entidad productora: alcaldÍa municipal de …

REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

MUNICIPIO DE RICAURTE

NIT No. 890.680.059-1 TABLA RETENCION DOCUMNETAL DOCUMENTAL

CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación Firma ________________________ M: Microfilmación S: Selección Jefe de Archivo

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICO No 1300

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

A. G. A.C. CT E M S 1300-01 ACTAS 1300.01.01

Actas de Comité de Estratificación Convocatoria al comité de Estratificación

Acta de Comité de Estratificación

Anexos Acta Comité de Estratificación

1

10

X

Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.

1300.01.02

Actas de Consejo Territorial de Planeación Convocatoria Consejo Territorial Planeación

Acta Consejo Territorial Planeación

Anexos Consejo Territorial Planeación

1 10

X


1300.01.03

Actas de Consejo Municipal de Gestión Riesgo y Desastres. Convocatoria al Consejo Municipal

Acta Consejo Municipal

Anexos Acta Consejo Municipal

1 10 x Se selecciona las Actas más importantes de cada año para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del Comité.

1300.01.04 Actas de Comité de Control Interno Convocatoria al comité de Control Interno

Acta de Comité

Anexos Acta Comité

1

10

X


1300.01.05 Actas de Comité de Mecí Convocatoria al comité Mecí

Acta de Comité

Anexos Acta Comité

1

10

X






Entidad Productora: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA Oficina Productora: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICO COS 1300


A. G. A.C. CT E M S 1300-01.06

Actas de Compromiso Anexos

10

X


1300.01.07 Actas de Ética

Anexos

1

10

X


1300-02

CIRCULARES

1 x

Se eliminan en el archivo de Gestión.

1300-03 1300.03.01 1300.03.02

COMUNICACIONES Comunicaciones Internas

Comunicaciones Externas

2 3 x Una vez culmine su periodo de retención documental se podrán eliminar prescribe los términos, se levantarán inventarios, y se convoca al Comité de Archivo.

1300.04 DERECHOS DE PETICIÓN Petición

Respuesta a la Petición Anexos a la respuesta de la Petición

Comunicación de traslado a otra entidad Recibo de pago de fotocopias

1

3

x Se selecciona el 10% de petición más importantes para conservarse en el archivo histórico, Una vez cumpla con su periodo de retención el Archivo Central se eliminará, ya que su valor legal y administrativo prescribe.





ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS No 1300


A. G. A.C. CT E M S

1300.05

ESTUDIOS PREVIOS 1

20

x Se selecciona 30% de los estudios

previo de los Contratos más

importante para conservarse en el

Archivo Histórico previo concepto del

historiador y bajo la aprobación del

comité de Archivo.

1300.06

PROGRAMA SISBEN W 3

1300.06.01 Fichas Familiares Sisben

5

10

X

Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para

conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de Archivo.

1300.06.02 Encuesta Nueva 5

10

X

Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para conservarse en el Archivo Histórico

previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de Archivo.







A. G. A.C. CT E M S

1300.06.03

Inclusión de Personas

5

10

X

Se selecciona 10% de las fichas

familiares mas importante para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y

bajo la aprobación del comité de Archivo.

1300.06.04

Modificación de Fichas del Sisben

5

10

X


conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de

Archivo.

1300.06.05 Retiro de Hogar 5

10

X

Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para conservarse en el Archivo Histórico

previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de Archivo.

1300.06.06 Retiro de Ficha 5

10

X

Se selecciona 10% de las fichas familiares mas importante para conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y

bajo la aprobación del comité de Archivo.







A. G. A.C. CT E M S

1300.06.07

Retiro de Persona

5

10

X


conservarse en el Archivo Histórico previo concepto del historiador y bajo la aprobación del comité de Archivo.

1300.07 INFORMES

1300.07.01 Informes de Gestión 4

6

X

Una vez termine su periodo de retención se debe cumplir con el

levantamiento de inventario y

convocar al comité de archivo se

eliminarán por carecer de valores tanto primarios como secundarios.

1300.07.02

Informes de Actividades

Informe Trimestral

Informe ley 1474

Informe ley DAFP

4

6

X

Una vez termine su periodo de

retención se debe cumplir con el levantamiento de inventario y


eliminarán por carecer de valores

tanto primarios como secundarios.

1300.07.03 Informe Plan de Mejoramiento

Contraloría Departamental

Contraloría Nacional

Informe Auditoria

Ficha Técnica

Mapa de Riesgos

Seguimiento a los procesos

Avances

4

6

X


retención se debe cumplir con el



eliminarán por carecer de valores tanto primarios como secundarios.





ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE RICAURTE CUNDINAMARCA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS URBANÍSTICOS CODIGO 1300


A. G. A.C. CT E M S

1300.07.04

Informes Inspección Ocular

Solicitud

formato de programación visita

Informe de inspección ocular (inspección de

Policía)

Reporte de visita técnica

Acta de inspección , Juzgado ó Fiscalía

4

6

X



levantamiento de inventario y convocar al comité de archivo se



1300.07.05

Informe de seguimiento

Planes de Desarrollo Municipal

Planes de Acción

4

6

X


retención se debe cumplir con el levantamiento de inventario y




1300.07.06 Informes a Entidades del Estado

Planeación Nacional

Planeación Departamental

Ficha Técnica

4

6

X




convocar al comité de archivo se eliminarán por carecer de valores








A. G. A.C. CT E M S 1300.08 LICENCIAS URBANÍSTICAS

1300.08.01

Licencia de Adecuación – Modificación –Ampliación.

fotocopia de la escritura

fotocopia del paz y salvo del predial (vigente 1 año)

fotocopia del certificado de tradición y libertad (vigente 1 meses)

fotocopia de recibos de agua y luz

4 juegos de planos arquitectónicos con su cuadro de aéreas y los planos achurados en donde se realiza la ampliación

1 plano de localización.

3 juegos de planos ejes, cimientos y desagües, hidráulico, eléctrico, estructural, detalles constructivos, cubierta y fachadas-

los planos deben ir firmados por el propietario, dibujante/o profesional quien realizó el diseño.

memoria de cálculo.

memorial responsable cumpliendo con la nsr-10 .

planos en medio magnético (CD)

los planos deben ir firmados por el propietario, dibujante/o profesional quien realizó el diseño.

si es propiedad horizontal: autorización y aprobación de los planos por la administración del condominio o conjunto para la ampliación.

2

12

x

Culminado el tramite la serie se conservar 2 años en el Archivo de Gestión, posteriormente se transfiere al Archivo central doce años y se traslada al archivo Histórico se conservara totalmente par que sirva de consulta e información histórica y desarrollo del Municipio.







A. G. A.C. CT E M S 1300.09 LICENCIAS URBANÍSTICAS

1300.09.01

Licencia de Construcción - Obra Nueva formulario único nacional (relacionando los

predios colindantes)

copia de la escritura

copia del paz y salvo predial (vigente 1 año)

copia del certificado de libertad y tradición (vigencia 1 mes)

certificado de disponibilidad de servicios (agua, luz y alcantarillado)

3 juegos de planos arquitectónicos con su respectivo cuadro de aéreas (que contenga ejes, cimientos, desagües, plantas, cortes, cubierta y fachadas)

1 plano de localización

2 juegos de planos hidráulico, sanitario y eléctrico

diseño estructural simplificado y memoria de calculo para construcciones de 1 y 2 pisos de acuerdo a la norma nsr/10.

para construcciones diferentes al titulo e de la norma, diseño estructural, memoria de cálculo y estudio de suelos.

memorial de responsabilidad del cumplimiento de

la nsr/10 por parte del constructor y el propietario

2

12

x








A. G. A.C. CT E M S 1300.09

1300.09.01

Licencia de Construcción – Obra Nueva

planos en medio magnético (cd)

si es propiedad horizontal (autorización y aprobación de los planos por el administración del condominio)

para construcción de piscinas, cumplimiento de la ley 1209 de 2008 y decreto 2171 de 2009.

poder debidamente otorgado, cuando se actúe mediante apoderado.

copia del documento de identidad del solicitante (personas naturales) o certificado de existencia y representación legal.

copia de tarjetas profesionales

2

12

x








A. G. A.C. CT E M S

1300.10 LICENCIAS URBANISTICAS

1300.10.01 Licencia de Cerramiento

Formulario único nacional Fotocopia de escritura

Paz y Salvo Predial Certificado de Tradición y Libertad

Presupuesto de Cerramiento Tres Copias de planos del cerramiento

12

x


1300.11 PROYECTOS

Ficha EBI

Formulación de Proyectos

Soportes técnico viabilidad

Informe de seguimiento del proyecto

Acta de finalización del proyecto

5

20

x

Se conservaran en el Archivo

histórico previo concepto de un

historiador y bajo la aprobación del comité de archivo.

entidad productora: alcaldÍa municipal de …

Documents