erfaringar frå feide i nordfjord

Gardermoen 27.11.2013-

Frode Vik – IKT koordinator

Erfaringer fra innføringen avFeide i et kommunesamarbeidNordfjordregionen

Erfaringar/tilbakeblikk

• Bakgrunn/målsetning• Forankring• Organisering av arbeidet • Informasjon• Gjennomføring av arbeidet• Regelverk og rutinar• Konklusjon• Gevinstar

Bakgrunn

• IKT – samarbeidet i Nordfjordregionen er godt etablert og har tradisjon over tid. Det er utarbeidd strategisk IKT – plan for utvikling i heile kommuneorganisasjonen.

• Gjennom ei grundig regional undersøking av kvaliteten på IKT i skulane, kom regionen fram til nokre felles regionale satsingsområde. M.a: – Felles IKT – plan – Felles skuleadministrativ programvare

• Det er lagt opp til felles drifting av skuleadministrativt system (SAS) Oppad og kommunane i regionen hadde same LMS -løysing (Fronter).

• Behov for eit felles domene for oppvekstsektoren i kommunane (skulane og barnehagane)

Premissar

• Det skuleadministrative systemet (SAS) Oppad skulle danne grunnlag for dei krava Feide stilte til kvalitet.

• Med bakgrunn i kompetanse i regionen vart Buddyløysinga valt som teknisk plattform for Feide.

• Tildeling av eksterne midlar var grunnleggjande for å gjennomføre prosjektet.

• Kvar kommune måtte kalkulere inn ein eigeninnsats tilsvarande 50 % av totalkostnaden i prosjektet. Slik prosjektet var skissert, ville ein stor del av denne eigeninnsatsen vere knytt til eige arbeid med gjennomføringa.

Forankring

• Kunnskapsdepartementet sine planar for heilskapleg identitetsforvalting i utdanningssektoren

• Prosjektet vart solid forankra– Fylkesnivå– Regionsnivå– I kvar kommune

• Politisk behandla i alle kommunane

Forankring

• Erfaringar:– Andre delar av kommuneforvaltninga– Leiargruppene – forståing av kva som er bestemt/

kven bestemmer?– Makt og mynde i høve gjennomføring– Oppslutning gjennom heile prosjektet

Organisering av arbeidet

• Prosjektet vart organisert som eit samarbeidsprosjekt i regionen. Regionen sjølv hadde totalansvar for prosjektleiing og gjennomføring.

• Prosjektet har vore organisert med: – Referansegruppe: skulefagleg ansvarlege i regionen. – Styringsgruppe: IKT –leiargruppa i regionen. – Prosjektgruppe, IKT –driftspersonale frå dei 7

kommunane.

• Fylkeskommunen har delteke i prosjektet som rettleiar, og har delteke i møte og synfaringar.

• Ekstern leverandør som part i prosjektet

Organisering av arbeidet

• Erfaringar:– For mykje fokus på teknisk løysing?– Fungerar gruppene i praksis?– Kva med tid og ressursar inn i prosjektet?– For omfattande?– Kompetansekrav til dei som styrer og dei som utfører

prosessane?

Informasjon

• Arbeidet starta opp med innleiande informasjon hausten 2007.– I det innleiande arbeidet vart det lagt grunnlag for

samarbeidet om prosjektet• Regionen hadde eksterne informantar frå Uninett ABC og

fylkesmannen • Regionen følgde sjølv opp med informasjon utover i

systemet. • Skulefagleg ansvarlege har heile tida vore orientert om

framdrift i prosjektet både i faste møte i regionen og gjennom formidling av skriftleg informasjon.

• Ikt- leiargruppa informert gjennom leiar og prosjektleiar for prosjektet

• Representantar frå prosjektgruppa har gjennomført ein informasjonsrunde i alle kommunar. På desse samlingar har skulenivået i kvar kommune vore representert.

Informasjon

• Erfaringar:– Gjennom arbeidet med prosjektet har ein likevel opplevd

å kome ut på skular der kjennskapen til Feide har vore minimal

– Det kan opplevast som om informasjonsflyten stoggar heilt opp nokre stader

– Feil informasjon til rette personar eller rett informasjon til feil personar?

– Kva får du? Meir fokus undervegs i prosjektet

Gjennomføring av arbeidet

• Bygger på andre satsingar (reglement og SAS innføring)• Grunnleggjande gjennomgang av datasystema i

kommunane• Mange kommunar fann manglar med infrastrukturar som

maskinutstyr og for dårleg kapasitet for lagring og overføring av data.

• Viktig med pilotering (prøv ut før utrulling)• Gjennomgang og kvalitetssikring av innlagde data i

Oppad (skuleadministrativt system). – Utarbeiding av reglement for registrering av persondata.

• Avtalt ein utrullingsplan• Teknisk personale har fått god kjennskap til løysinga og

opplevd kompetanse heving i gruppa-• Stor «dugnad»

Gjennomføring av arbeidet

• Erfaringar:– Rutinar og datasikkerheit i alle kommunar

• Fokus på endring av kultur?

– Kompetanse på SAS– Feide -innføring separat i små, einskildkommunar blir ei

for tung oppgåve for dei fleste å handtere. Dette gjeld både personellmessige tilhøve og økonomi.

– Gjennom samarbeid og kontakt mellom kommunane har ein prøvd å finne samanhengar, og i fellesskap finne løysingar på desse problema etter kvart.

– Mange av dei problema som har dukka opp kunne ikkje tilskrivast Feideprosjektet.

FEIDE løysing - Nordfjord

Kommunenett Nordfjord

BAS

FIM 2010Buddy 4.0Data overførast daglegEigen installasjonDrift/support hjelp – AteaDatanav for heile kommuneadministrasjonen

Oppad (Skule, BHG

og SFO)

Integrasjon Arkiv,

Økonomi, Vigo, GSI,

Nasjonaleprøver.

O2

Sikker soneSkule

Feide

Lærarweb BHGopptak

Sophusportalen

Betaling BHG/SFO

PrivateBHG

Variabellønn

CLG

Vurderingsverktøy.

Rutinar

Sikkersone barnehage

Digital SFO søknad

Barnehageweb

Regelverk og rutinar

• Handtering av personinformasjon – Rutinar for handtering av personinformasjon– Kvalitetssikring av innlagde data vart gjort før Feide – utrullinga tok til i

kommunane. – Rutineheftet vart utarbeidd basert på eigne arbeid og erfaringar og

innspel frå arbeidet som var gjort i Uninett ABC og mellom anna SÅTE -kommunane.

• IKT –reglement – Det er utarbeidd eit overordna IKT –reglement. – Dette reglementet vil bli vedteke politisk som ei forskrift for kvar

kommune og dannar grunnlag for underliggande reglement. – Reglar og informasjon til elevar, foreldre og lærarar. – Reglementet blir delt i to delar: 1. – 7. trinn og 8. – 10. trinn. – Reglementet for 1. – 7. trinn er også lagt opp med kort informasjon til

foreldre. – Det er lagt opp til at desse formulara skal skrivast under. Årsaka til dette

er både på grunn av formaliteten og tanken om å få fokus på innhaldet. • Rettleiing

– Tilleggsdokument til bruk både for lærarar og foreldre. Rettleiinga som blir brukt er stort sett utarbeidd av Uninett ABC, oversett til nynorsk og litt tilpassa til lokal bruk.

Regelverk og rutinar

• Erfaringar:– Reglar/kontrakt for utlån av maskiner (berbare) – Samtykkeskjema – Rutinar for internkontroll (registrering av avvik) – Nye informasjons- og undervisningsopplegg– Blir dei brukt i praksis?– Informasjon til foreldre og elevar?

Feide - Utfordringar

• Ein kode – sikkerheit– Kvalitetssikring– Sikkerheitsvurderingar av tenester– Bevistgjering– Singel sign on (nja )

• Tenestar – lokalt/eksternt– Tilgang– Samarbeid?

• Stabilitet– Diskusjonar internt om bruk av ID-teknologi

• Kostnad/ressursbruk

erfaringar frå feide i nordfjord

Education