Erasmus+ korkeakoulutukselle ja FIRST+: Korona-webinaari8.4.2020Opetushallitus

Webinaarin pelisäännöt

• Pidäthän kameran ja mikrofonin kiinni

• Käydään esitys kokonaan läpi ja lopussa vastataan kysymyksiin (ennakkokysymykset sekä chat)

• Kysymykset ja kommentit ensisijaisesti chattiin

• Kysymyksen voi esittää myös ääneen, mutta pyydä puheenvuoro chatissa

• Kyselytuntia ei tallenneta, mutta tämä ppt-esitys julkaistaan jälkikäteen

08/04/2020 Opetushallitus 2

Koronaepidemian vaikutukset Erasmus+ ohjelmaan

08/04/2020Opetushallitus 3

Erasmus+ -koronainfo

• Opetushallituksen Erasmus+ -koronainfosivu:

• https://www.oph.fi/fi/uutiset/2020/koronaviruksen-vaikutukset-erasmus-ja-euroopan-solidaarisuusjoukot-ohjelmiin

• https://www.oph.fi/sv/nyheter/2020/coronavirusets-inverkan-pa-erasmus-och-europeiska-solidaritetskaren

• https://www.oph.fi/en/news/2020/impacts-coronavirus-erasmus-and-european-solidarity-corps-programmes

• Komission Erasmus+ korona Q & A

• https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/coronavirus-impact_en

Matkustaminen ulkomaille / ulkomailta

• Suomen hallituksen linjaukset 16.3.2020 (voimassaoloa jatkettu 13.5.2020 asti)

”Kansanterveyden ja terveysturvallisuuden vuoksi aloitetaan valmistelu Suomen rajojen sulkemiseksi pikaisella aikataululla kansainvälisiä velvoitteita noudattaen. Keskeytetään matkustaja- ja henkilöliikenne Suomeen niin pian kuin mahdollista, lukuun ottamatta Suomen kansalaisten ja Suomessa asuvien henkilöiden paluuta. Suomen kansalaisten ja Suomessa asuvien henkilöiden ei pidä matkustaa ulkomaille. Suomalaisille matkailijoille suositellaan välitöntä paluuta Suomeen. Pohjois- ja länsirajan yli sallitaan välttämätön työssäkäynti ja muu välttämätön asiointi. Tavara- ja rahtiliikenne jatkuu normaalisti.”

• Ulkoministeriön UKK: https://um.fi/ajankohtaista/-/asset_publisher/gc654PySnjTX/content/kysymyksi-c3-a4-ja-vastauksia-matkustamisesta-ja-koronaviruksesta

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 1/5

A) Keskeytynyt vaihto: Vaihto on keskeytynyt koronaepidemian vuoksi ja osallistuja on palannut kotimaahan ennen ulkomaanjakson suunniteltua loppua

• Osallistuja saa pitää apurahaa vähintään ennakkomaksun verran (tyypillisesti 80 %). Osallistuja on kuitenkin oikeutettu koko vaihdon alkuperäisen suunnitellun keston mukaan laskettuun apurahaan (100 %), jos

a. hän suorittaa vaihdon loppuun kohdekorkeakouluun / -organisaatioon etäopiskeluna tai etätyönä TAI

b. hänelle aiheutuu vaihdosta kuluja vielä keskeytyksen jälkeen (esim. vuokra, ylimääräinen paluulento jne)

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 2/5

• Em. tapauksissa vaihtoa ei raportoida force majeure –menettelyn kautta, vaan korkeakoulu ratkaisee apurahan suuruuden ja dokumentoi menettelyn

• Tulossa päivitys force majeure-lomakkeeseen → ”declaration of paerticipant”; jossa osallistuja vahvistaa a) etäopiskelun tai b) ylimääräiset kulut

• Jos osallistuja pitää apurahasta 100 %, jätetään Mobility Tooliin alkuperäisen keston mukaiset alku- ja loppupäivämäärä. Jos maksetaan vähemmän, pienennetään apurahan suuruutta lisäämään tarvittava määrä ’interruption days’. MT:n kommenttikenttään kirjataan vaihdon todellinen toteutunut kesto ja tieto mahdollisesta etäopiskelusta tai ylimääräisistä kuluista.

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 3/5

B) Keskeytynyt vaihto: Osallistuja jatkaa kohdemaassa, vaikka vaihdon kohdekorkeakoulu / -organisaatio on väliaikaisesti kiinni koronaepidemian vuoksi

• Osallistuja saa pitää vaihtojakson koko apurahan alkuperäisen suunnitellun keston mukaisesti (100 %), jos

a. hän aikoo jatkaa vaihtoa sitten, kun se on vastaanottavan korkeakoulun / organisaation osalta jälleen mahdollista TAI

b. hän suorittaa vaihdon loppuun kohdekorkeakouluun / -organisaatioon etäopiskeluna tai etätyönä TAI

c. hän ei pysty palaamaan kotimaahansa matkustusrajoitusten vuoksi

• Em. tapauksissa vaihtoa ei tarvitse raportoida force majeure –menettelyn kautta

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 4/5

• Jos paluu kotimaahan ei onnistu vaihdon suunnitellun keston loppuessa, voi korkeakoulu pidentää vaihdon kestoa ja maksaa siten osallistujalle suuremman apurahan, JOS korkeakoulun KA103 hankkeessa tai KA107 hankkeessa kyseisen kumppanimaan osalta on käyttämätöntä rahaa

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 5/5

C) Vaihto on keskeytynyt ja keskeytys on aiheuttanut osallistujalle yllättäviä matka- ja majoituskuluja enemmän kuin alkuperäisen 100 % apurahan verran

• Esim. kallis ylimääräinen paluumatka, karanteeniasunto kotimaassa yms yllättävät kulut

• Raportoidaan Opetushallitukseen force majeurena. Opetushallitus määrittelee lopullisen apurahan suuruuden, tyypillisesti 1-2 kuukauden ylimääräinen apuraha.

• FM raporttiin kuluerittely ja tieto vakuutus- tai lentoyhtiön päätöksestä/linjauksesta.

• KA103: Ei kannata raportoida, jos yllättävät kulut vähemmän kuin 1 kk apuraha.

• Näin myönnetty ylimääräinen tuki ei kuitenkaan voi ylittää korkeakoulun KA103 hankkeen kokonaistukisummaa tai KA107-hankkeen maakohtaista kokonaistukisummaa

• Huom: Korkeakoulu ei ole velvollinen kysymään, onko osallistujille aiheutunut lisäkuluja, joten tämä menettely on vapaaehtoinen

Koronan vuoksi peruuntuneet vaihdot KA103 ja KA107

• Peruuntunut vaihto: Vaihto on peruuntunut koronaepidemian vuoksi ennen alkamistaan ja siitä on aiheutunut kustannuksia, joita vakuutus- tai lentoyhtiö ei korvaa

• Toteutuneet kulut raportoidaan force majeure -menettelyn kautta. Todistus vakuutus- tai lentoyhtiöltä. Opetushallitus määrittelee lopullisen apurahan.

• Mobility Tooliin merkitään vaihdon kestoksi 1 pv (alku- ja loppupäivä on sama).

Force majeure –menettely (KA103 ja KA107)

• Force majeure –tapaukset raportoidaan lomakkeella, joka päivitetty (myös vanhaa lomaketta voi käyttää): https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/force-majeure-form-for-the-heis_ka103-ka107_2020.docx

• Liitelomake, jota voi käyttää osallistujan kulujen tai etäopiskelun raportoimiseen tulossa:

• Korkeakoulun edustaja täyttää lomakkeen ja toimittaa sen liitteineen osoitteeseen erasmus@oph.fi

• Koronatapausten raportoimiseen ei ole erityistä kiirettä, korkeakoulun suositellaan keräävän tapauksia yhteen ja toimittavan ne kootusti Opetushallitukseen

Force majeure –menettely (KA103 ja KA107)

• Force majeure –lomakkeen liitteeksi koronatapauksissa tarvitaan:

• Osallistujan laatima kuluerittely vaihdon matka-, majoitus- ym. kuluista, joita vakuutusyhtiö, lentoyhtiö tms ei korvaa. Kulut voi raportoida erillisellä lomakkeella. Kuitteja ei liitetä.

• Vastaanottavan korkeakoulun/organisaation todistus vaihdon kestosta (jos on mahdollista saada)

• Vakuutusyhtiön/lentoyhtiön myönteinen tai kielteinen päätös kulujen korvaamisesta. Koronatapauksissa riittää myös tieto vakuutus- tai lentoyhtiön linjauksesta, jos todistusta ei ole mahdollista saada.

• HUOM: Sairaustapausten kohdalla lääkärintodistusta ei lähetetä Opetushallitukseen

Vaihtodokumentit keskeytyneissä vaihdoissa

• Osallistujatodistukset saapuville ja lähteville?

• Keskeytyneiden vaihtojen kohdalla hyvä kerätä, jos mahdollista. Peruuntuneiden vaihtojen osalta ei tarvetta.

• Hyvä käytäntö kirjata vaihdon todellinen toteutunut kesto ja etäopiskeluna suoritettu kesto eritellen

• Learning agreement ja grant agreement päivitykset?

• Mahdollisuuksien mukaan

Vaihto-opintojen suorittaminen/tunnustaminen

• Korkeakouluja kannustetaan

• tarjoamaan saapuville vaihto-opiskelijoille mahdollisuus suorittaa vaihto-opintonsa loppuun etäopiskeluna, jos se on mahdollista.

• tunnustamaan ja hyväksilukemaan omien opiskelijoidensa suoritukset, jotka opiskelija suorittaa etäopiskeluna vaihtokorkeakouluun varsinaisen vaihdon keskeydyttyä.

08/04/2020 Opetushallitus 17

EU-survey ja OLS-testi

• Opiskelijoita ja henkilökuntaa kannustetaan palauttamaan EU-surveykeskeytyksistä huolimatta

• Opiskelijoita kannustetaan tekemään OLS-kielitestin toinen osio. Myös OLS-kielikurssia voi – ja kannattaa jatkaa vaihdon suunnitellun keston loppuun asti

• Korkeakouluja pyydetään muistuttamaan opiskelijoita EUSurveyn ja OLS-testin tekemisestä esim. ryhmäviestillä

• Poikkeustilanteessa ei korkeakouluissa ole välttämättä resurssia yksittäisten liikkujien muistutteluihin ja näin ollen on ymmärrettävää, ettei palautusprosentti ole yhtä korkea kuin aiempina vuosina.

08/04/2020 Opetushallitus 18

Vastavalmistuneiden harjoitteluun lisäaikaa

Koronasta johtuen komissio tarjoaa lisäaikaa vastavalmistuneiden harjoittelun suorittamiseen: harjoittelu on suoritettava 18 kuukauden sisällä valmistumisesta normaalin 12 kuukauden sijaan.

08/04/2020 Opetushallitus 19

Muutokset vuoden 2018 KA107 globaalin liikkuvuuden hankkeisiin

• Vuonna 2018 rahoitettuihin E+ KA107 globaalin liikkuvuuden hankkeisiin on mahdollista hakea seuraavia muutoksia:

• Sopimuskautta on mahdollista pidentää nykyisestä 26 kuukaudesta 38 kuukauteen, jolloin sopimusten uusi päättymisaika on 31.7.2021. Sopimuskauden pidentäminen koskee kaikkia kumppanimaita.

• Tukea on poikkeuksellisesti mahdollista siirtää kumppanimaasta toiseen saman tukikorin maiden kesken edellyttäen, että maat ovat mukana korkeakoulun rahoitussopimuksessa. Tukea ei siis voi siirtää sellaisen kumppanimaan kanssa käytettäväksi, johon korkeakoululle ei alun perin ole myönnetty tukea.

Muutokset vuoden 2018 KA107 globaalin liikkuvuuden hankkeisiin

• Molempia muutoksia haetaan sopimusmuutoslomakkeella, joka löytyy täältä:

https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/sopimusmuutoslomake-ka107-call-2018-hankkeet_paivitetty.docx

https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/blankett-for-avtalsandring-ka107-2018_0_0.docx

• Lomake lähetetään sähköpostilla osoitteeseen erasmus@oph.fi. Allekirjoitus ei ole pakollinen.

• HUOM: Nämä muutokset ovat mahdollisia vain vuonna 2018 rahoitettujen KA107 hankkeiden osalta

• Sopimusmuutoslomakkeet pyydetään palauttamaan 30.4.2020 mennessä

Eurooppalainen liikkuvuus (KA103) ja sopimuskauden 2019-2020 jatko

KA103 2019-2020 rahoitussopimusten jatko

Vuoden 2019 eurooppalaisen liikkuvuuden hankkeiden alkuperäinen sopimuskausi: 16 kk: 1.6.2019 – 30.9.2020 → pidennys 24 kk: eli 31.5.2021 asti

• Pidennyksellä halutaan mahdollistaa tuen joustava & optimaalinen käyttö poikkeustilanteessa.

• Sopimuskauden pidennys tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää 2019-apurahamyöntöä erityisesti opettaja- ja henkilökuntavaihtoihin, joita kevään peruutusten myötä siirtyy mahdollisesti 2020-2021 lukuvuodelle.

• Suositus on, että 2020-2021 opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon lähteville maksetaan apurahat ensisijaisesti 2020 apurahamyönnöistä, jotta kaikki lähtijät saavat samansuuruiset, korkeammat apurahat.

• Mahdollisuus toiseen väliraportointiin 31.8.2020 mennessä

• Loppuraporttien deadline 31.5.2021 päättyville hankkeille: 30.7.202108/04/2020 Opetushallitus 24

KA103 2019-2020 rahoitussopimusten jatko

• Pidennystä haetaan sopimusmuutoslomakkeella, joka löytyy täältä: https://www.oph.fi/fi/ohjelmat/ka103-korkeakoulutuksen-eurooppalainen-liikkuvuus-hallinnointi-ja-sopimusliitteet-2019

• Lomake lähetetään sähköpostilla osoitteeseen erasmus@oph.fi. Allekirjoitus ei ole pakollinen.

• Muutoslomakkeet pyydetään lähettämään 30.4.2020 mennessä

• Muutoksesta tulee päätös & lisäsopimus

• Sopimuskauden pidennys tulee näkyviin Mobility Tooliin ja OLS-portaaliin

KA103 2019-2020 lisäapurahat

• 3.4.2020 mennessä kaikilta lisäapurahaa hakeneilta vastaus tuentarpeesta, kiitos!

• Päätökset tehdään 8.4.2020

• Periaate myöntöihin: raportoidusta tuen tarpeesta vähennetään alkuperäinen myöntö

08/04/2020 Opetushallitus 26

Koronaepidemian vaikutukset FIRST+ ohjelman 2019 hankkeisiin

27FIRST+

Force majeure -menettely

• Voidaan käyttää kaikissa FIRST+ -toiminnoissa kattamaan koronan takia keskeytyneissä tai peruuntuneissa liikkuvuuksissa kertyneitä kustannuksia.

• Force majeure –lomakkeella ilmoitetaan verkoston tiedot, liikkuvuusjakson tiedot sekä kertyneet kustannukset (asuminen, matkustaminen).

• Lomake lähetettään first@oph.fi –osoitteeseen

• Käsitellään Opetushallituksessa: tarkistamme voiko liikkuja pitää hänelle myönnetyn apurahan kokonaisuudessaan, kuitenkin vähintään jo maksetun summan tai kulujen mukaisen summan.

• Loppuraportointivaiheessa tilastoraporttiin merkitään toteutunut kesto sekä Force majeure -päätöksen mukainen apurahasumma.

FIRST+

Etäopiskelu tai -työ

Opiskelija voi pitää koko vaihtoa varten lasketun apurahan

• Jos jo alkanut opiskelijavaihto tai harjoittelu on keskeytynyt koronaepidemian vuoksi, mutta opiskelija suorittaa etäopiskeluna tai -työnä vaihtojaksonsa loppuun kohdekorkeakouluun/-organisaatioon koti- tai kohdemaassa.

• Ei raportoida force majeure –lomakkeella vaan tapaukset merkitään vain loppuraportointivaiheessa tilastoraporttiin.

FIRST+

Intensiivikurssit ja ryhmien liikkuvuusjaksot

• FIRST+ -intensiivikursseja sekä ryhmille suunniteltuja lyhyitä liikkuvuuksia on mahdollista siirtää toteutettavaksi vielä varsinaisen rahoituskauden jälkeenensi syksynä.

• Intensiivikurssien osalta myös digitoteutus on mahdollista ja kurssille myönnettyä rahoitusta voi käyttää tästä syntyvien kulujen kattamiseen.

• Näissä tilanteissa tee ensin alustava suunnitelma ja ole sen jälkeen yhteydessä first@oph.fi suunnitelman ja perustelujen kanssa.

FIRST+

Kysymyksiä!

08/04/2020Opetushallitus 31

Ennakkokysymykset 1

• Pitääkö koronatilanteen vuoksi vaihtonsa keskeyttävien opiskelijoiden tehdä OLS -kielitestin toinen osio sekä EU Participant report? Normaalissa force majeure -tapauksessa näitä ei vaadita opiskelijoita tekemään.

• Onko learning agreementit päivitettävä, jos opintosuunnitelma muuttuu etäopintojen myötä?

• Mitä tapahtuu, jos opiskelija ei saa etäopintoja suoritettua / ei pysty tenttimään tms?

• Voiko kustannuksiksi raportoida vuokrat koko kevätlukukauden loppuun, jos vaihto on keskeytynyt maaliskuussa?

• Jos henkilökunnan vaihto on peruuntunut ja on syntynyt kustannuksia, joita matkavakuutus ei korvaa, niin voiko tällöin korkeakoulu tehdä Force majeure -hakemuksen? Vai pitääkö jokaisen opettajan tehdä se erikseen itse?

08/04/2020 Opetushallitus 32

Ennakkokysymykset 2

• Saksan kesälukukausi 1.4.20 alkaen ja Erasmus+ -ohjelma: osa opiskelijoista ehti saada ennen vaihtoa maksettavan Erasmus+ -apurahan, osa kuitenkaan ei, koska Learning Agreement viipyi kohdeyliopistosta. Kaikille on ehtinyt tulla matka- ym. kuluja vaikka vaihtoon lähtö ei toteutunut. Miten toimimme/raportoimme?

• Saksa on siirtänyt kesäkauden alkua huhtikuulle alkavaksi. Meillä on paljon koko vuoden double degree-opiskelijoita, jotka ovat olleet Saksassa jo syyslukukauden. Osa on ollut koko ajan Saksassa, osa tullut välikaudeksi kotiin ja aikoo jatkaa vaihtoaan sitten kun lukukausi alkaa. Voidaanko vaihtoaikaa jatkaa suoraan vai pitääkö laittaa tauolle väliajaksi?

• Onko apurahan 1. osan maksaminen edellytys force majeure-menettelyn käyttämiselle? Mietin tässä fiksuinta marssijärjestystä, jolla tulisi mahdollisimman vähän rahojen edestakaisin siirtelyä.

08/04/2020 Opetushallitus 33

Ennakkokysymykset 3

• Jos kotikorkeakoulu maksaa tukea vaihdon keskeytymisestä aiheutuvista ylimääräisistä kustannuksista opiskelijalle tositteita vastaan, niin tarvitseeko opiskelijan raportoida tätä Force majeure hakemuksessa? Tuki on maksimissaan 500 euroa.

• Force Majeure-hakemukseen ei kuluselvityksen lisäksi tarvitse liittää kuitteja. Täytyykö korkeakoulun ne kuitenkin kerätä, säilyttää ja näyttää mahdollisen tarkastuksen yhteydessä?

• Miten keskeytyneiden vaihtojen kesto merkitään Virta-liikkuvuustilastointiin? Ovatko etäopinnot kohdekorkeakouluun ulkomaan opintoja?

• Vinkkejä vastavalmistuneiden harjoittelun toteutukseen, kun opiskelija ei enää ole oppilaitoksessa kirjoilla

08/04/2020 Opetushallitus 34

Ennakkokysymykset 4

• Jos Erasmus+-opettaja- ja henkilökuntavaihtoja on peruttu pandemian takia, mutta kuluja matkojen perumisesta ei ole syntynyt lainkaan, vaan perumiset on pystytty tekemään kuluitta, kirjataanko kuitenkin tiedot Mobility Tooliin? Miten nämä raportoidaan loppuraportissa?

• Entä jos Erasmus+-opettaja- ja henkilökuntavaihtoja on peruttu pandemian takia, mutta vaihtoon hyväksytty ei ole ehtinyt tehdä matkavarauksia, vaikka vaihdosta on laadittu kaikki liikkuvuusasiakirjat? Kirjataanko vaihdot kuitenkin Mobility Tooliin?

08/04/2020 Opetushallitus 35

Ennakkokysymykset 5

• Onko KA103 vuoden 2019 sopimuskauden pidennystä pakko hakea?

• Tuleeko KA107 ja KA103 sopimuskauden pidennyshakemuksiin päätös/kuittaus OPH:lta?

• Syyslukukauden 2020 vaihdot: voidaanko toteuttaa normaalisti? Kaivataan yhteistä linjausta

• Erasmus+ 2020-21 lähtevät opiskelijat: voiko kauden 2019-20 liikkujien ja korkeakoulujen välisiä dokumentteja käyttää (apurahasopimus ja Learning Agreement) vai onko dokumentteihin tulossa isoja muutoksia?

08/04/2020 Opetushallitus 36

Kiitos!

erasmus@oph.fi

08/04/2020Opetushallitus 37