erp curso "boas práticas aplicadas ao processo de seleção de sistemas erp para pequenas e...
TRANSCRIPT
Universidade Presbiteriana Mackenzie
Boas Práticas Aplicadas ao
Processo de Seleção de
Sistemas ERP
para Pequenas e Médias Empresas
Prof. Dr. Vivaldo José Breternitz
Prof. Dr. Antonio César Galhardi
Faculdade de Computação e Informática
2
O QUE É ERP?
• “pacote de software que permite a uma organização automatizar, otimizar e integrar a maioria de seus processos de negócio, objetivando adquirir vantagem competitiva”
• são constituídos por diversos módulos que atendem a funções empresariais específicas (finanças, RH, produção etc.)
• A expressão “boas práticas” é derivada do
inglês "best practices“ e designa a melhor forma para realizar determinada tarefa.
• É sempre recomendável seguir as boas práticas, pois elas foram testadas e aperfeiçoadas ao longo do tempo.
Com ERP, a idéia é substituir trabalho manual e sistemas não ou mal integrados por um sistema
concebido para operar de maneira integrada, harmônica
5
Pequenas e médias empresas -
PME
• são as que apresentam receita operacional bruta anual ou anualizada entre R$ 2,4 e 90 milhões, conforme critérios adotados pelo BNDES
Por que estudar esse assunto? • O mercado brasileiro de software ERP fechou 2009 com receita de
2,5 bilhões de reais, devendo crescer mais de 8% ao ano até 2013.
• Em 2011 o mercado mundial deverá gastar cerca de US$ 36 bilhões apenas em licenças de software
• Autores como Damsgaard e Karlsbjerg, afirmam que sistemas desse tipo estão rapidamente substituindo os sistemas desenvolvidos “sob medida” – isso afeta nosso mercado de trabalho.
• PMEs : 29% do PIB, 3,6 milhões de empresas formais (23%), 1 milhão de empresas informais (6%), 44% da força de trabalho formal
7
• Os projetos de implantação de ERP:
– São MUITO caros
– Tem tempo médio de implantação de 23 meses (Meta Group)
• Há registros de falhas estrondosas: HP (perdeu US$ 400 mi em implantação mal sucedida); Cadbury (perdeu £ 12 mi devido a excesso de produção ocorrido em função de erro em ERP), FoxMeyer (faliu)
E porque escolher mal pode gerar grandes problemas para a empresa (e para o profissional que participou do processo):
Cenário
• Empresas de grande porte dispõem de recursos suficientes para organizarem um processo de seleção adequado, quase sempre se utilizando de serviços de empresas de consultoria que adotam estratégias e metodologias consolidadas, o que pode aumentar as probabilidades desse processo chegar a bom termo.
• PMEs vivem realidades diferentes: usualmente, escolhem o fornecedor através de indicações de terceiros, contatos com empresas fornecedoras ou baseando-se apenas no critério preço; quando isso ocorre, as probabilidades de sucesso da implantação do ERP diminuem.
Em função de tudo isso, os autores resolveram com base em pesquisa bibliográfica e em sua
experiência profissional
desenvolver um trabalho com o objetivo de gerar contribuições que auxiliem as PME a conduzirem o processo de seleção de ferramentas ERP de forma mais segura.
Antes de tudo, recomendamos
Procure entender claramente quais são os problemas dos usuários:
• Os sistemas são ruins?
• Os processos são ruins?
• Os executivos são ruins?
• O modelo de negócio é ruim?
ERP pode ajudar
Pense em outra solução...
Um caso clássico (lenda urbana) • Quando a NASA começou a lançar astronautas, descobriu que as
canetas existentes não funcionavam em gravidade zero. Para resolver
este problema, contratou a Andersen Consulting (hoje Accenture).
• Empregaram uma década e 12 milhões de dólares desenvolvendo
uma caneta que escrevesse em gravidade zero, de ponta cabeça,
debaixo d'água, em praticamente qualquer superfície e suportando
variações de temperatura de abaixo de zero até mais de 300 ºC...
Essa caneta é Fisher Space Pen
12
Os russos, grandes rivais dos americanos nessa época, encontraram outra solução para esse problema; alguém sabe qual foi?
Se um ERP realmente puder resolver os problemas da organização, adote um roteiro básico, mas organizado, para escolher um sistema
que realmente ajude sua organização
• A idéia é selecionar usando um sistema de filtragem
13
Sistemas candidatos
Sistema selecionado
14
Esse roteiro pode ser constituido pelas fases que se seguem
1. Planejamento do processo de seleção (equipe (comitê), cronograma)
2. Seleção inicial de fornecedores (entre 5 e 10), levando-se em conta market share e perfil da clientela (semelhança com a da empresa objeto do trabalho)
15
3. Definição dos critérios para avaliação, elaborando-se RFI (Request for Informations)
4. Avaliação dos fornecedores, pela análise das respostas às RFI
5. Discussão do resultado, descartando-se os menos adequados e mantendo-se entre 3 e 5 deles
16
6. Revisão dos critérios para avaliação, elaborando-se as RFP (Request for Proposal) e solicitações aos fornecedores de demonstração de soluções para os futuros usuários e equipe do projeto
7. Análise das propostas
17
8. Preparação do relatório final, que recomendará à direção da empresa a contratação da solução considerada pelo comitê como a mais adequada, bem como a estratégia de implantação (big bang x faseada)
9. Formalização da contratação
10. Implantação
Critérios para avaliação
• Funcionalidades e aderência • Arquitetura Técnica • Custos/ROI • Estabilidade do fornecedor • Maturidade, market share • Visão de futuro do fornecedor • Serviço e Suporte
• Facilidade de customização e parametrização
• Conectividade e integração
• Usabilidade
18
É difícil enxergar o
problema de
seleção de ERP
como um todo:
cuidados são
necessários
19
Cuidados
20
•Marketing agressivo – os fornecedores dizem que suas soluções servem para qualquer empresa em qualquer situação – isso é mentira! Vendedores querem vender, não resolver seus problemas • Sistemas objeto de desejo/o ”efeito IBM“
•Quick pick é perigoso
• Consultorias
Muito cuidado:
custos ocultos
Licenças de
software
Hardware
Pessoal de TI
Customização
Manutenção
Treinamento
Etc
Cuidados
22
• Corrupção (interna, consultorias) • Cultura organizacional
• Software não supera gerenciamento pobre e modelos de negócio equivocados (não é "silver bullet“)
• Síndrome de HAL
• A vida não termina após a implantação do ERP. Apenas começa...
E finalmente: o que serve para uma empresa pode não servir para outra!
Gratos
Prof. Dr. Vivaldo José Breternitz
Prof. Dr. Antonio César Galhardi
24