資料庫管理

資料庫基本簡介

資料庫簡介

Before & After

電腦及網際網路出現前：檔案櫃、資料夾

電腦及網際網路出現後：資料庫、資料表

資料庫(Database, DB)即是由一些有意義及關聯的資料(Data)

組合而成，包含：

數個資料表(Table)

每張資料表存放多筆記錄(Record)

每筆記錄由多個欄位(Field)組成

資料庫簡介

使用Database管理資料俱備幾項特點：

資料共享

格式標準化

維持資料一致性

避免產生重複資料

資料可做不同運用

具有資料存取與啟用的安全機制

資料庫管理系統 (DBMS)

資料庫管理系統(DBMS)即為電腦中，管理資料庫的軟體，其基本功能包含：

新增資料庫、資料表、資料或紀錄

刪除資料庫、資料表、資料或紀錄

查詢、篩選、排序資料

修改資料

依需求設計各項報表

資料庫設計流程

1) 確認欲建立的資料庫之用途

2) 收集所需資料

3) 建立資料表

4) 建立資料欄位

5) 設定主索引鍵

6) 建立資料表關聯

Access基本簡介

ACCESS簡介-六大物件

Access 2007後的資料庫檔案副檔名為*accdb，每個accdb檔包含：

資料表(Table)：存放原始資料或記錄的地方，類似EXCEL工作表。

查詢(Query)：由ㄧ個或多個資料表中，依定義的條件擷取符合條件的記錄。

表單(Form)：提供使用者視覺化查詢資料庫時的窗口。

報表(Report)：用來輸出資料表、查詢表單等資料分析結果。

巨集(Macro)：可將例行性的作業透過巨集指令自動化。

模組(Module)：透過VBA方式，客製化所需的DB工能。

ACCESS簡介-資料表結構

直欄(Column)在資料表中為欄位(Field)

各欄位皆有專屬的資料類型

一張資料表中至少要包含一個主索引鍵

橫列(Row)之資料由各個欄位組成，稱為紀錄(Record)

ACCESS簡介-資料類型

簡短文字：儲存文字或與數字組合資料。如：電話、郵遞區號

長文字：儲存文字或與數字組合資料。如：註解、說明

數字：儲存長整數或包含算術計算數值的資料

日期/時間：儲存日期或時間資料

貨幣：儲存貨幣值

自動編號：新增紀錄時自動+1插入唯一欄位值，可用來做為主索引鍵

是/否：是和儲存僅有兩種可能之資料。如：是/否、開/關

計算：可用來建立運算式。

ACCESS簡介-索引鍵

索引(Key)之設定可加快於資料庫中搜尋所需資料

運用索引將資料表之間關聯，即為關聯式資料庫(Relational

Database)

索引鍵有兩種：

主索引鍵(Primary key)：資料表中必須包含1個(或1組)Primary

key欄位，該欄位中所儲存之內容必須無重複資料或空白資料。

外部索引鍵(Foreign key)：為確保資料表某一欄資料可對應至另一資料表中的主索引欄位，可設定1至多個Foreign key欄位

ACCESS基本操作

調整文件視窗顯示方式：檔案選項目前資料庫重疊視窗打V

放大顯示欄位資料輸入：停在某一儲存格放大顯示Shift + F2

選取單一儲存格內資料：F2

刪除紀錄停在某筆紀錄按Del

從Excel新增紀錄：複製Excel資料選取Access資料表中空白紀錄貼上(主索引欄位結構必須一樣)

調整欄位位置：全選某欄位按住左鍵拖曳該欄位到適當位置

資料表正規化(Normalization)

資料表正規化

正規化(Normalization)是建構「資料模式」所運用的一種技術，其目的是為了降低資料的「重覆性」與避免日後「更新異常」的情況發生

正規化即是對一個「非正規化」的原始資料表，進行一連串的「分割」，並且分割成數個「不重複」儲存的資料表

資料表正規化

範例：課程收費表 學號 課號 學分費

S0001 C001 3000

S0002 C002 4000

S0003 C001 3000

S0004 C003 5000

S0005 C002 4000

資料表正規化

範例：課程收費表

問題1. 新增資料異常

學號 課號 學分費

S0001 C001 3000

S0002 C002 4000

S0003 C001 3000

S0004 C003 5000

S0005 C002 4000

Null C004 3000

資料表正規化

範例：課程收費表

問題2. 修改資料異常

學號 課號 學分費

S0001 C001 3000

S0002 C002 4500

S0003 C001 3000

S0004 C003 5000

S0005 C002 4000

資料表正規化

範例：課程收費表

問題3. 刪除資料異常

學號 課號 學分費

S0001 C001 3000

S0002 C002 4500

S0003 C001 3000

S0004 C003 5000

S0005 C002 4000

資料表正規化

範例：課程收費表

處理：資料表正規化

學號 課號 學分費

S0001 C001 3000

S0002 C002 4000

S0003 C001 3000

S0004 C003 5000

S0005 C002 4000

課程收費表

學號 課號

S0001 C001

S0002 C002

S0003 C001

S0004 C003

S0005 C002

選課表

課號 學分費

C001 3000

C002 4000

C003 5000

課程收費對照表

正規化 正規化

資料表正規化

部分相依：指資料表中各欄位之間的相依性，即某欄位不能單獨存在，必須要和其他欄位一起存在時才有絕對識別能力，稱這兩個欄位具有功能相依。

範例：(姓名欄位相依於學號欄位)

資料表正規化

間接相依：又稱為遞移相依，指在二個欄位間並非直接相依,

而是借助第三個欄位來達成資料相依的關係。

範例：(老師姓名與課程代號之間存在間接相依)

資料表正規化

第一正規化(1NF) – 除去重複資料群

Step1. 將欄位中有兩筆以上的資料分別存放為單一筆記錄

Step2. 設定主索引欄位，使其他欄位相依於它

第二正規化(2NF) – 除去部分相依

Step1. 找出與主索引欄位有關的欄位(部份相依性)

Step2. 將有部分相依的欄位切割成各別資料表

第三正規化(3NF) – 除去間接相依

Step1. 找出與主索引欄位無關的欄位(間接相依性)

Step2. 將有間接相依的欄位切割成各別資料表

Step3. 檢查各資料表有無主索引欄位

資料庫關聯

ACCESS簡介-資料表關聯

學生 課程選課n n

部門 員工聘僱1 n

病人 病床住院1 1

ACCESS簡介-資料表關聯

教師

課程

授課

班級

學生

選課

開課

編班

導師

n

n

nn

n

n

n

1

1

1

ACCESS簡介-資料表關聯

ACCESS簡介-資料表關聯

一對一：產品 產品說明

一對多：客戶訂單

一對多時，可於父資料(一方)插入子資料表(多方)：常用紀錄其他子資料工作表

多對多：訂單產品；產品訂單

ACCESS簡介-資料表關聯

強迫參考完整性：目的是避免資料表產生孤立的記錄。

“客戶”與“訂單”資料表間存在一對多關係，如沒有勾選“強迫參考完整性”，如刪除某筆客戶資料，依附的訂單就會變為孤立的記錄，即使這些訂單仍保有”顧客編號”欄位，但該資料已無效。

串聯更新/刪除關聯欄位：當資料變更時，要求資料庫自動更新/刪除所有會受影響的記錄，以避免資料不一致的情形。

當更新”客戶”資料表中主索引鍵欄位(即客戶編號)內容或刪除某筆客戶資料時，但”訂單”資料表已有記錄存在時，自動更新該資料表中之客戶編號欄位內容或刪除該筆客戶之所有訂單。

資料排序與篩選

ACCESS基本操作-資料排序

開啟合計列：常用紀錄合計 (可根據篩選合計)

資料排序：選取要進行排序的欄位排序與篩選遞增or遞減排序

進階排序：排序與篩選進階進階篩選/排序(可輸入兩組以上排序規則)套用篩選/排序

(可移除排序，無須擔心排序後資料亂掉)

ACCESS基本操作-篩選字元介紹

*字元：要尋找的是任何字串

Ex: 台北市* 台北市大安區忠孝東路….

?字元：要尋找的是任一字元

Ex: 晶華電? 晶華電子、晶華電腦

#字元：要尋找的是任一數字

Ex: 0981-###### 0981-123456、0981-98765

ACCESS基本操作-資料篩選

資料篩選(可依篩選結果儲存為查詢表單)：

1. 依選取範圍：選取某一字串排序與篩選選取項目 (共4~5種選擇)

2. 自訂篩選條件：各欄位下拉式箭頭文字/數字篩選 (5~8種選擇)

3. 依表單篩選：排序與篩選進階依表單篩選

4. 進階篩選：排序與篩選進階進階篩選/排序(可輸入兩組以上篩選規則)套用篩選/排序

(可移除篩選，無須擔心篩選後資料消失)

ACCESS基本操作-資料篩選

依選取範圍：選取某一字串排序與篩選選取項目

1. 文字類：包含四種篩選方式

2. 數字、日期類：包含五種篩選方式

文字類篩選數字、日期類篩選

ACCESS基本操作-資料篩選

自訂篩選條件：各欄位下拉式箭頭文字/數字篩選 (5~8種選擇)

依表單篩選：排序與篩選進階依表單篩選套用篩選/排序

Ex: 篩選台北或台中的客戶：

1. 在地址欄位輸入Like “台中*” or Like “台北*”

2. 左下角尋找目標輸入Like “台中*” ，或輸入Like “台北*”

(篩選畫面可按右鍵另存成查詢表單)

ACCESS基本操作-資料篩選

進階篩選：排序與篩選進階進階篩選/排序(可輸入兩組以上篩選規則)套用篩選/排序

Ex: 篩選客戶編號為Y及Z開頭的客戶，其第一季(1~3月)及第四季(10~12

月)的訂單

(篩選畫面可按右鍵另存成查詢表單)

資料表查詢建立

ACCESS簡介-資料表查詢簡介

查詢功能其資料來源可以是ㄧ個或多個資料表，查詢結果可再進一步再做篩選，且查詢的結果可以儲存成查詢表單

查詢表單會以動態呈現，當來源資料有所異動時，只要查詢條件不變，查詢表單也會跟著變動

若查詢時需從多個資料表擷取資料，則這些資料表間必須設有關聯欄位，並建立於資料庫關聯圖中

ACCESS簡介-資料表查詢介紹

資料庫查詢的種類

選取查詢：輸入條件後，從1或多個資料表，將符合條件的紀錄顯示出來

交叉資料表查詢：類似Excel樞紐分析，主要用於數值資料的統計或分析

參數查詢：利用參數定義查詢範圍，例如：日期範圍、地區

SQL查詢：利用SQL語法查詢，例如： SELECT 客戶編號,公司名稱,城市FROM 客戶WHERE 城市 = "新竹市";

ACCESS簡介-資料表查詢功能

Access包含之查詢功能

簡單查詢精靈

交叉資料表查詢精靈

尋找重覆資料查詢精靈

尋找不吻合資料查詢精靈

進階查詢(查詢設計)

ACCESS簡介-資料表查詢精靈(1/4)

簡單查詢精靈：從一或多個資料表擷取出要顯示的欄位

用處：

a) 簡化資料表欄位

b) 多資料表欄位合併顯示

ACCESS簡介-資料表查詢精靈(2/4)

交叉資料表查詢精靈

用處：可用於數值統計分析(即樞紐分析)

ACCESS簡介-資料表查詢精靈(3/4)

尋找重覆資料查詢精靈：找出某一資料表中某欄位有重覆值的資料

用處：找出重覆資料，方便後續進行相關的管理工作 (ex: 常往來客戶,

同地區公司)

查詢方式：

僅選取重覆欄位顯示重覆筆數

選取重覆欄位及附加欄位每筆都顯示

ACCESS簡介-資料表查詢精靈(4/4)

尋找不吻合資料查詢精靈：

用處：找出兩資料表間有關聯之欄位，但兩邊資料卻不吻合的紀錄，代表該筆記錄可能不存在或是沒有適當對應的”孤兒”記錄

ACCESS簡介-進階查詢

跟資料表設計一樣，Access同樣提供查詢設計之功能

可於單一資料表設計查詢表單

可於多張資料表關聯中設計查詢表單

不同欄位可以設定不同之查詢準則

And - 需同實符合兩個條件，例如：”台中市” And “大里區”

Or – 只需符合認一條件即可，例如：”台中市” Or “台北市”

查詢設計與進階篩選的差別：

進階篩選僅能針對單一資料表，顯示符合篩選條件的資料

查詢設計可以針對多張資料表，顯示符合準則且被要求顯示的欄位

ACCESS簡介-查詢準則

查詢準則就如同運算式，由欄位參照、運算子、常數所組成

Ex: 訂單日期 = >=2015/01/01 And <2015/4/1

Ex: 城市 = “台北市” Or “新北市“

萬用自元：

字元 Example Result

* Wh* What, White, Who, When…

? 台?市 台北市、台中市、台南市

[] 台[北中]市 台北市、台中市

[!] 台[!北中]市 台南市

[-] b[a-c]d bad, bbd, bcd

# 098# 0981, 0982, 0983, 0984……

ACCESS簡介-查詢準則

常用文字準則語法：

條件 Example Result

與指定字元完全相符 “新北市” “新北市”

與指定字元完全不相符 Not“新北市” 傳回非“新北市”的其它記錄

字串為指定字元Like “王*”

Like “*王*”

Like “*王”

王董、王總、王八蛋、王小明、王品集團山王工業、天王巨星蘭陵王、山大王、國王

字串非指定字元Not Like “王*”

Not Like “*王*”

Not Like “*王”

傳回非”王“開頭的其它記錄傳回未包含”王“字的所有記錄傳回非”王“結尾的其它記錄

落於特定範圍內的記錄 Like “[A-D]*” 傳回A-D開頭的記錄

符合特定字元數的記錄 Like “王??” 王八蛋、王小明

儲存格中沒有值的記錄 Is Null 傳回該欄位中儲存隔沒有值的記錄

包含多個指定字串 In(“新北市”,”台中市”) 傳回為“新北市”與”台中市”的資料

ACCESS簡介-查詢準則

常用數字準則語法：

條件 Example Result

與某數值完全相符 100 100

與某數值完全不相符 Not 100 傳回非“100”的其它記錄

小於或小於等於某數值<100

<=100

99, 85, 70, 50, 9, 5…

100, 99, 85, 70, 50, 9, 5…

大於或大於等於某數值>100

>=100

101, 200, 500, 1000, 1000000…

100, 101, 200, 500, 1000, 1000000…

包含兩個值的其一個 20 Or 50 20, 50

包含若於某範圍內的值>50 and <=100

Between 50 and 10051, 60, 80, 95, 100…

包含若於某範圍之外的值 <50 Or >100 49,47,30, 101, 500, 1000…

包含多個指定數值 In(20, 30, 40) 20, 30, 40

ACCESS簡介-製成資料表查詢

將查詢製成資料表一般使用時機為：

查詢之資料結果，不希望再受有關聯之資料表牽動

備份舊資料

功能位置：查詢工具設計查詢類型製成資料表

資料庫表單建立

ACCESS簡介-資料庫表單簡介

表單之建立是為了使資料更容易讓使用者閱讀，強調所見即所得(What you see is what you

get)

表單就如同讓使用者新增、查詢或修改資料時的窗口，且提供了更直覺的”圖形化”方式呈現資料，有效避免使用者輸入錯誤資料

表單的資料來源為各欄位，這些欄位可以來自一或多個資料表