es 5´s acciones para el orden en el inmujeres domingo, 19 de julio de 2015
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5´s Accioneses para el orden en el INMUJERES
viernes, 21 de abril de 2023
TemasTemas• Porqué Implementar el Proyecto 5´s
• ¿Qué son las 5´s?
• ¿Cuál es el objetivo de implementar las 5´s en el Inmujeres?
• ¿Qué buscan las 5´s?
• Beneficios de aplicar las 5´s
• ¿Cómo se aplican las 5´s, en los procesos?
• ¿Elementos a evaluar?
• Logros en otras organizaciones
• Plan de Trabajo
Porqué Implementar el Proyecto 5´sPorqué Implementar el Proyecto 5´s
Problemática Plan de Acción Acciones
Derivado de la Auditoría Externa de Recertificación, se observó que existe mucha información documental en la mayoría de los escritorios fuera de orden.
Implementar la metodología de orden y disciplina “5s”, enfocada principalmente al control de la documentación.
Se estableció “5´s en el INMUJERES” como Proyecto de Mejora, con las siguientes actividades:Fotografías de la situación actual•Cursos de capacitación•Visita de campo a Grupo Modelo•Evaluaciones periódicas a los lugares de trabajo.
5s
Fortalecimiento Interno
Metodología 5S
Ctrol. Doctos (archivos)
Normateca Interna
Transparencia
Simplificación de Políticas internas
(PMG)
Porqué Implementar el Proyecto 5´sPorqué Implementar el Proyecto 5´s
Mejora en la CalidadMejora en la Calidad
Desarrollo de una Actitud PreventivaDesarrollo de una Actitud Preventiva
Incremento dela Eficiencia
Incremento dela Eficiencia
Mejora dela Seguridad
Mejora dela Seguridad
AmbienteAgradableAmbienteAgradable
Mayor Competitividad
Mayor Competitividad
5’s5’s
Porqué Implementar el Proyecto 5´sPorqué Implementar el Proyecto 5´s
Son 5 hábitos para un ambiente de calidad, en la vida personal y laboral, basados en una metodología de origen japonés y se refieren a 5 palabras que en ese idioma comienzan con “s”.
•S E I R I•S E I T O N•S E I S O•S E I K E T S U•S H I T S U K E
•S E L E C C I Ó N•O R G A N I Z A C IÓN•L I M P I E Z A•BIENESTAR PERSONAL•D I S C I P L I N A
¿Qué son las 5´s?¿Qué son las 5´s?
¿No te ha pasado que a veces en tu área de trabajo, tienes muchas cosas que no necesitas y las que necesitas no las tienes?
Pues SELECCIONAR es separar e identificarlas cosas de acuerdo a
una característica: • clase, • tipo, • tamaño, • categoría• o frecuencia de uso.
PAPELERIA FRAGIL
PAPELERIA NORMAL
LIBROSESCOLAR
PAPELERIA FRAGIL
PAPELERIACONTABLE
LIBROS BODEGA
MATERIAL FRAGIL
MATERIAL FRAGIL
MATERIAL BODEGA
MATERIALAPARADOR
LIBROSDE TEXTO
MATERIAL VARIOS
1ra “S”: Seleccionar1ra “S”: Seleccionar
SELECCIONAR: Separar de acuerdo a una característica
1ra “S”: Seleccionar1ra “S”: Seleccionar
Si en nuestro lugar de trabajo tenemos muchas cosas que no necesitamos, entonces nos estorban.
Así que el primer paso en nuestra área de trabajo es SELECCIONAR.
Que todo quede mas despejado.
Tener más espacio para otras cosas.
Que las cosas viejas o sin uso ya no “estorben”.
Poder controlar el inventario.
Eliminar el despilfarro.
Tener más seguridad y menos accidentes.
Contar con lo necesario para realizar nuestro trabajo.
Esto es lo que podemos
ganar,si logramos
tener sólo lo
necesario para trabajar.
1ra “S”: Seleccionar1ra “S”: Seleccionar
Resumiendo:1 . Separemos lo necesario de lo innecesario.
2. Consultemos con la jefa ó jefe inmediato, para ver si está bien hecha la clasificación y etiquetar los elementos innecesarios.
Si usas algo con frecuencia
Si usas algo con alguna frecuencia
Si usas algo de vez en cuando
Si no lo usas o no es necesario
Déjalo en el sitio de trabajo
Ponlo cerca del área de trabajo
Ubícalo en un almacén, gaveta, cajón, etc.Etiquétalo como innecesario
1ra “S”: Seleccionar1ra “S”: Seleccionar
Y ahora que nos quedamos con lo necesario ¡Vamos a organizarnos!
ORGANIZAR: Es ordenar los objetos dentro de un lugar de acuerdo a una norma o método adecuado.
Que sea fácil de:
• Localizar
• Tomar y usar
• Devolver a su lugar
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
2da “S”: Organizar2da “S”: Organizar
Resumiendo:1.- Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
2da “S”: Organizar2da “S”: Organizar
Resumiendo: 2.- Disponer de las cosas con miras a una función o uso determinado.
2da “S”: Organizar2da “S”: Organizar
Resumiendo: 3.- Si son de uso común, hay que establecer normas para su utilización.
2da “S”: Organizar2da “S”: Organizar
Bueno, ya que tenemos todo ordenado vamos a mantenerlo limpio
LIMPIEZA: Es quitar lo sucio.
La limpieza, además de barrer y sacudir, es:
• No ensuciar.
• No desperdiciar materiales para no generar basura. 3R: Reduce, Reusa y Recicla.
• Inspeccionar y dar mantenimiento a nuestras cosas.
• Hay que hacer el trabajo bien y a la primera.
3ra “S”: Limpieza3ra “S”: Limpieza
Resumiendo:
1.- Libre de polvo y basura 2.- Pasillos despejados
3ra “S”: Limpieza3ra “S”: Limpieza
Resumiendo:
3.- Contenedor para desechos y
4.- Señalización.
3ra “S”: Limpieza3ra “S”: Limpieza
BIENESTAR PERSONAL: Es buscar que las personas desarrollen de manera fácil y cómoda todas sus funciones, mantener la salud física y mental y tener condiciones de trabajo saludables.
4ta “S”: Bienestar Personal4ta “S”: Bienestar Personal
BIENESTAR PERSONAL: Es aplicar los hábitos del orden en tu vida, y mantener tu salud física y mental, por eso debes:
• Usar ropa limpia y adecuada para el trabajo.• Tener una alimentación balanceada.• Dormir bien.• No abusar del alcohol, ni del cigarro.• Tener una actitud positiva.• Seguir las normas de seguridad.• Practicar algún deporte.• Mantener limpieza en tu lugar de trabajo, casa, baños, etc.
4ta “S”: Bienestar Personal4ta “S”: Bienestar Personal
Y AHORA veamos
DISCIPLINA: Es apegarse a las normas de la organización,
(internas y externas).
¡Haz siempre bien lo que debes hacer!
Con la formación y cambio de hábitos se fortalece la cultura organizacional
5ta “S”: Disciplina5ta “S”: Disciplina
SELECCIONAR Tener sólo lo necesario para trabajar.
ORGANIZAR Tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
LIMPIEZA Evitar lo sucio.
DISCIPLINA Conocer y cumplir con las normas establecidas
BIENESTAR PERSONAL
Para un ambiente de calidad, en la vida personal y laboral.
Las “5s” te sirven para:
En resumenEn resumen
Control de documentos, registros y expedientes organizados y conservados bajo criterios archivísticos uniformes de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad, integridad, conservación y custodia.
¿Cuál es el objetivo de implementar las 5´s en el ¿Cuál es el objetivo de implementar las 5´s en el Inmujeres?Inmujeres?
Contribuir al cumplimiento de los lineamientos establecidos para el control documental, así como fomentar una cultura de orden y limpieza.
Liberar espacio.
Mejorar el aspecto visual.
Lineamientos
• Tener sólo lo necesario, limpio y funcionando.
• Cada cosa tendrá un lugar asignado.
• Mayor control de la información.
• Crear y conservar la Memoria Institucional.
• Brindar seguridad, confianza y bienestar.
• Prevenir situaciones indeseables y estar preparados para situaciones inesperadas.
¿Qué buscan las 5´s?¿Qué buscan las 5´s?
Mejora la seguridad.Ayuda a reducir el desperdicio.Incrementa nuestra eficiencia.Mejora nuestra imagen.Contribuye a desarrollar buenos hábitos.Desarrolla el auto-control.Mejora nuestra disposición ante el trabajo.Propicia un ambiente amigable y confiable.
Beneficios de aplicar 5´sBeneficios de aplicar 5´s
Sólo las actividades necesarias.En el orden correcto.Usando formatos y piezas de comunicación claras.En observancia de la normatividad aplicable.Generando productos y servicios que generen una
sociedad más próspera.
¿Cómo se aplican las 5´s, en los procesos? ¿Cómo se aplican las 5´s, en los procesos?
Espacio libre de cajas, cables, sillas o cualquier objeto que interfiera el acceso a la oficina o sección.
Mobiliario con una distribución acorde al espacio, que permita el libre tránsito.
No
Sí
Saturación visual del área.
Objetos inservibles o en desorden a la vista.
Artículos, adornos, calendarios, que se consideren obsoletos.
Objetos fuera de lugar.
Elementos a evaluarElementos a evaluar
La oficina o sección debe estar libre de polvo y basura, hacer énfasis en los lugares de difícil acceso, bajo el cpu, detrás y encima de los muebles, dentro de los cajones y entrepaños.
Limpieza
Elementos a evaluarElementos a evaluar
El mobiliario que se tenga en cada oficina o sección debe ser utilizado para los fines a los que fue proporcionado, no tener cajas sobre las sillas, sillones, CPU; equipo funcionando.
Si se encuentra deteriorado se debe solicitar su reparación. Se concentrará la información recibida y se irá solucionando de acuerdo a cada caso y a la disponibilidad del presupuesto.
Uso adecuado al mobiliario
Elementos a evaluarElementos a evaluar
Trabajar cómodamente sin objetos que afecten la postura.
En una emergencia evacuar el lugar lo más rápido posible, sin tener artículos que pueden obstruirte
Tener condiciones adecuadas:
Elementos a evaluarElementos a evaluar
Trabajar un tema a la vez.
Si se tienen varios documentos éstos deben tener relación con el tema principal.
Si se tiene información de diferentes temas, el evaluado deberá describir el tratamiento que dará a cada uno.
Presentar argumento de cada artículo que se encuentre sobre el área de trabajo.
Que en el escritorio se tenga sólo lo que se esté utilizando.
Elementos a evaluarElementos a evaluar
Exponga la lógica de acomodo de los artículos.
Que los objetos personales tengan un lugar asignado, y no se mezclen con los del trabajo cotidiano.
Cuando aplique, que en los cajones del escritorio:
Elementos a evaluarElementos a evaluar
Deben estar identificados por el asunto o tema que contengan, es aplicable a equipos, disquettes, cd. (nombre lógico). Coincide el nombre con el contenido.
La ruta de acceso al archivo electrónico debe ser ágil, y describir lo relacionado al tema que trate.
Agrupados por tipo de información.
Información en archivos electrónicos
Elementos a evaluarElementos a evaluar
De acuerdo al reporte del área de Sistemas.
Software
Elementos a evaluarElementos a evaluar
A simple vista la información en medios físicos: (fólders, carpetas, engargolados, notas), debe estar identificada es decir, señalar su contenido.
En el caso de usar códigos (colores, barras, tipo de letra, logos) verificar coincidencia.
No usar misma identificación para información diferente.
En los archiveros donde se guarda la información, elegir muestras del frente, mitad y final.
Información Documental
Elementos a evaluarElementos a evaluar
Se toman muestras aleatorias y se observa que el contenido coincida con la identificación.
Contenido vs Identificación
Elementos a evaluarElementos a evaluar
La oficina o sección debe estar libre de cajas con información. A menos que el espacio y/o la actividad lo requiera, estas cajas deben estar debidamente identificadas y colocadas en los lugares donde no estorben.
Información en cajas
Elementos a evaluarElementos a evaluar
Todo el personal debe conocer y poder mostrar su controles internos (indicadores, procedimiento, formatos, trámites, etc.) durante el desarrollo de su trabajo y sus proyectos.
Controles internos
Elementos a evaluarElementos a evaluar
¿CómoCómo lo hicieron lo hicieron?Con la participación de TODOS
Dando cumplimiento permanente a los acuerdos
Definiendo y comunicando criterios
Logros en otras organizacionesLogros en otras organizaciones con las 5´scon las 5´s
¡G r a c i a s!
5’s