EPIDATA

Epidata merupakan salah satu program perangkat lunak untuk

melakukan penginputan data (entering data) dan pendokumentasian data

(documentation data). Epidata merupakan perangkat lunak freeware yang

dikembangkan oleh “The Epidata Association, Oddense Denmark. Perangkat

Lunak ini dapat dijalankan di sistem operasi Windows 95/98/NT/2000/XP/Vista/7

dan iMac OS.

Epidata dapat mendokumentasikan data tertulis menjadi data elektronik. Dalam

proses mendokumentasikan data tertulis menjadi data elektronik, Epidata memiliki

kemampuan untuk memperkecil peluang kesalahan dalam penginputan data, melakukan

kalkulasi dan fungsi logika sederhana, dan mengekspor data yang terdokumentasi

ke beberapa format seperti Excel, dBase III, SPSS, SAS, Stata, dan Text.

INSTALASI EPIDATA 3.1

Epidata yang kami gunakan Epidata 3.1

Epidata dapat diperoleh dengan mengunduh di ht t p : / / e pid a t a . d k .

1. Setelah memperoleh aplikasi epidata dengan ekstensi “.EXE”, double klik aplikasi

tersebut, maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut. Kemudian pilih Next.

2. Pilih ‘I Accept The Agreement’ kemudian pilih Next.

3. Pilih lokasi untuk melakukan penginstalan dengan menekan browse kemudian pilih

Next.

4. Pilih Next.

5. Klik ‘Create a Desktop Icon’, ‘Create a Quick Launch Icon’ , dan pilih ‘Automatic

field naming : (First 10 characters on a line Epi Info v6). Langkah ini penting untuk

penamaan field / variabel pada pembuatan template. Kemudian pilih Next

6. Pilih Install

7. Proses Instalasi selesai, klik finish.

PENGOPERASIAN EPIDATA

Klik ikon Epidata dilayar monitor atau pilih “Start” “Program”

“Epidata”, dan klik “Epidata”. Muncul gambar seperti dibawah ini :

Define Data

Berfungsi untuk membuat template struktur kuesioner berserta jawaban dan

membuat nama variabel. Template akan tersimpan dengan ekstensi .QES. Struktur

kuesioner dapat dibuat mengikuti struktur asli kuesioner atau melakukan perubahan

yang dapat mempermudah proses penginputan data. Nama variabel memiliki ketentuan,

yaitu:

1. Nama variabel dibatasi dengan tanda kurung kurawal {}.

Contoh: {Nama} {Leng}kap Responden

Maka nama variabelnya adalah namaleng

Jika nama variabel tidak dibatasi dengan kurung kurawal maka Epidata akan

secara otomatis mengambil 10 karakter awal atau mengambil 1 kata awal,

tergantung pada pengaturan Epidata, yaitu di “File”, “Option”, “Create data

file”.

Jika dipilih Automatic field names maka “Nama Lengkap Responden” akan

diberi nama variabel “namalengka”. Jika dipilih First word in question is field

name maka “Nama Lengkap Responden” akan diberi nama variabel “nama”.

Untuk mempermudah, pilih Automatic field names.

2. Maksimum karakter dalam variabel adalah 10 dan tidak termasuk spasi.

Contoh: {Nama lengka}p Responden

Maka nama variabelnya adalah namalengka

3. Ketika nama variabel diawali dengan angka maka Epidata akan secara otomatis

menambahkan “N” pada awal nama variabel.

Contoh: {3Nama} Responden

Maka nama variabelnya adalah “N3nama”

4. Ketika ada nama variabel sama maka Epidata akan secara otomatis

menambahkan angka pada nama variabel terakhir.

Contoh:

{Nama} Surveyor nama variabel: nama

{Nama} Inputer nama variabel: nama1

{Nama} Responden nama variabel: nama2

5. Ketika ada karakter titik, koma, spasi, tab, dan lainnya maka karakter

tersebut tidak akan masuk dalam nama variabel.

Contoh: {a.Nama} Responden

Maka nama variabelnya adalah “anama”

Setiap variabel memerlukan ruang untuk tempat penginputan data (menjawab

pertanyaan kuesioner). Paling sedikit ada 3 jenis data akan dientri yaitu:

No Jenis Data Keterangan Simbol1. Angka / Numeric ## (2 digit) 01

### (3 digit) 123 ##.# (2 digit dan 1 digit desimal) 50,9

2. Huruf / Karakter / String _ 1 karakter “_” digunakan untuk 1 karakter jawaban. Jadi jika suatu pertanyaan memiliki jawaban sampai 10 karakter maka harusada 10 “_”. Dapat dilakukan penginputan untuk huruf kecil dan huruf kapital. <A > digunakan untuk penginputan format huruf kapital. <Y> digunakan untuk penginputan formatYes atau No3. Tanggal / Date <DD/MM/YYYY> untuk format tgl/bulan/tahun <MM/DD/YYYY> untuk format bulan/tgl/tahun

Hal yang harus diperhatikan dalam Define Data:

1. Setiap ruang entry harus memiliki variabel.

2. Variabel harus berada satu baris yang sama dengan ruang entry.

3. Variabel harus mendahului ruang entry.

Contoh :

{responden} : <A >

{Alamat} :

{JK} : #

{Tanggal} : <dd/mm/yyyy>

Keterangan:

1. {responden}: <A > Huruf akan dirubah secara otomatis menjadi huruf

kapital meskipun penginputan huruf kecil. Variabel “nama” memiliki panjang

karakter maksimal untuk penginputan adalah 20 karena ada 19 spasi setelah “A”.

2. {Alamat} : Isi dari variabel “nama” akan sesuai

dengan penginputan, tidak dirubah menjadi huruf kapital atau huruf kecil secara

otomatis. Variabel “alamat” memiliki panjang karakter maksimal untuk

penginputan adalah 20 karena ada 20 “_”.

3. {Tanggal} Lahir : <dd/mm/yyyy> variabel tanggal diisi dengan format

tanggal/bulan/tahun.

4. {JK}: ##, tipe data dari variabel Status adalah numerik (angka)

dengan 2 digit.

Setelah selesai membuat Define Data, simpan di dalam suatu folder dengan cara

mengklik tanda bergambar disket atau pilih “File” “Save”. Untuk membuat Define Data

baru, pilih “Define Data” “New.QES file”. Untuk membuka Define Data yang

telah dibuat pilih “Define Data” “Open.QES file”.

Make Data File

Berfungsi untuk menjadikan file pada format .QES menjadi .REC. Ekstensi

.REC ini digunakan untuk penginputan dan penyimpanan data. Make Data File

perlu dijalankan setiap ada perubahan Template struktur kuesioner. Pilih “Make Data

File” “Make Data File” maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Pilih Ok maka nama file dari Make Data File akan sama dengan nama File dari Define

Data dan disimpan pada folder yang sama. Kemudian akan muncul kotak dialog sebagai

berikut:

Masukan deskripsi singkat mengenai kuesioner ini dan pilih OK dan akan muncul kotak

dialog sebagai berikut:

Kemudian pilih OK

Dalam Make Data File ada pilihan Preview Data Form. Fungsinya untuk melihat

template dari struktur kuesioner yang telah dibuat pada Define Data. Preview Data Form

sebaiknya dilakukan sebelum melakukan Make Data File.

Check

Berfungsi untuk memudahkan dalam proses penginputan data dengan membuat

fungsi kalkulasi atau logika sederhana. Dengan memberikan Check yang

benar, diharapkan dapat memperkecil peluang kesalahan dalam penginputan data.

Check yang telah dibuat akan tersimpan dengan ekstensi .CHK.

Resiko salah ketik sering terjadi, contoh variabel Jenis Kelamin. Variabel Jenis

Kelamin hanya terdiri dari angka 1 dan 2. Angka 1 menunjukan pria dan angka

2 menunjukan wanita. Harus dilakukan Check agar hanya angka 1 dan 2 saja yang

dapat masuk dalam proses penginputan.

Menu utama pada Check terdiri dari nama variabel, “Range,Legal”, “Jumps”,

“Must enter”, “Repeat”, “Value label”, “Edit”, “Save”, dan “Close”.

Nama variabel, berisikan semua variabel yang sudah dibuat di Define Data. Langkah

pertama pada Check adalah untuk memastikan bahwa nama variabel yang diberikan

sudah jelas. Apabila ada yang tidak jelas dan aneh maka harus diperbaiki kembali di

Define Data.

Cara memperbaiki variabel:

1. Tutup program Check

2. Klik Define Data

3. Buka file.QES, perbaik strukutur kuesioner dan varibelnya

4. Klik tanda disket (save)

5. Klik Make Data File

6. Jawab yes untuk menimpa file yang sudah ada sebelumnya.

7. Klik Check

Range,Legal, berfungsi untuk membuat batasan nilai yang masuk, misal jenis

kelamin terdiri dari 1 dan 2 maka pada kotak range diisikan angka 1-2.

Jumps, berfungsi untuk memudahkan proses entry data misalnya ada pengisian

pertanyaan yang akan dilompati. Misalnya, ada pertanyaan nomor 3 dengan pilihan

jawaban ya atau tidak. Jika memilih ya maka lanjut ke pertanyaan nomor 4

jika memilih tidak maka lanjut ke pertanyaan nomor 8 misalnya. Disinilah fungsi

Jumps

itu berarti.

Must Enter, berfungsi member tahu kepada pengentri bahwa data mana saja

yang wajib untuk dimasukkan, misalkan nomor identifikasi dan variabel penting

lainnya. Jangan semua variabel dibikin must enter karena akan menyulitkan

proses entry data.

Repeat, berfungsi untuk mengulangi data yang pernah dimasukkan ke track record

sebelumnya. Misalnya ada variabel propinsi yaitu DKI Jakarta pada record 1 maka

fungsi repeat ini memunculkan kembali ketika DKI Jakarta pada record 2. Sehingga

petugas entry data tidak perlu mengetik berulang-ulang hal yang sama.

Value label, berfungsi membuat label dari variabel. Seperti contoh di bawah ini

Jika ingin membuat label, klik tanda +, kemudian ketik nama penjelas variabelnya,

setelah itu klik Accept dan Close

Untuk menuliskan keterangan yang lebih dari 2 kata menggunakan tanda 2 petik

atas “ “, misalnya “Data Hilang”.

Edit, berfungsi untuk menambahkan atau mengurangkan program check lainnya jika

diperlukan, dengan mengetik langsung pada ruang yang sudah disediakan,

seperti membangun fungsi logika IF THEN ELSE, fungsi kalkulasi, fungsi

Range Legal, Jumps, Must enter, Value Label juga dapat dilakukan di Edit.

Save, berfungsi untuk menyimpan program Check menjadi file dengan ekstensi

.CHK

Close, keluar dari program Check.

Enter Data

Berfungsi untuk penginputan data. Sebaiknya dijalankan setelah program Check

lengkap dan benar. Penginputan data dilakukan dengan memasukan data yang ada pada

kuesioner ke dalam template yang telah jadi seperti gambar di atas. Ketika

sedang melakukan proses penginputan dan harus ada perubahan Define Data

maka harus dilakukan Revise Data File. Karena ketika melakukan perubahan

Define Data dan dilanjutkan dengan Make Data File tanpa dilakukan Revise Data

File maka data yang telah dientri akan hilang. Langkah melakukan Revise Data File:

1. Close Enter Data

2. Pilih “Tools” “Revise Data” “OK”

3. Lakukan perubahan yang diperlukan di Define Data kemudian Make Data File.

4. Kemudian masuk kembali ke enter data, jika muncul kotak dialog, pilih OK

Untuk melakukan edit pada data yang telah dientri dapat memilih Goto untuk

menuju record yang akan diedit, membuat record baru, dan menghapus record.

Documents

Berfungsi untuk melihat struktur variabel, struktur data yang telah dientri,

tabulasi data yang telah dientri, dan validasi data. Contoh untuk melihat data yang telah

dientri. Pilih “Documents” “View Data”

Pada Documents tidak dapat dilakukan edit data

Export Data

Berfungsi untuk merubah file dalam format Epidata ke berbagai format

sesuai yang disediakan di program Epidata, misalnya Text, dBase, Excel, Stata,

SPSS, dan SAS. Langkah-langkah untuk export data:

1. Klik Export Data

2. Muncul beberapa pilihan format data, misal pilih Excel

3. Muncul kotak dialog untuk mengambil file format Epidata yang akan diexport

menuju excel (format yang dipilih). Kemudian pilih Open.

4. Kemudian akan muncul kotak dialaog di bawah ini. Pilih lokasi tempat menyimpan

file yang dixport pada bagian “export to”. Pilih record yang akan diexport

pada bagian “select record”. Pilih variabel yang akan diexport pada bagian

“Select fields”. Kemudian pilih OK.

Untuk mengedit record:

1. Pilih record yang akan diedit dengan cara tekan “Ctrl+G” atau pilih menu

“Goto” “Goto Record” atau tekan tombol yang dilingkari merah pada

gambar di bawah ini. Contoh record yang akan diedit adalah 880.

2. Lakukan edit dan simpan

Untuk menyimpan record yang telah diinput:

1. Jika sudah sampai pada kolom input terakhir, tekan “Enter”

2. Jika proses peninputan tidak sampai kolom terakhir atau melakukan perubahan

data pada kolom input tertentu penyimpanan dapat dilakukan dengan menekan

“F10” atau “Ctrl+PgDn” atau pilih tombol yang dilingkari merah pada gambar

di bawah ini.

Untuk menghapus record:

1. Pilih record yang akan dihapus

2. Tekan “Shift+Del” atau pilih “Goto” “Delete record” atau tekan tanda silang

seperti gambar di bawah ini

3. Record yang telah ditandai untuk dihapus akan muncul “DEL” berwarna merah.

4. Record yang telah ditandai untuk dihapus ini belum dihapus secara permanen,

untuk menghapus secara permanen:

1. Keluar dari Enter Data

2. Jika ada pesan untuk menyimpan maka simpan

3. Pilih “Tools” “Pack Data File” kemudian pilih “Yes” untuk menghapus

record yang telah ditandai tersebut secara permanen

Untuk mengedit Check:

1. Pilih Check

2. Pilih Variabel atau pertanyaan yang akan diedit Check

Edit Check dapat dilakukan ketika ada tambahan pilihan, misal pada koordinat,

pilihan awal ada TM-3 dan UTM diedit menjadi TM-3, UTM, dan Cartesius. Atau

untuk memperbaharui penyusutan RCN. Dapat dilakukan dengan edit Check pada

fungsi logika IF THEN ELSE yang telah ada. Ketika sudah ada record yang diinput

dan dilakukan Edit Check maka record yang sudah diinput tersebut tidak akan

berubah sesuai dengan Check yang telah diedit. Check tidak bisa digunakan untuk

melakukan edit struktur kuesioner, seperti penambahan pertanyaan (variabel) atau

penghapusan pertanyaan (variabel). Untuk melakukan edit struktur kuesioner

diperlukan edit Define Data.

Untuk mengedit struktur kuesioner:

1. Pilih Define Data

2. Ubah struktur kuesioner, seperti tata letak, penambahan pertanyaan

(variabel), penghapusan pertanyaan (variabel), perubahan format varibel

(misalnya dari numerik menjadi text), dan lain sebagainya.

3. Simpan hasil perubahan pada Define Data

4. Lakukan Make Data File

5. Lakukan Check jika diperlukan

6. Enter Data

Perlu diperhatikan bahwa ketika melakukan edit struktur kuesioner dan

pada kuesioner tersebut sudah ada record tersimpan maka record tersebut akan

hilang. Untuk menghindari hal ini sebelum melakukan edit struktur kuesioner,

lakukan:

1. Pilih “Tools” “Revise Data File”

2. OK

3. Lakukan edit struktur kuesioner

Untuk membagi record yang akan diinput kebeberapa inputer:

1. Copy master FormulirSPT.111-MASSAL dan FormulirSPT.111-INDIVIDUAL

kepada inputer.

2. Inputer melakukan input pada copy master ini.

3. Untuk menggabungkan record yang telah diinput dari beberapa inputer lakukan:

1. Pilih “Data in/out” Append/Merge

2. Pilih file.REC dari inputer pertama dan kedua yang akan di gabungkan

3. Lakukan langkah 1 dan 2 untuk inputer lainnya, sampai menjadi 1 file.REC