entrega-recepciÓn, finiquito y extinciÓn de derechos y...

SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN, FINIQUITO Y EXTINCIÓN DE DERECHOS Y DICIEMBRE DE 2013

OBLIGACIONES DE LOS CONTRATOS DE OBRA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OBRA PÚBLICA

VIGENCIA: DICIEMBRE DE 2013ÁREA RESPONSABLE: UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS

PROCEDIMIENTO:ENTREGA-RECEPCIÓN, FINIQUITO Y EXTINCIÓN DE DERECHOS Y


OBJETIVO ESTRATÉGICO:Modernizar la gestión del sistema carretero, con objeto de lograr una

operación más eficiente e incrementar la calidad de los servicios que se ofrecen en las carreteras del país.

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN........................................................................................................2OBJETIVO..................................................................................................................2ÁMBITO DE APLICACIÓN...........................................................................................2LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN................................................................................2RESPONSABLES........................................................................................................3GLOSARIO DE TÉRMINOS.........................................................................................3ABREVIATURAS……………………………… …………………………………………………..4DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO………….………………………………………….5DIAGRAMA DE FLUJO..............................................................................................13MECANISMOS DE CONTROL...................................................................................16

Formatos con guía de llenado.................................................................................................................17Formatos y Registros...........................................................................................................................17

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO.............................................................18

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MP-200-PR03-P11-I00DICIEMBRE 2013







PRESENTACIÓN

La Recepción de los trabajos y finiquito del contrato se llevará a cabo de acuerdo a los criterios que se establecen en la legislación, la reglamentación, el contrato y demás disposiciones en materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas..

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para verificar que las obras contratadas por las áreas operativas de la SCT, estén debidamente terminadas y sean recibidas, total o parcialmente, así como establecer los derechos y obligaciones que asumen las partes, derivados de la ejecución de los trabajos de obra o servicios relacionados con la misma, a fin de que puedan formularse, el acta de entrega recepción de los trabajos, el finiquito del contrato y el acta de extinción de derechos y obligaciones de acuerdo con la normatividad vigente.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este procedimiento es de aplicación general en todas las áreas de la Secretaría que intervienen en la ejecución de las obras públicas y servicios relacionados con las mismas.

LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

1. Este procedimiento será de aplicación en todos los contratos de obra pública y servicios relacionados con la misma, financiados con recursos fiscales, celebrados mediante cualquiera de los procedimientos de contratación, que señala la Ley de Obras

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Publicas y Servicios relacionados con las mismas y su Reglamento, que se realizan en los Centros SCT o Unidad Administrativa Central correspondiente.

2. Se excluyen para el sistema SIRASEF todos los contratos que no correspondan a obras carreteras, así como las financiadas por el Fondo Nacional de Desastres Naturales (FONDEN), Fondo Rotatorio, Fideicomiso y Fondo Carretero (FONCAR)

3. Los responsables de área que intervienen en el proceso de terminación y finiquito de obra pública y servicios relacionados con la misma, verificarán de acuerdo a sus atribuciones que se dé cumplimiento a lo estipulado en el contrato y a la normatividad vigente aplicable en la materia.

RESPONSABLES

1. Representante Legal de “El Contratista” 2. Residente de Obra 3. Residente General4. Subdirector de Obras.5. Servidor público responsable de la contratación6. Unidad de Asuntos Jurídicos7. Subdirector de Administración.8. Órgano Interno de Control

GLOSARIO DE TÉRMINOS

A DEFINICIONES

Acta de entrega-recepción: Documento que se elabora una vez constatada la terminación de los

trabajos, mediante el cual el contratista entrega las obras o servicios encomendados (Art. 137 RLOPYS).

Acta de finiquito: Documento que se elabora posteriormente a la recepción de los

trabajos, en el que se hará constar los créditos a favor y en contra que

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resulten para cada una de ellos, describiendo el concepto general que les dio origen y el saldo resultante.

Acta Administrativa de extinción de derechos y obligaciones Documento que se elabora cuando la liquidación de los saldos es

posterior a los quince días naturales posteriores a la firma del finiquito, donde se dan por extinguidos los derechos y obligaciones de ambas partes

Bitácora: Libro donde se asientan los eventos trascendentes durante la ejecución

de los trabajos.Contrato de Obra: El contrato de obra pública o de servicios relacionados con las mismas.

Finiquito: Documento donde se hacen constar los créditos a favor y a cargo

de cada una de las partes para determinar si lo hubiere, el saldo que corresponda a alguna de estas.

Liquidación de adeudo: Documento donde se acredita el saldo a favor de quien

corresponda.

Residente de Obra o Servicio Es el servidor público que fue designado para llevar la

administración y dirección de los trabajos con grado académico de formación profesional y el conocimiento de obras similares a las que se hará cargo, siendo estas obras o servicios relacionados con la misma.

Superintendente de Construcción o Servicio Persona designada por el contratista que deberá conocer con

amplitud los proyectos, normas de calidad y especificaciones de construcción, catálogo de conceptos o actividades de obra, programas de ejecución y de suministros, incluyendo los planos con sus modificaciones, especificaciones generales y particulares de construcción.

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B ABREVIATURAS

RI-SCT Reglamento Interior de la SCT.LOPYSRM Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas.RLOPYSRM Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios

Relacionados con las mismas.PBYLOP Políticas, Bases y Lineamientos de Obra Pública de la SCT.GECYRA Guía Elemental de las Condiciones y Requisitos para la Aceptación,

Calificación y Solicitud de Efectividad de Fianzas a Favor de la Tesorería de la Federación.

OC113.103 Oficio Circular N° 113.103.-023 del 08-06-01 Dirección General Adjunta de Presupuesto y Contabilidad, DGPOP.

OC401DG Oficio 401.DG-16225 de fecha 24 de mayo de 2001, emitido por la Dirección General de Procedimientos Legales, de la Tesorería de la Federación.

SIRASEF Sistema de Registro, Autorización y Seguimiento Físico, Financiero para la Construcción y Conservación de Carreteras.

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DURACION TOTAL: DEPENDE DE LO PACTADO EN EL CONTRATO

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. Contratista Notifica por escrito mediante oficio y/o nota de Bitácora la terminación de los trabajos.

Oficio y/o Nota de Bitácora

Art. 46 VII, 64 LOPSRM y Art. 135 RLOPSRM

1 día natural

2. 0 Residente de Obra o Servicio

Realiza el recorrido de verificación para constatar la terminación parcial o total de los trabajos, señalando las condiciones observadas. De existir deficiencias ordena al contratista la reparación inmediata, y acuerdan plazo para su terminación y reinicia el procedimiento de recepción.Si este plazo es mayor que el plazo establecido para la verificación y entrega-recepción la “Dependencia” puede optar por aplicar sanciones por incumplimiento a la fecha de terminación de los trabajos conforme a lo pactado en el contrato.De no existir deficiencias, específica la fecha de la recepción física de los trabajos, dentro de los siguientes 15 días naturales donde el Contratista exhibirá garantía de vicios ocultos

Art. 84 Fracc. XVI, Art. 86 Fracc. XII, Art. 136, Art 137 y Art 139 RLOPSRM

El pactado en el contrato

3. 0 Residente de Obra o Servicio.Superintendente de Construcción o Servicio

Elabora el Acta de Entrega y Recepción Física de los trabajos dentro del plazo pactado y en los términos establecidos en el contrato, enviando copia a la Residencia General. Dicho documento deberá contener como mínimo lo siguiente:

Acta de Entrega y Recepción Física

Art 137 RLOPSRM

Dentro de los 15 días siguientes a que se constató la terminación de los trabajos

7MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013







1. Lugar, fecha y hora en que se levanta el acta

2. Nombre y firma del Residente de Obra y en su caso del supervisor de los trabajos por parte de la Dependencia o entidad y del Superintendente de Construcción por parte del contratista.

3. Descripción de los trabajos que se reciben

4. Importe contractual, incluyendo el de los convenios modificatorios, adicionales y ajustes de costos

5. Período de ejecución de los trabajos precisando la fecha de inicio y terminación contractual y el plazo en que realmente se ejecutaron, incluyendo los convenios

6. Relación de estimaciones o gastos aprobados a la fecha, así como las pendientes de autorización

8MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013







7. Declaración de las partes de que se entregan los planos correspondientes a la construcción final, así como los manuales e instructivos de operación y mantenimiento correspondiente y los certificados de garantía de calidad y funcionamiento de los bienes instalados, cuando aplique y;

8. Constancia de que el archivo de documentos derivados de la realización de los trabajos, fue entregado a la Residencia de Obra o a la supervisión por parte del contratista anexando la garantía prevista para responder por los vicios ocultos, que previamente se constituyó.

4. Contratista Entrega Garantía de vicios ocultos o cualquier otra responsabilidad a su cargo mediante, fianza, carta de crédito irrevocable o bien aporta recursos líquidos a un fideicomiso a elección del

Garantía de vicios ocultos Art. 66

LOPSRM y Art. 64, 65, 66RLOPSR

Previamente o al momento de levantar el Acta entrega-

9MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013







contratista, en original y cuatro copias.

recepción

5. 0 Residente de Obras

Recibe del contratista en original y dos copias, la garantía con la cual responderá por los defectos que resultaren en los mismos, de los vicios ocultos y de cualquier otra responsabilidad en que hubiera incurrido, formulada en los términos señalados en el contrato respectivo y en la legislación aplicable.Envía Original de la garantía a la Unidad de Asuntos Jurídicos, para su validación y verificación de autenticidad.


LOPSRM y Art. 64, 65, 66 de RLOPSRMCapítulo VI art. 10 fracc.XVIIIRISCT

1 día

6. 0 Unidad de Asuntos Jurídicos

Revisa, verifica y valida la garantía presentada por el Contratista.


LOPSRM y Art. 66 y 68 del RLOPSRMCap.II fracc. XIII RISCT

1 día

7. 0 Residente de Obra o Servicio

Si la garantía es correcta, envía original a la Subdirección de Administración para su resguardo y custodia y libera garantía de cumplimiento. Si la fianza no cumple, la regresa al contratista para su adecuación o sustitución.

Garantía de vicios ocultos Art. 68 del

RLOPSRM1 día

8. 0 Subdirección de Administración

Recibe original de la garantía entregada y la resguarda conforme a la normatividad vigente.

Garantía de vicios ocultos 13.2 a) y

b) SCT PBLOPSRM

1 día

10MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013







9. 0 Residente de Obra o Servicio y Superintendente de Construcción o Servicio

En el caso de recepción total de los trabajos, elabora el finiquito de los mismos de acuerdo a lo establecido en el contrato, haciendo constar en el mismo los créditos que resulten a favor o en contra para cada una de las partes, detallando el concepto general que dio origen al saldo resultante, y cuyo contenido mínimo debe ser el siguiente:1. Lugar, fecha y hora en

que se levante2. Nombre y firma del

residente de obra y, en su caso, del supervisor de los trabajos por parte de la dependencia y del superintendente de construcción del contratista

3. Descripción de los trabajos y de los datos que se consideren relevantes del contrato correspondiente

4. Importe contractual y real del contrato, el cual deberá incluir los volúmenes realmente ejecutados de acuerdo al contrato y a los convenios

Acta Finiquito Art. 141 RLOPSRM

Conforme a lo pactado, no mayor de 60 días

11MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013







celebrados5. Periodo de ejecución de

los trabajos, precisando la fecha de inicio y terminación contractual y el plazo en que realmente se ejecutaron, incluyendo los convenios celebrados

6. Relación de las estimaciones, indicando como fueron ejecutados los conceptos de trabajos en cada una de ellas, y los gastos aprobados, debiendo describir cada uno de los créditos a favor y en contra de cada una de las partes, señalando los conceptos generales que les dieron origen y su saldo resultante así como la fecha lugar y hora en que serán liquidados

7. Datos de la estimación final

8. Constancia de entrega de la garantía por defectos y vicios ocultos de los trabajos y cualquier otra responsabilidad en que

12MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013







hubieran incurrido.9. La declaración, en su

caso, de que el contratista extiende el más amplio finiquito que en derecho proceda, renunciando a cualquier acción legal que tenga por objeto reclamar cualquier pago relacionado con el contrato.

Esta acta se elabora con o sin la comparecencia del contratista.Compareció el contratista: Determina el saldo total, se entrega copia autógrafa. Firma Finiquito con el Contratista.No compareció el contratista: Se notifica el finiquito y presenta argumentos en un plazo de 15 días naturales.

10. Residente de Obra o Servicio

En su caso solicita al contratista el reintegro del saldo o efectúa deductivas, en la última estimación si ésta no se ha tramitado para pago.

Acta de Finiquito Art. 142

RLOPSRM

1 día

11. Residente de Valida la nota asentada en el acta Acta de Art. 64 1 día

13MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013







Obra o Servicio de finiquito, en caso de haber pagado en 15 días, extinguiéndose los derechos y obligaciones de ambas partes, mediante un apartado adicional en el Acta de Finiquito.

Finiquito Fracc. XIV LOPSRMArt. 141 RLOPSRM

12.}

Residente de Obra o Servicio

En caso de haber pagado después de los 15 días siguientes de la firma del finiquito, se levanta Acta Administrativa de Extinción de Derechos y obligaciones junto con el Contratista la cual contendrá:

1. Lugar, Fecha y hora en que se levante.

2. Nombre de los asistentes y el carácter con que intervienen en el acto.

3. Descripción de los trabajos y de los satos que se consideren relevantes del contrato correspondiente.

4. Relación de obligaciones y la forma y fecha en que se cumplieron.

5. Manifestación de las partes d que no existen adeudos y, por lo tanto de que se dan por terminadas las

Acta Administrativa de Extinción de Derechos y Obligaciones

Art. 135 del RLOPSRM

15 días

14MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013







obligaciones que genera el contrato respectivo, sin derecho a ulterior reclamación.

13. Residente de Obra o Servicio

Turna acta administrativa al área responsable de la contratación. Una copia se agregará al expediente de la obra o servicio.


1 día

14.10


Si cuenta con conexión a Internet, registra en el Sistema de Registro, Autorización y Seguimiento Físico-Financiero para la Construcción y Conservación de Carreteras (SIRASEF) la estimación de finiquito, a partir de que sea autorizada

Registro 2 días

15.11


Si la Residencia de Obra no dispone de conexión a Internet, procede a registrar en el Sistema de Registro, Autorización y Seguimiento Físico Financiero para la Construcción y Conservación de Carreteras (SIRASEF) la estimación de finiquito, a partir de que sea autorizada

Registro físico 1 día

16. TERMINA PROCEDIMIENTO

15MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013

DIAGRAMA DE FLUJO ____________________________________________________________________________________________________________

Contratista Residencia Unidad de Subdirección de Área Responsable De Obra Asuntos Administración de la Contratación

Jurídicos ____________________________________________________________________________________________________________________________________ ACTIVIDADES

SI

NO

16MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013

Inicio

1

2

3 A

4

I

5

1.- Notifica por escrito mediante oficio o nota de Bitácora la terminación de los trabajos2.- Recibe de “El Contratista” la notificación de que se han concluido parcial o totalmente los trabajos, de acuerdo a lo que establece la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento y a lo pactado en el contrato.3.- Realiza el recorrido de verificación de la terminación parcial o total de los trabajos, señalando las condiciones observadas ¿existen deficiencias o trabajos no ejecutados?

Si: A Ordena el contratista la reparación inmediata,No: Prosigue el procedimiento

4.- Elabora el Acta de Entrega y Recepción Física de los trabajos para formalizarla dentro de los siguientes 15 días naturales.

________________________________________________________________________________________________________


Jurídicos ____________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDADES

17MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013

I

no

si

18MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013

6

7

8 B

II

9

5.- Entrega fianza, carta crédito irrevocable o bien aporta recursos líquidos para garantizar los trabajos por defectos o vicios ocultos, en original y cuatro copias.6.- Recibe del contratista en original y cuatro copias, la garantía con lo cual responderá por los defectos que resultaren en los mismos, de los vicios ocultos y de cualquier otra responsabilidad en que hubiera incurrido, formulada en los términos señalados en el contrato respectivo y en la legislación aplicable. Envía original de la Garantía a la unidad de Asuntos Jurídicos, para su validación y verificación de autenticidad.7.- Revisa, verifica y valida la garantía presentada por el Contratista.8.- La garantía es correcta

Sí: Se envía original a la Subdirección de Administración para su resguardo y custodia.9.- Elabora liberación de garantía.

No: B La regresa al Contratista para su adecuación o sustitución.

_______________________________________________________________________________________________________


Jurídicos __________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDADES

19MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013

II

20MP-200-PR03-P11-I00

DICIEMBRE 2013

10

11

12

13

14

15

FIN

10- Recibe original de la garantía entregada y la resguarda conforme a la normatividad vigente.11.- En el caso de recepción total de los trabajos, elabora el finiquito de los mismos de acuerdo a lo establecido en el contrato, haciendo constar en el mismo los créditos que resulten a favor o en contra para cada una de las partes, detallando el concepto general que dio origen al sado resultante, dejando asentado en la Bitácora la terminación de los trabajos, anexando Acta de Recepción Física de los Trabajos.12.- Recibe el finiquito y manifiesta su acuerdo o desacuerdo. En caso de no estar de acuerdo proporciona argumentos.13.-Valida el Acta de Finiquito14.-Elabora Acta Administrativa de Extinción de Derechos y Obligaciones.14.-Turna Acta al área responsable de la contratación15.- Registra a SIRASEF.


VIGENCIA: DICIEMBRE 2013

MECANISMOS DE CONTROL

ACTI VIDAD DE CONTROL INSTRUMENTO DE CONTROL

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

Notificación de terminación de los trabajos.

Oficio y/o nota de bitácora Contratista

Recorrido de verificación Bitácora . Residente de Obra o Servicio

Elaboración de Acta de entrega y recepción física de los trabajos

Acta de entrega y recepción física de los trabajos

Residente de Obra o ServicioSuperintendente de Construcción o Servicio

Entrega de Garantía de vicios ocultos o cualquier otra responsabilidad a cargo del contratista

Garantía de vicios ocultos o cualquier otra responsabilidad a cargo del contratista

Contratista

Validación de la garantía Garantía de vicios ocultos o cualquier otra responsabilidad a cargo del contratista

Asuntos jurídicos

Elaboración de acta de finiquito.Acta de finiquito. Residente de Obra o Servicio

Superintendente de Construcción o Servicio

En el acta de finiquito quedan saldadas las obligaciones en los siguientes 15 días

Acta de finiquito Residente de Obra o Servicio

Las obligaciones quedan saldadas después de los 15 días siguientes de la firma del finiquito, se elabora Acta de Extinción de Derechos y Obligaciones

Acta de extinción de Derechos y Obligaciones


Registro de la estimación de finiquito

Registro en el SIRASEF Residente de Obra o Servicio

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Formatos con guía de llenado

ANEXO N°. DESCRIPCIÓN CLAVE

1. Oficio de conclusión de los trabajos MP210-PR03-P11-F01

2. Acta de entrega y recepción física de los trabajos

MP-210-PR03-P11-F02

3.3333

Acta de Finiquito MP210-PR03-P11-F03

4.44


MP210-PR03-P11-F04

5. Oficios de liberación de garantía de cumplimiento

MP210-PR03-P11-F06

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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Fecha de autorizaci

ón del cambio

No. de Revisi

ónTipo de Cambio

Nombre del Proceso o Procedimiento

Descripción del Cambio

Junio de 2009

0 Actualización

Finiquito de Obra Relación con Normatividad

Octubre de 2009

1 Revisión Finiquito de Obra

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entrega-recepciÓn, finiquito y extinciÓn de derechos y...

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