equipe xlab dr19 1 14 décembre 2006 le traitement des depenses au cnrs (partie 2)
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Equipe XLAB DR19 114 décembre 2006
LE TRAITEMENT
DES DEPENSES AU CNRS
(partie 2)
Equipe XLAB DR19 214 décembre 2006
LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS
*L’Achat Public au CNRS
*Les moyens de paiement au CNRS
Equipe XLAB DR19 314 décembre 2006
L ’ACHAT PUBLIC AU CNRS
Le code des Marchés Publics
Les seuils et procédures d’achat
L’inventaire
Les contrats de service
Equipe XLAB DR19 414 décembre 2006
Les marchés publics sont (art. 1 du code des marchés publics) :
des contrats conclus à titre onéreux
(…) par une personne publique
avec une personne privée ou publique (…) pour répondre à ses besoins en matière de :
a. travaux
b. fournitures
c. services
Le code des Marchés Publics
Equipe XLAB DR19 514 décembre 2006
Les marchés publics respectent les principes (art. 1 du code des marchés publics) :
de liberté d’accès à la commande publique
d’égalité de traitement des candidats
de transparence des procédures
Le code des Marchés Publics
Equipe XLAB DR19 614 décembre 2006
Le laboratoire
La délégation
Le fournisseur
Le directeur d’unité :
• définit le besoin• vérifie les factures• atteste le service fait
Le délégué régional vérifie et liquide les factures• ordonne le paiement
Le fournisseur :
exécute la prestation est rémunéré sur des fonds publics
Equipe XLAB DR19 714 décembre 2006
NB :Opérations de travaux, le délégué régional est seul PRM. Le DU peut, avec l’accord du délégué régional, établir des bons de commande pour les petits travaux d’entretien .
Seuils et procédures d’achat Moins de 4 000€ : pas de formalisme, respect des principes du CMP
De 4 000 € à 210 000 € : procédure adaptée (DU = PRM) ordonnance du 6
juin 2005
NB / Forme et obligation de la publicité :
a. De 4 000 € à 90 000 € : PUMA
b. Plus de 90 000 € : publication au BOAMP
c. Pas de publicité si fournisseur unique ou achat complémentaire
A partir de 210 000 € : appel d’offres, publication au BOAMP et JOUE,
pas de contact avec les fournisseurs, 3 à 6 mois de délai, formalisme
détaillé dans ordonnance
Equipe XLAB DR19 814 décembre 2006
Inventaire Dépenses d’équipement
Définitions – seuils
a. Biens durables : durée de vie supérieure à 1 an
b. Montant unitaire supérieur à 800 € HT (y compris pour les accessoires)
c. Dépenses de remise en état d’immobilisation = fonctionnement Gestion comptable
a. Imputation sur des comptes de classe 2
b. Inscription à l’inventaire / immobilisations
c. Comptabilisation centralisée par ACP (amortissement – bilan)
Notion de gros équipement
Définie par le décret 84-155 du 1er mars 1984 relatif au régime administratif, budgétaire,
financier et comptable du CNRS
a. Valeur unitaire > à 300 000 € HT Valeur unitaire de l’équipement pris dans sa globalité
a. Cas des conventions d’achat en commun
Equipe XLAB DR19 914 décembre 2006
Contrats de service Définition
Convention définissant un objet, un prix, une durée Domaines concernés
a. Toute prestation présentant un caractère répétitif et régulier
b. Engagement annuel de la dépense (mais global pour les seuils) Contrat type validé par la DFI
a. Paiement terme échu ou à échoir Suivi spécifique
a. Tarifs
b. Révisions de prix
c. Renouvellement express Signature
a. Notion de Pouvoir adjudicateur (ex-PRM)
Equipe XLAB DR19 1014 décembre 2006
LES MOYENS DE PAIEMENT ET LA MONETIQUE
Les moyens traditionnels
La carte affaires
La carte achat
Equipe XLAB DR19 1114 décembre 2006
Les moyens traditionnels
Virement la règle générale obligatoire pour dépenses > 750 € Effectué par télétransmission (TP) Logiciel spécifique pour l’étranger
Chèques Etablis par l’agent comptable ou son délégataire Adressés ou remis au créancier sous la seule responsabilité de l’agent comptable
Fortement déconseillé par ACP
Numéraire A la caisse de l’AC au vu du mandat ou de l’ordre de paiement Sur vérification de l’identité et de la capacité du bénéficiaire
Limite de 750 € appréhendée pour la
dépense totale
Equipe XLAB DR19 1214 décembre 2006
Encaissement par carte bancaire
Nature des recettes Frais d’inscription à des colloques organisés par le CNRS Publications
Modalités d’encaissement Sur place
a. A la délégation
b. Sur le lieu du colloque A distance
a. Par correspondance
b. Acceptation par ordonnateur des risques d’impayés
Equipe XLAB DR19 1314 décembre 2006
La procédure d’encaissement par carte bancaire
Aménagement des factures établies par le CNRS Numéro de la carte Date d’expiration Nom et adresse du donneur d’ordre Signature obligatoire du donneur d’ordre
a. VISA / EUROCARD/ MASTERCARD = cartes acceptées
Réception des factures par fax ou courriel Caractère confidentiel de ces documents
Equipe XLAB DR19 1414 décembre 2006
Paiement par carte bancaire
Carte nominative : nom de l’agent comptable adossée au compte de l’ACS ouvert au Trésor Public
Pour régler quelles dépenses ? Droits d’inscription à des colloques Achats d’abonnements et d’ouvrages
Par quel moyen ? Sur place (par seul ACS car code carte) A distance via Internet (jamais par fax ou courrier)
Où ? France et zone Euro (frais importants hors zone Euro - 2,15 %)
Mandatement préalable de la dépense Le paiement par CB n’est pas générateur de dérogation en matière de paiement avant ordonnancement ou de
règlement avant service fait
Justification de la dépense Le paiement par CB ne dispense pas de produire les pièces justificatives réglementaires Dans les cas de paiement à distance un OCPD – Ordre de Commande et de Paiement à Distance – est établi par
l’ordonnateur (le laboratoire) et accompagné de la copie du site internet concerné
Equipe XLAB DR19 1514 décembre 2006
La carte affaires
Une carte à débit différé (2 mois)
Une carte adossée au compte personnel du porteur
Une carte établie au nom patronymique du porteur avec mention CNRS
Une carte nationale ou internationale
Une carte paramétrable : retrait en numéraire autorisé ou non, plafonds de retrait ou de paiement
modulables
Equipe XLAB DR19 1614 décembre 2006
Pour payer quelles dépenses?
Toutes les dépenses liées aux missions
Frais de transport, d’hébergement et de restauration
a. Marché public en matière de transport
b. Barème des indemnités de frais de mission
Dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission
a. Frais de documentation scientifique sur le lieu de mission
Les frais de réception Restauration
Equipe XLAB DR19 1714 décembre 2006
Comment fonctionne-t-elle ?
Débit du compte du porteur pour le montant des dépenses effectuées
Crédit du compte du porteur pour le montant des dépenses acceptées
Une opération neutre pour le porteur
Règlement par le porteur (hôtel, restaurant…)
Production sans délaides pièces justificatives au gestionnaire
Contrôle des piècesselon les règles habituelles en matièrede dépenses publiques
Mandatement des dépenses acceptées
Equipe XLAB DR19 1814 décembre 2006
Quels sont ses avantages ?
Utilisation simple
Suppression de la nécessité pour le porteur de faire l’avance des fonds
Réduction du nombre des avances sur frais de déplacement
Garantie sur les délais de remboursement
Equipe XLAB DR19 1914 décembre 2006
Nombreux achats pour un montant global faible. Génère une charge de travail importante alors que les véritables enjeux concernent d’autres types d’achats
Production et circulation de papier sans retour d’informations synthétiques sur l’activité de commande d’un service
Procédures à la fois centralisées, et morcelées entre plusieurs acteurs intervenant entre l’auteur initial d’une commande et le fournisseur.
Pour répondre à la gestion des achats publics de faible montant
La carte achatLa carte achat
Equipe XLAB DR19 2014 décembre 2006
CARTE D’ACHAT
Système informatisé de gestion des achats de faibles montants (quelques centaines d’euros)
Achat type: fourniture administrative, médicale, électrique, périodiques, réceptions.
Un projet gagnant pour tous
L’établissement public :
Simplification du process, diminution du coût de traitement des commandes regroupement et
dématérialisation des factures, concentration sur des tâches à valeur ajoutée.
Accélération des délais de règlement
Pour le fournisseur
Délais de paiement réduits et garantis,
Diminution des coûts de traitements et dématérialisation des factures
Pour le gestionnaire
Allègement des tâches matérielles, simplification des contrôles
Equipe XLAB DR19 2114 décembre 2006
CARTE D’ACHAT
2 types de cartes :
Niveau 1 :
achats ponctuels < 2 000 € HT (fournisseurs ou internet)
Carte nominative (code secret) – une carte par labo
Débit compte CNRS
mise en service juin 2007Niveau 3 :
achats récurrents < 4 000 € HT
Référencement des fournisseurs
Relevé d’opérations mensuel payé par le CNRS
Coûts fixes payés au niveau national