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ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN CONTABLE Y ADMINISTRATIVA
DEL ALMACÉN DE REPUESTOS “COOPERATIVA DE
TRANSPORTES DEL PACIFICO”
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
CONTABILIDAD - NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES –
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA.
AUTORA: QUIÑÓNEZ TORRES MIRNA LISSETTE
ASESORA: MGT. VERÓNICA AGUILAR QUIÑÓNEZ
Esmeraldas-Ecuador
MAYO, 2017
II
TRIBUNAL DE GRADUACIÓN
Trabajo de tesis aprobado luego de haber dado cumplimiento a los
requisitos exigidos por el reglamento de grado de la PUCESE,
previo a la obtención del título de INGENIERA EN
CONTABILIDAD CPA Y AUDITORIA.
_________________________________________
PRESIDENTE TRBUNAL DE GRADUACIÓN
_________________________________________
LECTOR 1
_________________________________________
LECTOR 2
_________________________________________
DIRECTOR DE LA ESCUELA
_________________________________________
DIRECTOR DE TÉSIS
Esmeraldas, Mayo del 2017
III
AUTORIA DE TESIS
Yo, QUIÑONEZ TORRES MIRNA LISSETTE, portadora de la cédula de ciudadanía #
080382667-6 estudiante de la Escuela de Contabilidad y Auditoría de la Pontificia
Universidad Católica del Ecuador Sede Esmeraldas, declaro que el desarrollo de la
presente investigación, así como las entrevistas y ficha de observación elaboradas en el
actual trabajo de tesis es absolutamente original, auténtica, personal, y fueron realizados
con mi autoría y la ayuda de mi asesora MGT. Verónica Aguilar y mi docente la Ing.
Cecilia Velasco.
En virtud que el contenido de esta investigación es de exclusiva responsabilidad legal y
académica de la autora.
______________________________
Mirna Quiñonez Torres
C.I. 080382667-6
IV
DEDICATORIA
Todo mi esfuerzo y tiempo invertido en esta tesis se lo
dedico a mi madre, por ser una guía, amiga y motivación
para avanzar y ayudarme a ser una persona mejor,
porque siempre está conmigo y confía ciegamente en mí,
porque con ella quiero compartir todos mis éxitos y lo
mejor de mí.
Y a mi segunda madre, mi abuelita por darme el apoyo
tanto económico como moral, por sus atenciones y apoyo
incondicional.
MIRNA LISSETTE QUIÑÓNEZ TORRES
V
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que me apoyaron y fueron mi rayo de luz para culminar la tesis.
A mis profesoras la Ing. Cecilia Velazco y mi
asesora Mgt. Verónica Aguilar, quienes me
brindaron su tiempo, paciencia, consejos y
motivación para avanzar, con ustedes siempre
aprendía cosas nuevas y cada vez que las veía
sentía que ya estaba graduada, gracias por el
apoyo y por ser mi guía para la elaboración de
este trabajo.
A mi abuelito Lupo Quiñonez y el personal de la
Cooperativa del Pacífico, por ser excelentes
personas, abrirme las puertas en su trabajo y
permitirme colaborar en el desarrollo de la misma.
A mis amigos y demás familiares por lo consejos y
apoyo.
Y principalmente a Dios por que sin él no soy
nada.
MIRNA LISSETTE QUIÑONEZ TORRES
VI
ÍNDICE
PORTADA ...………………………….……………………………………………….........……………………………...…..I
TRIBUNAL DE GRADUACIÓN ............................................................................................... I
AUTORIA DE TESIS ................................................................................................................ III
DEDICATORIA ......................................................................................................................... IV
AGRADECIMIENTO ................................................................................................................ V
ÍNDICE ....................................................................................................................................... VI
ABREVIATURAS .................................................................................................................... VIII
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ............................................................................................... IX
ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................................. X
RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................................... XI
ABSTRACT ............................................................................................................................... XII
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... XIII
CAPÍTULO I ............................................................................................................................... 1
1. MARCO TEÒRICO .......................................................................................................... 1
1.1. ESTUDIOS RELACIONADOS ............................................................................... 1
1.2. FUNDAMENTACION TEÒRICA ........................................................................... 3
1.3. FUNDAMENTACIÒN LEGAL ............................................................................... 7
CAPÍTULO II ............................................................................................................................. 9
2. ASPECTOS METODOLÓGICOS ................................................................................... 9
2.1. TIPO DE ESTUDIO ................................................................................................. 9
2.2. MÉTODO .................................................................................................................. 9
2.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ............................................................................ 9
2.3.2. ENTREVISTA ...................................................................................................... 10
2.3.3. TRABAJO DE CAMPO ....................................................................................... 10
2.3.4. TÉCNICA DOCUMENTAL ................................................................................. 10
2.4. DISEÑO ESTADÍSTICO ....................................................................................... 11
2.5. PROCEDIMIENTO ................................................................................................ 11
CAPÍTULO III .......................................................................................................................... 12
3. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ............................................... 12
3.1. COOPERATIVA DE TRANSPORTES ................................................................. 12
VII
3.2. ACTIVIDADES DE TRABAJO DIARIAS DEL ALMACÉN .............................. 13
3.3. FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL ALMACÉN DE REPUESTOS ............ 19
3.4. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN...................................................................... 21
CAPÍTULO IV .......................................................................................................................... 22
4.1. CONCLUSIONES ...................................................................................................... 22
4.2. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 22
4.3. PROPUESTA .............................................................................................................. 23
4.3.1. ORGANIGRAMA .............................................................................................. 23
4.3.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN CONTABLE Y
ADMINISTRATIVA .......................................................................................................... 24
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................... 51
ANEXOS .................................................................................................................................... 57
ENTREVISTAS ...................................................................................................................... 57
FICHA DE OBSERVACIÒN ................................................................................................. 59
VIII
ABREVIATURAS
Cont. Contabilidad
Coop. Cooperativa
Cta. Cuenta
Doc. Documento
Fluj. Flujograma
Enc. Encargado
Org. Organigrama
IX
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Figura 1. Registro y Reporte de Ventas 1 .................................................................................... 14
Figura 2. Registro y Reporte de Pagos 1 ..................................................................................... 15
Figura 3. Codificación de Mercadería 1....................................................................................... 16
Figura 4. Estantes 1 .................................................................................................................... 17
Figura 5. Estantes 1 ..................................................................................................................... 17
Figura 6. Almacenamiento por Proveedor 1 ............................................................................... 18
Figura 7. Almacenamiento de Facturas 1 .................................................................................... 18
Figura 8. Cuentas por Cobrar Socios 1 ........................................................................................ 18
Figura 9. Organigrama Estructural 1 ........................................................................................... 20
Figura 9.1. Org. Estructural Modificado 1 .................................................................................. 23
Figura 10 Fluj. Proceso de adquisición 1 ..................................................................................... 30
Figura 11 Fluj. Proceso de Venta 1 .............................................................................................. 33
Figura 12 Fluj. Devolución en compra 1 ...................................................................................... 36
Figura 13 Fluj. Devolución en Compra 2 1 .................................................................................. 38
Figura 14 Fluj. Devolución en Venta 1 ........................................................................................ 41
X
ÍNDICE DE TABLAS
Entrevistados 1 .......................................................................................................................... 11
Codificación 1 ............................................................................................................................. 12
XI
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación se realizó en el almacén de repuestos de la Cooperativa de
Transportes del Pacífico ubicada en la ciudad de Esmeraldas, en la cual se planteó la
elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión Contable y Administrativa,
que permita al almacén mejorar en aspectos de control interno, dentro de sus objetivos
se establece, levantar los procedimientos de gestión contable y determinar los
procedimientos administrativos.
Para ello se tomaron investigaciones relacionadas al tema las cuales permitieron guiar el
trabajo al conocer el tipo de estudios realizados, la forma de recolección de datos, como
se trató el problema de estudio y que resultados obtuvieron, en cuanto a los aspectos
metodológicos se realizó un estudio no experimental descriptivo con un método
deductivo, y se aplicaron técnicas e instrumentos como la entrevista a una muestra de
cuatro personas y la ficha de observación, los resultados evidenciaron que el almacén
de repuestos no contaba con un manual de procedimientos contables y administrativos
definidos, que le permitan desarrollar de manera eficiente las actividades.
Como conclusión, se reconoce la importancia de los manuales de procedimientos en la
gestión que realiza el almacén y se propone la implementación de esta herramienta.
Palabras Claves: Cooperativa de Transportes, Almacén de repuestos, Manual contable
y administrativo, Control interno
XII
ABSTRACT
The present investigation was carried out in the spare parts warehouse of the Pacific
Transportation Cooperative located in the city of Esmeraldas, in which it was proposed
the elaboration of a Manual of Procedures of Accounting and Administrative
Management, that allows the warehouse to improve in aspects of Internal control,
within its objectives is established, to lift the accounting management procedures and to
determine the administrative procedures.
In order to do this, research related to the subject was conducted, which allowed us to
guide the work by knowing the type of studies carried out, the way data were collected,
how the study problem was treated and what results were obtained. Descriptive
transactional non-descriptive study with a deductive method, and techniques and
instruments were applied such as the interview to a sample of four people and the
observation sheet, the results showed that the spare parts warehouse did not have a
manual of defined accounting and administrative procedures that allow it to efficiently
develop the activities.
In conclusion, the importance of procedural manuals in the management of the
warehouse is recognized and the implementation of this tool is proposed.
Key Words: Transportation Cooperative, Spare Parts Warehouse, Accounting and
Administrative Manual, Internal Control
XIII
INTRODUCCIÓN
La cooperativa de Transportes de Pasajeros del Pacífico, constituida el 1 de agosto de
1968, actualmente cuenta con 50 asociados y tiene como objeto principal y social el
Servicio de Transporte Interprovincial de pasajeros por carretera en los cantones de la
provincia de Esmeraldas, durante los últimos cinco años, con el fin de atender las
necesidades de los socios incorporó un almacén de repuestos para la comercialización y
sustento de vehículos de uso exclusivo para los mismos.
Este almacén a pesar de llevar un registro de actividades no cuenta con un reglamento
que indique los procedimientos a seguir para su control, por ello, surge la necesidad de
conocer los procedimientos de gestión contable y administrativa que se llevan a cabo en
el almacén.
Esta investigación pretende elaborar un manual que abarque los procedimientos de
gestión contable y administrativa que permita transmitir la información sin distorsiones
y guiar al personal al cumplimiento de los objetivos proyectados y a desarrollar sus
funciones sin problemas.
Debido a la falta del control en esta área, con el manual se pretende expresar de forma
detallada cómo deben llevarse a cabo los procedimientos para realizar las actividades a
cabalidad, a través de una serie de pasos ordenados que seguirán los trabajadores para
ejecutar las tareas las cuales deben estar contenidas en este instructivo.
Por lo tanto, la investigación tiene como objetivo elaborar un manual de procedimientos
de gestión contable y administrativa que sustente de forma legal y escrita las actividades
que se realizan en el almacén de repuestos. Se ha considerado necesario identificar las
actividades de trabajo diarias que se realizan en el almacén, levantar los procedimientos
de gestión del área contable y determinar los procedimientos administrativos de acuerdo
a las normas y reglamentos internos que rigen a la cooperativa.
Para una mejor comprensión, la investigación se encuentra estructurada en cuatro
capítulos los cuales han sido elaborados y resumidos de la siguiente manera:
XIV
En el Capítulo I se encuentra lo referente al marco teórico, el cual muestra los estudios
relacionados o investigaciones que se han realizado con base a los manuales, la
fundamentación teórica con conceptos básicos para la investigación y la
fundamentación legal que la sustenta.
El Capítulo II hace referencia a los aspectos metodológicos entre los cuales destacan el
tipo de estudio, el método, las técnicas e instrumentos, el diseño estadístico y el
procedimiento a seguir.
En el Capítulo III se presenta el análisis e interpretación de resultados, en el cual se
establece una descripción de los procedimientos de gestión contable y administrativa
que desarrolla el almacén de repuestos de una forma detallada.
En el Capítulo IV se establecen las conclusiones, recomendaciones y la propuesta.
1
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÒRICO
1.1. ESTUDIOS RELACIONADOS
Con base a algunos autores se han encontrado estudios relacionados referentes al tema,
entre los cuales tenemos:
En la investigación de Falcón y Fuentes (2010) las organizaciones de la Economía
Social para el desarrollo eficiente de su labor en España, deben disponer de una veraz
información contable, estas organizaciones se definen por sus valores, principios, y su
vinculación con su entorno relacionados con prácticas de Responsabilidad Social
Corporativa. Así, implementan las normas del Consejo de Normas Internacionales de
Contabilidad con un modelo contable que proporciona información económica y
financiera de las actividades y contribuyen a la transparencia y rendición de cuentas,
concluyendo que estas deben gestionar sus recursos eficazmente y reflejarlos en los
estados financieros.
De acuerdo con Fernández, Sánchez y Rico (2001) en Madrid analizaron si la estructura
organizacional se complementa con las estrategias para conseguir un alto rendimiento
empresarial, tomando una muestra de 100 pymes y el método de componentes
principales, según el cuestionario se obtuvo que la mayoría de las empresas tienen más
de 5 años de servicios e incluyen variables de análisis, orientación hacia el futuro y
exploración del entorno concluyendo que la estructura organizacional contribuye a un
mayor rendimiento de las empresas.
En Honduras, Tome (2014) investigó las actividades de 15 empleados de la Alcaldía
Municipal para sustentarlas y direccionarlas a la Constitución, utilizó el método
descriptivo y en la encuesta obtuvo que los empleados no tienen capacitación sobre el
procedimiento de compra y contratación de bienes y servicios, ni un cronograma de
actividades para realizarlas como legalmente está estipulado, concluyendo que es
necesario un instrumento que normalice los procedimientos de contratación y compra y
permita cumplir a cabalidad con los procedimientos administrativos según la legislación
vigente.
2
La investigación de Rodríguez (2015) en Matagalpa estudió a 20 trabajadores de la
Asociación Movimiento Comunal para dar una visión general de los procedimientos
contables, utilizó el método empírico mediante entrevistas donde obtuvo que un manual
garantiza el control de las operaciones económicas, la empresa no consta con un
manual contable y las actividades contables se desarrollan según conocimientos de los
empleados, concluyendo que es importante contar con un manual de procedimientos de
control interno que garantice seguridad al desarrollar operaciones financieras y
operativas.
En el estudio realizado a las pymes de Bogotá, para conocer cómo las empresas asumen
la estructuración del organigrama, con una investigación tipo descriptiva aplicada a 92
directivos, entre los resultados más relevantes, las empresas que se ven influenciadas
por el entorno en sus operaciones han rediseñado su estructura organizacional; y las que
cambiaron su estrategia, la mayoría posee una edad superior a diez años, concluyendo
que mientras más antigua sea la empresa, se vuelven más estructurada, entendiendo esto
como un mayor grado de formalización, especialización y estandarización. (Marín,
2012).
De acuerdo a González (2010) en Ibarra realizó un estudio a 5 directivos, 28 empleados
y 400 clientes con el propósito de plantear un Manual de Procesos para mejorar la
productividad y atención al cliente en la empresa Emelnorte, utilizó métodos empíricos
y teóricos donde obtuvo que el personal realiza las actividades de atención al cliente en
base a funciones y se considera conveniente un manual que describa las actividades a
realizar, concluyendo que la estructuración del manual corregiría en gran medida las
deficiencias encontradas en el diagnóstico para mejorar la productividad y la atención al
cliente.
La investigación realizada por González (2015) sobre la aplicación de un manual de
procedimientos con el fin de mejorar los procesos de gestión administrativa de un
departamento, tomando una muestra de 94 personas de Guayaquil y los métodos de
investigación teóricos y empíricos, aplicó cuestionarios donde se obtuvo que la mayoría
del personal interno, no conoce las actividades que debe realizar y que se debe elaborar
3
un manual de procedimientos, concluyendo que el manual es una herramienta que
permitirá realizar un óptimo Control Interno a la Unidad Administrativa.
1.2. FUNDAMENTACION TEÒRICA
Organización
Para Ardila (1982) Una organización es la coordinación de actividades diferentes de
colaboradores individuales para llevar a cabo transacciones planeadas con el ambiente,
para Alonso, Ocegueda y Castro (2006) son instrumentos vitales de cualquier sociedad
constituidas por personas, que proporcionan bienes y servicios para satisfacer
necesidades, para Weber citado por Ríos y Sánchez (1997) es un grupo corporativo
limitada mediante reglas y disposiciones de admisión de personas ajenas y para Argyris
citado por Ríos y Sánchez (1997) están basadas en determinados principios, tales como
la especialización de tareas, la cadena de mando, la unidad de dirección y la
racionalidad.
Clasificación de las Organizaciones
Organizaciones con Fines de Lucro
Para Chiavenato (2006) las organizaciones con fines de lucro tienen como fin generar
ganancias, mientras que para Anzil (2013) estas obtienen un beneficio económico por la
realización de sus actividades y para Rosales (s.f) se crean para producir bienes y
servicios rentables y están constituidas por personas que desean multiplicar su capital y
obtener beneficios o utilidades.
Organizaciones Sin Fines de Lucro
De acuerdo a Maglier (1997) las organizaciones sin fines de lucro también llamadas no
gubernamentales o del sector social cumplen un rol de gran importancia en el contexto
social, mientras que Cabra (1998) expresa que son organizaciones privadas de carácter
voluntario, surgidas de la libre iniciativa ciudadana y para Chiavenato (2006) son
organizaciones que cumplen un rol en la sociedad sin pretender obtener ganancias y
dentro de ellas están las cooperativas, comunitarias organizaciones solidarias.
4
Cooperativas
De conformidad con el Ministerio de Inclusión Económica y Social (2015) las
cooperativas son organizaciones económicas solidarias, que unen sus aportaciones
económicas y capacidades para la satisfacción de las necesidades económicas de sus
integrantes. Para Henao, Agudelo, Palacio y Palacios (2006) son empresas asociativas
sin ánimo de lucro, en la cual los trabajadores, son simultáneamente los aportantes y los
gestores de la empresa. Para el Instituto Interamericano de Cooperación para la
Agricultura (1984) son asociaciones voluntarias de personas y no de capitales que se
organizan democráticamente a fin de satisfacer sus necesidades y promover su
mejoramiento económico y social.
Clasificación de las Cooperativas
Según Gonzalez y Orsini (2013) las cooperativas se clasifican en: cooperativas de
seguros, de transporte, de vivienda y de ahorro y crédito, Zúñiga (1987) señala que las
cooperativas de servicios -transporte, las industriales, del sector agrario, de consumo y
de ahorro y crédito.
Organizaciones Formales
De acuerdo a Hitt, Black y Porter (2006) las organizaciones formales tienen estructuras
definidas para la toma de decisiones, comunicación y control, estas se dividen en
funcionales, que aplican la especialización de funciones, y lineales que tienen una
estructura simple y antigua. Para Alonso, Ocegueda y Castro (2006) cuentan con un
sistema de reglamentos que definen las tareas de los integrantes conforme a un patrón
aprobado de forma oficial, y para Leiceaga y Hernández (2009) son estructuras
perfectamente delimitadas donde cada miembro es consciente de su posición.
Organizaciones Informales
Organizaciones Informales tienen medios no oficiales que influyen en la comunicación,
toma de decisiones y control. (Hitt, Black y Porter, 2006). Para Alonso, Ocegueda y
Castro (2006) se desenvuelven entre los ejecutivos y obreros por encima y más allá de
5
las formas establecidas por la organización mientras que para Leiceaga y Hernández
(2009) no se rigen por normas establecidas ya que su nivel de organización es mínimo.
Orgánico Estructural
De acuerdo con Viera (2011) el orgánico estructural es la representación gráfica de la
estructura orgánica de una empresa u organización, que refleja en forma esquemática, la
posición de las áreas que la integran. Para Thompson (2009) es una representación
esquemática de la estructura formal de la empresa, donde presenta una visión inmediata
y resumida de la forma de distribución de la misma. Para Salvador Grau Company
(2005) representan las unidades y las relaciones entre ellas, y para García (2014) es la
representación gráfica de la estructura de una institución o de una de sus áreas.
Orgánico Funcional
De Zuani (2002) expresa, que el orgánico funcional incluye las principales funciones
que tienen asignadas, además de las áreas y sus interrelaciones. Para Ferrer (2011)
puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compañía; Por tanto estos orgánicos se deben presentar en los manuales. Para Salvador
Grau Company (2005) representan las unidades, las relaciones y las funciones de cada
una de ellas y para Ministerio de Educación y Ciencias (1995) son las competencias
generales de un organismo y específicas del personal.
Manual
Según Alvarez (2006) un manual contiene lo más sustancial de una organización para
transmitir conocimientos y experiencias. Para Díaz (2005) es un documento que
contiene procedimientos de una empresa, y para Reyes (2004) es un folleto para orientar
el grupo humano en una empresa.
Clasificación de los Manuales
Los manuales presentan una clasificación muy extensa, pero entre los más conocidos se
encuentran:
Manual Administrativo
La teoría de Continolo (1967) sobre el manual administrativo, indica que es una
expresión formal de informaciones necesarias para operar en un determinado sector. De
6
acuerdo con Fernández que cita a Duhat (2007) es un documento que contiene
instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa
pero Terry (1994) opina que es un registro escrito de información e instrucciones que
conciernen al empleado.
Manual Contable
Según Vidales (2003) un manual contable, es un documento que integra el conjunto de
instrucciones para la operación del sistema de contabilidad en una empresa, pero
Gutiérrez ("s.f") hace mención a la importancia del conocimiento de las funciones
básicas de la contabilidad, como un medio para tomar decisiones rápidas y acertadas, y
Salas, Madrigal y Jamienson (2000) expresan, que brinda al personal la información
necesaria, técnica y operativa de las diferentes categorías de ingresos y gastos que se
manejan en la empresa.
Manual de Políticas
De conformidad con Reyes (2004) un manual de políticas, consiste en una descripción
detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. El Ministerio de Inclusión Economica y Social (2015) expresa que ayudan a
facilitar la supervisión del trabajo, mediante la normalización de las actividades,
mientras que para Mercado (2004) el manual señala los lineamientos generales dentro
de los cuales deberán realizarse las actividades de los organismos administrativos.
Manual de Procedimientos
De acuerdo a Gómez (2001) un manual de procedimientos se crea para obtener una
información detallada, ordenada y sistemática, que informa sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las operaciones que se realizan en una entidad. Para
Wikiteka (2010 ) aumentan la certeza de que el personal utiliza los sistemas y sigue
correctamente los procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo, y para
García y Vázquez (1999) contiene los componentes de la metodología, utilizada por la
organización para poner en práctica el sistema enunciado y descrito en el manual.
7
Para realizar un adecuado levantamiento de procesos es necesario conocer que estos
están formados por procedimientos y estos a su vez por actividades, por tanto:
Proceso
De acuerdo a Bailón (2004) proceso es un conjunto de procedimientos, entendiéndose
estos como un conjunto de formas o maneras de actuar, mientras que para Pérez (2010)
es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales
transforman elementos de entradas en resultados. De acuerdo a Ibarra (2005) es el
conjunto de tareas que producen un bien o servicio dentro de un procedimiento
determinado.
Procedimiento
De conformidad con Díaz (2014) un procedimiento, es un método de ejecución o
pasos a seguir en forma secuenciada y sistemática, en la consecución de un fin. Valles
(2007) lo define como una estructura operacional de trabajo, bien documentada e
integrada en los procesos, para guiar las acciones. Para Del Castillo (2006) son un
conjunto de pasos concretos y tasados para producir mejor sus actos, y para Gómez,
Desongles, Calvo, Martos, López y Gassó (2006) es una serie de actos en que se
concreta la actuación para la realización de un fin.
1.3. FUNDAMENTACIÒN LEGAL
La presente investigación utiliza bases y referencias legales que sustentan la misma a
través de leyes y reglamentos vigentes en el país, entre los cuales tenemos:
Según la Constitución de la República del Ecuador (2008), en el régimen de desarrollo,
de acuerdo a las formas de organización de la producción y su gestión, en el Art. 319 se
reconocen diversas formas de organización en la economía, entre otras las comunitarias,
cooperativas, empresariales públicas o privadas, asociativas(….); y en el régimen del
8
buen vivir en el Art. 394.- El Estado garantizará la libertad de transporte terrestre, aéreo,
marítimo y fluvial dentro del territorio nacional, el Estado regulará el transporte
terrestre, aéreo y acuático y las actividades aeroportuarias y portuarias.
De acuerdo a la Ley de Economía Popular y Solidaria (2008) en las formas de
organización el Art.‐ 2 expresa que son formas de organización, las organizaciones
cooperativas de todas las clases y actividades económicas, que constituyen el Sector
Cooperativista; y de las organizaciones económicas del sector cooperativo Art.‐ 34.‐
Son cooperativas, las organizaciones económicas solidarias, constituidas como
sociedades de derecho privado, con finalidad social y sin fin de lucro.
Según la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (2014) el Art. 19 Obligación de
llevar contabilidad, expresa que, para efectos tributarios, las asociaciones, comunas y
cooperativas sujetas a la Economía Popular y Solidaria, podrán llevar registros
contables de conformidad con normas simplificadas que se establezcan en el
reglamento.
En los Estatutos y Reglamento Interno de la Cooperativa de Transporte “Del Pacifico”
(2010) somete su actividad y operación, a la Ley Orgánica de la Economía Popular y
Solidaria del Sector Financiero Popular y Solidario, y con el fin de que surta los efectos
legales aplicara, de forma complementaria a las disposiciones del Código de Trabajo.
9
CAPÍTULO II
2. ASPECTOS METODOLÓGICOS
2.1. TIPO DE ESTUDIO
Se realizó una investigación no experimental, la que permitió observar las
actividades que realizaba el almacén de repuestos, con la intención de establecer los
procedimientos para la elaboración del manual, con un diseño transaccional
descriptivo, ya que se proporcionó una descripción a las actividades y procesos de
gestión contables y administrativos que se realizaban, organizando elementos y
estructuras para plasmarlas de forma escrita.
2.2. MÉTODO
El método utilizado fue el deductivo, el cual permitió indagar y observar la
actividad de la cooperativa y el almacén de repuestos, para conocer si contaban con
reglamentos generales o específicos, se definieron los aspectos más importantes y
con la información obtenida se establecieron los procedimientos de gestión.
2.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
Entre las técnicas e instrumentos que se utilizaron para facilitar la recolección de
información en la Cooperativa del Pacífico, se aplicó información primaria,
secundaria y terciaria; Por lo tanto entre la información primaria se encuentra:
2.3.1. OBSERVACIÓN
Se utilizó la observación directa aplicando como instrumento la ficha de
observación para conocer parte de las actividades de gestión contable y
administrativa que se realizaban diariamente en el almacén de repuestos, con el
10
objetivo de establecer los respectivos procedimientos que sirvieron como guía para
la elaboración del manual.
2.3.2. ENTREVISTA
Se utilizó la entrevista, aplicando como instrumento un cuestionario a los directivos
y el encargado del almacén, con 11 preguntas pre-elaboradas para obtener
información sustancial, estas interrogantes estuvieron enfocadas en conocer, las
políticas del almacén, la percepción de los entrevistados referente a los manuales de
procedimientos, funciones, horario de trabajo y las actividades contables y
administrativas del almacén.
2.3.3. TRABAJO DE CAMPO
Esta técnica consistió en acudir de forma directa al lugar objeto de la investigación,
la cooperativa del Pacífico, en la cual se obtuvo la información necesaria para
culminar el trabajo de investigación.
Entre las fuentes de información secundaria que se utilizaron para sustentar la
investigación, están: Artículos científicos, textos, libros, documentos de tesis de
maestrías publicadas, manuales y estatutos de la Cooperativa del Pacífico entre
otras, y para ello se utilizó la técnica documental.
2.3.4. TÉCNICA DOCUMENTAL
Esta técnica se aplicó para obtener información legal con base a las normas y
reglamentos internos que rigen la Cooperativa y que permitieron establecer los
procedimientos de gestión contable y administrativa.
Y como información terciaria fundamental para llegar a la información secundaria
tenemos: Dialnet, redalyc, google académico y scopus.
11
2.4. DISEÑO ESTADÍSTICO
2.4.1. UNIVERSO Y MUESTRA
En la presente investigación se trabajó con el conjunto total de datos o universo a
estudiar, los sujetos de investigación que colaboraron con la entrevista fueron los
directivos y empleados de la Cooperativa del Pacífico que se detallan a
continuación:
Tabla 1.
Entrevistados 1
Entrevistados Femenino Masculino N°
Gerente General de la Cooperativa
X 1
Presidente de la Cooperativa
X 1
Contador de la Cooperativa
X 1
Encargado del Almacén de Repuestos
X 1
Total de entrevistados 4
2.5. PROCEDIMIENTO
La entrevista fue previamente estructurada con preguntas abiertas relacionadas con la
administración y control de las actividades llevadas a cabo en el almacén, se visitó las
instalaciones de la Cooperativa del Pacífico para realizarla a una muestra general de 4
sujetos de investigación entre los cuales se encontraba el gerente general de la
Cooperativa, el presidente de la Cooperativa, el contador y el encargado de la
administración del almacén de repuestos, luego de haber recopilado la información con
la aplicación de los instrumentos, se la transcribió y ordenó sintetizando los datos más
importantes para su análisis, la confrontación de los resultados y a las respectivas
conclusiones.
Las entrevistas fueron codificadas como se presenta en la tabla 2.
12
Tabla 2.
Codificación 1
Código Entrevistados
E1 Presidente
E2 Gerente
E3 Contador
E4
Encargado del
Almacén
CAPÍTULO III
3. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
3.1. COOPERATIVA DE TRANSPORTES
Al tener la cooperativa asociados que poseen unidades de buses y estos requieren de la
utilización de repuestos y herramientas, a partir del año 2011, se incorporó un almacén
de repuestos y mantenimiento automotriz, por tanto todo negocio y actividad económica
debe tener planificadas las actividades que debe desarrollar, para conocer estas
actividades se realizaron entrevistas.
Al entrevistar a algunos funcionarios en su mayoría informaron que los manuales de
procedimientos son importantes porque son una guía que permiten reglamentar las
actividades; que la Cooperativa dispone de un organigrama estructural y un reglamento
general, pero el almacén de repuestos por ser un proyecto nuevo, no cuenta con un
reglamento físico que exprese las funciones específicas del almacén, aunque estas son
presentadas al momento de la contratación.
Además disponen de estatutos y reglamentos internos de trabajo para los socios y para
los choferes, los cuales se encuentran plasmados en un libro que expresa sus
obligaciones y derechos en la misma, pero no poseen normas ni reglamentos
establecidos que indiquen las labores que deben realizar los funcionarios en las áreas
administrativas.
13
3.2. ACTIVIDADES DE TRABAJO DIARIAS DEL ALMACÉN
El almacén de repuestos realiza actividades de compra y venta de repuestos para dar
mantenimiento a los vehículos de sus asociados, que actualmente cuentan con 48
unidades de buses y 2 rancheras, las mismas que se convierten en la fuente principal de
ingresos para el almacén. En las entrevistas realizadas se encontró que la Cooperativa
no cuenta con un reglamento específico para el almacén de repuesto, estas se
desarrollan con base a las especificaciones verbales del gerente.
Estas actividades son llevadas a cabo por el personal del almacén, el mismo que está
formado por tres personas, de acuerdo al encargado del almacén de repuestos, es él
quien lo administra y cumple las funciones de emitir y registrar las facturas de ventas,
registro y reporte de pagos, abastecer el almacén y controlar el stock, registro y
almacenamiento de documentación, mientras que las otras dos personas que operan son
los mecánicos que se encargan de cambiar el aceite, cambiar las zapatas, reparaciones,
engrasado, compresión entre otras. Por tanto con base a las entrevistas y la ficha de
observación entre las actividades que realiza el encargado del almacén tenemos las
siguientes:
3.2.1. REGISTRO Y REPORTE DE VENTAS
Al realizar el almacén actividades de ventas y mantenimiento a los vehículos, se
originan transacciones comerciales, por ello, para tener constancia de una venta, según
el encargado se realiza una factura que les permita conocer el objeto de la
comercialización y la forma de pago, obteniendo así un registro de los ingresos que
genera el almacén.
En el proceso de toma de información al detallar los pasos para el registro y reporte de
las ventas, se obtuvo que, el proceso comienza cuando se realiza la venta de un repuesto
para la unidad, cumplido su requerimiento, se realiza una cotización con base a los
repuestos requeridos y el servicio prestado y se elabora una factura en el sistema
contable que puede ser cancelada al contado, por cruce de cuentas mediante la cuenta de
ahorro del socio o a crédito si el gasto supera los $500,00.
14
Terminada la factura, la original se entrega al socio, la copia se almacena en carpetas, y
una vez al mes se realiza un cruce de información entre el registro contable y el reporte
de resultados mensuales del almacén; Este proceso se detalla de forma específica en la
figura 1.
Figura 1. Registro y Reporte de Ventas 1
15
3.2.2. REGISTRO Y REPORTE DE PAGOS
El almacén de repuestos realiza actividades de compra o adquisición para abastecerse de
los insumos y repuestos necesarios para satisfacer las necesidades de sus socios, de
acuerdo al encargado del almacén toda compra debe ser aprobada por la gerencia.
El proceso de compra comienza cuando, se realiza una llamada telefónica con el
proveedor, se solicita una cotización de los productos a adquirir y se la entrega al
gerente, luego de su aprobación se confirma al proveedor y la factura es enviada por
correo para su registro y archivo, se entrega una copia al departamento de contabilidad
y el pago se realiza según el crédito a 30, 60 o 90 días, en la figura 2 se detallan de
manera específica los pasos que se llevan a cabo para el registro y reporte de pagos.
Figura 2. Registro y Reporte de Pagos 1
16
3.2.3. CONTROL DE INVENTARIOS
El control de inventarios permite mantener la cantidad necesaria de insumos para que el
almacén de repuestos pueda operar y satisfacer la demanda de los socios de manera
eficiente.
Al consultar sobre el proceso de control de inventario se obtuvo que es necesario
inventariar los productos que se necesitan, identificar con un código las mercancías
como se evidencia en la figura 3 y mantener un stock mínimo del inventario, si los
niveles de stock son bajos se solicita mercadería. De acuerdo al contador este control se
realiza periódicamente mediante el inventario de los productos y el registro de las
kardex que se realizan automáticamente en el sistema contable y por defecto aplica el
método promedio ponderado.
Figura 3. Codificación de Mercadería 1
En el momento de la recepción de la mercadería, se actualiza la lista del inventario con
la mercadería adquirida y como se observa en las figuras 4 y 5 se la organiza en
estanterías metálicas de acuerdo al código, tamaño y tipo de producto para facilitar su
ubicación al momento de necesitarlos.
17
Figura 4. Estantes 1
Figura 5. Estantes 1
3.2.4. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN
Toda organización debe guardar sus documentos de forma ordenada como un respaldo
físico o sistemático de las transacciones que ejecuta, la Cooperativa a designado un sitio
en el cual se conserva la información de los años anteriores clasificada por socio y
proveedor, para tener constancia de las actividades realizadas y hacer frente a las
solicitudes, cobros y pagos de deudas y deducciones de impuestos, esto permite que sus
documentos estén disponibles en cada momento.
Por tanto en la información obtenida en las entrevistas, el registro de la documentación
en el almacén de repuestos se lo lleva a cabo en el sistema contable SAI-XP y en
modulares de archivos que contienen carpetas con las facturas de ventas, compras y el
historial de cuentas por cobrar de los socios.
Para el almacenamiento de las facturas de compras como se presenta en la figura 6 se
clasifican por proveedor ubicando el oficio seguido de la factura en una carpeta y ventas
como se observa en la figura 7 se archivan en una carpeta según el mes y año.
18
Figura 6. Almacenamiento por Proveedor 1
Figura 7. Almacenamiento de Facturas 1
Para el almacenamiento del historial de cuentas por cobrar de los socios como se
observa en la figura 8 en cada carpeta se ubica el nombre del socio y el número de su
unidad de bus la misma contiene un registro de la venta de los repuestos por socio.
Figura 8. Cuentas por Cobrar Socios 1
19
De acuerdo a la entrevista, el encargado del almacén menciona de manera general las
actividades que desempeña, pero las funciones del almacén no se encuentran plasmadas,
por ello se las ha establecido de acuerdo a las actividades de control que realiza.
3.3. FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL ALMACÉN DE REPUESTOS
Brindar un excelente servicio de venta y cordial atención a los socios.
Emitir y registrar las facturas de ventas.
Registrar y reportar los pagos y retenciones a los proveedores.
Registrar y almacenar la documentación.
Elaborar facturas, informes, reportes y memorándum.
Ejecutar requerimientos de inventarios para abastecer el almacén y satisfacer las
necesidades de los socios.
Llevar el control de los proveedores, cotizaciones y facturas.
Retirar la mercadería enviada por los proveedores.
Recibir, ingresar y codificar los repuestos.
Verificar las características de los repuestos que ingresan al almacén y que
cumplan con lo solicitado.
Clasificar y organizar los repuestos para una rápida localización.
Controlar y revisar el stock de inventario.
Resguardar adecuadamente el inventario y documentación de soporte.
Mantener limpio el almacén para evitar el deterioro de los productos.
Analizar el estado de cuenta de los clientes.
Realizar las devoluciones de mercadería
Realizar el conteo físico de los inventarios
Obtener la utilidad mensual del almacén de repuestos
20
Al intentar conocer si el almacén tenía un organigrama informaron que la Cooperativa
dispone de un Organigrama Estructural, el cual se muestra a continuación en la figura 9.
Figura 9. Organigrama Estructural 1
Fuente: Cooperativa de Transportes del Pacífico
21
3.4. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN
De acuerdo a la información obtenida en las entrevistas se levantaron los
procedimientos de gestión contable y administrativa originados por las actividades de
compra y venta, los mismos que se presentan en la propuesta y fueron detallados
determinando el objetivo, alcance, lineamientos y el procedimiento por cada proceso,
entre ellos están:
3.4.1. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN CONTABLE
Procedimiento para la adquisición de repuestos.
Procedimiento para la venta de repuestos.
Procedimiento para la devolución de mercadería en compra.
Procedimiento para mercadería incompleta en compra.
Procedimiento para la devolución de mercadería en venta.
3.4.2. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Procedimiento de administración de la documentación.
Procedimiento de control de inventarios.
Procedimiento de gestión administrativa.
Procedimiento de control de la jornada de trabajo.
Procedimiento de elaboración del informe de inventario.
22
CAPÍTULO IV
4.1.CONCLUSIONES
Las conclusiones fueron formuladas con base a la información obtenida en las
entrevistas respondiendo a los objetivos planteados en la investigación, por lo tanto:
De acuerdo a los resultados obtenidos se evidencia que la Cooperativa dispone de un
organigrama estructural en el cual no se encuentra incluido el área de almacén y a pesar
de que no dispone de un reglamento específico para el mismo, las actividades que se
llevan a cabo se desarrollan según las especificaciones del gerente.
Con base a los resultados se identificaron las actividades diarias que se realizan en el
almacén de repuestos y se conoció que está formado por tres personas y es administrado
por una, el encargado del almacén, quien debe cumplir todas las actividades
relacionadas al control del mismo.
Según las entrevistas se conoció la importancia de los manuales para la cooperativa y
los procedimientos contables y administrativos que realiza el almacén, información que
permitió levantar los procedimientos de gestión para elaborar el manual, el cual describe
las actividades que se derivan de las compras y las ventas.
4.2. RECOMENDACIONES
Incorporar el Área del almacén de repuestos al organigrama estructural de la
Cooperativa de transportes del Pacífico.
Socializar el Manual de Procedimientos de Gestión Contable y Administrativa con el
responsable del almacén para su correcta ejecución.
Expandir su campo de comercialización de repuestos y mantenimiento automotriz al
público en general.
23
4.3. PROPUESTA
4.3.1. ORGANIGRAMA
Se puede evidenciar que en el orgánico estructural no se identifica el área del almacén,
por lo cual, se propone integrar al organigrama el almacén de repuestos, quedando este
estructurado por las áreas que la integran, teniendo como principal a la Asamblea
General que se encarga de dirigir a las áreas de Auditoría externa, Consejo de
vigilancia, Auditoría interna y Consejo de administración, este último controla las áreas
de Tarifas y frecuencias, Asuntos sociales, Comisión de educación, Gerencia y Otras,
Pero la Gerencia es la que se encarga de la supervisión de la Secretaría, Contabilidad,
Seguridad, Servicios generales y del Almacén de repuestos, como se puede evidenciar
en la figura 9.1.
Figura 9.1. Org. Estructural Modificado 1
24
4.3.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN CONTABLE
Y ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE GESTIÓN CONTABLE Y
ADMINISTRATIVA
AREA: ALMACÉN DE REPUESTOS
25
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN
CONTABLE
26
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN CONTABLE
Estos procedimientos son un conjunto de pasos lógicos que se adaptan acorde a las
necesidades del almacén, por tanto con el fin de mejorar estos procesos sin cambiar la
estructura que se ha venido manejando durante estos años, se han establecido los
procedimientos de gestión.
OBJETIVO
Normalizar los procedimientos de gestión del área contable llevados a cabo en el
almacén de repuestos, permitiendo al personal conocer los procesos a seguir para la
consecución de las actividades.
IMPORTANCIA
El manual de procedimientos de gestión contable sirve como guía que permitirá
orientar a los funcionarios hacia la correcta ejecución de las actividades contables que
se desarrollan en el almacén ya que contiene los pasos y operaciones que deben seguirse
para la realización de las funciones en esta área.
27
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE REPUESTOS
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PCA-1
Procedimiento
Adquisición de repuestos
OBJETIVO
Normalizar el proceso para la adquisición de mercadería a través de acciones establecidas
que permitan la consecución de la compra.
ALCANCE
El almacén aplicara este procedimiento a toda la adquisición de inventario.
LINEAMIENTOS
Ninguna compra podrá realizarse sin la aprobación de la cotización por la gerencia.
Las compras a crédito tienen un vencimiento entre 30 y 90 días según el convenio con
el proveedor.
Cada proveedor debe tener un código asignado por el sistema contable aparte del
número de RUC, CI o pasaporte.
Las cuentas por pagar se deben registrar en el programa SAI-XP.
Cuando son proveedores nuevos las compras se cancelan al contado después de haber
recibido la factura.
Las facturas recibidas pueden ser descargadas del portal del proveedor, por e-mail o
recibidas en físico.
El proveedor envía la factura electrónica al e-mail de la Cooperativa.
Las compras se realizan cuando el stock es bajo o cuando un socio solicita un
repuesto.
28
N° Responsable Descripción de la Actividad Documento
1 Enc. del Almacén Realiza el requerimiento de los repuestos a
comprar. Lista
2 Enc. del Almacén
Llama al proveedor para solicitar la
cotización con base a los repuestos
requeridos.
Cotización
3 Enc. del Almacén
Elabora un informe dirigido a gerencia
adjuntando la cotización de la mercadería
para su aprobación.
Informe y
Cotización
4 Gerencia
Aprueba o rechaza la cotización.
Si es aprobada: Continúa el proceso.
Si no es aprobada: Termina el proceso.
5 Enc. del Almacén Se realiza el pedido con el proveedor y
establece el tiempo de entrega.
Cuando es un proveedor nuevo Cuando es un Proveedor habitual
Respon. Actividad Documento Respon. Actividad Documento
Enc. Del
Almacén
6. Se recepta la
factura Factura
Enc. Del
Almacén
6. Se recepta
factura y la
mercadería
Factura y
guía de
remisión
Contabilidad 7. Cancela la
compra Cheque
Enc. Del
Almacén
7. Revisa que la
factura cumpla
con lo cotizado
y esté elaborada
de forma
correcta.
Factura
Enc. Del
Almacén
8. Recibe la
mercadería
Factura y
guía de
remisión
Enc. Del
Almacén
8. Comprueba la
cantidad, estado
y marca de la
mercadería y la
almacena.
Factura y
Guía de
remisión
Enc. Del
Almacén
9. Revisa que la
factura cumpla
con lo cotizado y
esté elaborada de
forma correcta.
Factura Enc. Del
Almacén
9. Si la
mercadería está
incompleta
revisar PCA-4
si no ha sido la
solicitada
revisar PCA-3,
si no es el caso
continúa el
proceso.
29
Enc. Del
Almacén
10. Comprueba la
cantidad, estado y
marca de la
mercadería y se
almacenan los
repuestos
recibidos donde
corresponden de
manera ordenada,
de acuerdo al
código y tipo de
repuesto
Factura y
guía de
remisión
Enc. Del
Almacén
10. Ingresa al
sistema contable
la factura del
proveedor.
Factura
Enc. Del
Almacén
11. Si la
mercadería está
incompleta revisar
PCA-4 si no ha
sido la solicitada
revisar PCA-3, si
no es el caso
continúa el
proceso.
Enc. Del
Almacén
11. Archiva la
documentación
contable.
Factura
Enc. Del
Almacén
12. Ingresa al
sistema contable
la factura del
proveedor.
Factura Enc. Del
Almacén
12. Entrega
copia de la
factura a
contabilidad
Factura
Enc. Del
Almacén
13. Archiva la
documentación
contable
Factura Contabilidad
13. Recepta la
factura para
contabilizar y
realizar la
retención.
Factura
Enc. Del
Almacén
14. Entrega copia
de la factura a
contabilidad
Factura Contabilidad 14. Cancela la
factura Cheque
Contabilidad
15. Recepta la
factura para
contabilizar y
realizar la
retención.
Factura Contabilidad 15.Contabiliza
el pago
Papeleta de
deposito
16.Fin del proceso
30
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ADQUISICIÒN DE REPUESTO
Figura 10 Fluj. Proceso de adquisición 1
31
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE REPUESTOS
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PCA-2
Procedimiento
Venta de Repuestos
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el control de las ventas de repuestos en el almacén manejando
de forma correcta los requerimientos y la forma de pago.
ALCANCE
El almacén aplicara este procedimiento a todas las ventas de repuestos que se originan por
solicitud de los socios.
LINEAMIENTOS
Las ventas se realizan exclusivamente a los socios.
Los socios nuevos tendrán derecho al crédito desde el momento en que forman parte de
la Cooperativa y de acuerdo a las políticas generadas para este caso.
Los montos recaudados por las ventas serán controlados por contabilidad general.
Las ventas se cancelan en efectivo, por cruce de cuentas o a crédito.
Los valores recaudados por las ventas en efectivo serán depositados en la cuenta
bancaria de la Cooperativa.
Las ventas superiores a $500, 00 podrán ser canceladas a crédito.
En las ventas a crédito el primer dividendo deberá ser de $500, 00 mensuales hasta que
cese la deuda.
Revisar detalladamente los repuestos antes de ser entregados.
32
N° Responsable Descripción de la Actividad Documento
1 Socio Realiza el pedido
2 Enc. del
Almacén Confirma si el repuesto solicitado se encuentra en stock
3 Enc. del
Almacén
Si el repuesto no se encontrara en stock se realizaría el
procedimiento de adquisición PCA.-1, caso contrario
continúa el proceso N°4.
4 Enc. del
Almacén
Si la venta es en efectivo, se realiza un depósito a la cuenta
bancaria de la Cooperativa y se entrega el comprobante a
contabilidad.
Comprobante
de deposito
5 Enc. del
Almacén
Si la venta es a crédito, se registra el valor en la cuenta por
cobrar del socio.
6 Enc. del
Almacén
Si el pago es por cruce de cuenta se debita del ahorro del
socio.
7 Enc. del
Almacén
Se factura la venta del repuesto a nombre del socio y se crea
el asiento contable. Factura
8 Enc. del
Almacén Entrega el repuesto y la factura original al socio. Factura
9 Enc. del
Almacén Archiva la copia de la factura
Copia de la
factura
10 Enc. del
Almacén
Se elabora un informe detallando las facturas por ventas en
efectivo, a crédito y por cruce de cuentas realizadas en el
día y se entrega a contabilidad.
Informe,
comprobante
de depósito
11
Fin del proceso
33
FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA LA VENTA DE REPUESTOS
Figura 11 Fluj. Proceso de Venta 1
34
PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA EN
COMPRA
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PCA-3
Procedimiento
Devolución de Mercadería en Compra
OBJETIVO
Determinar el procedimiento a seguir para realizar la devolución de la mercadería al proveedor
por concepto de compra.
ALCANCE
El almacén aplicará este procedimiento a la devolución de mercaderías que resultasen
defectuosas o equivocas como resultado de una compra.
LINEAMIENTOS
Se realiza por incumplimiento de los requisitos de calidad o mercadería que no es la
correcta.
La mercadería debe ser reenviada al proveedor hasta tres días después de haber recibido
el producto.
La devolución puede ser total o parcial.
N° Responsable Descripción de la Actividad Documento
1 Enc. del Almacén Identifica los repuestos a devolver.
2 Enc. del Almacén Contacta al proveedor vía e -mail y
telefónica
3 Enc. del Almacén Envía la mercadería por una compañía de
transporte.
4 Enc. del Almacén Recibe la nueva factura y la mercadería Factura
35
5 Enc. del Almacén
Revisa que la factura cumpla con lo
establecido y esté elaborada de forma
correcta.
Factura y Guía de
remisión
6 Enc. del Almacén Comprueba la cantidad, estado y marca
solicitada de la mercadería y la almacena.
7 Enc. del Almacén Continúa con el procedimiento 10 de la
adquisición de repuestos PCA-1.
8
Fin del proceso
36
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE DEVOLUCION DE MERCADERIA EN COMPRA
Figura 12 Fluj. Devolución en compra 1
37
PROCEDIMIENTO PARA MERCADERIA INCOMPLETA EN COMPRA
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PCA-4
Procedimiento
Devolución por Mercadería Incompleta
N° Responsable Descripción de la Actividad Documento
1 Enc. del Almacén Contacta al proveedor vía e -mail y
telefónica
2 Enc. del Almacén Recibe la factura y la mercadería Factura
3 Enc. del Almacén
Revisa que la factura cumpla con lo
establecido y esté elaborada de forma
correcta.
Factura y Guía de
remisión
4 Enc. del Almacén Comprueba la cantidad, estado y marca
solicitada de la mercadería y la almacena.
5 Enc. del Almacén Continúa con el procedimiento 10 de la
adquisición de repuestos PCA-1.
6 Fin del proceso
OBJETIVO
Estructurar el proceso para solicitar la mercadería que resultó incompleta en una compra de
repuestos.
ALCANCE
El almacén aplicará este procedimiento cuando notifique la falta de mercadería como
consecuencia de una compra.
LINEAMIENTOS
Se realiza por incumplimiento de lo establecido en la cotización cuando el pedido es
menor del solicitado.
La mercadería debe ser reenviada al proveedor hasta tres días después de haber recibido
el producto.
38
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE DEVOLUCIÒN POR MERCADERIA INCOMPLETA
Figura 13 Fluj. Devolución en Compra 2 1
39
PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA EN VENTA
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PCA-5
Procedimiento
Devolución de Mercadería en Venta
OBJETIVO
Regular el procedimiento a seguir cuando la mercadería vendida es devuelta.
ALCANCE
Este procedimiento se aplicará a la devolución de mercadería en venta.
LINEAMIENTOS
Los socios podrán devolver la mercadería hasta 5 días desde su compra.
La devolución podrá ser realizada si el repuesto tiene algún defecto o no es el
solicitado.
Las devoluciones podrán ser canjeadas con nuevos productos o notas de crédito.
Si el valor del nuevo producto es superior, el socio abona la diferencia o aumenta la
Cta. Por cobrar
Si el valor del producto es inferior se genera una nota de crédito a favor del socio.
Si la venta fue al contado o por cruce de cuentas se genera una nota de crédito a favor
del socio para ser devengado en otro producto.
N° Responsable Descripción de la Actividad Documento
1 Enc. del
Almacén Recibe la factura y el repuesto de parte del socio.
2 Enc. del
Almacén
Anula la factura y se realiza el reverso del asiento
contable. Factura
40
Devolución en crédito Cambio de Repuesto
Resp. Actividad Documento Resp. Actividad Documento
Enc. Del
Almacén
Entrega informe
a contabilidad Informe
Enc. Del
Almacén
Determina precio
del repuesto.
Contabilidad Genera la nota
de crédito
Nota de
crédito
Enc. Del
Almacén
Se factura el
nuevo producto Factura
Enc. Del
Almacén
Entrega el
informe a
contabilidad
Informe
Contabilidad
Genera la nota de
crédito si el valor
del repuesto es
inferior.
Nota de
crédito
Fin del Proceso
41
FLUJOGRAMA DE PROCESOS DE DEVOLUCIÒN EN VENTA
Figura 14 Fluj. Devolución en Venta 1
42
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
43
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Debido a que en el Almacén se desarrollan actividades administrativas que permiten
establecer un control tanto de los inventarios como de las transacciones que se efectúan,
con base a las acciones ya implantadas en los últimos años se han establecido los
procedimientos.
OBJETIVO
Establecer los procedimientos administrativos llevados a cabo en el almacén de
repuestos que permitan llevar una adecuada coordinación de las actividades de control.
IMPORTANCIA
El manual de procedimientos administrativos sirve como una herramienta de
comunicación que permite transmitir y orientar a los empleados como se debe llevar a
cabo el control administrativo en el almacén, siendo este un instrumento de soporte que
permite la correcta consecución de las actividades.
44
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PAA-1
Procedimiento
Administración de la documentación
OBJETIVO
Normalizar el control y conservación de los documentos internos y externos del almacén.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades en la que intervenga el manejo de documentos y
archivo.
LINEAMIENTOS
Los documentos internos deben estar debidamente codificados y archivados en orden
cronológico.
Separar los documentos internos (Creados por el Almacén) y externos (Creados fuera de
la Coop.)
El tiempo de archivo de los documentos es de siete años.
ACTIVIDADES
-ELABORACION DEL DOCUMENTO
Todo documento interno debe portar el logo de la Cooperativa, a quien y de quien va dirigido,
asunto, fecha y las firmas correspondientes, entre los documentos que elabora el almacén se
encuentran :
Oficios-Memorándum
Informes o Reportes
Facturas
Estado de cuentas de los clientes
Formularios
Bases de datos
45
Correos electrónicos
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
-DOCUMENTOS EXTERNOS
Deberán llevar el recibido y fecha de recepción del Almacén de repuestos y solo se archivarán
los documentos considerados importantes, en el caso de las facturas de compras estas se
archivaran en carpetas divididas por proveedor.
-DOCUMENTOS INTERNOS
Los documentos que realice el Almacén de Repuestos deberán ser archivados en orden
cronológico y llevar las firmas y recibidos correspondientes.
Los documentos serán almacenados para su mantenimiento y cuidado en una carpeta o folder en
cuya portada conste el año, mes y tipo de documento. En un folder deben estar los registros de un
año y deben ser guardados en archivadores para evitar su deterioro o perdida ya sea por
condiciones ambientales o accidentales.
46
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PAA-3
Procedimiento
Control de Inventario
OBJETIVO
Establecer el procedimiento a seguir para el adecuado registro y control del inventario.
ALCANCE
El almacén aplicará este procedimiento a todo el inventario desde su recepción hasta su salida.
LINEAMIENTOS
El encargado del almacén es responsable de supervisar el conteo físico de los inventarios.
Todo producto debe estar codificado.
El encargado del almacén será el responsable de existir faltantes.
ACTIVIDADES
Realizar el conteo físico por lo menos una vez cada tres meses, para verificar que las
existencias físicas coincidan con las del sistema.
Ingresar los nuevos productos en el módulo de inventarios para que el sistema provea la
codificación del mismo.
Verificar periódicamente el stock de inventario
Llevar un registro de inventarios que exprese el costo total del inventario, la cantidad total de
productos, código del producto, nombre del producto, costo de adquisición, precio de venta,
ganancia, existencias y el stock mínimo.
Separar y categorizar los tipos de productos manteniendo un orden y una correcta ubicación
47
de los inventarios para facilitar su acceso cuando se lo requiera.
Llevar un registro sistemático de los movimientos de inventario y reportar a contabilidad las
entradas y salidas de mercadería.
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PAA-3
Procedimiento
Gestión Administrativa
OBJETIVO
Emitir un informe de las compras y las ventas para realizar un cruce de información entre el
registro que lleva el área de contabilidad y el informe del almacén.
ALCANCE
El almacén aplicará este procedimiento a todas las compras y ventas efectuadas.
ACTIVIDADES
Elaborar de forma mensual un informe o reporte económico de las compras y las ventas, para
conocer cuánto se vendió, cuanto se compró, cuanto se gastó y cuál fue la utilidad, el informe
debe llevar:
Razón social
Área que elabora
Título: Reporte de Resultados Mensuales
Mes del reporte
Ventas: Detalle de las ventas que fueron al contado y a crédito especificando las que
tuvieron IVA 0% e IVA 12%.
48
Total de Ventas: Se ubica el total con IVA y el total sin IVA.
Compras: Se ubican las compras del mes detallando la fecha, factura, proveedor, valor
IVA.
Total de Compras
Disponible para la Venta: Se ubica el valor de las compras.
Costo de Venta: Se ubica el valor de las compras.
Utilidad Bruta en Ventas: Total de ventas sin IVA – Costo de venta.
Gastos de Administración y Ventas: Se especifican los gastos de sueldos del
encargado del almacén.
Utilidad del Almacén: Corresponde a la utilidad bruta – los gastos de administración.
Fecha y Firmas
Una vez terminado el reporte se lo entrega a contabilidad para comprobar que la información
concuerde con los registros.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA JORNADA DE TRABAJO
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PAA-4
Procedimiento
Control de la Jornada de Trabajo
OBJETIVO
Establecer los estándares que se deben cumplir en la jornada de trabajo diaria del almacén de
repuestos.
ALCANCE
Se aplicará el personal administrativo y operativo del almacén desde el inicio hasta el final de la
jornada de trabajo.
49
LINEAMIENTOS
El horario laboral debe estar estipulado en el contrato de trabajo.
El horario de trabajo para los del almacén es de 8:00 AM -12:30 PM y de 2:30 PM -6:00
PM.
El almacén debe llevar un registro diario de las horas laborales que realice cada
trabajador.
Las horas laborales que superen el horario de trabajo serán consideradas como horas
extraordinarias.
Para retribuir las horas ordinarias no completadas se podrán realizar horas
complementarias que no excedan el 25% de las 40 horas ordinarias semanales.
ACTIVIDADES
Registrar la hora de llegada y salida en el control de asistencia que puede ser manual o
electrónico.
Entregar a los trabajadores de forma mensual un resumen del cumplimiento de la jornada de
trabajo, si es requerido.
Entregar al gerente los registros de las jornadas de trabajo de un periodo determinado en caso
de ser solicitados, si el registro es electrónico se los debe imprimir y si son manuales se entrega
una copia.
50
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN INFORME DE INVENTARIO
Unidad Administrativa Código
Almacén de Repuestos PAA-5
Procedimiento
Elaboración de Informe de inventario
OBJETIVO
Emitir un informe que detalle las observaciones referentes a la mercadería existente.
ALCANCE
El almacén aplicará este procedimiento a todos los artículos que formen parte del inventario.
ACTIVIDADES
Elaborar un informe de inventario que presente el costo total del inventario, la cantidad de
productos del inventario y las observaciones referentes a:
Si se encontró faltantes o sobrantes en el conteo físico.
Total de devoluciones en compras y ventas del mes indicando la descripción, cantidad y
motivos de la devolución.
El estado de las existencias.
Reportar al gerente mediante el informe las observaciones particulares que se hayan dado en el
mes.
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57
ANEXOS
ENTREVISTAS
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR
SEDE ESMERALDAS
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Entrevista a los directivos de la Cooperativa del Pacífico
1. ¿Por qué considera que los manuales de procedimientos son importantes para la
Cooperativa?
2. ¿En base a que se encuentran asignadas las responsabilidades de los trabajadores
del almacén?
3. ¿La Cooperativa posee un organigrama específico para el almacén de repuestos,
si lo hubiera, cómo está estructurado?
4. ¿Qué aspectos considera usted que se pueden mejorar en el almacén de
repuestos de la Cooperativa?
58
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR
SEDE ESMERALDAS
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Entrevista a los encargado del Almacén de la Cooperativa del Pacífico
1. ¿Por qué considera que los manuales de procedimientos son importantes para el
almacén de repuestos?
2. ¿Cuáles son las funciones que desempeña usted y los que operan en el almacén
de repuestos?
3. ¿Cuál es el horario de trabajo de los que operan en el almacén de repuestos?
4. ¿Cómo se efectúa el manejo la información contable del Almacén de repuestos?
5. ¿Cómo se desarrolla el control de registros contables en el almacén de repuestos
de la Cooperativa?
6. ¿Las actividades contables que desempeña el almacén de repuestos se rigen en
un reglamento establecido por la Cooperativa, de que trata el reglamento?
7. ¿Qué aspectos considera usted que se pueden mejorar en el almacén de
repuestos de la Cooperativa?
59
FICHA DE OBSERVACIÒN
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR
SEDE ESMERALDAS
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
FICHA DE OBSERVACIÒN
Localidad: FICHA Nº
Fecha: Hora de inicio: Hora final:
Observador:
Especie Observada Observaciones
Complementarias Hora
Proceso de facturación
Control de inventarios
Almacenamiento de documentación