ep palkanlaskennan, matkustuksen ja osaamisen hallinnan...

EP palkanlaskennan, matkustuksen ja osaamisen hallinnan tietojärjestelmät,

tilannekatsaus 24.4.2019 Raija Sara

Ohjelmistot:HR:nohjelmistot

Visma Public Oy

Personec.F.Kpalkkaohjelmisto• Palkanlaskenta• raportointi

ESS7• lomakäsittely• poissaolot• työsopimukset/virka-määräykset

Expense,matkojenhallinta• Matkustukseen

liittyvät korvaukset: kilometrikorvaukset ja päivärahat

OSS HRD-järjestelmä• -koulutukset• -osaamiset• -keskustelut• -TVA:n arviointi

24.4.2019 Raija Sara

Yleistä projektista:• PoC:n tehtiin oma projektisuunnitelma ja PoC:n

jälkeiselle ajalle 1.10.2018 – 31.1.2021 oma projektisuunnitelma, jatkumo PoC:lle.

• Kokouksia on järjestetty projektiryhmälle 1 – 2 krt/kk ja ohjausryhmä on kokoontunut n. 1 krt/kk.

• Aikataulussa ja kustannuksissa pysyttiin suunnitelmien mukaan.

• Rekrytoinnit lisähenkilöistä olisi aloitettu keväällä 2019 jos lait olisivat astuneet voimaan.


Tehtävä- ja aikataulusuunnitelma projektien osalta:

• PoC:n ajaksi oli tehty tehtävä- ja aikataulusuunnitelma henkilötyöpäivineen ja tätä täydennettiin (19.2.2019) kun projektisuunnitelma oli hyväksytty.

• Molempia projekteja on seurattu projektisalkussa eli Thinking Portfoliossa.


Projektin osatuotokset:• Toimintamallit• Toimintoprosessit• Raportit vastuuvalmistelijan käyttöön• Testaussuunnitelma keväälle 2020,testausraportti• Koulutussuunnitelma syksy 2020• Viestintäsuunnitelma vuodelle 2020• Ohjeistukset eri ohjelmiin• Robotiikan suunnitelma ja

automaation/robotiikan kohteet määritelty ja toteutettu

• Tietojohtaminen, Exreporttia olisi hyödynnetty24.4.2019 Raija Sara

Yleistä projektista:• PoC:n aikana kuvattiin 35 toimintoprosessia

joiden pohjalta robotiikkatiimi on alkanut hyödyntämään määriteltyjä robotiikan ja herätteiden kohteita.

• Toimintoprosessit kuvattu tehokkaiksi, tieto kerran järjestelmään –periaatteella.

• Perustestaus on suoritettu niiden toimintoprosessien osalta joita on voitu PoC:n aikana testata, palkkaohjelmiston ja ESS7:n osalta.


Tuotokset:• Kuvatuista toimintoprosesseista on tehty

listaus niistä syntyneistä tuotoksista.• Näille tuotoksille sitten projektin edetessä

olisi laskettu hinnat, aloitettu tuotteistaminen.

• Projektissa tuli huomioida palvelukeskus näkökulma.


Maakunnan tavoitetila:• Vastuuvalmistelija määritteli HR-

ohjelmistojen osalta tavoitetilan, joka hyväksyttiin ohjausryhmän kokouksessa 23.4.2018. Tämän jälkeen aloitettiin toimintoprosessien kuvaus.


Tavoitetila henkilöstöhallinnon ohjelmistot:

• Prosessien on oltava tehokkaita, jolloin automatiikkaa ja robotiikkaa käytetään vähintään 50 prosenttisesti prosessin aikana. Palkkahallinnon / palvelukeskuksen työmäärä vähenee samanaikaisesti 50 prosenttisesti. Palkkahallinnon henkilöstötarve on 17 henkilötyövuotta.


Prosessien tehokkuus Tavoitetila eri toimijoiden näkökulmasta: • Tarkastukset tapahtuvat

automatiikalla. • Tiedot siirtyvät automattisesti eri

järjestelmistä eri järjestelmiin. • Automatiikalla / robotiikalla tuodaan

pohjatietoja. • Tarkastukset tapahtuvat

mahdollisimman automaattisesti


Prosessien tehokkuus

• Raportit saadaan ajastetusti ja raportit ovat kattavat ja ajantasaiset.


Toimintoprosessit:E-P maakunnan prosessit ja niiden tilanne (henkilöstöhallinnon POC)

HyväksyttyYlätaso Prosessi Tilanne Aloitettu Päättynyt PRORY OHRY1. PS hallinta PS01. Henkilön nimen tai hetun muuttaminen 23.5.2018 30.5.2018 1.6.2018 11.6.20181. PS hallinta PS02. Henkilön perustietojen muutos 17.4.2018 8.5.2018 17.5.2018 11.6.20181. PS hallinta PS03. Palvelussuhteen alkaminen 29.3.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.20181. PS hallinta PS04. Uuden henkilön palveluaikaan sidotun lisän laskeminen 17.4.2018 7.5.2018 17.5.2018 11.6.20181. PS hallinta PS05. Seuraavien palveluaikaan sidottujen lisien laskeminen 8.5.2018 8.5.2018 17.5.2018 11.6.20181. PS hallinta PS06. Tehtävään liittyvä palkkaus 26.4.2018 8.5.2018 17.5.2018 11.6.20181. PS hallinta PS07. Henkilöön liittyvä palkkaus, palkanlisä 14.5.2018 14.5.2018 1.6.2018 11.6.20181. PS hallinta PS08. Palvelussuhteen keskeytys 2.4.2018 10.4.2018 3.5.2018 14.5.20181. PS hallinta PS09. Vuosiloma, säästövapaa, lomarahavapaa 3.4.2018 11.4.2018 3.5.2018 14.5.20181. PS hallinta PS10. Vuosiloman siirtäminen säästövapaaksi 19.4.2018 19.4.2018 3.5.2018 14.5.20181. PS hallinta PS11. Lomarahan vaihtaminen lomarahavapaaksi 19.4.2018 19.4.2018 3.5.2018 14.5.20181. PS hallinta PS12. Hyväksytyn keskeytyksen peruutus 18.4.2018 7.5.2018 17.5.2018 11.6.2018

1. PS hallinta PS13. Hyväksytyn keskeytyksen syykoodin muutos tapaturman/sairauspoissaolon johdosta 22.5.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.20181. PS hallinta PS14. Hyväksytyn vuosiloman, säästövapaan, lomarahavapaan peruutus 17.4.2018 7.5.2018 3.5.2018 14.5.20181. PS hallinta PS15. Palvelusuhteen muutos (mm.palkkaus, kustannuspaikka, nimike jne.) 22.5.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.20181. PS hallinta PS16. Työajanmuutos TA tekee 8.5.2018 8.5.2018 17.5.2018 11.6.20181. PS hallinta PS17. Työajanmuutos TT tekee 19.4.2018 8.5.2018 17.5.2018 11.6.20181. PS hallinta PS18. Rinnakkainen palvelusuhde 14.5.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.20181. PS hallinta PS19. Palvelussuhteen päättyminen 3.4.2018 18.4.2018 3.5.2018 14.5.20181. PS hallinta PS20. Palvelussuhteen päätös 3.4.2018 18.4.2018 3.5.2018 14.5.20182. Palkkallinto PH01. Verokortti 4.5.2018 8.5.2018 17.5.2018 11.6.20182. Palkkallinto PH02. AY-jäsenmaksu 4.5.2018 7.5.2018 17.5.2018 11.6.20182. Palkkallinto PH03. Ulosotto 4.5.2018 7.5.2018 17.5.2018 11.6.20182. Palkkallinto PH04. Palkanlaskenta 24.4.2018 8.5.2018 17.5.2018 11.6.20182. Palkkallinto PH05. Palkan takaisinperintä 14.5.2018 14.5.2018 17.5.2018 11.6.20182. Palkkallinto PH06. KELA -hakemus 13.5.2018 14.5.2018 17.5.2018 11.6.20182. Palkkallinto PH07. Työtapaturma / ammattitauti-ilmoitus 15.5.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.20183. Matkustus MA01. Matkustuksenhallinta: Työmatka 30.4.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.20183. Matkustus MA02. Matkustuksenhallinta: Koulutusmatka 30.4.2018 30.5.2018 1.6.2018 11.6.2018

4. Osaamisen hallinta OS01. Osaamiskartoitus/henkilön osaaminen 18.5.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.2018

4. Osaamisen hallinta OS02. Tehtävän vaativuuden arviointi 18.5.2018 30.5.2018 1.6.2018 11.6.2018

4. Osaamisen hallinta OS03. Koulutukseen ilmoittautuminen 18.5.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.2018

4. Osaamisen hallinta OS04. Osaaminen kehittäminen/Koulutuksen hallinta 22.5.2018 23.5.2018 1.6.2018 11.6.2018

5. Organisaatiotietojen hallinta OR01. Organisaatiotietojen luominen/päättäminen 23.4.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.2018

6. Vakanssien hallinta VA01. Vakanssien luominen/muuttaminen/lakkauttaminen 22.5.2018 22.5.2018 1.6.2018 11.6.2018


Palvelusuhteen keskeytys


Ed. prosessin herätteet ja robotiikka


Robotiikan kohteet ja herätteet :


Herätteet:


Robotiikka ja herätteet:• Robotiikan kohteita on 44 kpl ja

herätteitä 19 kpl jo kuvatuissa toimintoprosesseissa, joita on PoC:n aikana kuvattu 35.

• Työskentely: maakunnan projektipäällikkö luonnosteli, kävi prosessit läpi Visman projektipäällikön kanssa huomioiden Visman ohjelmistojen tuomat hyödyt ja tämän jälkeen ne katselmoitiin projektiryhmässä ja ohjausryhmä on ne hyväksynyt.


Toimintoprosessit• Kaikki 35 toimintoprosessia kuvattu

samalla tavalla, määritelty niihin herätteet ja robotiikan kohteet sekä pohdittavaa ”laatikot”.

• Omaishoidontuen toimintoprosessit on kuvattu mutta niitä ei ehditty hyväksyä, ovat luonnoksena.

• Luottamustoimen ja toimeksiantosuhteisten prosessit oli tarkoitus kuvata projektin aikana.


Robotiikan osalta eteneminen:

• Valitaan tärkeimmät robotiikan kohteet ja niitä lähdetään edistämään, mistä kohteista saadaan suurin hyöty. Kaikkia ei voida kerralla toteuttaa, huomioita robotiikan osaajien resurssit ja muut projektit.


Perustestaus:• Kun toimintoprosessit oli kuvattu niin

projektipäälliköt perustestasivat niitä prosesseja testikannassa joita voitiin testata PoC:n aikana, pääasiassa ESS7:n ja palkkaohjelman osalta.

• Pääosa perustestauksesta tehtiin syyskuussa 2018.

• Perustestausraportin hyväksyi ohjausryhmä.


ESS7• ESS7:n poissaolokoodit päätetty

tulevan maakunnan osalta(keväällä 2018). Tiedot ovat maakunnan testikannassa. Poissaolokoodeja hyödynnettiin jo perustestauksessa, KVTES-n osalta.

• Työsopimuksen/virkamääräyksen koodit/sisällöt on käyty läpi kesällä 2018. Visman konsultti on täydentänyt vielä tietoja(mm. LS, TS sopimusten osalta).


ESS7 jatkoa

• Työsopimuksien ja virkamääräyksien tulosteista ehdotukset on saatu ohjelmatoimittajalta 7.3.2019.

• Työsopimus ja virkamääräyskoodistot on käyty läpi ja näitä olisi hyödynnetty jo Vaten palkanmaksun yhteydessä.


Poissaolokoodit:


Poissaolokoodit jatko:


Poissaolokoodit jatko (3)


Poissaolokoodit:• Koodisto on maakunnan testikannassa,

jos projekti olisi jatkunut niin keväällä olisimme ottaneet nämä käyttöön Vaten palkanmaksussa ja myöh. tulevassa maakunnassa.

• Tietojen siirrossa näitä myös olisi hyödynnetty. Ns. muuntokoodistot olisi lähetetty eri organisaatioille täydennettäväksi.


Jatkoa ed.

• Näin olisi saatu poissaolot siirrettyä uuteen palkkaohjelmistoon onnistuneesti (PersonecF.K:n), vaikutus esim. vuosilomaoikeuksiin.


Työsopimuspohja, maakunta


Työsopimustuloste ESS7:stä


Työsopimuksen jatko


ESS7:n näkymä:


Viranhoitomääräys• Viranhoitomääräyksestä on tehty

tulevaan maakuntaan viranhoitomääräyspohja(pohjana KT-n pohjatiedot, tiedot määritelty maakunnan testikantaan. Ko. pohja on käytettävissä jo kuten myös työsopimuspohjakin.

• Omaishoidontuen lomakepohjat olisi tullut vielä määritellä ja luottamustoimen sekä toimeksiantosuhteisten lomakepohjat.


Tietojen siirto• Tietojen siirron valmistelut olivat

edistyneet niin pitkälle että muuntotaulukot olisi lähetetty eri organisaatioihin täytettäväksi kevään aikana.

• Tietojen siirtojen ”työ” aloitettiin keväällä 2018 (PoC:n aikana) ja CGI:n tarjous saatiin lokakuussa 2018, täydennykset 23.11.2018.


Tietojen siirto jatkoa• Poimittavat tiedot on läpikäyty ja niistä

tehty määrittelyt ,Pegasos-asiakkaat ovat tarkistaneet ja täydentäneet tietopolut ja lisänneet heillä käytössä olevat tiedot annettujen ohjeiden mukaisesti.

• Lisäpyynnöt tietojen täydentämiseen lähetettiin eri organisaatioihin (CGI:ltä useita tarkistuksia, pyyntöjä.


Tietojen siirto• Populus-asiakkaiden osalta

määrittelytyön teki CGI ja Priman tietojen poiminta olisi tehty EPSHP-n ICT:n toimesta. Kiekun(valtion) osalta henkilötiedot olisi saatu vasta tänä keväänä. Nimikkeet saatiin jo kesällä 2018.

• CGI:ltä on saatu tarjous tietopoiminnoista ja se hyväksyttiin ohjausryhmässä 16.01.2019.


Tietopoimintojen tiedot:• Vastuuvalmistelija olisi tarvinnut näitä

määriteltyjä tietoja syksyllä 2019.• Toinen siirto vuoden 2020 alkupuolella

ja 3. siirto palkkahallintoon marraskuun 2020 lopussa sekä tietojen täydennykset joulukuun 2020 lopussa tai tammikuun 2021 alkupäivinä.

• Vastuuvalmistelijalle tarvittavien raporttien määrittely henkilötietojen osalta.


Tietojen siirto, yleistä• Määrittelytyö kannatti aloittaa ajoissa• Tietojen määrittely ja saatujen tietojen

läpikäynti vie aikaa, muutoksia poimittavissa tiedoissa esim. verotiedot muuttuivat, yksi tuloraja.

• Tietojen siirto olisi sisältänyt n. 9000 vakinaisen palkansaajan tietojen siirron, näiden lisäksi myös määräaikaisten tiedot joiden palvelusuhde olisi ollut voimassa 1.1.2021 alkaen.


Liittymät: HR• Liittymäkartoitus on tehty soten osalta.

Viimeisimmät tiedot sote-organisaatioista on saatu kartoitukseen 14.11.2018.

• Pela + muut(valtio) liittymiä 8 kpl. • Liittymiä on kartoitettu

projektisuunnitelmaan sote:n osalta 56(Visman vakioliittymät =11)+ kulunvalvontaan tarvittavat liittymät, 16 kpl. Kaiken kaikkiaan liittymiä HR-ssä 72 kpl (sote)- 11 vakioliittymää=61.


Jatkoa ed.• Luku olisi tarkentunut kun olisimme

saaneet valmiiksi liittymien kokonaisssuunnitelman(luonnos).

• Automaation ja data-altaan näkökulmasta ei vielä tässä vaiheessa ollut mahdollista tietää mistä olemassa olevista liittymistä voidaan luopua jatkossa.


Liittymät ja tietojen siirrot :• Suurimmat työmäärät tulevat tietojen

siirroista ja liittymistä.• Jos lait olisivat astuneet voimaan niin

ensimmäinen tietojen siirto olisi tehty syksyllä 2019 Visman Personec F.K:n.

• Tiedot valmistelutyöhön vastuuvalmistelija Kaija Metsänrannalle.

• Palkkahallinto olisi tarvinnut palkansaajien tietoja vasta loppuvuodesta 2020.


VM:n rahoitus• VM:n rahoitusta varten ja projektin

seurantaa varten koko projektin kustannuksien laskenta on tehty projektisuunnitelmaan ja projektisalkkuun 1.10.2018 – 31.1.2021. Omat kustannukset jo PoC:n ajalle.

• EPSHP:n ICT:n toimesta VM:n myönnetty rahoitus on jyvitetty eri projekteille.


HRD-ratkaisu• Testikantaan on siirretty henkilöitä

23.11.2018. OSS-n osalta osaamiskartta on n. 80 %:sti valmis. OSS-n tulee määritellä tulevan maakunnan osaamiset, 3-portainen. Osaamiskartta on ns.pohjamalli, tätä voidaan jatkojalostaa tai käyttää sellaisenaan.

• Keskusteluversio on valmis, pääkäyttäjä luo lomakkeet. TVA-n prosessi perustuu lomakkeiden hyödyntämiseen.


OSS-F.K-ESS


Koulutus :poissaolokoodit


OSS:• Yleiset osaamiset on siirretty

testikantaan 23.12.2018, osaamisten kiinnittäminen ohjelmassa, skype-koulutus oli 25.1.2019.

• Koulutushakemukset valmistuivat OSS:sta juuri ennen kuin maakuntavalmistelu päättyi. Testausta ei ehditty tehdä.

• Koulutushakemukset tehdään OSS:ssa ja hyväksytään siellä, sieltä tiedot siirtyvät palkkaohjelmaan.


Jatkoa ed.• Hyväksytty koulutus siirtyy

automaattisesti seuraavana yönä Personcec F:ään, jossa muodostuu poissaolotapahtuma.


HRD-ratkaisu• OSS-osaamisosiota vastuuvalmistelija

Kaija Metsänranta olisi lähtenyt edistämään jos lait olisivat tulleet voimaan. Samoin yleisiä osaamisia olisi lähdetty kiinnittämään testihenkilöille.

• Koulutusosio olisi ollut myös mahdollista ottaa käyttöön jo Vaten osalta. Aihepuun määritteleminen ja mm.ohjaustiedot rooleineen(käyttäjät,esimiehet) olisi tullut täydentää.


Visman ohjelmistot:

• Personec.F.K:sta henkilötiedot siirtyvät OSS:n ja Expenseen, OSS:sta koulutukset ESS:n ja mahd. matkasuunitelma Expenseen(muutospyyntö).

• Muita muutospyyntöjä ohjelmistoihin:• Kelan laskuri,linkki Kelan laskuriin• Lomakalenteri näkymä työntekijöille


Jatkoa edelliseen:• Vakanssit, vakansssien toiminta• Sisäisen koulutuksen varasijat,

vapautuneen koulutuspaikalle seur. Ilmoittaja

• OSS-matkustuksen hallinta: koulutuksen tiedot matkasuunnitelman pohjaksi.

• Aik. on jo toteutettu osa-aikaisuuden palkkaprosentti ja siitä muodostuva tehtäväkohtainen palkka työsopimukseen, virkamääräykseen.


Aditron Expense:matkat• Ohjelma suunniteltiin otettavan

käyttöön Vaten palkanmaksun yhteydessä.

• Määrittelytyöt: ohjaustiedot, maksupiste,tilit jne olisi tehty keväällä 2019.

• Tämä ohjelmisto on käytössä EPSHP:ssä.


Kevät 2019• Jos lait olisivat menneet läpi niin

muuntokoodien tarkistukset, vastaavuudet läh. maakunnan organisaatioille.

• Vaten palkanmaksu, koulutukset (HRD) ja matkaohjelmisto olisi otettu käyttöön keväällä 2019. Ohjausryhmän päätöksen mukaisesti tällä ns. 1 vaiheen käyttöönotolla olisi edistetty ja tuettu maakunnan 2. vaiheen järjestelmien käyttöönottoa.


Tulevia työtehtäviä olisi ollut:• Ohjeistuksia eri ohjelmistoihin,mahd.

koulutukset jo Vaten osalta.Tietojen poimintaan liittyvät tehtävät olisivat jatkuneet.

• Eri suunnitelmat esim. viestintäsuunnitelma vuodelle 2020.

• Koulutussuunnitelma: eri käyttäjäryhmät.• Liittymät, data-altaaseen siirrettävät

tiedot,robotiikka jne.• Eteneminen 4.2.2:n projektisuunnitelman

mukaan.24.4.2019 Raija Sara

Projektin tuotoslista:• Toimintoprosessit• Maakunnan käyttöön tulevat

poissaolokoodit• Työsopimuksen ja virkamääräyksen

pohjatiedot• Työsopimuksen ja virkamääräyksen

tulosteet• Liittymäkartoitus soten osalta• Liittymäkartoituksen ”työpaketti”-

luonnos koko HR-n osalta24.4.2019 Raija Sara

Tuotoslista:• Tehtävä- ja aikataulusuunnitelma

projektin 4.2.2:n osalta• Tietojen siirtoihin liittyvät dokumentit,

CGI:n tarjous- ja tilausaineistot• OSS:n osalta koulutushakemukset• OSS:n osaamisen osio 80 %:sti valmis• Automaatioprosessi• EP:n Data-allasensemble on teknisesti

valmis, Data-altaan testiympäristöön yhteydet ovat valmiina.


Projektista jaettava materiaali:

• TOIMINTOPROSESSIT, 35 KPL• ESS7:n määrittelyt kuten

poissaolokoodit, työsopimus- ja virkamääräyspohjat.

• Liittymäkartoitus


www.uusiep.fi

Kiitos!


ep palkanlaskennan, matkustuksen ja osaamisen hallinnan...

Documents