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문서보존기간종별책정기준시행세칙
제1조 (목적) 본 시행세칙은 서울여자대학교 문서규정 제4장 제64조 제3항의 규정에 의한 문서
보존기간의 종별 책정 기준을 정함을 목적으로 한다.
제2조 (보존기간 책정기준) ① 문서의 종별 보존기간 책정 기준은 별도에 의한다.
② 다음 각 호의 문서는 전항의 규정에 의한 별표들의 기준에 불구하고 학년도 말에 폐기한다.
1. 규정문서에 관한 주무부서의 초안
2. 경유문서로서 단순히 보관한 부분
3. 교내 각 부서간의 업무연락 문서부분
4. 소관이 아닌 문서, 다만 계속 참고하여야 할 문서는1년간 보존 할 수 있다.
③ 회계 관계 문서 중 지출증빙서류의 부분은 제①항의 규정에 의한 별표의 기준에 불구하고 10
년간 보존한다. 다만, 사업이 계속중이거나 감사시에 위법 또는 부당하다고 지적된 경우에는
10년이 경과한 후에도 당해 사업 또는 감사처리의 완결까지 관계문서를 보관한다.
제3조 (보칙) 이 세칙에 규정되지 아니하는 문서의 보존기간 책정기준은 이 세칙에 규정된 문
서와 유사한 종별에 준하고, 유사한 종별이 없는 문서의 보존기간은 각 부서의 장이 정한다.
부 칙
(1) (시행일) 이 세칙은 1998년 3월 1일부터 시행한다.<'98 제8차 교무위원회>
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[별표 #1]
문서보존기간 종별책정기준
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
공 통 각 종 사 업 사업의 기본운영 지침 및 방침 영구
사업집행에 관한 일반문서 10
공 문 서 관할청의 각종 지시 및 방침 3
중요 정책결정 및 본교의 의무수반문서 영구
기정사실의 제 증명 확인 1
사무적인 조회 및 회답 5
각 부서의 문서대장 3
자 료 수 집 각 부서의 연혁자료 영구
중요 자료 제공(교외) 3
경미한 자료 제공(교외) 1
자료 수집 제공(교내) 1
예산 및 결산 각 부서의 예산서 및 사업계획서(원본) 5
각 부서의 결산서 및 사업보고서(원본) 5
각 부서의 월별 예산 집행계획 1
수입결의서 3
지출결의서 3
물품청구 및 예산집행의 발의 1
연차보고서 준영구
조사연구 보고서(원본) 10
회 의 록 각종 위원회 회의록 영구
각종 위원회 심의 의결문서 준영구
각종 위원회 운영에 관한 일반문서 3
서 식 관 리 서식관리 일반문서 3
서식승인 관계문서 준영구
서식 승인 신청 및 승인 1
서식승인대장, 승인서식 원본 준영구
전산자료관리 전산자료관계 일반문서 1
자료보존관계 3
자료공동운영관계 3
업무개발, 처리기록서 10
화일이력부 10
마이크로필름촬영 기록물촬영․현상․검사관계 3
필름증명서(색인 목록 포함) 준영구
마이크로필름 보존대장 영구
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기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
마이크로필름촬영 마이크로필름 색인대장 준영구
공 통 마이크로필름촬영 필름복제 5
기타 마이크로필름 관계 3
기 타 사무인계인수서(원본) 5
각 부서의 비품대장(원본) 영구
외자도입 물품구입 관계서류 10
전산업무 개발 보고서상환완료후
면세종료기간
영선 및 수선의뢰 관계문서 1
일용노무원의 사역요구 1
인쇄의뢰 1
배차의뢰 3
과직원 사무분장 3
업무일지 3
문서사송부 1
대학원 입 학 관할청의 학생입학 지침 및 방침 10
신입생모집요강 결정 관계문서 5
입학원서 접수대장 3
합격자 입학원서 8
불합격자 입학원서 2
박사학위과정 지원자 입학전형서 5
입학시험 답안지 5
합격자 대장(원본) 10
합격자 사정표 5
학생카드 10
재입학 관계문서 10
입학생관리에 대한 관할청 보고서 5
졸 업 졸업대장(원본) 영구
졸업사정표 10
등 록 납입금액 결정 관계문서 10
교과목 등록 카드 5
등록금 납부 고지서 1
학 적 학적부(원본) 영구
관할청의 학적관리 지침 및 방침 5
학적관계 보증서 10
학적기재사항 정정원 준영구
제적자 대장(원본) 영구
◀ 3-3-10~4 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
학 적 제적결정 관계문서 영구
대 학 원 학 적 휴학, 복학 허가 관계문서 5
성 적 성적 정정원 5
어학능력시험 답안지 5
외국어시험 시험답안지 5
종합시험 시험답안지 5
학기말시험 시험답안지 1
학점교환제도의 관리 5
전과생 보충학점 결정 5
장 학 금 장학금 지급 대장 10
재직교수의 장학금 지급결정 3
장학금 지급 대상자 결정 2
교 과 과 정 교과목 설정 10
교과목 개설 10
교과목 등록 및 수업실시 3
학위청구서논문 학위청구논문 영구
논문지도교수 선정 3
논문심사위원회위원 위촉 및 운영 3
논문심사에 관한 일반문서 3
증 명 제 증명 발급대장 3
제 증명서 발급사본 1
추 천 서 추천서 발급대장 3
추천서 발급사본 1
위 원 회 대학원위원회 위원 위촉 3
대학원위원회 운영 일반문서 3
기 타 각종 시험관리 관계문서 5
재학생 부직 취업 허가원 재학중
대학원 공개 강좌 5
실험실습 의뢰 1
출강요청 의뢰 1
대 학 학 사 학사 사무처리요령 및 예규 영구
학제 개편개획 관계문서 준영구
전공, 부전공별 학생명단 5
복수전공 학생명단 5
실기 및 학술발표 관계문서 5
졸업논문 3
교수요목 5
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기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
교원연구실적보고 3
대 학 학 사 졸업생앨범 준영구
시험답안지 1
교직원 및 학생주소록 3
교육실습 및 교직과정 관계 5
각종 자격 및 면허취득관계자 명부 5
교수 및 강사 이력서(부본) 3
장학금 지급자 명단 5
학생작품전 목록 영구
졸업작품전 목록 영구
교수 담당과목 및 시간표 5
성 적 성적표 5
성적정정원서 5
학 생 활 동 학생지도 결과보고서 4
학생활동 관계문서 5
졸업생조서 3
졸업생 취업관계 5
추 천 서 추천서(학장) 발급 대장 3
추천서 발급사본 1
회 의 록 대학교수회의, 학과장회의, 학과교수회의 회의록 10
기 타 각종 행사 관계문서 3
도서 및 각종 시청각자료 목록(구입 및 기증) 영구
교 무 교 과 과 정 교과과정표 10
교과과정 결정 관계문서 3
종합시간표 3
교과목등록 및 수업실시 관계문서 3
회 의 록 교무회의 영구
전체교수회의 영구
교학부장(학사관계)회의 영구
학 적 졸 업 졸업대장(원본) 영구
졸업사정표 졸업후5
등 록 교과목 수강신청서 5
수강신청 결과표(1차, 2차) 5
학 적 학적부(원본) 영구
학업성적부(원본) 영구
교과목 성적표 졸업후 5
관할청의 학적관리 지침 및 방침 10
◀ 3-3-10~6 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
학 적 관할청의 학적관리 지침 및 방침 10
학적기재사항 정정원5 5
전적학교 이수 교과목(전공과목) 인정서 5
제적대장(원본) 영구
제적결정 관계문서 10
휴학, 복학 허가 관계문서 5
재입학허가 관계문서 5
시 험 학기말시험답안지․중간시험답안지 1
추가시험 신청 및 허가서 1
교 직 관할청의 교직과정 개설 인가문서 영구
관할청의 교직과정 등 운영지침 및 방침 10
교직과정 운영보고 문서 3
교원자격증 발급 대장 영구
교원자격 신청 관계문서 5
교육실습 관계문서 3
사회교육 관계서류 5
증 명 제 증명 발급대장 3
제 증명서 발급사본 1
채 플 채플 관련 문서 1
교원 인사 임 용 인사발령 대장(원본) 영구
인사기록 카드 준영구
인사제청서 및 임면승인서 준영구
교원 점수 일람표 영구
신임교원 공채 관련 서류 5
인 사 관 리 관할청의 인사관리 지침 및 방침 10
관할청에 대한 인사관리 보고문서 5
교원 임용 보고 10
인사위원회 기록 10
출장명령 및 여비지급 계산 5
교수연구년제 준영구
명예교수 관계 10
석좌교수 관계 10
강 사 시간강사 발령대장(원본) 영구
시간강사 위촉 제청서 영구
시간강사료 지급명세서 5
시간강사 수업시간표 5
추 천 수상후보자 추천 1
문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10~7 ▶
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
추 천 각종 후보자 추천 1
징 계 징계자 대장(원본) 영구
징계 결정 관계문서 준영구
징계 관계 일반문서 5
포 상 포상자 대장(원본) 영구
포상자 결정 관계문서 10
포상관계 일반문서 1
증 명 발 급 제 증명서 발급대장(원본) 5
제 증명서 발급사본 3
신분증 발급대장(원본) 3
연 구 연 구 비 교내․외 연구비 추천 3
교내․외 연구비 선정 5
교재외 연구비 지출원인 행위 5
연 구 소 기본운영계획, 운영실적 5
학술행사 5
자료집 등 발간 자료 5
기 획 기 획 기획수립 및 관련 서류 3
기획수립을 위한 참고자료 1
심 사 분 석 심사분석 및 관련 서류 5
부속기관의 사업계획 및 사업보고 5
제 규 정 규정공포 원본 영구
세칙공포 원본 영구
요령공포 원본 영구
내규공포 원본 영구
예규공포 원본 영구
규정, 세칙, 요령, 내규, 예규 연혁자료 영구
규정, 세칙의 법인보고 문서 1
학 칙 학칙인가서 원본(대학) 영구
학칙인가서 원본(각 대학원) 영구
제 학칙 인가 신청서류 3
경 유 문 서 법인제출 경유 중요문서 3
법인제출 경유 일반문서 1
연차보고서 연차보고서 연혁자료 영구
연차보고서 연차보고서 작성 참고자료 1
통 계 관할청의 각종 통계조사 문서 3
각종 기획수립을 위한 통계 3
법 령 법령 질의, 해석 10
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기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
법 령 경미한 사안 1
홍 보 홍 보 홍보계획 지침 5
홍보자료 수집, 편집 3
홍보물 제작, 발간 원본 3
기타 홍보 관계 일반 1
국 제 협 력 국제협력․교류 기본 정책 준영구
국제회의 참석․개최․평가 5
국제행사 참석․개최 3
국제협력 교류 일반 3
학 생 학 생 지 도 관할청의 학생지도관계 지침 및 방침 5
관할청에 대한 학생지도 관계보고 3
학생현황조사 실시 및 보고 1
학생 교외활동 관계문서 3
학생 교내활동 관계문서 3
국외연수 참석 허가원 3
외부 및 자체 연수계획 승인 5
연수업무 추진 관계문서 5
학생관 매점 운영 약정서 10
학생관 매점 운영 예․결산서 10
학생관 매점 관련 문서 10
사 회 봉 사 사회봉사 성적평가표 5
사회봉사 신청서 5
사회봉사자 명단 3
사회봉사 요청기간 문서 3
사회봉사 관련문서 1
확인서 발급사본 1
학 생 총 학 생 회 관할청의 총학생회 운영관계 및 방침 5
관할청에 대한 총학생회 운영계획 승인 및 보고 5
총학생회 사업계획․사업보고서 5
총학생회 운영예산․결산서 5
총학생회 지도위원 위촉 관계문서 3
총학생회 동아리 간부임면 관계문서 3
동아리 지도교수 임면 관계문서 3
각 동아리 사업 계획 및 예산․결산 보고 3
총학생회 업무처리에 관한 일반문서 1
학 생 증 학생증 발급대장 1
학생 신상기록부 10
문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10~9 ▶
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
학 생 기차 할인권 발급대장 1
상 벌 학생포상 관계 대장 영구
학생포상 결정 관계문서 1
학생징계 관계 대장 영구
학생징계 결정 관계문서 5
회 의 록 교학부장(학생관계)회의 영구
기 숙 사 기숙사비 납부금 결정 관계문서 5
기숙사 사생 명단 10
자취기숙사 운영 관계문서 3
간 행 물 관할청의 간행물 발간 지침 및 방침 5
간행물 등록대장 5
관할청에 대한 간행물 발간 현황 보고 3
행 사 개교기념행사 계획 결정 관계문서 준영구
학생행사 3
기 타 학생 각종 학술활동 관계문서 1
기타 학생활동 관계 일반문서 1
장 학 장 학 금 관할청의 장학금 지급 지침 및 방침 3
장학생 선발 및 배경 결정 문서 3
장학금 지급기관 일반문서 1
교외장학생 추천 문서 5
장학업무 추진 관계문서 3
교내장학금 지급 실적보고 문서 5
장학금 신청 공고 3
교내 대여장학금 관계문서 준영구
취 업 부 직 아르바이트 신청서 1
아르바이트 추천의뢰 및 추천조서 1
취 업 취업면담 카드 1
취업희망서 카드 1
각 종 특강 및 세미나 자료취업 특강 자료 3
자료 대출인 명단 1
개인별 졸업생 취업현황 조사 자료 10
통 계 부직신청 및 알선현황 통계 3
졸업생 취업률 통계 10
졸업예정자 진로조사 통계 10
보 고 부업알선 실적보고 3
취업현황 보고 3
교육통계 3
◀ 3-3-10~10 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
보 고 부직 및 취업관련 공문 1
입 학 입 학 대학입학전형계획(교육부) 10
입학원서 4
입학 사정대장 4
입학 각종 전형자료 4
입학관련 통계자료 영구
원서접수대장 4
합격자 명단 4
자체감사결과 4
입학전형관리위원회 회의록 4
편 입 학 편입학 전형계획(교육부) 5
편입학원서 3
편입학문제지 1
자체감사결과 3
편입학 사정대장 3
편입학 통계자료 5
편입학 각 종 전형자료 3
기타 편입학 관련 서류 3
총 무 전 례 의 식 교내의 제반 행사 지침 및 보고 5
전례의식 관계 일반문서 3
문 서 관 리 문서 수발에 대한 지침 및 방침 3
우편접수부 1
문서접수 대장 3
문서발송 대장 3
문 서 보 관 문서 보존의 정리․관리에 대한 계획 방침 5
보존문서 기록대장 영구
문서보존년한 및 폐기 결정 5
폐기문서에 관한 지침 5
직 인 직인사용 대장 3
직인 업무에 관한 중요 문서 5
직인 등록 대장 준영구
민 방 위 민방위 편제 관리 대장 3
관할청의 민방위 관리 관계 지침 및 방침 3
민방위 장비 물자 보유 대장 10
민방위 교육관리 대장 3
민방위 자원관리 대장 3
직장민방위 관계 서류 5
문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10~11 ▶
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
당 직 관 리 당직명령문서 3
당직 운영에 관한 일반문서 3
보 안 보안규정 개폐에 관한 자료 3
보안업무에 관한 지침 및 방침 5
건 물 관 리 건물관리에 관한 중요 문서 5
교환실관리 교환실의 관리 운영에 관한 지침 및 방침 3
교환실 운영에 관한 일반문서 1
총무 인쇄실관리 인쇄실의 관리 운영 3
인쇄실 운영에 관한 일반문서 1
경 비 관할청의 교내 경비에 관한 지침 및 방침 3
당직일지 및 수위 근무일지 3
순찰일지 및 순찰관계 기록 문서 3
소 방 관할청의 소방관리 관계 지침 및 방침 5
소방관리 관계 일반문서 1
각종 소방관리 점검일지 1
차 량 관 리 차량관리 지침 및 방침 5
차량대장(부본) 영구
차량수리 관계분서 1
차량관리 관계 일반문서 1
임 용 인사발령 대방(원본) 영구
인사기록 카드 준영구
인사제청서 및 임면승인서(퇴직자분 포함) 〃
직원 봉직기록부(원본) 영구
직원 점수 채점표 10
인 사 관 리 관할청의 인사관리 지침 및 방침 10
직원 임용 보고 준영구
인사위원회 기록 10
출장명령 및 여비지금 계산 3
월급 지급 관계문서 영구
해외유학기간중 봉급지급 결정 관계문서 〃
직원 출근부 관리 3
연 금 관할청의 연금관리 지침 및 방침 영구
연금 카드(부본) 〃
연금서류 접수부 5
연금서류 발송부 5
부담금 납입 내역서 영구
연금신청사항 처리부 〃
◀ 3-3-10~12 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
연 금 연금대상 교직원 명부 〃
연금 관계 일반문서 1
병 사 관할청의 병사관리 지침 및 방침 5
관할청에 대한 병사관리 관계 보고 3
병사관리 관계 일반문서 1
추 천 해외여행 추천 1
수상 후보자 추천 1
장학생 후보자 추천 1
각종 후보자 추천 1
징 계 징계자 대장(원본) 영구
징계 결정 관계문서 준영구
징계 관계 일반문서 5
포 상 포상자 대장(원본) 영구
포상자 결정 관계문서 3
포상 관계 일반문서 1
교 육 훈 련 교육훈련 지침 및 방침 3
교육훈련 실시 문서 1
증 명 발 급 제 증명서 발급대장(원본) 3
제 증명서 발급사본 1
신분증 발급대장(원본) 3
기 타 노동부의 인사관리 지시 또는 보고서 3
국가보훈처의 인사관리 지시 또는 보고서 3
제 위원회 위원 위촉 5
단체협약서 영구
노동조합 관련 공문 5
총 무 후 생 복 지 임금 지불 명세서 10
판매일보 1
교육일지 2
위생점검일지 1
주방일지 1
식품청구서 1
비품재고 조사대장 2
집기재고 조사대장 2
월말식품재고서 1
야채, 생선 월 구매 통계표 1
메뉴 시행분 1
회계장부 5
문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10~13 ▶
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
후 생 복 지 비저장품목 수불, 연료수불, 재고통제, 보관전환 2
수련관신청서 1
매점 재고조사 2
물품 출납 카드 1
예 산 관할청의 예산편성 지침 및 방침 1
관할청에 대한 예산편성 보고 5
예산안 편성 자료 1
자금운용 예산서 영구
학생납입금 관계 5
급여 일람표 10
예 산 예 산 통 계 예산 회계장부 영구
예산 회계월보 10
각 부서의 예산서 및 결산서 영구
기 타 교육차관 관계문서 준영구
관할청에 대한 각종 보고 문서 5
회계장부 영구
회계월보 10
일계표 10
수표장 및 입금장 10
교직원 봉급지급 카드 10
등록일보․등록금 분석표 10
원천과세 징수 보고자료 10
수입결의서 10
지출결의서 10
입금 고시서(영수증) 10
등록금 고지서(영수증) 10
교직원 개인 가불 공제표 1
결 산 관할청의 결산서 작성 지침 및 방침 영구
결산보고서 영구
관 리 비품대장(원본) 영구
건물대장(부본) 영구
토지대장(부본) 영구
기증대장 영구
건설공사 준공검사 대장 영구
물품재고 대장 3
물품출납 대장 3
손․망실처리 관계문서 5
◀ 3-3-10~14 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
관 리 대체물품대장 3
외자도입물품 사업기본계획 결정 관계문서 10
관계 관할청과의 보고 문서 5
사후관리 물품 반입신고서 3
통관 관계문서 3
관 리 차 관 입찰서 기술검토 관계 서류 1
구매 입찰 공고 서류 1
구매 요청 관련 서류 3
각종시설공사 건설공사 준공검사 대장 5
각종 시설공사 설계도면(원도) 영구
영선공사(자재) 검수 대장 2
업자선정 통보서 1
공사자재 수불대장 2
보험 관계문서 3
시설보수 청구의뢰서 1
시설보수 청구 접수대장 1
공사 품의서 2
영선공사 결산서 협조 통보 2
검 수 물품검수 대장 3
물품검수 조서 3
납품서철 1
각종시설물 품의서 5
신증축공사 업자선정 통보서 1
준공검사 대장 5
설계도면 영구
각종시설물 품의서 3
유 지 관 리 업자선정통보서 1
보 수 공 사 준공검사 대장 3
결산서 3
기타 각종 시설물 유지관리에 관한 문서 3
각종 시설물 유지관리 점검 일지 3
임금지불 명세서 10
전기, 수도, 연료 사용 보고서 3
온 실 온실 운영에 관한 문서 3
경 리 경리 및 구매 지출결의서(일반) 10
지출결의서(공사, 계약) 10
구매품의서 10
문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10~15 ▶
기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)
경 리 경리 및 구매 계약서(일반) 10
계약서(부동산, 건설) 10
매각 관계 중요 문서 10
매각 관계 일반 문서 3
(주) 위 표의 보존기간(년) 현행난에 ( )표는 현재 각 해당 부서에서 임시로 정하여 사용하고 있는
보존기간을 표시한 것임.