUNIO8'30 a.m - 4:00 pm.Feria ReciclArtePREMIAC/ÓN RECICLA TÓN¿CUANTO SABES DE PIGA?

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Finalmente, se recordó sobre la Campaña Cero Papel que implementa la Veeduría encumplimiento de la Directiva Presidencial 04 de 2012 y se dieron algunos tips para utilizar demanera eficiente el papel.

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,-_._---_. -Agotado el orden del dia se levantó la sesión a las 3:00 pm.

ADRlb~Veedora Distrital

Revisó: Alexandra Rodriguez del Gallego, Viceveedora Distrital.

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~CATALINA NAGY PA IÑO

Jefa Oficina Asesora de PlaneaciónSecretaria Técnica