entlastung pur – outlook, pda & co. wirklich nutzen ! di (fh) helge wallner, neteco...
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Entlastung pur –
Outlook, PDA & Co. WIRKLICH nutzen !
DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme2. März 2006
Agenda – Outlook Classic
Kalender mit Profil
- besonders im Team
Ordnung in Ihren E-Mails
Mailen mit System
Kopfentlastung durch
- Notizen
- Aufgaben
- Delegation
- Verfolgung
Kontakte – mehr als
bloß ein Adressbuch !
Agenda – Exchange, PDA, Erweiterungen
Exchange Server• Outlook in der Gruppe• Zahlreiche Zusatzfunktionen• Zugriff von unterwegs• Als Teil des „MS Small Business
Server“-Paketes preisgünstig• Gemietet :ab € 10,- mtl !
PDA• „Externes Gedächtnis“• Sync mit Einzelplatz• Ständig online mit
Exchange Server
Erweiterungen• Serienbriefe einfachst• Telefonverbindung
E-Mails – den Posteingang ordnen
Standardfall:
• Posteingang unstrukturiert• Zeitaufwand zum Durchsehen• Viele Spam-E-Mails• Newsletter• Standard-Nachrichten• Etc.
E-Mails – den Posteingang ordnen
LÖSUNG:• Ordner• Regeln
– Vorsortierung• Ordner• Kategorien
– Farben– Weiterleitung/Antwort– Markieren spezieller Mails– SMS bei wichtigen Mails
ERGEBNIS:• Sofortiger Überblick• Große Zeitersparnis
LIVE-DEMONSTRATION
E-Mails – Handling
• Gruppieren und Sortieren – statt suchen
– …durch Klick auf den Feldnamen– Auch mehrstufig– Gruppierfeld– Benötigte Felder
• Nach Bedarf gestalten
• Suche – Volltext– Google Desktop
LIVEDEMONSTRATION
Postmanager – Exchange Server
EXCHANGE ALS VERTEILER• Verteilergruppen intern• Aliasnamen für ext. Adressen• Öffentliche Ordner:
– Zugriff für alle Benutzer– Direkter Mailempfänger (z.B. für
Faxeingang von Fax2Mail)– Keine Doppelbearbeitung von
Nachrichten
Auto-Antwort: Exchange arbeitet für Sie!
• Voraussetzung: MS Exchange Server• Abwesenheitsassistent: E-Mails werden für Sie beantwortet• Weiterleiten an Kollegen• Genaues Regelwerk definierbar
– Je nach Absender, Empfänger, etc.
Mailversand – Volle Kontrolle
Mails für den Workflow nutzen• Nachverfolgung• Empfangs-/Lesebestätigung• Schaltflächen
– Umfragen– Informationen
Sicher Senden• Vermeidung von Fälschungen
– Digitale Unterschrift• A-Trust
www.a-trust.at • A-Cert
www.a-cert.at• CA-Cert
www.ca-cert.org
LIVEDEMONSTRATION
Viren + Spam - Effizienter Schutz
• Kombination extern/intern:– Externes Spam- und Virengateway (Provider, Server)
• Verdächtige Mails markiert, autom. Verschieben• Externe Filter wesentlich wirksamer:
– Ablehung unzuverlässiger Mailserver– Großer „Erfahrungsschatz“
– Lokale AV-Software
• Beste und effizienteste Maßnahme: Vorsicht !Einige wenige Regeln schützen vor 99% der Vireninfektionen:
• Vorschaufenster aus (HTML-Viren)• Die meisten Viren werden durch BEKANNTE versandt (->Adressbuch !)• Bei KLEINSTEM Verdacht Mail NICHT öffnen, eher beim Absender nachfragen• Auto-Antwort vermeiden (sonst gut für Spammer) • Anhänge immer erst abspeichern, AV-Scan, dann öffnen• Ohne Administrator-Rechte am PC arbeiten
• Outlook Junk-Mail Filter– Auf Stufe „hoch“ einstellen DEMONSTRATION– Verschiebt E-Mails automatisch– trainierbar
AGENDA
Ordnung im Posteingang
Mailen mit System
Kalender mit Profil
- besonders im Team
Kalender mit Profil – am Einzelplatz:
Standardfall:• Termineintrag• Evtl. Erinnerung
Gewinnen Sie durch…• Hervorhebung durch Farben
– automatisch, regelbasiert !
• Anhänge zum Termin– Kontakte– Dokumente
• Wichtigkeit• Terminserien• Nie wieder Jahrestage vergessen
(Hochzeitstag ?)
LIVEDEMONSTRATION
Gruppenkalender – der Teamplaner !
Am Einzelplatz• Personen einladen
– Zusagen / Absagen
Mit MS Exchange Server• Kalender freigeben
– Rechte definieren
• Einsicht beim Kollegen– Parallelansicht
• Verfügbarkeiten– Terminplanung
• Ressourcen– Räume– Equipment
LIVEDEMONSTRATION
Termine mit Profil
- besonders im Team
AGENDA
Kopfentlastung durch
- Aufgaben
- Delegation
- Verfolgung
- Notizen
Aufgaben – Befreien Sie Ihren Kopf
• So wertvoll wie selten genutzt• Schnell und effizient• Einfach alle Todos abladen• Aufgaben eintragen mit
– Betreff– Priorität– Fälligkeit– Kategorie– Zeitbedarf– Anhänge (Unterlagen)
• Bessere Zeitplanung• Serienaufgaben• Sortierung & Gruppierung
– Nach allen Kriterien– Immer den vollen Überblick– Rot bei Versäumnis
LIVEDEMONSTRATION
Aufgaben – Kontrolliert deligieren
• Einfaches Workflow Management im Team
• Auch ohne MS Exchange Server !• Zuteilung
– Annahme / Ablehnung– Information bei Änderungen– Status, %-erledigt– Volle Kontrolle über den Status
LIVEDEMONSTRATION
Notizen – Post-it adé !
• Vollwertiger Esatz für die „gelben Zettel“
• Platz für Gedanken und Ideen• Ordnung am Schreibtisch• Kein Verlieren• Volltextsuche !• Unterschiedliche Farben !• Kategorien !
Kontakte – mehr als nur Adressen
• Kontakte korrekt eingeben– Name, Firma, Speichern unter– Konvention Telefon– Adresse – Autokorrektur– Email-Adressen komplett
• Mehrwert-Informationen– Notizen – Verknüpfte Anhänge wie
• Kundendokumente• Wegbeschreibungen
– Kategorien• Kategorienansicht• Sortierung und Ansicht
• Aktivitäten– E-Mails, Termine, Aufgaben– Neue Termine & Aufgaben über
Kontakt !
LIVEDEMONSTRATION
AGENDA
Kopfentlastung durch
- Aufgaben
- Delegation
- Verfolgung
- Notizen
Kontakte – mehr als
bloß ein Adressbuch !
Seriendokumente einfach erstellt
GANGL OLXWord• Add-On für die komplette
Korrespondenz aus Outlook• Für Briefe, Etiketten, …• 1x Word-Vorlagen erstellen –
immer wiederverwenden• Vollautomatisch optimale
Briefform• Vermerk im Kontaktfeld• Geringe Lizenzkosten• www.gangl.de
LIVEDEMONSTRATION
Kontakte im Netzwerk
• Öffentliche Ordner (Exchange)– „Firmenadressbuch“– Besonders genaue Pflege– Rechteverwaltung– PDA-Sync nur mit Zusatzsoftware
• zB Pumasoft „Intellisync“
• Telefonanbindung– Ausgehend– Eingehend
• GANGL OLXPhone• Erkennung von Kontakten• Auch für öffentl. Ordner• Anruflisten
LIVEDEMONSTRATION
AGENDA
Kontakte – mehr als
bloß ein Adressbuch !
PDA und mobile Access• Exchange Web Access• PDA als „Externes Gedächtnis“• Sync mit Einzelplatz• Ständig online mit Exchange
Server
OL Web Access – Outlook im Browser
• Setzt MS Exchange Server voraus• Zugriff auf Ihre Informationen von jedem Internet-Terminal• Kein Outlook notwendig• Keine Konfiguration am Client nötig
PDA - Typen• Blackberry® Handy-PDA• Windows-Mobile Handy-PDA• Symbian-basierte Geräte: Palm, Nokia Communicator• Push-System: aktive, mobile Zustellung
– Mails– Termine– Aufgaben
Filia le
VPN I p sec
Firew all
Telew orker
Außend ienst
VPN - C lien t
G PR S
VPN - C lien tS S H -Tu nn el
R ASD S L
I nternet
An tiv irusg atew ayAn tisp am filter
W eb server
I n ternet-cafe
US B
S ecureUS B LA N - Key
DMZ
PC- Arbe itsplätze
Filia le
VPN I p sec
Firew all
Telew orker
Außend ienst
VPN - C lien t
G PR S
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R ASD S L
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W eb server
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US B
S ecureUS B LA N - Key
DMZ
PC- Arbe itsplätze
DSL,...
Firew allR outerS S H / VPNI PS ecPPTP
LAN
Zentra le
B lackberryPD A
G PR SExch ange-S erver
( Ou tlook )
Blackberry® Handy-PDA
• Unterwegs persönliche E-Mails und Termine in Echtzeit• Voraussetzung:
– Microsoft Exchange Server– Blackberry Provider (Mobilfunkbetreiber A1, T-Mobile …)– Blackberry Enterprise Server– Blackberrytaugliches Endgerät (Blackberry, einige Nokia, Sony-
Ericsson, …)
• Kosten:– Einmalig: Servermaschine +Software + Blackberry-Handy-PDA
• Lizenzen € 1600,- / 5 User, € 250,- pro zus. User
– monatlich: Blackberry-Dienst Mobilfunkanbieter• monatlich € 7,90 pro Endgerät
Büro
BlackberryEnterprise-Server
Exchange-Server
GPRS
Internet
Blackberry
E-Mail,KalenderE-Mail,
Kalender
Firewall
Outlook
Windows-Mobile PDA
• Alternative zu Blackberry• Outlook-Elemente am PDA – in Echtzeit• Voraussetzung:
– MS Exchange Server– PDA mit Internetverbindung (direkt oder via Bluetooth und Handy)
• Kosten:– Software Exchange Mobile Access (OMA)– Pro PDA: keine Lizenzkosten, nur Transferkosten– Einrichtung
• Alternativ: GANGL Outlook Mobile Access– Zus. Zugriff auf öffentliche und fremde Ordner– Kosten: Einmalige Lizenz € 100,- pro Gerät, Installation
Büro
MS Exchange Servermit Mobile Outlook
Server
GPRS
Internet
PDA
Outlookpers. Ordner
öffentl. Ordnerfremde Ordner
Firewall
Outlook
Vielen Dank für Ihr Interesse !
DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme2. März 2006